Post on 13-Oct-2018
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Objetivo del Documento
Apoyar al usuario en el proceso de requistado de plantillas y/o formatos necesarios para obtener información necesaria de la estructura organizacional, su funcionamiento y el soporte tecnológico.
Alcance de la Guía
El presente documento aplica para realizar el levantamiento de información de los procesos operativos que afecten la información contable institucional ejecutados en:
Organismos Descentralizados Delegaciones Hospitales Áreas Centrales
Estructura del Formato
El formato está diseñado en Excel y consta de diez plantillas de fácil requisitado:
• F1 Perímetro de Análisis
• F2 Objetivo y Funciones
• F3 Estructura Organizacional
• F4 Relación Interareas
• F5 Principales Procesos
• F6 Principales Procesos con Afectación Contable
• F7 Sistemas Aplicativos
• F8 Fuentes de Información
• F9 Seguimiento y Control
• Firmas de Elaboración y Autorización
Levantamiento de Información
Perímetro de Análisis
Obtiene la visión general de la estructura y funcionamiento del área
Deben requisitarse los campos (√) con la información solicitada de forma precisa y puntual, sin entrar a detalle, este se registrará con mayor amplitud en los siguientes formatos, ejemplo :
Incorrecto
Área: Jefatura de Servicios OCOD Proceso: Reg. cont. de ctas. de almacén Sistema: SISTEMA 1
Correcto
Área: Jefatura de Servicios de Operación Central y Órganos Desconcentrados Proceso: Registro contable de cuentas de almacén Sistema: SICOBA
Nota: los campos no utilizados se deberán marcar como NA
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Objetivo y Funciones
Metas o propósitos del área y actividades que desempeña para su consecución.
El responsable de la unidad deberá: Describir en forma detallada el o los objetivos (razón de ser) del área . Explicar brevemente las funciones que desempeña el área considerando el modelo Entrada – Proceso – Salida, es decir,
-Qué insumo recibo -Como lo proceso el insumo (adición de valor) -Que entrego al cliente ó usuario
No olvides describir las áreas de oportunidad relacionadas , que deban ser atendidas para mejorar los procesos¡
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Estructura Organizacional
Obtiene la composición de la estructura, funciones y personal del área
Deben requisitarse los campos (√) Principales Funciones
Personal y Número de Recursos asignado a la
atención de la Función o Actividad.
No olvides describir las áreas de oportunidad relacionadas , que deban ser atendidas para mejorar los procesos¡
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Relación Interareas Identificación de relación existente entre áreas que gestionan el proceso contable y otras áreas inmersas en la cadena Cliente - Proveedor.
Deben requisitarse los campos √ Proveedor
• Nombre del Área • Puesto Responsable • Documentos de Entrada
Área Responsable
• Cuentas contables afectadas
Cliente. • Nombre del Área • Proceso /Función • Documentos de salida
No olvides describir las áreas de oportunidad
relacionadas , que deban ser atendidas para mejorar los procesos.
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Principales Procesos
Confirma y describe en forma genérica los procesos gestionados por el área, resaltando la importancia de la actividad contable y reporte de información financiera
Deben requisitarse los campos √ Referencia del manual
Ultima fecha de actualización
No olvides describir las áreas de oportunidad
relacionadas , que deban ser atendidas para mejorar los procesos.
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Principales Procesos con Afectación Contable
Deben requisitarse los campos √ Describir el o los proceso lo más detalladamente
considerando el modelo Entrada- Proceso – Salida.
Indicar las herramientas o sistemas utilizadas como soporte del proceso (Sistemas central, bases de datos, desarrollos propios en Excel, Access, QSL, etc.).
Mencionar los nombres de los puestos que intervienen en el proceso con el número de recursos asignado
No olvides describir las áreas de oportunidad
relacionadas , que deban ser atendidas para mejorar los procesos.
Identificar y describir proceso con afectación contable herramientas soporte e intervinientes
Sistemas Aplicativos
Identifica y describe la utilidad de las herramientas y sistemas soporte del proceso.
Deben requisitarse los campos √ Identifica el sistema.
Indica el proceso y uso que se le da al sistema
en el campo de descripción
No olvides describir las áreas de oportunidad relacionadas , que deban ser atendidas para mejorar los procesos.
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Fuentes de Información identificar los medios, documentos, bases de datos o cualquier fuente mediante la cual se
obtiene información para realizar las actividades del área
Deben requisitarse los campos √ Identifica la fuente de información
Documentos Bases de datos Archivos Hojas de cálculo Pólizas contables Estados de cuenta Etc.
No olvides describir las áreas de oportunidad
relacionadas , que deban ser atendidas para mejorar los procesos.
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Seguimiento y Control
Deben requisitarse los campos √ Identifica el tipo de control
Informes y reportes Controles Alertas Medios de Seguimiento
Indica el nombre y describe su utilidad
No olvides describir las áreas de oportunidad relacionadas , que deban ser atendidas para mejorar los procesos.
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Supervisión mediante cual se asegura el resultado de la generación de la contabilidad
Firmas de Elaboración y Autorización
Nombre, Área y Firma del Responsable del Área Nombre, Área y Firma del Responsable del Área
Nombre, Área y Firma del Responsable del Área Nombre, Área y Firma del Responsable del Área
Glosario
Objetivo. fin al que se desea llegar, la meta que se pretende lograr. Función es una unidad especializada en la realización de una cierta actividad, es responsable de su resultado. Proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un número de personas y de recursos materiales coordinados para
conseguir un objetivo previamente identificado. Se estudia la forma en que el Servicio diseña, gestiona y mejora sus procesos (acciones) para apoyar su política y estrategia y para satisfacer plenamente a sus clientes y otros grupos de interés. .
Características de un proceso:
Los procesos son cuantificables y se basan en el rendimiento. Se inician como respuesta a un evento Tienen resultados específicos.
Los procesos tienen un cliente final receptor del resultado. Estructura Organizacional. Orden jerárquico de subordinación dentro una entidad en donde se colabora y contribuye a servir a un objetivo común. Relación Interareas. Relación de proceso que se da entre un área generadora del proceso y otras que pueden ser proveedoras o clientes
dentro de la cadena productiva.. Procesos Principales. Procesos clave son los que generan productos o servicios que van a los clientes internos y externos de la institución.
Consideramos que en un modelo de calidad total son los principales. Sistemas soporte. Conjunto de programas y herramientas mediante los cuales se procesan transacciones y que permiten obtener
oportunamente la información requerida durante el proceso para la toma de decisiones. Fuentes de información. Se denominan fuentes de información a diversos tipos de documentos que contienen datos útiles para satisfacer una
demanda de información o conocimiento. Seguimiento. Observación minuciosa de la evolución y desarrollo de un proceso
Control. Examen periódico que se realiza para comprobar a priori los resultados conseguidos en el seguimiento de objetivos planeados.
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