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Cómo Optimizar el Proceso de Abasto y Cuentas por Pagar con la solución Ariba y Ariba NetworkRodrigo Moya / Ariba Value Engineering27 Octubre 2015 – Ariba Commerce Summit, Mexico City
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Agenda
• Desafíos en Abasto y Cuentas por Pagar• La Solución SAP Ariba• Beneficios de Negocio• Por qué SAP Ariba
Desafíos en Abasto y Cuentas por Pagar
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Más del 60% de CEO esperan que del 15 al 50% del aumento de ganancias de los próximos cinco años provenga de las innovaciones de empresas basadas en la tecnología. –Estudio de McKinsey, 2013
1980 1990 2000 2010 2020+-1970
USD 8 mil millones se intercambian a través del comercio electrónico anualmente
2 veces el aumento del uso esperado informados por ellos mismos de redes B2B en 12 meses
25% del volumen del comercio electrónico se realiza a través de redes de negocios ”“
Correo Teléfono Fax EDI Vans
Conexiones directas
Correo electrónico
@
Portal corporativo
Soluciones de un solo proceso
Redes empresariales
COMUNICACIONES MANUALES
PRIMERAS COMUNICACIONES
ELECTRÓNICASCOMUNICACIONES
POR INTERNET
APLICACIONES DE NEGOCIOS
COLABORATIVOS
COMUNIDADES DE NEGOCIOS
COLABORATIVOS
La digitalización define nuevas fronteras para el comercio
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Cambios Demográficos
Globales
■ Globalización■ Diferenciación ■ Diversificación
Competencia por Recursos Escasos
■ Abasto Estratégico■ Sustentabilidad■ Eficiencia■ Resiliencia
Inestabilidad, Volatilidad,
Incertidumbre
■ Redes de Negocios■ Análisis Predictivos■ Planificación Acelerada
Habilitando la Adopción de la
Tecnología
■ Segmentación■ Socialización■ Personalización
Las implicaciones de estas tendencias en el comercio requieren otro nivel de colaboración de negocio.
Poderosas tendencias están impulsando cambios en la Industria
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Desafíos del Proceso de Abasto hacia dentro de su Empresa
FRICCIÓN & FALLAS
Brechas: Abasto Estratégico con Compra Operacional:• Contratos globales no se
utilizan en regiones locales• Solicitantes no conocen precios
negociados ni proveedores seleccionados
• Brecha en visibilidad de qué se está comprando
Brechas: Compra Operacional con Abasto Estratégico• Baja rotación en compras spot• Requerimientos de proceso de
compra operacional no incluidos en negociación de contrato
• Visibilidad limitada de expiración de contratos
Brechas: Abasto Estratégico y Operativo con Cuentas por Pagar• Diferencias entre factura y contrato• Brecha en visibilidad por ítem en
facturas• Pagos a proveedores retrasados• Brecha en gestión de términos de
pago en maestro de proveedores
Brechas: Cuentas por Pagar con Abasto Estratégico y Operativo• Reglas de match y workflow que
retrasan el ciclo de cuentas por pagar
• Desafíos en encontrar contratos y pedidos para match
• Continuación de negocios con proveedores no preferidos
NEGOCIACIÓN Y CONTRATO SOLICITUD Y COMPRA FACTURA Y PAGO
Sourcing
MRO
Bienes Indirectos
Bienes Directos
Servicios
Tesorería
Cuentas por Pagar
Legal
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Desafíos en la Colaboración entre su Empresa y sus Proveedores
CUENTAS POR PAGAR
Informar estatus de pago
Estatus de facturasRecibos de entrada de serviciosDescuentos por pronto pago
COMPRACompra spot, transmisión de POEjecución de pedidos y releasesCatálogos Punch OutRegistro de recepción
NEGOCIACIÓNDescubrir y calificar proveedoresConducir evento de sourcingNegociar contratosEvaluar desempeño de proveedor
EMPRESA COMPRADORA
Mayores costosCompliance limitada
Negociación y contrato
Pérdida de tiempo y recursosBrecha en auditabilidad
Colaboración manualCatálogos obsoletos
Compra y colaboración
Pérdida de oportunidades de ventaVisibilidad limitada
Email, fono, presencial,
excepciones
Errores de facturaPagos atrasados y con errores
Factura y pago
CUENTAS POR COBRARCUMPLIMIENTOVENTAEMPRESA PROVEEDORA
Promocionar y buscar negociosEnviar cotizacionesNegociar contratos
Mantener perfiles de proveedor
Envío de facturasEnvío de entrada de servicios
Aceptar descuentos pronto pagoRevisar estatus de pago
Cotizaciones spotGestión de catálogo
Confirmación de orden y ASNAviso de embarque
La solución SAP Ariba
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Cómo puede ayudar SAP Ariba a su Empresa a lograr su visión
COBERTURA CATEGORÍAS DE GASTO
Negociación y Contrato
Solicitud y Compra
Factura y Pago
Las tres capacidades comerciales únicas de ARIBA NETWORK
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Experiencia de Usuario + Plataforma HANA Cloud + Integración a Sistemas SAP y no SAP
Solución integralLas empresas necesitan capacidades integradas y completas a través del proceso de abastecimiento a pago. La colaboración empresarial empieza automatizando, digitalizando y estandarizando los propios procesos internos para abordar la complejidad y habilitar los intercambios en tiempo real.
