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Bilerak gidatuConducción de reuniones Comunidades de Práctica y Equipos de Innovación
07/11/2011
2Conducción de reuniones
1. Bilera bat talde baten lanaren zati bat baino ez da.
2. Helburuak: zertarako etorri gara?
3. Lau urrats bilera ondo joan dadin.
4. Lanera! Triangelua eta karratua.
5. Lanera! Teknikak zehatzak.
6. Gizakien zereginak: taldean eta bileran.
7. Hainbat aholku informazio-bileretarako.
Edukiak
1. Una reunión solo es una parte del trabajo de un equipo.
2. Objetivos: ¿para qué hemos venido?
3. Cuatro pasos para que la reunión salga bien.
4. Manos a la obra: un triángulo y un cuadrado.
5. Manos a la obra: técnicas concretas.
6. Los roles de las personas: en el equipo y en la reunión.
7. Consejos para reuniones informativas.
3Conducción de reuniones
1.Bilera bat talde baten lanaren
zati bat baino ez da.
Una reunión solo es una parte del trabajo de un equipo.
4Conducción de reuniones
tiempo
lugar
#
#
=
=
= Tiempo = Lugar• Reuniones… imposibles cada
vez más
Diferente tiempoDiferente lugar
Mismo tiempoDiferente lugar
Mismo tiempoMismo lugar
Diferente tiempoMismo lugar
Aldia eta aldea Tiempo y espacio
= Tiempo # Lugar• Teléfono, sms, chat,
videoconferencia
# Tiempo = Lugar• Gestión visual, cartelística
# Tiempo # Lugar• Revistas, comunicados• Correo electrónico, sms,
Intranet / Internet.• Correo tradicional
5Conducción de reuniones
• Inteligencia emocionalInteligencia emocional.
• Habilidad para la expresión oraloral y la transmisión de ideas en mismo tiempo mismo lugar.
• PersuasiónPersuasión.
• NarraciónNarración, contar historias, fluidez y comprensión verbal.
• Conversación, diálogodiálogo.
• LiderazgoLiderazgo y capacidad para trabajar en equipo.
• Cultura Cultura informacionalinformacional genérica y específica de genérica y específica de entorno entorno inetinet.
• Cultura tecnológicaCultura tecnológica “global”.
• Capacidad didáctica respecto a la tecnología.
• Flexibilidad hipertextualhipertextual.
• Generación de comunidades virtuales, con enfoque de red.
• Síntesis y capacidad de expresión escritaescrita.
Competencias para laCompetencias para ladinamización del espaciodinamización del espacio
socialsocial
Competencias para laCompetencias para ladinamización del espaciodinamización del espacio
digitaldigital
6Conducción de reuniones
REUNIÓN
Preparación Ejecución
LA LEY DE LA SUPERFICIE CONSTANTELA LEY DE LA SUPERFICIE CONSTANTE
Una reunión cuesta dinero según el tiempo que exige. Su precio es la suma del coste horario de cada participante multiplicada por el número de horas
dedicadas.
7Conducción de reuniones
2.Helburuak:
zertarako etorri gara?Objetivos:
¿para qué hemos venido?
8Conducción de reuniones
Objetivos de
contenido
Específicos
Realistas
Verificación posible de su logro
Especificación de fechas de logro
Inclusión de metas intermedias
Objetivos de
proceso Integración en una dinámica positiva de trabajo en equipo
9Conducción de reuniones
CONTRIBUYE A
Objetivos decontenido
Objetivos deproceso
Incorpora a la persona en la búsqueda del resultado desde el primer momento
Cohesiona, mediante objetivos de contenido a través del respeto a la
individualidad
COMUNICACIÓN DE LOS
OBJETIVOS
COHESIÓN EN EL EQUIPO
10Conducción de reuniones
• “Qué” no es lo mismo que “para qué”.
• Un pecado mortal: “no sé para qué era la reunión”.
• Una fórmula simple es la de empezar siempre por el principio: para qué hemos venido a esta reunión.
• Un truco, mirando una a una a todas las personas presentes: “Entonces, ¿nos queda claro para qué es la reunión? David, ¿nos queda claro?” – Reformulación de lo importante.
