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CONTENIDO
1. ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS
1.1 RESEÑA HISTÓRICA
1.2 BASE LEGAL
1.3 MISIÓN, VISIÓN Y PRINCIPIOS ÉTICOS
1.4 ORGANIGRAMA
2. UNIDADES Y DELEGACIONES
2.1 SECRETARÍA GENERAL
SERVICIOS QUE PRESTA
I. COBRO DE MULTA POR PRESENTACIÓN EXTEMPORÁNEA DE
AVISOS DE CONTRATOS TRASLATIVOS DE DOMINIO
II. COBRO POR SERVICIOS PRESTADOS SEGÚN ACUERDO 24-2011
DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
III. PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DE PAGO POR
SERVICIOS NO PRESTADOS
2.2 REGISTRO ELECTRÓNICO DE PODERES
SERVICIOS QUE PRESTA
I. INSCRIPCIÓN O MODIFICACIÓN DE PODERES
A. PRIMER INGRESO Y REINGRESO DEL TESTIMONIO
B. SEGUNDOS TESTIMONIOS
C. MODIFICACIONES
II. CERTIFICACIÓN DE INSCRIPCIÓN O MODIFICACIÓN DE
PODERES REGISTRADOS
A. TARIFARIO
III. ANÁLISIS Y DISPOSICIONES LEGALES RELACIONADAS CON
LAS INSCRIPCIONES DE PODERES
2.3 REGISTRO ELECTRÓNICO DE NOTARIOS
SERVICIOS QUE PRESTA
I. REGISTRO DE FIRMA Y SELLO DE NOTARIOS
A. PRIMERA INSCRIPCIÓN
B. MODIFICACIONES
II. APERTURA DE PROTOCOLO
III. AUTÉNTICAS DE FIRMAS DE NOTARIOS
IV. RECEPCIÓN DE AVISOS
V. FORMATO DE AVISO QUE EL (LA) NOTARIO (A) SE AUSENTA
DEL PAÍS
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VI. CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS
A. TARIFARIO
VII. CREACIÓN DE USUARIOS DE CONSULTA A DISTANCIA
VIII. REQUERIMIENTO DE PROTOCOLO DE NOTARIOS FALLECIDOS
2.4 TESTIMONIOS ESPECIALES
SERVICIOS QUE PRESTA
I. RECEPCIÓN DE TESTIMONIOS ESPECIALES
A. TESTIMONIO ESPECIAL Y FORMATO
B. TESTIMONIO ESPECIAL EN PLICA DE TESTAMENTO O
DONACIÓN POR CAUSA DE MUERTE Y FORMATO
C. ÍNDICE Y FORMATO DE TESTIMONIOS ESPECIALES DE
INDICE
D. AVISO DE CANCELACIÓN Y FORMATO
II. RECEPCIÓN DE AVISOS TRIMESTRALES Y FORMATO
III. AVISOS DE AMPLIACIÓN, MODIFICACIÓN, RECTIFICACIÓN Y/O
ACLARACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS Y FORMATO
IV. RECTIFICACIÓN DE LOS AVISOS ENTREGADOS AL ARCHIVO
GENERAL DE PROTOCOLOS Y FORMATO
V. AVISOS DE PROTOCOLIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PROVENIENTES DEL EXTRANJERO Y FORMATO
VI. EXPEDIENTES DE JURISDICCIÓN VOLUNTARIA
VII. APERTURA DE PLICAS DE TESTIMONIOS ESPECIALES DE
TESTAMENTOS O DONACIONES POR CAUSA DE MUERTE
VIII. CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS
DEPARTAMENTO DE MICROFILMACIÓN
A. TESTIMONIOS ESPECIALES MICROFILMADOS
B. TESTIMONIOS ESPECIALES AÑOS DE 1996 A
LA FECHA
C. TARIFARIO
IX. REQUISITOS PARA LA HABILITACIÓN DE NOTARIOS
2.5 SUPERVISIÓN NOTARIAL
I. AUTORIDADES A CARGO DE LAS INSPECCIONES Y REVISIONES
DE PROTOCOLOS
II. CLASES DE REVISIONES
A. ORDINARIA
B. EXTRAORDINARIA
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C. ESPECIAL
D. POSTMORTEM
III. ASPECTOS QUE SE REVISAN EN LAS INSPECCIONES Y
REVISIONES DE PROTOCOLOS
A. SUSCEPTIBLES DE SUSBSANAR SIN INTERVENCIÓN
JUDICIAL
B. SUSCEPTIBLES DE SUBSANAR CON INTERVENCIÓN
JUDICIAL
C. INSUBSANABLES. (DE LOS CUALES ÚNICAMENTE SE
DEJA CONSTANCIA)
IV. OBSERVACIONES DERIVADAS DE LAS INSPECCIONES Y
REVISIONES DE PROTOCOLOS
V. RAZÓN DE CIERRE Y FORMATO
VI. RAZÓN MARGINAL Y FORMATO
2.6 PROTOCOLOS NOTARIALES
SERVICIOS QUE PRESTAN
I. RECEPCIÓN DE PROTOCOLOS
A. NOTARIOS FALLECIDOS
B. ENTREGA VOLUNTARIA
II. CONSULTA Y/O EXHIBICIÓN DE PROTOCOLOS NOTARIALES
III. REPRODUCCIÓN DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES
IV. CERTIFICACIONES, CONSTANCIAS Y AVISOS
A. TARIFARIO
2.7 DELEGACIONES
DELEGACIONES REGIONALES
I. NOR-ORIENTE
II. ALTA VERAPAZ
III. OCCIDENTE
IV. SUR
DELEGACIONES DEPARTAMENTALES
I. HUEHUETENANGO
SERVICIOS QUE PRESTAN LAS DELEGACIONES
3. CONSULTA A DISTANCIA
4. TARIFARIO SEGÚN ACUERDO 24-2011 DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
5. CONTÁCTANOS
I. DIRECTORIO TELEFÓNICO DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS
6. CRONOGRAMA DE OBLIGACIONES NOTARIALES
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1. ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS
1.1 RESEÑA HISTÓRICA
El Archivo General de Protocolos fue creado según Decreto 257 que contenía la “Ley
Orgánica y Reglamentaria del Poder Judicial” emitida durante el gobierno del General Justo
Rufino Barrios.
Inicialmente, fue creado para que en él se depositaran los tomos de protocolos de notarios
fallecidos, notarios que fallecieran a partir de la emisión de dicho decreto, notarios
suspendidos en el ejercicio de la profesión y notarios que se encontraran radicando fuera del
país. Su primera sede fue el Archivo de las Salas de Justicias de la Ciudad de Guatemala,
presidido por el Secretario de la Primera Sala de Justicia. Dentro del personal se contaba con
un escribiente encargado de realizar lo que se le solicitara, permaneciendo en el Archivo los
días y horas de audiencia ordinaria de la Primera Sala de Justicia; así mismo, estaba a cargo
de llevar el control en un libro de registro o índice por orden alfabético de cada protocolo
depositado, con expresión del año o años que comprendían y el número de folios que lo
formaban.
Las atribuciones del Archivo se amplían con la emisión del Decreto No. 271 del 20 de febrero
de 1882, en el sentido de que también debía de procederse a depositar los protocolos cuando
los notarios voluntariamente quisieran hacerlo; cuando se vencía el término de la fianza y no la
renovaban, se extendía por un término de dos años, o bien no acreditaran que poseyeran una
propiedad raíz por valor de dos mil pesos; cuando en contra de algún notario se hubiera
dictado interdicción judicial o auto de prisión; cuando se promoviera a un notario de un empleo
que llevara anexa jurisdicción con goce de sueldo y cuando por cualquier razón los notarios se
ausentaran del país.
La legislación notarial puesta en vigor por parte del gobierno de Justo Rufino Barrios, estuvo
vigente en nuestro país por mucho tiempo, siendo el Decreto No. 271 uno de los cuerpos
legales que presenta tal característica, al que casi ninguna reforma se le hiciera, hasta que fue
abrogada por una nueva Ley de Notariado durante el gobierno del General Jorge Ubico,
Decreto No. 1563 del 20 de agosto de 1934.
La Nueva Ley Notarial dedica el capítulo XIII al “Archivo General de Protocolos y demás
Registros Notariales”, comprendido del artículo 59 al 62. En dicho decreto se establece que el
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Archivo continúa siendo dependencia de la Presidencia del Poder Judicial, indicando que el
mismo se conocería con el nombre de “Archivo General de Registros Notariales” y se requería
ser notario hábil para el ejercicio de la profesión para optar al cargo de director del mismo.
El 8 de octubre de 1935, el General Jorge Ubico promulga una segunda Ley Notarial, según
Decreto No. 1744; en el cual el capítulo décimoquinto es dedicado al Archivo General de
Protocolos en los artículos del 60 al 64. Se establece que el Archivo a partir de esa fecha pasa
a ser dependencia de la Corte Suprema de Justicia y no de la Presidencia del Organismo
Judicial, como lo legislaba la Ley Notarial derogada.
El 21 de abril de 1936, el Presidente Jorge Ubico emite nueva Ley de Notariado, según
Decreto 2154 de la Asamblea Legislativa. El Archivo General de Protocolos no sufre ningún
tipo de reforma o innovación.
El 30 de noviembre de 1946 el Honorable Congreso de la República promulga el Decreto No.
314 que contiene un cuerpo legal que los congresistas titulan “Código de Notariado”, el cual
fue promulgado por el Organismo Ejecutivo el 10 de diciembre del mismo año y entró en
vigencia el 1 de enero de 1947.
El Decreto No. 314 del Congreso de la República es el que actualmente nos rige, el cual
regula en el título XI lo referente al “Archivo General de Protocolos”.
1.2 BASE LEGAL
El Archivo General de Protocolos es una dependencia de la Presidencia del Organismo
Judicial que de conformidad con el artículo 78 del Código de Notariado, le corresponde
registrar los mandatos judiciales, recibir y conservar los expedientes extrajudiciales de
jurisdicción voluntaria, los testimonios especiales de las escrituras públicas autorizadas por los
Notarios del país y los Protocolos que en él se depositen por fallecimiento, impedimento o
ausencia del Notario respectivo.
1.3 MISIÓN, VISIÓN Y PRINCIPIOS ÉTICOS DEL ORGANISMO JUDICIAL
MISIÓN
Administrar justicia garantizando su acceso a la población, en procura de la paz y armonía
social.
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VISIÓN
El Organismo Judicial tiene aprobación, credibilidad y legitimidad social a partir de liderar
acciones de acceso y fortalecimiento al sistema judicial.
La Corte Suprema de Justicia ejerce su liderazgo y dirección con acierto, oportunidad y
consistencia en el marco de una gestión y estructura institucional eficiente y efectiva.
Su personal cumple sus funciones con identidad institucional, disciplina, ética, capacidad y
vocación de servicio dentro de un sistema de carrera y cultura que reconoce el buen
desempeño.
El crecimiento se desarrolla bajo una respectiva estratégica con énfasis en las necesidades de
justicia de la población.
PRINCIPIOS ÉTICOS:
Integridad en el cumplimiento de la independencia, objetividad e imparcialidad.
Respeto al estado de derecho y sus instituciones, conforme la constitución política de
la república.
Probidad y dignidad en el ejercicio transparente de las funciones.
Honestidad y efectividad en la utilización de los recursos institucionales.
