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Calculo de Tasa de Retorno de inversión deUn sofware para Control de
Costos de Proyectos:
Presentado por:Jorge Rossini, Director de ProyectosCima Project Management.
Acerca de nosotros
CIMA Project Management Fundación: 2007, Santiago de ChileEmpleados: 32Clientes Corporativos: más de 100Presencia: Chile, Perú, Brasil y Ecuador
Representaciones:
Master Reseller
Principales Clientes
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Planificación de Capital
Gerenciamiento de Portfolio
Control de Costos de Proyectos
Gerenciamiento de Valor Ganado
Planificación de la Fuerza Laboral
Medición de Progreso
Estimación
Gerenciamiento de Paradas y Mantenimiento
Soluciones Principales
Plataforma Corporativa Planificación y Control
WBS & WBS StatusPresupuesto / Costo
EVM IntegradoReportes Consolidados de
PerformancePresupuesto & Forecasts
ComprometidoGerenciamiento de Cambios
Transformación de DatosVistas Históricas
Transac./Vistas de Auditoria
Proyecto/WBSFechas
Carga de Recursos (unid & costos)- Línea Base
- Actual- Remaneciente
ActividadesRecursos
Códigos (activity, resource, project)
Porcentaje completado
8
ProjectosWBS/Activity Networks
Costos ActualesTimesheets
OC y Contratos
Escenario Típico de Integración
Otros Sistemas
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Objetivos Primarios Mejorar la previsibilidad proyecto Minimizar los costos del proyecto
Mejorar la eficiencia a través de la automatización y la integración
Apoyando Objetivos Asegurar la integridad de datos
Aumentar la visibilidad en toda la cartera de proyectos Implementar normas para garantizar el cumplimiento corporativo
Facilitadores Fácil de usar (como Excel)
Fácil de configurar y apoyo integral. (Configure para toda la organización y que sirva para toda ella también)
Porque adoptar EPC?
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Madurez en Control de Proyectos
CUSTOMERS
Project Directors Project Audit
NIVEL 1 DE MADUREZ – Reporte de Costos
Project Manager
Portfolio Managers
Fianzas y ContabilidadCompras
ClienteContratistas Reporte de Costos
Centro de CostosCirculo de Influencia
Cuestiones:Consumo de Tiempo
Alto índice de error humano
Limitaciones físicas
Diferentes versiones con errores
Vistas restringidas
Pobre estandarización
Pobre soporte de auditoria
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Excel en nivel de madurez 1/2
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Change Management not integrated with
reported Forecast
Gerenciamiento de Cambios no
integrado con Forecast
Forecasting no integrado
EVMS not integratedEVMS no integrado
No hay alimentación automática de lo que acontece en campo sobre horas y costos
Demasiados links sin contemplar…
CVA no automatizado
Demasiadas entradas
manuales…
Reconciliación no automática
Herramientas de Control de Costos M1/2
Focalizar en Derrumbando Silos
Aquí quiero medir la performance por disciplina. Generalmente trabajamos por disciplina y por eso abrimos los diferentes paquetes de trabajo y creamos nuestra baseline por disciplina.
1) A pesar de tenerlo por disciplina el sector de compras decide hacer una Orden de Compra y crea solo una línea por el total de las disciplinas. Típico del sector de Compra hacer el esfuerzo mínimo.
El contratista con la misma visión que la gente de planificación va querer medir su performance por disciplina. De esta forma puedo saber donde puedo estar mal y actuar en consecuencia.
El problema radica en que el sector de cuentas a pagar no precisa tampoco de abrir por disciplina y lo toma como suma alzada solicitando una factura por solo 1 línea.
Eso hace que internamente se tenga que llevar la información en paralelo para poder controlar los costos y el avance físico.
Es aquí donde deberíamos actuar y pedir para compras abrir el contrato por ítem o por disciplina y a su vez pedir la facturación al mismo nivel de detalle.Esto es organización y es donde deberíamos comenzar a trabajar para mejorar los procesos.
Pasos para el Calculo de TIR
1) Mapear la cantidad de gente envuelta en gerenciamiento de proyectos.
El primer paso será hacer un levantamiento de todas las personas que trabajan en gerenciamiento de proyectos.
Directas
Indirectas.
Terceros
2) Dividir las personas por proceso de negocio dentro de los proyectos
Ejemplo:
Estudios previos de escenarios
Estimación
Pasos para el Calculo de TIR
Generación de reportes para aprobación
Aprobación de presupuesto
Control de información a extraer del ERP (Compras y Contratos)
Control de información a extraer del ERP (pagos)
Emisión y actualización de planillas Excel
Consolidación de información
Preparación de Reportes diarios, semanales y mensuales.
