Post on 13-May-2020
transcript
Tipo de Proceso
Participantes del proceso:
Requisitos ISO 9001:2015Requisitos ISO
14001:2015
6.1.1, 6.1.2, 6.1.4, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3,
8.1, 8.2, 9.1.1, 9.1.2, 9.2.1, 9.2.2,
9.3, 10.1, 10.2, 10.3
Requisitos OHSAS 18001:2007 4.4.5, 4.4.6, 4.5.4, 4.5.5 Requisitos Decreto 1072 de 2015
2.2.4.6.10, 2.2.4.6.27,
2.2.4.6.28, 2.2.4.6.33,
2.2.4.6.34
PROVEEDORCICLO MEJORA
CONTINUASALIDA CLIENTE
Norma NTC ISO
9001:2015
Norma NTC ISO
14001:2015
Planear Matriz de gestión del riesgo Contratación y Compras.
Contratación y compras
Todos los procesos
Contratación y compras Hacer Matriz de gestión del riesgoPlaneación Estratégica
Gestión HSEQ
Gestión HSEQ Hacer
Prevención de incidentes y
accidentes de trabajo,
enfermedades laborales
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos
y determinación de controles.
Protección medio ambiente
Contratación y Compras
Planeación Estratégica
Gestión HSEQ
Contratación y compras Hacer Solicitud de cotización Contratación y Compras.
Proveedores potenciales Hacer Comparativo de cotizaciones Contratación y Compras.
Proveedores potenciales
Contratación y compras
Versión: 6.0
Código: CC-CA-001
Fecha: 22/01/2019
ACTIVIDAD
DESARROLLO DEL PROCESO SALIDA PROCESO
Profesional Administrativo y Financiero - Compras, Profesional Administrativo y Financiero - Contratación y Compras.Coordinadora Administrativo - Contratación y
Compras
SoporteAdquirir bienes y servicios oportunamente y calidad requeridos.
4.4.1, 4.4.2, 4.4.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2,
6.2.2, 6.3, 7.1.6, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1,
7.5.3.2, 8.4, 9.1.1, 9.1.3, 10.1,
10.2.1, 10.2.2, 10.3
Objetivo del proceso:
Responsable del proceso:
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos y
determinación de controles.
Programa uso eficiente energia,
programa uso eficiente agua,
programa prácticas sostenibles.
Identificación de los riesgos y
oportunidades (matriz de gestión del
riesgo)
CONTRATACIÓN Y COMPRAS
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CONTRATACIÓN Y COMPRAS
ENTRADA
Matriz DOFA.
Requisición
ENTRADA PROCESO
Identificar los riesgos y oportunidades del proceso.
Análizar, evaluar y valorar el riesgo
Aplicar controles en seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente
Comparativo de cotizaciones
Hacer Realizar comité de compras para selección de proveedores con cuantias superiores a 82 SMLV. Acta de comité de compras Contratación y Compras
Listado maestro de proveedores
Planear Identificar proveedores para la prestación de bienes y/o servicio. Proveedores potenciales Contratación y Compras.
Provedores potenciales Hacer la solicitud de cotización a los proveedores potenciales para la prestación del servicio.
Realizar comparativo de las cotizaciones presentadas por los proveedores potenciales (aplica para cuantias
superiores a 82 SMLV). siempre y cuando el proveedor no haya sido seleccionado del listado maestro de
proveedores o el bien y/o servicio a adquirir tenga un único proveedor en el mercado, se aceptará única
cotización en reemplazo de cuadros comparativos
Cotización
Cotización
Versión: 6.0
Código: CC-CA-001
Fecha: 22/01/2019
CONTRATACIÓN Y COMPRAS
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CONTRATACIÓN Y COMPRAS
Contratación y compras Hacer Minuta Contrato u Orden . Contratación y Compras
Proveedor seleccionado HacerActa de aprobación de garantías
Acta de inicio Contratación y Compras
Todos los procesos Hacer Minuta - Acta de liquidación de
proveedores Contratación y Compras
Contratación y compras Hacer Acta de liquidación Contratación y Compras
Talento Humano Hacer
Minuta de contrato de prestación de
servicio
Contrato laboral.
modificacion contractual
Contratación y Compras
Contratista Hacer Acta de aprobación de garantías Contratación y Compras
Supervisor de contrato HacerCertificado de cumplimiento
aprobado Contratación y Compras
Supervisor de contrato VerificarCertificado de cumplimiento de
proveedores.Contratación y Compras
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Planeación Estratégica
Contratación y Compras
Gestión HSEQ
Elaborar acta de liquidación
Reporte de acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Medir el desempeño del proceso y analizar resultados. Plantilla de indicadores.
Pólizas Realizar el acta de aprobación de garantías.
Certificado de cumplimiento
(contrato de prestación de servicios
profesionales y/o apoyo a la gestión
y ordenes de trabajo).
Revisar y aprobar el certificado de cumplimiento.
Despliegue estratégico
Matriz indicadores de gestión
Ficha técnica de indicadores
Plantilla de indicadores.
Solicitud de contratación de personal
de prestación de servicios.
Requirimiento de personal
Solicitud de tramites contractuales
Elaborar la minuta de contrato de prestación de servicios, contrato laboral, modificaciones contractuales
Certificado de cumplimiento de
proveedores.Evaluar y reevaluar los proveedores de la Asociación.
Certificado de cumplimiento .
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Revisión por la dirección
Seguimiento al proceso, matriz de
gestión del riesgo, matriz DOFA y
estrategias.
Informe de auditoria interna o
externa
Actuar Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para el proceso.
Acta de reunión.
Acta de comité de comprasElaborar minuta de, contrato u orden,.
Pólizas Elaborar acta aprobación de garantías y/o acta de inicio.
Gestión HSEQ
Planeación EstratégicaVerificar
Solicitud de tramite contractuales,
terminacion anticipada. Elaborar la minuta de trámites contractuales (modificacion, adicion, prorroga). terminacion anticipada.
Versión: 6.0
Código: CC-CA-001
Fecha: 22/01/2019
CONTRATACIÓN Y COMPRAS
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CONTRATACIÓN Y COMPRAS
INDICADORES DE
GESTIÓNDOCUMENTOS Y REGISTROS RIESGOS
Ver Matriz Indicadores de
gestión GH-MT-009
Ver Listado Maestro de
Documentos y Registros GH-FT-
002
Ver matriz de requisitos legales PE-
MT-005
Ver matriz de gestión del
riesgo CC-MT-002
Ver matriz de identificación de
peligros, evaluación y
valoración de riesgos GH-MT-
007
Elaboró Revisó Anderson Romero - Profesional del SIG AprobóCoordinadora Administrativo - Contratación y Compras -
Maria Teresa Vera
Coordinadora Administrativo - Contratación y Compras - Maria
Teresa Vera
RECURSOS
Tecnológicos (Hardware y Software),
internet.
Plataforma tecnológica (SIGECA,
Panda).
Personal competente para la realización
del proceso.
Recursos económicos para el desarrollo
de todos los procesos
Recursos físicos: puestos de trabajo
SEGUIMIENTO Y MONITOREO
Certificados de cumplimiento.
Evaluación y reevaluación de proveedores.
Acta de aprobación de garantías.
Comité de compras.
Seguimiento indicadores de gestión.
Auditorias Internas.
Auditorías Externas.
Revisión por la dirección.
Seguimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Seguimiento matriz de gestión del riesgo, DOFA y estrategias.
Evaluación cumplimiento de requisitos legales y otros que suscriba la organización.
Tipo de Proceso
Participantes del
proceso:
Requisitos ISO 9001:2015Requisitos ISO
14001:2015
6.1.1, 6.1.2, 6.1.4, 10.1,
10.2,10.3Requisitos OHSAS 18001:2007 4.4.5,4.5.4, 4.5.5.
Requisitos Decreto 1072 de
2015
2.2.4.6.10, 2.2.4.6.33,
2.2.4.6.34.
PROVEEDORCICLO MEJORA
CONTINUASALIDA CLIENTE
Contabilidad Planear Plan de actividades Contabilidad
Contabilidad Planear Plan de actividades Contabilidad
Contabilidad Planear Plan de actividades Contabilidad
Norma NTC ISO
9001:2015
Norma NTC ISO
14001:2015
Planear Matriz de gestión del riesgo Talento Humano
Presupuesto HacerDesembolso o nota de
contabilidadContabilidad
Unidad tecnica, Desarrollo
Gremial, Recaudo, cliente
externo
Hacer Factura
Unidad tecnica, Desarrollo
Gremial, Recaudo, cliente
externo
Contabilidad Hacer ConciliaciónPresupuesto, Recaudo,
Tesoreria.
Contabilidad Hacer Matriz de gestión del riesgoPlaneación Estratégica
Gestión HSEQ
Contabilidad Hacer Conciliación Bancaria Contabilidad
Contabilidad Hacer
Formulario de impuestos por
pagar con visto bueno de la
Revisoria fiscal
Tesoreria
Organizar, estructurar y distribuir información a reportar
Información contable Organizar, estructurar y distribuir información a revisar
Actividades proceso de contabilidad Asignar y hacer seguimiento y control de las actividades del proceso
Objetivo del proceso:
Responsable del proceso:
Elaborar facturas correspondientes a cobros a terceros.
Generar reportes anexos a la conciliaciónFormato conciliación
Correo de solicitud de facturación
ENTRADA PROCESO
Extracto bancario y Libro auxiliar de
bancosRealizar conciliación bancaria
Información contablePreparar, diligenciar, liquidar y presentar impuestos nacionales y distritales (Iva, Retencion en la
fuente, Retencion de Ica, Impuesto de industria y comercio)
Información contable, formato y
normatividad de reporte
CONTABILIDAD
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CONTABILIDAD
Contabilizar los hechos económicos de la Asociación.
ENTRADA
Versión: 6.0
Código: CO-CA-001
Fecha:22/01/2019
ACTIVIDAD
DESARROLLO DEL PROCESO
Profesional Administrativo y Financiero - Contabilidad, Profesional de Contabilidad, Auxiliar de Operaciones Contables, Auxiliar Técnico -
Contabilidad.
Coordinador de Operaciones Contables y
Financieras
SoporteGarantizar que la información contable y financiera cumpla con la normatividad contable y tributaria vigente,
entregando de manera oportuna y reflejando la realidad económica de la Asociación.
4.4.1, 4.4.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.2.2,
6.3, 7.1.6, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1,
7.5.3.2, 9.1.1, 9.1.3, 10.1, 10.2.1,
10.2.2, 10.3.
SALIDA PROCESO
Identificación de los riesgos y
oportunidades (matriz de gestión del
riesgo)
Matriz DOFA,, caracterización del
proceso contabilidadIdentificar los riesgos y oportunidades del proceso.
Obligacion y soportes.
Analizar, evaluar y valorar el riesgo
CONTABILIDAD
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CONTABILIDAD
Versión: 6.0
Código: CO-CA-001
Fecha:22/01/2019
Contabilidad Hacer Cierre de impuestos Contabilidad
Contabilidad Hacer Documento de Depreciación Contabilidad
Contabilidad Hacer
Formatos diligenciados
(información exógena nacional,
distrital, reporte CHIP,
Declaración de ingresos y
patrimonio, Conciliación Fiscal,
Renovación Cámara y Comercio y
Renovación Registro Único de
Proponentes)
Contabilidad
Contabilidad Hacer Documentos de ajuste Contabilidad
Contabilidad Hacer Estados financieros y notas Revisoria fiscal y Auditoria
interna
Cliente interno, externo Hacer Informe final cliente interno, externo
Gestión HSEQ Hacer
Prevención de incidentes y
accidentes de trabajo,
enfermedades laborales
Matriz de identificación de
peligros, evaluación y valoración
de riesgos y determinación de
controles.
Protección medio ambiente
Contabilidad
Planeación Estratégica
Gestión HSEQ
Presupuesto Verificar Conciliación de Activos Presupuesto
Información contable Revisar las cifras de balance y depurarlas cuando aplique
Información contable Preparar los estados financieros y sus respectivas notas
Solicitud de información
Formato conciliación activos Confirmar informe de activos vs información contable
Aplicar controles en seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente
Información contable Trasladar cifras contables de el Fondo y generar documento de cierre de impuestos
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos
y determinación de controles.
Programa uso eficiente energia,
programa uso eficiente agua,
programa prácticas sostenibles.
Información contable, formato y
normatividad de reporte
Elaborar información exógena nacional, distrital, reporte CHIP, Declaración de ingresos y
patrimonio, Conciliación Fiscal, Renovación Cámara y Comercio y Renovación Registro Único de
Proponentes.
Generar reporte de las solicitudes recibidas.
Información contable Generar en el sistema contable el cálculo de la depreciación
CONTABILIDAD
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CONTABILIDAD
Versión: 6.0
Código: CO-CA-001
Fecha:22/01/2019
Contabilidad Verificar Reporte final Entes de Control
Contabilidad Verificar
Información contable base para la
elaboración de informes
financieros
Contabilidad
Revisoria fiscal y Auditoria
internaVerificar
Estados financieros firmados y
notas con dictamen
Planeación Estratégica, entes
de control, entidades
finacieras, clientes externos,
proveedores.
Presupuesto, Recaudo,
Tesoreria.Verificar Conciliación entre Procesos
Desarrollo gremial, Auditoria
interna
Presupuesto, Unidad
Tecnica Verificar Visto bueno
Presupuesto, Unidad Tecnica,
seguimiento y control
Contabilidad Verificar Aprobacion de documento Tesoreria
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Entes de control Actuar Plan de mejoramiento Entes de Control
Planeación Estratégica
Contabilidad
Gestión HSEQ
Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para mejorar el proceso.Actuar
Información contable ajustada. Analizar que la informacion contable refleje la realidad de los hechos económicos
Estados financieros y notas Revisar que las cifras contables sean razonables
Reporte de acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Conciliación Revisar y corregir las diferencias encontradas
Informe de auditoria Establecer el plan de mejoramiento de acuerdo resultados
Formatos diligenciados (información
exógena nacional, distrital, reporte
CHIP, Declaración de ingresos y
patrimonio, Conciliación Fiscal,
Renovación Cámara y Comercio y
Renovación Registro Único de
Proponentes).
Revisar que la información dilegenciada en los formatos se encuentre de acuerdo a la información
contable.