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1.4 ORGANIGRAMA
PRESIDENCIA DEL
ORGANISMO
JUDICIAL
Dirección Archivo General
de
Protocolos
Sub-
Dirección
Sub-
Dirección
Sub-
Dirección
Delegación Regional
Chiquimula
Delegación
Departa- mental
Huehuete- nango
Delegación Regional
Alta Verapaz
Delegación Regional
Quetzalte-
nango
Departamento
de Microfilmación
y Centro de Archivo
Digital
Unidad de Archivo
de Expedientes de
Jurisdicción Voluntaria
Notarial
Unidad de
Testimonios Especiales
Unidad
de Protoco-
los
Notariales
Registro Electrónico
de Notarios
Registro Electrónico de Poderes
Unidad de Coordinación
y Supervisión
de las Delegaciones Regionales y Departamen-
tales
Unidad de
Archivo de
Tarjetas de
Poderes
Unidad de Supervi-
sión Notarial
Delegación Regional Escuintla
Secretaría General del AGP
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2. UNIDADES Y DELEGACIONES
2.1 SECRETARÍA GENERAL
Ubicación: 7ª. avenida 9-20 zona 9, Edificio Jade, 2do. nivel
Teléfono: 2426-7204 Fax: 2426-7203
E-mail: secretaria.agp@oj.gob.gt
SERVICIOS QUE PRESTA
I. COBRO DE MULTA POR PRESENTACIÓN EXTEMPORÁNEA DE AVISOS
CONTRATOS TRASLATIVOS DE DOMINIO
Quien deba pagar multas por concepto de avisos presentados fuera del plazo legal, a la
Dirección General de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles (DICABI) y a las Oficinas de
Catastro Municipal, sobre:
1. Contratos de enajenación,
2. Contratos de donación de bienes inmuebles,
3. En los actos o contratos de unificación de inmuebles y de cualesquiera otros que no
estén afectos al pago del impuesto (desmembraciones a favor de sí mismo,
declaraciones juradas sobre nomenclatura municipal)
4. En los casos de desmembración de inmuebles en que se formen nuevas fincas.
5. Contrato de permuta.
Al presentar el documento en la ventanilla correspondiente, se extenderá el recibo que deberá
cancelar en las cajas de BANRURAL ubicadas en el primer nivel del edificio Jade o en la sede
ubicada en la Planta baja del Edificio de la Corte Suprema de Justicia; presentará el recibo
pagado en la ventanilla y se le devolverá el documento debidamente sellado.
II. COBROS POR SERVICIOS PRESTADOS SEGÚN ACUERDO 24-2011 DE LA CORTE
SUPREMA DE JUSTICIA
Cuando deba efectuarse algún pago por los servicios que presta el Archivo General de
Protocolos deberá hacerse exclusivamente en las cajas de BANRURAL, ubicadas en el primer
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nivel del Edificio Jade y Edificio del Palacio de Justicia o en las cajas de los bancos
correspondientes en la capital, o en sus agencias departamentales, en su caso.
III. PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DE PAGO POR SERVICIOS NO
PRESTADOS
Solicitud dirigida a la Dirección del Archivo General de Protocolos haciendo constar los
hechos por los cuales se pide la devolución, describiendo el recibo con el cual se realizó el
pago.
La solicitud deberá firmarla la persona a nombre de quien está el recibo; o en su caso
en el mismo escrito autorizar a un tercero.
En la solicitud consignar el número de cuenta monetaria en la cual se depositará la
devolución.
Adjuntar: original y fotocopia del recibo, fotocopia de la hoja de rechazo (en el caso de
poderes), fotocopia del carné de NIT del interesado.
En el caso de poderes rechazados que ya no se reingresen; el pago puede aplicarse a
otro poder que se ingrese posteriormente, de la misma persona que efectuó el pago.
Secretaría General del Archivo General de Protocolos, traslada el expediente a
Contabilidad del Organismo Judicial donde continúa el trámite de devolución.
2.2 REGISTRO ELECTRÓNICO DE PODERES
Ubicación: 7ª. avenida 9-20 zona 9, Edificio Jade, 1er. nivel
Teléfono: 2426-7206 y 2426-7230
E-mail: subdirecc.regpoderes.agp@oj.gob.gt y
regpoderes.agp@oj.gob.gt
SERVICIOS QUE PRESTA
I. INSCRIPCIÓN O MODIFICACIÓN DE PODERES
A. PRIMER INGRESO Y REINGRESO DEL TESTIMONIO
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PRIMER INGRESO
1. Las fotocopias del testimonio deben presentarse legibles, completas con carátula
notarial o en fólder. Artículo 66 del Código de Notariado.
2. Todas las hojas del testimonio deben estar numeradas, firmadas y selladas por el
notario que lo compulse. Artículo 70 del Código de Notariado.
3. En la razón del testimonio indicar el número de hojas de las que se compone, persona
a quien se extiende, el lugar y fecha en que se compulsa. Artículo 70 del Código de
Notariado.
4. Impuesto fiscal, poderes: Artículo 5 numeral 8 Dto. 37 – 92 del Congreso de la
República de Guatemala. Poderes generales en la primera hoja del testimonio:
Q10.00; poderes especiales en la primera hoja del testimonio: Q 2.00
5. En los poderes o mandatos judiciales NO se paga impuesto fiscal. Dictamen SAT de
fecha 23 de enero de 2001.
6. Indicar en la razón del testimonio el monto de impuesto fiscal y citar el número de cada
uno de los timbres fiscales que utilice. Artículo 19 del Dto. 37 – 92 del Congreso de la
República de Guatemala.
7. EN PROTOCOLIZACIONES de poderes o mandatos provenientes del extranjero cubrir
el impuesto con timbres fiscales en el documento original, dando fe el (la) notario (a)
de tal circunstancia. Artículos 38 y 41 de la Ley del Organismo Judicial y el 16 numeral
2° del Dto. 37 – 92 del Congreso de la República de Guatemala.
8. Adherir un timbre fiscal de Q.0.50 para la razón del registro. Artículo 5 numeral 3° del
Dto. 37 – 92 del Congreso de la República de Guatemala.
9. Si se compulsa mediante el sistema de transcripción, el testimonio de un mandato
proveniente del extranjero, deberán transcribirse en su totalidad los documentos que lo
integran; y al presentarlo para su registro, deberá acompañar fotocopia de los
documentos que se protocolizaron.
REINGRESO:
El notario deberá subsanar la causa o causas de suspensión señaladas y reingresar el
documento con lo siguiente:
1. Hoja de rechazo.
2. Recibo de pago.
3. Hoja del testimonio donde consta el número asignado.
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Los documentos anteriormente descritos son indispensables para reingresar los poderes, caso
contrario debe pagar nuevamente la inscripción.
Nota: En virtud del Acuerdo 24-2011 de la Corte Suprema de Justicia al momento de
presentar el poder se cobrara la suspensión del mismo.
B. SEGUNDOS TESTIMONIOS
Los interesados que por cualquier motivo necesiten razonar el segundo testimonio de un
poder previamente inscrito, deben presentar al igual que en el primer ingreso, cuya razón final
será encabezada con la leyenda: ES SEGUNDO TESTIMONIO…, adhiriendo únicamente un
timbre fiscal de Q.0.50 para cubrir la razón registral. Artículo 5 numeral 3° del Dto. 37 – 92 del
Congreso de la República de Guatemala.
El segundo testimonio que se desee razonar debe ser exactamente igual a aquel que se
inscribió, por lo que en el caso de presentarse con alteraciones el mismo será suspendido.
C. MODIFICACIONES
Revocatoria
Las escrituras públicas de revocatoria de mandato deben individualizar el mandato que se
revoca, indicando el número y la fecha de la escritura pública por medio de la cual se otorgó,
nombre del mandante y del o los mandatarios y número de inscripción registral del Registro de
Poderes.
El testimonio de la escritura pública de revocatoria debe reunir los mismos requisitos
solicitados para el primer ingreso y adjuntar un timbre fiscal de Q. 0.50 para la razón registral.
Artículo 5 numeral 3° del Dto. 37 – 92 del Congreso de la República de Guatemala.
Sustitución
Las escrituras públicas por medio de las cuales se sustituye al mandatario, deben
individualizar el mandato, indicando el número y la fecha de la escritura pública por medio de
la cual se otorgó, indicar en quien se sustituye el mandato y si dicha sustitución se hace de
manera total o parcial (indicar las facultades sustituidas), con o sin reserva de ejercicio y
número de inscripción registral del Registro de Poderes.
El testimonio de la escritura pública de sustitución de mandatario, debe reunir los mismos
requisitos solicitados para el primer ingreso y adjuntar un timbre fiscal de Q. 0.50 para la razón
registral. Artículo 5 numeral 3° del Dto. 37 – 92 del Congreso de la República de Guatemala.
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Renuncia
Las escrituras públicas por medio de las cuales el mandatario renuncia, deben
individualizar el mandato, indicando el número y la fecha de la escritura pública por medio
de la cual se otorgó y el número de inscripción registral del Registro de Poderes.
El testimonio de la escritura pública de renuncia, debe reunir los mismos requisitos solicitados
para el primer ingreso y adjuntar un timbre fiscal de Q. 0.50 para la razón registral. Artículo 5
numeral 3° del Dto. 37 – 92 del Congreso de la República de Guatemala.
Aclaración y ampliación
Las aclaraciones y ampliaciones realizadas a las escrituras públicas de mandato siempre que
amplíen o aclaren el fondo del asunto deben realizarse con intervención de los
comparecientes; si las mismas son de forma el (la) notario (a) la podrá realizar por si y ante si.
Artículos 31 y 77 inciso e) del Código de Notariado.
Las escrituras públicas de aclaración y ampliación deben individualizar el mandato que se
otorgó a través de la consignación del número de instrumento, fecha de otorgamiento, nombre
de mandante y mandatario y número registral del Registro de Poderes.
El testimonio de la escritura pública de ampliación o, debe reunir los mismos requisitos
solicitados para el primer ingreso y adjuntar un timbre fiscal de Q. 0.50 para la razón registral.
Artículo 5 numeral 3° del Dto. 37 – 92 del Congreso de la República de Guatemala.
Cancelación de inscripción y modificación de razón o denominación social
Los interesados que soliciten la cancelación de una inscripción o la anotación en las mismas
del cambio de denominación social de la entidad mandante o mandataria, deberán presentar:
1. Escrito dirigido al Director del Archivo General de Protocolos reuniendo todos los
requisitos establecidos para el efecto en el artículo 61 del Código Procesal Civil y
Mercantil. En el escrito deberá establecerse el motivo que genera la cancelación de
la inscripción y adjuntar los documentos que comprueban dicho extremo;
2. En el caso de la anotación de modificación de razón o denominación social, además
de los requisitos antes señalados, se debe adjuntar certificación del Registro Mercantil
en el cual conste la inscripción de la nueva razón o denominación social;
3. La firma del solicitante deberá ser legalizada por un (una) notario (a).
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II. CERTIFICACIÓN DE INSCRIPCIÓN O MODIFICACIÓN DE PODERES REGISTRADOS
El usuario que desee obtener certificación de un poder registrado y/ o sus modificaciones,
deberá seguir el procedimiento siguiente:
a) Presentar solicitud por escrito en la ventanilla correspondiente, indicando los
datos del poder y el número de registro del mismo; al momento de presentar la
solicitud se hace la búsqueda de la inscripción del poder y se le proporciona la
orden para que le extiendan el recibo por concepto del valor de las fotocopias y
tarifas, el cual deberá pagar en el momento, con lo cual le será entregada la
certificación solicitada.
b) Aproximadamente 24 horas después, el usuario se presentará a la misma ventanilla a recoger la certificación.
A. TARIFARIO
SERVICIO TARIFA
COSTO
ESCRITO
POR HOJA
REPRODUC-
CIÓN DE
DOCUMENTO
POR PÁGINA
TOTAL
REGISTRO ELECTRÓNICO DE PODERES
REGISTRO DE PODERES Y
SUS MODIFICACIONES 125.00 5.00 130.00
RAZONES DE 2do. Y
SUBSIGUIENTES
TESTIMONIOS
75.00 5.00 80.00
CERTIFICACIONES DE
PODER 75.00 5.00 0.50
75.00 DE
BASE
CONSTANCIAS Y
CONSTANCIAS NEGATIVAS 50.00 5.00 0.50
50.00 DE
BASE
SUSPENSIONES DE
PODERES Y SUS
MODIFICACIONES, Y
CUALESQUIERA OTRAS
ANOTACIONES O
CANCELACIONES
30.00 5.00 35.00
POR COMPLEMENTO DE
PAGO NO EFECTUADO
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III. ANÁLISIS Y DISPOSICIONES LEGALES RELACIONADAS CON LAS INSCRIPCIONES
DE PODERES
1. Los documentos provenientes del extranjero que se encuentren redactados en otro idioma,
deberán ser vertidos al idioma español bajo juramento por traductor jurado autorizado en la
República de Guatemala, y de no haberlo para determinado idioma, serán traducidos bajo
juramento por dos personas que hablen y escriban ambos idiomas, con legalización notarial
de sus firmas.
Fundamento Legal: Artículos: 37 de la Ley del Organismo Judicial y 9 de la Convención
Interamericana sobre el Régimen Legal de Poderes para ser Utilizados en el Extranjero.
