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9 de junio. Día internacional de los archivos
Innovación tecnológica y gestión documental
MAYO 2016 I Nº 116
1
EDITORIAL
Aspectos del nuevo reglamento europeo de
protección de datos vinculados a la gestión
documental y los archivos. El parlamento europeo ha aprobado y publicado el Reglamento (UE)
2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016,
relativo a la protección de las personas físicas en relación al tratamiento
de datos personales, su acceso y reutilización. Este reglamento, que
actualiza las definiciones y principios en esta materia, deroga las
siguientes directivas europeas: Directiva 95/46/CE de protección de
datos personales y Directiva 2002/58/CE sobre la privacidad y las
comunicaciones electrónicas. Paralelamente, también se han
publicado dos Directivas relacionadas que complementan este
reglamento. En concreto, la Directiva 2016/680, relativa a la protección
de las personas físicas referente al tratamiento de datos personales por
parte de las autoridades competentes y a la libre circulación de de
estos datos y la Directiva 2016/681, que regula la utilización de datos del
registro de nombres de los pasajeros (PNR) para la prevención,
detección, investigación y enjuiciamiento de delitos de terrorismo y de
la delincuencia grave.
En relación al archivo y la gestión de documentos hay que señalar
algunos aspectos en los que este Reglamento que tendrá una
incidencia directa. En primer lugar, y como pasa en la actualidad, esta
normativa no se aplica a las personas muertas (considerando 158).
También hay que destacar, en este mismo considerando, la definición
de un archivo: "Las autoridades públicas o los organismos públicos o
4
privados que gestionan registros de interés público tienen que ser
servicios que están obligados, en virtud del derecho de la Unión
Europea o de la legislación de un Estado Miembro, a adquirir, mantener,
evaluar, organizar, describir, comunicar, promover y difundir registros de
valor perdurable para el 'interés público general y facilitar el acceso1”
Si entramos al contenido del articulado en el artículo 5 hay un primer
elemento destacado en que se precisa que el tratamiento de datos
personales con fines de archivo con interés público, con fines de
investigación científica e histórica o fines estadísticos no se considerará
incompatible con los fines iniciales de procesamiento. Así estos datos se
podrían conservar más tiempo que el previsto en su propósito inicial, sin
perjuicio de la aplicación de medidas técnicas y organizativas dirigidas
a proteger los derechos y libertades del interesado. Una formulación
parecida de conservación con los mismos fines está presente en el
artículo 9 relativo a datos personales sensibles o en el artículo 17 sobre el
derecho al olvido. Indicar que el Reglamento dedica una sección
específica a las garantías y las exenciones aplicables al tratamiento con
fines de archivo en el interés público, con el propósito de la
investigación científica o histórica o con fines estadísticos (artículo 89) en
lo que enumera otros artículos con las excepciones de tratamientos con
fines de archivo con interés público de los artículos 15 (derecho de
acceso del interesado), 16 (derecho de rectificación), 18 (Derecho a
restricciones tratamiento), 19 (obligación de notificación con respecto a
la rectificación o cancelación de los datos personales o la restricción de
tratamiento), 20 (derecho a la portabilidad de los datos) y 21 (derecho
de oposición). Interesando señalar que las excepciones pueden ser
objeto de cumplimiento de lo que se denominan "garantías apropiadas
para los derechos y libertades de las personas afectadas" que en el
articulado toman la forma de "medidas técnicas y de organización".
1 La traducción se ha realizado respetando los términos de la versión oficial en lengua castellana.
5
Estas "garantías apropiadas" se definirán7 en un código de conducta
(artículo 40).
Finalmente, señalar que, entre otros derechos, el ciudadano tendrá que
conocer (artículo 4.2) el plazo de conservación de sus datos personales
o, cuando eso no sea posible, los criterios utilizados para determinar este
plazo.
Así pues, nos parece que en este nuevo contexto normativo en el cual
habrá que informar al ciudadano del plazo de conservación de sus
datos y también la posibilidad, justificada, de conservar datos
personales con fines informativos o históricos, las tablas de acceso y
evaluación documental son unos elementos que avalan esta normativa.
