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DIRECCION ADMINISTRATIVA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
RENAPRegistro Nacional de las Personas
mB^AP Morales
M.A. Dante Antonio Avalas AgullarDirector de Gestión y Controi Interno
Sede Central RENAP Guatemala, Guatemala Sede Central ft^NAP, GHetemaia; Guatemala-
r/idnas'
Funciones
Direcció/Administrativairaiss^NAP, Gu-átemata. Gcslcmals
ÍÑENAPIng/jose Jorge Afre Franco
/I Subdirector de ControlDilección de Gestión y Controi interno
/ne>n^<-o¡ PFMáOC:i-''"r)?la pnp'rmrlr-
Lic. Carlos Alfí^o López VáldezJefe de Gestión de la Calidad
Dirección de Gestión yControl internoSede Cenfml RENAP Guatemala, Guatsmnle
WRECTOR EJECUTIVORWaOMES
FECHA DE EMISIÓN: Agosto 2016
CÓDIGO: MNP-05-02-2016
VERSIÓN: 03
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE lA CAUDAD
DIRECCIÓN DE GESTIÓN Y CONTROL INTERNO
JRENAPIfsgisiro Nacional líe las Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Agosto 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-02-2016
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Contenido
1. Objetivo 3
2. Campo de aplicación 3
3. Base legal 3
4. Monitoreo y seguimiento 4
5. Simbología 4
6. Normas generales para las adquisiciones y contrataciones del RENAP 5
7. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de contrato abierto 14
8. Procedimiento para la adquisición y contratación en modalidad de baja cuantía "20
9. Procedimiento para la adquisición y contratación en modalidad de compra directa.. 25
10. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de proveedor único 32
11. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de cotización pública ...40
12. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de licitación pública 51
13. Procedimiento para la elaboración del contrato administrativo, recepción de bienes,obras y/o servicios, gestión de pago y liquidación de contrato 61
Anexo 1. Formulario de Requisición de Compras o Contrataciones 68
Anexo 2. Expediente a conformar 70
Anexo 3. Modelo de cuadro de ofertas 72
Anexo 4. Acrónimos 74
Control de cambios 75
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(S^lefedeGestfóndeta
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Control Interno
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ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
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1. Objetivo
Proveer un documento técnico administrativo que sirva de apoyo y orientación para el
personal que labora en el Registro Nacional de las Personas (RENAP) que participa en el
proceso de compras y contrataciones de la institución, así como establecer los
lineamientos y responsabilidades correspondientes.
2. Campo de aplicación
Este documento será aplicable al personal que labora en el RENAP involucrado en el
proceso de compras y contrataciones de la Institución.
3. Base legal
Decreto número 90-2005 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Registro
Nacional de las Personas y sus reformas.
Acuerdo de Directorio número 51-2014, Reglamento Interior de Trabajo del Registro
Nacional de las Personas.
Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de
Contrataciones del Estado y sus reformas.
Acuerdo Gubernativo número 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del
Estado y su reforma.
Decreto número 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del
Presupuesto y sus reformas.
Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, para el ejercicio fiscal
vigente.
Acuerdo Ministerial número 23-2010 del Ministerio de Finanzas Públicas, Reglamento del
Registro de Proveedores del Estado.
Acuerdo Ministerial número 24-2010 del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas de
Transparencia en los Procedimientos de Cprrí^ p^onTrata^ón Pública.
gRENAPfíegislro Hacional de los Personas
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ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
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Resolución número 11-2010 de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas para el Uso del Sistema de
Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (GUATECOMPRAS).
Ley de la Actividad Aseguradora.
Acuerdo de Directorio donde se aprueba el Presupuesto anual del RENAP vigente.
Modificaciones que correspondan a cada norma y otras que se relacionen con compras y
contrataciones del Estado.
4. Monítoreo y seguimiento
Para garantizar la vigencia y efectividad de este documento, el Jefe de Compras,
Subdirector Administrativo y Director Administrativo, deberán mantener un proceso
constante de revisión y solicitar la actualización oportuna para realizar la Inclusión de
ajustes y modificaciones que se consideren pertinentes, debiendo efectuarse cada vez
que lo contenido en el presente manual lo requiera.
5. Simbología
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6. Normas generales para las adquisiciones y contrataciones del RENAP
6.1. El RENAP deberá efectuar sus compras y contrataciones de acuerdo a las
diferentes modalidades establecidas en la Ley de Contrataciones del Estado y su
reglamento vigente.
6.2. El personal del RENAP será responsable en lo que le corresponda a cada uno
según la naturaleza y funciones del puesto de trabajo, de la correcta aplicación de
la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento, de otras disposiciones
Inherentes a la materia y del presente Manual.
6.3. Al Jefe de Compras le corresponderá elaborar el Programa Anual de Compras del
RENAP, con base en la información que cada dirección solicitante o unidad, está
obligada a proporcionar para dichos efectos, derivado de sus asignaciones
presupuestarias.
6.4. El personal que intervenga en el trámite de generar y manejar la documentación
requerida en los procedimientos de compra contenidos en el presente manual,
estará obligado a velar porque la documentación cumpla con las normas y
disposiciones legales vigentes, así como, custodiar adecuadamente los
documentos contenidos en el expediente conformado.
6.5. El Departamento de Compras y las Juntas de Cotización o Licitación de acuerdo a
las atribuciones asignadas por la ley, deberán garantizar que cada adquisición
cumpla con las normas, requisitos y plazos establecidos en la Ley de
Contrataciones del Estado y su reglamento, así como con las disposiciones
jurídicas y administrativas relativas al uso del sistema GUATECOMPRAS, cuando
de conformidad con la ley corresponda a su competencia.
6.6. Todo contrato administrativo se suscribirá toda vez se verifique la disponibilidad
presupuestaria a través del Departamento de Presupuesto de la Dirección de
ÍPres'upuesto. —
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6.7. El formulario que dará inicio al proceso de compras y contrataciones será la
Requisición de Compras o Contrataciones (ver Anexo 1), el cual deberá estar
firmado por el solicitante y director, coordinador o encargado de la unidad
solicitante que autoriza el gasto, previo a haber verificado la disponibilidad
presupuestaria, presentándose con la debida antelación y describiendo
claramente las especificaciones técnicas del producto o servicio que se desea
(cantidad, unidad de medida, medidas, color, calidad, textura, forma, entre otros),
con lo cual se estaría respondiendo a la interrogante ¿cómo se requiere el
producto o servicio?. Además, la Requisición de Compras o Contrataciones
deberá de incluir la justificación de la compra (cuándo, dónde, por qué y para
qué), así como estar aprobado por la autoridad competente, o el director que ésta
delegue para dicho efecto; con el propósito de garantizar su correcta adquisición;
de no cumplirlo no se aceptará el mismo.
6.8. Con base en lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su
reglamento, se prohibe especificar en la Requisición de Compras o
Contrataciones las marcas, nombres comerciales, patentes, diseños, tipos,
orígenes específicos, productores o proveedores, salvo que no exista otra manera
suficientemente precisa y comprensible para describir los requisitos de la
adquisición y siempre que en tales casos se incluya en las especificaciones,
requisitos o documentos, expresiones como; o equivalente, o semejante, o similar
o análogo. Cuando exista duda al respecto, deberá solicitarse la asesoría al
Departamento de Compras. El formulario que se presente con alteraciones,
enmiendas o tachones no será aceptado para su trámite.
6.9. El Departamento de Compras será el encargado de proporcionar el número
correlativo de la Requisición de Compras o Contrataciones y será revisado previo
a colocar el mismo, de no estar correcto el formulario se devolverá para su
revisión y/o corrección.
mENAPBegisito Nocional de las Personas
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6.10. Dentro del proceso de compras o contrataciones por cualquier modalidad, el
Departamento de Compras deberá verificar que lo solicitado no se encuentre en
la modalidad de contrato abierto.
6.11. Toda compra de bienes que sea requerida, cuyos bienes o suministros no se
encuentren disponibles en el Almacén, deberá contener el sello de no existencia
estampado en el formulario de Requisición de Compras o Contrataciones: así
como realizar la consulta a Inventarios por bienes inventariables para que informe
sí existen bienes iguales y/o similares a lo solicitado y en condiciones aceptables
para su uso, debiendo documentar la respuesta a la consulta realizada, previo a
ingresar el formulario al Departamento de Compras.
6.12. Será responsabilidad del personal del Departamento de Compras, el Almacén,
dirección, coordinación o unidad solicitante, o la Comisión Receptora según
corresponda, recibir la factura o recibo autorizado por la Contraloría General de
Cuentas (CGC), así como todos los documentos relacionados a las compras o
contrataciones.
6.13. El responsable que por los procedimientos establecidos en este manual y lo
establecido en la norma anterior, reciba facturas o recibos de la CGC (en caso de
ser una entidad del sector público, la proveedora), deberá verificar que las
mismas no contengan alteraciones, enmiendas, manchas, tachaduras, estén rotas
o deterioradas; y será responsable de trasladarlas oportunamente a donde
corresponda bajo riesgo de ser sancionado conforme lo establecido en el
Reglamento Interior de Trabajo del RENAP, de no hacerlo. Además, deberá
comprobar que la factura o recibo de la CGC según sea el caso, cumpla con los
requisitos legales y fiscales siguientes;
• Identificación de! documento:
factura o recibo de la CGC.
Numeración y cuando corresponda
serie.
Si es persona individual, los
Estar emitida a nombre del
Registro Nacional de las Personas
o RENAP.
Tener anotado el NIT y domicilio
fiscal del RENAP o el municipio y
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nombres y apellidos completos.
• Si es persona jurídica, la razón
social, denominación social o
nombre comercial.
• Número de Identificación Tributaria
(NIT) del emisor.
• Dirección del emisor.
• Fecha de emisión de la factura o
recibo de la CGC.
• Número de resolución de
autorización de la
Superintendencia de
Administración Tributaria (SAT).
» Especificar régimen fiscal del
emisor.
departamento donde se adquirió el
bien o servicio.
Descripción detallada de la
adquisición.
Descuentos concedidos, cuando
corresponda.
Precio unitario y total de los bienes
o servicios adquiridos.
Cuando se adquiera bienes del
grupo de gasto 3 que por su
naturaleza tengan modelo,
número de serie y cualquier otra
característica que lo identifique,
deberán agregarlo a la descripción
de la factura.
Cualquier otro requisito que
establezcan las leyes.
6.14. El responsable de recibir la factura deberá verificar que la misma no tenga
retención, de tenerla deberá establecer si se tiene el tiempo necesario para
gestionar el pago, caso contrario deberá rechazarla y solicitar se emita una nueva
con fecha posterior.
6.15. Será responsabilidad del director, coordinador o encargado de la unidad
solicitante como autorizador del gasto, razonar la factura o el recibo de la CGC y
realizar la carta de entera satisfacción, cuando corresponda. Para realizar dicho
razonamiento limitará a describir el origen o motivo de la compra, el destino y uso
de lo adquirido.
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6.16. Será responsabilidad del personal del Departamento de Compras la conformación
del expediente para las compras y contrataciones, así como del seguimiento
correspondiente (ver Anexo 2).
6.17. Los procesos de compras y contrataciones deberán realizarse conforme a los
plazos y requisitos establecidos en las leyes y normativas aplicables.
6.18. Para las compras y contrataciones será necesario agregar la cláusula de
confidencialidad en los documentos de cotización, de licitación o términos de
referencia. En el caso de compra directa deberá establecerse en las
especificaciones técnicas. Para cumplir con lo anterior la Dirección de Asesoría
Legal deberá consignar esta cláusula en los contratos, actas administrativas y
otros documentos legales que se suscriban para regular las respectivas
negociaciones.
6.19. El trabajador que por la naturaleza de sus funciones se le asigne código de
usuario y el perfil respectivo para tener acceso al Sistema de Información de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado (GUATECOMPRAS), al Sistema de
Gestión (SIGES) y al Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN), deberá utilizar
correctamente las contraseñas confiadas, desempeñando sus atribuciones con
apego a las disposiciones jurídicas y administrativas que regulan el uso de dichos
sistemas, pues responderá penal, civil y administrativamente por el uso indebido
de las mismas.
6.20. Las notificaciones que provengan de actos en los que se aplique ta Ley de
Contrataciones del Estado, serán efectuadas por vía electrónica a través de
GUATECOMPRAS, y surtirá efectos el día siguiente de su publicación en dicho
sistema. Se eximen de la aplicación de esta norma, aquellos procedimientos o
publicaciones sin concurso contemplados en la Resolución 11-2010 del Ministerio
de Fmanzas Públicas (MINFIN) y los que la Ley de Contrataciones del Estado o
su/ reglamento, permitan que se puedan publicar en coordinación con otrossistemas estatales oficiales.
Elabof^op^ Y Revisado po
JRevisad0 J10C-— AprobadS pfcn
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6.21. El Departamento de Compras, Departamento de Presupuesto, Departamento de
Contabilidad, Departamento de Tesorería; así como cualquier otro departamento,
órgano o comisión que agregue documentos al expediente administrativo, deberá
asignar número por folio al mismo según la documentación que se adicione en
cada una de las etapas donde se interviene.
6.22. En ausencia del Jefe de Compras, asume las atribuciones de éste quien se
encuentre en funciones o en su defecto el Director Administrativo.
6.23. Al Directorio del RENAR le corresponderá:
a) Aprobar la Requisición de Compras o Contrataciones, así como los
documentos adjuntos a la misma, cuando el costo estimado por el RENAR
exceda de Q. 900,000.00, cuando dicha función no hubiere sido delegada
a otro funcionario de la institución.
b) Nombrar a los integrantes titulares y suplentes de las Juntas de Licitación;
c) Aprobar o improbar lo actuado por las Juntas de Licitación.
d) Prescindir de las Licitaciones o negociaciones que exceda de Q.
900,000.00; en cualquier fase en que esta se encuentre, siempre que lo
haga antes de la suscripción del contrato respectivo.
e) Aprobar los contratos provenientes de las Licitaciones o negociaciones
que excedan de Q. 900,000.00.
f) Cuando el Director Ejecutivo suscriba contratos derivados de
Cotizaciones o negociaciones que no exceda los Q. 900,000.00,
corresponderá al Directorio aprobarlos.