2. Los documentos provenientes del extranjero que contengan mandatos, se deberá cubrir el
impuesto del timbre fiscal de acuerdo a la clase de poder que se haya otorgado, adhiriendo
para el efecto los timbres fiscales respectivos en el documento original, previo a la
protocolización del mismo, dando fe el (la) notario (a) de tal circunstancia.
Fundamento Legal: Artículos: 38 Ley del Organismo Judicial; 16 numeral 2) y 19 segundo
párrafo de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para
Protocolos.
3. De conformidad con el Código de Notariado en el acta de protocolización se debe consignar
el lugar que ocupa el documento dentro del protocolo según la foliación cardinal escrita en
cifras que éste debe llevar; en consecuencia, en el testimonio que se presenta para su
registro deberá figurar la foliación de manera clara y legible.
Fundamento Legal: Artículos: 13, numeral 3), 64 numeral 4) y 66 del Código de Notariado.
4. Cada pase de ley que conforma la cadena de legalización de un documento proveniente del
extranjero, consiste en un acto o actos que van concatenados, que tienen por objeto cumplir
con las distintas legalizaciones de firmas de los funcionarios por los que haya pasado el
documento, razón por la cual al tratarse de actos separados, deberán foliarse en forma
separada.
Fundamento Legal: Artículos: 13 numeral 3) y 64 numeral 4) del Código de Notariado.
5. Cuando en un documento proveniente del extranjero se utilicen ABREVIATURAS EN LOS
NOMBRES, el notario deberá consignar en el acta de protocolización los nombres de los
otorgantes, tal y como aparecen en el documento que se protocoliza.
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6. Cuando en los poderes judiciales otorgados en el extranjero, no se consigne que el
mandatario es abogado o pariente dentro de los grados de ley del mandante, el notario podrá
superar dicha limitante, consignando en el acta de protocolización la calidad de abogado o el
grado de parentesco, en base a documentación fehaciente que tendrá a la vista, debiendo
acompañar copia simple de esa documentación al testimonio que presente para su registro.
Fundamento Legal: Artículo: 193 literal c) de la Ley del Organismo Judicial.
7. Los documentos con los que el representante legal acredite la representación que ejercita,
si fueron otorgados en otro país, deben contener sus respectivos pases de ley, a efecto de
que el representante pueda comparecer a otorgar mandato, debiendo el Notario hacerlo
constar en el instrumento.
Fundamento Legal: Artículos: 37 y 38 de la Ley del Organismo Judicial.
8. Los poderes regulados en la ley son: poder general, poder especial (ambos con o sin
representación) y judicial, por tanto así deben denominarse, según sea el caso. Por aparte, el
notario tiene la facultad de denominar el poder proveniente del extranjero de conformidad con
nuestra ley y atendiendo a las facultades otorgadas, tributando lo que corresponda. (El poder
administrativo no existe en la legislación guatemalteca)
Fundamento Legal: Artículos: 1690 del Código Civil; 188 de la Ley del Organismo Judicial.
9. Cuando a un abogado y notario guatemalteco se le otorgue mandato en el extranjero, el
documento deberá ser protocolizado por otro notario.
Fundamento Legal: Artículo: 77 numeral 1) del Código de Notariado
10. Los funcionarios diplomáticos y consulares guatemaltecos cuando sean notarios y los
notarios cuando autoricen poderes en el extranjero que hayan de surtir efectos en Guatemala,
deberán cumplir con los requisitos formales contenidos en los artículo 29, 31, 32, 34 del
Código de Notariado.
Fundamento Legal: Artículos: 1687 del Código Civil y 43 de la Ley del Organismo Judicial.
11. En los instrumentos públicos no se deben utilizar abreviaturas o cifras, ni aún en los
salvados.
Fundamento Legal: Artículos: 13 numerales 1) y 4) y 29 del Código de Notariado.
12. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán con una línea antes de
que sea firmado el instrumento público; asimismo, entre un instrumento y otro, solo se dejará
el espacio necesario para las firmas, por lo que no podrán inscribirse aquellos poderes en los
que se dejen líneas entre el cierre del instrumento y las firmas de los otorgantes.
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Fundamento Legal: Artículos: 13 numeral 2 y 7 del Código de Notariado.
13. Para registrar un mandato con alteración de la numeración cardinal de instrumento
público, el notario deberá acompañar la certificación de las diligencias voluntarias de
enmienda de protocolo terminadas.
Fundamento Legal: Artículos: 13 numeral 2), 29 numeral 1) y 96 del Código de Notariado.
14. El estado civil de una persona es soltero, casado o unido de hecho declarada legalmente,
por lo que si se consigna como estado civil “unido”, no podrá registrarse el poder de mérito.
Fundamento Legal: Artículos: 48 de la Constitución Política de la República; 78, 173 del
Código Civil; 29 numeral 2) del Código de Notariado.
15. Cuando una persona jurídica otorgue mandato, el notario debe hacer constar que tuvo a la
vista los documentos fehacientes con que el representante legal acredita la representación
que se ejercita; asimismo, deberá calificar la misma, expresando que a su juicio y de
conformidad con la ley, la representación que se ejercita es suficiente para el otorgamiento del
mandato.
Fundamento Legal: Artículo: 29 numeral 5) del Código de Notariado.
16. Si es necesario ampliar, aclarar o rectificar algún elemento esencial del negocio jurídico o
formal del instrumento público que afecte el fondo del negocio, deberán comparecer todos los
otorgantes del contrato original.
Fundamento Legal: Artículos: 29, 31, 77 del Código de Notariado y 1251 del Código Civil.
17. Para registrar el testimonio de un poder extendido por notario distinto al autorizante,
deberá acompañarse la copia del aviso entregado al Registro Electrónico de Notarios,
nombrando depositario, o bien, la autorización expresa del notario que por impedimento
temporal no pueda hacerlo.
Fundamento Legal: Artículos: 27, 66, 67 y 72 del Código de Notariado.
18. El testimonio en fotocopia del poder que se presente para su inscripción, debe
reproducirse tal y como aparece el instrumento público en el protocolo.
Fundamento Legal: Artículos: 66 del Código de Notariado.
19. El testimonio es la copia fiel del instrumento público por lo que no debe escribirse en el
mismo, datos que deben constar en el instrumento público.
Fundamento Legal. Artículo: 66 del Código de Notariado.
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20. Los menores de edad no son sujetos ni objeto de mandato, en consecuencia, la patria
potestad y/o la guarda y custodia y la tutela, no son delegables contractualmente, sino
únicamente por medio de resolución judicial firme. Los representantes de los menores de
edad, incapaces o ausentes sólo pueden otorgar poderes especiales, para asunto
determinado que no puede ser atendido personalmente por ellos.
Fundamento Legal: Artículos: 166, 252, 256, 262, 1691 y 1700 del Código Civil.
21. El gestor de negocios, atendiendo su naturaleza jurídica no puede otorgar mandatos en
nombre de quien gestiona, aún cuado el ejercicio de la gestión se sujete a las obligaciones y
responsabilidades de un mandatario.
Fundamento Legal: Artículos: 1605 Y 1607 del Código Civil.
22. Los poderes pueden otorgarse con o sin representación, debiendo el notario indicar tal
circunstancia en la denominación del mandato, con excepción del poder judicial que lleva
implícita la representación, por lo que simplemente puede denominarse de esa forma.
Fundamento Legal: Artículo 1686 del Código Civil;
23. Cuando en un documento proveniente del extranjero se consigne la palabra “DELEGAR”,
se tendrá como sinónimo de “SUSTITUIR”.
24. De conformidad con el Código Civil, el mandatario podrá sustituir el mandato, solamente si
estuviere facultado expresamente para hacerlo pudiendo en tal caso, reservarse o no su
ejercicio, total o parcialmente, lo cual hará constar en forma expresa.
En este caso el notario deberá cumplir con los siguientes requisitos:
Acompañar original o copia del poder que se sustituye, e
Indicar correctamente el número de registro manual o electrónico del poder que se
desea sustituir.
Fundamento Legal: Artículos: 1702 y 1707 del Código Civil; 23 y 190 literal n) de la Ley del
Organismo Judicial.
25. El mandatario que esté facultado expresamente por el mandante para sustituir el poder,
únicamente podrá sustituir las facultades que le fueron conferidas; asimismo, el mandatario
especial que esté facultado para otorgar poderes, no podrá otorgar mandatos generales,
únicamente podrá otorgar poderes iguales al que le fue conferido.
Fundamento Legal: Artículos: 1702 del Código Civil.
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26. En Los poderes generales y especiales otorgados por el gerente, administrador único o
representante legal de una sociedad mercantil, debe constar en FORMA EXPRESA la facultad
que tiene éste, de otorgar este tipo de poderes, identificando para el efecto, el instrumento
público en el que se le otorgó dicha facultad.
Fundamento Legal: Artículos 1696 del Código Civil; 48, 164 del Código de Comercio.
27. En Los poderes generales y especiales otorgados por el gerente, administrador único o
representante legal de una sociedad mercantil, debe constar en FORMA EXPRESA la
autorización que tiene éste de otorgar facultades, para disponer de los bienes de la entidad
mandante, identificando para el efecto, el instrumento público en el que se le otorgó dicha
facultad.
Fundamento Legal: Artículos 1696 del Código Civil; 47 del Código de Comercio.
28. En el caso de que comparezca como mandante un ejecutor especial, deberá acreditar su
representación con acta notarial de su nombramiento. No es indispensable que se encuentre
inscrito en el Registro Mercantil.
Fundamento Legal: Artículo: 136 del Código de Comercio.
29. La empresa mercantil de conformidad con la ley, es considerada bien mueble, en
consecuencia no puede otorgar poderes, únicamente podrá hacerlo el o los propietarios de la
misma, quienes deben comparecer en forma personal.
Fundamento Legal: Artículo: 655 del Código de Comercio.
30. En los poderes judiciales y en los poderes generales o especiales que contengan
facultades judiciales, es imperativo legal que el mandatario sea abogado o pariente dentro de
los grados de ley del mandante, por lo que deberá hacerse constar en forma expresa tal
circunstancia.
Fundamento Legal: Artículo: 193 literal c) de la Ley del Organismo Judicial
31. Los mandatos judiciales en materia de arraigo, deben contener la aceptación expresa del
mandatario.
Fundamento Legal: Artículo: 524 del Código Procesal Civil y Mercantil.
32. El mandato judicial se encuentra regulado en la Ley del Organismo Judicial; este tipo de
poder no se encuentra afecto ni exento al impuesto de timbres fiscales, no obstante, si el
notario lo denomina “especial judicial” o “general judicial”, deberá tributar conforme el artículo
5 numeral 8, literales a) y b) del Decreto 37-92, Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de
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Papel Sellado Especial para Protocolos, sin embargo, es importante observar que la ley de la
materia, lo regula únicamente como mandato judicial.
Fundamento Legal. Artículo: 188 de la Ley del Organismo Judicial.
33. Los poderes autorizados en Guatemala que van a surtir efectos en el extranjero no es
necesario inscribirlos en este Registro, porque en éstos solo se requiere que se cumpla con
los pases de ley, no obstante, se inscribirán, pero éstos serán calificados atendiendo a
nuestro ordenamiento jurídico, debido a que las formalidades intrínsecas de los actos y
negocios jurídicos se regulan de acuerdo a la ley del lugar de su celebración.
Fundamento Legal. Artículo: 29 de la Ley del Organismo Judicial.
34. Únicamente los albaceas testamentarios, de conformidad con el Código Civil, pueden
otorgar poderes especiales, atendiendo a que por voluntad del testador éste fue nombrado.
En el caso de que un administrador de la mortual pretenda nombrar mandatario, este deberá
suspenderse en virtud de que si él, no puede cumplir su función, lo correcto es nombrar otro
administrador, atendiendo su naturaleza jurídica. Fundamento Legal: Artículos: 1056 del
Código Civil; 503 y 509 del Código Procesal Civil y Mercantil.
35. En los mandatos en que se faculte al mandatario a tramitar una adopción, si ésta fue
iniciada antes de la vigencia del Decreto 77-2007 del Congreso de la República, deberá
hacerse constar en el instrumento público que el procedimiento notarial de adopción se
encuentra registrado ante el Consejo Nacional de Adopciones.
Fundamento de Derecho: Articulo 56 del Decreto 77-2007 del Congreso de la República.