Para acceder al reglamento y las directivas:
https://www.boe.es/doue/2016/119/L00001-00088.pdf
http://eur-lex.europa.eu/legal-
content/ES/TXT/?toc=OJ%3AL%3A2016%3A119%3ATOC&uri=uriserv%3AO
J.L_.2016.119.01.0089.01.SPA
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=DOUE-L-2016-80809
6
NOTICIAS
Joint Statement on Access to State and Local
Records El Council of State Archivists (CoSA), National
Association of Government Archives and
Records Administrators (NAGARA) y la Society
of American Archivists (SAA) hacen una
declaración conjunta sobre el acceso a la
documentación de los gobiernos locales y de
los estados. Remarcan que el acceso está
regulado por ley y que la documentación ha de permanecer accesible
incluso si se ha donado o depositado en una institución privada. La
documentación confidencial se debe salvaguardar, pero el conjunto
debe continuar siendo accesible al público. Para acceder al
documento:
https://www.statearchivists.org/files/5814/5867/9112/Joint_Statement_Ac
cess_to_State_and_Local_Records_Final.pdf
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Destrucción “por error” de un informe del
Senado de los E.E.U.U sobre el uso de torturas
La oficina del inspector general de
la CIA ha informado que destruyó
"por error" su única copia de un
informe exhaustivo del Senado
sobre el uso de la tortura. Este
informe consta de 6.700 páginas y
contiene miles de archivos secretos
sobre el uso por parte de la CIA de los métodos de interrogatorio, como
por ejemplo: el denominado submarino, la privación del sueño y otras
técnicas agresivas usadas en las prisiones denominadas "lugar negro"
por su emplazamiento . Actualmente, hay un conflicto abierto entre el
presidente del Comité de Inteligencia del Senado, Richard Burr, y el
gobierno Obama. El primero se opuso a la publicación del informe
completo en el año 2014, mientras que el Gobierno consiguió hacer
pública el mismo año una versión ejecutiva (500 páginas).
Recientemente, la corte federal de apelaciones ha bloqueado una
iniciativa (de acuerdo con lo establecido en la Ley de Libertad de
Información –FOIA-) para revelar la versión completa del controvertido
informe. El tribunal resuelve que, al ser un documento custodiado
oficialmente por el Congreso, no se aplica la FOIA.
En este contexto, se desarrolla la polémica y las sospechas sobre si la
destrucción del documento ha sido (o no) un mero error por parte de la
Agencia de Inteligencia. Más información en:
https://www.yahoo.com/news/senate-report-on-cia-torture-
1429636113023030.html
http://www.independent.co.uk/news/world/americas/cia-mistakenly-
destroys-copy-of-6700-page-us-torture-report-feinstein-a7034096.html
8
JORNADAS
Jornada sobre l’aplicació pràctica de la Llei de
Transparència Ya se encuentran disponibles el material y las presentaciones de los
ponentes de esta jornada organizada por el Consorci d’Administració
Oberta de Catalunya y que tuvo lugar el pasado día 17 de mayo de
2016. Para acceder:
https://www.youtube.com/watch?v=tvyL0-JORAs
http://www.slideshare.net/consorciaoc
2016 NAGARA Annual Conference Fechas: 13 de julio de 2016
Lugar: Lansing (Estados Unidos)
Más información:
http://nagara.org/meetinginfo.php?id=10&ts=1441126
340
International Congress on Metadata 2016:
"Multidisciplinary trends in the use of metadata" Fechas: De 30 de mayo a 3 de junio de 2016
Lugar: Ciudad de Méjico (Méjico)
Más información:
http://iibi.unam.mx/f/congreso_int_metadatos_2016.pdf
9
PUBLICACIONES
Digital Preservation Training Modules La International Council on Archives (ICA) publica los módulos de
formación para la preservación digital dentro del apartado dedicado a
la difusión de recursos, como son las guías y manuales. Estos módulos
son: Understanding Digital Records Preservation Initiatives, orientado a
proporcionar la información necesaria para desarrollar estrategias y
adoptar medidas prácticas para proteger la integridad de los
documentos electrónicos a largo plazo, y Managing Metadata to
Protect the Integrity of Records, centrado en ofrecer información clave
para determinar los metadatos necesarios para proteger la integridad
de los documentos electrónicos y gestionarlos.
Para acceder a los documentos:
http://www.ica.org/en/digital-preservation-training-modules
UNESCO/PERSIST Guidelines for the selection of
digital heritage for long-term preservation ICA presenta también una guía de
ayuda a las organizaciones para
seleccionar aquellos documentos
electrónicos que pueden ser susceptibles
de conservación permanente. Esta guía
proporciona elementos para llevar a
cabo esta tarea de la manera más
sostenible posible.
Para consultar la publicación:
http://www.ica.org/sites/default/files/persist-content-guidelines.pdf
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ESTÁNDARES
Records and information management
standard Los National Archives of New Zealand
publican el borrador de este estándar que
expone los requisitos mínimos obligatorios
para la gestión de documentos en la
administración pública incluyendo el
estado, escuelas y gobiernos locales.
