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LA BUENA GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIONES
COMUNITARIAS
Community Solutions- NESB Community Safety
Proyecto de Desarrollo y Coordinación
Auspiciado por Illawarra Forum Inc.
22
ÍNDICE
1. Diseño de la estructura de su organización.
2. Funciones y responsabilidades generales de su
comité de administración.
3. Funciones y responsabilidades de los titulares.
4. Sub-comités.
33
LA ESTRUCTURA DE SU ORGANIZACIÓN
Dibuje un mapa que incluya: Miembros del comité de administración. Metas y valores de la organización. Órganos de financiación y otras fuentes de fondos. Miembros de la organización. Gerente/coordinador, otro personal y voluntarios. Organizaciones gubernamentales y no gubernamentales
importantes. Servicios prestados. Proyectos principales. Grupos beneficiarios y clientes atendidos por la
organización.
44
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ
Responsabilidad general Legales Financieras (incluye planificación) Gestión de los empleados y
voluntarios Políticas y procedimientos Locales y equipo Representación y cabildeo Consulta a la comunidad
55
RESPONSABILIDAD GENERAL
Los comités de administración:
Son el órgano encargado de la gestión de la organización.
Suelen ser elegidos durante una Asamblea General Anual.
Tienen la responsabilidad jurídica del funcionamiento general de la organización.
66
RESPONSABILIDADES LEGALES (1)
Velar por que la organización: Funcione según la Constitución. Cumpla con la NSW Association Incorporation Act
1984. Funcione según las leyes y reglamentación del
Gobierno Federal de Australia y de los Gobiernos Estatales y Municipales p.ej.
Protección del menor Derechos de autor Salud e higiene ocupacionales (OH&S) Impuestos Ley de Privacidad
77
RESPONSABILIDADES LEGALES (2)
Velar por que la organización: Cumpla con sus responsabilidades legales
como empleador. Se desempeñe de conformidad con los
contratos de financiación firmados por la organización.
Demuestre gestión responsable mediante sistemas contables apropiados y buenas prácticas.
Cumpla con su Deber legal de prudencia y diligencia hacia sus clientes y empleados.
88
RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDADES FINANCIERAS (1)FINANCIERAS (1)
Velar por que la organización:Velar por que la organización:
Cuente con fondos suficientes para Cuente con fondos suficientes para funcionar.funcionar.
Obtenga financiación periódica:Obtenga financiación periódica:• subsidios gubernamentales/privados, subsidios gubernamentales/privados,
colectas de fondos, etc.colectas de fondos, etc. Cumpla con los acuerdos de financiación:Cumpla con los acuerdos de financiación:
• Gestión responsable, fondos utilizados Gestión responsable, fondos utilizados para clientes/ servicios/ zonas para clientes/ servicios/ zonas geográficas beneficiarias, etc.geográficas beneficiarias, etc.
99
RESPONSABILIDADES FINANCIERAS (2)
Velar por:Velar por: La preparación y aprobación de planes La preparación y aprobación de planes
financieros y presupuestos.financieros y presupuestos. La utilización de un buen sistema de La utilización de un buen sistema de
contabilidad y el registro actualizado y contabilidad y el registro actualizado y correcto de los ingresos y gastos. correcto de los ingresos y gastos.
La supervisión y ajuste periódicos de los La supervisión y ajuste periódicos de los gastos, según sea necesario.gastos, según sea necesario.
La preparación de una Declaración anual La preparación de una Declaración anual de ingresos y gastos. de ingresos y gastos.
La auditoría de la Declaración anual de La auditoría de la Declaración anual de ingresos y gastos, según las exigencias de ingresos y gastos, según las exigencias de la ley y las buenas prácticas.la ley y las buenas prácticas.
1010
GESTIÓN DE LOS EMPLEADOS Y VOLUNTARIOS (1)
Descripciones actualizadas del empleo Descripciones actualizadas del empleo para todo el personal.para todo el personal.
Buenos procedimientos de contratación Buenos procedimientos de contratación (Igualdad de oportunidad de empleo) y (Igualdad de oportunidad de empleo) y gestión de empleados y voluntarios.gestión de empleados y voluntarios.
Apoyo, formación y supervisión de Apoyo, formación y supervisión de empleados y voluntarios.empleados y voluntarios.
1111
GESTIÓN DE LOS EMPLEADOS Y VOLUNTARIOS (2)
Responsables de la prestación de:Responsables de la prestación de: Condiciones de trabajo adecuadas y Condiciones de trabajo adecuadas y
seguras para empleados y voluntarios.seguras para empleados y voluntarios. Procedimientos adecuados para el Procedimientos adecuados para el
examen del rendimiento y para atender examen del rendimiento y para atender las quejas.las quejas.
Comunicación con trabajadores y Comunicación con trabajadores y voluntarios.voluntarios.
Cumplimiento de los laudos y leyes Cumplimiento de los laudos y leyes laborales pertinentes.laborales pertinentes.
1212
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
Velar por:Velar por:
La formulación y actualización de La formulación y actualización de políticas y procedimientos estándar, políticas y procedimientos estándar, según sea necesario.según sea necesario.
