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Redacción de Informes de Auditoria Gubernamental
Escuela Nacional de Control – Contraloría General de la RepúblicaEscuela Nacional de Control – Contraloría General de la República
CPC. Johnny Carlo Rubina Meza
Redacción su redacción debe ser :• Sencillo.• Con párrafos no extensos.• Conciso.• Observ. significativas e importantes.
¿ Cómo deben ser los informes resultantes ?
Informe de Auditoría Gubernamental
CPC. Johnny Carlo Rubina Meza
• Observ. significativas e importantes.• Puede incluir fotos, gráficos (barras,
dispersión, etc.) ó cuadros estadísticos.
Revisión:• Actividades de revisión y control de
calidad de los informes de auditoría.• Aprobación, presentación y remisión.
• Conjunto de hechos comprobados,suficientes, competentes y relevantes quesustentan las conclusiones del auditor.
• Información específica obtenida a travésde observación, inspección, entrevistas yexámenes de registro.
Los atributos de la evidencia son:
SuficienciaSuficiencia, es aquella evidenciaveraz, adecuada y convincente.También se refiere al volumen ocantidad de evidencia
Competencia,Competencia, se refiere a la
Evidencias de Auditoría
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• Incluye documentos, fotografías, análisisejecutados y toda documentación einformación para determinar si loscriterios de auditoria han sido aplicados.
Competencia,Competencia, se refiere a laevidencia válida y confiable
Pertinencia,Pertinencia, la evidenciapertinente es aquella que esválida y se relaciona con elhallazgo específico
Evidencias de Auditoría
Tipos:
- Física
- Documental
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- Confirmaciones
- Analítica
- Testimonial (se suele usar como complemento yevidencia corroborativa de otras evidencias)
Evidencias de AuditoríaCasos Prácticos:
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Evidencias de Auditoría
Casos Prácticos: Para identificar lostres atributos de las evidencias
1. La Comisión Auditora (CA) obtuvo “confirmación” de un postor, quiénseñala que no participó de la ADS N° 01-2007-MPQ.
2. El Gte. de Logística (quien labora desde junio del 2007), comunicó a
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2. El Gte. de Logística (quien labora desde junio del 2007), comunicó ala C.A. que, revisado el Exped. de la ADP-2006-GRI se denota que nose ha efectuado la publicación del proceso en el diario “El Peruano”.
3. Respecto del “Sistema de Agua Potable” (construido en JUN-SET.2006), el Ingeniero de la C.A. levantó un “Acta de InspecciónFísica” con dirigentes de la Comunidad Campesina y el Jefe de Obrasdel GR(quien labora desde enero 2007); en el Acta se señala que enesa oportunidad no se efectuó la prueba hidráulica, sino la comunidadse habría dado cuenta que la obra no estaba funcionando.
Evidencias de Auditoría
Casos Prácticos: Sobre los tresatributos de las evidencias
4. En el “Acta de Arqueo de Caja”, el Tesorero reconoce que el faltante de
S/. 25,000, determinado por el Auditor, está en su domicilio debido a la
falta de seguridad en la Entidad. Cuando el Auditor y Tesorero se dirigen
a la vivienda de éste último, solo encuentran S/. 10,000. El Tesorero
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a la vivienda de éste último, solo encuentran S/. 10,000. El Tesorero
suscribe en Acta declarando que lo prestó a diversos funcionarios, y que
lo devolverá en días posteriores. A los 10 días ingresa los S/. 15,000 a
Caja y alcanza al Auditor, el voucher.
5. Respecto de un desembolso en cuestión (cheque del 25.JUN.2007, por S/.
35,000), girado a favor de un tercero que no cumplió con entregar la
antena parabólica, el Tesorero señala que le falsificaron su firma y que él
no autorizó dicho egreso. El Auditor denota que aquella firma es idéntica
a las demás consignadas en otros C/P.