Obligacion, Desembolso y soportes. Revisar que la causación y sus soportes estén de acuerdo a la norma contable y tribjutaria.
Despliegue estratégico
Matriz indicadores de gestión
Ficha técnica de indicadores
Plantilla de indicadores Plantilla de indicadoresGestión HSEQ
Planeación EstratégicaMedir el desempeño del proceso y analizar resultados. Verificar
Seguimiento al proceso, matriz
gestión del riesgo, matriz dofa y
estrategias,.
Revisión por la dirección
Informe de auditoria interna o
externa
Conciliar ejecución presupuestal vs información contableInforme avance ejecución de
proyecto
CONTABILIDAD
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CONTABILIDAD
Versión: 6.0
Código: CO-CA-001
Fecha:22/01/2019
INDICADORES DE
GESTIÓNDOCUMENTOS Y REGISTROS RIESGOS
Ver Matriz Indicadores de
gestión GH-MT-009
Ver Listado Maestro de
Documentos y Registros GH-FT-
002
Ver matriz de requisitos legales
PE-MT-005
Ver matriz de gestión del
riesgo CO-MT-002
Elaboró Revisó Anderson Romero - profesional del SIG AprobóCoordinador de Operaciones Contables y Financieras-Katherin
Perez
SEGUIMIENTO Y MONITOREO
Revision por la Direccion, Revisoria fiscal y Auditoria Interna, Auditoria interna SIG, Auditoria externa SIG,
Seguimiento acciones correctivas preventivas y de mejora, seguimiento indicadores de gestion, seguimiento matriz
gestion del riesgo, Dofa, conciliaciones entre procesos, entes de contrl(contraloria general de la republica,
Contaduria general de la nacion, Direccion de impuestos y aduanas)
Coordinador de Operaciones Contables y Financieras-
Katherin Perez
RECURSOS
Recursos Tecnológicos (Hardware,
software) herramientas tecnolígicas
(SIGECA, PANDA, Plataforma SIG,
Internet)
Recursos Humanos (Personal
competene para el desarrollo del
proceso)
Recursos Económicos
Papeleria, puestos de trabajo
Tipo de Proceso
Participantes del proceso:
Requisitos ISO 9001:2015Requisitos ISO
14001:20156.1.1, 6.1.2, 6.1.4, 10.1, 10.2, 10.3 Requisitos OHSAS 18001:2007 4.4.5, 4.5.4, 4.5.5
Requisitos Decreto 1072 de
2015
2.2.4.6.10, 2.2.4.6.33,
2.2.4.6.34.
PROVEEDORCICLO MEJORA
CONTINUASALIDA CLIENTE
Junta Directiva. Planear Planeación de eventos. Desarrollo Gremial.
Presupuesto PlanearCronograma de distribución
presupuestalDesarrollo Gremial.
Norma NTC ISO
9001:2015
Norma NTC ISO
14001:2015
PlanearRiesgos y oportunidades del
procesoDesarrollo Gremial.
Recaudo
Desarrollo Gremial
Oficinas departamentales
Planes, proyectos y
programas (Unidad
Técnica)
Oficinas departamentales
Desarrollo Gremial
Desarrollo GremialCronograma de distribución
presupuestal
Hacer Realizar y publicar la revista frutas y hortalizas. Revista frutas y hortalizas
Información del subsector y oficinas
departamentales.
Acta de reunión Desarrollo Gremial.
Oficinas departamentales
Todos las partes interesadas.
DESARROLLO GREMIAL
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DESARROLLO GREMIAL
Planear los congresos y otros eventos para difusión y divulgación de información del subsector
Hortifrutìcola.
ENTRADA
Versión: 13.0
Código: DG-CA-001
Fecha: 21/01/2019
ACTIVIDAD
DESARROLLO DEL PROCESO
Profesional de Gerencia, Auxiliar Desarrollo Gremial, Coordinador de Prensa y ComunicacionesGerente General
MisionalRealizar la vinculación de asociados, promoción de eventos, apoyo gremial, representatividad en el subsector y
difusión de información para el subsector
4.4.1, 4.4.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.2.2,
6.3, 7.1.6, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1,
7.5.3.2, 8.1, 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3.1,
8.2.3.2, 8.2.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3,
8.5.4, 8.5.5, 8.5.6, 8.6, 8.7.1, 8.7.2,
9.1.1, 9.1.2, 9.1.3, 10.1, 10.2.1,
10.2.2, 10.3
SALIDA PROCESO
Objetivo del proceso:
Responsable del proceso:
ENTRADA PROCESO
Presupuesto aprabado.
Articulo de recaudo
Información de los eventos
realizados y a realizar.
Temas actualidad subsector
hortifruticola
Información de promoción al
consumo de frutas y hortalizas
Información subsector a nivel
internacional.
Acuerdos presupuestales Establecer plan presupuestal para la publicación de la revista frutas y hortalizas.
Matriz DOFA, Matriz contexto e
identificación de partes interesadas.Identificar riesgos y oportunidades del proceso
Información del subsector y oficinas
departamentales.
Hacer Realizar comité editorial para aprobación de la temática.
Resultados de proyectos ejectuados
DESARROLLO GREMIAL
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DESARROLLO GREMIAL
Versión: 13.0
Código: DG-CA-001
Fecha: 21/01/2019
Planes, proyectos y
programas
Oficinas departamentales
Desarrollo Gremial
Desarrollo Gremial
Presupuesto
Planeación Estratégica HacerActa asamblea departamental
Acta asamblea nacionalDesarrollo Gremial
Desarrollo Gremial Hacer Matriz de gestión del riesgoPlaneación Estratégica
Gestión HSEQ
Gestión HSEQ Hacer
Prevención de incidentes y
accidentes de trabajo,
enfermedades laborales
Matriz de identificación de
peligros, evaluación y valoración
de riesgos y determinación de
controles.
Protección medio ambiente
Desarrollo Gremial
Planeación Estratégica
Gestión HSEQ
Asociado potencial HacerActa junta directiva.
Afiliación de asociadosDesarrollo Gremial
Entes nacionales,
gubernamentales,
departamentales,
municipales
Hacer Participaciòn y representacón Desarrollo Gremial
Desarrollo Gremial Hacer Encuesta satisfacción de eventos Desarrollo Gremial
Asociados
Desarrollo Gremial
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Desarrollo Gremial
Presupuesto aprabado.
HacerRealizar los congresos y/o eventos para difusión y divulgación de información del subsector
Hortifrutìcola.Listado asistencia eventos.
Revista frutas y hortalizas.
Página web de Asohofrucol
Redes sociales de Asohofrucol.
Todos las partes interesadas.
Planeación de eventos.
Información del subsector y oficinas
departamentales.
Software Desarrollo Gremial Desarrollo Gremial
Estatutos Preparar y realizar asambleas nacionales y departamentales.
Afiliación de asociados
Actualización información asociados.
Mantener actualizada la base de datosHacer
Análizar, evaluar y valorar el riesgo
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos y
determinación de controles.
Programa uso eficiente energia,
programa uso eficiente agua,
programa prácticas sostenibles.
Identificación de los riesgos y
oportunidades
Información de proyectos
Hacer Crear estrategias y/o ejecutar proyectos de difusión y comunicación dentro del subsector.
Verificar
Aplicar controles en seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente
Aprobar y realizar la vinculación de asociados.
Representar el gremio en diferentes escenarios de interés para el subsector y participar en la
creación de lineamientos sectoriales.
Realizar la evaluación de la satisfación de los asistentes a los eventos desarrollados.
Despliegue estratégico
Matriz indicadores de gestión
Ficha técnica de indicadores
Plantilla de indicadores
Encuesta satisfacción de eventos
Solicitud de asociación.
Invitaciones a eventos del subsector
hortifrutìcola
Plantilla de indicadoresGestión HSEQ
Planeación EstratégicaMedir el desempeño del proceso y analizar resultados.
DESARROLLO GREMIAL
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DESARROLLO GREMIAL
Versión: 13.0
Código: DG-CA-001
Fecha: 21/01/2019
Asociados
Planeación Estratégica
Desarrollo gremial
Gestión HSEQ
INDICADORES DE
GESTIÓNDOCUMENTOS Y REGISTROS RIESGOS
Ver Matriz Indicadores de
gestión GH-MT-009
Ver Listado Maestro de
Documentos y Registros GH-FT-
002
Ver matriz de requisitos legales
PE-MT-005
Ver matriz de gestión del
riesgo DG-MT-002
Ver matriz de identificación de
peligros, evaluación y
valoración de riesgos GH-MT-
007
Elaboró RevisóAnderson Romero - profesional
del SIGAprobó
RECURSOS
Anotar todos los recursos que se tienen
para la operación eficaz del proceso
Salidas no conformes, seguimiento
al proceso, matriz gestión del riesgo,
matriz dofa y estrategias.
Actuar
Gerente General - Álvaro Palacio
SEGUIMIENTO Y MONITOREO
Auditoria revisoria fiscal.
Auditoria Interna.
Auditoria Externa.
Seguimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Seguimiento matriz de gestión del riesgo.
Seguimiento matriz DOFA.
Asamblea Nacional.
Comité Editorial
Base de datos asociados
Ximena Lozano - Profesional de Gerencia
Reporte de acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Quejas, sugerencias, reclamos,
encuestas de satisfacción
Revisión por la dirección
Informe de auditoria interna o
externa
Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para mejorar el proceso.
Tipo de Proceso
Participantes del proceso:
Requisitos ISO 9001:2015Requisitos ISO
14001:2015
6.1.1, 6.1.2, 6.1.4, 10.1, 10.2,
10.3Requisitos OHSAS 18001:2007 4.4.5, 4.5.4, 4.5.5 Requisitos Decreto 1072 de 2015
2.2.4.6.10, 2.2.4.6.13,
2.2.4.6.33, 2.2.4.6.34.
PROVEEDORCICLO MEJORA
CONTINUASALIDA CLIENTE
Todos los Procesos Planear Acta de reunión Gestión Documental
Norma NTC ISO
9001:2015
Norma NTC ISO
14001:2015
Planear Matriz de gestión del riesgo Gestión Documental
Gestión Documental
Tecnología de la
Información
HacerSeguridad de la documentacion y la
informaciónTodos los procesos.
Comité Interno de Archivo Hacer
Actas de Reunion Tablas de
retención documental manual
general de archivo e instructivo
general de alistamiento.
Todos los procesos.
Todos los Procesos HacerDocumentos radicados planillas de
control de correspondencia.Todos los procesos.
Todos los Procesos HacerTransferencia de unidades
DocumentalesTodos los procesos.
Gestión Documental HacerIncidencia y reporte en aplicativo
GLPITodos los procesos.
Gestión Documental Hacer Matriz de gestión del riesgoPlaneación Estratégica
Gestión HSEQ
Atender los requerimientos de consulta y préstamos documentales
Cumplir con las directrices del manual general de archivo para el tratamiento de la información plasmada en
los documentos y el buen uso de las herramientas tecnológicas en concordancia a Índice Información
clasificada y reservada y la Política de tratamiento de datos personales
Seguridad de la Información y
manipulación del recurso tecnológico.
Versión: 7.0
Código: GA-CA-001
Fecha: 22/01/2019
ACTIVIDAD
DESARROLLO DEL PROCESO SALIDA PROCESO
Auxiliar DocumentalGestor de Gestión Documental
Soporte
Aplicar eficaz, eficiente y efectivamente los procesos archivisticos de organización, alistamiento, consulta, conservacion y
disposicion final de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, ciclo vital del documento,
tablas de retención documental y la normatividad archivistica vigente.
4.4.1, 4.4.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.2.2, 6.3,
7.1.6, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 9.1.1,
9.1.3, 10.1, 10.2.1, 10.2.2, 10.3
Entrega de documentos a procesar
GESTIÓN DOCUMENTAL
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
ENTRADA
Normatividad archivística, Tabla de
Retencion Documental para unificar
criterios sobre la Gestion Documental
ENTRADA PROCESO
Garantizar el cumplimiento de las tablas de retención documental y garantizar el cumplimiento de la
normatividad archivística aplicable, creando las directrices para la buena custodia, conservación y manejo
de la información física y digital.
Objetivo del proceso:
Responsable del proceso:
Identificación de los riesgos y
oportunidades (matriz de gestión del
riesgo)
Documentos a radicar
Establecer el plan de trabajo para el equipo de acuerdo a los documentos entregados a procesar.
Identificar los riesgos y oportunidades del proceso.Matriz DOFA, caracterización del proceso
gestión documental.
Organizar y transferir los archivos de gestión al archivo central y los archivos históricos al archivo general
de la nación cuando hayá lugar.
Recibir y radicar los documentos de ingreso en la entidad. Así como clasificar y distribuir la documentación
recibida en su respectivo proceso.
Analizar, evaluar y valorar el riesgo
Préstamo de Unidades Documentales
Transferencia documental
Versión: 7.0
Código: GA-CA-001
Fecha: 22/01/2019
GESTIÓN DOCUMENTAL
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Gestión HSEQ Hacer
Prevención de incidentes y
accidentes de trabajo,
enfermedades laborales
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos
y determinación de controles.
Protección medio ambiente
Gestión Documental
Planeación Estratégica
Gestión HSEQ
Gestión Documental VerificarInforme Mensual y Trimestral de
Producción
Dirección Administrativa -
Gestión Documental
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Archivo General de la
Nación AGNVerificar
Tablas de retención documental y
manual general de archivo.
Comité interno de archivo y
todos los procesos de la
organización.
Comité Interno de Archivo VerificarTransferencia de unidades
Documentales al archivo centralTodos los procesos.
Planeación Estratégica
Gestión Documental
Gestión HSEQ
INDICADORES DE
GESTIÓNDOCUMENTOS Y REGISTROS RIESGOS
Ver Matriz Indicadores de
gestión GH-MT-009
Ver matriz de requisitos
legales PE-MT-005
Ver Listado Maestro de
Documentos y Registros GH-FT-
002
Ver matriz de gestión del
riesgo GA-MT-002
Ver matriz de identifación de
peligros, evaluación y
valoraración de riesgos y
determinación de controles GH-
MT-007
Elaboró Revisó Anderson Romero - Profesional del SIG. AprobóGestor de Gestion Documental - Laura Fernanda Jimenez
CortesGestor de Gestion Documental - Laura Fernanda Jimenez Cortes
Realizar el seguimiento periódico a las actividades operativas del proceso en el manejo de los documentos.