La aplicación apropiada de políticas y La aplicación apropiada de políticas y procedimientos.procedimientos.
1313
LOCALES Y EQUIPO
Proporcionar los locales, instalaciones Proporcionar los locales, instalaciones y recursos físicos necesarios.y recursos físicos necesarios.
Mantener y administrar las Mantener y administrar las propiedades y recursos de propiedades y recursos de conformidad con las leyes y conformidad con las leyes y reglamentos pertinentes: reglamentos pertinentes: • Legislación de salud e higiene Legislación de salud e higiene
ocupacionalesocupacionales
1414
REPRESENTACIÓN Y CABILDEO
Representar a la organización ante la Representar a la organización ante la comunidad.comunidad.
Promover las metas, servicios y logros Promover las metas, servicios y logros de la organización. de la organización.
Realizar actividades de cabildeo, Realizar actividades de cabildeo, presentando ante los políticos las presentando ante los políticos las cuestiones fundamentales a que se cuestiones fundamentales a que se enfrentan la organización y los enfrentan la organización y los clientes/grupos beneficiarios/comunidad.clientes/grupos beneficiarios/comunidad.
1515
CONSULTA A LA COMUNIDAD
Comunicarse con las Comunicarse con las personas y grupos atendidos personas y grupos atendidos por la organización.por la organización.
Establecer redes en el sector Establecer redes en el sector de servicios comunitarios.de servicios comunitarios.
Comunicarse con Comunicarse con personalidades de importancia personalidades de importancia clave en la comunidad local.clave en la comunidad local.
1616
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
DE
LOS TITULARES
1717
ESTRUCTURA DE LOS COMITÉS DE ADMINISTRACIÓN
Miembros ordinarios.Miembros ordinarios. Ejecutivo:Ejecutivo:
• PresidentePresidente• TesoreroTesorero• SecretarioSecretario• Miembro ejecutivo de enlace con Miembro ejecutivo de enlace con
la Administración Pública.la Administración Pública.
Subcomités.Subcomités. Comités o grupos de estudio ad Comités o grupos de estudio ad
hoc.hoc. Comités asesores.Comités asesores.
1818
MIEMBROS ORDINARIOS DEL COMITÉ (1)
Apoyar las metas de la organización.Apoyar las metas de la organización. Concurrir periódicamente a las reuniones del Concurrir periódicamente a las reuniones del
comité y contribuir al debate.comité y contribuir al debate. Ser puntual y leer las actas, orden del día y otra Ser puntual y leer las actas, orden del día y otra
información.información. Hacerse cargo de responsabilidades Hacerse cargo de responsabilidades
determinadas según sea necesario.determinadas según sea necesario. Mantener la confidencialidad.Mantener la confidencialidad. Compartir la responsabilidad general en el Compartir la responsabilidad general en el
funcionamiento de la organización.funcionamiento de la organización. Participar en los procesos de planificación y Participar en los procesos de planificación y
evaluación de la organización.evaluación de la organización.
1919
MIEMBROS ORDINARIOS DEL COMITÉ (2)
Mantenerse informados sobre cuestiones Mantenerse informados sobre cuestiones relativas a la organización.relativas a la organización.
Apoyar a otros miembros del comité de Apoyar a otros miembros del comité de administración en sus responsabilidades.administración en sus responsabilidades.
Desempeñarse dentro del marco jurídico y de las Desempeñarse dentro del marco jurídico y de las metas de la organización.metas de la organización.
Concurrir a programas de formación/desarrollo.Concurrir a programas de formación/desarrollo. Representar a la organización y promoverla.Representar a la organización y promoverla. Participar en delegaciones ante órganos de Participar en delegaciones ante órganos de
financiación y participar en las actividades de financiación y participar en las actividades de cabildeo.cabildeo.
2020
PRESIDENTE
Manejar las actividades del Comité de Manejar las actividades del Comité de administración:administración:
incluye presidir reuniones, seguimiento incluye presidir reuniones, seguimiento de tareas del comité, velar por el de tareas del comité, velar por el cumplimiento de las reglas de la cumplimiento de las reglas de la constitución, hablar en nombre del constitución, hablar en nombre del comité, etc.comité, etc.
Desempeñarse como representante Desempeñarse como representante oficial y portavoz de la organización.oficial y portavoz de la organización.
Desempeñarse en nombre del comité Desempeñarse en nombre del comité de administración y/o la asociación en de administración y/o la asociación en casos de emergencia. casos de emergencia.
2121
SECRETARIO/A
Trata con la correspondencia recibida Trata con la correspondencia recibida y enviada por la organización.y enviada por la organización.
Se encarga de mantener los archivos Se encarga de mantener los archivos y registros oficiales de la organización y registros oficiales de la organización al día, en orden y disponibles cuando al día, en orden y disponibles cuando sean necesarios.sean necesarios.
Vela por que el comité formule por Vela por que el comité formule por escrito políticas y procedimientos escrito políticas y procedimientos apropiados para la organización y por apropiados para la organización y por que éstos se mantengan al día y se que éstos se mantengan al día y se pongan en práctica.pongan en práctica.