6.24. Al Director Ejecutivo del RENAR le corresponderá:
a) Aprobar la Requisición de Compras o Contrataciones, así como los
documentos adjuntos a la misma, cuando el costo estimado por el RENAR
no exceda de Q. 900,000.00, cuando dicha función no hubiere sido
delegada a otro funcionario de la institución.
(b) Nombrar a los integrantes titulares y suplentes de las Juntas de
Cotización.
Elaboraíl^ pon/ \ Revisado; or:.
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c) Nombrar a los integrantes de las Comisiones Receptoras de
Manifestación de Interés en la Modalidad Específica de Proveedor Único.
d) Nombrara los integrantes de las Comisiones Receptoras y/o Liquidadoras
de bienes, suministros o servicios.
e) Aprobar los documentos de Cotización, Licitación, Modalidades
Específicas y Casos de Excepción cuando corresponda.
f) Aprobar o improbar lo actuado por las Juntas de Cotización.
g) Prescindir de las Cotizaciones o negociaciones cuando no exceda de
Q. 900,000.00; en cualquier fase en que ésta se encuentre, siempre que
lo realice antes de la suscripción del contrato respectivo.
h) Suscribir contratos provenientes de los procesos de Licitación.
i) Suscribir contratos provenientes de los procesos de Cotización, cuando
no haya sido delegada esta función.
j) Aprobar los contratos provenientes de Cotizaciones o los que provengan
de otra modalidad específica de adquisición o casos de excepción cuando
la negociación no exceda de Q. 900,000.00 y éstos hayan sido suscritos
por funcionario de grado jerárquico inferior.
6.25. Al Directorio y Director Ejecutivo íes compete conocer de los recursos de
reposición o revocatoria, según corresponda, emitir resolución razonada y
fundamentada en derecho, de conformidad con los requisitos de trámite y
diligenciamiento estipulados en la Ley de lo Contencioso Administrativo. Con
relación al plazo para su interposición, se procederá con base en lo establecido
en la Ley de Contrataciones del Estado.
6.26. La Dirección de Asesoría Legal será responsable dentro del proceso de compras,
de elaborar tas actas administrativas, contratos administrativos u otros
documentos legales que correspondan para formalizar las negociaciones, revisar
y recibir las fianzas o seguros de caución de cumplimiento de los contratos dentro
dejos plazos de ley y custodiar estas fianzas; así como custodiar las fianzas dey/o funcionamiento, derivado de los procesos de adquisiciones.
Revisado poji .
/
Revisado por: Vallado po
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RENAPflegistro Nacional de las Personas
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6.27. El Departamento de Compras deberá solicitar a la Dirección Ejecutiva, el
nombramiento, del Supervisor, Coordinador, Comisión Receptora y/o Liquidadora,
según corresponda.
6.28. El Departamento de Compras velará por que la publicación de ia información
pública que corresponda al expediente electrónico identificado con el Número de
Operación Guatecompras (NOG), sea publicada en el sistema
GUATECOMPRAS, dentro de los plazos legales, siendo responsabilidad del
usuario del sistema GUATECOMPRAS quien realice dicha publicación, al sistema
referido.
6.29. El Departamento de Compras dará seguimiento a ia actualización dei estatus de
cada concurso realizado por el RENAP, de conformidad con la Resolución 11-
2010 Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS, siendo responsabilidad del usuario
del sistema GUATECOMPRAS, ia operación de las diligencias que lleven como
resultado dicha actualización.
6.30. Previo a adquirir compromisos a cargo del RENAP, el Departamento de Compras
generará, a través del Sistema de Gestión (SIGES), cuando aplique, la
Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) ia cual será aprobada por la
Dirección de Presupuesto.
6.31. La dirección solicitante, el Almacén o la Comisión Receptora deberá informar al
Director Administrativo por medio de oficio, de los casos de incumplimiento por
parte de los proveedores, en los cuales se gestionarán las diligencias
administrativas encaminadas a hacer efectivas las sanciones estabiecidas en la
Ley de Contrataciones del Estado y ejecutar las fianzas o seguros de caución
correspondientes.
rrendamientos de bienes muebles, se realizarán de conformidad a lo
ido en la Ley de Contrataciones reglamento.
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6.33. El presente manual es un Instrumento de apoyo para el desarrollo de actividades
relacionadas a las compras y contrataciones que realiza el RENAP, sin que
constituya supremacía sobre la Ley de Contrataciones del Estado, su reglamento
o cualquier otra ley relacionada, por lo que prevalecerán éstas últimas de acuerdo
al orden jerárquico de leyes establecidas.
6.34. Los casos no previstos en el presente documento técnico administrativo serán
resueltos en su orden por el Jefe de Compás, Subdirector Administrativo, Director
Administrativo o Director Ejecutivo.
§RENAPBíglslfo Nacional tíe lasPersonas
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7. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de contrato abierto
7.1. Normas para la adquisición y contratación por medio de contrato abierto
7.1.1. De conformidad con el artículo 46 de la Ley de Contrataciones del Estado se
denomina contrato abierto a la modalidad de adquisición coordinada por el
Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección General de
Adquisiciones del Estado, con el objeto de seleccionar proveedores de bienes,
suministros y servicios, de uso general y constante, o de considerable
demanda, previa calificación y adjudicación de los distintos rubros que se
hubieren convocado a concurso público.
7.1.2. El RENAP podrá adquirir bienes, suministros, equipo y servicios por medio de
contrato abierto de conformidad con el procedimiento establecido.
7.1.3. Queda exonerada de los requisitos de licitación o cotización, la compra y
contratación de bienes, suministros y servicios que lleven a cabo las entidades
a las que se refiere el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado,
quienes lo podrán hacer directamente con los proveedores seleccionados por
medio de contrato abierto, por el MINFIN.
7.1.4. Se podrán realizar adquisiciones de productos que se encuentran en Contrato
Abierto por otra modalidad, siempre y cuando los precios sean inferiores a los
que figuren en los listados de bienes y suministros adjudicados en contrato
abierto.
7.1.5. Cuando se adquieran bienes, suministros, equipo y servicios por medio de
contrato abierto, deberá constar en el expediente ta fotocopia, copia o
desplegado de la publicación que acredite su existencia y el código asignado
que lo identifique.
7.1.6. /Citando el valor de la negociación por esta modalidad supere los Q. 90,000.00
deberá elaborarse acta de recepción de los bienes, suministros, equipo o
servicios.
iElabohido óor. \ Revisado po¿ / Revisado pof»;- Ha
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URENAPRegisfro Nacional de las Personas
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7.2. Descripción del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode contrato abierto
ResDOhsábl ctlvida MS-
Dirección, coordinación ounidad solicitante
1.
Presenta completo el formulario de Requisición deCompras o Contrataciones con la descripción yespecificaciones técnicas de lo que se requiera, alDepartamento de Compras, considerando las normas6.7 y 6.8 de este manual.
Departamento de Compras
2.Verifica el Contrato Abierto vigente y que se encuentrelo solicitado.
2.1. Sí se encontró lo solicitado, continúa en el paso No. 3.
2.2.
No se encontró lo solicitado, gestiona la compra por lamodalidad de compra que corresponda. Fin delprocedimiento.
3. Verifica la procedencia de la CDP.
3.1.
Sí procede ía CDP, elabora la misma dentro del SIGES,la incluye en el expediente y solicita al Departamentode Presupuesto su aprobación. Continúa en el pasoNo. 4
3.2. No procede la CDP. continúa en el paso No. 4.
4.
Registra y autoriza la orden de compra, obtiene firmas(de quien registra, autoriza y el Jefe de Compras) einforma al proveedor adjudicado, ai Almacén (cuandocorresponda) y a ia dirección, coordinación o unidadsolicitante.
5.Traslada el expediente al Departamento dePresupuesto.
Departamento de Presupuesto 6.
Ejecuta el procedimiento establecido para realizar elcompromiso presupuestario y regresa el expediente alDepartamento de Compras.
Departamento de Compras
0
7. Verifica el monto de la negociación.
7.1.Negociación menor a Q. 90,000.00, continúa en el pasoNo. 8.
7.2.
Negociación es mayor a Q. 90,000.00, remite aDirección Ejecutiva la solicitud de nombramiento de laComisión Receptora. Continúa en el paso No. 9.
Revitado^i^ Revisado por: (1 _yal|hado dóA 1 \ VaHd|<f^^. ^ Aprob8dd|>on
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Responsablef-^ No. déClIVI
Departamento de Compras
8. Verifica si son bienes o servicios.
8.1.
Son bienes tangibles, solicita al proveedor queentregue los mismos al Almacén junto con la facturaoriginal. Traslada la orden de compra y Requisición deCompras o Contrataciones al Almacén. Continúa en elpaso No. 13.
8.2.
No son bienes tangibles, solicita al proveedor que sedirija a la dirección, coordinación o unidad solicitantepara entregar el bien intangible y/o servicio y la facturacorrespondiente. Continúa en el paso No. 17.
Dirección Ejecutiva 9.
Por medio de acuerdo nombra a los miembros de la
Comisión Receptora e instruye a Secretaria Generalnotificarlos con copia al Departamento de Compras.
Departamento de Compras 10.Incorpora al expediente copia del acuerdo y de cédulasde notificación de los nombramientos.
Comisión Receptora
11.Se presenta en el lugar, fecha y hora indicada en elnombramiento.
12.
Recibe los bienes o servicios, la factura original,elabora el acta de recepción y gestiona la certificaciónde la misma.
12.1.
Sí son bienes tangibles, los entrega al Almacén juntocon la factura original. El acta y su certificación laentrega al Departamento de Compras. Continúa en elpaso No. 13.
12.2.
No son bienes tangibles, entrega la factura, el acta y sucertificación al Departamento de Compras. Continúa enel paso No. 16.
Almacén 13.
Recibe el expediente y ejecuta el procedimientoestablecido para el registro de ingreso de bienes alAlmacén y envía e! mismo a Inventarios cuandocorresponda.
Inventarios 14.
Ejecuta el procedimiento para el registro de bienes ydevuelve los documentos firmados y sellados alAlmacén.
Almacén 15.Entrega la factura y la Forma 1-H originales alDepartamento de Compras.
Departamento dejCompras 16.Requiere a la dirección, coordinación o unidadsolicitante razonar, firmar y sellar la factura.
KENAPliegistio Nocional de las Peisonas
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I Responsable No. de Actividad r''' |||||||HIIIIIIDirección, coordinación ounidad solicitante
17.
Razona, firma la factura, elabora carta de enterasatisfacción (cuando corresponda) y la traslada alDepartamento de Compras.
Departamento de Compras
18.
Verifica que el expediente cumpla con todos losrequisitos y que contenga toda la documentación derespaldo.
19.
Realiza la liquidación por medio del anexo de la ordende compra, asigna número por folio al expediente ytraslada el mismo al Departamento de Contabilidad.
Departamento de Contabilidad 20.
Ejecuta el procedimiento establecido para devengar elgasto y traslada el expediente ai Departamento deTesorería.
Departamento de Tesorería 21.
Ejecuta el procedimiento establecido para el pagocorrespondiente y traslada el expediente alDepartamento de Contabilidad.
Departamento de Contabilidad 22. Archiva el expediente.
Departamento de Compras 23.Verifica en el SIGES el ciclo de la orden de comprapara fihalizar el proceso.
Fin del procedimiento.
Revisado pof. y Revisado por JM^Iida^o^'
nSL^^¿;.bire«or,de Gestidn ji^^'gJeydeJompfas^ng' ^
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7.3. Flujograma del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode contrato abierto
dirección,*'cóor(nnac)6n ounidad solicitante
•I formulerto 4»
Requieoón dtConches
ConMBMnss
Departamento de Comprei
vermce le
dele CDP
ftipwa y aitenzsl| erdm M COfTipri.
obQms frmei
Informa i los
OorrMpondantM
Traslada al
expedienta
Verifica el
monto de la
negociación
Varífica si son
bienes o
servidos
Revisado pén
Vermcdel
CorUralo AMrio
vigente y que seencuéntrelo
sdíciedo
MvelaCGP
«rvoeesiGEati moUye sn PP«0«iliyialBli•uicnMEMn
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Revisado por:
Departamento dePresupuesto
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Versión: 3Página:! de 2
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el ncrnbramiento
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OomwpeWSMlleno U MiDSeoeiiMi
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RENAP
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Departamento deCompras
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Revisado por:
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Versión: 3
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8. Procedimiento para la adquisición y contratación en modalidad de baja cuantía
8.1. Normas para la adquisición y contratación en modalidad de baja cuantía
8.1.1. De conformidad con el artículo 43 literal a) de la Ley de Contrataciones del
Estado y sus reformas, la adquisición directa que se realiza de bienes,
suministros, obras y servicios, exceptuando los requerimientos de los procesos
competitivos de las demás modalidades de adquisición pública contenidas en la
misma ley: así como la adquisición por un monto de hasta Q. 10,000.00, se
realizará por la modalidad de compra de baja cuantía y se efectuará bajo la
responsabilidad de quien autorice la adquisición pública.
8.1.2. Las adquisiciones realizadas por la modalidad de compra de baja cuantía
quedará publicada en GUATECOMPRAS automáticamente al momento que se
opere en el SIGES.
8.1.3. Para la adjudicación deberá considerarse que el oferente cumpla con los
requisitos, especificaciones requeridas (cuando aplique) y sea conveniente para
los intereses del RENAP. Asimismo, verificar que la oferta contenga con el
precio unitario y total.
8.1.4. El Departamento de Compras deberá verificar que dentro del mismo
cuatrimestre no existan varias adquisiciones correspondientes al mismo bien y/o
sen/icio que supere conjuntamente la cantidad de Q. 90,000.00.
8.1.5. Para la adquisición de bienes y servicios por medio de la modalidad de baja
cuantia, será suficiente contar con una oferta, la cual deberá corresponder con
las especificaciones o caracteristicas solicitadas según corresponda, sin
perjuicio de que se puedan solicitar más ofertas, de considerarse pertinente.
8.1.6. Para esta modalidad, se dejará constancia en el cuadro de ofertas (ver Anexo
3),¡indicando que el mismo cumple con los requisitos establecidos.