• Muchos objetivos, poca diversión; un error.
• Otro truco: ¿por qué no lo dejamos escrito?
El sentido común nos dice:
11Conducción de reuniones
• Informar # Comunicar
• Formar (personas adultas) # Aprender
• Intercambiar puntos de vista y recoger opiniones
• Negociar y llegar a acuerdos
• Tomar decisiones
• Generar ideas
Zertarako egiten dugu bilera?
12Conducción de reuniones
Aldeak hiztun
U
13Conducción de reuniones
3.
Lau urrats bilera ondo joan dadin.
Cuatro pasos para que la reunión salga bien.
14Conducción de reuniones
Planificación
Para qué: Tema o Problema Por qué: Necesidad Quiénes: Participantes Cuánto: Rentabilidad
Programación
Antecedentes: Justificación, encuadre Planteamiento del tema Concreción de objetivos Método: Dinámica del proceso
Organización
Cómo: Tipo de reunión Con qué: Orden del día, guión, documentación Cuándo: Tiempo Dónde: Lugar y condiciones
Realización
Convocatoria Preparación (sala, medios, ...) Comprobación
15Conducción de reuniones
Es el conjunto de acciones lógicas y coherentes que facilitan el logro de unos propósitos
¿Para qué?
Existen temas a tratar (situación normal) o tenemos problemas (situación especial)
¿Por qué? Sólo pueden ser tratados entre varias personas o no existe otro sistema más operativo y barato. La mejor reunión, ¿la que no se hizo?
¿Quiénes? Todos y sólo aquellas personas que permitan la distribución equilibrada del grupo.Personas:• idóneas: están afectados, tienen autoridad y poder• en cantidad justa• que conocen el asunto• que están interesadas (quieren tratar y resolver el asunto)
¿Cuánto? Ponderar la relación favorable entre coste (inversión) y resultados (objetivos a corto y medio plazo)
Planificación
Para qué: Tema o Problema Por qué: Necesidad Quiénes: Participantes Cuánto: Rentabilidad
16Conducción de reuniones
Aceptada la necesidad, hacemos operativa la planificación movilizando los factores básicos que apoyen su efectividad
¿Cómo? Definir el tipo de reunión
¿Con qué? Orden del día y un guión por temas que ayude al proceso, permita una visión global, centre las discusiones y objetive la tarea.Documentación de apoyo: notas, informes, gráficos.
¿Cuándo? Precisar fecha y hora de comienzo, con duración estimada, inicio y fin.
¿Dónde? Elegir un local:• Sin ruidos, interrupciones o incomodidades evidentes• Que responda a la importancia del asunto• Que facilite el intercambio
Organización
Cómo: Tipo de reunión Con qué: Orden del día, guión, documentación Cuándo: Tiempo Dónde: Lugar y condiciones
17Conducción de reuniones
Las fases de la reunión deben aparecer de forma coherente y con una progresión de tratamiento evidente
Información: antecedentes y encuadre del tema. Ubicación de los hechos, datos, definición de la situación a través de elementos objetivos.
Tema o problema a resolver: definición del objetivo a alcanzar (puede ser de tarea y/o puede ser de proceso).
Tratamiento:• Entrega y ampliación de datos• Análisis de causas: por qué• Identificación de soluciones para atacar las causas• Selección de alternativas de solución• Decisión y distribución de acciones (seguimiento posterior)
Dinámica del proceso: labor de dirección/animación de la reunión, orientación a las personas y al equipo y orientación a la tarea. Utilizar las técnicas adecuadas a los objetivos.
Programación
Antecedentes: Justificación, encuadre Planteamiento del tema Concreción de objetivos Método: Dinámica del proceso
18Conducción de reuniones
Es el momento de la verdad, donde todo lo que hasta ahora se ha tenido en cuenta... puede fallar si no se tiene en cuenta:
La convocatoria: a quiénes, fecha y hora, duración (hora prevista de inicio y de finalización), lugar, orden del día, objetivo de la reunión, observaciones sobre la preparación de la reunión, trabajos previos requeridos.