RECURSOS
presupuesto
SEGUIMIENTO Y MONITOREO
Auditoria Interna
Auditoria Externa
Revision por la Direccion
Seguimiento de Indicadores de Gestion
Seguimiento de Acciones Preventivas correctivas y de mejora
Informe mensual de alistamiento documental: Informe Mensual y Trimestral de Producción
Módulo de consultas documentales GLPI
Despliegue estratégico
Cuantificación de las actividades
ejecutadas en el proceso
Matriz indicadores de gestión
Ficha técnica de indicadores
Plantilla de indicadores
Revisión por la dirección
Tablas de Retención Documental y Manual
general de ArchivoVelar por el cumplimiento de los lineamientos establecidos para el control de la documentacion del proceso
Seguimiento al proceso, matriz de gestión
del riesgo, matriz DOFA y estrategias.
Informe de auditoria interna o externa
Dar cumplimiento con la normatividad vigente en pro de la preservación documental dentro de la
organización.
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos y
determinación de controles.
Programa uso eficiente energia, programa
uso eficiente agua, programa prácticas
sostenibles.
Normativa aplicable a entidades privadas
con funciones públicas.
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Gestión HSEQ
Planeación EstratégicaVerificar Medir el desempeño del proceso y analizar resultados. Plantilla de indicadores
Actuar Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para mejorar el proceso.Reporte de acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Aplicar controles en seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente
Tipo de Proceso
Participantes del
proceso:
Requisitos ISO 9001:2015Requisitos ISO
14001:2015
4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5.1, 5.2,
5.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.1.4, 7.1,
7.3, 9.3, 10.1, 10.2, 10.3
Requisitos OHSAS 18001:20074.1, 4.2, 4.4.1, 4.4.4, 4.4.5,
4.5.4, 4.5.5, 4.6
Requisitos Decreto 1072 de
2015
2.2.4.6.5, 2.2.4.6.6, 2.2.4.6.7,
2.2.4.6.8, 2.2.4.6.8. literal 1 y
4, 2.2.4.6.10, 2.2.4.6.18,
2.2.4.6.30, 2.2.4.6.33,
2.2.4.6.34, 2.2.4.6.36
PROVEEDORCICLO MEJORA
CONTINUASALIDA CLIENTE
Asamblea Nacional de
Delegados
Planeación Estratégica
Planear Despliegue Estratégico Todos los procesos
Norma NTC ISO
9001:2015
Norma NTC ISO
14001:2015
PlanearMatriz contexto e identificación de
partes interesadas.Todos los procesos
Norma NTC ISO
9001:2015
Norma NTC ISO
14001:2015
Planear Matriz de gestión del riesgo Planeación Estratégica
Presupuesto - todos los
procesos Planear
Presupuesto anual de inversión
del FNFH aprobado.
Presupuesto de Asohofrucol
aprobado
Todos los procesos
Planeación Estratégica Hacer Matriz de gestión del riesgoPlaneación Estratégica
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica HacerEjecución presupuestal
(obligaciones)Todos los procesos
Gestión HSEQ Hacer
Prevención de incidentes y
accidentes de trabajo,
enfermedades laborales
Matriz de identificación de
peligros, evaluación y valoración
de riesgos y determinación de
controles.
Protección medio ambiente
Planeación Estratégica
Gestión HSEQ
Presupuesto anual de inversión del FNFH
aprobado.
Presupuesto de Asohofrucol aprobado
Proporcionar los recursos necesarios a cada proceso.
Aplicar controles en seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente
Matriz DOFA, Matriz contexto e identificación de
partes interesadas.Identificar los riesgos y oportunidades del proceso.
Revisar y aprobar el presupuesto anual de inversión del FNFH y el presupuesto de Asohofrucol.
Análizar, evaluar y valorar el riesgo
Matriz de identificación de peligros, evaluación y
valoración de riesgos y determinación de
controles.
Programa uso eficiente energia, programa uso
eficiente agua, programa prácticas sostenibles.
Matriz de gestión del riesgo
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Identificar las partes interesadas, determinación de las necesidades y expectativas pertinentes
de las partes interesadas hacia Asohofrucol,
ENTRADA
Lineamientos de la Asamblea Nacional de
Delegados.
Estatutos de Asohofrucol
Presupuesto anual de inversión del FNFH.
Presupuesto de Asohofrucol.
Establecer y/o actualizar el despliegue estratégico (Misión, Visión, Valores Corporativos,
Objetivos Estratégicos, Política Organizacional y Objetivos de gestión integral de la Asociación.
Comprensión de las necesidades y expectativas
de las partes interesadas.
Objetivo del proceso:
Responsable del proceso:
Versión:10.0
Código: PE-CA-001
Fecha:14/09/2018
ACTIVIDAD
DESARROLLO DEL PROCESO
Profesional de Gerencia, Junta DirectivaGerente General
EstratégicoProporcionar los lineamientos para el direccionamiento estratégico de la Asociación, así como la asignación de recursos
necesarios en todos los procesos para garantizar el cumplimiento de Política Organizacional.
4.1, 4.2, 4.3, 4.4.1, 4.4.2, 5.1.1, 5.1.2, 5.2.1,
5.2.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.2.1, 6.2.2, 6.3, 7.1.1,
7.1.6, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 9.1.1, 9.1.3,
9.3.1, 9.3.2, 9.3.3, 10.1, 10.2.1, 10.2.2, 10.3
SALIDA PROCESOENTRADA PROCESO
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Versión:10.0
Código: PE-CA-001
Fecha:14/09/2018
Recaudo
Planes, Proyectos y
Programas
Desarrolllo Gremial
Contratación y compras
Planeación estratégica
Gestión HSEQ
Todos los procesos
Presupuesto VerificarAcuerdos presupuestales
Informes de ejecución financieraPlaneación Estratégica.
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Planeación Estratégica
Gestión HSEQ
Reporte de acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Realizar seguimiento a la ejecución presupuestal
Despliegue estratégico
Matriz indicadores de gestión
Ficha técnica de indicadores
Plantilla de indicadores
Información del valor comprometido del
presupuesto asignado a Asohofrucol y al FNFH
Plantilla de indicadoresGestión HSEQ
Planeación EstratégicaMedir el desempeño del proceso y analizar resultados.
Satisfacción y retroalimentación de las partes
interesadas.
Acta revisión por la direcciónPlaneación Estratégica
Gestión HSEQ
Desempeño de los procesos y conformidad de
los servicios (Resultados indicadodores de
gestión), cambios que pueden afectar el SIG.
recomendaciones para la mejora,
Verificar
Revisión por la Dirección, Salidas no conformes,
seguimiento al proceso, matriz gestión del
riesgo, matriz dofa y estrategias. Actuar
Informe de auditoria interna o externa
Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para mejorar el proceso.
Desempeño de los proveedores externos.
Hacer / Verificar Realizar la revisión por la dirección y el análisis del desempeño del sistema de gestión integral.
Despliegue estratégico, acciones de seguimiento
de revisiones anteriores por la dirección previas.
Estado de las investigaciones de incidentes de
trabajo, accidentes de trabajo y enfermedades
laborales, acciones correctivas, preventivas y de
mejora, informe de auditoría interna y/o externa,
evaluaciones de cumplimiento con los requisitos
legales aplicables y otros requisitos que la
organización suscriba, participación del personal
en SGSST, plan anual de trabajo SGSST,
eficacia de los controles operacionales,
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Versión:10.0
Código: PE-CA-001
Fecha:14/09/2018
INDICADORES DE
GESTIÓNDOCUMENTOS Y REGISTROS RIESGOS
Ver Matriz Indicadores de
Gestión GH-MT-009
Ver Listado Maestro de
Documentos y Registros GH-FT-
002
Ver matriz de requisitos legales
PE-MT-005
Ver matriz de gestión del
riesgo PE-MT-007
Ver matriz de identificación de
peligros, evaluación y
valoración de riesgos GH-MT-
007
Elaboró Revisó Coordinadora HSEQ - Lady Jiménez Aprobó Gerente General - Álvaro Palacio
SEGUIMIENTO Y MONITOREO
Revisión por la dirección.
Auditoria Interna
Auditoria Externa
Seguimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Seguimiento indicadores de gestión.
Seguimiento matriz de gestión del riesgo, DOFA y estrategias.
Evaluación cumplimiento de requisitos legales y otros que suscriba la organización.
Seguimiento a la ejecución presupuestal.
Profesional de Gerencia - Ximena Lozano, Profesional de Apoyo
Administrativo - Anderson Romero, Coordinadora HSEQ - Lady
jimenez
RECURSOS
Equipos de cómputo, hardware,
software, internet, puestos de trabajo,
sala de juntas, personal competente
para el desarrollo del proceso,
papeleria.
Recursos económicos para el desarrollo
de todos los procesos.
Versión: 14.0
Código: PP-CA-001
Tipo de Proceso
Participantes del proceso:
Requisitos ISO 9001:2015Requisitos ISO
14001:2015
6.1.1, 6.1.2, 6.1.4, 10.1,
10.2, 10.3 Requisitos OHSAS 18001:2007 4.4.5, 4.5.4, 4.5.5 Requisitos Decreto 1072 de 2015 2.2.4.6.33, 2.2.4.6.34.
PROVEEDORCICLO MEJORA
CONTINUASALIDA CLIENTE
Entidades o actores públicos o privados ,
organismos de cooperación internacional
(cofinanciadores)
Planear Base de datos de convocatorias Planes, programas y proyectos
(Formulación de proyectos)
Productores y organizaciones PlanearAspecto problemática a resolver, en el documento de
proyectoProductores y organizaciones
Entidades gubernamentales que registran
información del sector agrícolaPlanear
Consolidación de bases de datos del sector
confiables y actualizadas
Planes, programas y proyectos
(Formulación de proyectos)
Planes, programas y proyectos (Ejecución
de proyectos)Planear Registros para ser usados en futuras iniciativas
Planes, programas y proyectos
(Formulación de proyectos)
Todos los procesos PlanearSolicitud por correo eléctronico a las diferentes
procesos
Planes, programas y proyectos
(Formulación de proyectos)
Planes, Proyectos y Programas Planear Matriz de gestión del riesgoPlaneación Estratégica
Gestión HSEQ
Entidades o actores públicos o privados,
organismos de cooperación internacional
(cofinanciadores)
Hacer
Perfil y/o documentos del proyecto
Ficha de presentación de proyectos al FNFH (cuando
aplique) o Ficha de solicitudes de apoyo proyectos
de difusión y divulgación.
Actas de reunión y/o correos electrónicos.
Entidades públicas y privadas
cofinanciadoras,organismos de
cooperación internacional
Productores y/ o organizaciones HacerCorreo de comunicación al interesado acerca de los
ajustes necesariosProductores y/o organizaciones
Profesional de operaciones técnicas formulador.
Coordinador de Proyectos Estrategicos, Coordinador Financiero de Proyectos, Coordinador de Prensa y Comunicaciones, Profesional de Operaciones
Técnicas - Supervisor Técnico, Profesional de Operaciones Administrativas y Financieras, Coordinadora de Seguimiento y Control Técnico, Coordinadora
de Operaciones Financieras, Profesional de Apoyo Seguimiento y Control Jurídico.
Director Gestión Economica y Empresarial -
Ejecución , Director Técnico y Formulación
y Director de Seguimiento y Control de
proyectos.
MisionalGestionar, elaborar, ejecutar y controlar planes, programas y proyectos.
4.4.1, 4.4.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.2.2,
6.3, 7.1.6, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1,
7.5.3.2, 8.1, 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3.1,
8.2.3.2, 8.2.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3,
8.5.4, 8.5.5, 8.5.6, 8.6, 8.7.1, 8.7.2,
9.1.1, 9.1.2, 9.1.3, 10.1, 10.2.1,
10.2.2 y 10.3
SALIDA PROCESO
Objetivo del proceso:
Responsable del proceso:
PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS Fecha: 21/01/2019
ENTRADA PROCESO
Análizar, evaluar y valorar el riesgo
Términos de referencia , pliegos de
condiciones, necesidades u
oportunidades de Entidades
Territoriales, y convocatorias entre
otros
Elaborar el oficio de presentación del proyecto o propuesta y radicar o enviar por correo a la entidad
correspondiente.
Realizar preguntas relacionadas con la convocatoria y asisitir a las reuniones de socialización
convocadas por la entidad respectiva y/o se envía correo electrónico.
Proyecto en documento, perfil o
Ficha del FNFH
Documentos legales, técnicos y
financieros de Asohofrucol para la
presentación de propuestas y
proyectos
Reflexionar y analizar críticamente sobre los factores que pueden haber afectado positiva o
negativamente la ejecución los proyectos desde la formulación .
Realizar los ajustes técnicos, financieros y/o jurídicos pertinentes.
Identificar los documentos necesarios para la presentación de una propuesta en las convocatorias
nacionales y de cooperación internacional , o modalidades de contratación pública
Identificación de los riesgos y
oportunidades
Acta de lecciones aprendidadas y
presentación
Términos de referencia , pliegos de
condiciones, necesidades u
oportunidades de Entidades
Territoriales, y convocatorias entre
otros
Identificar convocatorias nacionales y de cooperación internacional, o modalidades de contratación
pública que atiendan las iniciativas oportunidades o necesidades del sector.
Idenfiticación de las necesidades y/o
oportunidades
Identificar la idea de proyecto a partir de la revisión de una problemática o necesidad del sector
a través de medios como: diagnósticos existentes del sector,
orientaciones de las fuentes de financiamiento, políticas públicas, planes de desarrollo, entre
otras, fuentes primarias y secundarias).
Bases de datos de cifras del sector
en aspectos productivos (área,
producción, rendimientos, entre
otros)
Identificar diagnósticos, estadísticas de diferentes lineas productivas.
ACTIVIDAD
DESARROLLO DEL PROCESO
ENTRADA
Versión: 14.0
Código: PP-CA-001 PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS Fecha: 21/01/2019
Entidades gubernamentales que registran
información del sector agrícolaHacer
Documentos y estadísticas
Bases de datos
Entidades públicas y privadas
cofinanciadoras,organismos de
cooperación internacional
Todos los procesos Hacer Compilación en carpetas digitalesPlanes, programas y proyectos
(Formulación de proyectos)
Planes, programas y proyectos (Ejecución
de proyectos)Hacer
Perfil y/o documentos del proyecto
Ficha de presentación de proyectos al FNFH (cuando
aplique) o Ficha de solicitudes de apoyo proyectos
de difusión y divulgación.