36. El mandato por medio del cual se faculte al mandatario para donar, debe ser de carácter
especial y deberá designar la persona del donatario y especificar los bienes objeto de la
donación así como las condiciones a que queda sujeta la misma.
Fundamento de Derecho: Artículos: 1860 y 1692 del Código Civil.
37. En los mandatos otorgados por el administrador de condominios regidos por el régimen
especial de propiedad horizontal, deberá hacerse constar lo siguiente:
Nombre de los propietarios del condominio a quienes representa.
El punto de acta de la asamblea donde los propietarios lo facultan a otorgar mandatos.
Identificación de la escritura de constitución de régimen especial de propiedad
horizontal.
Fundamento de Derecho: Artículos: 531, 547 y 548 del Código Civil.
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38. El notario deberá denominar el mandato de conformidad con las facultades otorgadas por
el mandante y atendiendo los tres tipos de mandatos regulados por nuestro ordenamiento
jurídico.
Fundamento de Derecho: Artículos: 1690 del Código Civil y 188 de la Ley del Organismo
Judicial.
39. La firma y sello del Notario que autorice el contrato de mandato y extienda el testimonio
respectivo, deberá coincidir con la firma y sello previamente registrados en el Registro
Electrónico de Notarios.
Fundamento de Derecho: Artículo: 77 numeral 5 del Código de Notariado.
40. No se inscribirán aquellos mandatos que hayan sido autorizados por Notario que se
encuentre con impedimento para ejercer la profesión.
Fundamento de Derecho: Artículo: 4 del Código de Notariado.
SOLICITUD DE CANCELACIÓN DE INSCRIPCIÓN REGISTRAL
REQUISITOS:
Solicitud de cancelación de poder con firma legalizada por notario (a) (representante
legal debe acreditar representación).
Duplicado de la solicitud.
Certificación, según sea el caso de:
a) Partida de defunción.
b) Resolución que declara la interdicción.
c) Resolución que declare la quiebra del mandante.
d) Partida del Registro Mercantil General de la República.
Fundamento Legal: Artículo 1717 del Código Civil.
SOLICITUD DE CAMBIO DE DENOMINACIÓN SOCIAL
REQUISITOS:
Solicitud de cancelación de poder con firma legalizada por notario (representante legal
debe acreditar representación).
Duplicado de la solicitud.
Certificación extendida por el Registro Mercantil General de la República donde conste
el cambio de denominación, fusión o disolución de la persona jurídica.
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2.3 REGISTRO ELECTRÓNICO DE NOTARIOS
Ubicación: 7ª. avenida 9-20 zona 9, Edificio Jade, 2do. nivel
Teléfono: 2426-7207, 2426-7210 Fax: 2426-7209
E-mail: regnotarios.agp@oj.gob.gt
SERVICIOS QUE PRESTA
I. REGISTRO DE FIRMA Y SELLO DE NOTARIOS
A. PRIMERA INSCRIPCIÓN
1. Presentar memorial dirigido al Presidente del Organismo Judicial y de la Corte
Suprema de Justicia, fundamentado en derecho y con auxilio de Abogado colegiado
activo, solicitando su inscripción como Abogado y Notario y el registro del sello y la
firma que utilizará en el ejercicio de su profesión. Dentro del memorial de solicitud
deberá consignarse la firma y sello del nuevo profesional y lugar para recibir
notificaciones, estableciéndose si así se desea, correo electrónico para tales efectos.
2. Certificación del acta del examen público de tesis y certificación del acto público de
graduación.
3. Oficio del Colegio de Abogados y Notarios dirigido al Secretario de la Corte Suprema
de Justicia, en el cual se consigna el número de colegiado correspondiente.
4. Fotocopia legalizada del recibo de pago de colegiación profesional.
5. Boleta de carencia de antecedentes penales emitida dentro de los tres meses
anteriores.
6. Certificación de la partida de nacimiento emitida dentro de los tres meses anteriores.
7. Constancia extendida por el Tribunal Supremo Electoral, de estar vigente en el uso de
los derechos civiles y políticos.
8. Dos fotocopias legalizadas de la cédula de vecindad completa o en su caso del
documento único personal de identificación.
9. Boleto de ornato en original o fotocopia legalizada de éste.
10. Cuadruplicado (amarillo) de la orden y recibo de ingresos judiciales donde consta el
pago de la inscripción de la firma y sello profesional, de la constancia de inscripción
como Notario y el pago del derecho anual de apertura de protocolo, en su caso.
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El memorial de solicitud y documentos adjuntos deberán acompañarse de un duplicado y dos
copias adicionales.
Si los requisitos solicitados fueron debidamente cumplidos, el Presidente del Organismo
Judicial y de la Corte Suprema de Justicia emitirá la resolución ordenando el registro, el cual
se llevará a cabo con la presencia del (de la) notario (a) ante el Registro Electrónico de
Notarios en donde estampará la firma y el sello que utilizará en el libro correspondiente.
B. MODIFICACIONES
1. Solicitar formulario “forma 2000” en cualquiera de las unidades del Archivo General de
Protocolos o en el Registro de Abogados.
2. Entregar el formulario debidamente lleno en el Registro de Abogados.
3. Adjuntar al formulario una copia y el original o copia del recibo de pago.
4. En los casos de robo o extravío del sello profesional además de los requisitos antes
señalados, deberá adjuntarse al formulario citado fotocopia de la denuncia presentada
ante el Ministerio Público.
La Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia, autorizará el cambio
o modificación de firma y/o sello mediante la resolución respectiva, debiendo presentarse el
solicitante ante el Registro Electrónico de Notarios con su carné de colegiado activo extendido
por el Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala y con el nuevo sello si fuera el caso,
para la consecución del registro respectivo.
II. APERTURA DE PROTOCOLO
Para pagar el derecho de apertura de protocolo, deberá atender el procedimiento siguiente:
Presentarse en el módulo de información del Archivo General de Protocolos en el Edificio
Jade, o en el de la Unidad de Protocolos Notariales, en la Planta Baja del Edificio del Palacio
de Justicia. Allí se le proporciona el formulario correspondiente para que lo llene; así mismo lo
puede obtener visitando la página web del Organismo Judicial www.oj.gob.gt. Seguidamente
entregará en la ventanilla correspondiente, el formulario llenado con tinta negra; el receptor
establece que el formulario contenga la información completa, la firma y sello del (de la)
notario (a) y de su depositario (a). Al ser revisado, se extiende el recibo por el valor de
cincuenta quetzales. El monto deberá ser pagado en las cajas de BANRURAL, ubicada en
el primer nivel del edificio Jade o en la que está ubicada en la Planta baja del Edificio del
Palacio de Justicia.
Nota: El recibo de pago por mandato legal deberá ser agregado al final del protocolo
respectivo como atestado.
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III. AUTÉNTICA DE FIRMAS DE NOTARIOS
Si el usuario necesita gestionar la auténtica de la firma de algún (alguna) notario (a), deberá
presentar:
1. Presentar el documento notarial sin fólder (se verifica si la firma y el sello registrados
del Notario autorizante corresponden con el contenido en el documento presentado).
2. Adjuntar un timbre fiscal de Q. 10.00. Art. 5 numeral 1° del Dto. 37 – 92 del Congreso
de la República de Guatemala.
3. Adjuntar recibo de pago.
IV. RECEPCIÓN DE AVISOS
1. Notario (a) que ejerce cargo público.
2. Notario (a) que se ausenta del país.
3. Notario (a) fallecido.
4. Notario (a) que no ha cartulado.
5. Nombramiento de depositario.
6. Notario (a) inhabilitado.
V. FORMATO DE AVISO QUE EL (LA) NOTARIO (A) SE AUSENTA DEL PAÍS
Clave ___-_____
SEÑOR (A) DIRECTOR (A) DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS:
(Nombre del (de la) notario (a), notario (a), número de colegiado (a), en cumplimiento del articulo 27 del Código de Notariado atentamente,
AVISO
Que me ausentaré del país durante el periodo comprendido del
____________al__________, por lo que el protocolo a mi cargo quedará depositado en el (la) notario (a) (nombre del (de la) notario (a), cuya sede notarial está ubicada en la (dirección del (de la) notario (a)).
Lugar y fecha
____________________________ ___________________________ Firma y sello del (de la) notario (a) Firma y sello del (de la) notario (a)
depositante depositario
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VI. CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS
El Registro Electrónico de Notarios emite las siguientes constancias y certificaciones:
1. Pago de apertura de protocolo.
2. Firma y sello de notario (a).
3. Notario (a) habilitado.
4. Notario (a) inhabilitado.
5. Notario (a) depositario.
6. Notario (a) con cargo público.
7. Notario (a) ausente del país.
8. Notario (a) fallecido.
9. Notario (a) excluido del listado con impedimento temporal para el ejercicio del
notariado.
10. Períodos en los cuales ha tenido el (la) notario (a) impedimento temporal para el
ejercicio del notariado.
11. El (la) notario (a) no ha tenido anotaciones en el Registro Electrónico de Notarios.
12. El (la) notario (a) ha tenido impedimento.
13. Certificación y constancias de cualquier documento que se encuentre en el expediente
del (de la) notario (a).
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A. TARIFARIO
SERVICIO TARIFA
COSTO
ESCRITO
POR HOJA
REPRODUC-
CIÓN DE
DOCUMENTO
POR PÁGINA
TOTAL
REGISTRO ELECTRÓNICO DE NOTARIOS
REGISTRO DE FIRMA Y
SELLO DE NOTARIOS 150.00 150.00
REGISTRO DE CAMBIO O
MODIFICACIÓN DE FIRMA
Y/O SELLO
100.00 100.00
COMPLEMENTO DE PAGO
NO EFECTUADO
AUTÉNTICA DE FIRMA Y/O
SELLO DE NOTARIO 150.00 150.00
APERTURA DE PROTOCOLO 50.00 50.00
CERTIFICACIONES 75.00 5.00 0.50 75.00 DE
BASE
CONSTANCIAS Y
CONSTANCIAS NEGATIVAS 50.00 5.00 0.50
50.00 DE
BASE
VII. CREACIÓN DE USUARIOS DE CONSULTA A DISTANCIA
El Registro Electrónico de Notarios se encarga de la creación de usuarios para el acceso a la
consulta a distancia para notarios. El trámite es personal.
VIII. REQUERIMIENTO DE PROTOCOLO DE NOTARIOS FALLECIDOS
1. Al tener conocimiento del fallecimiento del notario se envía el formulario de PÉSAME
al depositario designado, (si lo hubiere) si no tiene designado, se le envía al pariente
que aparezca en el expediente o preguntamos en el Colegio de Abogados y Notarios
de Guatemala (CANG) quien es el beneficiario para hacerles los requerimientos
respectivos.
2. Si después del pésame no hay respuesta, se envía el PRIMER REQUERIMIENTO que
lleva ya incluido el apercibimiento.
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3. Al no presentar los tomos de protocolos, se envía el SEGUNDO REQUERIMIENTO y
ultimo siempre con apercibimiento.
4. Al no tener respuesta, se envía al Juzgado de Instancia Civil, para que se requieran los
tomos de protocolos por la vía judicial.
5. Si no obstante la orden del Juez, no cumplen, se solicita la certificación de lo
conducente al Ministerio Público.
2.4 TESTIMONIOS ESPECIALES
Ubicación: 7ª. avenida 9-20 zona 9, Edificio Jade, 1er. nivel
Teléfonos: 2426-7214 y 2426-7234
E-mail: subdirecc.testimoniosespeciales.agp@oj.gob.gt y
testimoniosespeciales.agp@oj.gob.gt
SERVICIOS QUE PRESTA
I. RECEPCIÓN DE TESTIMONIOS ESPECIALES
A. TESTIMONIO ESPECIAL Y FORMATO
Al presentar testimonios especiales para su recepción se debe cumplir con los requisitos
establecidos en los artículos 37 literal a) y 70 del Código de Notariado y observar lo siguiente:
1. Las fotocopias o transcripciones del testimonio deben estar completas, fieles y
claramente legibles.
2. Las hojas deben estar numeradas, selladas y firmadas por el (la) notario (a).
3. Los datos expresados en la razón del testimonio especial, debe coincidir con el
instrumento público (número de instrumento, lugar y fecha, número de hojas); y
contener la leyenda: PARA REMITIR AL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS,
lugar y fecha en que extiende o compulsa.