Proceso mediante el cual el auditor, unavez evidenciadas las presuntas deficienciaso irregularidades, cumple en formaoportuna con dar a conocer a las personascomprendidas en las mismas (estén o nolaborando en la entidad), para brindarlela oportunidad de presentar susaclaraciones y/o comentarios debidamente
ELEMENTOS:ELEMENTOS:
Los hallazgos a ser comunicadosrevelarán necesariamente lasituación o hecho detectado(condición)(condición); la norma, disposición oparámetro de medicióntransgredido (criterio)(criterio); el resultado
Hallazgo de Auditoría
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aclaraciones y/o comentarios debidamentedocumentados.
Debe de considerarse la materialidad y/oimportancia relativa, su vinculación ycompetencia personal del destinatario.
Debe usarse lenguaje sencillo y fácilmenteentendible que refiera su contenido enforma objetiva, concreta y concisa.
transgredido (criterio)(criterio); el resultadoadverso o riesgo potencialidentificado (efecto); así como larazón que motivó el hecho oincumplimiento establecido(causa), cuando ésta última hayapodido ser determinada a la fechade la comunicación.
Sujeción a normativa
constitucional, legal y
reglamentaria
aplicable a su actuación.
LEGALIDAD
Principios del Control GubernamentalAplicables a los Informes
Salvo prueba en contrario
los funcionarios han
actuado con arreglo a la ley
y normas administrativas.
PRESUNCIÓN DE LICITUD
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aplicable a su actuación.
Actuar sobre operaciones
de mayor significancia
Económica o relevancia
en la entidad.
MATERIALIDAD
y normas administrativas.
Durante ejecución de controlno se debe revelar información
que pueda causar daño aentidad o personas
RESERVA
Principios del Control GubernamentalAplicables a los Informes
Acciones de control con
imparcial evaluación de
fundamentos de hecho y de
derecho, sin subjetividades
OBJETIVIDAD
Difusión oportuna de
resultados de acciones
de control
PUBLICIDAD
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derecho, sin subjetividades
Tipos Informe de Auditoría Gubernamental
Financiera
Gestión
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Examen Especial
El Informe de Auditoría Financiera
(Informe Corto)El Auditor opina sobre la razonabilidad de los estadosfinancieros .
TiposTipos dede DictamenDictamen:
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TiposTipos dede DictamenDictamen:
Opinión Limpia o Estándar Opinión Calificada o con Salvedades Dictamen con Opinión Negativa o AdversaDictamen con Abstención o Denegación de Opinión
El Informe de Auditoría Financiera
(Informe Largo)El Auditor expone los principales hechos
relacionados con:
Desviaciones a los principios de contabilidad La falta de Revelaciones significativas
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La falta de Revelaciones significativas La carencia de análisis detallados Sobre las debilidades de control interno
El Informe de Auditoría de Gestión
El Auditor no debe expresar una opinión sobre el desempeñode los funcionarios.
En el Informe deberá presentar las observaciones,conclusiones y recomendaciones.
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Informes de Exámenes Especiales
• El examen especial tiene como objetivo básico evaluar silos recursos públicos se han utilizado correctamente,teniendo en consideración las metas establecidas y lasnormas legales.
• Asimismo, para verificar las denuncias.
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II.. INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓNOrigen del ExamenNaturales y Objetivos del ExamenAntecedentes y base legal de laentidadComunicación de hallazgosMemorándum de Control Interno
Estructura de un Informe Administrativo
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Memorándum de Control InternoOtros aspectos de importancia
IIII.. OBSERVACIONESOBSERVACIONESIIIIII.. CONCLUSIONESCONCLUSIONESIVIV.. RECOMENDACIONESRECOMENDACIONESVV.. ANEXOSANEXOS
Estructura del Informe Especial (NAGU 4.50)
I. INTRODUCCIÓNII. FUNDAMENTOS DE HECHO
1. Sumilla2. Condición3. Criterio4. Efecto5. Causa
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5. Causa6. Comentarios y/o Aclaraciones7. Evaluación de Comentarios y/o Aclaraciones
III. FUNDAMENTOS DE DERECHOIV. IDENTFICACIÓN DE PARTÍCIPESV. PRUEBASVI. RECOMENDACIÓNVII. ANEXOS
Tratamiento de Casos Especiales
Cuando existe perjuicio económico, pero éste es susceptiblede ser recuperado en la vía administrativa.
Cuando en los hechos han participado únicamente “terceros”y no funcionarios o servidores públicos.