Planes, programas y proyectos
(Formulación de proyectos)
Gestión HSEQ Hacer
Prevención de incidentes y accidentes de trabajo,
enfermedades laborales
Matriz de identificación de peligros, evaluación y
valoración de riesgos y determinación de controles.
Protección medio ambiente
Planes, proyectos y programas
Planeación Estratégica
Gestión HSEQ
Entidades o actores públicos o privados,
organismos de cooperación internacional
(cofinanciadores)
VerificarActa de reunión comité de priorización de proyectos y
acta de reunión JD-FNFH y/o convenio firmado.Planes, programas y proyectos
Productores y organizaciones VerificarActa de reunión comité de priorización de proyectos y
acta de reunión JD-FNFH y/ o convenio firmado.
Planes, programas y proyectos
(Formulación de proyectos)
Planes, programas y proyectos
(formulación)
Tercera entidad.
PlanearFormato plan operativo diligenciado.
Anexo 2.
Planes, programas y proyectos
(ejecución)
Planes, programas y proyectos
(formulación)
Tercera entidad.
Hacer
Solicitud de creación de circuito del proyecto.
Radicación de documentos legales (proyecto, contrato
+ póliza, acta de inicio entre otros) y factura del primer
desembolso de la tercera entidad que ejecuta.
Presupuesto.
Tecnología de la información,
Contabilidad.
Unidad de Seguimiento y Control
Proyectos.
Tercera entidad.
Aplicar controles en seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente
Términos de referencia , pliegos de
condiciones, necesidades u
oportunidades de entidades
territoriales, y convocatorias entre
otros
Evaluar si la iniciativa, situación problemática o necesidad se enmarca dentro de los objetivos del
PNFH, Planes de desarrollo a nivel nacional, departamental o municipal, otros.
Evaluar la propuesta y pertinencia técnica y financiera del proyectoProyecto en documento, perfil o
Ficha del FNFH
Ejecutar planes, programas y proyectos cofinanciados por el FNFH y ejecutados por terceras
entidades.
Acta de lecciones aprendidadas y
presentación
Aplicar en la formulación de nuevos proyectos, los aprendizajes teniendo en cuenta los aciertos y
errores por causa de la formulación.
Bases de datos de cifras del sector
en aspectos productivos (área,
producción, rendimientos, entre
otros)
Analizar y utilizar la información de los diagnósticos, estadísticas de diferentes lineas productivas en
la elaboración de propuestas.
Documentos legales, técnicos y
financieros de Asohofrucol para la
presentación de propuestas y
proyectos
Actualizar los documentos legales, técnicos financieros de Asohofrucol
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos
y determinación de controles.
Programa uso eficiente energia,
programa uso eficiente agua,
programa prácticas sostenibles.
Acta de junta FNFH de aprobación
del proyecto.
Ficha presentación proyecto.
Documentos legales
Revisar el documento de la ficha o propuesta del proyecto, su presupuesto y generar el Plan
operativo, si es un proyecto del FNFH en el formato de Asohofrucol y si es un proyecto de otra fuente
de financiación en el formato entregado por la entidad.
Acta de junta FNFH de aprobación
del proyecto.
Ficha presentación proyecto.
Documentos Legales
Versión: 14.0
Código: PP-CA-001 PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS Fecha: 21/01/2019
PPP-Unidad Técnica de proyectos
(formulación).
PPP- Unidad de Seguimiento y Control de
Proyectos.
Productores.
Planeación Estratégica , Contabilidad,
Presupuesto, Tesorería, Tecnología de la
Información, Talento humano,
Contratación y Compras, Gestión
Documental y Gestión HSEQ. PPP-
Unidad Técnica de proyectos
(Comunicaciones).
Entidad Cofinanciadora.
Hacer
Informes de avance y finales Técnicos y Financieros.
Certificados de cumplimiento de contratistas y
proveedores.
De acuerdo a las necesidades del proyecto se utilizan
los formatos correspondientes como Acta entrega de
bienes y servicios, listados de asistencia, fichas de
inscripción, fichas de diagnóstico, fichas de asistencia
técnica entre otros.
Transferencia documental.
Solicitud de cierre de proyecto.
Modificaciones (Prorrogas/Adiciones/Reducciones).
Lecciones aprendidas.
PPP-Unidad de Seguimiento y
Control Proyectos.
PPP-Unidad Técnica de
proyectos(Comunicaciones).
Auditorias Externas.
Productores beneficiarios de
proyectos.
Junta directiva de Asohofrucol y
FNFH.
Entidades cofinanciadoras.
Planeación Estratégica ,
Contabilidad, Presupuesto,
Tesorería, Tecnología de la
Información, Talento Humano,
Contratación y Compras, Gestión
Documental y Gestión HSEQ.
PPP-Unidad Técnica de
proyectos (Formulación).
Desarrollo Gremial.
Productores y otros actores públicos o
privados.
Recaudo.
PPP-Unidad Técnica de Proyectos
(formulación/ejecución) y Unidad Técnica
de seguimiento y control de proyectos.
Tecnología de la Información,
Contratación y Compras.
Hacer
Artículos, videos, revista Frutas y Hortalizas, boletines,
pendones entre otros.
Publicaciones, boletines, presentaciones. Manual de
marca.
Eventos (Congresos, seminarios, talleres, ferias entre
otros).
Comportamiento y tendencias del sector.
Productores, Recaudadores,
Entidades del sector público y
privado nacionales e
internacionales, Junta Directiva
del FNFH y de Asohofrucol.
Planeación Estratégica,
Contabilidad, Presupuesto,
Tesorería, Tecnología de la
información, Talento humano,
Contratación y Compras, Gestión
documental y Gestión HSEQ.
Cliente interno, externo y partes
interesadas.Hacer Respuesta a consultas técnicas.
Todos los procesos, cliente
externo y demás partes
interesadas.
PPP-Unidad Técnica de Proyectos
(ejecución-equipo técnico de los
proyectos).
Terceras entidades
Verificar
Aprobación de informes y pagos.
Actas de reunión. Desiciones sobre la ejecución.
PPP-Unidad Técnica de
Proyectos (ejecución).
Terceras entidades
PPP-Unidad Técnica de Proyectos
(ejecución).
Terceras entidades
Actuar Informes de avance y finales Técnicos y Financieros.
PPP-Unidad Técnica de
Proyectos (ejecución).
Terceras entidades
Acta de junta de aprobación del
proyecto.
Ficha presentación proyecto.
Convenio, propuesta, contratos.
Instructivo de archivo.
Acompañamiento en la difusión y
divulgación.
Ejecutar planes programas y proyectos cofinanciados por el FNFH y ejecutados por Asohofrucol.
Ejecutar de proyectos marco ejecutados por Asohofrucol y derivados ejecutados por terceros,
financiados por el FNFH.
Ejecutar planes programas y proyectos financiados por fuentes diferentes al FNFH y ejecutados por
Asohofrucol.
Información del sector.
Resultados del proyecto.
Noticias.
Informes de avances técnicos y
financieros.
Informes finales.
Difundir y socializar los resultados de Planes, Programas y Proyectos.
Redactar y editar artículos y boletines.
Elaborar y diseñar cartillas, pendones y otro material divulgativo. Realizar entrevistas.
Logística de eventos (Congresos, seminarios, talleres, ferias entre otros).
Gestionar la imagen corporativa y manual de marca.
Análizar información y datos estadísticos.
Actas de reunión. Desiciones sobre
la ejecución.Tomar las acciones pertinentes según las desiciones del Comité y el seguimiento a proyectos.
Requerimiento de consultas. Tramitar y direccionar las consultas técnicas.
Informes de equipo técnico de los
proyecto.
Revisar los informes de los contratistas y soportes de ejecución.
Participar en comités de los proyectos / reuniones del equipo técnico para hacer seguimiento a
proyectos.
Versión: 14.0
Código: PP-CA-001 PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS Fecha: 21/01/2019
Planes, programas y proyectos
(Seguimiento y Control)Planear Plan de Seguimiento y control de proyectos Ejecutor
PlanearInstructivo con la metodologia del seguimiento técnico,
financiero y legal al proyectoEjecutor
Informe de visita de Seguimiento y control técnico Ejecutor
Informe de visita de campo Ejecutor
Matriz de seguimiento y control Ejecutor
Acta de visita de seguimiento y control Ejecutor
Informe Seguimiento y Control Financiero a Proyectos Ejecutor
Informe de Visita Seguimiento y Control Financiero Ejecutor
Matriz de seguimiento y control Ejecutor
Matriz Contractual
Informe de Seguimiento y Control Financiero a
Proyectos.
Ejecutor
Para Terceros:
Cuadro de Legalizaciones
Ficha Aprobación Desembolso
Factura Desembolso
Procedimiento de pagos.
Entidad Ejecutora. ActuarInforme con plan de choque y soportes que subsan
las observaciones Ejecutor
Verificar Informe de Resultados Técnico Final.
VerificarInforme de Seguimiento y Control Financiero a
Proyectos Final.
Actuar
Actuar
Entidades Ejecutoras. ActuarActa de Liquidación/ Acta de Terminación/ acta de
Cierre.
Gestión Documental (Radicación
Procedimiento de Pagos)
Planes, Proyectos y Programas Hacer Matriz de gestión del riesgoPlaneación Estratégica
Gestión HSEQ
Gestión HSEQ Hacer
Prevención de incidentes y accidentes de trabajo,
enfermedades laborales
Matriz de identificación de peligros, evaluación y
valoración de riesgos y determinación de controles.
Protección medio ambiente
Planes, proyectos y programas
Planeación Estratégica
Gestión HSEQ
Aplicar controles en seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos
y determinación de controles.
Programa uso eficiente energia,
programa uso eficiente agua,
programa prácticas sostenibles.
Identificación de los riesgos y
oportunidadesAnálizar, evaluar y valorar el riesgo
Acta de Liquidación/ Acta de
Terminación/ Acta de Cierre
Suscritas.
Realizar el cierre de Seguimiento y control, Administrativo y Contable del Proyecto.
Informe Final de Ejecución Técnica
y Financiero.
Proyecto Aprobado, Convenio
revisado y aceptado.Elaborar el Plan de seguimiento y control a proyectos
Elaborar instructivo para el seguimiento y control
Entidad Ejecutora
PPP SyC (Liquidación).
Planes, programas y proyectos
(Seguimiento y Control)Realiazar proyección Acta Liquidación/ Acta de Terminación/ Acta de Cierre.
Acta de Liquidación/ Acta de Terminación/ Acta de
Cierre.Entidad Ejecutora
Planes, programas y proyectos
(Seguimiento y Control)
Plan de Seguimiento y Control a
Proyectos. Visitas de Seguimiento y Control Tecnico y de campo
Visitas de Seguimiento y Control Financiero
Visita de Seguimientto y Control Legal
Entidad Ejecutora. Efectuar revisión de avance ejecución técnica y financiera.
Informe de Avance Financiero.
Informe de Seguimiento y Control
Financiero a Proyectos Final.
Realizar revisión final de ejecución técnica y financiera
Revisión Final de ejecución técnica y financiera
Informe de Resultados Técnico
Final.
Observaciones Informes El ejecutor diseña plan de choque y acciones documentadas que subsanan las observaciones dadas
por la Unidad de Segumiento y Control.
Informes de Avance técnico.
Hacer / Verificar
Verificar
Entidad Ejecutora.
Versión: 14.0
Código: PP-CA-001 PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS Fecha: 21/01/2019
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Cliente externo
Planeación Estratégica
Planes, Proyectos y Programas
Planes, Proyectos y Programas
Gestión HSEQ
INDICADORES DE
GESTIÓNDOCUMENTOS Y REGISTROS RIESGOSSEGUIMIENTO Y MONITOREO
1) Seguimiento indicadores de gestión. 2)Base de datos de formulación de proyectos, 3) Cronograma de publicaciones de
la revista y formato de cumplimiento de la labores de comunicaciones;
Programación de las visitas de seguimiento y control para la ejecución del proyecto y fechas de entrega de informes
técnicos y financieros por parte del ejecutor; 5) Documento donde se reporta el avance de ejecución financiera de los
proyectos, verificado en los informes financieros entregados por el ejecutor y/o la visita respectiva; 6) Formato donde se
da la aprobación técnica y financiera de un determinado desembolso a los ejecutores terceros, en él se dan los
porcentajes de avance técnico y financiero requeridos contractualmente, con sus respectivas recomendaciones,
observaciones y alertas; 7) Documento final del seguimiento técnico realizado al proyecto en toda su ejecución, donde se
da el porcentaje final técnico para su posterior liquidación;
8) Documento de terminación que agrupa los conceptos legales, técnicos y financieros globales de la finalización del
proyecto (Asohofrucol); 9) Seguimiento y control de la Dirección Técnica y Formulación, Dirección de Gestión Económica
y Empresarial, Dirección Administrativa y Financiera y Gerencia General;
9) PPP-la Unidad Técnica de Proyectos (ejecución) utiliza la herramienta del plan operativo del proyecto para hacer la
planificación y el seguimiento de las actividades, control técnico y financiero, programación de informes, control de
desembolsos, control de equipo técnico, control de proveedores, matriz de riesgos y lecciones aprendidas. base de datos
de proyectos Asohofrucol por año;
Despliegue estratégico
Matriz indicadores de gestión
Ficha técnica de indicadores
Plantilla de Indicadores Plantilla de indicadoresGestión HSEQ
Planeación EstratégicaMedir el desempeño del proceso y analizar resultados.
Reporte de acciones correctivas, preventivas y de
mejora
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Matriz de gestión del riesgo
Quejas, sugerencias, reclamos,
encuestas de satisfacción
Revisión por la dirección
Informe de auditoria interna o
externa
RECURSOS
Verificar
Salidas no conformes, seguimiento
al proceso Actuar Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para mejorar el proceso.