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Colaboración en redColaboración empresarial significa unirse a una comunidad global de socios comerciales que comparten estas mejores prácticas para acelerar, optimizar y simplificar transacciones y disfrutar de interacciones estrechas pero flexibles.
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CoberturaComercio colaborativo significa además ampliar los beneficios de la red empresarial a nuevas categorías de gastos manteniendo el control. El enfoque de la empresa sobre abastecimiento, compra y pago no es un proceso indiferenciado para todos.
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INTEGRACIÓN a sistemas SAP y no SAP
Negociación y Contrato Solicitud y Compra Cuentas por Pagar
Proceso Integral de Abasto y Cuentas por Pagar 1
Compre lo requerido, pague lo negociado
Visibilidad por línea en el 100% del gasto
Trazabilidad y conexión con los precios negociados
TCO reducido - administración de SAP Ariba en la nube
Portal único para todo tipo de colaboración con los compradores. Mayor visibilidad de los procesos de los clientes, aumento de las ventas con clientes nuevos y existentes, aumento de la eficiencia y ciclos de pago más rápidos.
COLABORACIÓN CON
PROVEEDORES
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Colaboración en Red
Business Networks
Your Company
SU EMPRESA
SUS SISTEMAS
SUS SOCIOS DE NEGOCIO
Descubrir• Nuevas comunidades y socios
de negocio
• Nuevo personal, contratistas, bienes y servicios
• Nuevas oportunidades de negocio
Conectarse• Socios de negocio en
cualquier lugar y momento
• Cualquier dispositivo, sistema back-end y nivel de habilidad técnica
Colaborar• Cobertura integral de
procesos de colaboración inter-company
• Cualquier categoría de gasto
Ganar Insights• Analíticos y datos de benchmark
únicos
• Alertas y notificaciones en tiempo real
• Datos de analistas de terceros, información de riesgo
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Cobertura de todas las categorías de gasto 3
Negociación y Contrato
Solicitud y Compra
Factura y Pago
• USD 600 000 millones de comercio anual
• Más de 165 millones de elementos de catálogo
• Más de 1,8 millones de empresas• 17 millones de leads enviados
anualmente a los vendedores• Lanza 500 RFX a diario y abastece
a más de 500 categorías únicas• 190 países con huso horario local,
moneda y reglas de negocios
• Más de 108 millones de documentos (órdenes de compra y facturas) procesados anualmente
• Ampliación promedio de días de pago (DPO) de 1-4 días
• Transacciones en 72 monedas• Ampliación de los plazos de pago
para empresas en más de 30 países
Alianzas con Proveedores
Compra Spot
Proceso Competitivo
Factura
Capital de TrabajoPago
• Transmisión de pedidos electrónicos• Colaboración de la cadena de suministro:,
estado de los pedidos, aviso anticipado de embarque (ASN)
• Pedido a través de catálogos• Cotización spot• Hojas de entrada de servicio
Disminución del
volumen
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Ingredientes
Maquinaria
TI
CATEGORÍAS DE EJEMPLO
Ad Hoc Compras Spot
Proceso Competitivo
Análisis de Gasto y Abasto Estratégico
Alianzas con Proveedores
Gestión del Riesgo y Evaluación de Desempeño
ESTRATEGIA DE ABASTO CARACTERÍSTICAS CLAVE
Disminución del volum
en
Ad Hoc
3Abasto “Best in Class”GASTO
60-75%En contrato
25-40%Fuera de contrato
Concentrados
Marketing y Publicidad
Logística
Construcción
Consultoría
Refacciones
