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INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO
Asesor con funciones de Jefe de Control Interno
Bogotá
2017-03-10
Informe pormenorizado de control interno Asesor con Funciones de Jefe de Control Interno
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1. Introducción En cumplimiento del artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, la Asesora con funciones de Jefe de Control Interno, presenta informe detallado del estado del Sistema de Control Interno del Instituto Nacional de Metrología del 12 de noviembre de 2016 al el 9 de marzo de 2017. Las recomendaciones, sugerencias generadas por la Asesora con Funciones de Jefe de Control Interno están dadas a partir de la orientación impartida por Función Pública (DAFP) a través de las guías, cartillas y en general lineamientos en cumplimiento al Decreto 1083 de 2015, así: “Artículo 2.2.21.5.5 Políticas de control interno diseñadas por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Las guías, circulares, instructivos y demás documentos técnicos elaborados por el Departamento Administrativo de la Función Pública, constituirán directrices generales a través cuales se diseñan las políticas en materia control interno, las cuales deberán ser implementadas al interior cada organismo y entidad del Estado. El Departamento Administrativo de Función Pública elaborará prioritariamente guías e instructivos, elaboración de manuales de procedimientos, y guías sobre diseño de indicadores para evaluar gestión institucional, los cuales se constituirán en herramientas básicas de eficiencia y transparencia de organizaciones”. 2. Alcance El período objeto de este informe abarca el periodo comprendido entre el 12 de noviembre de 2016 al el 9 de marzo de 2017. 3. Descripción metodológica Las principales fuentes de información tenidas en cuenta para la elaboración de este informe son:
Sistema Integrado de Gestión: Z:\ Página Web: http://www.inm.gov.co/ Inmtranet: http://intranet/ Sistemas de información Personal vinculado a los diferentes procesos
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En este informe se describe los avances y logros tenidos por el Instituto Nacional de Metrología en cada uno de los componentes de la actual estructura del Modelo Estándar de Control Interno MECI; así: 4. Resultados. Modelo Estándar de Control Interno – MECI
1. Módulo de control de planeación y gestión 1.1 Componente Talento Humano
Este componente tiene como propósito establecer los elementos que le permiten a la entidad crear una conciencia de control y un adecuado control a los lineamientos y actividades tendientes al desarrollo del talento humano, influyendo de manera profunda en su planificación, gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la entidad.
1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos
Este elemento busca establecer un estándar de conducta de los servidores al interior de la entidad pública y frente a este elemento el Instituto Nacional de Metrología cuenta con productos mínimos como:
Productos mínimos Observaciones Comentarios
Documento con los
principios y valores
de la entidad
Carta de valores y
políticas éticas de la entidad, decálogo
de ética, código de ética
El Instituto Nacional de Metrología expidió Resolución 236
de 2013, socializado en el año 2013, mediante actividad lúdica. El documento está publicado en la página web de
la entidad:
http://www.inm.gov.co/index.php/normativa/resoluciones
Y en la intranet
http://192.168.10.84/intranet/images/Resolucion-236-2013.pdf
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El primero de marzo a través de correo electrónico se dio
a conocer el borrador de documento “proyecto de código de ética”
Acta de elección de
valores por concertación entre
las diferentes dependencias.
La versión preliminar del código de ética fue puesta a
disposición del personal el 1 de marzo de 2017, para que hicieran aportes u observaciones previos a la liberación del
documento y dando como plazo el 8 de marzo de 2017.
Acto administrativo
que adopta el documento con los
principios y valores
de la entidad
Decreto,
Resolución, Acta u otro Acto
administrativo que
permita evidencias la adopción de los
principios y valores de la entidad
En la actualidad se encuentra vigente la Resolución
número 236-2013, de fecha 5 de julio de 2013, por la cual se adopta el Código de Ética y Buen Gobierno del Instituto
Nacional de Metrología; la entidad definió:
Principios éticos: 1) Integridad, 2) Equidad, 3) Interés
Público, 4) Objetividad, 5) Apertura, 6) Cumplimiento de la legalidad, 7) Responsabilidad social.
Valores Institucionales: 1) Compromiso, 2)
Honestidad, 3) Respeto, 4) Solidaridad, 5)
Responsabilidad, 6) Justicia y 7) Lealtad.
En la misma Resolución por la cual se adopta el Código de Ética y Buen Gobierno del Instituto Nacional de Metrología,
quedaron definidas las políticas de buen gobierno para la
administración de la entidad.