Humanos
Económicos
Tecnológicos y Técnicos
Ver Matriz Indicadores
de gestión GH-MT-009
Ver Listado Maestro de Documentos y Registros GH-
FT-002
Ver Matriz de Requisitos Legales PE-MT-005
Ver matriz de gestión del riesgo
PP-MT-002
10) Directrices y lineamientos para el seguimiento y control de proyectos cofinanciados con los recursos del Fondo
Nacional de Fomento Hortifrutícola; así como la estructura operativa de la unidad, las funciones, procedimientos, formatos,
instructivos y demás responsabilidades de la Unidad de Seguimiento y Control; 11) Documento que recopila el avance de
ejecución técnica de los proyectos, verificado en la visita de seguimiento con sus respectivas observaciones y
recomendaciones; 12) Formato donde se reporta al proceso de contabilidad, el monto y porcentaje legalizado de un
determinado desembolso dado a un ejecutor tercero en calidad de anticipo; 13) Documento final del seguimiento y control
financiero al proyecto, donde se dan los resultados finales, (valor total ejecutado, saldo si lo hay y porcentaje final
financiero), para su posterior liquidación; 14) Documento de liquidación o terminación que agrupa los conceptos legales,
técnicos y financieros globales de la finalización del proyecto. 15) Auditorias entes de control 16) Auditorias Internas 16)
Auditorias Externas, Revisión por la dirección; 17) Seguimiento acciones correctivas preventivas y de mejora; 19)
Encuestas de satisfacción.
Versión: 14.0
Código: PP-CA-001 PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS Fecha: 21/01/2019
Elaboró RevisóAnderson Romero - Profesional del
SIGAprobó
Jesus Rivera (Director Técnico y formulación) ; Martha Orozco (Director Gestión
Economica y Empresarial - Ejecución ); Jordan Alegría ( Director de Seguimiento y
Control de proyectos)
Jesus Rivera (Director Técnico y formulación) ; Martha
Orozco (Director Gestión Economica y Empresarial -
Ejecución ); Jordan Alegría ( Director de Seguimiento y
Control de proyectos), Kalet Morat - Catalina Cuervo -
Coordinador de Proyectos Estrategicos
Tipo de Proceso
Participantes del proceso:
Requisitos ISO 9001:2015Requisitos ISO
14001:2015
6.1.1, 6.1.2, 6.1.4, 10.1,
10.2, 10.3Requisitos OHSAS 18001:2007
4.4.5,
4.5.4,
4.5.5
Requisitos Decreto 1072 de 2015
2.2.4.6.8. literal 4,
2.2.4.6.10,
2.2.4.6.33,
2.2.4.6.34.
PROVEEDORCICLO MEJORA
CONTINUASALIDA CLIENTE
Ministerio de Agricultura y
desarrollo rual
Todos los procesos
Junta Directiva de
ASOHOFRUCOL
Planeación estrategica
Todos los procesos
Todos los procesos PlanearAcuerdo de aprobación del
presupuesto trimestral
Todos los procesos PlanearRegistro del presupuesto en el
software
Presupuesto Planear Matriz de gestión del riesgo
Planeción estrategica
gestión HSEQ
Presupuesto
Presupuesto Hacer Matriz de gestión del riesgo
Planeción estrategica
gestión HSEQ
Presupuesto
Todos los procesos Hacer
Requisición, requerimiento de
personal, solicitud de contratación
con visto bueno de presupuesto.
Todos los procesos
Acuerdos presupuestales,
presupuesto anual de ingresos y
gastos PAI
Ministerio de Agricultura y
desarrollo Rural, Junta
Directiva del FNFH y auditoria
interna del FNFH. Todos los
procesos
Presupuesto del proceso o proyecto
Planearconsolidar y elaborar del presupuesto de ASOHOFRUCOL para la aprobación de la Junta Directiva
del FNFHPresupuesto de ASOHOFRUCOL
Junta Directiva de
ASOHOFRUCOL
Planeación Estratégica Todos
los procesos
Versión: 7.0
Código: PT-CA-001
Fecha: 22/01/2019
ACTIVIDAD
DESARROLLO DEL PROCESO SALIDA PROCESO
Profesional de Control Presupuestal de Recaudo, Profesional de control presupuestal y operaciones financieras, Profesional de Control
Financiero y presupuestal, Profesional de Operaciones Presupuestales.Coordinador de presupuesto
Soporte
1.Realizar el manejo adecuado del presupuesto tanto de ingreso como de gastos, efectuando el control y seguimiento y
realizando los ajustes o modificaciones necesarias de acuerdo al comportamiento presentado durante la vigencia.
2. Realizar el manejo y control fisico de los activos fijos.
4.4.1, 4.4.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.2.2, 6.3,
7.1.1, 7.1.6, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1, 7.5.3.2,
9.1.1, 9.1.3, 10,1, 10.2.1, 10.2.2, 10.3
Objetivo del proceso:
Responsable del proceso:
PRESUPUESTO
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO PRESUPUESTO
ENTRADA PROCESO
Verificar la dispobiblidad presupuestal para aprobación del tramite y generación del visto bueno de
disponibilidad presupuestal.
Identificar riesgos y oportinudades del proceso
ENTRADA
Resolución 09554 de 2000 por la cual se
aprueba el instructivo para la presentación
de los presupuestos y los proyectos de
inversión de los Fondos Parafiscales y
Pesqueros
estatutos y lineamientos para la elaboración
del presupuesto de ASOHOFRUCOL
Presupuesto del proceso o proyecto
Planear
Presupuesto apropado por proyecto o centro
de costosRegistrar el presupuesto del proyecto en el software panda y asignar el valor por cada rubro
Información de apropiación presupuestal
para el trimestre por proyecto o centro de
costos
Analizar la información, consolidar y elaborar el acuerdo de solicitud del presupuesto de ingresos y
gastos del trimestre
Consolidar y elaborar el presupuesto para posterior aprobación por parte de la Junta Directiva del
FNFH
Requisición, requerimiento de personal,
solicitud de contratación de personal de
prestación de servicios
Matriz de gestión del riesgo (riesgos y
oportunidades)Analizar, evaluar y valorar el riesgo
Ministerio de Agricultura y
desarrollo Rural, Junta
Directiva del FNFH , auditoria
interna del FNFH, todos los
procesos
Matriz DOFA, Caracterización del proceso
Versión: 7.0
Código: PT-CA-001
Fecha: 22/01/2019
PRESUPUESTO
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO PRESUPUESTO
Contratación y Compras Hacer Comprometido presupuestal Contratación y Compras
Gestión Documental Hacer
Workflows de cuenta por pagar
con visto bueno y con registro
presupuestal (comprometido u
Contabilidad
Todos los procesos HacerDocumento de traslado o acuerdo
de ajuste presupuestal.
Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural
Auditoria Interna , Junta
Directiva FNFH, todos los
proceso (proceso solicitante).
Presupuesto HacerAcuerdo presupuestal de cierre de
ejecución presupuestal
Presupuesto, Auditoria Interna
del FNFH, Junta Directiva del
FNFH, Ministerio de
Agricultura, Entes de Control,
Todos los procesos
Contabilidad Hacer / Verificar Conciliación de activos fijos
Presupuesto, Contabilidad,
Auditoria Interna, Revisoria
Fiscal, Entes de Control
Contabilidad Hacer / Verificar ConciliaciónContabilidad
Presupuesto
Todos los procesos Hacer Acuerdo presupuestal.
Junta Directiva del FNFH,
Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural, todos los
procesos
Ejecutores de proyectos,
organismos de vigilancia y
control
Todos los procesos
HacerInforme de ejecución
presupuestal.
Ejecutores de proyecto, Unidad
de seguimiento y control
Organismos de vigilancia y
control
todos los procesos
Entidades de control
Talento humano Hacer
Registro de activo por responsable
en el modulo de activos del
software Panda
presupuesto y tecnologia de la
información
Todos los procesos HacerActa de entrega préstamo y estado
del activopresupuesto y tecnologia de la
información y tercero
responsable
Todos los procesos Hacer / VerificarActa de devolución y calificación
estado activo
presupuesto y tecnologia de la
información y tercero
responsable
Solicitud de apropiación trimestral de
recursos.Realizar la consolidación de presupuesto trimestral y elaborar el acuerdo presupuestal trimestral.
Necesidades de asignación, prestamo de
activos fijos
correo para creación de activo fijo y
asignación de responsableCreación de activo, asignación de responsable en software contable
Elaboración de informe de ejecución presupuestal
Asignación y elaboración de acta de entrega préstamo y estado del activo
Solicitud de informe de ejecución
presupuestal
Necesidades de devolución de activos fijos Recibir y calificar el estado del activo
formato conciliación entre presupuesto y
contabilidad
Cargar en el formato de conciliación los reportes de ejecución presupuestal, revisar, analizar y
aclarar las diferencias que se presenten por cada uno de los rubros
correo de notificación de que ya se
encuentra el libro auxiliar de activos del
periodo a conciliar en el formato de
conciliación de activos
Cargar la información de los activos en el formato de conciliación de activos fijos, analizar la
información, verificar que no se presenten diferencias entre la información de contabilidad vs
presupuesto y si las hay, informar al proceso de contabilidad para que se realicen los ajustes
correspondientes.
Solicitudes de modificación presupuestal.Concepto y elaboración del documento de modificación (documento de traslado interno o acuerdo
de ajuste presupuestal).
Informe de ejecución del trimestre conciliadoAnálisis de información y elaboración del acuerdo de cierre de ejecucion presupuestal del trimestre o
año
correo electronico informando la consulta de
contratos y órdenes de compra o de servicio
en carpeta compartida
Elaborar los comprometidos presupuestales.
Workflows de cuentas por pagar.Dar concepto sobre la disponibilidad presupuestal, visto bueno y elaborar registro presupuestal
(obligación).
Versión: 7.0
Código: PT-CA-001
Fecha: 22/01/2019
PRESUPUESTO
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO PRESUPUESTO
Gestión HSEQ Hacer
Prevención de incidentes y
accidentes de trabajo,
enfermedades laborales
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos
y determinación de controles.
Protección medio ambiente
Presupuesto
Planeación Estratégica
Gestión HSEQ
Tecnologia de la información,
contabilidadVerificar Informe inventario de activos fijos
Contabilidad, Tecnología de la
Información, Audioria Interna y
Entes de Control
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Planeación Estratégica
Presupuesto
Gestión HSEQ
INDICADORES DE
GESTIÓNDOCUMENTOS Y REGISTROS RIESGOS
Ver Matriz Indicadores de
gestión GH-MT-009
Ver Listado Maestro de
Documentos y Registros GH-FT-
002
Ver matriz de requisitos legales PE-
MT-005
Ver matriz de gestión del
riesgo PT-MT-002
Ver matriz de identificación de
peligros, evaluación y
valoración de riesgos
Elaboró Revisó Anderson Romero - Profesional del SIG AprobóCoordinadora de Presupuesto - Gloria E. Torres Ortigoza Coordinadora de Presupuesto - Gloria Torres.
RECURSOS
Técnológicos (equipos de computo,
Software Panda y Sevenet)
Humano ( profesionales en carreras
administrativas)
Físicos (infraestructura de oficina, equipos
de comunicaciones)
SEGUIMIENTO Y MONITOREO
Seguimiento mensual y trimestral a la ejecución presupuestal,
Seguimiento indicadores de gestión
Auditoria interna del SIG, Revisoria Fiscal (ASOHOFRUCOL), Audiotoria interna del FNFH, Auditoria externa del SIG, entes de
control, seguimiento a acciones correctivas, preventivas y de mejora, Seguimiento matriz de gestión del riesgo
Despliegue estratégico
Matriz indicadores de gestión
Ficha técnica de indicadores
Plantilla de Indicadores
Revisión por la dirección
Seguimiento al proceso, matriz de gestión
del riesgo, matriz DOFA y estrategias.
Informe de auditoria interna o externa
Actuar Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora. Reporte de acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Verificar Medir el desempeño del proceso y analizar resultados. Plantilla de indicadoresGestión HSEQ
Planeación Estratégica
Equipos de computos, muebles y enseres
(activos fijos)Apoyar el proceso de verificación en la realización del inventario fisico de activos fijos
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos y
determinación de controles.
Programa uso eficiente energia, programa
uso eficiente agua, programa prácticas
sostenibles.
Aplicar controles en seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente
Tipo de Proceso
Participantes del
proceso:
Requisitos ISO 9001:2015Requisitos ISO
14001:2015
6.1.1/6.1.2/6.1.4/10.1/10.2/
10.3Requisitos OHSAS 18001:2007 4.4.5/4.5.4/4.5.5
Requisitos Decreto 1072 de
2015
2.2.4.6.10/2.2.4.6.33/2.2.4.6.3
4
PROVEEDORCICLO MEJORA
CONTINUASALIDA CLIENTE
Recaudo, junta directiva
del FNFH, planeación
estratégica
Entes gubernamentales
Entes externos Planear Bases de trabajo Recaudo
Congreso de la Republica PlanearBase de recaudadores
RecaudonetRecaudo
Recaudo Planear Cronograma de visitas Recaudo
Recaudo Hacer Notificación Recaudadores
Recaudador Hacer1. Acta de visita de seguimiento
2. Acuerdo de pagoRecaudador
Entidades Bancarias HacerReporte de ingresos por concepto
de cuota trasladadaContabilidad / Tesoreria
Recaudo HacerReporte de recaudadores en
mora por el trasladoRecaudo
Congreso de la republica y
MADRHacer Base de datos Recaudo
Gestión HSEQ Hacer
Prevención de incidentes y
accidentes de trabajo,
enfermedades laborales
Matriz de identificación de
peligros, evaluación y valoración
de riesgos y determinación de
controles.
Protección medio ambiente
Planes, programas y
proyectos y Planeación
Estratégica
Gestión HSEQ
Programa nacional de recaudoJunta directiva FNFH y
Planeación estratégica
Normatividad legal
Estudio pronóstico de recaudo
lineamientos de la junta directiva del FNFH
Base de datos recaudonet Notificar al recaudador la responsabilidad de realizar la retención.
Bases de trabajo Realizar el cronograma de visitas a recaudadores y potenciales recaudadores.
