Secretario de Club

Papel, responsabilidades y tareas

¿Qué aprenderé en este curso?

• Conocerá las responsabilidades del secretario del club según indica la política de la

Asociación Internacional de Clubes de Leones● Sabrá cuáles son las responsabilidades del cargo● Podrá cumplir con las tareas relacionadas con la secretaría del club

• Podrá identificar los recursos que hay disponibles para ayudar con el cargo de secretario del club

• Reconocerá las expectativas de liderato del cargo de secretario de club

• Podrá presentar a tiempo los informes necesarios

Al término de este curso……

Si ya ha tomado este curso con anterioridad y desea examinar una sección específica, haga clic aquí:

¿Cuál es el papel del Secretario del Club?

El secretario del club es un dirigente electo del club cuyo papel, como punto clave de comunicación del club, es muy importante para el éxito presente y futuro del club.

¿Papel del Secretario del Club?

El secretario del club es también miembro de la junta directiva del club.

¿Quiénes forman parte de la Junta Directiva?

• La Junta Directiva consta del:

• y todos los demás vocales electos

• coordinador de club filial

• vocal del comité de socios,• tuercerrabos,

• domador,• tesorero,

• secretario,• vicepresidente(s),

• próximo pasado presidente,• presidente del club,

Papel del Secretario del Club

El cargo de secretario del club está bajo la supervisión y dirección del presidente del club y de los demás miembros de la junta directiva.

Este cargo constituye un papel de apoyo fundamental dentro del club.

Papel del Secretario del Club

El secretario de club es el vínculo clave de comunicación entre el club, el distrito y la asociación.● Toda la correspondencia, que entra y sale del club,

pasa por manos del secretario.

Papel del Secretario del Club

• ‘Toda la correspondencia’ incluye las preguntas del público, la correspondencia con el distrito y la oficina internacional, los anuncios a los socios del club y otros tipos de correspondencia.

Prueba sobre el papel del secretario

El secretario del club es el vínculo clave de _____________ del club.

León Dirigente

Información ComunicaciónComunicación

Prueba

El presidente tendrá que informar al secretario de lo que ocurra en las reuniones con la Junta Directiva, ya que el secretario no es miembro de la misma.

VERDADERO FALSO

El secretario del club es miembro de la junta directiva y está obligado a asistir a las reuniones.

FALSO

Prueba sobre el papel del secretario

El cargo de secretario de club queda bajo la supervisión del:

Presidente y Tesorero

Presidente y Junta Directiva

Socios y Leos

Domador y Tuercerrabos

Presidente y Junta

Directiva

Miembro del Comité Consultor

El secretario del club coopera con, y sirve como miembro activo del, comité consultor del gobernador del distrito de la zona en la que esté ubicado el club.

Miembro del Comité Consultor

– Asistirá a las reuniones de zona o región del comité – Ayudará en la elaboración de informes en

preparación para las reuniones del comité consultor– Ayudará con los preparativos si el club es elegido

sede de una reunión de zona

Este nombramiento significa que el secretario:

Correspondencia (Comunicación)

Puesto que el secretario es el vínculo clave de comunicación, la comunicación constante y eficiente es fundamental.

● El secretario del club es el dirigente a cargo de responder todas las solicitudes y peticiones.

Correspondencia (Comunicación)

El secretario del club debe reunirse con el presidente del club al comienzo de su gestión para determinar cómo se responderá, mantendrá y notificará la correspondencia.

Nota:

Correspondencia (Comunicación)

Es importante contestar la correspondencia de manera inmediata, rápida y adecuada.

*El secretario del club es el dirigente a cargo de responder todas las solicitudes y peticiones.

Correspondencia (Comunicación)

Es importante contestar la correspondencia de manera inmediata, rápida y adecuada.

*El secretario del club es el dirigente a cargo de responder todas las solicitudes y peticiones.

● Inmediata – El secretario del club debe determinar, con el presidente del club, un marco de tiempo para contestar la correspondencia. Cuando se retrasan las respuestas, pueden perderse oportunidades y los clubes pueden parecer desorganizados o faltos de formalidad.