Revisado Revisado pon AprobadSpon
*• '47 \ Aíy
•-•jef«c!f6«rtMndeli ' Subdlreaw je control, " DirectordeSejtiénV^',• Control Interno"
tf' jefe^frCompreseif^ DirectorAdministrativo.t",fundon« ' • enfunciones
' DTréctorEjecutivos 't=-;tóíf|-"fünelonei • • 8
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8.2. Descripción del procedimiento para la adquisición y contratación enmodalidad de baja cuantía
esponsabi
Dirección, coordinación ounidad solicitante
Departamento de Compras
DepartamentíS^ Presupuesto
1.
2.
2.1
2.2.
3.
4.
4.1
4.2.
5.
6.
7.
8.
Actiyida
Presenta completo el formulario de Requisición deCompras o Contrataciones con la descripción yespecificaciones técnicas de lo que se requiera, alDepartamento de Compras, considerando las normas6.7 y 6.8 de este manual.
Verifica el monto de la negociación.
No excede la negociación de Q. 10,000.00, gestiona laadquisición de los bienes, suministros, obras oservicios, bajo esta modalidad. Continúa en el paso No.3.
Sí excede la negociación de Q. 10,000.00, gestiona laadquisición por la modalidad de compra quecorresponda. Fin del procedimiento.
Realiza invitación a ofertar, considerando lasespecificaciones técnicas.
Recibe oferta y verifica que cumpla con lasespecificaciones técnicas.
Sí cumple con las especificaciones técnicas, adjudica.Continúa en el paso No. 5.
No cumple con las especificaciones técnicas, regresa alpaso No. 3.
Elabora cuadro de ofertas indicando que se cumpliócon las especificaciones requeridas, lo firma y sella convisto bueno del superior inmediato.
Registra y autoriza la orden de compra, obtiene firmas(de quien registra, autoriza y el Jefe de Compras) einforma al proveedor adjudicado, al Almacén (cuandocorresponda) y a la dirección, coordinación o unidadsolicitante.
Traslada el expediente al Departamento dePresupuesto.
Ejecuta el procedimiento establecido para realizar elcompromiso presupuestario y regresa el expediente alDepartameplQ-dg^ompras.
RevisadoI I -a ívatWadSporJ Aproba 'doR
®uÍiífí%í^(|flCQflÍ[o¡^ da' Uónv;-':" ¿'DirectorAífm¡nlitratíiw,XideSa^ndctol'.^/"'.•'Calidail •'-LT-;
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1 ; Responsable No. den»«n
Departamento de Compras
9. Verifica si son bienes 0 servicios.
9.1.
Son bienes tangibies, soiicita ai proveedor queentregue ios mismos al Aimacén junto con ta facturaoriginal. Traslada la orden de compra y Requisición deCompras 0 Contrataciones al Aimacén. Continúa en elpaso No. 10.
9.2.
No son bienes tangibies, soiicita al proveedor que sedirija a la dirección, coordinación 0 unidad solicitantepara entregar el bien intangible y/o servicio y ia facturacorrespondiente. Continúa en ei paso No. 14.
Almacén 10.
Recibe ei expediente y ejecuta el procedimientoestablecido para ei registro de ingreso de bienes aiAimacén y envía el mismo a Inventarios cuandocorresponda.
Inventarios 11.
Ejecuta el procedimiento establecido para ei registro debienes y devuelve ios documentos firmados y selladosai Aimacén.
Almacén 12.Entrega ia factura y ia Forma 1-H originales aiDepartamento de Compras.
Departamento de Compras 13.Requiere a ia dirección, coordinación 0 unidadsoiicitante razonar, firmar y sellar la factura.
Dirección, coordinación 0unidad soiicitante
14.
Razona, firma la factura, elabora carta de enterasatisfacción (cuando corresponda) y la traslada alDepartamento de Compras.
Departamento de Compras
15.
Verifica que ei expediente cumpla con todos iosrequisitos y que contenga toda la documentación derespaldo.
16.
Realiza ia liquidación por medio del anexo de la ordende compra, asigna número por folio ai expediente ytraslada el mismo ai Departamento de Contabiiidad.
Departamento de Contabiiidad 17.
Ejecuta el procedimiento establecido para devengar elgasto y traslada el expediente ai Departamento deTesorería.
Departamento de Tesorería 18.
Ejecuta ei procedimiento establecido para ei pagocorrespondiente y traslada el expediente alDepartamento de Contabilidad.
Departamento de Contabiiidad 19. Archiva ei expediente.
Departamentó3fe Compras 20.Verifica en el SiGES ei ciclo de la orden de comprapara finalizar ei proceso.
del procedimiento.
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fej^deentióAdett "" " SubdireávdeControlbi'-'."; -.CalMed ; . . . •
Rcvlsadopor.
:' Dire^rdeSettlón v"'!•íCÓitrol Interno
Jefe de Comprei en'' fundone»
}Pirector AdndnUtrativor •5^ en fundones' '
Aprobad/pVr:
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8.3. Fiujograma del procedimiento para la adquisición y contratación enmodalidad de baja cuantía
RENAPDirección, coordinación q
unidad
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Curie aUoonÉA
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pAgINA: Página 24 de 75
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Versión: 3Página:2 de 2
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9. Procedimiento para ia adquisición y contratación en modalidad de compra
directa
9.1. Normas para la adquisición y contratación en modalidad de compra directa
9.1.1. De conformidad con el artículo 43 literal b) de la Ley de Contrataciones del
Estado y sus reformas, la compra directa consiste en la adquisición de bienes,
suministros, obras y servicios por medio de una oferta electrónica en el sistema
GUATECOMPRAS, prescindiendo de los procedimientos de licitación o
cotización: cuando la adquisición sea por montos mayores a Q. 10,000.00 y que
no superen los Q. 90,000.00. Esta modalidad de compra se efectuará bajo la
responsabilidad de quien autorice la adquisición.
9.1.2. Para las adquisiciones realizadas por ia modalidad de compra directa deberá
solicitarse como mínimo que las ofertas electrónicas sean presentadas con
firma y sello, detalle del bien o servicio ofertado, número de identificación
tributaria, nombre o razón social del oferente y el monto de ia oferta. Entre la
publicación del concurso en GUATECOMPRAS y la recepción de ofertas
deberá mediar un plazo no menor a un (1) día hábil.
9.1.3. Para la adjudicación deberá considerarse el precio, la calidad y otras
condiciones que se definan previamente en la oferta electrónica, cuando
corresponda, verificando que las propuestas contengan con el precio unitario y
tota! y con las especificaciones técnicas indicadas en el requerimiento de la
dirección, coordinación o unidad solicitante.
9.1.4. Para la modalidad de compra directa, se dejará constancia en el cuadro de
ofertas (ver Anexo 3). En caso sea presentada una sola oferta, esta será
suficiente para adjudicar el negocio, indicando que la misma cumple con los
requisitos establecidos.
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9.1.5. En caso de contar con más de una oferta se realizará cuadro de ofertas
seleccionando la que cumpla con los requisitos, especificaciones requeridas
(cuando aplique) y sea conveniente para los intereses del RENAP.
9.1.6. El Departamento de Compras deberá verificar que dentro del mismo
cuatrimestre no existan varias adquisiciones correspondientes al mismo bien y/o
servicio que supere conjuntamente la cantidad de Q. 90,000.00. Salvo las
excepciones que establece el artículo 61 del Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado.
jtElalwrMQ^r. W Revisado
f
ory Revisado pon * [ I Validado po^ 1
Control; Dlrectordé.Gestldny#;:• Cíwitrrt Internó'•í:'"'-
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S/?£AMPHtglslro Nacional de ios Personas
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9.2. Descripción del procedimiento para la adquisición y contratación enmodalidad de compra directa
Responsápl ctlyidad
Dirección, coordinación ounidad solicitante
1.
Presenta completo el formulario de Requisición deCompras o Contrataciones con la descripción yespecificaciones técnicas de lo que se requiera, alDepartamento de Compras, considerando las normas6.7 y 6.8 de este manual.
2. Verifica el monto de la negociación.
2.1.
Monto de Q. 10,000.01 hasta Q. 90,000.00, gestiona iaadquisición de los bienes, suministros, obras oservicios, bajo esta modalidad. Continúa en el pasoNo. 3.
2.2.
Monto mayor de Q. 90,000.00 o menor deQ. 10,000.00, gestiona la adquisición por la modalidadde compra que corresponda. Fin de) procedimiento.
3.
Gestiona la solicitud de ofertas electrónicas,publicándola en el sistema GUATECOMPRASconsiderando la norma 9.1.2 de este manual.
4.Recibe y verifica que cumplan con las especificacionestécnicas considerando la norma 9.1.3 de este manual.
Departamento de Compras4.1.
Sí cumplen con las especificaciones técnicas, adjudica.Continúa en el paso No. 5.
4.2.No cumplen con las especificaciones técnicas, regresaal paso No. 3.
5.
Elabora cuadro de ofertas indicando que se cumpliócon las especificaciones requeridas, lo firma y sella convisto bueno del superior inmediato.
6.Publica en GUATECOMPRAS el NIT, nombre o razónsocial del proveedor adjudicado y el monto adjudicado.
7. Verifica la procedencia de la CDP.
7.1.
Sí procede la CDP, elabora la misma dentro del SIGES,la incluye en el expediente y solicita al Departamentode Presupuesto su aprobación. Continúa en el pasoNo. 8.
P 7.2. No procedeJa-CDP, continúa en el paso No. 8.
Ravlsadop^; / Revisado por? —.Jvaliadop^ Aprobadg^^
olrectordeGesüdnv^' í'iJwe de Comprase^ á Director AdmlnmraUvo?f"'' enfutjdones •
;^eiTrector ^ecutivo tnA||fúricionei'
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1 Responsable No. de' Actividad;,
Departamento de Compras
8.
Registra y autoriza la orden de compra, obtiene firmas(de quien registra, autoriza y el Jefe de Compras) einforma al proveedor adjudicado, al Almacén (cuandocorresponda) y a la dirección, coordinación o unidadsolicitante.
9.Traslada el expediente al Departamento dePresupuesto.
Departamento de Presupuesto 10.
Ejecuta el procedimiento establecido para realizar elcompromiso presupuestario y regresa el expediente alDepartamento de Compras.
11. Verifica si son bienes o servicios.
Departamento de Compras
11.1.
Son bienes tangibles, solicita al proveedor queentregue los mismos al Almacén junto con la facturaoriginal. Traslada la orden de compra y Requisición deCompras o Contrataciones al Almacén. Continúa en elpaso No. 12.
11.2.
No son bienes tangibles, solicita al proveedor que sedirija a la dirección, coordinación o unidad solicitantepara entregar el bien intangible y/o servicio y la facturacorrespondiente. Continúa en el paso No. 16.
Almacén 12.
Recibe el expediente y ejecuta el procedimientoestablecido para el registro de ingreso de bienes alAlmacén y envía el mismo a Inventarios cuandocorresponda.
Inventarlos 13.
Ejecuta el procedimiento establecido para el registro debienes y devuelve los documentos firmados y selladosal Almacén.
Almacén 14.Entrega la factura y la Forma 1-H originales alDepartamento de Compras.
Departamento de Compras 15.Requiere a la dirección, coordinación o unidadsolicitante razonar, firmar y sellar la factura.
Dirección, coordinación ounidad solicitante
16.
Razona, firma la factura, elabora carta de enterasatisfacción (cuando corresponda) y la traslada alDepartamento de Compras.
Departamentolde tompras 17.
Verifica que el expediente cumpla con todos losrequisitos y que contenga toda la documentación derespaldo.^ ^
Revisado
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1 Responsable No. dé"fActividad
Departamento de Compras 18.
Realiza la liquidación por medio del anexo de la ordende compra, asigna número por folio al expediente ytraslada el mismo al Departamento de Contabilidad.
Departamento de Contabilidad 19.
Ejecuta el procedimiento establecido para devengar elgasto y traslada el expediente al Departamento deTesorería.
Departamento de Tesorería 20.
Ejecuta el procedimiento establecido para el pagocorrespondiente y traslada el expediente alDepartamento de Contabilidad.
Departamento de Contabilidad 21. Archiva el expediente.
Departamento de Compras 22.Verifica en el SIGES el ciclo de la orden de comprapara finalizar el proceso.
Fin del procedimiento.
Revisado ptg: Revisado por Validad^ p¿f.
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RENAPSegísiro Nacmal ús Iqí Personas
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9.3. Flujograma del procedimiento para ia adquisición y contratación en lamodalidad de compra directa
RENAPrección, coordinación o
unidad solicHanto
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neoociación
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Vaiídad&po
Jefe de Compras.en'fundoñet'
Diiector Administrativo
WTftinctena
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Control Marno
§RENAPRegistro Nacional de las Personas
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ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
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RENAP
Almacén Inventarios
Entrégalafactura y laForma
onginaies
Departamento deCompras
I R»gui*'»idr^ccióA
COorAn«ctóno
vñóaó wicitantA
rvonAT. Vmtr yMiar la factura
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ptK medie daíle efOende eempra.
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Dirección, coordinacióno unidad solicitante
nana. Iiwni labttn. labcfi certa
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Revisado p<r: / Revisado pon
Consol ' r Direstpjde^^tjóp^-ii' './^j.jfredettfnprassnf::'-'*•' "' CoiWóliñtHhó'®^ fundones
Departamento deContabilidad
VaidWo
|»DirectQr Admintstntiyo«i'functonei' •*.
Versión: 3
Págína:2 de 2
Departamento deTesorería
¿DJfeftorJeortiwfundoMi
§RENAPPegisiro Hacional úe las Personas
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10. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de proveedor único
10.1. Normas para ia adquisición y contratación por medio de proveedor único
10.1.1. De conformidad con el artículo 43, literal c) de la Ley de Contrataciones del
Estado y sus reformas y el artículo 28 de su reglamento, cuando el bien,
servicio, producto o insumo a adquirir, por su naturaleza y condiciones
solamente pueda ser adquirido de un solo proveedor, la compra o contratación
deberá realizarse por la modalidad específica de adquisición con proveedor
único.
10.1.2. La Secretaría General del RENAP emitirá las certificaciones de las actas y las
notificaciones internas a la dirección, coordinación o unidad solicitante,
Dirección Administrativa, Departamento de Compras, Dirección de Presupuesto,
Dirección de Asesoría Legal, Comisión Receptora de Manifestación de Interés y
a otras direcciones o unidades administrativas que se consideren necesarias.