4. El número de hojas que se consigna en la razón debe coincidir con el número de hojas
de que está compuesto el instrumento público.
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5. Indicar en la primera página de cada testimonio en forma visible, el número de clave
(de la) notario (a).
6. Adherir a cada hoja fotocopiada o transcrita, timbre fiscal de Q. 0.50, legalmente
inutilizado (perforado o con sello del (de la) notario (a).
7. Adherir timbres notariales en la primera hoja del testimonio, debidamente inutilizados
conforme lo regulado en la Ley y el Reglamento de Timbre Forense y Timbre Notarial.
B. TESTIMONIO ESPECIAL EN PLICA DE TESTAMENTO O DONACIÓN POR CAUSA DE
MUERTE Y FORMATO
Para la presentación de las plicas que contienen testimonios especiales de testamentos
comunes abiertos o de donaciones por causa de muerte, la plica deberá presentarse al
operador de testimonios especiales (en el Departamento de Guatemala); al Subdirector en las
Delegaciones Regionales y Departamentales del Archivo General de Protocolos; o al
Secretario (a) en el Juzgado de Primera Instancia Civil, en los demás Departamentos de la
República. En la plica debe cumplirse los requisitos siguientes:
1. Indicar el número de clave del (de la) notario (a).
2. Expresar el número de orden, lugar, fecha, hora (de inicio y finalización) y objeto del
instrumento.
ES TESTIMONIO ESPECIAL del instrumento público número _______ (__) , que autoricé en (lugar) el _____________ de ___________ de dos mil _____, que para remitir al Archivo General de Protocolos, extiendo, numero, firmo y sello en _________ hojas, las ________ anteriores fotocopias impresas en anverso o reverso y la ________ que es la presente en papel bond. (Lugar) ___ de __________ de dos mil ______.
Firma y sello del (de la) notario (a)
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3. Nombre del testador o donante
4. Identificar los números de orden, registro y quinquenio de las hojas de papel sellado
especial para protocolo en las que está contenido el testamento o donación por causa
de muerte.
5. Firma y sello del (de la) notario (a) autorizante. Debe entregarse en sobre tamaño
oficio (no en sobre de papel manila), con timbres notariales por el valor de
veinticinco quetzales adheridos en la plica, inutilizándolos, mediante perforación o con
el sello del (de la) notario (a).
Al momento de recibir la plica se le entrega el comprobante respectivo.
C. ÍNDICE Y FOMARTO
En la presentación del índice del protocolo, el notario deberá cumplir con los requisitos
siguientes:
1. La reproducción deberá hacerla por medio de fotocopias o trascrito.
2. Todas las hojas deben estar claramente legibles, numeradas, firmadas y selladas por
el (la) notario (a).
3. Debe cumplir con asentar la razón final correspondiente.
4. Indicar el número de clave en la primera hoja del testimonio especial.
5. Se entrega al operador de testimonios especiales, quien le extiende el comprobante
respectivo.
Formas de presentación:
i. Testimonio.
ii. Testimonio especial.
iii. Fotocopia autenticada por el notario.
Clave: ___-____
PLICA que contiene Testimonio Especial, de la escritura pública _______ (_), autorizada por el (la) infrascrito (a) notario (a), en (lugar), el ____ de ___ de dos mil _____, a las ____ horas, que contiene el testamento común abierto otorgado por _____________ contenido en las hojas de papel de protocolo con número de orden __________ y de
registro __________, del quinquenio ____________, correspondiéndole los folios ______________ y finalizado a las ___________horas. (Lugar y fecha)
Firma y sello del (de la) notario (a)
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iv. Copia simple legalizada.
Artículos 92 del Código de Notariado y 5, numeral 6 del Decreto No. 37-92 del Congreso de la
República, Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial Para
Protocolos.
Además de los aspectos generales precitados; debe cumplirse con lo siguiente:
1. En el texto de la razón final hacer constar: lugar y fecha en que fue extendido el Índice;
número de hojas de que se compone; lugar y fecha en que se extiende o compulsa el
testimonio especial; y firma y sello del (de la) notario (a).
2. Deberá verificarse que el impuesto ha sido satisfecho en el documento original; si el
testimonio especial fuere transcrito, deberá expresarse que el impuesto ha sido
satisfecho en el documento original y si fuere en fotocopias, en las mismas deberá
aparecer claramente la existencia del pago del impuesto respectivo.
3. Si posteriormente a la entrega al Archivo General de Protocolos el (la) notario (a)
detectara algún error u omisión, deberá presentar una ampliación del índice haciendo
constar los errores y las correcciones respectivas, adjuntando una copia del índice
ampliado.
ÍNDICE DEL PROTOCOLO A CARGO DEL (DE LA) NOTARIIO (A) _________________ CORRESPONDIENTE AL AÑO DOS MIL _____________.
No. LUGAR Y FECHA OTORGANTES OBJETO
FOLIO
1 Guatemala xx/xx/xxxxx
XXXXXXXXXX y XXXXXXXXXXXX
XXXXX 1
2 Guatemala xx/xx/xxxxx
XXXXXXXXXX y XXXXXXXXXXXX XXXXX
5
3 Guatemala xx/xx/xxxxx
XXXXXXXXXX y XXXXXXXXXXXX
Acta de protocolización
8
4 Guatemala xx/xx/xxxxx
cancelada cancelada 12
3 Guatemala xx/xx/xxxxx
XXXXXXXXXX y XXXXXXXXXXXX
XXXXX 20
RAZÓN: Se finaliza el presente índice del Protocolo a cargo del (de la) notario (a) __________________________,
correspondiente al año ___________________, el cual consta de _______________________ instrumentos públicos y está contenido en esta única hoja de papel bond, la cual firmo y sello en la Ciudad de Guatemala, el treinta y uno de diciembre de dos mil __________________________.
Firma y sello del (de la) notario (a)
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D. AVISO DE CANCELACIÓN Y FORMATO
El aviso de cancelación debe contener:
1. Número de orden y fecha del instrumento cancelado.
2. Razón o motivo por el cual se cancela (no es indispensable).
3. Lugar y fecha en que se da el aviso.
4. Firma, sello y número de clave del (de la) notario (a).
II. RECEPCIÓN DE AVISOS TRIMESTRALES
REQUISITOS
1. Indicar claramente el trimestre a que corresponda: PRIMER TRIMESTRE, SEGUNDO
TRIMESTRE, TERCER TRIMESTRE O CUARTO TRIMESTRE, en su caso.
2. Número de orden, lugar y fecha del ÚLTIMO instrumento público autorizado o
cancelado, o en su caso, que no autorizó instrumento público alguno durante el
trimestre respectivo.
3. Lugar y fecha del aviso.
Clave ___-_____
SEÑOR(A) DIRECTOR(A) DEL
ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS:
En cumplimiento del artículo 37 literal b) del Código de Notariado atentamente,
AVISO Que el instrumento público número _______ de fecha ____ de 201____ del registro notarial a mi cargo fue cancelado por
_______________________________________. (motivo de la cancelación)
(Lugar) ___ de __________ de 201__
Firma y sello del (de la) notario (a)
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4. Firma, sello y número de clave del (de la) notario (a).
Clave ___-_____
PRIMER / SEGUNDO / TERCER/ CUARTO
AVISO TRIMESTRAL
SEÑOR (A) DIRECTOR (A) DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS:
En cumplimiento del articulo 37 literal c) del Código de Notariado
atentamente, AVISO
Que durante el (primer, segundo, tercer, cuarto) trimestre del presente año el
ultimo instrumento público (autorizado o cancelado,) fue el número _____ de fecha ______.
(Lugar) ___ de __________ de 201_
Firma y sello del (de la) notario (a)
Clave: ___-_____
PRIMER / SEGUNDO / TERCER/ CUARTO
AVISO TRIMESTRAL
SEÑOR (A) DIRECTOR (A) DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS:
En cumplimiento del articulo 37 literal c) del Código de Notariado atentamente,
AVISO Que durante el (primer, segundo, tercer, cuarto) trimestre del presente año no autoricé instrumento público alguno.
(Lugar) ___ de __________ de 201_
Firma y sello del (de la) notario (a)
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III. AVISOS DE AMPLIACIÓN, MODIFICACIÓN, RECTIFICACIÓN Y/O ACLARACIÓN DE
INSTRUMENTOS PÚBLICOS Y FORMATO
El aviso de ampliación, modificación, rectificación y/o aclaración de instrumentos públicos
deberá contener:
1. Número, fecha y notario (a) autorizante del instrumento público que se amplía,
modifica, rectifica y/o aclara.
2. Número y fecha del instrumento público de ampliación, modificación, rectificación y/o
aclaración ;
3. Lugar y fecha del aviso;
4. Firma, sello y número de clave del (de la) notario (a).
Clave: ___-_____
AVISO DE AMPLIACIÓN (MODIFICACIÓN, RECTIFICACIÓN Y/O ACLARACIÓN)
SEÑOR(A) DIRECTOR (A) DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS:
En cumplimiento del artículo 81 numeral 9) del Código de Notariado,
AVISO
Que conforme escritura pública número ____________, de fecha
___________________, autorizada por el (la) infrascrito notario (a), se
AMPLIÓ (MODIFICÓ, RECTIFICÓ O ACLARÓ) la escritura pública número
_________ (__), de fecha _______________, autorizada por el notario
____________ (o por el infrascrito notario).
(Lugar) ___ de __________ de 201_
Firma y sello del (de la) notario (a)
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IV. RECTIFICACIÓN DE AVISOS ENTREGADOS AL ARCHIVO GENERAL DE
PROTOCOLOS Y FORMATO
La rectificación de avisos entregados al Archivo General de Protocolos deberá contener:
1. Número y año del aviso trimestral que se rectifica;
2. Número y fecha del instrumento público que se rectifica y el motivo por el cual se esta
rectificando el aviso.
3. Lugar y fecha del aviso;
4. Firma, sello y número de clave del (de la) notario (a).
Clave: ___-_____
RECTIFICACIÓN DEL PRIMER / SEGUNDO / TERCER/ CUARTO
AVISO TRIMESTRAL DEL AÑO _______________
SEÑOR(A) DIRECTOR (A) DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS:
En cumplimiento del articulo 37 literal c) del Código de Notariado,
AVISO
Que rectifico que durante el (primer, segundo, tercer, cuarto) trimestre del año
__________ la última escritura que aparece en mi registro notarial y está
cancelada es la número _________ (__) de fecha __________________ y
no como erróneamente consigné.
(Lugar) ___ de __________ de 201_
Firma y sello del (de la) notario (a)
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V. AVISOS DE PROTOCOLIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROVENIENTES DEL
EXTRANJERO Y FORMATO
El notario debe cumplir en el aviso con los requisitos siguientes:
1. Número de orden, lugar y fecha del instrumento de protocolización.
2. Lugar y fecha en que fue expedido el documento proveniente del extranjero.
3. Funcionario (a) o notario (a) que lo autorizó.
4. Nombre del o los otorgantes.
5. Objeto del acto o contrato.
6. Clase, monto y especificaciones del impuesto satisfecho en el documento original.
7. Lugar y fecha del aviso.
8. Firma, sello y número de clave del (de la) notario (a).
Clave: ___-_____
SEÑOR (A) DIRECTOR (A) DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS:
En cumplimiento del artículo 40 de la ley del Organismo Judicial atentamente,
AVISO Con fecha ___________ autoricé el instrumento público número _______ mediante el cual fue protocolizado el documento proveniente del extranjero,
cuyos datos son: a. lugar y fecha de expedición b. funcionario que lo autorizó
c. objeto del acto o contrato d. nombres de los otorgantes e. impuestos pagados
(Lugar) ___ de __________ de 201_
Firma y sello del (de la) notario (a)
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35
VI. EXPEDIENTES DE JURISDICCIÓN VOLUNTARIA
Jurisdicción Voluntaria: Es la facultad legal conferida al (a la) notario (a), para iniciar,
substanciar y resolver asuntos no contenciosos o por consentimiento de las partes sometidos
a su conocimiento, siempre que no admitan contradicción alguna entre partes, o que no sean
litigiosos. Sus resoluciones son modificables y no producen efectos de cosa juzgada.