Planear Planear y estructurar el programa nacional de recaudo con base a las metas fijadas
Aplicar controles en seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente
RECAUDO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO RECAUDO
ENTRADA
Versión:12.0
Código: RE-CA-001
Fecha: 21/01/2019
ACTIVIDAD
DESARROLLO DEL PROCESO
Asesor Jurídico de Asohofrucol y del FNFH, abogado-Gestor de Recaudo, contador Gestor de Recaudo, Economista - Estadístico,
Profesional de Recaudo, Auxiliar de Recaudo, Auxiliar Operativo de Recaudo, Auxiliar Administrativo y Documental de Recaudo, Auxiliar
de Digitación de Recaudo.
Director de Recaudo
MisionalAdministrar de manera eficiente el recaudo de la contribución parafisal Cuota de Fomento Hortifrutícola, a través de la implementación de
estrategias conforme a la normatividad vigente.
4.4.1/4.4.1/5.3/6.1.1/6.1.2/6.2.2/6.3/7.1/7.5.1/7.5.2/7.5.3.1/7.
5.3.2/8.1/8.2.1/8.2.2/8.2.3.1/8.2.3.2/8.2.4/8.5.1/8.5.2/8.5.3/8.
5.4/8.5.5/8.5.6/8.6/8.7.1/8.7.2/9.1.1/9.1.2/9.1.3/10.1/10.2.1/1
0.2.2/10.3
SALIDA PROCESO
Objetivo del proceso:
Responsable del proceso:
Realizar gestion eficiente sobre los recaudadores
Requerir los reportes de informacion de los traslados a los recaudadores y cargarla en el sistema
Recaudonet.
Cargar al sistema los traslados realizados por los recaudadores Reporte de ingresos de las consignaciones provenientes de
los sujetos obligados al recaudo
Administracion del reporte de informacion de la cuota
recaudada según Decreto Reglamentario 3748 de 2004
articulo 5° y 7° parágrafo 3
ley 118 de 1994
1. Meta de recaudo mensual
2. Reporte de ingresos por concepto de cuota trasladada
3. Normalizacion de los traslados
ENTRADA PROCESO
Realizar la identificación y vinculacion de los recaudadores potenciales
Bases de datosEstructurar actividades sobre el analisis de las bases de datos obtenidas de los entes externos
para identificacion de posibles sujetos de recaudo.
Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración
de riesgos y determinación de controles.
Programa uso eficiente energia, programa uso eficiente
agua, programa prácticas sostenibles.
Auxiliares contables de compras y ventas e inventarios Realizar visita de auditoria contable
RECAUDO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO RECAUDO
Versión:12.0
Código: RE-CA-001
Fecha: 21/01/2019
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Recaudador Actuar Procesos juridicos Recaudo
Cliente externo
Planeación Estratégica
Recaudo
Gestión HSEQ
INDICADORES DE
GESTIÓNDOCUMENTOS Y REGISTROS RIESGOS
Ver Matriz Indicadores de
gestión GH-MT-009
Ver Listado Maestro de
Documentos y Registros GH-FT-
002
Ver matriz de requisitos legales
PE-MT-005.
Ver matriz de gestión del
riesgo RE-MT-002
Ver matriz de identificación de
peligros, evaluación y
valoración de riesgos y
determinación de controles
GH-MT-007.
Elaboró Revisó Anderson Romero - Profesional del SIG AprobóJuan Carlos Gonzalez - Economista estadistico Director de Recaudo - Jorge Salas
SEGUIMIENTO Y MONITOREO
Auditoría interna, Auditoría externa, revisión por la dirección, seguimiento de indicadores de gestión, seguimiento de acciones correctivas,
preventivas y de mejora, acta de seguimiento de visita, conciliaciones contables, entes de control, seguimiento procesos judiciales.
Despliegue estratégico
Plantilla de indicadoresGestión HSEQ
Planeación EstratégicaMedir el desempeño del proceso y analizar resultados.
RECURSOS
Reporte de acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Económicos, personal competente para
el desarrollo del proceso, tecnológicos
Verificar
Salidas no conformes, seguimiento al proceso, matriz
gestión del riesgo, matriz dofa y estrategias
Actuar Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para mejorar el proceso.
Quejas, sugerencias, reclamos, encuestas de satisfacción
Revisión por la dirección
Informe de auditoria interna o externa
Matriz indicadores de gestión
Ficha técnica de indicadores
Omision de respuesta derechos de petición de solicitud de
informacionIniciar procesos juridicos y solicitud de pruebas extraprocesales
Tipo de Proceso
Participantes del proceso:
Requisitos ISO 9001:2015Requisitos ISO
14001:2015
6.1.1, 6.1.2, 6.1.4, 10.1,
10.2, 10.3Requisitos OHSAS 18001:2007 4.5.4, 4.5.5
Requisitos Decreto 1072 de
2015
2,2,4,6,10
2,2,4,6,33
2,2,4,6,34
PROVEEDORCICLO MEJORA
CONTINUASALIDA CLIENTE
Inversion de Cdts Planear Constitucion de CDTs Entidad Bancaria
Presupuesto Planear Matriz de gestión del riesgo
Planeción estrategica
gestión HSEQ
Presupuesto
Contabilidad Hacer Dispersion del pago a la
parte interesada Proveedor - Contratista
MADR y/o Entidades
Públicas o privadas Hacer Recibo de Caja Contabilidad
Facturas menor cuantia
Todos los procesosHacer Elaboración de Cheque Tesoreria
Gestión Documental HacerConsolidación para
transferencia Gestion Documental
Todos los procesos HacerEntrega de acuse de recibido
al responsable
Entidaes externas MADR-
Bancos - EPS otras
Tesoreria Hacer Matriz de gestión del riesgoPlaneación Estratégica
Gestión HSEQ
Gestión HSEQ Hacer
Prevención de incidentes y
accidentes de trabajo,
enfermedades laborales
Matriz de identificación de
peligros, evaluación y
valoración de riesgos y
determinación de controles.
Protección medio ambiente
Presupuesto
Planeación Estratégica
Gestión HSEQ
Entidad Bancaria Verificar Conciliación entre áreas Contabilidad - Presupuesto
Versión: 6.0
Código: TE-CA-001
Fecha: 22/01/2019
ACTIVIDAD
DESARROLLO DEL PROCESO
Auxiliar de Tesoreria, Auxiliar Técnico - Tesorería , Mensajero Coordinador de Tesoreria
Soporte
Lograr que los pagos y el manejo de los titulos valores de la Asociacion Hortifruticola de Colombia cumplan con los principios
de transparencia, eficiencia, eficacia y equidad, brindando el mejor servicio y atención al cliente interno y externo,
disponiendo de atencion rápida, confiable y actualizada.
4.4.1, 4.4.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.2.2,
6.3, 7.1.1, 7.1.6, 9.1.1, 9.1.3, 10,1
10,2,1 10,2,2
10,3
Objetivo del proceso:
Responsable del proceso:
SALIDA PROCESO
TESORERÍA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TESORERÍA
Facturas de menor Cuantia Elaboración y/o autorización de caja menor
Documentos fisicos para pago Custodia de documentos fisicos para pagos o dispersiones
Certificados DECEVAL cdt´s
Ruta de Mensajeria
Validación en el sistema - Arqueos de Titulos
Entrega de sobres y/o documentos para radicación
Análizar, evaluar y valorar el riesgo
Aplicar controles en seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos y
determinación de controles.
Programa uso eficiente energia,
programa uso eficiente agua,
programa prácticas sostenibles.
Identificación de los riesgos y
oportunidades (Matriz de gestión del
riesgo)
Ingresos de dinero a Cuentas
Bancarias
ENTRADA PROCESO
Realizar el registro en el sistema Contable
Comité de inversion ( Gerente -
Director Adm - Coordinador
Tesoreria
Realizar el análisis de liquidez - Flujo de Caja - Presupuesto establecido
Facturas, Cuentas de cobro,
documentos equivalentes Elaborar comprobantes para la preparación y dispersión del pago
ENTRADA
Matriz DOFA, Caracterización del
procesoIdentificar riesgos y oportinudades del proceso
Versión: 6.0
Código: TE-CA-001
Fecha: 22/01/2019
TESORERÍA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TESORERÍA
Contabilidad Verificar Extractos bancarios Contabilidad
Proceso Tesoreria VerificarEntrada de Unidades
documentales Gestion Documental
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Planeación Estratégica
Presupuesto
Gestión HSEQ
INDICADORES DE
GESTIÓN
DOCUMENTOS Y
REGISTROSRIESGOS
Ver Matriz Indicadores de
gestión GH-MT-009
Ver Listado Maestro de
Documentos y Registros GH-
FT-002
Ver matriz de requisitos
legales PE-MT-005
Ver matriz de gestión del
riesgo TE-MT-002
Ver matriz de identificación de
peligros, evaluación y
valoración de riesgo GH-MT-
007
Elaboró Revisó Anderson Romero - Profesional del SIG Aprobó
Medir el desempeño del proceso y analizar resultados. Plantilla de indicadoresGestión HSEQ
Planeación Estratégica
Actuar Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para mejorar el proceso.
Reporte de acciones
correctivas, preventivas y de
mejora
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Verificar
Coordinador de Tesoreria - Nelsón Hernández
RECURSOS
Personal competente para el desarrollo
del proceso
Recursos tecnologicos ( Internet,
hardware, software, panda, sevenet )
Recursos fisicosa ( puestos de trabajo )
Recursos economicos
SEGUIMIENTO Y MONITOREO
Auditoria Interna
Auditoria Externa
Revisión por la dirección
Seguimiento acciones correctivas preventivas y de mejora
Reglamento de Inversión
Seguimiento indicadores de gestión.
Conciliación
Arqueos de Titulos
Coordinador de Tesorería - Nelsón Hernández
Matriz indicadores de gestión
Ficha técnica de indicadores
Plantilla de indicadores
Revisión por la dirección
Seguimiento al proceso, matriz de
gestión del riesgo, matriz DOFA y
estrategias.
Informe de auditoria interna o
externa
Despliegue estratégico
Transferencias ( entre cuentas ) -
egresos Revisión- Foliación - Rotulación - Impresión de testigos documentales
Contabilización de nomina Controlar los ingresos y los egresos de los diferentes cuentas de la Organización
Tipo de Proceso
Participantes del
proceso:
Requisitos ISO 9001:2015Requisitos ISO
14001:2015
6.1.1, 6.1.2, 6.1.4, 7.2,
10.1, 10.2, 10.3Requisitos OHSAS 18001:2007
4.4.2, 4.4.5, 4.4.6, 4.5.4,
4.5.5
Requisitos Decreto 1072 de
2015
2.2.4.6.8. literal 2, 2.2.4.6.8.
literal 8, 2.2.4.6.8. literal 10,
2.2.4.6.10, 2.2.4.6.12,
2.2.4.6.13, 2.2.4.6.19,
2.2.4.6.20, 2.2.4.6.21,
2.2.4.6.22, 2.2.4.6.28,
2.2.4.6.33, 2.2.4.6.34
PROVEEDORCICLO MEJORA
CONTINUASALIDA CLIENTE
Todos los procesos PlanearManual de Funciones y
Descripción de CargosTodos los procesos
Talento Humano Planear Requerimiento de personal Talento Humano
Norma NTC ISO
9001:2015
Norma NTC ISO
14001:2015
Planear Matriz de gestión del riesgo Talento Humano
Todos los procesos Planear
Planes, programas, manuales y
procedimientos relacionados con
la administración y desarrollo
integral del Talento Humano
Todos los procesos
Ministerio del Trabajo Planear Reglamento Interno de Trabajo Todos los procesos
Todos los procesos Planear
Plan de Capacitación y/o
Formación y Plan de Bienestar
Social Laboral
Todos los procesos
Entes gubernamentales. Planear Matriz de requisitos legales Todos los procesos
Evaluaciones de desempeño,
Necesidades de capacitación de los
procesos, Baterias de riesgo
psicosocial, examenes médicos
ocupacionales, encuesta de perfil
sociodemografico
Normatividad aplicable
Identificar y consolidar las necesidades de capacitación y bienestar del personal
Identificar la normatividad aplicable al proceso.
Establecer el perfil, las funciones y responsabilidades del personal
ENTRADA
Identificar los riesgos y oportunidades del proceso.
Necesidades de personal de los
procesos
Definir Políticas (planes, programas, manuales y procedimientos) para la administración y desarrollo
integral del Talento Humano.
Definir las normas reguladoras de las relaciones internas de la empresa con el trabajador.Codigo Sustantivo de Trabajo
Estructura orgánica, planta de
cargos, manual de funciones y
competencias laborales.
Necesidades de personal del
proceso
Matriz DOFA,, caracterización del
proceso Talento Humano.
Identificar las necesidades de personal
ACTIVIDAD
Objetivo del proceso:
Responsable del proceso:
ENTRADA PROCESO
TALENTO HUMANO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TALENTO HUMANO
DESARROLLO DEL PROCESO
Profesional Administrativo y Financiero-Talento Humano.
Psicologo
Profesional de Nómina y Seguridad Social
Auxiliar de Talento Humano
Aprendiz
Coordinador de Talento Humano
Soporte
Establecer los lineamientos para asegurar la competencia del personal, soportar oportunamente los procesos en
cuanto a: suministro de personal, capacitación, entrenamiento, y desarrollar actividades encaminadas al
mejoramiento del clima organizacional y bienestar laboral.
4.4.1, 4.4.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.2.2,
6.3, 7.1.2, 7.1.4, 7.1.6, 7.2, 7.3, 7.4,
7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 9.1.1,
9.1.3, 10.1, 10.2.1, 10.2.2, 10.3
SALIDA PROCESO
Versión: 12.0
Código: TH-CA-001
Fecha: 06/05/2019
TALENTO HUMANO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TALENTO HUMANO
Versión: 12.0
Código: TH-CA-001
Fecha: 06/05/2019
Talento Humano Hacer Matriz de gestión del riesgoPlaneación Estratégica
Gestión HSEQ
Gestión HSEQ Hacer
Prevención de incidentes y
accidentes de trabajo,
enfermedades laborales
Matriz de identificación de
peligros, evaluación y valoración
de riesgos y determinación de
controles.
Protección medio ambiente
Contabilidad
Planeación Estratégica
Gestión HSEQ
Todos los procesos Hacer
Terminos de Referencia
Convocatoria Contratación de
Personal
Aplicación de prueba psicotécnica
y de conocimiento (cuando
aplique)
Entrevista
Talento Humano
Todos los procesos Hacer
Requerimiento de personal y
Solicitud de contratación de
personal de prestación de
servicios aprobado.