Durante este mes de mayo la norma ha
estado expuesta a consulta pública para
que los profesionales del sector pudieran presentar sus aportaciones.
La aplicación del estándar des de 2014 por parte del sector público
neozelandés ha planteado cuestiones relevantes sobre su uso, eficacia
y actualidad en el mundo de los archivos tanto actual como futuro. Con
este nuevo estándar, de cumplimiento obligatorio, se consolidan y
simplifican los principios y requisitos actuales. También proporciona un
apoyo más amplio a los archivos y a la gestión documental, mediante
herramientas flexibles que se adaptan a las organizaciones de cualquier
tamaño. Lo acompaña una guía, ‘Implementing the new Records and
information management standard’, para mejorar su comprensión y uso.
Para acceder a la norma:
http://archives.govt.nz/sites/default/files/records_and_information_mana
gement_standard_-_consultation_0.pdf
Para acceder a la guía:
http://archives.govt.nz/sites/default/files/implementation_guide_consult
ation_0.pdf
11
NORMATIVA
Administración electrónica En el BOP de Barcelona de 19 de mayo de 2016
se publica la aprobación inicial de la
modificación de la Ordenanza reguladora de la
Administración electrónica del Consell Comarcal
del Barcelonès.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bo
p2016&05/022016007884.pdf&1
En el BOP de Tarragona núm. 98 de 24 de mayo de 2016 se publica el
edicto de aprobación inicial de la Ordenanza reguladora de la
administración electrónica del Ayuntamiento de l’Argentera
https://www.diputaciodetarragona.cat/ebop/index.php?op=anunci&id
=4513&ebop_any=2016 En el BOP de Barcelona de 24 de mayo de 2016 se publica también el
anuncio de la aprobación definitiva de la Ordenanza municipal
reguladora de la administración electrónica del Ayuntamiento de Teià.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600824
9.pdf&1
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Evaluación En el BOE núm. 120 de 18 de mayo de 2016 se publica la Resolución de
26 de abril de 2016, de la Subsecretaría del Ministerio de Economía y
Competitividad, por la que se autoriza la eliminación de determinadas
series documentales relativas a gestión de recursos humanos.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-4770
Gestión documental y archivo En el DOGC núm. 7122 de 18 de mayo de 2016 se publica el anuncio
sobre la aprobación inicial del Reglamento de funcionamiento del
Archivo Histórico d'Olesa de Montserrat.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=726876&language=ca_ES
Simplificación administrativa En el BOP de Girona núm. 84 de 2 de mayo de 2016 se publica el edicto
de aprobación definitiva de la Ordenanza de simplificación
administrativa para actividades del Ayuntamiento de Santa Cristina
d’Aro. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/84/20168403469.pdf
Transparencia En el DOGC núm. 7111 de 2 de mayo de 2016 se publica el anuncio del
Ayuntamiento de Bell-lloc d’Urgell sobre aprobación inicial de la
Ordenanza reguladora de la transparencia y administración electrónica.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=724740&language=ca_ES
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En el DOGC núm. 7113 de 4 de mayo de 2016 se publica la aprobación
definitiva de la Ordenanza municipal reguladora de transparencia,
administración electrónica, acceso a la información y reutilización del
Ayuntamiento de Moià.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=725150&language=ca_ES En el BOP de Lleida núm. 87 de 6 de mayo 2016 se publica el anuncio de
aprobación definitiva de la ordenanza reguladora de la transparencia
y la administración electrónica del Ayuntamiento de Torà.