De ser necesario se podrá formular más de un Informe
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De ser necesario se podrá formular más de un InformeEspecial emergente de la misma acción de control.
Síntesis Gerencial.- Adicionalmente al Informe de la acción decontrol, podrá emitirse una "Síntesis Gerencial del Informe",de contenido necesariamente breve y preciso.
Cualidades Formales de los Informes de Auditoría
Cualidades Formales
Exponer las ideas principales; luego las secundarias que
constituyen su desarrollo o explicación (método analizante
o deductivo).
Utilizar voz activa en las oraciones. (Pedro de Mendoza
fundó Buenos Aires)
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fundó Buenos Aires)
Utilizar “pies de página” para exponer datos
complementarios.
Oraciones cortas pero completas.
Separar en párrafos los componentes de la observación.
Errores Formales
Faltas ortográficas
Falta de concordancia
Tiempo de los verbos
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Cualidades Sustantivas de los Infomes
Debe ser OBJETIVO:
• Basado en evidencia verdadera.
• Hechos correctamente expuestos.
• Contiene suficiente información.
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• Contiene suficiente información.
• Permite al usuario una adecuada interpretación.
“Debe coincidir de manera exacta con las evidencias”
Cualidades sustantivas de los Informes
Debe ser CONCRETO:
• Pero no suponer que el usuario conoce detalle de los temas.
• No debe ser más extenso de lo necesario.
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Debe ser CONCISO:
• Uso adecuado de palabras.
• Incluir detalles específicos necesarios.
• Omitir palabras que lleven a interpretaciones erróneas.
Errores Frecuente en la Formulación de losInformes de Auditoría
Errores de Fondo
No se identifica el QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO,
CUÁNTO
Exposición de párrafos cargados y confusos.
Exposición de comentarios no relevantes al
caso materia de observación.
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caso materia de observación.
Errores de Fondo
La CAUSA no se relaciona con la CONDICIÓN.
Se expone en término condicional.
El EFECTO se repite al igual que la CONDICIÓN.
El EFECTO no se “cuantifica” en los casos que
debería hacerse.
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debería hacerse.
No se consignan los cuatro elementos del
Hallazgo.
Los CRITERIOS no se relacionan con la
CONDICIÓN.
Empleo de “NORMAS” genéricas
Errores de Fondo
En la CONDICIÓN
Se inserta afirmaciones como si fueran del Auditor y que
corresponden a manifestaciones del auditado y sobre las
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corresponden a manifestaciones del auditado y sobre las
cuales no se ha efectuado las validaciones correspondientes.
Errores de Fondo
La sumilla no concuerda con lo que se ha consignado
en la Condición.
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Errores de Fondo
Sobre el Criterio
El AUDITOR busca:
• Normas para cuestionar la adulteración de documentos.
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• Normas para cuestionar la adulteración de documentos.
• Normas legales para observar el “autoalquiler maquinaria”.
• Normas sobre funciones y atribuciones para cuestionar
actos contrarios a cierta normativa específica.
• Normas para cuestionar la apropiación o retención de
dinero.
Errores de Fondo
Sobre la Causa
• No hay relación lógica entre lo señalado como Causa y
el hecho observado.
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• Se consignan Hechos que debieron formar parte de la
CONDICIÓN, incluso se les menciona sin tener
evidencia plena.
Errores de Fondo
Sobre el Efecto
• Falta de evidencias para sustentarlo.
• Se consigna como EFECTO lo mismo que lo señalado enla CONDICIÓN.
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la CONDICIÓN.
• Se consigna un EFECTO potencial pero se estáconsiderando responsabilizar.
• Las evidencias obtenidas sobre el EFECTO no sedesarrollan.
Errores de Fondo
Sobre el Efecto
Se afirma sobre valuaciones o mayores pagos, aún
cuando el parámetro adoptado carece de consistencia
técnica.
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técnica.
Exposición de Casos Reales
Caso Practico 1:
Evalúe si el hecho descrito debe ser planteado como un Hallazgode Auditoría:
En Abril del 2007, S/. 100,000 correspondiente alFONCOMUN Inversiones fue usado en Gastos Corrientes.