Elaborado
^candad
Revisado pi
y.Revisado pon Vd^Mado
i¿S«Mlfegpr<eCpotrpl,,^ <;•' Wrectorde.Gesifiliay.y. 'fcieíedi- •lCofl»PUateftip-->yl''5"-^y'-'fandQna-'
Validi^o p^. Aprobadjp^^
^pjrectgr Admlnlttraüvp^ ^JÚeóitfvo.MT^
RENAPñegisiro Naciono! de las Peisonos
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10.2. Descripción del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode proveedor único
sDóhsab ctividad
Dirección, coordinación ounidad solicitante
1.
Presenta completo el formularlo de Requisición deCompras o Contrataciones con la descripción yespecificaciones técnicas de lo que se requiera, alDepartamento de Compras, considerando las normas6.7 y 6.8 de este manual.
2. Elabora el proyecto de términos de referencia.
Departamento de Compras3.
Publica el proyecto de términos de referencia en elsistema GUATECOMPRAS, debiendo permanecer endicho portal por un plazo no menor de tres días.Habiéndose vencido dicho plazo se traslada elexpediente completo a Dirección Ejecutiva.
Dirección Ejecutiva 4.
Solicita mediante oficio dictamen técnico, trasladandosimultáneamente el expediente e instruyendo a ladirección, coordinación o unidad que tenga a su cargoel personal especializado, el nombramiento del servidorpúblico idóneo para la emisión del mismo.
Personal Especializado 5.
Emite dictamen técnico en virtud de sus conocimientosen el objeto de la compra o adquisición, firmando ysellando el mismo y entrega a Dirección Ejecutiva.
Dirección Ejecutiva 6.
Recibe dictamen técnico y solicita mediante oficio,dictamen presupuestario, trasladando simultáneamenteel expediente e instruyendo a la Dirección dePresupuesto, el nombramiento del servidor públicoidóneo para la emisión del mismo.
Dirección de Presupuesto 7.
Emite dictamen presupuestario, sustentando lorelacionado a las asignaciones presupuestarias ydemás información que garantice los recursosnecesarios que permitan cubrir los gastos de la compra0 adquisición que se realizará a través de la existenciade partida y créditos presupuestarios: y traslada aDirección Ejecutiva.
Dirección Eje^iv^ 8.
Recibe y revisa el expediente con los dictámenes,aprueba los términos de referencia por medio deresolución y traslada al Departamento de Compras.
Revisado lory ReviMdopor: (
§RENAPHeglslto Nacional ds losPersonas
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. No/cS
Departamento de Compras
9.
Publica en el sistema GUATECOMPRAS, la invitacióna presentar manifestación de interés, los documentosde modalidad específica de adquisición con proveedorúnico y demás documentos que se requieren para supublicación, imprime la constancia de publicación, laagrega al expediente y establece la fecha parapresentar la manifestación de interés.
10.
Publica en el Diario Oficial y en otro Diario de mayorcirculación del país, la invitación a presentarmanifestación de interés.
11.
Remite a Dirección Ejecutiva la solicitud denombramiento de la Comisión Receptora deManifestación de Interés.
Dirección Ejecutiva 12.
Nombra a los integrantes de la Comisión Receptora deManifestación de Interés e instruye a SecretaríaGeneral se notifiquen con copia al Departamento deCompras.
13.Incorpora al expediente copia del acuerdo y de cédulasde notificación de los nombramientos.
Departamento de Compras
14.
Traslada copia de los documentos de modalidadespecífica de adquisición con proveedor único a laComisión Receptora de Manifestación de Interés.
15.
Se presenta en el lugar, fecha y hora indicado en losdocumentos de modalidad específica de adquisicióncon proveedor único.
Comisión Receptora deManifestación de Interés
16.
Espera los treinta (30) minutos, en aplicación supletoriadel artículo 24 de la Ley de Contrataciones del Estadopara la presentación y recepción de su disposición aofertar.
17. Verifica la presencia de interesados.
17.1.Sí se presentan interesados, continúa en el paso No.18.
17.2.No se presentan interesados, levanta acta e informa ala autoridad competente. Continúa en el paso No. 19.
§RENAPBagisirc Sacior.alóe JasPersonas
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1 Responsable No. dé " Actividad ^
Comisión Receptora deManifestación de Interés
18. Verifica si se presenta uno o más interesados.
18.1.
Se presenta un solo interesado, hace constar en acta einforma a la autoridad competente. Continúa en el pasoNo. 20.
18.2.
Se presenta más de un interesado, levanta acta, realizainforme y traslada a la autoridad competente. Continúaen el paso No. 21.
Directorio o Dirección
Ejecutiva
19.Queda facultado para comprar o contratar directamentecon cualquier persona. Fin del procedimiento.
20.Podrá contratar con el único interesado en ofertar.
Continúa en el paso No. 22.
21.Queda facultado para efectuar licitación o cotizaciónsegún sea el caso. Fin del procedimiento.
Departamento de Compras
22.Publica el acta en el sistema GUATECOMPRAS
firmada por la Comisión.
23.
Imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y entrega el acta original a la ComisiónReceptora de Manifestación de Interés.
Comisión Receptora deManifestación de Interés
24.Gestiona la certificación del acta y la entrega alDepartamento de Compras, juntamente con la original.
Departamento de Compras
25.
Adjunta la certificación del acta al expediente y archivaen el libro de actas de hojas movibles, los foliosoriginales.
26. Entrega el expediente a la autoridad competente.
Dirección Ejecutiva 27.Suscribe contrato correspondiente entrega alDepartamento de Compras.
Secretaría General 28.Notifica a los oferentes con copia al Departamento deCompras.
Departamento de Compras
29. Publica la resolución en el sistema GUATECOMPRAS.
30.imprime la constancia de publicación y la agrega a)expediente.
Revisado dary Revisado dót: « / Valida< s Mfr) ' ValidaddMr;
U-^'t3^d9eest:óntfcti.:-.\:|.{^$ub#,eHar(ie'Controf 's r^OIréctorde Gasllén v -
Cohúol Ihtarhb'"'^Director Adniinistraüvo"Wíü •enfundones • '''
'•lOlreelor Ejecutiva«n:|||;• funciones''"
mRENAPüeglsfro nocionalóe los Personas
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A •'"'Responsable s.No.
31.
ActividadJ^-..
Departamento de Compras
Verifica la procedencia de la CDP.
31.1.
Sí procede la CDP, elabora la misma dentro del SiGES,la incluye en el expediente, solicita al Departamento dePresupuesto su aprobación y traslada a la Dirección deAsesoría Legal. Continúa en el paso No. 32.
31.2.
No procede la CDP, traslada el expediente a laDirección de Asesoría Legal. Continúa en el paso No.32.
Dirección de Asesoría Legal 32. Inicia el procedimiento del numeral 13 de este manual.
Fin del procedimiento.
§RENAPñegislfo Nocional de ¡asPefsonas
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10.3. Fiujograma del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode proveedor único
Dirección, coordinación qunidad solicitante
Dipártímanto de Compras
pf—irito complete
•I formúlele da
Ra^Modn daCdftiprea»
C^nvattewnaa
Revisado
Eld>ora el
proyecto detérmino* de
referer>cla
neorpera
•epwSeftte copiadaiacuardo y da
cédutaada
noiicaeián da lea
Revisado por: «
HádlaittUaiiiayi
DirecciónEJecüttñ,
SohoU dicttA^eri
técnco.treeledendo
émutéAWwiie
elexpedWM
Personal Especializado Dlrecclfiiroe Presupuestd
-ít
Emite dKtamen
t6cnécD.fim>efKtoyleliendo ¿
miemo y ef<re(>e
Vall<Mo Oor:
irec^
Versión: 3Página:! de 3
ErrMte dKtamen
pr«Mpuestario
íhRENAPUsglslro Nacional de las Personas
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RENAP
Comisión Receptora úe Manifestación de Interés
Verifica sí se
presenta unoO más
hteresados
Hace constaren
acia e informa a
la autoridad
competente
te «n SI
líete Thora JnteMe «IiosdcKumentwde
itedeldsd wpeclftce te•dQvWóteeegiowKJw* unk
tplqc»6niu(>Mtn> a•di culo ?4deb ley o
BflMenr**
te M MiMeBn • drte
No--
Verifica lapresencie denteresados
¿S«prvtentanoferentM?
Levanta acta,realiza informa y
traslada a la
autoridad
compalanta
Geationa la
certificadOn oelacta y la entrega
juntamente con laoriginal
NCH
Levanta acta e
informa a la
autoridad
competente
Directorio o Dlrecctóil ijecutlva
Queda facultado
para comprar o
conttala*
dlraclamenta con
cualquiar parlona
Queda facultado
para efectuarlicitación o
cobzaciOn segúnsea M caso
PotM contratarcon el único
inieresadoen
ofertar
Suscriba contrato
GcrraspcndWntaai«agiat
OapartamenlB daCompraa
)
Versión: 3Págína:2 de 3
Departamento de Compras
PubScaei aclaan
aisietama
OUATECOMPRAS
fimiada por laComisión
Imprimalaoenteinea te
puWtedón,•! «aptdlóntt
ytninge 9i tct»orlfllrte • ié CoAtetón
AdMM « tefVteaddAtei «ctt ti V
•fcftM •MfllteoMMtMtehola»
imtelM. biMM
Entrega alexpediente ala autoridad
competente
Revisado pprty Aprobad^or;
K len de SfutfMt de la 7 y SjfWMyjor deControl •, 1;;.' teector deGestbl«y^t«''JefedeCompras^R^ag?pltenof.*dntlntrtwtfv<>'' J.ta^.olrea<aElenitlviow'.j-l
§RENAPHgisfroNacional do las Personas
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RENAP
Secretaria General
Nottñca SM
oferentes con
copla alOepanamentodeCowpta»
Revisado pbr:
Iefe de Gestión de it
Departamento de Compras
Revisado por
PublieeK
rMolueión
«Wvma
QUATECOMPRAS
Irrpnme mconMrwitOa
pubHcactón y
eiMdeftt»
Verifica ia
procedenciade la COP
¿PiPCBdili
Traslada al
expediente
Elabora M CDP
Ointrodai SiQES.n
«ióÉMrtt, «olciia•u Aprobación y
tnilAda
Versión: 3Página:3 de 3
Dirección de Asecor
va UMdo obr:
^rMfflfnmra
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§RENAPRogísUo Nacional de losPeisonos
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11. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de cotización
pública
11.1. Normas para la adquisición y contratación por medio de cotizaciónpública
11.1.1. De conformidad con el artículo 38 de la Ley de Contrataciones del Estado y sus
reformas, cuando el precio de los bienes, obras, suministros o remuneración de
los servicios exceda de Q. 90,000.00 y no sobrepase los Q. 900,000.00, ia
compra o contratación podrá reaiizarse por el régimen de cotización.
11.1.2. Para efectuar una compra o contratación por medio de cotización pública,
además de io estabiecido en la Ley de Contrataciones del Estado, sus reformas
y su reglamento, deberá observarse lo establecido en la Resolución número 11-
2010 de ia Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones dei Estado
del MiNFiN, Normas para el Uso del Sistema de información de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado (GUATECOMPRAS) y demás resoluciones que
emita ei MiNFiN para ia regulación dei mismo.
11.1.3. Las actas que elabore la Junta de Cotización deberán imprimirse en las hojas
autorizadas por la CGC. La custodia y control de las mismas ie corresponderá
al Departamento de Compras.
11.1.4. La Secretaría General dei RENAP emitirá las certificaciones de las actas y las
notificaciones internas a ia dirección, coordinación o unidad solicitante,
Dirección Administrativa, Departamento de Compras, Dirección de Presupuesto,
Dirección de Asesoría Legal, Junta de Cotización y a otras direcciones o
unidades administrativas que se considere necesario.
11.1.5. En ei caso que la convocatoria a cotizar no concurriere ningún oferente, la Junta
levantará el acta correspondiente y io hará dei conocimiento a la Dirección
ijecutiva para que se prorrogue el plazo para recibir ofertas. Si aún asi no
^cohcurriere algún oferente, la Direcci^rT^eótlti^quedará facultada a realizar la^ . ' ^
Aprob^o aor:
de Gestión dele
•" CaBdad
Revisado por
/"Dlre^rTdé^tión vConbófInterno
alldaw po
> Jefe de Compras en | Director Administratívó' fundones' V.'r' en fundones ' üiMidneí.'."-."
§RENAPffep/í/re Naciofíat de los Penonas
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compra por medio de compra directa, en aplicación supletoria del artículo 32 de
la Ley de Contrataciones del Estado.
11.1.6. El Departamento de Compras deberá verificar que dentro del mismo ejercicio
fiscal no existan varias cotizaciones correspondientes al mismo bien y/o
servicio, cuya suma exceda de Q. 900,000.00, a partir de la cual la licitación es
obligatoria.
Revisado p Revisado por VaHda
¿RENAPRegistro Nocional ¡3e losPersonas
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11.2. Descripción del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode cotización pública
ésbónsabi ctividadj
Dirección, coordinación ounidad solicitante
1.
Presenta completo el formulario de Requisición deCompras o Contrataciones con la descripción yespecificaciones técnicas de lo que se requiera, alDepartamento de Compras, considerando las normas6.7 y 6.8 de este manual.
2. Elabora el proyecto de bases.
Departamento de Compras3.
Publica el proyecto de bases en el sistemaGUATECOMPRAS, debiendo permanecer en dichoportal por un plazo no menor de tres días. Habiéndosevencido dicho plazo se traslada el expediente completoa Dirección Ejecutiva.
Dirección Ejecutiva 4.
Solicita mediante oficio dictamen técnico, trasladandosimultáneamente el expediente e instruyendo a ladirección, coordinación o unidad que tenga a su cargoel personal especializado, el nombramiento del servidorpúblico idóneo para la emisión del mismo.
Personal Especializado 5.
Emite dictamen técnico en virtud de sus conocimientos
en el objeto de la compra o adquisición, firmando ysellando el mismo y entrega a Dirección Ejecutiva.
Dirección Ejecutiva 6.