Adicional a lo anterior Control Interno diseñó y dio a conocer a la Alta Dirección:
Código de Ética de Auditoría de Control Interno.
Estatuto de auditoría de control interno.
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Estrategias de
socialización permanente de los
principios y valores
de la entidad
Instrumentos
herramientas, eventos de difusión
y/o demás
actividades que demuestren la
socialización y difusión de los
principios y/o
valores adoptados por la entidad.
(Cartilla, correos electrónicos,
Cartelera de la entidad, Concursos,
Actividades entre
otros)
Mediante correos institucionales a través de Comunicaciones, se transmitieron en dicembre mensajes
de recordación e información relacionados con los
principios y/o valores institucionales, tal cual como se ilustra con el siguiente resumen:
Fecha Mensaje Evidencia
2016-12-01 Recordación
principio ético: Responsabilidad
Social
2016-12-02 Recordación valores:
Responsabilidad
Con ocasión del día internacional de Lucha contra la Corrupción que se celebró el 09 de diciembre de 2016 se
realizó un reconocimiento por parte de la OCI a la Subdirección de Química y Biomedicina por su disposición
y contribución al desarrollo de las auditorías de control
interno, así como en la ejecución y seguimiento a los planes de mejoramiento con ocasión de los mismos.
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Recomendación: Tal cual como lo sugieren los consejos para la práctica que da Función Pública a través del Manual Técnico MECI se propone Para la construcción y mejora del documento que contenga los principios éticos de la entidad, realizar actividades que involucren la creatividad y compromiso de los servidores públicos, de tal manera que todos los integrantes de la organización se sientan parte de la identificación y definición de los lineamientos de carácter ético. Ante el cambio del Código de ética se sugiere a la Coordinación de la Gestión del Talento Humano asegurar que en los ejercicios de inducción y reinducción se socialice y comprenda el documento que contiene los principios y valores de la Entidad, de tal manera que éste sea conocido por todos los funcionarios, y que éstos lo entiendan y apliquen de manera correcta.
1.1.2 Desarrollo del Talento Humano
Elemento que permite controlar el compromiso de la entidad pública con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público, a través de las políticas y prácticas de gestión humana que debe aplicar.
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A través de este elemento se evidencia el compromiso del Instituto Nacional de Metrología para desarrollar competencias y habilidades en los servidores vinculados a la entidad.
Productos
mínimos
Observaciones Comentarios
Manual de funciones y
competencias laborales
Manual de funciones adoptado y socializado para cada uno de
los cargos de la entidad.
El 1° de diciembre de 2016, se llevó a cabo a través del correo institucional la difusión de la resolución
035 Por lo cual se traslada el Grupo de Sistemas de Información y Redes, para los fines de la Ley 1753
del 9 de junio de 2015, mediante la cual se expidió el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 y el
Decreto 415 del 7 de marzo de 2016 y se hace una
delegación
A través de correo de institucional el 15 de diciembre de 2016, se publicó la Resolución 051 de 12 de
diciembre de 2016 Por la cual se distribuyen los
cargos de la planta global del Instituto Nacional de Metrología.
Adicional a lo anterior a través del mismo correo (15
de diciembre de 2016) se publicó Resolución número
056 de 2016 por medio de la cual se modifica la Resolución DG-370 de 2016 con respecto a la
conformación de los Grupos Internos de Trabajo del Instituto Nacional de Metrología.
Aunado a lo anterior el mismo 15 de diciembre de
2016, mediante correo institucional se publicó
también la Resolución No 049 de 7 de diciembre de 2016 Por la cual se modifican las Resoluciones
DG069- y DG 126 de 2016.
El 8 de marzo de 2017 se observó comunicación de
notificación de funciones bajo radicados 17 1243 y 17 1244 haciendo referencia a la Resolución 074 de
2016. El adjunto a dicha comunicación relaciona las funciones pero se observa que la Resolución es la
074 de 2017 por la cual se modifica la Resolución DG 069 de 2015.
El registro de imágenes es el siguiente:
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No se observó por parte de Control Interno publicación en la página Web del INM, tal como se
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encuentra señalado en la página 10 de la Guía para
Establecer o Modificar el Manual de Funciones y de Competencias Laborales expedido por el
Departamento Administrativo de la Función Pública.
Plan
Institucional
de Formación y Capacitación
(Anual)
Plan de Formación y
Capacitación formulado de
acuerdo a las necesidades de los Servidores Públicos.