Correspondencia (Comunicación)

• Rápida – el secretario del club está a cargo de los informes y otras comunicaciones con plazos y requisitos. La falta de comunicación rápida puede llevar a cambios en el estado del club y a que se pierdan oportunidades para que el club pueda participar o ser reconocido.

Es importante contestar la correspondencia de manera inmediata, rápida y adecuada.

*El secretario del club es el dirigente a cargo de responder todas las solicitudes y peticiones.

Correspondencia (Comunicación)

• Adecuada – todas las comunicaciones fuera del club deben ser profesionales y usando el lenguaje adecuado. Al escribir acerca de un asunto legal o estatutario debe usarse la cita exacta de los estatutos y reglamentos correspondientes.

Es importante contestar la correspondencia de manera inmediata, rápida y adecuada.

*El secretario del club es el dirigente a cargo de responder todas las solicitudes y peticiones.

Correspondencia (Comunicación)

– La organización es muy importante para el papel de secretario del club ya que es el centro de información de recursos del club.

– La forma en que se organizará la comunicación se decidirá al comienzo de la gestión, discutiéndolo con el presidente o los dirigentes del club.

Una parte muy importante del papel del secretario del club es mantener organizada la comunicación escrita.

Correspondencia (Comunicación)

Está probado que mantener la correspondencia del club en un archivo es una forma eficaz de mantenerse al corriente de las comunicaciones durante todo el año.

Nota:

Correspondencia (Comunicación)

– Proporcionar copias de toda la correspondencia al presidente

• Al comienzo de la gestión discutir la correspondencia de rutina y lo que puede responderse sin el aporte del presidente.

– El presidente adoptará medidas posteriores si las considera necesarias

• El presidente puede pedir al secretario que responda de su parte o el presidente puede contestar personalmente

Al trabajar con el presidente o responder las comunicaciones debe:

Correspondencia (Comunicación)

– El curso del Centro Leonístico de Aprendizaje, Relaciones Públicas es un curso excelente para aprender acerca de los comunicados de prensa y demás correspondencia.

• El secretario del club también puede ayudar con las relaciones públicas del club.

Solicitudes

Reuniones

Preguntas

Presupuestos

Comunicación organización

Prueba sobre correspondencia

El secretario del club es el dirigente a cargo de:

Solicitudes Preguntas

Comunicación ORganización

Toda la correspondencia debe contestarse de

manera:

Prueba sobre correspondencia

Demorada

Adecuada

Inmediata

Breve

Rápida

Seleccione las palabras que completan la frase:

Inmediata

Adecuada

Rápida

Informal

Prueba sobre correspondencia

Trabaje con el ______ para decidir cómo se responderá la correspondencia.

Tuercerrabos Presidente

Jefe de ZonaVocal del Comité de Socios

Presidente

Informes

El secretario del club es responsable de completar y presentar los informes. Es también responsabilidad del secretario del club conocer los plazos para los informes y asegurarse de que se remitan a tiempo.

Informes

– Informe Mensual de Movimiento de Socios – Informe de Actividades (A-1)– Informes según especifica la asociación

• Informe de socios fundadores• Formulario de traslado de socio

Los informes de los que el secretario del club debe ser consciente son los siguientes:

Informes

– Informe de los Dirigentes del Club (PU-101)– Informe de individuos electos, por ejemplo

delegados y suplentes de la convención– Nómina del club– Presentar al gobernador de distrito los informes que

solicite• Incluye copias de los informes mensual de movimiento

de socios y anual de actividades

– Solicitud del Premio Presidente de Club por Excelencia

Informes adicionales:

Informes

– Necrología - informe de la muerte de un socio– Informes orales (breves, objetivos y concisos)

• Según especifique el presidente del club

Algunos informes se preparan cuando se necesitan

Informes

– El informe mensual de movimiento de socios informa de los cambios de afiliación en el club durante el mes. Esto incluye la ganancia y pérdida de socios

• Los clubes que presentan dicho informe en línea, a través del sistema WMMR, deben introducir las transacciones antes del último día del mes en curso.

