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La administración de eventos es la técnica de coordinación de recursos humanos, materiales ,y financieros para lograr objetivos establecidos con máxima eficiencia y eficacia.
PROCESO ADMINISTRATIVO
Luz Marina Dulcey
ETAPA MECÁNICA
PREVENCIÓN ¿Qué se puede hacer?
PLANEACIÓN ¿Qué se va a hacer?
ORGANIZACIÓN ¿Cómo se va a hacer?
Luz Marina Dulcey
ETAPA DINÁMICA
INTEGRACIÓN ¿Con qué y con quién se va a hacer?
DIRECCIÓN Ver que se haga.
CONTROL ¿Cómo se hizo?Luz Marina Dulcey
PREVISIÓNPrevisión implica la idea de anticipación de acontecimientos y situaciones futuras.
Luz Marina Dulcey
QUE DEBO TENER EN CUENTA
Fijar los objetivos o fines que se persiguen en la celebración de un evento.
Investigar todos los factores al alcance del pasado, presente y futuro, internos y externos, positivos o negativos, que ayuden a efectuar el evento.
Analizar y comparar las diversas alternativas de acción (opciones) que proporcionan las investigaciones y estudios realizados, de modo que se evalúen cada una objetivamente para determinar las que ofrecen los menores riesgos y mayores ventajas.
Luz Marina Dulcey
LA PLANEACIÓN¿COMO SE VA HACER?
Es el curso de acciones por seguir, de modo que se establezcan las reglas , políticas y procedimientos que habrán de orientar los objetivos, la secuencia de las operaciones para efectuarlos y la determinación de tiempo, elementos, presupuestos con que lograrlos.
Luz Marina Dulcey
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN…
PRINCIPIO DE PRECISIÓN: La planeación debe ser precisa detallada .
PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD: Poder realizar cambios imprevistos fuera de control.
PRINCIPIO DE UNIDAD: Diseñar plan para cada acción y coordinar todas entre si .
Luz Marina Dulcey
REGLAS DE LA PLANEACIÓN …
Programa general de trabajo:
Es aquel plan que establece un objetivo y secuencia de acciones y tiempo para realizarlos
Luz Marina Dulcey
REGLAS DEL PROGRAMA GENERAL DE TRABAJO …
1. Se recomienda que en la elaboración del programa estén sus mas cercanos colaboradores para su enriquecimiento.
2. Elaboración de un borrador ante posibles cambios.
Luz Marina Dulcey
3.Los cambios realizados deben ir entrelazados y consecuentes para evitar alteraciones.
4. Cumplimiento de objetivos específicos.
5.El comité organizador debe tener claridad en cantidades, sitios establecidos para el evento, recurso
económico y humano.
6. Ante cualquier eventualidad es indispensable el cumplimiento y la realización del evento, esto demostrará desenvolvimiento y profesionalismo.
Luz Marina Dulcey
¿QUE SE DEBE TENER EN CUENTAPARA PLANEAR UN
EVENTO?1.Claridad en el tipo de evento.2.Egresos.3.Ingresos: cuotas de inscripción o registro, cuotas de acompañantes, subsidios o contribuciones,patrocinios,exposiciones.
Luz Marina Dulcey
PROGAMA GENERAL DE TRABAJOS RUTA CRITICA
NUMERO DE REFERENCIAS
ACCION RUTA
1. Determinación de objetivos
1.1 Objetivo generales
1.2 Objetivos específicos
1.3 Fijación de políticas y procedimientos
1.4 Propuesta y selección de tema, logo
2. Programa
2.1.1 Temática propuesta y selección
2.1.2 Condiciones de invitación
2.1.3 Selección de la sala de sesiones
2.1.4 Reservación y confirmación de sala
2.1.5 Disponilidad de ponentes
2.1.6 Primera invitación formal a ponentes
2.1.7 Segunda invitación a ponentes
2.1.8 Elaboracion de instructivos para el montajeLuz Marina Dulcey
PROGAMA GENERAL DE TRABAJOS RUTA CRITICA
REFERENCIAS ACCION RUTA
2.1.9 Decoración de la sala de sección
2.1.10 Elaboración de reconocimientos
2.1.11 Determinación de servicios de apoyo
2.1.12 pruebas de equipos y audios
2.1.13. Entregas de reconocimientos
2.2 social
2.2 Propuesta y aprobación de lugar, eventos, fecha, hora
2.2.3 Propuesta y aprobación de menú
2.2.4 Elaboracion de presupuestos
2.2.5 Estudio y aprobacion de financiacion, patrocinadores
2.2.6 Carta- invitacion a patrocinador
2.2.7 Agradecimientos a patrocinadores
2.2.8 Asignacion de mesas a VIP’s y protogolo
2.2.9 Ensayos artisticos y presentacionesLuz Marina Dulcey
PROGAMA GENERAL DE TRABAJOS RUTA CRITICA
REFERENCIAS ACCION RUTA
2.2.10. Coordinacion y supervision del evento
2.2.11 Revision y aprobacion de facturas
2.3 oficial
2.3.1 Aprobacion de invitados oficiales
2.3.2 Envio de invitaciones
2.3.4 confirmacion de aceptacion
2.3.5 Elaboracion y designacion de progama de recepcion
2.3.6 Reservacion de habitaciones
3. Promocion
3.1 Prublicidada por medios internos y externos
3.2 Propuesta y aprobacion de medios
3.4 presupuestos
3.5 Diseños publicitarios
3.6 Envio de publicidadLuz Marina Dulcey
LA ORGANIZACIÓN ¿COMO SE VA HACER?