Simulación de escenarios
Control de información que viene de Contratistas.
3) Valorización de cada proceso.
Para la valorización se tomara el total por persona de:
Salario de total
Cargas sociales (incluyendo despido y vacaciones)
Bonificaciones de fin de año
Costo Empresa (Notebook , puesto de trabajo, etc)
El total del ítem 3 se multiplicara por 12 meses.
4) Calculo del retorno
Que sería total del ítem 3 dividido el total de la inversión en software + implementación.
Pasos para el Calculo de TIR
Que es lo que la TIR no mide
Hay costos de oportunidad que en muchos casos no se pueden valorar.Ejemplo de esto son:
Calculo de tendencia mediante la metodología de EVM Costo de oportunidad en EPC para iniciar reclamos ante Clientes Finales Mejor preparo ante reclamos de Contratistas en Owners Mejor preparo para reuniones de proyectos teniendo todo en un solo lugar Flujo de caja proyectado (Económico y Financiero) mas exactos Eliminar la duda de que versión de archivos estamos trabajando. Posibilidad de estandarizar el gerenciamiento de proyectos. Evitar silos de información Evitar manipulación de información 90% del tiempo buscando información y 10% Analizándola
Ejemplos de cálculos en Clientes
Retorno calculado en una EPC mundial:
Total 2 personas por proyecto Actualmente 375 proyectos Proyectos en 15 países Sucursal en 7 países Utilizan Primavera y MSP para cronograma Excel para Estimación y Control de Costos ERP SAP
Calculo total de personal en 1 año: U$ 18.000.000 Inversión software + implementación: U$ 1.600.000 (Venta + Estimación +
Costos) Retorno de inversión: Aproximadamente 1 meses
Ejemplos de cálculos en Clientes
Retorno calculado en una EPC Grande:
Total 2 personas por proyecto Actualmente 35 proyectos Presencia en 3 países Utilizan Primavera para cronograma Excel para Estimación y Control de Costos ERP SAP
Calculo total de personal en 1 año: U$ 1.260.000 Inversión en software + implementación: U$ 600.000 (Costos) Retorno de inversión: Aproximadamente 6 meses
Ejemplos de cálculos en Clientes
Retorno calculado en una EPC Mediana Grande
Total 3 personas por proyecto Actualmente 28 proyectos Presencia en 5 países Utilizan Primavera y MSP para cronograma Excel para Estimación y Control de Costos ERP Oracle
Calculo total de personal en 1 año: U$ 1.512.000 Inversión en software + implementación: U$ 700.000 (Estim + Costos) Tasa de retorno de inversión: Aproximadamente 6 meses
Ejemplos de cálculos en Clientes
Retorno calculado en una Minera
Total 4 personas por proyecto (weekly) Actualmente 4 proyectos Utilizan Primavera Excel para Estimación y Control de Costos ERP Ellipse
Calculo total de personal en 1 año: U$ 960.000 Inversión software+implementación: U$ 380.000 (Costos) Tasa de retorno de inversión: Aproximadamente 5 meses
Ejemplos de cálculos en Clientes
Retorno calculado en una Minera
Total 3 personas por un proyecto (weekly) Actualmente 1 proyectos de 6 bi. Utilizan Primavera Excel para Estimación y Control de Costos ERP Ellipse
Calculo total de personal en 1 año: U$ 144.000 Inversión software + implementación: U$ 480.000 (Costos) Tasa de retorno de inversión: Aproximadamente 3 años
Ejemplos de cálculos en Clientes
Retorno calculado en una empresa de Oil & Gas (Perforación)
Total 1 personas por proyecto Actualmente 24 proyectos de perforación Utilizan Primavera Excel para Estimación y Control de Costos ERP SAP
Calculo total de personal en 1 año: U$ 1.152.000 Inversión software + implementación: U$ 380.000 (Costos) Tasa de retorno de inversión: Aproximadamente 4 meses
1) Las empresas ven la inversión en software como un gasto y no analizan su potencial como una inversión.
2) El trabajo en Excel es agotador, inseguro e ineficiente.
3) Mas tiempo buscando que analizando y encima manipulado.
4) La mayor parte de la gente no sabe que gerenciar un proyecto es predecir el futuro y eso es lo que mejor hacer un software de control de costos.
5) La capacidad de repago es muy rápida sin contar los beneficios intangibles.
6) Única forma de trabajar en forma estandarizada, especialmente en empresas que se encuentran en distintos países , con culturas totalmente diferentes
7) La presión por resultados con las comodities de minería bajando de precio así como el barril de petróleo hacen que el análisis de reducción de costos sea algo imprescindible y la búsqueda por un software de costos algo imprescindible.
Definitivamente con un ejercito de gente buscando información no lo voy hacer
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Resumen
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