El Plan de Capacitación para la vigencia 2017, a la
fecha de elaboración de este informe no ha sido
publicado en la página web de la entidad tal cual como se aprecia a través de la imagen capturada
desde el sitio el 7 de marzo de 2017.
En la iNMtranet:
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Programa de
inducción y reinducción
Programa de Inducción o reinducción establecido, en el
cual se especifica los temas y el procedimiento de inducción
para empleados nuevos o
reinducción en el caso de cambios organizacionales,
técnicos y/o normativos.
El 7 de marzo de 2017, fecha de elaboración de este informe, no habían sido publicadas, socializadas y/o
comunicadas al personal, las fechas de las jornadas de Inducción y Re inducción programadas por la
entidad en el 2017.
Programa de
bienestar (Anual)
Establecer un Programa de
bienestar social de conformidad con los artículos
70 y 75 del Decreto 1227 de 2005
El 7 de marzo de 2017, aún no había sido dado a conocer al personal de la entidad y/o publicado por
ejemplo en la página Web el Programa Anual de Bienestar para la vigencia 2017.
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Plan de
incentivos
(Anual)
Plan de incentivos adoptado
por medio de un acto
administrativo.
El 7 de marzo de 2017 (fecha en que se elaboró este
informe) el Plan de incentivos del año 2017, aún no
había sido dado a conocer entre los funcionarios de la entidad.
Sistema de evaluación del
desempeño
Formatos de Evaluación del desempeño de acuerdo a la
normatividad que aplique a la
entidad.
Los resultados de evaluación de desempeño y los acuerdos de gestión no han sido publicados en la
página web, sitio este a través del cual se pueden
consultar.
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Recomendación: Se sugiere tomar acciones para dar a conocer y/o informar al personal de la entidad acerca de los productos mínimos del elemento Desarrollo del Talento Humano ya que se observa debilitamiento con relación a los cumplimientos de los elementos mínimos comparado con el mismo periodo de la vigencia 2016.
1.2 Componente Direccionamiento Estratégico
Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse establecen el marco de referencia que orienta la entidad pública hacia el cumplimiento de su misión y objetivos institucionales, en procura de alcanzar su visión.
1.2.1 Planes, Programas y Proyectos
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Productos
mínimos
Observaciones Comentarios
Planeación
Planes de la entidad alineados con las
Políticas de Desarrollo
Administrativo.
A través de la página Web de la entidad están publicados los siguientes planes:
1. Plan Estratégico institucional: PEI 2015-2018 (http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_I
NM/PLAN_ESTRATEGICO_INSTITUCIONAL/PEI_2015-2018-v3.pdf)
2. Plan estratégico sectorial:
http://www.mincit.gov.co/publicaciones/27/plan_de_accion_-_planeacion_estrategica_sectorial
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3. Plan de Acción 2017: http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_IN
M/PLAN_DE_ACCION/2017/Plan_de_Accion_2017.
4. Plan de Mejoramiento FURAG: correspondiente al 2016; ( http://www.inm.gov.co/index.php/el-
inm/planes-y-programas/plan-de-mejoramiento-
furag)
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5. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano: http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-
y-programas/plan-anticorrupcion-y-de-atencion-
al-ciudadano
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6. Plan de Acción Programas Ambientales- PIGA: La
última actualización que figura en la página web es del 16 de marzo de 2016.
http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-
y-programas/plan-de-accion-programas-ambientales
7. Plan de Gobierno en línea: La última actualización
publicada a través de la página web corresponde al 2016. http://www.inm.gov.co/index.php/el-
inm/planes-y-programas/plan-de-gobierno-en-linea
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8. Plan de garantía de discapacidad: http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-
y-programas/plan-de-garantia-de-discapacidad
9. Plan de Participación ciudadana:
http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_PARTICIPACION/PlanParticipCiudadana2
017.pdf
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La misión y
visión institucionales
adoptados y divulgados
Acto administrativo a
través del cual se adoptan la misión y
visión y demás documentos o
elementos de carácter
institucional
El Manual Integrado de Gestión (E1-02-M-01) en su
versión 10 registra la Misión y la Visión del INM, en los numerales 5.4 y 5.5.
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Instrumentos,
herramientas, eventos de difusión y/o demás
actividades que
demuestren la socialización y difusión
de la misión, visión y demás documentos y/o
elementos de carácter
institucional. (Cartillas, correos electrónicos,
Cartelera de la entidad, Concursos, Actividades
entre otros.)
En la página web (http://www.inm.gov.co/index.php/el-
inm/mision-y-vision) están publicadas la misión y la visión de la entidad.