2222
TESORERO/A
Prepara un presupuestoPrepara un presupuesto Supervisa los presupuestos y el flujo Supervisa los presupuestos y el flujo
de fondosde fondos Mantiene las cuentas de ingresos y Mantiene las cuentas de ingresos y
gastos gastos Presenta informes financieros Presenta informes financieros
periódicos al comitéperiódicos al comité Se encarga de la preparación, auditoría Se encarga de la preparación, auditoría
y presentación de las cuentas anuales y presentación de las cuentas anuales (Declaración de ingresos y gastos) ante (Declaración de ingresos y gastos) ante la Asamblea General Anualla Asamblea General Anual
Vela por que los fondos y activos se Vela por que los fondos y activos se administren correctamenteadministren correctamente
2323
MIEMBRO EJECUTIVO DE ENLACE CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Notifica a la NSW Office of Fair Notifica a la NSW Office of Fair Trading (Secretaría de defensa de la Trading (Secretaría de defensa de la competencia) de cualquier cambio competencia) de cualquier cambio en los asuntos oficiales de la en los asuntos oficiales de la organización, su constitución y su organización, su constitución y su situación financiera. situación financiera.
Lleva un registro de los miembros Lleva un registro de los miembros del comité.del comité.
Presenta una Declaración anual de Presenta una Declaración anual de ingresos y gastos.ingresos y gastos.
2424
SUB-COMITÉS
Son pequeños grupos de trabajoSon pequeños grupos de trabajo:: Establecidos para realizar tareas que Establecidos para realizar tareas que
requieren experiencia/conocimientos o requieren experiencia/conocimientos o tiempotiempo
Responden ante el Comité de Responden ante el Comité de administración administración
El Comité de administración puede invitar El Comité de administración puede invitar a los empleados, miembros del comité y a los empleados, miembros del comité y otras personas a formar parte de los sub-otras personas a formar parte de los sub-comités.comités.
Están subordinados a las decisiones Están subordinados a las decisiones del Comité de administración.del Comité de administración.
2525
SUB-COMITÉS AD HOC Y ASESORES
Sub-comité ad hoc:Sub-comité ad hoc: Creado para un solo propósitoCreado para un solo propósito Trata con cuestiones específicasTrata con cuestiones específicas Se disuelve una vez terminada su tareaSe disuelve una vez terminada su tarea
Sub-comité asesor:Sub-comité asesor: Se desempeña como observador o Se desempeña como observador o
experto experto Produce recomendaciones para el Produce recomendaciones para el
Comité de administraciónComité de administración
2626
RECURSOS (1)
Para obtener mayor información sobrePara obtener mayor información sobre: : (todos consultados el 6 de junio de 2005)(todos consultados el 6 de junio de 2005)
Reglas modelo Reglas modelo www.fairtrading.nsw.gov.au/business/association/modelrules.htmlwww.fairtrading.nsw.gov.au/business/association/modelrules.html
Constitución de la asociación en sociedadConstitución de la asociación en sociedadwww.fairtrading.nsw.gov.auwww.fairtrading.nsw.gov.au
Deber legal de prudencia y diligencia Deber legal de prudencia y diligencia www.workcover.nsw.gov.auwww.workcover.nsw.gov.au www.ftmaustralia.org.auwww.ftmaustralia.org.au
Cuestiones laborales Cuestiones laborales www.industrialrelations.nsw.gov.auwww.industrialrelations.nsw.gov.auwww.ja.com.auwww.ja.com.auwww.employersfirst.org.auwww.employersfirst.org.au
Confidencialidad y Privacidad Confidencialidad y Privacidad www.privacy.gov.au/act/privacyactwww.privacy.gov.au/act/privacyact
2727
RECURSOS (2)
Para obtener mayor información sobre:Para obtener mayor información sobre:
Impuestos, GST, declaraciones de actividad, ABN, etc. Impuestos, GST, declaraciones de actividad, ABN, etc. www.ato.gov.auwww.ato.gov.au
Organizaciones comunitarias y sus políticas, Organizaciones comunitarias y sus políticas, procedimientos, buen gobierno y gestión, cuestiones procedimientos, buen gobierno y gestión, cuestiones financieras y de planificación: Illawarra Forum Inc. financieras y de planificación: Illawarra Forum Inc. www.illawarraforum.org.auwww.illawarraforum.org.au
Asociación de Servicios Comunitarios Locales. Asociación de Servicios Comunitarios Locales. www.lcsa.org.auwww.lcsa.org.au
Volunteering Illawarra tel. 4225 7812.Volunteering Illawarra tel. 4225 7812. Organizaciones comunitarias y su financiación y cuestiones Organizaciones comunitarias y su financiación y cuestiones
financieras, liderazgo, cuestiones administrativas, de financieras, liderazgo, cuestiones administrativas, de seguros y gestión del riesgo.seguros y gestión del riesgo.
Our Community. Our Community. www.ourcommunity.com.auwww.ourcommunity.com.au