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Conceptos de Planeación Estratégica y su vinculación con Proyectos Estratégicos
Lic. Javier A. D’Labra N., PMP/MCITP/ITIL & COBIT Certified
jdlabra@pmo-online.net
https://www.facebook.com/groups/admproyectos/
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Agenda
Todos queremos llegar a nuestros lugar ideal
¿Qué es la Planeación Estratégica?
¿Qué es la Visión y qué es la Misión?
Un modelo de ejecución de la Estrategia
Elementos del modelo para el cumplimiento
¿Cómo mido el cumplimiento de los objetivos?
¿Qué es la Oficina de Administración de Proyectos?
¿Cuales son las funciones de la PMO?
Responsabilidad de la PMO
Desconexión entre la Estrategia y el desempeño
Propuesta de flujo de información
Agenda
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AgendaTodos queremos llegar a nuestro lugar ideal
Las personas y las empresas tienen los sueños
de lograr posicionarse en un lugar ideal, donde
consideran obtendrán los beneficios esperados y
el reconocimiento por el que trabajan.
Sin embargo muchas veces los sueños no se
hacen realidad, ¿Por qué?
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Agenda Lo importante y lo urgente
El día a día en general nos presenta
situaciones que deben de resolverse
y que en general no ayudan a
materializar los sueños, las
urgencias y situaciones no
esperadas consumen la mayor parte
del esfuerzo de la gente, ya sea de
manera personal o desde punto de
vista empresarial, ello ocasiona que
al revisar lo logrado nos demos
cuenta de que sea ¡MUY POCO!
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Es una práctica que permite identificar el camino aseguir para incrementar el valor de la Organización yapuntalar la Visión de la misma.
Se estructura por medio de:
Formulación de la Estrategia
Ejecución de la Estrategia
Aprendizaje y mejora
Ayuda a enfocarnos en lo importante.
Un marco recomendado para apoyar a la PlaneaciónEstratégica es el: Execution Premium Process (XPP)de los Drs. Kaplan y Norton.
Agenda ¿Qué es la Planeación Estratégica?
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Agenda ¿Qué es la Visión y qué es la Misión?
Es una declaración que indica hacia donde se dirige laOrganización en el largo plazo, o en aquello que pretendeconvertirse.
Walt Disney – Cada vez mas gente se quiere divertir y de formas muyvariadas
HP – Ofrecer la mejor experiencia digital del mercado, capaz de motivar lainteracción con los clientes y garantizar que HP sea la marca elegida entodo el mundo, posicionándonos como lideres del mercado
Visión
MisiónEs una declaración del objeto, propósito o de la razón deser de la Organización.
Microsoft – Ayudar a las empresas y las personas en todo el mundo adesarrollar todo su potencial
Walt Disney – Divertir a la gente
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Agenda 1. Desarrollar la Estrategia
Confirmar la Visión y Misión: En algunos casosaplica realizar cambios a la Misión para apuntalar a laVisión.
Reafirmar los valores: Tener claridad de los valoresestablecidos de la Organización, mismos que soncompartidos por los miembros de la mismas, yextendidos a clientes y socios.
Análisis Estratégico: Identificación interna(Fortalezas y Debilidades) y externa (Oportunidades yAmenazas).
Formulación de la Estrategia: Redacción deldocumento que describe los objetivos estratégicos,pasos y compromisos, y que será rector de lostrabajos a ejecutar, desde el más alto nivel hacia losniveles operativos.
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Agenda 2. Traducir la Estrategia
Mapa Estratégico: Representación gráfica de losObjetivos y de la situación del cumplimiento de losmismos.
Métricas: Son los mecanismos que serán usadospara medir el cumplimiento de los Objetivos.
Portafolio de iniciativas: Es la lista de ideasdocumentadas que ayudan a lograr los Objetivos, yque será factible de evaluar con respecto a suaportación a la Estrategia.
Fondeo (Stratex): Son los recursos económicos quese destinan para la ejecución de la estrategia.
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Agenda El Mapa Estratégico
• Permite Visualizar los Objetivos por Perspectiva (BSC)
• Facilita el entendimiento de la relación entre diversos Objetivos
• Se establece para un intervalo de tiempo
• Se alimenta en base a indicadores de negocio, que toman información de las fuentes de datos de procesos y proyectos
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Agenda 3. Alineando a la Organización
Unidades de Negocio: Considera el establecimientode compromisos con los responsables de lasUnidades de Negocio.
Unidades de soporte: Considera mantener unacolaboración con las Unidades de soporte que ayudanen la realización de los procesos de la Organización.
Empleados: Difunde con los empleados losmecanismos de seguimiento y evaluación de suaportación a la Estrategia.
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Agenda ¿La Estrategia Corporativa?
Datos Estadísticos:
- El 95% de los empleados no conocen o entienden la Estrategia Corporativa
- El 67% de los departamentos de Recursos Humanos e Informática no están
alineados con la Estrategia Corporativa
- En el 90% de los casos, la compensación de los empleados no está ligada al éxito
o fracaso de la Estrategia corporativa
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Agenda 4. Plan de operaciones
Mejora de procesos clave: Identificación de losprocesos a mejorar para cumplimiento de laEstrategia.
Plan de ventas: Planeación de como se considera seadquieren los ingresos para funcionamiento de laOrganización.