Objetivos
institucionales
Los objetivos son parte integral de la planeación
de la entidad, dado que
los Programas y proyectos deben estar
orientados a su cumplimiento
A través del Decreto 4175 de 2011, está definido en el artículo 5° el Objetivo del Instituto Nacional de Metrología,
de la siguiente manera:
Adicional a lo anterior, en la página web se encuentra publicado el siguiente texto de creación, objetivos y
funciones:
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Planes,
programas y proyectos
Planes de acción anuales
que definen las metas a cumplir con respeto al
Plan de desarrollo.
Se encuentra publicado en la página Web
http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_DE_ACCION/2017/Plan_de_Accion_2017.pdf
En la carpeta de Planes Institucionales (W:) no está
todavía la información correspondiente al año 2017
Planes Anuales
mensualizados de caja (PAC), que permiten
conocer las metas planificadas por año
para cumplir con los
El Formato Único de Distribución 2017 registra los gastos objeto con Situación de fondos en total por
$18.944.099.592.00, los cuales con detalle se tienen de la siguiente manera:
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ingresos y gastos de la
entidad.
Acuerdos de gestión donde se definen las
responsabilidades y metas frecuentes por
parte de los gerentes
públicos.
El 6 de marzo de 2017, Talento Humano a través del correo institucional recordó a la Alta Dirección:
Cronogramas de los
diferentes comités de trabajo.
Entre el 1° de enero y el 7 de marzo de 2017, no se ha
tenido conocimiento del cronograma de reuniones y/o eventos del Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo, para la vigencia 2017.
La Oficina de Control Interno a través de calendario
programó los Comités de Control Interno donde se darán los resultados de los seguimientos al Plana Anticorrupción
y Atención al Ciudadano.
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Recomendación: Se sugiere dar a conocer a los funcionarios la planeación de la entidad, con el fin de familiarizar el personal y dar claridad sobre metas, proyectos y programas que desarrolla la entidad; sensibilizando de paso la forma como individualmente puede contribuirse al logro del objetivo institucional.
1.2.2 Modelo de Operación por Procesos
Mediante el control ejercido a través de la puesta en marcha de este elemento, las entidades podrán contar con una estandarización de las actividades necesarias para dar cumplimiento a su misión y objetivos, lo cual permite, que su operación se realice de manera continua, garantizando la generación de productos o servicios.
Productos mínimos
Observaciones Comentarios
Mapa de Procesos
La entidad debe establecer
un mapa de procesos
donde se evidencia la interrelación de estos,
articulados entre estratégicos, misionales,
de apoyo, y de evaluación y seguimiento.
El mapa de procesos, que gráficamente presenta la
versión número 10 del Manual Integrado de Gestión es el siguiente:
Instrumentos, herramientas, eventos de
difusión y/o demás actividades que
demuestren la
A través de correo institucional se llevó a cabo divulgación y/o socialización al personal del Instituto de
documentos como:
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Divulgación de
los procedimientos
socialización y difusión del
Mapa de procesos y los procedimientos de la
entidad. (Cartillas, Correos
electrónicos, Cartelera de la Entidad, Concursos,
Actividades entre otros.
Socialización Protocolo de Servicio al Ciudadano (2016-
12-19 y 20) Divulgación de los procedimientos del Proceso de Gestión
Documental. (2016-12-13)
Socialización de Procedimientos de Gestión Ambiental (2016-12-13)
Divulgación de las tablas de Retención Documental (2016-11-28)
Divulgación de los procedimientos del Proceso de Gestión
Documental.
A propósito de divulgación de documentos se sugiere revisar la declaración del Manual Integrado de Gestión
que en su versión número 10 está incluyendo ex funcionarios como Diana Marcela López Victoria y Carlos
Eduardo Porras Porras.
Proceso de
seguimiento y evaluación que
incluya la evaluación de la
satisfacción del
cliente y partes interesadas
La entidad debe establecer
procedimientos que le permitan evaluar
permanentemente la satisfacción de los clientes
con respecto a los
servicios ofrecidos en la organización, y el
seguimiento respectivo.
Como objetivo de calidad puntualmente está señalado:
Satisfacción del cliente, así:
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Y por expresa indicación del mismo Manual Integrado de Gestión en el numeral 5.6.1, para cada uno de los
objetivos definidos, el INM ha establecido las respectivas
metas e indicadores de gestión.