Recibe dictamen técnico y solicita mediante oficio,dictamen presupuestario, trasladando simultáneamenteel expediente e instruyendo a la Dirección dePresupuesto, el nombramiento del servidor públicoidóneo para la emisión del mismo.
Dirección de Presupuesto 7.
Emite dictamen presupuestario, sustentando lorelacionado a las asignaciones presupuestarias ydemás información que garantice los recursosnecesarios que permitan cubrir los gastos de la compra0 adquisición que se realizará a través de la existenciade partida y créditos presupuestarios: y traslada aDirección Ejecutiva.
Dirección Eje^iva 8.
Recibe y revisa el expediente con los dictámenes,aprueba los documentos de cotización por medio deresolución y traslada al Departamento de Compras.
Revisado oor: Revisado oy: —i Vaíida^yM^ V Valida^^^ Aproba^^r:
:|!$ubdErect^ deControl -.~| Din^)'deGestión ;Í^r-3-' . '=>••=•'{¿,,¿01 Interno ''""í
'JefedeCompráseñ"—• hindones ' ;''£H
?, Director Adniinistradvo ^| ' Director Ejecutivo enj|to'enfundones 1" '-^vs.'fundonet
§RENAPSeglstro Nacional de laí Personas
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jK-'H^Responsable ••/ •• • No. d® ••- Actlvldad:|f§^ | ^^^ |
Departamento de Compras
9.
Publica en el sistema GUATECOMPRAS la invitación a
ofertar, los documentos de cotización y demásdocumentos que se requieren para su publicación,imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y establece la fecha para presentar ofertas.
10.
Remite a Dirección Ejecutiva la solicitud denombramiento de miembros titulares y suplentes de laJunta de Cotización.
Dirección Ejecutiva 11.
Nombra a los miembros titulares y suplentes de laJunta de Cotización e instruye a Secretaría General senotifiquen con copia al Departamento de Compras.
Departamento de Compras12.
Incorpora al expediente copia del acuerdo y de cédulasde notificación de ios nombramientos.
13. Traslada copia de las bases a la Junta de Cotización.
14.Se presenta en el lugar, fecha y hora indicado en lasbases para recepción de ofertas.
15.
Espera los treinta (30) minutos establecidos en elartículo 24 de la Ley de Contrataciones del Estado,para la presentación y recepción de ofertas.
16. Verifica la presencia de oferentes.
Junta de Cotización16.1.
Sí se presentan oferentes, recibe las ofertas verificandoque los sobres se encuentren cerrados. Continúa en elpaso No. 18.
16.2.
No se presentan oferentes, elabora acta haciendoconstar la ausencia de oferentes y solicita a DirecciónEjecutiva, prórroga al plazo para recibir ofertas; el díahábil después de la fecha que se había establecidopara la recepción de ofertas. Continúa en el pasoNo.17.
Dirección Ejecutiva 17.
Concede por medio de resolución, la extensión de ochodías más ai plazo para recibir ofertas e informa a laJunta de Cotización con copia al Departamento deCompras, considerando la norma 11.1.5 de estemanual. Regresa al paso No. 9.
Junta de Coti^cion 18.Entrega lista de asistencia y formulario de datosgeneraje&^ajcisi^rentes.
Revisado per: Revisado pocL.-r
lé.g¿tl¿fl¿etoasg ;g^M6dlf«adfd>Control-:v ^DltfeW-tíís5ÍÉIáÍ^S JSW««orAdmWrtrí^--. •K.oir^Kitot^
gRENAPflep/ífro Nacional óe las Peaonas
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1 Responsable No. de í
«wsP9^8ai¡BActividad
19.Firma, sella de recibido, enumera y coloca las plicaspor orden en que ingresaron.
20.Inicia acto público de apertura de plicas, en el orden enque ingresaron los oferentes.
Junta de Cotización21.
Realiza lectura en voz alta, indicando el nombre deloferente y el monto total de la oferta.
22.
Elabora acta de recepción de ofertas y apertura deplicas en hojas autorizadas por la CGC y traslada alDepartamento de Compras.
Departamento de Compras
23.
Publica el acta de recepción de ofertas y apertura deplicas en el sistema GUATECOMPRAS firmada por laJunta.
24.
Imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y entrega el acta original a la Junta deCotización.
Junta de Cotización 25.Gestiona la certificación del acta y la entrega alDepartamento de Compras, juntamente con la original.
Departamento de Compras 26.
Adjunta la certificación de! acta al expediente y archivaen el libro de actas de hojas movibles, los foliosoriginales.
27. Revisa la o las ofertas presentadas.
27.1.La{s) oferta(s) sí cumple(n) con los requisitosfundamentales, continúa en el paso No. 28.
27.2.
La{s) oferta(s) no cumple(n) con los requisitosfundamentales, rechaza y adjunta al expediente.Continúa en el paso No. 31.
Junta de Cotización 28.Revisa los requisitos no fundamentales y formales de la0 las ofertas.
28.1.La(s) oferta(s) si cumple(n) con los requisitos nofundamentales y formales, continúa en el paso No.30.
28.2.
La{s) oferta(s) no cumple(n) con los requisitos nofundamentales y formales, requiere al oferente elcumplimiento de los mismos, por medio del sistemaGUATECOMPRAS y fija un plazo común para quesubsane los mismos. Continúa en el paso No. 29.
Jefe defiestidn de ia >úBdád
Revisado nn.
deContr« ;
Revisado
Contfoiintarró
Valdado
. Jefe de Compras en''.fundonw
Va d
Director Administrativo
en funciones
r Ejecutivo enfunciones
^ncki ñ nDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Agosto 2016
9HrJ\lMP MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
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Hegislro Nacional de tosPersonasVERSIÓN: 03
PAGINA: Página 45 de 75
-vftctivida
Junta de Cotización
29. Verifica si el oferente ha cumplido con lo requerido.
29.1. Sí cumple con lo requerido, continúa en el paso No. 30.
29.2.No cumple con lo requerido, rechaza y adjunta alexpediente. Continúa en el paso No. 31
30.Califica las ofertas considerando los criterios
establecidos en las bases que rigen el evento.
31.
Elabora acta en la cual se establece las actuaciones de
la Junta, en hojas autorizadas por la CGC y entrega alDepartamento de Compras.
Departamento de Compras
32.Publica el acta firmada por la Junta en el sistemaGUATECOMPRAS.
33.
imprime la constancia de publicación, ia agrega alexpediente y entrega el acta original a la Junta deCotización.
Junta de Cotización 34.Gestiona la certificación del acta y la entrega alDepartamento de Compras, juntamente con la original.
Departamento de Compras 35.
Adjunta la certificación del acta al expediente y archivaen el libro de actas de hojas movibles, los foliosoriginales.
Junta de Cotización
36.
Espera los cinco (5) dias calendario posteriores a lapublicación del acta y verifica la existencia deinconformidades.
37.
Responde las inconformidades (si las hubiere) a travésdel sistema GUATECOMPRAS y posteriormente remitea Dirección Ejecutiva el expediente foliado, rubricado ylas ofertas recibidas (lo cual conforma el expediente demérito).
Dirección Ejecutiva
38.Revisa el expediente, las ofertas recibidas y lo actuadopor la Junta de Cotización.
38.1.Procede lo actuado por la Junta, aprueba por medio deresolución. Continúa en el paso No. 41.
38.2.
No procede lo actuado por la Junta, imprueba pormedio de resolución y devuelve a la Junta elexpediente. Continúa en el paso No. 39.
Revisado Revisado por: l\¿lldado iifoíjf ^ /ValIdlAloDW:
tsUAprobade^r:
§RENAPflegisiro Nacional de las Personas
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
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ResponsableNo. de
' Actividad
Junta de Cotización 39.
Revisa ios argumentos, pudiendo confirmar o modificarsu decisión original en forma razonada, reaiizándolocon base en las observaciones formuiadas porDirección Ejecutiva y devueive ei expediente.
40. Revisa io resueito por la Junta de Cotización.
Dirección Ejecutiva40.1.
Procede io resuelto por ia Junta, aprueba por medio deresolución. Continúa en ei paso No. 41.
40.2.
No procede lo resuelto por la Junta, imprueba oprescinde de la negociación y da por concluido elevento. Continúa en el paso No. 41.
Secretaría General 41.Notifica a ios oferentes con copia al Departamento deCompras.
42. Publica ia resolución en el sistema GUATECOMPRAS.
Departamento de Compras
43.imprime ia constancia de publicación y la agrega alexpediente.
44.
Elabora la CDP dentro del SIGES y la incluye en elexpediente, solicita al Departamento de Presupuestosu aprobación y traslada a ia Dirección de AsesoríaLegal.
Dirección de Asesoría Legal 45. inicia el procedimiento del numeral 13 de este manual
Fin del procedimiento.
VENARSegisiro Nacional de los Personas
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11.3. Flujograma del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode cotización pública
RENAPo (recci6n, coordinación
iinldad Mtlcitanta
PraMnts I•I fomiulane dt jR«qkMÍei6n dt
CoAV'tt oConvatteMntt
...KElabora el
proyecto debases
Kftiea •< preytao
Piales «nwiweno
OUATECOW>ltlSaVMlsaón s eíwW y«ÉÉtbltG» M iKta
pera preeemr
oltitat
Ittrrítt!•soSáCodt ftOfUÉirtwtfito
dt iwrtnitcit
dUtrttytupitnttt dt It
•luntt
IScwpoft iítXpt^tAtt COpitdtl tcutrdoy dt
eé^ittdtrioOñctción de lot
noffibrtnttnto»
Traslada copiade las bases a
la Junta
c'cté'^Éf^tlva'
Sollats didsmsn
lécnico.üMladanbo
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•(•xpMisnte
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KíiñtnelMn*n<a<ie IWww y
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«onectieeiOapinanMsde
Personal Especializado
ErnUs didsmen ;lécnico. I
Armando y Isellando el
mismo y entrega |
Versión: 3
Páginarl de 4
Dlrecciáh dCPrcsupúesttf
Emite dictamen
presupuestario
ElaCbc^opo^ / ^ Revisado por: Revisado por: ^alifl^^^r; Aproba^d>r;
Dir«aordB.»|SW|! j^Vi>irector Adtnfmnitiy^/.
MRENAPHegisiio nocional dolas Personas
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RENAP^ '91'»
Junta da Cotización
RdCPbd \9% otorua
vsnlicindo que IMeobietM
encuentran
ceiradM
cntrogaiata daaaíataneiay
formiano do datoa
gonaraioa a bacrferontoa
Frma. tola doracábido
coloca laa pi>eaapor ordon arvque
Iratoaren
Mdaadppubiicodo epertjrt do
phcao, en «I ordonquo Ingrotarontooofoionteo
Realiza loetura
alta, tfxicando
el nombra dol
oforento y al montetotal da lo eterta
ETabora acta
rocopcíAndaoíeftaa y aparturada pfccaa an hgjaaautoÁzadaa por laCGCvfroaloda
faoradOMr:
te la -
S» pi't—riMlugar, facfit y hora
irdcado
bOMO pararacopeiÓA de ofarM
Espere let SS•ptatleeldn
•rUeule de le Ley deCofititeelenee del
Eeledo, pere lepreeentKdny
recepción de o^i^i
Verifica la
presenaa deoferentes
gj ^ ¿Sepradaoíaf»ofarontat?
Geetiona la
certificación delacta y la antraga
Juntamente con laortainal
Revisado pe :
y
«Mere ectenpoende
««ne^li
óferenes y leótiteOrecocn EjeeidM
prerrege el plMó periredbPe'ertM
Revisado g¿CL..
Dirección Ejecutiva
Concddola
drteneéán ti plazo,para radbr ofdfta»
fiforma a laJunÉp
Valida
Versión: 3Página:2 de 4
Departamento de Compras
PuUfca ai acta d«
ncapoón da ofartaty apertura de piicat
el eieteíTO
OUATECOMPRAS
Imprima lacoratancia da
pubdcación, laÉOega al ««pedíante
y anirege el acttOrigínala le Juria
AQunt» % certltoelón•i evpóeeróey
erelwe •ndliC'ftde
•des de hoja*movWe*. toefelee
ertanelee
Aprobado bor
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&RENAP
Revisa la o las jofertas
presentadas
Revisa los
requísilos nofundaméntalos yformales de la o
las ofertas
Reqtoera el elwento
el cumfantotoe detoe ffttmoe Vi|efiezo eeneir penOJO i'fruff M
verifica si el
oferente ha
cumplido conlo requerido
Rachaza yadjunta al
expediente
Calmee latoftrtift
coneidenndo le*
crrterioe
MVblecidót
b»«e* que r>0eAelevento
iCtfnpeMMftoet
Geetene le
eertficeción del
ecto y le entreneJuntomento
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EepereSdieicelenitofte poeterMe
topiMeedóndtoecl* y verUce <•
entttonda de
Incsflteimdedee
Rtepooo» toeIrKontormUettoe <citoe hubiere) y rentoe
el t«ped*nt* toledorubrtoedóy toe
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Reme lee erpumcneo.pudiendo tertonne*pñodtocef eudectoton
odglrel en lennereMfMe ydevueheel
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Revisado oOr: Revisado por:
«Compras
Pubbce electo
firmedeperliJunto en el eietom»
QUATECOMPf^S
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pveficedón. le•greee el eipetoent*
yenMee electoenotoei
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Biwiuua
Impruebs ydevuelve a la
Junta, elexpediente
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Versión: 3Página:3 de 4
Revtsa e
axpadienle, lasofertas rsclbldds
y lo actuado porla Junta
¿Precedo leecudoperto
JufWl
Aprueba pormedio de
resolución
Aprobad
gRENAPfífgisifo Nacional de las Personas
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RENAP
ireccfón
Revisa lo
resuelto por la
Imprueba oprescinde de la
negociacidn y dapor concluido al
evento
Aprueba pormedio deresolución
Notifica a los
oferentes con
copia alDepaiiamenioSe Compras
Versión: 3Página:4 de 4
paitsmento d« Compras Dirección de Ai^óifátiagáil'
PuMlcsia
^ retoludón^ cittdnid
OUATECOMPRAS
Ifnpnm* fstonmrKiadfl
publícsción y•gragse
t>p*cient*
ElabóralaCpT"dann dal SIGES,
la nduya an al•ipMliónte, «ohdBal tuaprobacMny
Inídaal
pncadlmianto dalnumarai i$4aatta
manual
(^J
Elab'ómijpoR / Revisado aor: Revisadopor:_ \ Valle Aprobódó por:
a^ii^ de Gestióndele 1 .SuMif^&>t4eContri. ¡ i Olfeawde(^tlóny^i:r ?^;tjefe de Compras en' 7fundonef.: i' r:
- Director AdmIiiiRrativo
'enfuneiones • •
jfS^^0FEje9i.tliW.«t; g
§RENAPIÍ9gis1rD NQCionol de losPersonas
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12. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de licitación pública
12.1. Normas para la adquisición y contratación por medio de licitación pública
12.1.1. De conformidad con el artículo 17 de la Ley de Contrataciones del Estado y sus
reformas, cuando el monto total de los bienes, suministros y obras exceda la
cantidad de Q. 900,000.00 establecido en el articulo 38 de dicha ley, la compra
o contratación deberá realizarse por el régimen de licitación pública.