Plan de capacidad de recursos: Planeación de losrecursos, disponibilidad y habilidades necesarias paraejecutar la Estrategia.
Plan presupuestal: Planeación de los recursos quese destinan al Stratex para el tiempo determinadopara la ejecución de la Estrategia.
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Agenda 5. Monitoreo y aprendizaje
Revisión de la Estrategia: Identificación de qué se hahecho, y en que podemos mejorar. Considerando elanálisis de errores y omisiones.
Revisión de la Operación: Entendimiento de comolos procesos clave mejorados han sido introducidos ala operación, y su contribución a la Estrategia.
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Agenda 6. Pruebas y adaptación
Análisis de beneficios: Identificación de losbeneficios alcanzados.
Estrategias correlacionadas: Entendimiento deestrategias que se ejecutaron al mismo tiempo yque pudiesen haber ayudado a concretarbeneficios.
Estrategias emergentes: Estrategias adicionalesque pueden ser resultado a resolver algunasituación de riesgo, o para incrementar la mejoradel desempeño de la Estrategia.
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Agenda El camino del modelo
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Visión Mapa
Estratégico
Indicadores Métricas
Iniciativas
Portafolio
PriorizadoMisión
FODA
Valores
2
KPI 1
KPI 2
KPI 3
KPI n
Meta 1
Meta 2
Meta 3
Meta n
Inic. 1
Inic. 2
Inic. 3
Inic. m
Criterios de selección
y restricciones
(Objetivos)
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AgendaElementos para el cumplimiento de la Estrategia
Para el cumplimiento de la Estrategia se requiere larealización de trabajos, teniéndose dos alternativas:
Proyectos Estratégicos: Iniciativas seleccionadasque se administrarán aplicando prácticas deadministración de proyectos.
Iniciativas Estratégicas: Iniciativas seleccionadasque afectarán a los proceso y al resultado quegeneran, sin pasar por un proceso deadministración de proyectos gestionado por laOrganización.
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Agenda¿Cómo mido el cumplimiento de la Estrategia?
Esta
ble
ce Resu
ltado
sVisión, Misión, Estrategia
Corporativo
Direcciones
Departamentos
Gerencias
Procesos Proyectos
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Agenda¿Qué es una Oficina de Administración de Proyectos?
Una Oficina de Administración de Proyectos (PMO
por sus siglas en Inglés) es una unidad de la
Organización que tiene la responsabilidad de
asegurar la correcta realización de los proyectos
aprobados, bajo un marco regulatorio que sea de
soporte al cumplimiento de la Estrategia de
Negocio de la Organización.
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Agenda¿Cuáles son las funciones principales de una PMO?
Apoyo a la Alta Dirección para la priorización y selección del
portafolio de proyectos
Proveer a los lideres de proyectos de consultoría interna para
administrar los proyectos
Establecimiento de la metodología de Administración de
proyectos
Implementación de herramientas que apoyen la realización,
seguimiento y ajuste a los proyectos
Apoyo a los equipos de trabajo para generación de reportes de
situación del proyecto
Asignación de líderes de proyecto
Auditoria de proyectos y programas
Seguimiento de beneficios
Aplicación de lecciones aprendidas
Resguardo de los proyectos concluidos y lecciones aprendidas
Dar visibilidad del cumplimiento de proyectos y aporte a
objetivos
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PMO
AgendaResponsabilidad de la Oficina de Proyectos
Visión¿Qué queremos ser?
Estrategia¿Cómo lo haremos?
Misión¿Qué somos?
Valores¿En qué creemos?
Tácticas¿Cómo lo estructuramos?
Mapa Estratégico¿Cómo lo presentamos?
Objetivos¿Cómo medimos?
Metas¿Qué desafíos tenemos?
Iniciativas¿Qué ideas proponemos?
Portafolio¿Cuánto le invertimos?
Programas¿Cómo lo manejamos?
Proyectos¿Qué entregamos?
Fases¿Cómo lo dividimos?
Tareas¿Dónde trabajamos?
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AgendaDesconexión entre la Estrategia y el desempeño
Robert Kaplan y Andrew Pateman presentaron estadísticas preocupantes
sobre la desconexión entre la formulación de la estrategia y su ejecución.
En los últimos 15 años, hemos estudiado la razón que causa la desconexión
entre la estrategia y el desempeño. Hemos aprendido que la mayoría de las
organizaciones no tienen un proceso de ejecución de la estrategia. Muchas
tienen planes estratégicos, pero no tienen un enfoque coherente para gestionar
la ejecución de esos planes. Consecuentemente, muchos procesos de gestión
clave permanecen desconectados de la estrategia.
La Oficina de gestión estratégica (OSM por sus siglas en Inglés) intenta cerrar
esta brecha. Se trata de una gerencia a nivel corporativo que supervisa todas las
actividades relacionadas con la estrategia, desde la formulación hasta la
ejecución. No intenta hacer todo el trabajo, sino facilitar el proceso para que la
ejecución se cumpla de un modo integrado en toda la organización.
Normalmente, una gerencia de planeamiento estratégico tiene poca o ninguna
influencia en el proceso de ejecución estratégica. Desde nuestro punto de vista,
un solo departamento debería facilitar ambos procesos: el de formulación y el de
ejecución.
Gracias
Lic. Javier A. D’Labra N., PMP/MCITP/ITIL & COBIT Certified
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