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LA ORDEN DE SERVICIO
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El principal problema que se presenta a nivel interno
en la preparación de los eventos es la coordinación de
los diversos departamentos comprometidos para
dicha actividad.
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Para lo cual, en la mayor parte de empresas hoteleras
se utiliza para este fin, un formato cuya forma cambia
de una empresa a la otra, pero en el fondo comprende
básicamente los mismos elementos e información, así
como también el nombre de dicho documento;
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Orden de Servicio
Orden de trabajo
Hoja de Eventos
BEO (Banquet Event Order)
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Uso y Manipulación
La Orden de Servicio lleva toda la información
necesaria para todas las diversas tareas a coordinar
entre los distintos departamentos involucrados y será
distribuida por el correo interno del hotel o por el
mismo asistente de A&B a la personas o
departamentos involucrados.
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La Orden de Servicio original se ordenará en el archivo
central de la sección de eventos de manera
cronológica y será tratada de la misma manera en las
otras secciones o departamentos.
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS & BANQUETES
Recepción
Housekeeping
Contabilidad
Caja
Cocina
R.R.H.H.
Compras
Steward
Marketing
Mantenimiento
Costos A&B
Bar
Esquema de distribución de tareas e información
Seguridad
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Información principal que contienela Orden de Servicio
1. Responsable de emisión
2. Estado de la Reserva
3. Fecha de impresión
4. Empresa Organizadora
5. Dirección
6. Fecha del Evento
7. Tipo de Evento
8. RUC
9. Contacto
10. Teléfono
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11. Salas reservadas
12. Horario de uso
13. Tipo de evento
14. Número de participantes
15. Tipo de disposición o Set up
16. Servicios de Bebidas
17. Servicios de Comidas
18. Equipos Técnicos
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19. Comentarios
20. Decoración
21. Guardarropa
22. Columna de precios unitarios
23. Columna de precios totales
24. Sello y firma del hotel
25. Confirmación del cliente
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Dicha información deben ser agrupadas de acuerdo al tipo de datos que comprenden. Se recomiendan las siguientes áreas de:
Información de la Orden de servicio misma.
Información global del cliente
Cronograma de salones
Especificaciones de consumo
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Información de equipamiento técnico
Observaciones Generales
Decoración y Guardarropa
Columna de precios
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Ejemplo
Formato Orden de ServicioVer anexo
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Ejemplo
Orden de ServicioDelfines Hotel & Casino
Ver anexo