12.1.2. Para efectuar una compra o contratación por medio de licitación pública,
además de lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, sus reformas
y su reglamento, deberá observarse lo establecido en la Resolución número 11-
2010 de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del MINFIN,
Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado (GUATECOMPRAS) y demás resoluciones que emita
el MINFIN para la regulación del mismo.
12.1.3. Las actas que elabore la Junta de Licitación deberán Imprimirse en las hojas
autorizadas por la CGC. La custodia y control de las mismas le corresponderá
al Departamento de Compras.
12.1.4. La Secretaría General del RENAP emitirá las certificaciones de las actas y las
notificaciones Internas a la dirección, coordinación o unidad solicitante,
Dirección Administrativa, Departamento de Compras, Dirección de Presupuesto,
Dirección de Asesoría Legal, Junta de Licitación y a otras direcciones o
unidades administrativas que se considere necesario.
12.1.5. En el caso que la convocatoria a licitar no concurriere ningún oferente, la Junta
levantará el acta correspondiente y lo hará del conocimiento a Dirección
Ejecutiva para que se prorrogue el plazo para recibir ofertas. SI aún así no
concurriere algún oferente, la Dirección Ejecutiva quedará facultada a realizar la
compra por medio de compra directa, según el articulo 32 de la Ley de
Contrataciones del Estado.
aRENAPSagisl/o Nocional óe las Penónos
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12.2. Descripción del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode licitación pública
ResponsabI ctividad
Dirección, coordinación ounidad solicitante
1.
Presenta completo el formulario de Requisición deCompras o Contrataciones con la descripción yespecificaciones técnicas de lo que se requiera, alDepartamento de Compras, considerando las normas6.7 y 6.8 de este manual.
2. Elabora el proyecto de bases.
Departamento de Compras
3.
Publica el proyecto de bases en el sistemaGUATECOMPRAS, debiendo permanecer en dichoportal por un plazo no menor de tres días. Habiéndosevencido dicho plazo se traslada el expediente completoa Dirección Ejecutiva.
Dirección Ejecutiva 4.
Solicita mediante oficio dictamen técnico, trasladandosimultáneamente el expediente e instruyendo a ladirección, coordinación o unidad que tenga a su cargoel personal especializado, el nombramiento del servidorpúblico idóneo para la emisión del mismo.
Personal Especializado 5.
Emite dictamen técnico en virtud de sus conocimientosen el objeto de la compra o adquisición, firmando ysellando el mismo y entrega a Dirección Ejecutiva.
Dirección Ejecutiva 6.
Recibe dictamen técnico y solicita mediante oficio,dictamen presupuestario, trasladando simultáneamenteel expediente e instruyendo a la Dirección dePresupuesto, el nombramiento del servidor públicoidóneo para la emisión del mismo.
Dirección de Presupuesto 7.
Emite dictamen presupuestario, sustentando lorelacionado a las asignaciones presupuestarias ydemás información que garantice los recursosnecesarios que permitan cubrir los gastos de la compra0 adquisición que se realizará a través de la existenciade partida y créditos presupuestarlos: y traslada aDirección Ejecutiva.
Dirección Ejeci^ya 8.
Recibe y revisa el expediente con los dictámenes,aprueba los documentos de licitación por medio deresolución y traslada al Departamento de Compras.
§RENAPllegisiro Nacional óe iosPénanos
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Responsabl^^^^ No. de^Actividad '
Departamento de Compras
9.
Publica en el sistema GUATECOMPRAS la invitación a
ofertar, los documentos de licitación y demásdocumentos que se requieren para su publicación,imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y establece la fecha para presentar ofertas.
10.Publica en el Diario Oficial la invitación a participar enel proceso.
11.
Remite a Dirección Ejecutiva la solicitud denombramiento de miembros titulares y suplentes de laJunta de Licitación.
Dirección Ejecutiva 12. Somete la solicitud al Directorio.
Directorio 13.
Nombra a los miembros titulares y suplentes de laJunta de Licitación e instruye a Secretaría General senotifiquen con copia al Departamento de Compras.
Departamento de Compras14.
Incorpora al expediente copia del acuerdo y de cédulasde notificación de los nombramientos.
15. Traslada copia de las bases a la Junta de Licitación.
16.Se presenta en el lugar, fecha y hora indicado en lasbases para recepción de ofertas.
17.
Espera los treinta (30) minutos establecidos en elartículo 24 de la Ley de Contrataciones del Estado,para la presentación y recepción de ofertas.
18. Verifica la presencia de oferentes.
Junta de Licitación18.1.
Sí se presentan oferentes, recibe las ofertas verificandoque los sobres se encuentren cerrados. Continúa en elpaso No. 20.
18.2.
No se presentan oferentes, elabora acta haciendoconstar la ausencia de oferentes y solicita a DirecciónEjecutiva, prórroga al plazo para recibir ofertas: el díahábil después de la fecha que se había establecidopara la recepción de ofertas. Continúa en el pasoNo.19.
"•n19.
Concede por medio de resolución, la extensión de ochodías más al plazo para recibir ofertas e informa a laJunta de Cotización con copia al Departamento deCompras, considerando la norma 12.1.5 de estemanual. R^Qresg^al paso No. 9.
4eCoi>trol.;;t.
Revisado por
:;; director de Ses.tjó|i](rol Intwnñ-
RENAPHeglslro Nacional de las Peisonas
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^^^PZ"R¥sponsá6le No. de. Actividad '
20.Entrega lista de asistencia y formulario de datosgenerales a los oferentes.
21.Firma, sella de recibido, enumera y coloca las plicaspor orden en que ingresaron.
Junta de Licitación22.
Inicia acto público de apertura de plicas, en el orden enque ingresaron los oferentes.
23.Realiza lectura en voz alta, indicando el nombre deloferente y el monto total de la oferta.
24.
Elabora el acta de recepción de ofertas y apertura deplicas en hojas autorizadas por la CGC y traslada alDepartamento de Compras.
Deparlamento de Compras
25.
Publica el acta de recepción de ofertas y apertura deplicas en el sistema GUATECOMPRAS firmada por laJunta.
26.
Imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y entrega el acta original a la Junta deLicitación.
Junta de Licitación 27.Gestiona la certificación del acta y la entrega alDepartamento de Compras, juntamente con la original.
Departamento de Compras 28.
Adjunta la certificación del acta al expediente y archivaen el libro de actas de hojas movibles, los foliosoriginales.
29. Revisa la o las ofertas presentadas.
29.1.La(s) oferta(s) sí cumple(n) con los requisitosfundamentales, continúa en el paso No. 30.
29.2.
La(s) ofertáis) no cumple{n) con los requisitosfundamentales, rechaza y adjunta al expediente.Continúa en el paso No. 33.
Junta de Licitación 30.Revisa los requisitos no fundamentales y formales de la0 las ofertas.
30.1.La(s) oferta(s) sí cumple(n) con los requisitos nofundamentales y formales, continúa en el paso No.32.
30.2.
La{s) oferta(s) no cumple(n) con los requisitos nofundamentales y formales, requiere al oferente elcumplimiento de los mismos, por medio del sistemaGUATECOMPRAS y fija un plazo común para quesubsan^Jqff'mísfnc^. Continúa en el paso No. 31.
TRevisado i Revisadopqc Aproba^fcor:
la.Jetftdegestión de la -: '."^^^pWfde'Contr^ " „ DIfeetof dfeGestóny ;ContrOilntwiióa
Jefe de Qtmprai eqa,"* • fundonés'^^?'*'''
; Director Administrativoenfúndenos
jj^^ocEiewtivqffl^Bfundones
RENAPSegistro Hacional de las Personas
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Responsable Activida
Junta de Licitación
31. Verifica si el oferente ha cumplido con lo requerido.
31.1. Si cumple con lo requerido, continúa en el paso No. 32.
31.2.No cumple con lo requerido, rechaza y adjunta alexpediente. Continúa en el paso No. 33.
32.Califica las ofertas considerando los criteriosestablecidos en las bases que rigen el evento.
33.
Elabora acta en la cual se establece las actuaciones dela Junta, en hojas autorizadas por la CGC y entrega alDepartamento de Compras.
Departamento de Compras
34.Publica el acta firmada por la Junta en e! sistemaGUATECOMPRAS,
35.
Imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y entrega el acta original a la Junta deLicitación.
Junta de Licitación 36.Gestiona la certificación del acta y la entrega alDepartamento de Compras, juntamente con la original.
Departamento de Compras 37.
Adjunta la certificación del acta al expediente y archivaen el libro de actas de hojas movibles, los foliosoriginales.
Junta de Licitación
38.
Espera los cinco (5) días calendario posteriores a tapublicación del acta de adjudicación y verifica laexistencia de inconformidades.
39.
Responde las inconformidades (si las hubiere) a travésdel sistema GUATECOMPRAS y posteriormente remitea Directorio el expediente foliado, rubricado y lasofertas recibidas (lo cual conforma el expediente demérito).
Directorio
40.Revisa el expediente, las ofertas recibidas y lo actuadopor la Junta de Licitación.
40.1.Procede lo actuado por la Junta, aprueba por medio deresolución. Continúa en el paso No. 43.
40.2.
No procede lo actuado por la Junta, imprueba pormedio, de resolución y devuelve a la Junta elexpediente. Continúa en el paso No. 41.
41.
Revisa los argumentos, pudiendo confirmar o modificarsu decisión original en forma razonada, realizándolocon base en las observaciones formuladas por elDirectorio y devuelve ei expediente.
§RENAPUsgislfo Nacional de losPersonas
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1 Responsable'i^f||>^ No. de Actividad i
Directorio
42. Revisa lo resuelto por la Junta de Licitación.
42.1.Procede lo resuelto por la Junta, aprueba por medio deresolución. Continúa en el paso No. 43.
42.2.
No procede lo resuelto por la Junta, imprueba oprescinde de la negociación y da por concluido elevento. Continúa en el paso No. 43.
Secretaría General 43.Notifica a los oferentes con copia al Departamento deCompras.
Departamento de Compras
44. Publica la resolución en el sistema GUATECOMPRAS.
45.Imprime la constancia de publicación y la agrega alexpediente.
46.
Elabora la CDP dentro del SIGES y la incluye en elexpediente, solicita al Departamento de Presupuestosu aprobación y traslada a la Dirección de AsesoríaLegal.
Dirección de Asesoría Legal 47. Inicia el procedimiento del numeral 13 de este manual
Fin del procedimiento.
fievlsado Ravísado por
4^G«stlófldels"/' •J 'tefeihofdéControl ' "''bJrectorde^t[$ny'' 'Caiidad' " •yXr'.'' ' • •: tontf'otlntcrnó^?'
alldado po Aprobadi^^/éH
Jefe de Comprasen. DirectorAdmInMraüvo ií^Slrector Ejecutivoeit;j''"fundone» enfunckmee 'funcíonei"
RENAPll9gisfro Nacional de las Personas
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ADQUISICIONES V CONTRATACIONES DEL RENAP
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12.3. Flujograma del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode licitación pública
RENAPÜrécdiñ,
«oórtfinaclón'ó-unMad sollcitanta
conv»«to•I
R*<)u«ci6n —•Cempr
CoAtrattooM»
fPfW
elabora el
proyecto debases
PubW* et péoyeoo oeftaw» te^eWewOUATCCGMPfW
venetdo pteo.kswde el •Ewowi»
Pubiee en el víteme
OUATECOMPRAS »
IrMteertn e eferter yMtebleGe ti toeiw
pwspfeeeNwefertee
Publica on
D^rio Oficial la
Invitación a
participar an dprocaao
Ronvie la
de nombramiento
de mtembroemulereey
eupientee de leiluMi
Incorpore
exptdier>te copiodel ecoerdo y de
oóduloe de
notifíceción de loe
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Traslada copiada ias bases a
la Junta
Revisado dbr:
Solicita (Setarnen
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el expediente
prM(ipue«taio
nUdbey•ipeaente
dktámenet.«pruebft loe
docurnentoecM
lOtaeánytrMBda
Somata a
solicitud a
Directono
Revisado por
dtCbntrolaaa.Di
Valida
Emle dUamen
técnico,
firmando ysellando el
mismo y entrena
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Versión: 3
Páglnail de 4
f««UpUMtO^
Emita díctameo
presupuestarlo
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RENAP
Junta de Licitación
i-S
RaciM IM ofartai
vanficando qua los»obr»SM
ancuaotran
ca<Tadoa
Entrega Usta deasistencia y
formulará de
datos generales8 los orerentes
Firma, sata darocíbido. anumara y
cdoea las picaapor ardan an qua
Inyaaaron
Inteia acto púMicada aradura da
plicaa, an al ordanan qua reataron
loa oferantas
S*pr*Mnt»«tugar, facha y hora
indicado an laa '
baaaapararacapctón da ofariaa
?ipKf toiXMtntSS]•MMcidois
mieuiD 24 M • Ur dCenwadwwedd
6dado, pwa •fTCMrüCtdn y
dsafadw
venfica la
presenaa deoferentes
¿da praaantan
Raaliza laotura an
voz alta, ndcartdo•1 nonttrt dal
oftrtnia y ti montotote dt la oftna
J mbiepora acta de
ftctpoón dte^as y aparturadt plftat tr> hofastutonzadtt por IéCGCvMada
Gaslíona la
certincecidn dal
acta y la ant/egajuntamente con ta
original
Revisado p f:
No.
jefe,i^€wióndets Subdir^M de Control
ReWsado^gt:
Oirt^rde^tlódCmkól Interno
Dirección Ejecutiva
Concadela
asdanatón al plazopara reetár ofartat
aMormaaia
Junta
JetedeCornprarenfundone*
Vs da
Versión: 3Páglna:2 de 4
Departamento de Compras
Publica ti acta dt
lactpcián da efartaayaptdura da plicaa
tn ti tlaltma
OUATECOMPRAS
Ifflpdm» la conatancdde pitíleadón, It
i^tpa ti cjrpaditntty «wtQi «I aciaoriginal a la Jktnta
Aifunta la eartiikedóndil acta al axpManta y
arcNva «a al Wso da
adaada iMjaaihovibiae, bcMlaa
arieinalaa
Aprobaunior:
Director AdmmHtraUvo
en funciones funciones -
TT
ifíENAPSíp/íire Nocional de las Personas
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PAGINA: Página 59 de 75
IRENAP' w «« V
Revisa la o las [ciertas |
presentadas j
NO^
Rechaza yadjuntas)expediente
Revés iM
requisitos nofundsflientates yfonnales de la o
as ofertas
R«q(Étr« af clarann•I cumpbnbflb d»
lo* Mamoa y \npfvo eofnúp OM
qiM «t^mm lea
vemica siei
otererfte ha
cumplido conlo reouerido
iKiradopor:
sn.de6«tUd(|,d«la
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C«lflca otoftM
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Raaeondi laaInconibniudadaa (dlaa hubiera)y ramiaal ai«adiM iMa.