Contratación y compras
Todos los procesos Hacer
Consolidado de evaluaciones de
desempeño,
Seguimiento y control a
empleados
Registro de las necesidades de
capacitación
Todos los procesos
Requerimiento de personal y
Solicitud de contratación de personal
de prestación de servicios.
Análizar, evaluar y valorar el riesgo
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos y
determinación de controles.
Programa uso eficiente energia,
programa uso eficiente agua,
programa prácticas sostenibles.
Identificación de los riesgos y
oportunidades (matriz de gestión del
riesgo)
Aplicar controles en seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente
Realizar el proceso de selección de personal
Verificación de cumplimiento del perfil del cargo y de los documentos para contratación.
Orientar y verificar que se realice la Evaluación del desempeño de los funcionarios.
Requerimiento de personal y
Solicitud de contratación de personal
de prestación de servicios.
Procedimiento Evaluación de
desempeño
TALENTO HUMANO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TALENTO HUMANO
Versión: 12.0
Código: TH-CA-001
Fecha: 06/05/2019
Todos los procesos Hacer
Afiliaciones y retiros al sistema de
seguridad social (Salud, Pensión,
Riesgos laborales) Caja de
compensación Familiar
Plan de Inducción
Visita domiciliaria (Cuando
aplique)
Verificación de referencias
academicas y laborales
Examen Medico de Ingreso y
Egreso
Paz y Salvo
Todos los procesos
Presupuesto Remisión EPS Colaborador
Talento Humano
Diagnóstico de condiciones de
salud
Concepto examenes médicos
periódicos
Talento Humano
Gestión HSEQ
Todos los procesos Hacer
Nómina, Liquidaciones (Prima,
Cesantías, Intereses/Cesantías,
Vacaciones),
Pila (planilla integral de
liquidación de aportes).
Comunicado mediante el
cual se aprueban las vacaciones
Autorización de pago de
Cesantias
Gestión Documental - Talento
Humano
Talento Humano
Presupuesto
Entes gubernamentales.
Todos los procesos
Ejecutar el Plan de Capacitación y/o Formación y Plan de Bienestar Social laboralHacer
Plan anual de Capacitación y Plan
anual de Bienestar
Plan de formación y/o capacitación
Recursos Económicos
Hojas de vida actualizadas
Novedades, ingresos y retiro
del personal
Incapacidades, licencias, facturas de
libranza,
Solicitud de vacaciones
Solicitud de liquidación de cesantías
parciales o
definitivas
Liquidar las obligaciones prestacionales y salariales (Nómina, Vacaciones, Cesantías, Intereses de
cesantias, Prima, aportes parafiscales y seguridad social)
Realizar la vinculación y desvinculación de los trabajadores
Listado de personal
Recursos Económicos
Ley 1712 de 2014 - Ley de
Transparencia Hacer Gestionar y verificar la actualización de las hojas de vida de los trabajadores
Coordinar la realización de los exámenes médicos periódicos al personal y enviar remisión EPS al
personal que aplique.
Talento Humano
Listados de asistencia.
Registros de formación y/o
capacitación
Evaluación de la capacitación.
Tecnología de la Información -
Talento Humano
Directorio Asohofrucol Ley de
Transparencia
Hacer
Normatividad
Procedimientos
TALENTO HUMANO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TALENTO HUMANO
Versión: 12.0
Código: TH-CA-001
Fecha: 06/05/2019
Todos los procesos Hacer
Manual de funciones y descripción
de cargos actualizado Todos los procesos
Todos los procesos
Comunidad
Entidades Públicas
y privadas
Hacer
Certificaciones laborales y de
prestación de servicio
Certificado de Ingresos y
Retenciones
Información
Todos los procesos
Comunidad
Entidades Públicas
y privadas
Todos los procesos Hacer
Comunicado mediante el
cual se aprueba el permiso a un
empleado
Todos los procesos
Entidades Promotoras de
Salud (EPS)
Administradora de Riesgos
Laborales (ARL)
HacerReconocimiento de Incapacidades
y licenciasContabilidad
Todos los procesos Hacer Acta de descargos Todos los procesos
Contratación y Compras Hacer Informe de gestión Contratación y Compras
Talento Humano Hacer
Matriz de requisistos legales
actualizada
Evaluación cumplimiento
requisitos legales
Talento Humano
Gestión HSEQ
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Todos los procesos Verificar
Verificación de referencias
laborales y certificaciones
académicas
Talento Humano
Solicitud informe de gestión.
Información del proceso de Talento
Humano
Elaboración y presentación de informes sobre la gestión del proceso
Matriz de requisitos legales Actualizar los requisitos legales. y evaluar su cumplimiento
Solicitudes de permiso
Calamidades
Normatividad
vigente
Gestionar los permisos laborales
Citación a descargosTomar decisiones disciplinarias dando cumplimiento a la Normatividad vigente aplicable y al
Reglamento Interno de Trabajo
Incapacidades
LicenciasTramitar y legalizar el cobro y pago de incapacidades emitidas por las EPS y ARL
Diagnóstico de necesidades
de actualización o
modificación del Manual de
Funciones y Descripción de cargos
Solicitudes de trámites y servicios
Requerimientos legalesAtender los trámites y servicios asociados al proceso
Actualizar o modificar el manual de funciones y descripción de cargos
Autorización de verificación de
certificaciones académicasRealizar la verificación de autenticidad de referencias laborales y certificaciones académicas
Verificar
Despliegue estratégico
Matriz indicadores de gestión
Ficha técnica de indicadores
Plantilla de indicadores Plantilla de indicadoresGestión HSEQ
Planeación EstratégicaMedir el desempeño del proceso y analizar resultados.
TALENTO HUMANO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TALENTO HUMANO
Versión: 12.0
Código: TH-CA-001
Fecha: 06/05/2019
Planeación Estratégica
Talento Humano
Gestión HSEQ
INDICADORES DE
GESTIÓNDOCUMENTOS Y REGISTROS RIESGOS
Ver Matriz Indicadores de
gestión GH-MT-009
Ver Listado Maestro de
Documentos y Registros GH-FT-
002
Ver matriz de requisitos legales
PE-MT-005
Ver matriz de gestión del
riesgo TH-MT-002
Ver matriz de identificación de
peligros, evaluación y
valoración de riesgos GH-MT-
007
Elaboró Revisó Profesional del SIG - Anderson Romero Aprobó
Gestión HSEQ
Planeación EstratégicaTomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para mejorar el proceso.Actuar
Reporte de acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Coordinador de Talento Humano - Efraín Nova
Profesional de Operaciones Administrativas y
Financieras-Talento Humano- Diana Tipazoca
RECURSOS
Tecnológicos (Hardware y Software)
Plataformas SIG, SIGECA y PANDA
Papelería
Personal competente para la ejecución
del proceso
Económicos
Infraestructura (Puestos de Trabajo)
Seguimiento al proceso, matriz
gestión del riesgo, matriz dofa y
estrategias.
Revisión por la dirección
Informe de auditoria interna o
externa.
Coordinador de Talento Humano - Efrain Nova
SEGUIMIENTO Y MONITOREO
Evaluación de desempeño.
Verificación de referencias laborales y certificaciones académicas
Auditorias Internas
Auditoras Externas
Revisión por la dirección
Seguimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Seguimiento matriz de gestión del riesgo
Seguimiento a los indicadores de gestión.
Seguimiento a la matriz de requisitos legales
Tipo de Proceso
Participantes del proceso:
Requisitos ISO 9001:2015Requisitos ISO
14001:2015
6.1.1, 6.1.2, 6.1.4
10.1, 10.2, 10.3Requisitos OHSAS 18001:2007 4.4.5, 4.4.6, 4.5.4, 4.5.5 Requisitos Decreto 1072 de 2015
2.2.4.6.10, 2.2.4.6.33,
2.2.4.6.34
PROVEEDORCICLO MEJORA
CONTINUASALIDA CLIENTE
Tecnología de la
información Planear Matriz de gestión del riesgoGestión HSEQ
Planeación Estratégica
Tecnología de la
información PlanearCronograma de mantenimiento
equipos de tecnologiaTodos los procesos
Tecnología de la
información
Presupuesto
Planear PAI anual por centro de costos Todos los procesos
Todos los procesos PlanearAnálisis técnico de los desarrollos
solicitadosTodos los procesos
Tecnología de la
informaciónPlanear Cronograma de actividades Tecnología de la Información
Todos los procesos PlanearCronograma de limpieza y
desinfección (planeación)Todos los procesos
Tecnología de la
informaciónHacer
Prevención de incidentes y
accidentes de trabajo,
enfermedades laborales
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos
y determinación de controles.
Protección medio ambiente
Planeación Estratégica
Gestión HSEQ
Versión: 12. 0
Código: TI-CA-001
Fecha: 22/01/2019
ACTIVIDAD
DESARROLLO DEL PROCESO SALIDA PROCESO
Coordinador de Tecnología, Profesional de Sistemas, Auxiliar de Tecnología de la Información, Auxiliar de Aseo y CafeteriaCoordinador de Tecnología de la Información
Soporte
1.Garantizar la disponibilidad los recursos tecnológicos como hardware, software, comunicaciones que permitan a todos
los procesos a cumplir con la misión y vision de la empresa.
2. Gestionar y controlar el mantenimiento de instalaciones físicas de la Asociación.
4.4.1, 4.4.2
5.3
6.1.1, 6.1.2., 6.2.2. 6.3
7.1.3, 7.1.6, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1, 7.5.3.2
9.1.1 9.1.3
10.1, 10.2.1, 10.2.2, 10.3
Objetivo del proceso:
Responsable del proceso:
Analisis funcional de los
requerimientos a desarrollar en los
proyectos de inversión
Matriz DOFA, caracterización del
proceso
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
Identificar los riesgos y oportunidades del proceso tecnología de la información
ENTRADA
Mantenimiento preventivo equipos de
Tecnologia
Plan anual de inversión (PAI)
tecnología de la información
ENTRADA PROCESO
Realizar la planeación del mantenimiento preventivo a los equipos de cómputo.
Elaborar por centro de costos los requerimientos tecnológicos en cuanto a adquisición, mejora y
mantenimiento
Elaborar a partir del análisis del marco lógico de cada proyecto los objetivos y módulos a desarrollar
con el fin de satisfacer las necesidade del cliente
Proyectos informaticos - SIG - NC -
AM - AUDITORIASElaborar del cronograma de actividades del proceso de tecnología
Infraestructura fisica (baños, pasillos,
paredes, pisos, ventanas, puntos
ecológicos, cocina)
Establecer la programación de la limpieza y desinfección de la infraestructura fisica.
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos y
determinación de controles.
Programa uso eficiente energia,
programa uso eficiente agua,
programa prácticas sostenibles.
Aplicar controles en seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente
Versión: 12. 0
Código: TI-CA-001
Fecha: 22/01/2019
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
Tecnología de la
informaciónHacer Matriz de gestión del riesgo,
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Tecnología de la
informaciónHacer Informes del mantenimiento
Todos los procesos
Tecnología de la información
Todos los procesos HacerRegistros de solicitud y respuesta
plataforma GLPI TecnologíaTodos los procesos
Tecnología de la
informaciónHacer
Adquisición de bienes y/o servicios
del area de tecnología Todos los procesos
Tecnología de la
informaciónHacer
Módulos, formularios, listados e
indicadoresTodos los procesos
Tecnología de la
informaciónHacer
Entrega a satisfacción de los
trabajos de mantenimiento fisicoTodos los procesos
Todos los procesos HacerRegistros de solicitud y respuesta
plataforma GLPI TecnologíaTodos los procesos
Tecnología de la
información
Procesos de Presupuesto
Hacer Acta de novedades activos fijosTecnología de la información
Procesos de Presupuesto
Todos los procesos Verificar Copias de seguridad Todos los procesos
Tecnología de la
información
Planeación Estratégica
Tecnología de la
informaciónVerificar Soportes Tecnología de la información
Tecnología de la
informaciónVerificar
Cuadros de ejecución por centro de
costos
Tecnología de la información -
Presupuesto
Gestión HSEQ Verificar GLPI infraestructura Todos los procesos
Tecnología de la
InformaciónVerificar
Cronograma de limpieza y
desinfección (ejecución)Tecnología de la Información
Análizar, evaluar y valorar el riesgo
Verificar los soportes de manteniento de la infraestructura tecnológica y del mantenimiento de la
infraestructura física
Verificación de los informes técnicos
de mantenimiento preventivo como
correctivos
Despliegue estratégico
Matriz indicadores de gestión
Ficha técnica de indicadores
Plantilla de indicadores
Cronograma de actividades locativas Ejecutar mantenimiento preventivo a la instalaciones locativas.
Verifcar la realización de copias de seguridad.
Verificación avance ejecución PAI
Gestión HSEQ
Planeación EstratégicaVerificar Medir el desempeño del proceso y analizar resultados. Plantilla de indicadores
Realizar la verificación del avance de la ejecución presupuestal
Verificar la realización de la limpieza y desinfección a la infraestructura fisica.
Supervisar la realización de mantenimiento correctivos a las instalaciones locativas (infraestructura
física)
Cronograma de limpieza y
desinfección (planeación)
Reporte de actos y condiciones
inseguras, inspecciones de
seguridad
Carpetas usuarios
Ejecución cronograma de
mantenimiento preventivo equipos de
Tecnologia
Identificación de los riesgos y
oportunidades (matriz de gestión del
riesgo)
Realizar el mantenimiento preventivo a los equipos de tecnología
Ejecución del PAIEjecución trimestral del Plan anual de inversión por centro de costo teniendo en cuenta la
disponibilidad presupuestal
Control de activos fijos Realizar la conciliación de acivos fijos de tecnología vs hoja de vida equipos tecnológicos
Mesa de Ayuda GLPI Tecnología Ejecutar mantenimiento correctivo a los equipos de tecnología, internet.