EXPEDIENTES QUE SE RECIBEN PARA ARCHIVAR
• Ausencia (Arts. 8 al 10, Dto. 54-77)
• Disposición y gravamen de bienes de menores, incapaces y ausentes (Arts. 11 al 13, Dto.
54-77)
• Reconocimiento de preñez o de parto ( Arts. 14 al 17, Dto. 54-77)
• Cambio de nombre (Arts. 18 al 20, Dto. 54-77)
• Asiento extemporáneo de partidas y actas del Registro Civil: nacimiento, defunción,
matrimonio, etcétera. (Art. 21, Dto. 54-77).
• Determinación de edad (Art. 22, Dto. 54-77)
• Rectificación de partidas del Registro Civil (Art. 23, Dto. 54-77)
• Reposición de partidas del Registro Civil
• Identificación de tercero (Art. 440 Código Procesal Civil y Mercantil)
• Patrimonio Familiar (Art. 24 al 27, Dto. 54-77)
• Proceso sucesorio intestado (Art. 450 Código Procesal Civil y Mercantil)
• Proceso sucesorio testamentario (Art. 488 Código Procesal Civil y Mercantil)
• Expediente de donación por causa de muerte (Arts. 943 y 1193 Código Civil) y 2 e) Dto. 73-
75
• Rectificación de área de inmueble (Art. 15 Decreto Ley 125-83)
ASPECTOS A REVISAR
• Presentación de aviso de remisión
• Que el expediente sea original
• Que esté completo
• Que esté foliado en su totalidad
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36
VII. APERTURA DE PLICAS DE TESTIMONIOS ESPECIALES DE TESTAMENTOS O
DONACIONES POR CAUSA DE MUERTE
PROCEDIMIENTO DE APERTURA:
1. El interesado deberá presentar los siguientes documentos: cédula de vecindad y
certificación original de la partida de defunción del testador y/o donante.
2. El usuario presenta los documentos indicados, y se procede a cotejar los datos de la
certificación de la partida de defunción con los consignados en la plica previo a la
apertura de la misma luego viene el pago.
3. Seguidamente, en presencia del (de la) Director (a) o Subdirector (a) del Archivo
General de Protocolos, se procede a la apertura la plica.
4. Una vez abierta la misma en la ventanilla se le proporcionará el recibo correspondiente
para el pago por: las fotocopias y los honorarios de la certificación de conformidad con
el arancel respectivo.
5. Pagado el recibo se extiende la certificación solicitada.
VIII. CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS
DEPARTAMENTO DE MICROFILMACIÓN
El departamento de Microfilmación es el encargado de elaborar las certificaciones de los
testimonios especiales, certificación de solvencia de entrega de testimonios especiales,
certificación de avisos trimestrales y constancia de entrega de testimonios especiales y avisos
trimestrales.
Ubicación: 7ª. avenida 9-20 zona 9, Edificio Jade, 1er. nivel
Teléfonos: 2426-7217 y 2426-7249
E-mail: microfilmacion.agp@oj.gob.gt
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A. TESTIMONIOS ESPECIALES MICROFILMADOS
Si el testimonio especial del cual se solicita certificación ha sido entregado en los años de
1967 a 1995 y se encuentra microfilmado, se verifica la legibilidad de éste y se extiende la
boleta para que sea emitido el recibo en la ventanilla correspondiente, luego de efectuar el
pago y presentar copia del mismo se imprime el documento y se certifica.
B. TESTIMONIOS ESPECIALES AÑOS DE 1996 A LA FECHA
Si el testimonio especial del cual se solicita certificación no estuviere microfilmado, se
solicitará el documento original en bodega quien lo buscará para poder reproducirlo. El pago
se realiza hasta el momento en que ya se haya recibido la copia del testimonio especial.
C. TARIFARIO
SERVICIO TARIFA
COSTO
ESCRITO
POR HOJA
REPRODUC-
CIÓN DE
DOCUMENTO
POR PÁGINA
TOTAL
TESTIMONIOS ESPECIALES
CERTIFICACIONES 75.00 5.00 0.50 75.00 DE
BASE
CERTIFICACIONES
MICROFILM 75.00 5.00 0.50
75.00 DE
BASE
CONSTANCIAS Y
CONSTANCIAS NEGATIVAS 50.00 5.00 0.50
50.00 DE
BASE
APERTURA DE PLICAS 75.00 75.00
COMPLEMENTO DE PAGO NO
EFECTUADO
VII. REQUISITOS PARA LA HABILITACIÓN DE NOTARIOS
Presentar en el módulo de información ubicado en el Edificio Jade, 1er. nivel, los siguientes
documentos:
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Solicitud escrita dirigida a la Licda. María de los Ángeles Fajardo Figueroa, Directora
del Archivo General de Protocolos, firmada y sellada por el(la) notario(a).
Opcional: fotocopia de los comprobantes de entrega de testimonios especiales, avisos
de cancelación, avisos trimestrales.
Opcional: el pago de Q 55.00 por constancia. Se emite constancia por cada año.
2.5 SUPERVISIÓN NOTARIAL
Ubicación: 7ª. avenida 9-20 zona 9, Edificio Jade, 2do. nivel
Teléfonos: 2426-7213, 2426-7215, 2426-7216
E-mail: supervisionagp@oj.gob.gt
I. AUTORIDADES A CARGO DE LAS INSPECCIONES Y REVISIONES DE PROTOCOLOS
Las inspecciones y revisiones de protocolos notariales, las pueden realizar:
1. El Director del Archivo General de Protocolos (Artículos 81 y 84 del Código de
Notariado).
2. Por los subdirectores y asesores de las delegaciones regionales y departamentales del
Archivo General de Protocolos.
3. El Juez de Primera Instancia Civil Departamental (Acuerdo 54-2000, emitido por la
Corte Suprema de Justicia).
4. Notarios nombrados por Acuerdo del Presidente del Organismo Judicial (Art. 84 del
Código de Notariado).
El Director del Archivo General de Protocolos tiene la facultad de realizar anualmente, revisión
ordinaria en los protocolos, la cual se realiza por medio de la Unidad de Supervisión Notarial.
Para efectuar la revisión se le notificará al notario el día y hora que deberá presentarse a la
referida unidad, en la que se realizará la revisión de los tomos de protocolo que en el oficio de
citación se le indique. El día de la revisión se faccionara el acta en la que se hará constar,
entre otros: antecedentes, aspectos generales, observaciones susceptibles de subsanar sin
intervención judicial, con intervención judicial y de las que únicamente se deja constancia y los
requerimientos.
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En el caso de que el protocolo no cumpla con los requisitos formales que determina el Código
de Notariado, se fija al notario un plazo para que cumpla con los mismos.
II. CLASES DE REVISIONES
A. ORDINARIA
La que se practica cada año por el Director del Archivo General de Protocolos, por las
delegaciones regionales y departamentales del mismo, en los departamentos que no estén
cubiertos por las mencionadas delegaciones es practicada por los jueces de primera instancia
y en su caso, en toda la República, por los notarios colegiados activos nombrados para el
efecto por la Presidencia del Organismo Judicial.
B. EXTRAORDINARIA
La que ordena efectuar la Corte Suprema de Justicia.
C. ESPECIAL
La ordenada por juez competente o el Ministerio Público para la averiguación de la comisión
de un delito.
D. POSTMORTEM
La que se practica en el protocolo y sus comprobantes que son entregados al Archivo
General de Protocolos o al Juzgado de Primera Instancia Civil, por motivo del fallecimiento del
notario.
III. ASPECTOS QUE SE REVISAN EN LAS INSPECCIONES Y REVISIONES DE
PROTOCOLOS
Del empastado: para inspeccionar la forma en que se encuentra empastado el tomo de
protocolo y sus atestados.
De la foliación: la forma en que ha sido foliado el protocolo.
Correlatividad del número de orden y registro de las hojas de papel sellado especial
para protocolos.
Número de instrumentos públicos de que consta.
Fecha de apertura del protocolo, la cual debe ser posterior o coincidir con la fecha de
pago de derecho de apertura de protocolo.
Fecha de cierre de protocolo.
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40
Si la razón de cierre está firmada y coincide con el contenido del protocolo y el índice.
El índice debe estar firmado y sellado, cubrir el impuesto fiscal correspondiente y
coincidir con el contenido del protocolo y la razón de cierre.
Razones marginales. (Ampliaciones, aclaraciones, modificaciones o rescisiones).
Atestados:
1. Constancia de pago de derecho de apertura de protocolo.
2. Comprobantes de:
Avisos trimestrales.
Testimonios especiales.
Testimonios especiales en plica de testamentos o donaciones por
causa de muerte.
Avisos de cancelación.
Avisos de protocolización de documentos provenientes del extranjero.
Índice.
3. Copias con sello de recepción de los avisos presentados al Registro General
de la Propiedad de los testamentos o donaciones por causa de muerte
autorizados.
4. Copias con sello de recepción de los avisos presentados al Registro Nacional
de Personas de los matrimonios celebrados.
5. Copias con sello de recepción de los avisos presentados al DIGECAM de las
compraventas de arma de fuego realizadas.
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IV. OBSERVACIONES DERIVADAS DE LAS INSPECCIONES Y REVISIONES DE
PROTOCOLOS
A) SUSCEPTIBLES DE SUSBSANAR SIN INTERVENCIÓN JUDICIAL
a) Protocolo sin foliar o foliado a lápiz.
b) Razones marginales: cuando autorizan escrituras de ampliación, aclaración,
modificación, rescisión etc. y se omite asentar la razón marginal a la escritura
matriz.
c) No elaboran la razón de cierre después del último instrumento público o la
elaboran incorrectamente, de manera que no coincide con el contenido del
protocolo (escrituras matrices, actas de protocolización, instrumentos
cancelados y cantidad de folios).
d) No incorporan el índice original al tomo de protocolo.
e) No firman y sellan todas las hojas del índice, no le colocan el timbre fiscal a
cada hoja, no consignan la fecha o no coincide con el contenido del protocolo
ni con la razón de cierre.
f) La razón de cancelación de los instrumentos públicos cancelados no son
firmadas por el notario.
g) No incorporar a los atestados los avisos notariales que corresponden al
protocolo, tales como avisos trimestrales, avisos de cancelación, las copias
con sello de recepción de los avisos de los matrimonios celebrados, de los
testamentos autorizados, de los comprobantes de los avisos de los
documentos provenientes del extranjero, del comprobante de la entrega del
índice, de la copia con sello de recepción del recibo de pago de derecho de
apertura de protocolo.
h) Actas notariales protocolizadas que carecen de timbre notarial y/o timbre fiscal.
i) El o los tomos de protocolo no han sido empastados (cosidos y pegados).
j) Un documento protocolizado se inserta entre la razón de cierre y el índice.
k) Cuando el empastar el tomo de protocolo se altera el orden correlativo de las
hojas de papel sellado especial para protocolos.
B) SUSCEPTIBLES DE SUBSANAR CON INTERVENCIÓN JUDICIAL
a. Alteración en la foliación: por repetir números u omitirlos
b. Alteración de orden correlativo de las hojas de papel sellado especial para protocolos:
b.1 Por no aparecer dentro del tomo de protocolo una o varias hojas (extravío,
robo, etc.).
b.2 Por encontrarse mal insertadas o colocadas.
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c. Alteración de la numeración cardinal de los instrumentos públicos.
c.1 Por repetir el número de instrumento público
c.2 Por omitir número de instrumento público
d. Dejan sin utilizar el anverso, el reverso o la hoja completa del papel sellado especial
para protocolos.
e. Extravío de hojas en blanco y/o, que contengan instrumentos públicos autorizados,
cancelados o firmados únicamente por los comparecientes.
f. Al documento que se protocoliza no le colocan número de folio, lo que ocasiona
además de la ampliación del acta de protocolización, diligencias de enmienda por
alteración en la foliación.
g. Instrumentos públicos que han sido autorizados y sobre ellos imprimen otro texto, lo
que ocasiona el deterioro del mismo, procediendo diligencias voluntarias de reposición
de protocolo.
