Diego González Carvajal

F. Acaba de participar de una reunión importante

con tu superior

¿Cómo te aseguras de que cada parte de las instrucciones que recibiste llegará de forma adecuada a cada subordinado, proveedor y cliente, los cuales se encuentran en diferentes partes del mundo?

¿Qué es la comunicación empresarial?

❖ Comunicación que proviene de una empresa y se dirige a las distintos públicos interesados (Stakeholders).

❖ Las direcciones que puede seguir la comunicación, son internas (empleados, accionistas,etc.) o externas (clientes, medios de comunicación, proveedores, agrupaciones empresariales, etc.).

❖ Es importante recordar que la comunicación va en dos direcciones mientras que la información solo en una.

Estrategia de comunicación❖ El propósito es conseguir

objetivos de comunicación especifica para cada stakeholder.

❖ Los objetivos de comunicación se expresan de manera diferente dependiendo de lo que quieres que sepa, haga o sienta el stakeholder.

❖ Una comunicación efectiva no es equivalente a una persuasión efectiva.

Claves comunicación efectiva

❖ En base a mi experiencia en consultoría y proyectos esto es lo que considero más importante:

❖ Elegir el momento adecuado para que ocurra la comunicación.❖ Identificar a todas las personas que deben recibir la

información.❖ Expresar el mensaje de una forma que sea entendido por los

receptores. No se comunicará la información de igual manera a un cliente que a un subordinado.

❖ Solicitar feedback par asegurar que hemos dado correctamente el mensaje.

Preparación de la reunión❖ Agenda: Preparar un PowerPoint con los puntos a tratar así como

identificar la responsabilidad de cada interlocutor. Distribuir la agenda con la anticipación suficiente para que el público se pueda prepar.

❖ Lugar: En esa situación, con receptores en diferentes partes del mundo, es importante convocar la reunión de forma virtual, mediante el uso de una herramienta que permita compartir el escritorio. Por ejemplo: Skype, Lynk, Webex, HP virtual rooms, etc.

❖ Planificación: Seleccionar una hora para la reunión que se adaptase a todas las partes. Es importante contar con la disponibilidad y carga de trabajo de los implicados y en caso de ser necesario volver a priorizar las tareas, para asegurar que no se dan distracciones durante la reunión.

Desarrollo de la reunión❖ Repetir el mensaje clave a lo

largo de la reunión.❖ Permitir tiempo para que los

participantes hagan preguntas así como que den su feedback.

❖ Antes de finalizar la reunión hacer un breve resumen de los temas tratados y de los acuerdos alcanzados.

❖ Elaborar informe con todos los puntos acordados.

Tareas después de la reunión❖ Distribuir el acta de la reunión a

todos los miembros para comprobar que se han entendido las responsabilidades y el mensaje.

❖ A los subordinados y proveedores distribuir una lista de tareas con los responsables y los plazos para la ejecución de las mismas.

❖ A los clientes enviar un informe donde se muestre el impacto de lo comunicado.

Conclusión❖ En mi experiencia, para asegurarnos que la información llega

correctamente a las diferentes interlocutores debemos:

❖ Identificar claramente los objetivos de la reunión.

❖ Preparar la reunión y distribuir una agenda.

❖ Emplear un entorno colaborativo donde realizar la reunión.

❖ Solicitar feedback.

❖ Distribuir el acta y la lista de tareas con los responsables de cada parte.