Elaboración del análisis técnico y
ejecución de los requerimientos a
desarrollar en los proyectos de
inversión
Realizar el desarrollo de modulos, formularios, listados e indicadores solicitados
Mesa de Ayuda GLPI Infraestructura Ejecutar mantenimiento correctivo a las instalaciones
Versión: 12. 0
Código: TI-CA-001
Fecha: 22/01/2019
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
Planeación Estratégica
Tecnología de la
información
Gestión HSEQ
INDICADORES DE
GESTIÓNDOCUMENTOS Y REGISTROS RIESGOS
Matriz Indicadores de gestión
GH-MT-009
Ver Listado Maestro de
Documentos y Registros GH-FT-
002
Ver matriz de requisitos legales PE-
MT-005
Ver matriz de gestión del
riesgoTI-MT-002
Ver matriz de identificación de
peligros, evaluación y
valoración de riesgos GH-MT-
007
Elaboró Revisó Anderson Romero - Profesional del SIG AprobóCoordinador de Tecnología de la Información - Germán
Vicente Gómez Robledo
Coordinador de Tecnología de la Información - Germán Vicente
Gómez Robledo
RECURSOS
Personal calificado,
Hardware, software, Datacenter,
internet, herramienta GLPI
Recursos Económicos
SEGUIMIENTO Y MONITOREO
Seguimiento indicadores de proceso
Auditorias internas
Auditorias externas
Revisoria Fiscal
Seguimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Seguimiento matriz de gestión del riesgo
Revisión por la dirección
Copias de seguridad
Inventario activos fijos
Revisión por la dirección
Seguimiento al proceso, matriz de
gestión del riesgo, matriz DOFA y
estrategias,
Informe de auditoria interna o
externa, reporte de actos y
condiciones inseguras.
Reporte de acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Gestión HSEQ
Planeación EstratégicaActuar Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para mejorar el proceso.
Tipo de Proceso
Participantes del proceso
Requisitos ISO 9001:2015
4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5.1, 5.2, 5.3,
6.1.1, 6.1.2, 6.1.3, 6.1.4, 6.2.1,
6.2.2, 7.1, 7.3, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3,
7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 8.1, 8.2, 9.1.1,
9.1.2, 9.2.1, 9.2.2, 9.3, 10.1, 10.2,
10.3.
Requisitos OHSAS
18001:2007
Requisitos Decreto
1072 de 2015
PROVEEDOR CLIENTE
Gestión HSEQ
Planeación estratégica
Planeación Estratégica
Gestión HSEQ
Gestión HSEQPresupuesto
Planeación Estratégica
Todos los procesos Todos los procesos
Gestión HSEQ
ARL
Programa de auditoria
Plan de auditoria.
Controles operacionales en
seguridad y salud en el trabajo y
gestión ambiental (matriz de
peligros, matriz de aspectos e
impactos ambientales, progamas de
gestión, plan de emergencias, plan
anual de trabajo).
Matriz de gestión del riesgo, matriz
DOFA y estrategias.
Planear Establecer el presupuesto para el mantenimiento y mejora del sistema de gestión integral. Presupuesto HSEQ
Representante de la Dirección, Asesores de gestión - mantenimiento y administración del Sistema Integrado de Gestión, Profesional del sistema integrado de gestión
Control y Mejora
CICLO MEJORA
CONTINUA
Planear
Planear
Planear Establecer el plan anual de trabajo en seguridad y salud en el trabajo, calidad y gestión ambiental Plan anual de trabajo. Gestión HSEQ
Establecer el programa de auditorias, plan de auditoria.
Controles operacionales en
seguridad y salud en el trabajo y
gestión ambiental (matriz de
peligros, matriz de aspectos e
impactos ambientales, progamas de
gestión de seguridad y salud en el
trabajo y gestión ambiental, plan de
emergencias, plan anual de trabajo).
Matriz de gestión del riesgo, matriz
DOFA y estrategias, reportes de
incidentes y/o accidentes de trabajo,
informe de auditoria interna y/o
externa, plan de acción de acciones
correctivas, preventivas y de mejora.
Plan de educación
ENTRADA
Resultado de auditorías previas.
Estado e importancia de los
procesos.
Asegurar el mantenimiento y la mejora continua del sistema de gestión integral a través del seguimiento, medición, análisis y control de los
procesos garantizando el cumplimiento de los requisitos ambientales, de seguridad y salud en el trabajo y de calidad.Objetivo del proceso
Responsable del proceso
Matriz DOFA, matriz contexto y
partes interesadas,
ACTIVIDAD
2.2.4.6.8. literal 3,5,6,7,8,9,10, 2.2.4.6.10, 2.2.4.6.11,
2.2.4.6.12, 2.2.4.6.13, 2.2.4.6.14, 2.2.4.6.15, 2.2.4.6.16,
2.2.4.6.17, 2.2.4.6.18, 2.2.4.6.19, 2.2.4.6.20, 2.2.4.6.21,
2.2.4.6.22, 2.2.4.6.23, 2.2.4.6.24, 2.2.4.6.25, 2.2.4.6.26,
2.2.4.6.28, 2.2.4.6.29, 2.2.4.6.30, 2.2.4.6.31, 2.2.4.6.32,
2.2.4.6.33, 2.2.4.6.34, 2.2.4.6.35.
SALIDA
Matriz de gestión del riesgo, matriz de riesgos
y oportunidades ambientales.
SALIDA PROCESO
Representante de la Dirección
DESARROLLO DEL PROCESO
Identificar los riesgos y oportunidades del proceso Gestión HSEQ
ENTRADA PROCESO
GESTIÓN HSEQ
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN HSEQ
Versión: 14.0
Código: GH-CA-001
Fecha:28/01/2019
4.4.1, 4.4.2, 5,3, 6.1.1, 6.1.2, 6.2.2,
6.3, 7.1.4, 7.1.6, 7.3, 7.4, 7.5.1,
7.5.2, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 9.1.1, 9.1.3,
9.2.1, 9.2.2, 10.1, 10.2.1, 10.2.2,
10.3
4.1, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.3.1, 4.4.3.2, 4.4.4,
4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2.1, 4.5.2.2, 4.5.3.1,
4.5.3.2, 4.5.4, 4.5.5
Requisitos ISO
14001:2015
GESTIÓN HSEQ
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN HSEQ
Versión: 14.0
Código: GH-CA-001
Fecha:28/01/2019
Talento Humano
Gestión HSEQ
Todos los procesos Todos los procesos
Gestión HSEQ Todos los procesos
Ministerio del Trabajo
OHSAS
ISO
Todos los procesos
Entes gubernamentales Todos los procesos
Gestión HSEQGestión HSEQ
Planeación Estratégica
Tecnología de la
Información
Todos los procesos
Todos los procesosARL
Ministerio del Trabajo
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica.
Todos los procesos
Gestión HSEQ
Talento Humano
Equipo Auditor
Gestión HSEQ
ICONTEC
Gestión HSEQ
Matriz de gestión del riesgo, matriz de riesgos
y oportunidades ambientales.
Talento Humano
Plataforma SIG, internet.
HacerAdministrar los cambios en la documentación (actualización, creación, eliminación), aprobar y distribuir los documentos
a las partes interesadas.
Documento formalizado dentro del sistma de
gestión, listado maestro de documentos y
registros, plataforma SIG
Todos los procesos
Comité de Convivencia Laboral
COPASST
Gestión HSEQ
Lista de verificación
Reunión de apertura y cierre
Informe de auditoria
Todos los procesos
Solicitud de cambio, creación y/o
eliminación de documentos.
ISO 9001:2015
ISO 14001:2015
OHSAS 18001:2007
Equipo Auditor
Ausentismo, morbilidad
Hacer Realizar las reuniones del Copasst, comités de convivencia. Acta de reunión comité de convivencia laboral
Acta reunión COPASST
HacerReportar, investigar incidentes, accidentes de trabajo, enfermedades laborales y elaborar y divulgar lección acción
aprendida.
Inspecciones de seguridad,
ausentismo, morbilidad, participación
del personal, plan anual de trabajo
(actividades en SST)
Furat, informe de investigación accidente
grave, mortal y/o enfermedad laboral
Quejas presunto acoso laboral,
Informe de investigación de accidente de
trabajo, incidente de trabajo, enfermedad
laboral.
Lección aprendida.
Notificación accidente grave o mortal
Examenes médicos ocupacionales
(Exámenes periódicos)
Planear
Planear
Planear
Planear
Matriz de Identificación de peligros, evaluación
y valoración de riesgos.
Reglamento de higiene y seguridad industrial.
Plan de emergencias
Comité operativo de emergencias
Matriz requisitos legales
Todos los procesosPlanear Establecer los programas de gestión en seguridad y salud en el trabajo y ambientales.
Programa de ahorro y uso eficiente del agua ,
uso eficiente de energía, prácticas
sostenibles, gestión integral de residuos
sólidos, orden y aseo.
Programa Vigilancia Epidemiológica Riesgo
biomecánico, riesgo público, riesgo biológico,
riesgo psicosocial.
Identificar / actualizar requisitos legales aplicables a la organización relacionado con la seguridad y salud en el trabajo y
medio ambiente en Colombia y requisitos legales en calidad.
Identificar / actualizar peligros, evaluar y valorar riesgos, asi como determinar los controles correspondientes.
Establecer, actualizar el reglamento de higiene y seguridad industrial
Estructurar el plan de emergencias
Exámenes médicos ocupacionales
Programa de auditoria, plan de
auditoria.
Matriz de requisitos legales
HacerAuditar los procesos del sistema de gestión de acuerdo a las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, OHSAS
1800:2007 y normatividad legal vigente aplicable a la organización.
Identificación de los riesgos y
oportunidadesHacer Análizar, evaluar y valorar el riesgo
Reporte de incidente o accidente de
trabajo.
Matriz de Identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos,
examenes ocupacionales, matriz de
aspectos e impactos ambientales.
Gobierno (Ministerio del Trabajo
Ministerio del Transporte, Ministerio
de Salud, Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural, entre otros)
Congreso de la república
Gobernaciones departamentales y
municipales.
Decreto 1072 de 2015 (Artículo
2.2.4.6.25)
OHSAS 18001:2007, requisito 4.4.7
ISO 14001:2015. requisito 8.2
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos.
Autoreporte de condiciones de
trabajo
Actividades Rutinarias
Actividades No Rutinarias
GESTIÓN HSEQ
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN HSEQ
Versión: 14.0
Código: GH-CA-001
Fecha:28/01/2019
Gestión HSEQ Gestión HSEQ
Presupuesto
Gestión HSEQ
Gestión HSEQ Todos los procesos
Todos los procesos Todos los procesos
Todos los procesos
Infraestructura
(instalaciones)
Gestión HSEQ
Copasst
Tecnología de la Información
Todos los procesos Todos los procesos
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Todos los procesosGestión HSEQ
Planeación Estratégica
Presupuesto
Todos los procesos
Matriz de requisitos legales en
seguridad y salud en el trabajo,
gestión ambiental y calidad.
Hacer Evaluar el cumplimiento de los requisitos legales.
Hacer
Cumplimiento programas de gestión de
seguridad y salud en el trabajo y gestión
ambiental
Plan de acción cumplidoReporte de actos y condiciones
inseguras.Hacer / Verificar Gestionar y verificar el cumplimiento del plan de acción relacionado con el reporte de actos y condiciones inseguras.
Plan de emergencias Hacer Realizar simulacros de acuerdo a las amenazas y vulnerabilidades de la Asociación. Informe de simulacro.
Plan anual de trabajo
Programas de gestión de seguridad
y salud en el trabajo y gestión
ambiental
Recursos económicos
Ejecutar las actividades del plan anual de trabajo y los programas de gestión diseñados para el control de los riesgos a
la salud de las personas y protección del medio ambiente.Todos los procesos
Plantilla de indicadores
Desempeño del sistema de gestión integral.
Medir el desempeño del proceso y analizar resultados. Verificar Gestión HSEQ
Planeación EstratégicaPlantilla de indicadores
Actuar Aplicar los controles establecidos Controles establecidos implementados Todos los procesos
Matriz indicadores de gestión
Ficha técnica de indicadores
Instalaciones, controles
operacionales de la matriz de
identificación de peligros, evaluación
y valoración de riesgos.
Verificar Realizar inspecciones de seguridad.
Inspección botiquin, extintores, servicios
generales, oficinas, áreas comunes y
parqueaderos.
Verificar Control de acciones correctivas, preventivas y
de mejora
Evaluación cumplimiento requisitos legales en
seguridad y salud en el trabajo, gestión
ambiental y calidad.
Verificar la eficacia de las acciones correctivas, preventivas y de mejora
Verificar la medición de los demás procesos.Verificar
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos.
Presupuesto asignado
Acciones Correctivas
Acciones Preventivas
Acciones de Mejora
Despliegue estratégico
Plantilla de indicadores
GESTIÓN HSEQ
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN HSEQ
Versión: 14.0
Código: GH-CA-001
Fecha:28/01/2019
Planeación Estratégica
Todos los procesos
Gestión HSEQ
INDICADORES DE
GESTIÓNRIESGOS
Ver Matriz Indicadores de
Gestión GH-MT-009
Ver Despliegue Estratégico
PE-DE-001
Ver matriz gestión del riesgo GH-
MT-008
Ver matriz de identificación de
peligros, evaluación y valoración de
riesgos GH-MT-007
Elaboró Revisó AprobóAnderson Romero - Profesional del SIG
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Ver listado maestro de documentos y registros
GH-FT-002.
Ver matriz de requisitos legales PE-MT-005
Anderson Romero - Profesional del SIG Representante de la Dirección - Giovanni Velásquez
Gestión HSEQActuar Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Acciones Correctivas
Acciones Preventivas
Acciones de Mejora
Seguimiento proceso, inspecciones
de seguridad, informe simulacros,
matriz de gestión del riesgo, matriz
DOFA y estrategias, matriz de
identificación de peligros, evaluación
y valoración de riesgos, informe de
auditoria interna, informe de
auditoria externa.
Revisión por la dirección
Reporte de incidentes y/o accidentes
de trabajo, reporte de actos y
condiciones inseguras
RECURSOS
Tecnológicos (Hardware y Software)
Plataforma SIG
Carpetas compartidas HSEQ (Sistema
Gestión Integral y Plan de
Mejoramiento)
Papelería
Personal competente para la ejecución
del proceso
SEGUIMIENTO Y MONITOREO
* Auditorias Internas
* Auditorias Externas
* Seguimiento a los programas de gestión.
* Control acciones correctivas, preventivas y de mejora.
* Revisión por la dirección.
* COPASST.
* Comité de Convivencia Laboral
* Control de documentos y registros.
* Seguimiento participación del personal.
* Inspecciones de Seguridad