C) INSUBSANABLES. (DE LOS CUALES ÚNICAMENTE SE DEJA CONSTANCIA)
a) Instrumentos públicos con testados y entrerrenglonaduras que no fueron salvados.
b) Texto impreso entre un instrumento público y otro, sin relación alguna con ambos.
c) Cancelan instrumentos públicos aún cuando ya han sido otorgados por los
comparecientes, es decir que fueron firmados por éstos.
d) Los (las) notarios (as) firman los instrumentos públicos sin anteceder las palabras Ante
Mí o Por Mí y Ante Mí, según el caso.
e) Utilizan corrector líquido, tachan, borran o hay rapaduras en el texto de los
instrumentos públicos.
f) Utilizan corrector líquido o tachan firmas de los comparecientes.
g) Autorizan instrumentos públicos sin estar firmados por todos los comparecientes.
h) Alteración de la fecha correlativa que deben llevar los instrumentos públicos.
i) En las actas de protocolización no coinciden los folios indicados en las mismas con los
que les corresponden a los documentos insertos, o no coinciden los números de orden
y/o de registro de las hojas de papel sellado especial para protocolos entre las cuales
se encuentran éstos o la cantidad de hojas en que se encuentra contenido del
documento que se protocoliza.
j) Se protocolizan varias actas de matrimonios entre las mismas hojas de papel sellado
especial para protocolos.
k) Incluyen entre los atestados las actas notariales de matrimonio.
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V. RAZÓN DE CIERRE Y FORMATO
La razón de cierre contendrá la fecha, el número de instrumentos públicos de que se compone
distribuidos así: número de escrituras matrices, razones de legalización de firmas, actas de
protocolización y número de instrumentos públicos cancelados; número de folios de que se
compone; observaciones, si las hubiere y la firma del (de la) notario (a). Artículo 12 del
Código de Notariado.
RAZÓN: El (la) infrascrito (a) notario (a) procede a cerrar el protocolo a su cargo correspondiente al año dos mil __________, el cual contiene cinco instrumentos públicos, distribuidos de la siguiente forma: dos escrituras públicas autorizadas, un acta de protocolización, un instrumento público cancelado y una razón de legalización de firma. Consta de veinticinco folios, en la ciudad de Guatemala, el treinta y uno de diciembre de dos mil _____________.
Firma del (de la) notario (a)
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VI. RAZÓN MARGINAL Y FORMATO
El (la) notario (a) pondrá al margen de la escritura matriz, razón de haber autorizado otra
escritura que la adicione, aclare, modifique, revoque o rescinda; y también razonará los títulos
y documentos que tenga a la vista y cuyo contenido sufra modificación, en virtud de los
instrumentos que hubiere autorizado. Articulo 36 del Código de Notariado.
1 2
3 4
5 6
7 8
9 10
11 12
13 14
El presente instrumento fue ampliado por medio de escritura número ______, que autoricé el _______ de ______ de _______. Guatemala, ______ de ____de dos mil _____. Firma del (de la) notario (a).
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2.6 PROTOCOLOS NOTARIALES
Ubicación: 21 calle 7-70, zona 1, Centro Cívico, Palacio de
Justicia, Planta Baja
Teléfono: 2426-7000 Extensión: 4441 y 4442
E-mail: subdirecc.protocolosnotariales.agp@oj.gob.gt
SERVICIOS QUE PRESTA
I. RECEPCIÓN DE PROTOCOLOS
A. NOTARIOS FALLECIDOS
Los albaceas, herederos, parientes o cualquier persona que tenga en su poder el protocolo de
un notario fallecido deberán dentro de los 30 días siguientes al fallecimiento (Artículo 23 del
Código de Notariado).
REQUISITOS
1) ENTREGA REALIZADA POR LA PERSONA QUE TENGA EN SU PODER LOS TOMOS
DE PROTOCOLO
a. Certificación de la partida de defunción del notario.
b. Fotocopia de la cédula de vecindad, de la persona que hace la entrega.
c. Sellos de hule, si los tuviera.
d. Formulario de recepción de Protocolo (lleno).
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2) ENTREGA REALIZADA POR ENCARGO DEL DEPOSITARIO DEL NOTARIO
FALLECIDO
a. Carta de autorización de entrega de tomos de protocolo, firmada y sellada por
el notario depositario, con firma autenticada.
b. Certificación de la partida de defunción del notario.
c. Fotocopia de cédula de vecindad del notario depositario.
d. Fotocopia de cédula de vecindad de la persona que entrega.
e. Sellos de hule si los tuviera.
f. Formulario de recepción de Protocolo (lleno).
B. ENTREGA VOLUNTARIA
Los notarios inhabilitados, los que se ausentan del país por más de un año y aquellos que
desearán depositar su protocolo de manera voluntaria (Artículos 26 y 27 del Código de
Notariado).
1) PROPIO NOTARIO
a. Fotocopia de cédula de vecindad.
b. Formulario de recepción de Protocolo (lleno).
2) ENTREGA POR ENCARGO DEL PROPIO NOTARIO
a. Carta de autorización para entregar los tomos del protocolo, firmada y sellada
por el notario, con firma autenticada.
b. Fotocopia de la cédula de vecindad del notario.
c. Fotocopia de la cédula de vecindad de la persona que hace la entrega.
d. Formulario de recepción de Protocolo (lleno).
3) ENTREGA POR ENCARGO DEL PROPIO NOTARIO POR ENFERMEDAD
a. Certificado Médico.
b. fotocopia de cédula de vecindad del notario.
c. fotocopia de cédula de la persona que hace la entrega.
d. Carta de autorización para entregar los tomos de protocolo, firmada y sellada
por el notario, si no pudiera firmar debe haberse indicado en el certificado
médico este aspecto.
e. Formulario de recepción de Protocolo (lleno).
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II. CONSULTA Y/O EXHIBICIÓN DE PROTOCOLOS NOTARIALES
Las personas interesadas en consultar la escritura matriz contenida en alguno de los tomos de
protocolo depositados en el Archivo General de Protocolos, podrá solicitarlo al encargado el
cual pondrá a la vista del interesado el instrumento público, previa identificación del usuario.
La exhibición y/o consulta de escritura públicas de testamentos o donaciones por causa de
muerte, se realizarán únicamente en aquellos casos en los cuales el interesado presente
certificación de la partida de defunción del testador o donante, la cual se incorporará al tomo
del protocolo consultado.
III. REPRODUCCIÓN DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES
La Unidad de Protocolos Notariales recibirá solicitudes de emisión de copias simples
legalizadas, testimonios o testimonios especiales de las escrituras públicas que se
encuentren contenidas en los tomos de protocolo depositados, debiendo el usuario para el
efecto:
a. Indicar el nombre del (de la) notario (a), número y fecha del instrumento
público;
b. En el caso de testimonios, si el contrato que contiene el documento público se
encuentra afecto al pago del Impuesto al Valor Agregado o cualquier otro, el
usuario debe adjuntar formulario por medio del cual se realizaron los pagos
correspondientes;
c. Pago derivado del costo de la reproducción de la escritura pública y arancel
correspondiente.
Las reproducciones de las escrituras públicas de testamentos o donaciones por causa de
muerte, se realizarán únicamente en aquellos casos en los cuales el interesado presente
certificación de la partida de defunción del testador o donante, la cual se incorporará al tomo
del protocolo consultado.
IV. CERTIFICACIONES, CONSTANCIAS Y AVISOS
A. CERTIFICACIONES
1. Certificaciones de actas de recepción, inspección y revisión de protocolos de notarios
fallecidos.
2. Certificaciones de actas de recepción, inspección y revisión de protocolos de notarios
que entregan en forma voluntaria.
3. Certificaciones de actas de recepción, inspección y revisión de protocolos de notarios
que salen fuera del país.
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4. Certificaciones de actas de recepción, inspección y revisión de protocolos de notarios
entregados por orden judicial.
5. Certificaciones de actas de recepción, inspección y revisión de protocolos de notarios
inhabilitados.
6. Certificación de atestados.
B. CONSTANCIAS
1. Entrega de protocolo de notarios fallecidos.
2. Entrega de protocolo de forma voluntaria.
3. Entrega de protocolo de notarios que salen fuera del país.
4. Entrega de protocolo por orden judicial.
5. Entrega de protocolo de notarios inhabilitados.
6. Negativa de escritura no autorizada.
7. Negativa de escritura no existente.
C. AVISOS
1. Aviso de testamento o donación por causa de muerte.
2. Aviso de matrimonio.
3. Aviso de cancelación.
4. Aviso de no autorizada.
5. Aviso de omitida.
6. Aviso a Dirección General de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles
7. Aviso a Catastro Municipal.
8. Aviso a Dirección General de Control de Armas y Municiones.
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D. TARIFARIO
SERVICIO TARIFA
COSTO
ESCRITO
POR HOJA
REPRODUC-
CIÓN DE
DOCUMENTO
POR PÁGINA
TOTAL
PROTOCOLOS NOTARIALES
TESTIMONIOS QUE
EXTIENDE EL DIRECTOR 75.00 5.00 0.50
75.00 DE
BASE
COPIA LEGALIZADA ACTUAL 75.00 5.00 0.50 75.00 DE
BASE
COPIA LEGALIZADA DE AÑOS
ANTERIORES 75.00 5.00 0.50
75.00 DE
BASE
CERTIFICACIONES 75.00 5.00 0.50 75.00 DE
BASE
CONSTANCIAS Y
CONSTANCIAS NEGATIVAS 50.00 5.00 0.50
50.00 DE
BASE
COMPLEMENTO DE PAGO NO
EFECTUADO
CONSULTA DE PROTOCOLOS
DE NOTARIOS FALLECIDOS 5.00
5.00 POR
TOMO
ELABORACIÓN DE AVISOS
NOTARIALES DE NOTARIOS
FALLECIDOS
25.00 25.00
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2.7 DELEGACIONES
DELEGACIONES REGIONALES
I. NOR-ORIENTE
Ubicación: 8ª. avenida final 0-02, zona 2, Complejo Judicial de
Chiquimula
Teléfonos: 79427280, 79427281 y 79427282
E-mail: delegacion.chiquimula.agp@oj.gob.gt
Con sede en la ciudad de Chiquimula, tiene competencia para los departamentos de Zacapa,
Chiquimula, Jalapa, Jutiapa, Petén, Izabal y El Progreso.
II. ALTA VERAPAZ
Ubicación: 2da. calle 3-27, zona 2 Cobán, Alta Verapaz
Teléfono: 7952 2510
E-mail: delegacion.coban.agp@oj.gob.gt
Con sede en Cobán, tiene competencia para los departamentos de Alta Verapaz y Baja
Verapaz.
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III. OCCIDENTE
Ubicación: Diagonal 10, 0-34 zona 6, Complejo Regional de Justicia
Quetzaltenango
Teléfonos: Teléfono: 7922-6536 y 77396036.
PBX: 77396000, extensiones: 1126, 1127 y 1128.
E-mail: delegacion.quetzaltenango.agp@oj.gob.gt.
Con sede en la ciudad de Quetzaltenango, tiene competencia para los departamentos de
Quetzaltenango, San Marcos, Quiché, Totonicapán y Sololá.
IV. SUR
Ubicación: Kilómetro 53.5 Antigua carretera a Escuintla,
Colonia San Antonio Calvillo, Centro Regional de Justicia
de Escuintla
Teléfonos: 79318686 extensiones:8781 y 8782
E-mail: delegacion.escuintla.agp@oj.gob.gt
Con sede en Escuintla, tiene competencia para los departamentos de Escuintla,
Suchitepéquez y Retalhuleu.
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DELEGACIONES DEPARTAMENTALES
I. HUEHUETENANGO
Ubicación: 1ª. calle B, 5-34, zona 8, Complejo de Justicia de
Huehuetenango
Teléfonos: 7768-2823 al 33 Ext. 145 y 130
E-mail: delegacion.huehuetenango.agp@oj.gob.gt
Con sede y competencia en el departamento de Huehuetenango.
SERVICIOS QUE PRESTAN LAS DELEGACIONES:
RECEPCIÓN
1. Testimonios especiales.
2. Testimonios especiales en plica de testamentos o donaciones por causa de muerte.
3. Índices
4. Avisos de cancelación
5. Avisos trimestrales
6. Avios de ampliación
7. Avisos de protocolización de documentos provenientes del extranjero
8. Expedientes de Jurisdicción Voluntaria
9. Apertura de protocolos
10. Protocolos Notariales
11. Avisos que el (la) notario (a) ejerce cargo público.
12. Avisos que el (la) notario (a) se ausenta del país.
13. Avisos que el (la) notario (a) no ha cartulado.
14. Avisos de nombramiento de depositario (a).
CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS
1. Testimonios especiales.
2. Índices
3. Avisos de cancelación
4. Avisos trimestrales
5. Avisos de protocolización de documentos provenientes del extranjero
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6. Expedientes de Jurisdicción Voluntaria
7. Notario excluido del listado con impedimento temporal para el ejercicio del notariado.
8. Períodos en los cuales ha tenido el (la) notario (a) impedimento temporal para el
jercico del notariado.