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Factura y Pago de Clase Mundial
KPI’sCapcidades Best in Class
• 70-80% facturas electrónicas
• 35-50K+ facturas por FTE• 75% de líneas de pedidos y
facturas vía eCat/contract• 90%+ facturas touch-less
• Descuento: 15% del gasto• Card P.: 5% del gasto• Net terms: 80% del gasto• Aumento DPO meta: 5 días
• 60-80% reducción de preguntas de proveedores
• +50% del pago está automatizado
• Facturación electrónica• Reconocimiento inteligente
de errores• Ítems predefinidos• Preaprobaciones en
pedidos y contratos
• Pago electrónico para maximizar ventana de pago
• Detalles enriquecidos de pago
• Crear una ventana de pago significativa para la optimización del capital de trabajo
B
C
D
0 Días
5 Días
55 Días
Aprobación de Facturas
Términos de pago
Fecha Envío y Captura
Opciones: Descuento, Factoring, Pago con Tarjeta
Best-In-Class
A
B
C
D
0 Días
5 Días
25 Días
41 Días
Captura de Factura
Aprobación de Factura
Términos de pago
Fecha Envío Factura
Típico
Beneficios de Negocio
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Beneficios significativos para su Empresa
Construya su caso de negocios detallado y cuantificado
Aproveche los servicios de SAP Value Management para evaluar el rendimiento actual de sus procesos de negocios cara a cara con sus colegas. Desarrolle un caso de negocios detallado y cuantificado sobre la base de nuestra base de datos de análisis comparativo y referencias sin igual así como su capacidad de invertir, actuar los cambios y conseguir objetivos ambiciosos.
https:///valuemanagement.sap.com
Marco de valor
Beneficios estratégicos• Mayor proximidad con el consumidor• Penetración más rápida para los proyectos emergentes• Reducción del time to market• Mejora en innovación de servicio
Beneficios medibles• Cumplimiento y control• Eficiencia de proceso• Reducción de precios• Reducción tiempos de ciclo
Riesgo y cumplimiento de normativas• Protección de la imagen de marca• Trazabilidad completa de todas las decisiones de
abastecimiento• Proceso contractual estandarizado
Reducción de TCO• Proyectos más rápidos• Arquitectura simplificada• Catálogo y habilitación del proveedor
Valor de negocio
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Gestión de Contratos
Registro y Evaluación de
Desempeño
Análisis del Gasto Negociación Factura Legal
Racionalizar base de proveedores vía análisis de gasto y abasto centralizado
Negociar mejores precios en base a herramientas avanzadas de negociación y hallazgos de consumo histórico
Ahorros en compras ad-hoc vía manejo de la demanda y compras spot
Eficiencia de Proceso
Aumentar productividad en abasto vía análisis de gasto y descubrimiento instantáneo de proveedores
Reducir costos de operación de la cadena de suministro (gestión de contenidos y procesamiento de pedidos)
Reducir tiempos de ciclo y aumentar productividad de cuentas por pagar vía automatización del procesamiento de facturas y 3-4 way match
Controlar el gasto maverick y el riesgo de suministro vía el uso de los proveedores contratados y especificaciones establecidas; uso de proceso de compras estandarizado y reutilizable
Asegurar cumplimiento de los términos negociados vía el match de factura, pedido, recibo y contrato
4-15% en reducción de precio unitario U$ 20 M en contract leakage por U$1 B de gasto 40-60% en reducción de costos operacionales
Beneficios de Negocio Típicos vía Ariba en Abasto y C x P¿Dónde está su mayor área de oportunidad?