La preparación: sala, mesa, sillas, documentación, medios de soporte audiovisual
Comprobación… con tiempo suficiente. Murphy siempre acecha.
Realización
Convocatoria Preparación (sala, medios, ...) Comprobación
19Conducción de reuniones
4.Lanera! Triangelua eta
karratua.Manos a la obra:
un triángulo y un cuadrado.
20Conducción de reuniones
TAREA
MANTENIMIENTO
PROCESO
21Conducción de reuniones
TAREA
MANTENIMIENTO
PROCESOTAREA
MANTENIMIENTO
PROCESO
Procurar el correcto desarrollo de los temas según los los objetivos que hayamos establecido
• Solicitar opiniones sobre propuestas propias o ajenas.
• Solicitar aclaraciones sobre lo dicho por otra persona.
• Recoger ideas en voz alta, sin darle énfasis especial, hacer de espejo.
• Aportar ideas y opiniones.
• Buscar más información para completar el enfoque.
• Completar otras informaciones para añadir matices.
• Estimular a trabajar sobre propuestas presentadas por otras personas.
• Repetir alguna intervención no comprendida.
TAREA
22Conducción de reuniones
TAREA
MANTENIMIENTO
PROCESOTAREA
MANTENIMIENTO
PROCESO
Tiene que ver con la organización del trabajo y con vistas a resolver las dificultades que surgen en el plano lógico.
• Recoger y señalar, en el momento oportuno, las opiniones expuestas.• Poner de manifiesto las opiniones opuestas y las contrarias, así
como los acuerdos.• Hacer la síntesis de lo expuesto, cuando se crea necesario.• Reformular y resumir aportaciones no suficientemente claras o muy
extensas.• Pedir aclaraciones sobre puntos de vista no suficientemente claros.• Poner de manifiesto las intervenciones que salen fuera del área del
tema de que se trata y centrar la atención en el objetivo de la reunión.
PROCESO
23Conducción de reuniones
TAREA
MANTENIMIENTO
PROCESOTAREA
MANTENIMIENTO
PROCESO
Actividades referidas a las relaciones interpersonales de cara a resolver las dificultades que emergen en el plano psicológico
Respecto a quienes participan• Fijarse en quienes no participan y estimularles• Fijarse en quienes acaparan la reunión y hacérselo notar• Aclarar las diferencias u oposiciones entre quienes participan• Señalar los roles jugados por determinadas personas
Respecto al conjunto del grupo• Prestar atención en el “aquí y ahora” y comunicarlo al grupo• Mantener clima de participación: apoyar a quienes asumen papeles
importantes para el mantenimiento del grupo
MANTENIMIENTO
24Conducción de reuniones
ACLARARACLARAR
CONTROLARCONTROLAR
RELAJARRELAJAR
DINAMIZARDINAMIZAR
25Conducción de reuniones
ACLARARACLARAR
• Cerciorarse de que el objetivo de la reunión queda suficientemente claro.
• Buscar conformidad expresa con el objetivo.
• Ayudar durante la reunión a que quienes participan se comprendan bien.
• Reformular preguntas y afirmaciones.
• ¡Cuidado! Cuanta más alta sea la posición jerárquica de quien habla, más difícil es reconocer que no hemos entendido.
• Rol estructurador, persona experta en metodología, guía.
26Conducción de reuniones
CONTROLARCONTROLAR
• Ayudar al grupo a fijar sus procedimientos de trabajo: hacer las cosas como han quedado que las van a hacer.
• Desarrollar normas básicas de actuación que permitan comunicaciones fluidas.
• Clarificar límites dentro del asunto principal y señalar el punto en que se encuentran (dentro o fuera).
• Estimular a personas silenciosas, contener a quienes no callan.
• Administrar el tiempo.
27Conducción de reuniones
RELAJARRELAJAR
• Disminuir la ansiedad que genera el contacto interpersonal intenso del “aquí y ahora”.
• Crear clima de confianza desde el principio sin olvidarse del humor y eliminando dramatismos innecesarios.