https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i
d=2016_87_3116 En el BOP de Barcelona de 9 de mayo de 2016 se publica la aprobación
definitiva de la Ordenanza de transparencia y administración
electrónica del Ayuntamiento de Sant Fost de Campsentelles.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/022016007149.pdf&1 En el BOP de Barcelona de 23 de mayo de 2016 se publica la
aprobación inicial de la Ordenanza municipal de transparencia y
administración electrónica del Ayuntamiento de Caldes de Montbui.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600815
5.pdf&1
En el BOP de Barcelona de 27 de mayo de 2016 se publica el anuncio
de la aprobación inicial de la Ordenanza municipal de transparencia y
administración electrónica del Ayuntamiento d’Avinyonet del Penedès.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/022016008674.pdf&1 En el DOGC núm. 7131 de 31 de mayo de 2016 se publica la aprobación
inicial de la Ordenanza de transparencia y administración electrónica
del Ayuntamiento de Sant Joan Despí.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/
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LICITACIONES
Gestión documental En el BOP de Barcelona de 18 demayo de 2016 se publica el anuncio de
licitación para la adquisición e implantación de una herramienta
integral de administración electrónica para la gestión de los
documentos y trámites del Ayuntamiento de
Esplugues de Llobregat.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fne
w?bop2016&05/022016007868.pdf&1
En el BOE núm. 126 de 25 de mayo de 2016 se publica el anuncio de la
Consejería de Administración Pública y Hacienda de licitación para la
contratación de los servicios de evolución, operación y soporte del
proyecto de Historia Clínica Electrónica (SELENE) y sus integraciones,
cuadro de mando integral e imagen médica del Servicio Riojano de
Salud. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-22554
En el BOE núm. 129 de 28 de mayo se publica el anuncio de licitación
de la Junta de Contratación del Ministerio de Justicia para la recogida y
destrucción de documentación y otros residuos en los Servicios
Centrales del Ministerio de Justicia.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-23310
15
Tratamiento archivístico de documentación En el BOP de Barcelona de 17 de mayo de 2016 se publica el anuncio
de licitación para la contratación del servicio para ejecutar el
tratamiento archivístico de 700 ml de documentación sin transferencia
formal del Ayuntamiento de l’Hospitalet de Llobregat.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600784
9.pdf&1
En el BOP de Barcelona de 26 de mayo de 2016 se publica el anuncio
de licitación de servicios de tratamiento de la documentación de los
archivos municipales de los distritos de Ciutat Vella, Eixample, Les Corts,
Horta-Guinardó, Sant Andreu i Sant Martí en Barcelona.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600860
6.pdf&1
16
http://
Portal PERTTS
Este mes destacamos el portal Program for Electronic Records Training,
Tools, and Standards (PERTTS), creado recientemente por el Council of
State Archivist, asociación americana sin finalidad de lucro que da
soporte a los archivos de los diferentes estados. El objetivo de este
portal es dar respuesta al correcto tratamiento de la documentación
pública en soporte electrónico.
Este portal se estructura en diferentes apartados, entre los que el usuario
puede encontrar módulos formativos, un apartado que profundiza en
determinados aspectos de la gestión documental como es el acceso, la
preservación, las políticas, la transferencia, la seguridad, etc. Finalmente
el portal ofrece guías y recursos web de referencia.
https://www.statearchivists.org/pertts/
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BUTLLETÍ ITGD
El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) es una
publicación de carácter mensual, editada por la Subdirecció General
d’Arxius i Museus. Entre otras materias vinculadas con la gestión
documental y la innovación tecnológica, ITGD ofrece toda una serie de
contenidos relativos a:
- La gestión de documentos electrónicos y su seguridad y
preservación
- La administración electrónica y sus servicios y trámites electrónicos
y aplicaciones informáticas que la hacen posible
- Los diferentes procesos asociados a la gestión de documentos
- El acceso a los documentos y a aspectos relativos a la libertad de
información y a la transparencia administrativa que se deriva, etc.
En los diversos apartados de este boletín se ofrece también una
recopilación normativa sobre la legislación específica; noticias y
artículos de actualidad; actividades, favoritas, etc. Además, ITGD
dedica un editorial a analizar y comentar aspectos relevantes para los
profesionales del sector.
El Butlletí ITGD está disponible en catalán y en castellano y se transmite
de forma gratuita por correo electrónico a todo el mundo que lo pida.
También se puede consultar vía web.
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¿QUIÉNES SOMOS?
La Subdirecció General d’Arxius i Museus, en relación al Sistema
d’Arxius de Catalunya, ejerce entre otras las siguientes
competencias:
- Coordinar la elaboración y ejecución de la planificación
operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i
Patrimoni en el ámbito de archivo y gestión documental
- Coordinar el Sistema de Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius
Comarcals y los Arxius Centrals Administratius de la Generalitat de
Catalunya
- Impulsar y coordinar proyectos de gestión de documentos
relacionados con la aplicación de las tecnologías de la
información y la comunicación.
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SUSCRIPTORES
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rellena el breve formulario que encontrarás
en el siguiente enlace:
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Este envío se ha efectuado porque tus datos de contacto se
encuentran en un fichero automatizado del Departamento de Cultura
de la Generalitat de Catalunya. De acuerdo con las disposiciones de la
Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de
carácter personal, puedes ejercer los derechos de acceso,
rectificación, cancelación y oposición dirigiéndote a la Subdirecció
General d’Arxius i Museus, en la calle Portaferrissa nº. 1 (Palau Moja),
08002 de Barcelona, o mediante la dirección de correo electrónico:
itgd.cultura@gencat.cat
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