Ciclo PedidosColaboración
con Proveedores
Requisición y eCat
• Descubrimiento de Proveedores
• Abasto Estratégico
• Subastas Inversas
• Repositorio• Reportes
• Workflow de aprobación
• Creación de contratos
• Repositorio• Negociaciones• Ciclo de vida
de contratos
• Requisiciones• Catálogo• Workflows de aprobación
• Generación y Automatización de pedidos
• Colaboración vía red
• Cotizaciones spot• Mantenimiento de catálogos por el proveedor con aprobaciones
• Servicio de Clasificación y Enriquecimiento
• Inteligencia de Mercado
• Base de D & B• Análisis del
gasto
• Registro y On Boarding
• Gestión de Certificados
• Gestión de Riesgo
• Evaluación de Desempeño
Recepción y Factura
• Match recepción vs pedido
• Automatización de factura
Ciclo Pedido y Factura
• Match factura vs recepción y pedido
• Timbrado legal
Compra OperacionalAbasto Estratégico
• Hojas de Entrada de Servicios
• Factura asociada a contrato
Cumplimiento y ControlAhorros vía Negociación
Cobertura otrascategorías
de gasto
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Beneficios para sus Proveedores
PAGOS MÁS RÁPIDOS por medio de ciclos más cortos.
COSTOS MÁS BAJOSen la gestión del ciclo del pedido al cobro
AUMENTO EN LAS VENTAScon los clientes existentes y nuevos
MAYOR SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTESy tasas de retención más altas
MAYOR VISIBILIDADde los procesos de los clientes
entre 10 y 15 % de aumento en la retención de clientes
entre 70 y 80 %mayor precisión en los pedidos
20 %de crecimiento año tras año en el negocio
50 %de reducción en excepciones y conflictos
entre 15 y 20%más velocidad en los pagos
Por qué SAP Ariba
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Líderes en el Comercio
Alcance GlobalDescubrir, conectar y colaborar con más de 1,5 millones de compradores y vendedores en 190 países mediante 20 idiomas localizados
Cobertura TotalImpulsar la colaboración del proceso integral a través de toda la red sin tener en cuenta el tamaño de la empresa, la zona geográfica y la categoría de gastos.
InteligenciaAprovechar la potencia de la inteligencia derivada de la red, reglas de negocios configurables e información que se obtiene de la comunidad para mejorar las decisiones de negocios y una constante innovación
AperturaConectar todos sus sistemas a través de funciones, industrias y empresas sin considerar el sistema backend o nivel de sofisticación técnica
Servicios Inigualables Un modelo de servicio con los más altos estándares que le permite crecer según las necesidades y la velocidad de su empresa por categoría de gastos, zona geográfica y procesos de negocios
ConfiabilidadSolución segura con la que cuentan las empresas más grandes del mundo por más de 15 años
"Los usuarios de negocios están muy entusiasmados con los resultados. Son capaces de ejecutar informes de forma más rápida, y lo más importante, utilizar productivamente su tiempo para analizar y realizar una mejor toma de decisiones."
Subodh Dubey, Director de Sistemas del grupo, USHA
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Un Socio Estratégico
• Enfoque colaborativo: Foco en el valor; colaboramos con nuestros clientes para entender dónde está el negocio hoy y dónde se quiere estar en el futuro.
• Comenzar con los entregables de negocio deseados: Los programas son desarrollados en base a los entregables deseados
• Roadmap a la medida: Diseñe su enfoque de corto y largo plazo
Ingeniería de ValorPlanificar y medir el valor
• Perspectiva holística: Considera aspectos organizacionales de proceso y de métricas, así como consideraciones tecnológicas
• Enfoque probado: Enfoque realista basado en un programa realista, comenzando con definir los entregables y terminando con la satisfacción de los requerimientos
• Relevancia y experiencia: Trayectoria promedio del equipo de servicios en SAP en torno a 10 años
Servicios de Clase MundialHabilitar el valor
• Embajadores para su éxito: Su socio para guiarlo en su iniciativa y planificar sus siguientes pasos.
• Punto de contacto único para Ariba: Responsable único para solucionar todos los temas de la iniciativa para su Empresa.
• Campeones de la adopción: Trabajo en equipo con su Empresa para aprovechar su inversión al máximo.
Gestión del ClienteRealizar el valor
“Ariba fue un catalizador para la transformación del Abasto en Flint Hills Resources. Con la ayuda de Ariba, podemos contar con una organización más eficiente y tener más control del gasto mientras que capturamos valiosa información transaccional con la que no contábamos antes.”
Director de Excelencia de Abasto, Flint Hill Resources
Gracias
Información de contacto:
Rodrigo MoyaValue Engineering Director, Procurement & Business Networkrodrigo.moya@sap.com