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Cubica al acta 'ftrmadaporia
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GUATECOUPRAS :
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y amrag» al a«ttVlQrBl
a^#»aimiii<i,IWWib y¡I edwiwteitbieda !] acMdshei» |
Imprueba ydevuelve a la
Junta, ei
expediente
Versión: 3Página:3 de 4
Revisa e
expediente, iasofertes retíbíúas
y lo ectoedo porla Junte
Aprueba pormedio de
resctudón
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fiíÉÉdmiá frnrlníiiiÉÜi
§RENAPHegislro Nacional óe los Peisonas
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ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
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RENAP
Directorio
Revísalo
resuelto porla
mpniabaoprescinda da la
negociación y dapor concluido al
evenlo
Aprueba pormedio de
resoluciún
Secretar a General
WoUnca a los
ofatentascon
copla alOapaitamantoas Compras
Departamento de Compras
PuMetl*
rsacihicUo da
SVaMMn «n ti«•tama
GUATECOMPRAS
wnenmtia
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•proMdóo yVieleM
Versión: 3
Página:4 de 4
Dirección de Asesoría Legal
Inicia «Iprwadhnianto dal
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EIsBbi^o / Revisado i|or|. Revisado por: ^
lUjtprobadpl^:
de Gestión de la
1Calidad '• 'Subdiifctdrde Contri OlrectordeGestióny '
Control Interno
1 jefe de Compras enfundones
' Director AdmInitíraÜvo
en fundonesj DtrlMor E]ectrtivo en ^
^ ^ ^•"•funciones " B
MRENAPHBgisUo Nociono! áe los Personas
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13. Procedimiento para ia elaboración del contrato administrativo, recepción debienes, obras y/o servicios, gestión de pago y liquidación de contrato
13.1. Normas para la elaboración del contrato administrativo, recepción debienes, obras y/o servicios, gestión de pago y liquidación de contrato
13.1.1. Previo a elaborar el contrato administrativo correspondiente, la Dirección de
Asesoría Legal deberá verificar la existencia de partidas y créditos
presupuestarios que garanticen los recursos necesarios para realizar los pagos
que se deriven de la compra o adquisición del bien suministro o servicio
correspondiente. El contrato deberá suscribirse dentro del plazo de 10 días
hábiles contados a partir de la adjudicación definitiva: en caso de existir COR,
deberá anexarse al contrato.
13.1.2. La Dirección de Asesoría Legal solicitará al proveedor presentar la póliza de
seguro de caución de cumplimiento de contrato, dentro del plazo máximo de 15
días hábiles siguientes a la firma del mismo, la cual resguardará y agregará al
expediente fotocopia de la misma.
13.1.3. La firma de la resolución de aprobación del contrato deberá realizarse dentro de
los 10 días hábiles, contados a partir de la presentación de la póliza seguro de
caución de cumplimiento del contrato.
13.1.4. Cuando lo adquirido sean servicios, éstos se recibirán en el lugar que
establezca el contrato respectivo.
13.1.5. La Secretaría General del RENAP emitirá las certificaciones de las actas y las
notificaciones internas a la dirección, coordinación o unidad solicitante.
Dirección Administrativa, Departamento de Compras, Dirección de Presupuesto,
Dirección de Asesoría Legal, Comisión Receptora y/o Liquidadora y a otras
direcciones o unidades administrativas que se considere necesario, según la
fase del procedimiento en que se encuentre el expediente.
MRENAPHegislfo Nacionai ds iosPersonas
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13.2. Descripción del procedimiento para la elaboración del contratoadministrativo, recepción de bienes, obras y/o servicios, gestión de pago yliquidación de contrato
Dirección de Asesoría Legal
Directorio o Dirección
Ejecutiva
Dirección de Asesoría Legal
Secretarla General
Dirección de Asesoría Legal
Directorio o Dirección
Ejecutiva
Secretaría General
Dirección de Asesoría Legal
Departamento de Compras
Dirección Eje^tiya
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11
Elabora el contrato administrativo correspondiente,considerando lo establecido en la norma 13.1.1 de este
manual.
Suscribe contrato y lo devuelve a la Dirección deAsesoría Legal.
Solicita al contratista la póliza de garantía o seguro decumplimiento del contrato que corresponda.
Solicita certificación del contrato a Secretaría General.
Certifica el contrato correspondiente y devuelve losdocumentos a Dirección de Asesoría Legal.
Traslada el expediente conformado, conteniendo coplacertificada del contrato a Directorio o Dirección
Ejecutiva, toda vez el oferente ha cumplido con lapresentación de la póliza del seguro de caución deseguro del contrato.
Emite la resolución de aprobación de contrato que enderecho corresponda, considerando las normas 6.23 y6.24 de este manual. Entrega el expediente aSecretaría General.
Notifica Internamente lo resuelto por Directorio oDirección Ejecutiva y entrega el expediente alDepartamento de Compras.
Envía por medio de oficio la copla del contratoadministrativo con su aprobación a la CGC y remitecopia de lo actuado al Departamento de Compras.
Publica en el sistema GUATECOMPRAS el contrato
administrativo respectivo, la resolución de aprobacióndel mismo y el oficio de remisión a la CGC.
Remite a Dirección Ejecutiva la solicitud denombramiento de miembros de la Comisión Receptoray/o Liquidadora.
Nombra a los miembros de la Comisión Receptora y/oLiquidadora e instruye a Secretaría General senotiflquerf^rT^^ al Departamento de Compras.
MENAPllfgisin Nacmat de iosPersonas
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W' ''
13.Incorpora al expediente copia del acuerdo y de cédulasde notificación de los nombramientos.
Departamento de Compras
14.
Registra y autoriza la orden de compra, obtiene firmas(de quien registra, autoriza y el Jefe de Compras) einforma al proveedor adjudicado, al Almacén (cuandocorresponda) y a la dirección, coordinación o unidadsolicitante.
15.Se presenta en el lugar, fecha y hora indicada en elnombramiento.
Comisión Receptora y/oLiquidadora
16.
Recibe los bienes o servicios, la factura original, lapóliza de la garantía de calidad y/o funcionamiento,según corresponda, elabora el acta de recepción ygestiona la certificación de la misma.
16.1.
Sí son bienes tangibles, los entrega al Almacén Juntocon la factura original. El acta y su certificación laentrega al Departamento de Compras. Continúa en elpaso No. 17.
16.2.
No son bienes tangibles, entrega la factura y el acta ysu certificación al Departamento de Compras. Continúaen el paso No. 20.
Almacén 17.
Recibe el expediente y ejecuta el procedimientoestablecido para el registro de ingreso de bienes alAlmacén y envía el mismo a Inventarios cuandocorresponda.
Inventarios 18.
Ejecuta el procedimiento para el registro de bienes ydevuelve los documentos firmados y sellados alAlmacén.
Almacén 19.Entrega la factura y la Forma 1-H originales alDepartamento de Compras.
Departamento de Compras 20.Requiere a la dirección, coordinación o unidadsolicitante razonar, firmar y sellar la factura.
Dirección, coordinación ounidad solicitante
21.
Razona, firma la factura, elabora carta de enterasatisfacción (cuando corresponda) y la traslada alDepartamento de Compras.
Departamento de Compras 22.Traslada el expediente al Departamento dePresupuesto.
fDepartamento de Presupuesto 23.
Ejecuta el procedimiento establecido para realizar elcomprojTHSo^ai^^uestario y regresa el expediente a!Depa1^m^to;deCt^pras.
Elib Ravistdop^ .
(ci*<$e«l6ntela>..
Revisado por__:,. Aprobadojw
/G\
mENAPüegislro Nacional Oe lasPersonas
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i'- i - •1 . Responsable
No. de
24.
Departamento de Compras
Verifica que el expediente cumpla con todos losrequisitos y que contenga toda la documentación derespaldo.
25.
Realiza la liquidación por medio del anexo de la ordende compra, asigna número por folio al expediente ytraslada el mismo al Departamento de Contabilidad.
Departamento de Contabilidad 26.
Ejecuta el procedimiento establecido para devengar elgasto y traslada el expediente al Departamento deTesorería.
Departamento de Tesorería 27.
Ejecuta el procedimiento establecido para el pagocorrespondiente y traslada el expediente alDepartamento de Contabilidad.
Departamento de Contabilidad 28. Archiva el expediente.
Departamento de Compras29.
Verifica en el SIGES el ciclo de la orden de comprapara finalizar el proceso.
30.Informa a la Comisión Receptora y/o Liquidadora lafinalización del proceso.
Comisión Receptora y/oLiquidadora
31.
Requiere al Departamento de Contabilidad elexpediente, practica liquidación del contrato, estableceel importe de los pagos o cobros que deban realizarseal contratista, dentro de los 90 dias siguientes a lafecha del acta de recepción definitiva.
32.
Elabora acta de liquidación del contrato y gestiona lacertificación de la misma y la traslada a la Dirección deAsesoría Legal.
Dirección de Asesoría Legal 33.
Adjunta la certificación del acta al expediente y lotraslada a Dirección Ejecutiva, para aprobación de laliquidación del contrato correspondiente.
Dirección Ejecutiva
34.
Revisa el expediente y mediante resolución, aprueba laliquidación del contrato administrativo y adjunta alexpediente.
35.
Remite a Secretaría General para efectuar lasnotificaciones y traslada el expediente al Departamentode Compras.
Departamento de Compras 36.Incorpora las copias de la aprobación de la liquidacióny traslada el expediente a la Dirección de Presupuesto.
DepartamentQ4je Contabilidad 37. Archiva el expediente.
^^^^^^^Riodel procedimiento.
Revisado Revisado p^. yippyjí Aprob»doe¿f:|
de^frc; 4l-$uMK^9rdeCw^ot>>. w^,pUem|:$e6estMnyi.^ -V-Jefe teCiHnprs«,m};%%-í Director Admlnlstradyo•^K'Celidad '-T "'.•••.v-": i\r-V'Control interno ' fandones'A"' '—Mi'-:''' ', enfundór>es i
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13.3.Flujograma del procedimiento para ia elaboración del contratoadministrativo, recepción de bienes, obras y/o servicios, gestión de pago yliquidación de contrato
RENAPde
>AMMría Legal
Elabora wá
contrato
•dnwiislrativo
BpondWite
CAftifiCACión
del contrato
CnvM hoepa decemip
•dnwMtás^
••(«Meian • e COC
Directorio oDirección Ejecutiva
ecntrato y lodevuelve
EiMb lÉ rasotüseri M
«erohedóndsOOflVaiD
eoimepend*
padvnM
Revisado
Secretaria General
Ce«ticontrato
cofTMpondianiéy devuelve los
documanloB
fe»u*o y •ntreoa•( «xpedánta M
0«Mrtwn*nto 09
Revisado por:
«de<5esti6ndeto^ |
Departamento de Compras Dirección Ejecutiva
íieaauiiáííii
Versión: 3
Página:! de 3
Comisión Receptora y/oLiquidadora
8epre«entaenel lugar, fecha yhora Indtcada
et nombramienlo
Ertvtgc lo factura,eaclay
ear«teM«n MDaearttnweoOi
CofwiprM
íactftrmetut
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RENAP^^irácelÓR de^^pcsorto Legal
Euiwr* el
contrato
adminisirativo
conespondiante
Sclou U CMMn
k póln M0M9U94t
corMIftqM
Solicita
certificación
del contato
EnvtotteofttdeicvMto
«dniM9D9lN9«0n«U
»pra«*cÉún • It CGCy rvMM eopit d» lo
Jare de 6«t»n de ta '
Directorio o
Dirección Ejecutiva
Suscribe
contrato y lodevuelve
EirM l« rMMxttn dt•preUettnde
MfVCiV CMTMpOftM.ErMgesI
Rev sado Bor
Secretaría General Departamento de Compras
I CettiRca «Icontrato
-Hconespondiente, ydewelvs losI documentos
N5Wte<
Mvmvngnte I9 |y «ntrt^g
é «xp9d«r«9 •! .Oepartirnento de |
CdfiyrM I
rtrvhí^gi) peí 3
Director de.6««i6n.y'r.ConteDllWarno
OUATCCOHPfUS ol II«rene e*wWiew.'