• No se trata de reprimir sistemáticamente los conflictos, pero pueden abordarse “no solo en la reunión”.
• Rol conciliador.
• Ayudar a quienes participan a expresar sus sentimientos, no solo sus opiniones.
• Modular el desarrollo de la reunión.
28Conducción de reuniones
DINAMIZARDINAMIZAR
• Ayudar al grupo a sentir deseos de realizar algo, de ir hasta el límite de su capacidad.
• Quien anime debe trabajar primero su estado de ánimo.
• Introducir entusiasmo con moderación y sentido pragmático: reformulaciones de estimulación.
• Recurrir a comparativas a las que quienes participan dan valor.
• Marcar objetivos intermedios y reformular consecución.
• Esta función es especialmente importante en los grupos de generación de ideas.
29Conducción de reuniones
5.Lanera! Teknikak zehatzak.
Manos a la obra:técnicas concretas.
30Conducción de reuniones
Las reformulacionesLas reformulaciones
Quien conduce la reunión actúa como espejo que refleja lo que ha sucedido: usa una forma sintética y organizada y resume lo principal de las palabras que se acaban de decir, pero ¡con una determinada intención! “Si he comprendido bien, lo que has dicho...“
Tipos:• reformulación-síntesis de intervenciones largas• síntesis de dos o más intervenciones• síntesis por partes según surgen diferentes temas• síntesis parcial según orden del día establecido• síntesis final
Es importante cerciorarse de la fiabilidad de la reformulación (por ejemplo, se puede escribir en el tablero para dejar constancia de ellas). Importante buscar el consentimiento expreso.
31Conducción de reuniones
Muestran a quienes participan el punto en que se encuentra el trabajo y sirven para mostrar al equipo el camino
recorrido. Estimulan y motivan hacia el logro de los objetivos.
Síntesis Control Estimulación
Las reformulacionesLas reformulaciones
32Conducción de reuniones
La pregunta-testLa pregunta-testPretende aclarar palabras o conceptos que pueden utilizarse con sentidos diferentes por parte de quienes intervienen.
La invitación directa a participarLa invitación directa a participarPara quienes guardan largos silencios o hacen amago o gesto de intervenir... ¡con precaución!
La pregunta-ecoLa pregunta-ecoQuien anima la reunión reenvía la misma pregunta que le han dirigido, en los mismo términos, invitando a que la conteste quien la haya propuesto.
La pregunta-reboteLa pregunta-reboteQuien anima reenvía la pregunta recibida a una persona en particular por el motivo que sea.
33Conducción de reuniones
La pregunta-espejoLa pregunta-espejoSe reenvía la pregunta hacia el conjunto del grupo a fin de comprobar opinión general al respecto.
La vuelta-recuerdoLa vuelta-recuerdoSe recuerdan preguntas o asuntos propuestos para los que todavía no hay una solución o un análisis suficiente.
La reflexión sobre la experiencia del momentoLa reflexión sobre la experiencia del momentoSe invita a una reflexión en el plano de la vivencia del grupo, aquí y ahora, entre quienes participan, a nivel afectivo.
34Conducción de reuniones
Desbloqueo de la comunicación en el equipoDesbloqueo de la comunicación en el equipo
Situación
Existencia de roles obstaculizadores, roles formales muy fijos, no aceptación de quien conduce la reunión.
Enfrentamiento por diversidad de los participantes, normas o roles no aceptados.
Existen problemas con los objetivos porque se desconocen, no se comprenden o no se comparten.
Se hacen “tertulias”.
Se desvían del tema.
Quieren llegar a conclusiones rápidamente.
Observación minuciosa de los roles: ejercicio de role-playing con inversión de roles.
Diálogo abierto sobre el conflicto, ejercicio sobre prejuicios, normas.
Redefinir expresamente los objetivos y comprobar aceptación. Suspender la reunión si no la hay.
Trabajo en grupos.
Reformulación objetivos de tarea: pizarra.
Utilizar beneficios de llegar a decisiones.
Técnica de desbloqueo
35Conducción de reuniones
• Preguntar y reformular.
