Organización de eventos incorporando capacidades 2.0, Social Media y Cloud

(Low Cost Tecnology)

Organización de eventos incorporando capacidades 2.0, Social Media y Cloud

(Low Cost Tecnology)

http://www.flickr.com/photos/simon_and_you/1062318106

Iñaki Lázaro y J. Javier Agote

inakilazaro@gmail.com y josejavier.agote@strelia.es

http://twitter.com/ilazaro // http://twitter.com/streliats

Hastag propuesto en twitter: #SMCloudeventos

(1) Explicar cómo se puede realizar la gestión / organización/realización de un evento utilizando las soluciones 2.0 Social Media y Cloud y gastar menos de 100€ en todas ellas.

(2) Conocer las soluciones 2.0, social media y cloud, que pueden emplearse en la promoción y realización de un evento

(3) Conocer las actividades que pueden desarrollarse y en que herramientas nos podemos apoyar en todas las fases requeridas dela organización de un evento

El tiempo necesario para lanzar un evento puede reducirse a días frente a las formas tradicionales.

Mutualismo.org

He tenido una idea

Vamos hacer un evento promoción para presentar nuestras soluciones

Antes de fin de mes. 15 días.

Presupuesto? 100 €.

Antes de fin de mes. 15 días.

Agenda

Ponencias

Encuesta

Convocatoria Publico Objetivo

Seguimiento

Asistentes

Tiempo

DifusiónEntorno operativo

Logística

Antes de fin de mes. 15 días.

Antes de fin de mes. 15 días.

Puedo apoyarme en Social Media y Cloud Computing para realizar el evento en 15 días?

Especificar el Objetivo, formato del evento

Publico objetivo, agenda y ponentes, fuentes de datos

Difusión y seguimiento convocatoria

Logística

Seguimiento oportunidades

Tareas a definir

Definir la estructura de la agenda

Invitar y coordinar con los ponentes

Recopilar el material que los ponentes van a exponer

No olvidar de tener un plan B, para los ponentes

Segmentar el publico objetivo, fuente de datos y estructurar la convocatoria

Difusión del evento, y al publico objetivo? Prensa, e-mail, radio, sms, telemarketing.

Como realizar un seguimiento activo de la convocatoria, apuntados, confirmaciones, rechazados, no contestan?

Material de recepción de los invitados, (ENCUESTA)

Coordinar, desplazamientos, alojamientos de los ponentes

La sala y el material necesario para la ponencia: proyector, portátiles, videos, pizarra, micros, mesas.

Control de bienvenida y agape o café de intermedio (Networking)

Grabación en video del evento.(Streaming)

Que no se nos olvide el agua del ponente

Atentos a recoger la encuesta

Controlar los asistentes

Poner accesible el material de las ponencias al publico asistente

Seguimiento a los asistentesAgradecimiento por la asistenciaRe-contactar con los mismos para

analizar interésGestionar visitas

Caso práctico:Gestión de evento  incorporando capacidades 2.0 

(Social Media, SaaS, Cloud Compunting)

Iñaki Lázaro Marketing online en Strelia

www.strelia.es

Fases en producción y marketing:

1.1 Recogida de información1.2 Análisis de recursos2 Flexibilidad, plazos, publicación

3.1 Pruebas realistas (pre‐producción)3.2 Ejecución, puesta en marcha. Producción 4 Logística online

5.1 Valoración y seguimiento5.2 Post producción5.3 ¡Aquí no termina!

Desde el punto de vista del cliente:

1. Especificar el objetivo y formato del evento2. Publico objetivo, agenda y ponentes, fuentes de datos 3. Difusión y seguimiento de la convocatoria4. Logística5. Seguimiento y oportunidades

En Noviembre de 2010 surge la oportunidad de organizar un  evento  para  dar  a  conocer  el  mundo  del  Cloud Compunting de forma presencial.

El  evento  hay  que  difundirlo  al  mayor  número  de personas interesadas en este ámbito.

Hay  que  organizarlo  TODO  (comunicación,  registro, programa, producción…) en menos de 15 días.

1.1 Recogida de información

1.2. Análisis de recursos

Y con los recursos disponibles…

2. Flexibilidad, plazos, publicaciónHerramientas centralizadas, flexibles, económicas:

2.1 Colaboración en contenidos

2.1 Google Docs

2.2 El contenido y su publicación online

(pre‐producción)3.1 Pruebas realistas

Elaboración de landing page y campañas online

3.2 Ejecución, puesta en marchaCon el plan y los recursos necesarios…

Creación programa (aviso  ponentes y recogida de datos)

Presentación del programa y registro (landing page) 

Comunicación  del  evento  y  envío  de  invitaciones 

Apoyo en Social Media

Apoyo en Cloud Compunting 

4. Logística online: Difusión en Social Media

4. Logística online: Evento en facebook

4. Logística online: Evento en LinkedIn

5.1 Valoración y seguimiento

Strelia Cloud Testing Center5.2 Post producción

Reducción de costes de operaciónPredictibilidad del costeAumento de la flexibilidadIncremento de la productividadMejora de la competitividad globalContinuidad del negocioSostenibilidad

Observatorio y  laboratorio tecnológico para  la  identificación, de soluciones Low‐cost technology que permitan:

SaaS: Software as a Service

Costes del marketing del evento

Resultados

Eskerrik asko

Presentación disponible online en:http://www.slideshare.net/streliats/strelia-casoprcticogestinevento-v200