Datos Adicionales:
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Datos Adicionales:
En el 2007 no se ejecutaron algunas obras programadas porS/. 110,000.
Saldo de Balance al 31.Dic.2007: FONCOMUN InversionesS/. 10,000; FCM Funcionamiento S/. 110,000 .
FONCOMUN recibido durante el 2007: S/. 1´200,000
Acuerdo del Concejo para el 2007: 50% para inversiones y50% corrientes.
Caso Práctico 2:
El auditor redacta el hallazgo indicando que se han producido
irregularidades en la Adjudicación de Directa Selectiva N° 004-
2005 (no se ha comunicado a PROMPYME, no existe evidencia
de haberse emitido las tres cartas de invitación y no han
definido las características técnicas del servicio).
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En el hallazgo que viene elaborando también observa que el
proceso fue simulado, pues, dos de los tres postores han
declarado que no participaron.
Caso Práctico 3:
El Auditor está considerando observar como una compra
sobrevaluada, la diferencia de precios en la compra de unenriquecido lácteo (para el PVL). Tomó como precio dereferencia:
Tres Casos Hipotéticos:
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1. El precio pagado por el mismo insumo, por otro Municipio,ubicado 10 Km. después de la entidad edil bajo examen.
2. El precio pagado por un insumo similar (iguales componentesnutritivos), pero de diferente marca.
3. El precio de ese mismo producto en las tiendas del distrito: S/.2.30 la unidad (en tiendas); S/. 2.40 (valor pagado por laMunicipalidad)
Una Municipalidad ha adquirido leche evaporada enlata, para el PVL a una empresa de LIMA.
El Auditor ha indagado lo siguiente:
En el lugar existe producción de leche fresca.
Caso Práctico 4:
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En el lugar existe producción de leche fresca.
También hay producción de soya.
¿Éste hecho debe ser susceptible de ser observado?
El Auditor ha establecido que los gastos de combustibles(corriente) del año 2005 ascienden a S/. 850,000 y en el Año2004, S/. 420,000, por lo que considera que este excesovulnera las “normas de racionalidad” de la Ley.
Art. 7°, inciso c) de la Ley N° 28427 – Ley de Presupuesto del Sector
Caso Práctico 5:
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Art. 7°, inciso c) de la Ley N° 28427 – Ley de Presupuesto del SectorPúblico para el Año Fiscal 2005: “Adoptar medidas de ahorro efectivo,racionalizando el consumo de energía eléctrica , agua, teléfono,combustible, materiales de oficina, así como los viajes dentro y fueradel pais en comisión de servicios.
¿El Auditor debe observar este hecho?
El Auditor está revisando la Cuenta 384 “Entrega conCargo a Rendición:
Establece que la cuenta tiene partidas antiguas de hace 10años atrás.
Está considerando la posibilidad de observar este hecho,
Caso Práctico 6:
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Está considerando la posibilidad de observar este hecho,pues, la Administración no acreditado ninguna acción paraexigir la rendición de cuentas.
¿Qué debe hacer el Auditor?
El 20/12/2005 el Gerente de Administración y el Tesorero giran uncheque por S/. 350,000 (de la cuenta del PVL) y lo depositan en unaCuenta de Ahorro hasta el 10/01/2006, luego del cual lo retornan a sucuenta de origen.
Datos Adicionales:
- En esa fecha estaba en curso un recurso de apelación presentado
Caso Práctico 7:
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- En esa fecha estaba en curso un recurso de apelación presentadopor un postor (ante CONSUCODE) participante en el proceso.
El Auditor está considerando plantearlo como unamalversación de fondos. Usted como supervisor,
¿qué opina?
El Auditor establece un exceso en la utilización de gastos corrientes, quefueron financiados con recursos del FCM Inversiones:
Distribución según acuerdo de Concejo Municipal:
FCM 60% Inversiones : S/. 600,000
FCM 40% Funcionamiento : S/. 400,000
Ejecución de gastos corrientes : S/. 650,000
Caso Práctico 8:
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Ejecución de gastos corrientes : S/. 650,000
Ejecución de gastos de inversión : S/. 350,000
Dentro de los S/. 650,000, existen C/P sin sustento documentario hasta porS/. 280,000.