• Los clubes que remiten los informes de movimiento de socios impresos, MMR, deben enviarlos a la oficina internacional no más tarde del día 20 del mes en curso.

• Informe Mensual de Movimiento de Socios

Informes

– Es responsabilidad del secretario del club mantenerse al corriente de las actividades del club.

– Esta información se remite a través del WMMR

• Informe Mensual/Anual de Actividades (A-1)

Informes

– Los nuevos clubes tienen un plazo de 90 días a partir de la fecha de constitución para añadir nuevos socios fundadores.

– Use el Formulario de Socios Fundadores para informar sobre los nuevos socios fundadores o la baja de socios fundadores durante este período.

– Los socios que se unan al club transcurrido este plazo deben informarse como socios ordinarios usando el Informe Mensual de Movimiento de Socios.

• Formulario de Socios Fundadores:

Informes

– Para que se complete el traslado deben tener lugar dos actividades, la baja de un club y la transferencia a otro.

– Primero tiene que darse la baja de un club; y a continuación el traslado a un nuevo club.

• Formulario de Traslado de Socio

Informes

– El secretario del club es responsable de informar las bajas y traslados en los informes respectivos (MMR o WMMR). El envío del formulario de traslado a la oficina internacional no garantiza el traslado del socio.

• Formulario de Traslado de Socio

¿Qué es el WMMR y cómo lo usa el secretario del club?

• El sistema de Informe Mensual de Movimiento de Socios en la Web (WMMR) es un sistema en línea que permite la actualización de la afiliación de una manera fácil y conveniente.

● LCI alienta el uso de WMMR y ofrece una Guía completa de referencia de WMMR

Informes de WMMR

– Vaya a la página de inicio de LCI y seleccione “Remitir informes” en la esquina superior derecha.

– También hay disponible ayuda con la contraseña y acceso.

• Para acceder al sitio WMMR y a los enlaces a las guías de referencia:

Informes

– Este formulario se usa para informar los nombres y direcciones de los nuevos dirigentes electos del club a la oficina internacional

• Debe remitirse a la oficina internacional inmediatamente después de las elecciones del club en abril

• La fecha límite para su presentación es el 15 de mayo

● Formulario de Informe de Dirigentes del Club (PU-101)

Informes

– Identifica a todos los socios del club y sus datos– La información debe mantenerse actualizada

• Nómina del club

Informes

– Hay repercusiones para el club si no se presentan a tiempo los informes

• Efectos potenciales para ganar el Premio Presidente de Club por Excelencia

• El estado del club puede cambiar y existe la posibilidad de que el club se cancele

Es importante que los informes se presenten a tiempo.

Informe Administrativo del Club

Informe Estándar del Distrito

Informe de Actividades

Nómina del club

Informe de la Reunión de Traslado

Prueba sobre informesSeleccione los informes de los que el secretario debe ser consciente:

Informe de Traslado de Socio

Informe de Dirigentes del Club

El traslado de un socio puede completarse en un paso.

Para que el traslado sea completo, el socio debe ser dado de baja de un club y luego trasladado a otro club.

Prueba sobre informes

VERDADERO FALSO

Use el WMMR para el informe:

Prueba sobre informes

Mensual de Movimiento

de Socios

Traslado de Socio

Informe deActividades

Informe Oral

Delegados electos

¿Qué informes puede remitir el secretario usando el WMMR?

Mensualde Movimiento

de SociosActividades

Trasladode Socio

Un club puede determinar las fechas límite para remitir los informes.

Los informes con una fecha límite fijada por la oficina internacional, tienen que remitirse en el plazo establecido. Hay repercusiones para los clubes que no remitan los informes a tiempo.

Prueba sobre informes

VERDADERO FALSO

Registros

Además de dar seguimiento a la correspondencia, el secretario del club también tiene que custodiar y

mantener los registros generales del club.

Registros

Un ejemplo de los registros del club que deben mantenerse son las actas de las reuniones, ya que pueden ser solicitadas.