It raaetaiOn dt
i RtfOÉi M «DiCM do
iMiiBionileid) di I
iiMOfnOroo do M ^CwMiÉbn RoddPWl I
y«U««dodBfO [
dxpMftdntd copitdtfdcudrdoydo [_
cdduiio do Idt Icd '
l_ yK"6<oflwii»d_J
Regieif* y otdenz* lo f
ddHono Arovdd
Oitomid i too
Jefe de Compras enñiiKi^
Versión: 3Página:! de 3
Dirección EjecutivaComisión Receptora y/e
Liquidadora
CoMBM « Mnfyomlqfwwweopül
DipodoMtd» doCoMproo
Director Administrativoen fundones
Se preseiiU en^ luger. tecfte yt)on indicede en
el nombramiento
¿Son bionootanobldo?
gneopo Id fdcturd,•IdOtdydu
0<rt*e*3*i«J
Odpirtimdnlo doCompra*
"Endognaobom*•ndfclHOlAdiwénpirde con a r«eiMofipntl El oca y M
eoRtfleoednd
OoponomsfU dt
AproioadMor
rüecytivpwfundobts
§RENAPHegisUo Nocional úe tai Personas
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RENAPCemlslon ReMptora y/o
UquMadora
&«&cr« «cttO» IiiquKlaaóft (M I
cenvatA ygMton» 1-!• cwWfcáoón de >e!
lyle
Diracdónd* Asaaeiia
Uoal
>Wes W ewniaaW»del «(• «I •rp*««nl»
yieiniMeeie•protooánee*
Rev &ado dér: Revisado
•• S¡¡úa±£^di¿íJ¿-
Versión: 3
Página:3 de 3
n Ejeeunvá Dapartamanto da Compra» Departamento deContabilidad
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M mifcjijjiiia fdeMA •'•ipederee•I Oepeiwiwe *
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Y
Aproba
DlrectorAdmhlnraüvd' ' T^srr«tor,^«a^o,| '*'j|B
•RENAPHegisUo Hocmal d»/os Peisonos
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Anexo 1. Formulario de Requisición de Compras o Contrataciones
^'fíFMÚP "^^Q ' ICIÓN de compras 0 CONTRATACIONESt ySjíCl registro nacional de las personas -RENAP -
SOLICITUD No.
DIRECCIÓN SOLICITANTE:FECHA
NOMBRE DEL SOLICITANTE:
No. DESCRIPCIÓNUNIDAD DE
MEDIDACANTIDAD
JUSTinCACtÓN OE LACOMPRA:
SOUCITANTE
DIRECTOR, COORDINADOR 0 ENCARGADO DE LA UNIDAD
SOLCITANTE
(AUTORIZADOR DEL GASTO)
•AUTORIOAD COMPETENTE
ARROBADOR
NOMBRE, nRMAYSEllO NOMBRE,FIRMAYSEllO NOMBRE, FIRMAYSELLO
ORIGINAL: EXPEDIENTE
DUPLICADO: COMPRAS
TRIPUCADO: SOLICITANTE
*ofunclonar1odelegado parael efecto
§RENAPHigislro Nacional ó» las Personas
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fffiAMP REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS -RENAP-
ANEXO A REQUISICIÓN DE COMPRAS O CONTRATACIONES
Anexar a
solicitud
No.
FECHA
DIRECCIÓN SOLICITANTE:
DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO:
Por este medio me dirijo a ustedes para solicitar se sirvan validar la partida presupuestaria y renglón a afectar para lo que sedescribe a continuación:
RENGLÓN DESCRIPOÓN DELOSOUaiADO
TOTAL
AFECTACIÓN PRESUPUESTARIA
NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEL SOLICITANTE
NOMBRE, FIRMA Y SELLO
VISTO BUENO DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO
Revisad o k)or: Revisado porj lidado
J«f« (w CetnBras
CANTIDAD
UNIDAD
DE
MEDIDA
PRECIO
UNITARIO
ESTIMADO
TOTAL
PRECIO
TOTAL
ESTIMADO
QO.OO
MONTO
Q0.00
QO.OO
Aprobadtrft>f:
'h±
§RENAPSegisiro Nacional de las Personas
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Anexo 2. Expediente a conformar
"BajaCuantía
CompraDirecta
Requisición de Compras o Contrataciones con sus respectivos anexos(con firmas v sellos) plenamente iustificada.
X X
Oferta(s) para la adquisición de bienes, suministros, obras y servicios (confecha posterior o igual a la de la Requisición) firmada y sellada por laentidad que esta ofertado.
X X
Fotocopia de Patente de Comercio, cuando corresponda. X X
Fotocopia de Patente de Sociedad, cuando corresponda. X X
Constancia original y/o electrónica de la inscripción en el Registro TributarioUnificado (RTU), de conformidad con lo solicitado. X X
Cuadro de recepción de ofertas (con firmas y sellos). X X
Orden de pago autorizada (con firmas y sellos). X X
CUR de compromiso aprobado (con firmas y sellos). X X
Forma 1H ingreso al Almacén, cuando corresponda. X X
Ingreso a Inventarios, cuando corresponda. X X
Carta de entera satisfacción, cuando corresponda. X X
Certificación de inventarlos cuando corresponda a activos fijos tangibles. X X
Facturas razonadas, firmadas y selladas. X X
Orden de compra autorizada (firmada y sellada). X X
Anexo Orden de Compra (liquidación), autorizada (con firmas y sellos) X X
De existir Acta Administrativa los siguientes documentos:
• Fotocopia de la misma.• Fotocopia del DPI de las personas que suscribieron el Acta.• RTU de la entidad o persona individual con la que se celebra el Acta.• Fotocopia del Acta de Toma de posesión del cargo que ostenta en
RENAP, 0 documento equivalente.• Fotocopia del Acuerdo de nombramiento al cargo que ostenta en RENAP,
0 documento equivalente.• Fotocopia del Acuerdo de delegación para suscripción de actas de
RENAP, si lo hubiese.
• Representación Legal o Mandato de Representación, de la entidad con laque se suscribe el Acta, cuando corresponda.
• Los requisitos que se detallen en el Acta Administrativa (Informes,reportes, etc.
X
El expediente deberá estar debidamente follado.
§RENAPflsglslro Naciofíai de losPersonas
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y?'',» y,! •-Si j. - .. .
Documentos que conforman el expediente Cotización
Pública ,
Lícltaciór|Públicai
Requisición de Compras o Contrataciones con sus respectivos anexos(con firmas y sellos) plenamente justificada.
x X
Especificaciones Técnicas. X X
Bases. X X
Formulario de oferta. X X
Dictamen presupuestario y técnico. X X
Resolución de aprobación de los documentos y formulario. X X
Fotocopia del acuerdo del nombramiento de la junta. X X
Certificación del acta de presentación de ofertas y apertura plicas. X X
Oferta(s) para la adquisición de bienes, suministros, obras y servicios. X X
Garantía de sostenimiento de la oferta. X X
Declaración jurada de no estar comprendido en ninguno de los impedimentosdel artículo 80 de la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento.
X X
Declaración jurada de no ser deudor del Estado ni de las dependenciasindicadas en el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado.
X X
Constancia de inscripción en el Registro de Precalificados competente. X X
Todos los que se establezcan en las bases. X X
Documentos de acreditamiento de personería y personalidad jurídica, cuandocorresponda.
X X
Fotocopia del Documento Personal de Identificación o pasaporte delrepresentante legal.
X X
Fotocopia de Patente de Comercio, cuando corresponda. X X
Fotocopia de Patente de Sociedad, cuando corresponda. X X
Certificación del acta de adjudicación. X X
Impresión de la publicación en el sistema GUATECOMPRAS, del acta deadjudicación.
X X
Fotocopia de la resolución de aprobación del acta de adiudicación. X X
Fotocopia del contrato. X X
Fotocopia de la resolución de aprobación del contrato. X X
Fotocopia de garantía de cumplimiento. X X
Fotocopia del acuerdo de nombramiento de la comisión receptora y/oliquidadora.
X X
Garantía de calidad, de funcionamiento o de conservación de obra, cuandoproceda.
X X
Facturas o recibos de la CGC razonadas, firmadas y selladas. X X
Forma 1H ingreso al Almacén, cuando corresponda. X X
ingreso a Inventarios, cuando corresponda. X X
Carta de entera satisfacción, cuando corresponda. X X
Certificación de inventarios cuando corresponda a activos fijos tangibles. X X
Codificación presupuestaria. X X
Acta de recepción. X X
Orden de compra autorizada (firmada y sellada). X X
CUR de compromiso aprobado (con firmas y sellos). X X
Anexo Orden de Compra (liquidación), autorizada (con firmas y sellos) X X
Cualquier otro documento que constituya evidencia suficiente y oportuna parasoportar el expediente.
X X
( El expediente deberá estar debidamente foliado.
mENAPRegistro Nacional de las Personas
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Anexo 3. Modelo de cuadro de ofertas
Para bala cuantía
RENAPttfiilio Necefaló* lai P*itanoi
CUADRO DE OFERTAS - BAJA CUANTÍA"<bESCR/PCtÓN DEL BiEN, SUMINISTRO O SERV>Cl4í>''
.de. .del año 201.
PROVEEDOR
1
«NOMBREDEL PROVEEDÓfí>
Cumple con ioCantidad Descripción solidtado Precio Unit. Precio Total
Si/NO
1 Q. Q.
TOTAL Q.
OBSERVACIONES: se sugiere adjudicar lo descritoen el presentecua<fe-o de ofertas a «nombredef proveedor>; debidoa que oimple con las Especificaciones Técnicas que correspondm a la presente Compra de Baja Cuantía. Se verificó ellistado de bienes, suministrosyservicios¡nduldos en Contrato Abierto, no encontrándose este <producto/servícló>contenido dentro de dicho listado.
Elaboró:
Revisado poR
Re^sado pAr: Revisado por:
^JefedeGestión dela Subdlr^or deControl. Dk^or deGestldoyCalidad ' • < " • ' CentroUnterno
Vo. Bo.:
Aprobad^or:
1 Dlf<Ktor Administrativo ' ; Director Elooi^ttvfundones en fundones fundones
§RENAPfíeglsfro Nacional de las Peisonas
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Para compra directa con único oferente
RENAPNoc<cf\oí ¡oi H'iúf\9s
CUADRO DE OFERTAS - COMPRA DIRECTA - NOC. XXXXX
"<PESCR/PCÍÓN DEL BJEN, SUMINISTRO OSERVlCIp>"
.de. .del aflo 201
PROVEEDOR
t
loteeúLmovEi:m>Cumple con lo
Cantidad Descripción solicitado Precio Unit. Precio Total
SI/NO
1 <ÉiÍel^¿ÉfcMb<WÉei^^ 0. 0.
TOTAL Q.
OBSERVACIONES: s«suglcr*adjudicar lo dotcríto an ai praianta cuadro da ofarta» a <;^mbn dé |MOva«d(^;dabidoa quaadamás da sar al únko ofaranta qua presantd su ofarta alactrónlca, cumpla con las Espacifícaclonas Técnicas quacorraspondan a la Compra DIraeta publicada con al NOC. XXXXX. Sa varifké al listado da blanas, suministros y sarvklosIncluidos an Contrato Abtarto,no ancontrindosa asta <próducto/sarvkio>contanido dantro do dicho listado.
Elaboró: V0.80.:
Revisado pon
Para compra directa con varios oferentes
IRENAP CUADRO DE OFERTAS - COMPRA DIRECTA - NOC. IQÜOCX
del aAo >016
PROVEEDOR
1 1 } . ,
1
V
mm> cWSlí ÉÉD«>
Cantidad Descripción
Cumplecon lo
solldtado
SUMO
Precio Unit. Precio Total
Cumplecon lo
solldtado
SI/NO
Precio Unit. Precio Total
Cumplecon lo
solldtado
Sl/NO
Precio Unit. Precio Total
1 iwín^sSf9 0 stfrvi^>. Q. Q. Q- Q. Q. Q.
TOTAL Q. Q- Q-
OBSERVACIONES: se sugiere adjudicar lo descrito en el presente cuadro de ofertas a debido a que además de cumplb- con lasEspecificaciones Técnicas, ofrece: (Justl^cocldn:mejorpredo, mejor calidad, rnejorllenfsouotroscondidones) quecorresponcha laCcMi^^pirectapublkadacon elNOC.ÜjSpO(¡Se«eriflcéel IKtiTTfTT dr dentro dedicho listado.
Elaboró:
Revisado por
< ->s. V í iElabo^Soiiqr \ / •C
Revisadopdh Revisado pgiL-—-4— , vJjdado^r . Aprotsadqpor:
§RENAPflegistto Nacional óe las Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Agosto 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDiMiENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-02-2016
VERSIÓN: 03
PAGINA: Página 74 de 75
Anexo 4. Acrónimos
RENAP
CGC
NIT
SAT
SIGES
SICOIN
Registro Nacional de ias Personas
Contraloría General de Cuentas
Número de identificación Tributaria
Superintendencia de Administración Tributaria
Sistema de Gestión
Sistema de Contabilidad Integrada
GUATECOMPRAS Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
NOG
CDP
MiNFiN
Número de Operación Guatecompras
Constancia de Disponibilidad Presupuestaria
Ministerio de Finanzas Públicas
Revisado ubr: Revisado por: Vallorabpo
tControi^ sPli^otAdnAttetraiivo^-'
Aprobad^or
§RENAPflegistro Nacional de las Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Agosto 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-02-2016
VERSIÓN: 03
PÁGINA: Página 75 de 75
Control de cambios
wersión Fechafolios
üniciades 'involucradas
1; • Descripciórílsii^^
03 2016 75
Dirección
Administrativa
Dirección de
Presupuesto
Dirección de
Asesoría Legal
Diseño, elaboración y actualización delManual de Normas y Procedimientos deadquisiciones y contrataciones delRENAP.
02 2013 71Dirección
Administrativa
Diseño, elaboración y actualización delManual de Normas y Procedimientos para
las compras y contrataciones del RENAP,aprobado por medio de documento deaprobación Acuerdo de Directorio No. 56-
2013.
01 2010 25Dirección
Administrativa
Diseño y elaboración del Manual deNormas y Procedimientos de la Unidad deAdquisiciones del Departamento deCompras del RENAP, aprobado por medio
de documento de aprobación Acuerdo de
Directorio No. 10-2010.
Revisado pbr: Revisado por
Control..?' jffp de Compraseaf ¡TjSSre^r Admkkt^tívo.Ten funciones
Aprobad^wr:
i OfréCtWejecutivo «I.fiínciónes