Es la estructuración de acciones y funciones, asignación de jerarquías, para lograr objetivos propuestos con la máxima eficiencia y ahorro.
Luz Marina Dulcey
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
ESPECILIZACIÓN: División limitada de acciones.
UNIDAD DE MANDO: Para cada acción un solo jefe.
EQULIBRIO: Es la combinación autoridad y responsabilidad.
Luz Marina Dulcey
Público beneficiario y asistencia prevista. PresupuestoDestino y lugar de celebración. Conferencistas.Dirigentes o maestros de ceremonia.Recurso humano.Programación .Movilización .
¿QUÉ SE TIENE EN CUENTA A LA HORA DE ORGANIZAR UN EVENTO?
Luz Marina Dulcey
Elaboración de la lista de invitados Envío de las invitaciones Seguimiento y confirmación a dichas
invitaciones Contratación del recurso humano.Contratación de un ambiente musical Decoración del sitio Contratación de transmisiones Micrófonos y atril Telefonía Proyectores etc... Compra de posibles obsequios a los
asistentes Contratación de azafatas y/o intérpretes .
Luz Marina Dulcey
¿Que tipo de acto se quiere realizar?¿ a quién va dirigido?¿ qué objetivo se quiere conseguir? ¿qué fecha sería la idónea?
Luz Marina Dulcey
QUE ES ? …
Primera etapa dinámica, practica u operativa. A su vez es la selección o contratación de los recursos humanos y materiales internos o externos que ejercerán las acciones, con sus debidas responsabilidades y obligaciones
Luz Marina Dulcey
Se dividen en:AEREO:VuelosExpedición de boletos Tarifas Rutas.TERRESTRE: buses carroscamiones
TRANSPORTE
Luz Marina Dulcey
Una agencias de viajes puede elaborar los paquetes de la reunión con todo incluido. Excepto los gastos personales
OBSERVACIÓN: La intervención de una agencia de viajes puede ser amplia y limitada. Como lo quiera el comité organizador
ELABORACIÓN DE PAQUETES INTEGRADOS
Luz Marina Dulcey
A continuación se señalan algunos de los mas solicitados:
Cabinas y equipos de recepción Micrófonos, portátiles y receptores con cabinas de controlPantallasCoordinadorescontratistas
SERVICIOS TÉCNICOS PROFESIONALES
Luz Marina Dulcey
CONCEPTO PERSONAS DIAS
PRECIO UNITARIO IMPORTE
RECEPCION EN AEROPUERTO
EDECANES:3 TURNOS 8hc/u -2 días 6 2 30000 360000
SUPERVISORAS:2 turnos 8h c/u – 2 días
2 2 35000 140000
REGISTRO DE HOTEL
EDECANES: 2 turnos 8 horas c/u – 3 días
8 3 30000 720000
SUPERVISORAS: 2 turnos 8 horas c/u 3 días
2 3 350000 210000
INFORMESEDECANES:2 turnos 8 horas c/u- 4dias 2
4 30000 240000
SALAS DE TRABAJO EDECANES
Sala num. 1-1turno 8 horas 3 días 5 3 30000 450000
Sala num. 2 -1turno8 horas 3 dias 5 3 30000 450000
SUPERVISORAS: 1turno 8 horas 3 días
2 3 35000 210000
Luz Marina Dulcey
Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo.
DIRECCIÓN:
Luz Marina Dulcey
CONTROLEs la recolección, análisis, evaluación y
comparación de datos para el logro de las metas y objetivos preestablecidos.
Luz Marina Dulcey
Consiste en la evaluación y corrección de las actividades del que hacer de los subordinados, para asegurarse de lo que se realiza va de acorde a los planes. En síntesis se trata de una comprobación o verificación de los resultados, contrastados con lo que se planeo previamente.
FUNCIÓN DE CONTROL:
Luz Marina Dulcey