Registros

– Correspondencia (toda)– Premios y prendedores– Reuniones y actas del club– Informe Mensual de

Movimiento de Socios

– Cuotas y facturas– Boletines informativos– Nómina del club y datos

de los socios

El secretario del club debe mantener carpetas o archivos electrónicos de los registros siguientes:

– Informe de las Actividades del Club

Registros

– Nombramientos a comités y elecciones– Datos de los socios, incluidos los números de

teléfono y direcciones– Suministros para el club

• Tarjetas y papelería de los socios

Otros registros que el secretario del club debe mantener incluyen:

Una de las responsabilidades más importantes del secretario es establecer un sistema de archivo bien organizado.

Registros

– Al comienzo del año, el presidente y el secretario discuten cómo se mantendrán los registros.

• El mantenimiento de registros debe ser simple y lógico para poder recuperar fácilmente los registros cuando haya que actualizarlos o examinarlos.

Prueba sobre registros

Premios

Suministros

Actas de reuniones

¿Cuáles de los siguientes son los registros de los que debe ser consciente el secretario del club?

Intercambio de prendedores

Actas de reuniones

Premios

Música

Boletines informativos

Suministros

Boletines informativos

El secretario del club debe discutir con el presidente del club un sistema de archivo para los registros antes de que comience el año.

Para mantener el club organizado, el secretario y el presidente del club deben reunirse para discutir cómo se mantendrán los registros del club.

Prueba sobre registros

FALSOVERDADERO

Reuniones

El secretario del club es parte integral de las reuniones del club, tanto en su preparación como

durante las reuniones.

Reuniones

– El orden del día debe ser preparado con antelación y distribuirse entre los socios antes de la reunión.

– El presidente del club tiene la última palabra sobre el orden del día.

El secretario, junto con el presidente, crea los órdenes del día

Reuniones

– Un orden del día general incluye (pero no está limitado a)

• La aprobación del acta de la reunión previa• Comentarios del presidente• Correspondencia recibida• Informes del secretario y o tesorero• Asuntos en general

Al crear los órdenes del día, hay que tener en cuenta que variarán dependiendo de la reunión.

Reuniones

– Notificar a los participantes la hora y lugar de la reunión

– Tomar nota de la asistencia y los premios presentados

– Registrar las actas durante las reuniones del club

El secretario también es responsable de:

Reuniones

– Usar el lenguaje y documentación adecuados para garantizar que las actas sean fieles

– Preparar el acta de la reunión tan pronto como sea posible una vez concluida la reunión

• Los dirigentes deben examinar el acta completa• Una vez examinada, se debe enviar el acta con

prontitud a todos los socios– Archivar una copia del acta

Al registrar las actas de las reuniones hay que:

Prueba sobre reuniones

Asuntos en generalInforme del tesoreroAprobación del acta anteriorLectura de actas Correspondencia recibida

Indique si cada uno de estos puntos debe estar incluido en el orden del día de la reunión del club.

No incluir en el orden del día

Incluir en el orden del día

El secretario tiene la última palabra sobre los puntos del orden del día.

El presidente del club tiene la última palabra sobre el orden del día y puede hacer cambios en las decisiones ejecutivas durante las reuniones.

Prueba sobre reuniones

VERDADERO FALSO

Las actas de las reuniones deben:

Prueba sobre reuniones

Contenerlenguaje

adecuado

Tener membrete de los Leones

Estar censuradas

ser atractivas

Prepararsecon prontitud

Seleccione las palabras que completan la frase:

Contenerlenguaje

adecuado

ArchivarsePrepararse

con prontitudArchivarse

Cuotas

El secretario del club trabaja con el tesorero del club y ayuda en la colecta de las cuotas

del club.

Cuotas

– Son los estados de cuenta trimestrales o semestrales.

– Tras la colecta, entrega el monto de las cuotas al tesorero del club y obtiene un recibo.

Junto con el tesorero del club, organiza y envía a los socios los avisos sobre las cuotas y otras obligaciones financieras que se deben al club.

El secretario del club es responsable de colectar las cuotas.

El tesorero del club es responsable de colectar las cuotas. El secretario trabajará con el tesorero para enviar los avisos y ayudar con la colecta.