• No enzarzarse en un "toma y daca“ con alguno de los participantes. El tiempo es para todos. Tener paciencia
• Los participantes en una reunión deben, efectivamente, participar en la misma. Si no, es conveniente plantearse su no asistencia a la misma.
• Utilizar, en el mejor sentido de la palabra, los participantes (cada cual tiene su papel).
• Clarificar el objetivo al principio es evitar innecesarias pérdidas de tiempo.
• Tomar decisiones sin ponerlas en práctica es malgastar el tiempo de la reunión.
Ondorio labur batzukOndorio labur batzuk
36Conducción de reuniones
ElementoXX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX
Total FrecuenciaOrden deprioridad
Personas
Para llegar a acuerdos y priorizar
37Conducción de reuniones
Para analizar causas
38Conducción de reuniones
1. Ley de Pareto o ley del 80-20Ley de Pareto o ley del 80-20: “Lo : “Lo esencial absorbe poco tiempo, lo accesorio esencial absorbe poco tiempo, lo accesorio mucho”.mucho”.
Para tratar con el tiempo disponible
2. Ley de ParkinsonLey de Parkinson: “El tiempo invertido en un : “El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible”. “Las trabajo varía en función del tiempo disponible”. “Las tareas se expanden o se comprimen según el tareas se expanden o se comprimen según el tiempo que dispongamos para hacerlas”. “Todo tiempo que dispongamos para hacerlas”. “Todo proyecto tiende a alargarse en el tiempo el tiempo proyecto tiende a alargarse en el tiempo el tiempo que se le asigne”.que se le asigne”.
39Conducción de reuniones
3. Ley de CarlsonLey de Carlson: “Todo trabajo interrumpido : “Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y consume más tiempo que si se es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua”.realiza de manera continua”.
4. Ley de IllichLey de Illich: “Después de un cierto número de : “Después de un cierto número de horas, la productividad del tiempo invertido decrece horas, la productividad del tiempo invertido decrece primero y se hace negativa después”.primero y se hace negativa después”.
Para tratar con el tiempo disponible
40Conducción de reuniones
6.
Gizakien zereginak: taldean eta bileran.
Los roles de las personas: en el equipo y en la reunión.
41Conducción de reuniones
No hay dioses, sino personas diferentes
La comunidad necesita utilizar los diversos roles de las personas.
42Conducción de reuniones
No hay dioses, sino personas diferentes
43Conducción de reuniones
Rol Técnica de desbloqueo
HabladorSabelotodoQuien habla para impresionarDiscutidorQuien divagaQuien se opone a todoQuien habla con el vecinoEscépticoQuien se mantiene al margenQuien no habla o habla pocoQuien se despista“Pelota”
?
44Conducción de reuniones
7.Hainbat aholku informazio-
bileretarako.Consejos para
reuniones informativas.
45Conducción de reuniones
Para qué
• Conseguir un contacto directo en mismo tiempo y mismo lugar con el colectivo.
• Motivar de primera mano.
• Proporcionar información idéntica para todas las personas al mismo tiempo.
• Proyectar imagen y crear cultura.
• Sensibilizar sobre pocos mensajes pero muy importantes.
• Oír a posibles líderes informales.
Consejos para reuniones informativas
1. Éxito de la reunión = prepararla, prepararla y prepararla.
2. Entrenar previamente la habilidad comunicadora: oratoria, lenguaje no verbal.
3. Asegurar el hardware: lugar (disposición de medios), sistema audiovisual, accesos y control...
4. Crear expectativa y asignar importancia.
5. Lenguaje sencillo sin acrónimos.
6. Refuerzo con comunicación visual: pocas palabras, gráficos e información directa (sin posibilidad de interpretaciones subjetivas).
7. Convocatoria con suficiente antelación divulgada en tablón y asegurando que ha sido recibida (alternativa de comunicación personal).
8. No entrar nunca en discusiones personales y valorar siempre las preguntas.
9. Llevar datos concretos, mostrados en forma absoluta o relativa, según convenga al objetivo.
10.Conseguir siempre retroinformación para mejorar la próxima vez.
10 elementos clave en una reunión informativa