9. Actas de recepción, inspección y revisión de protocolos de notarios fallecidos.
10. Actas de recepción, inspección y revisión de protocolos de notarios que entregan en
forma voluntaria.
11. Actas de de recepción, inspección y revisión de protocolos de notarios que salen fuera
del país.
12. Actas de recepción, inspección y revisión de protocolos de notarios entregados por
orden judicial.
13. Actas de recepción, inspección y revisión de protocolos de notarios inhabilitados.
14. Certificación de atestados de los tomos de protocolos depositados en el Archivo
General de Protocolos.
15. Constancia de negativa de escritura no autorizada.
16. Constancia de escritura no existente.
EXTENSIÓN DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES
1. Testimonio especial
2. Testimonio
3. Copia simple legalizada
AVISOS
1. Aviso de testamento o donación por causa de muerte.
2. Aviso de matrimonio.
3. Aviso de cancelación.
4. Aviso de no autorizada.
5. Aviso de omitida.
6. Aviso a Dirección General de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles
7. Aviso a Catastro Municipal.
8. Aviso a Dirección General de Control de Armas y Municiones.
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3. CONSULTA A DISTANCIA
El día 3 de octubre el año en curso se llevó a cabo la inauguración del servicio de consulta a
distancia, el cual tiene como objetivo brindar un servicio más ágil y eficiente. Las consultas
que se pueden realizar por medio del portal del Organismo Judicial en Internet son los
siguientes:
REGISTRO DE TESTIMONIOS ESPECIALES
El notario podrá consultar sus testimonios especiales, avisos trimestrales y de cancelación
entregados del año 2009 a la fecha.
El notario podrá consultar todos los testimonios especiales de testamentos o donaciones por
causa de muerte contenidos en plicas registrados a partir del año 2009 a la fecha.
REGISTRO ELECTRÓNICO DE NOTARIOS
El notario podrá consultar su registro de firma y sello, sede notarial, depositario y datos
generales.
REGISTRO ELECTRÓNICO DE PODERES Y SUS MODIFICACIONES
Se pueden consultar todos los poderes registrados a partir del año 2009 a la fecha; la
búsqueda se podrá realizar por nombre de mandante, mandatario, número de registro
electrónico, por colegiado de notario autorizante, número y fecha de instrumento público.
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4. TARIFARIO SEGÚN ACUERDO 24-2011 DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
SERVICIO TARIFA
COSTO
ESCRITO
POR HOJA
REPRODUC-
CIÓN DE
DOCUMEN-
TO POR
PÁGINA
TOTAL
PROTOCOLOS NOTARIALES
TESTIMONIOS QUE EXTIENDE
EL DIRECTOR 75.00 5.00 0.50 75.00 DE BASE
COPIA LEGALIZADA ACTUAL 75.00 5.00 0.50 75.00 DE BASE
COPIA LEGALIZADA DE AÑOS
ANTERIORES 75.00 5.00 0.50 75.00 DE BASE
CERTIFICACIONES 75.00 5.00 0.50 75.00 DE BASE
CONSTANCIAS Y
CONSTANCIAS NEGATIVAS 50.00 5.00 0.50 50.00 DE BASE
COMPLEMENTO DE PAGO NO
EFECTUADO
CONSULTA DE PROTOCOLOS
DE NOTARIOS FALLECIDOS 5.00 5.00 POR TOMO
ELABORACIÓN DE AVISOS
NOTARIALES DE NOTARIOS
FALLECIDOS
25.00 25.00
REGISTRO ELECTRÓNICO DE NOTARIOS
REGISTRO DE FIRMA Y SELLO
DE NOTARIOS 150.00 150.00
REGISTRO DE CAMBIO O
MODIFICACIÓN DE FIRMA Y/O
SELLO
100.00 100.00
COMPLEMENTO DE PAGO NO
EFECTUADO
AUTÉNTICA DE FIRMA Y/O
SELLO DE NOTARIO 150.00 150.00
APERTURA DE PROTOCOLO 50.00 50.00
CERTIFICACIONES 75.00 5.00 0.50 75.00 DE BASE
CONSTANCIAS Y
CONSTANCIAS NEGATIVAS 50.00 5.00 0.50 50.00 DE BASE
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REGISTRO ELECTRÓNICO DE PODERES
SERVICIO TARIFA
COSTO
ESCRITO POR
HOJA
REPRODUC-
CIÓN DE
DOCUMENTO
POR PÁGINA
TOTAL
REGISTRO DE PODERES Y SUS
MODIFICACIONES 125.00 5.00 130.00
RAZONES DE 2do. Y
SUBSIGUIENTES TESTIMONIOS 75.00 5.00 80.00
CERTIFICACIONES DE PODER 75.00 5.00 0.50 75.00 DE BASE
CONSTANCIAS Y CONSTANCIAS
NEGATIVAS 50.00 5.00 0.50 50.00 DE BASE
SUSPENSIONES DE PODERES Y
SUS MODIFICACIONES, Y
CUALESQUIERA OTRAS
ANOTACIONES O
CANCELACIONES
30.00 5.00 35.00
POR COMPLEMENTO DE PAGO
NO EFECTUADO
TESTIMONIOS ESPECIALES
CERTIFICACIONES 75.00 5.00 0.50 75.00 DE BASE
CERTIFICACIONES MICROFILM 75.00 5.00 0.50 75.00 DE BASE
CONSTANCIAS Y CONSTANCIAS
NEGATIVAS 50.00 5.00 0.50 50.00 DE BASE
APERTURA DE PLICAS 75.00 75.00
COMPLEMENTO DE PAGO NO
EFECTUADO
MULTAS DE LA DIRECCIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS
AVISO DE TRASPASO
EXTEMPORÁNEO 10.00 10.00
TESTIMONIOS ESPECIALES 2.00 2.00
AVISO DE PROTOCOLIZACION 25.00 25.00
RECTIFICACION DE ÁREA 25.00 25.00
OTROS
COMPLEMENTO DE PAGO NO
EFECTUADO
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VISUALIZACIÓN DE IMÁGENES
SERVICIO TARIFA
COSTO
ESCRITO POR
HOJA
REPRODUC-
CIÓN DE
DOCUMENTO
POR PÁGINA
TOTAL
EN EL ARCHIVO 15.00 15.00
Por consultar a distancia vía
conexión a internet u otra
comunicación remota:
Testimonios especiales: 10.00
10.00 c/u De poderes: 10.00
Registro de Notarios: 10.00
Por envío de documentos
notariales vía conexión internet u
otra comunicación remota
10.00 c/u
Avisos trimestrales: 10.00
Avisos cancelación: 10.00
COMPLEMENTO DE PAGO NO
EFECTUADO
INGRESOS VARIOS DE LA DIRECCIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS
FORMULARIOS 5.00 5.00
EMISION DE ETIQUETAS
ADHESIVAS 2.00 2.00
OTROS
COMPLEMENTO DE PAGO NO
EFECTUADO
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5. CONTÁCTANOS
I. DIRECTORIO TELEFÓNICO DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS
Nombre de la
persona
Cargo que
ocupa Teléfono Correo electrónico
Licda. Flor de
María, Solares Sosa
Subdirectora del
Registro
Electrónico de
Notarios,
Registro
Electrónico de
Poderes
2426-7206 subdirecc.regpoderes.agp@oj.gob.gt
Licda. Teresa,
Vásquez de
González
Subdirectora de
la unidad de
testimonios
especiales y
microfilmación
2426-7214 subdirecc.testimoniosespeciales.agp@oj.gob.gt
Licda. Ana Mireya,
Soto Urizar de
Berganza
Subdirectora de
la Unidad de
Protocolos
Notariales
2248-7000
Ext. 4441 subdirecc.protocolosnotariales.agp@oj.gob.gt
Licda. Sandra
Lisette, Mena
Aceituno
Secretaria
General
2426-7204
telefax:
2426-7203
secretaria.agp@oj.gob.gt
Licda. Alba Susana
López Racanac de
Tení
Subdirectora de
la delegación de
Cobán, Alta
Verapaz
7952-2510 delegacion.coban.agp@oj.gob.gt
Licda. Vilma
Tatiana, Cabrera
Alvarado
Subdirectora de
la delegación de
Quetzaltenango
7739-6036
7396000 ext.
1126, 1127, y
1128
delegacion.quetzaltenango.agp@oj.gob.gt.
Licda. Mary, Von-
Raytz Flores
Subdirectora de
la delegación de
Chiquimula
7942-7280
7942-7281
7942-7282
delegacion.chiquimula.agp@oj.gob.gt
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59
Nombre de la
persona
Cargo que
ocupa Teléfono Correo electrónico
Licda. Irma
Elizabeth, Fión
Salamanca
Subdirectora de
la delegación de
Huehuetenango
7768-2823 al
33
Ext.130 y 135
delegacion.huehuetenango.agp@oj.gob.gt
Lic. Ludin Abdi,
Marroquín Ramos
Subdirector de la
Delegación de
Escuintla
7931-8686
Ext. 8781,
8782 y 8784
delegacion.escuintla.agp@oj.gob.gt
Licda. Brenda
Faviola, López de la
Cruz
Coordinadora de
Delegaciones 2426-7201 direccionagp@oj.gob.gt
Lic. Rudy Alberto
Figueroa
Maldonado
Proyecto de
gestión del
servicio al
usuario
2426-7224 agp@oj.gob.gt
Licda. Ingrid
Guicela Chajón
Ramírez
Jefe de la
Unidad de
Supervisión
Notarial
2426-7213
2426-7215
2426-7216
supervisionagp@oj.gob.gt
Licda. Karla Lisette,
Guevara Herrera
Jefe Registro
Electrónico de
Notarios
2426-7207
2426-7210
2426-7209
(telefax)
regnotarios.agp@oj.gob.gt
Licda. Lucy
Georgina,
Rodríguez Garzona
Jefe del Registro
Electrónico de
Poderes
2426-7230 regpoderes.agp@oj.gob.gt
Lic. Italo Swuamy
Mahareshy, Donis
Salvatierra
Coordinador de
la Unidad de
Testimonios
especiales
2426-7234 testimoniosespeciales.agp@oj.gob.gt
Lester Igor Porras Jefe de
Microfilmación
2426-7217
2426-7249 microfilmacion.agp@oj.gob.gt
Módulo de
información 2426-7212
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6. CRONOGRAMA DE OBLIGACIONES NOTARIALES
OBLIGACIÓN NOTARIAL
FECHA DE CUMPLIMIENTO
Pago por derecho de Apertura de protocolo.
Artículo 11 Código de Notariado 2 de enero de 2012
Último día para la entrega de testimonios especiales de
escrituras públicas autorizadas, avisos de cancelación y
avisos trimestrales de los años: 2008, 2009, 2010 y 2011.
Artículo 37 Código de Notariado
6 de febrero de 2012
Empastado de Protocolo Notarial. Artículo 18 Código de
Notariado 13 de febrero de 2012
Último día para la entrega del primer aviso trimestral de 2012,
testimonios especiales de escrituras públicas autorizadas y
avisos de cancelación, de sus obligaciones notariales.
Artículo 37 Código de Notariado.
10 de mayo de 2012
Último día para la entrega del segundo aviso trimestral de
2012, testimonios especiales de escrituras públicas
autorizadas y avisos de cancelación, de sus obligaciones
notariales. Artículo 37 Código de Notariado
3 de agosto de 2012
Último día para la entrega del tercer aviso trimestral de 2012,
testimonios especiales de escrituras públicas autorizadas y
avisos de cancelación, de sus obligaciones notariales.
Artículo 37 Código de Notariado
6 de noviembre de 2012
Último día para redactar razón de cierre en el protocolo
notarial. Artículo 12 Código de Notariado 31 de diciembre de 2012
Último día para la entrega del cuarto aviso trimestral de 2012,
testimonios especiales de escrituras públicas autorizadas y
avisos de cancelación, de sus obligaciones notariales.
Artículo 37 Código de Notariado
4 de febrero de 2013