Prueba sobre cuotas

VERDADERO FALSO

Liderato

En su calidad de dirigente del club, los socios del club recurren al secretario para obtener

consejos, información y ayuda para resolver problemas.

Liderato

• Es importante que un dirigente en un puesto de liderato se comunique de manera efectiva.

• En el sitio Web de Lions Clubs International hay disponibles cursos para aprender habilidades de liderato y comunicación:– Curso de Liderato– Curso de Relaciones Públicas

Liderato

Prueba sobre liderato

Instrucciones

Resolución de problemas

Información

Consejos

Creatividad

Selecciones las palabras que correspondan para completar la frase.

Información

Consejos

Resolución de problemas

En su calidad de dirigente, se recurre al secretario para __________, __________, y __________.

Recursos

Durante el año, el secretario puede tener preguntas o considerar que necesita

orientación para ser eficaz en su papel.

Recursos

– Socios del Club de Leones• Ex secretarios o secretarios de otros clubes • Dirigentes del club • Asesor Distrital de Liderato

Algunos de los recursos que el secretario del club tiene a su disposición son:

Recursos

– Publicaciones • Modelo Oficial de Estatutos y Reglamentos de Clubes

de Leones (LA-2) – (Otros estatutos relevantes)

• Manual de los Dirigentes de Club• Directorio distrital de dirigentes de otros clubes• Catálogo (Suministros para Clubes)• Archivos del club

El secretario del club también puede recurrir a las publicaciones para encontrar respuestas a las preguntas que pueda tener.

Prueba sobre recursosLos socios del club de Leones pueden ser un buen recurso para el nuevo secretario del club. ¿Cuáles serían potencialmente los más útiles?

Jefe de zona

Ex secretarios del club

Dirigentes del club

Presidente Internacional

Asesor distrital de liderato

Recuerde

Como explicamos, el cargo de secretario es un cargo fundamental en el club. Para ser un secretario de club eficaz, recuerde:

Recuerde:

• Estar familiarizado con cada una de las publicaciones siguientes:● Manual de los Dirigentes de Club● Modelo Oficial de Estatutos y Reglamentos de

Clubes de Leones (LA-2)● Modelo Oficial de Estatutos y Reglamentos del

Distrito (LA-4)● Estatutos y Reglamentos Internacionales (LA-1)

Recuerde

• Remitir los informes a tiempo • Mantener actas y registros de asistencia fieles• Enviar avisos de las reuniones• Prepararse para y asistir a reuniones de zona

• Estar bien organizado

Recuerde

• Compartir con el club la información que se reciba del distrito, distrito múltiple, la oficina internacional o la Fundación Lions Clubs International.

• Pedir prendedores y carpetas para los nuevos socios

Fin de la gestión

Una vez que termina su gestión de un año como secretario, ayudará al nuevo secretario a comenzar el año. Antes de que tenga lugar la

transición, hay algunos puntos finales que deben completarse.

Fin de la gestión

• Prestar, en favor del club, una caución para garantizar el manejo de los fondos, en la suma y en la institución de fianzas que la Junta Directiva señale

• Cerciorarse de que se hayan presentado todos los informes

• Examinar la precisión y colocación de los registros

Fin de la gestión

• Transición al equipo del año siguiente

• Solicitar el Premio Presidente de Club por Excelencia

• Mantener registros fieles de los premios y solicitudes de premios

Una vez terminado el curso, usted…

• Conocerá las responsabilidades del secretario del club según indica la política de la Asociación Internacional de Clubes de Leones

● Sabrá cuáles son las responsabilidades del cargo● Podrá cumplir con las tareas relacionadas con la secretaría del club

• Podrá identificar los recursos que hay disponibles para ayudar con el cargo de secretario del club

• Reconocerá las expectativas de liderato del cargo de secretario de club

• Podrá remitir a tiempo los informes necesarios

¿Hay alguna sección del curso que desee revisar?

• Papel del Secretario del Club• Miembro del Comité

Consultor• Correspondencia• Informes• Registros• Reuniones

• Cuotas• Liderato• Recursos• Recuerde• Fin de la gestión