¿El Auditor debe plantear alguna
observación?
¿En qué sentido?
Los hallazgos no sólo se formulan para dar la oportunidaddel derecho de defensa, sino también para ultimar lasposibilidades de conseguir evidencia aún no obtenida; enmuchos casos inclusive en el hallazgo se consignan cifras,datos, circunstancias, etc. que el auditado finalmente las
Caso Práctico 8:
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datos, circunstancias, etc. que el auditado finalmente lasaclara y muchas veces las corrige, sobre todo condocumentos, que es lo esencial.
Análisis de Aclaraciones, Identificación deResponsabilidades y Tipos de Responsabilidad
Sugerencias para la Evaluación de Aclaraciones
• Consignar las aclaraciones y comentarios que sólo son
relativos al hallazgo.
• Explicar las razones del desacuerdo del auditor con las
aclaraciones recibidas.
Excluir las aclaraciones de las personas no partícipes,
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• Excluir las aclaraciones de las personas no partícipes,
salvo de los terceros partícipes.
• Señalar la frase: “…no desvirtúa su participación en el
hecho observado”. Nunca “No levanta la observación”.
Ventajas de una adecuada Evaluaciónde Aclaraciones
• Se precisa y consolida la participación de cada
persona.
• Se excluye a otras personas.
• Puede que se incluya a otros.
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• Se define los tipos de responsabilidad que asume
cada partícipe.
Conceptos a Tener en Cuenta Para laIdentificacion de los Participes
Asumen Responsabilidad Funcional aquellos servidores ofuncionarios que en el ejercicio de sus funciones, poracción u omisión, infraccionan algún precepto que guía sugestión.
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Problemática en la Identificaciónde Participes
Se suele comprender a personas que no están ligadas con los
hechos observados.
No se identifica con claridad la naturaleza de la participación
de un servidor o funcionario.
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de un servidor o funcionario.
Situaciones estructurales o de coyuntura generan problema
para la identificación de los partícipes.
“No sea subjetivo en su análisis”
Matriz de Sujetos
Observación Sujetos que participaron:
N° 01 A B C D
Sub hecho 1 x x x x
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Sub hecho 2 x
Sub hecho 3 x x x
Sub hecho 4 x x
Participó? SI No No Si
Sujeción a normativa
constitucional, legal y
reglamentaria
aplicable a su actuación.
LEGALIDAD
Principios a Aplicar en la Identificación de losPartícipes
Salvo prueba en contrario
los funcionarios han
actuado con arreglo a la ley
y normas administrativas.
PRESUNCIÓN DE LICITUD
“no sea subjetivo en su análisis”
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aplicable a su actuación. y normas administrativas.
ImputabilidadCausalidad
“Sea Ojetivo en su análisis”
Identificación de ResponsabilidadesIdentificación de Responsabilidades
Servidor o Funcionario Público
Todo aquel que independientementedel régimen laboral en que seencuentra, mantiene vínculo laboral,
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encuentra, mantiene vínculo laboral,contractual o relación de cualquiernaturaleza con alguna de lasentidades, y que en virtud de elloejerce funciones en tales entidades.
Tratándose de la existencia deresponsabilidades, el Auditor, identificará eltipo de responsabilidad que corresponda a lospresuntos implicados, contando para ello conuna adecuada coordinación y asesoramientocon la Asesoría Legal.
Identificación de ResponsabilidadesIdentificación de Responsabilidades
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con la Asesoría Legal.
En los casos de las responsabilidadesde carácter penal y civil, se deberáemitir el Informe Legal, según loprevisto en la NAGU 4.50.
ADMINISTRATIVAADMINISTRATIVA
Aquella en la que intervienenservidores y funcionarios por habercontravenido el ordenamientojurídico administrativo y las normasinternas de la entidad.
Tipos de ResponsabilidadTipos de Responsabilidad
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PENALPENAL
Aquella en la que incurrenlos servidores o funcionariosque en ejercicio de susfunciones han efectuado unacto u omisión tipificadocomo delito.
CIVILCIVIL
Aquella en la que incurren losservidores y funcionarios públicos,que por su acción u omisión, en elejercicios de sus funciones hayanocasionado un daño económico a laEntidad o al Estado.