Está documentado el procedimiento de medición de la satisfacción del cliente (E4-01-P-02) el cual tiene consigo
asociados los formatos 4, 5 9 y 10.
El INM ha diseñado encuestas de medición de
satisfacción del cliente, con una periodicidad de dos veces al año.
Recomendación: Se propone estudiar la posibilidad de dar aprobación a los Procedimientos a través de los Subdirectores, Secretaría General y/o Jefe de Oficina etc. de tal forma que haya celeridad en este proceso y darle cabida a otros temas en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Se sugiere una vez más, elaborar e implementar un procedimiento para realizar de manera concreta y práctica la socialización, divulgación y publicación de los procedimientos toda vez
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que la información que registran las actas no es transmitida y/o no desciende en su máximo nivel de detalle por parte de los asistentes a los comités donde se aprueban documentos.
1.2.3 Estructura Organizacional
Se considera como aquel aspecto de control que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad pública, para dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su misión y su función constitucional y legal.
Productos mínimos
Observaciones
Comentarios
Estructura
organizacional de la entidad
que facilite la gestión por
procesos
La entidad debe tener
una estructura flexible que le permita trabajar
por procesos, donde se identifiquen niveles de
responsabilidad y
autoridad.
El artículo 8 del Decreto 4175 de 2011, definió para el
desarrollo de sus funciones la siguiente estructura:
El anexo número 26 del Manual Integrado de Gestión presenta la estructura organizacional del INM gráficamente
de la siguiente manera:
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Mediante correo institucional el 1° de diciembre de 2016, se
dio a conocer la Resolución 035- 2016, por la cual se traslada el Grupo de Sistemas de Información y Redes para los fines
de la Ley 1753 del 9 de junio de 2015, mediante la cual se
expidió el Plan Nacional de Desarrollo 201-2018 y el Decreto 415 del 7 de marzo de 2016 y se hace una delegación.
En virtud de lo anterior y a la luz de la Resolución 035- 2016,
hubo cambios en la estructura organizacional desde el 29 de
noviembre de 2016, los cuales no han sido incorporados.
Manual de
Funciones y Competencias
laborales
Manual de funciones
adoptado y socializado para cada uno de los
cargos de la entidad.
Mediante Resolución 049-2016 del 7 de diciembre de 2016,
se modificaron las Resoluciones:
DG 069-2016: Por la cual se modifica y adopta el manual
de específico de funciones y de competencias laborales
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para los empleo de la planta de personal del Instituto
Nacional de Metrología - INM
DG 126-2016: Por la cual se modifica la resolución DG 069
de 2016"
Recomendación En aras de comunicar formalmente cambios y/o modificaciones estructurales, se sugiere seguir dando a conocer dichos cambios a través de diversos espacios haciendo uso de diferentes canales previstos por la entidad, tal cual como se diera en su momento, verbigracia:
1.2.4 Indicadores de Gestión
Son el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda entidad pública. Se definen como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.
Productos
mínimos
Observaciones Comentarios
Definición de
indicadores de
eficiencia y efectividad,
que
Dentro de los planes,
programas y proyectos de la
entidad, se debe construir indicadores
de eficiencia, eficacia
Los planes institucionales del 2017 no han sido publicados al 7
de marzo de 2017 en el link interno planes institucionales.
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permiten
medir y evaluar el
avance en la
ejecución de los
planes, programas y
proyectos
y efectividad que
permitan tomar decisiones para evitar
desviaciones.
Debe haber indicadores por
procesos que aportan a la medición de la
gestión.
Con fecha 17 de febrero de 2017, la Oficina Asesora de Planeación emitió Informe Resultados Indicadores Cuarto
Trimestre 2016, a través del cual quedó señalado:
Deben existir fichas
de los indicadores que permitan
consultarlos de
manera fácil.
Los indicadores diseñados tienen ficha a modo de hoja de vida
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Seguimiento
de los indicadores
Los responsables y
sus equipos de trabajo, deberán
hacer seguimiento
según la periodicidad definida en la política
de operación de cada entidad, la cual no
podrá ser superior
a seis (6) meses
Con fecha 17 de febrero de 2017, la Oficina Asesora de
Planeación emitió Informe Resultados Indicadores Cuarto Trimestre 2016, a través del cual quedó señalado:
Durante el cuarto trimestre del año, se observó una mejora significativa en el reporte de indicadores de gestión frente a
los tres trimestres anteriores. El promedio de cumplimiento fue del 96%, siendo el nivel más alto de reporte de
indicadores en el año.
Del informe en comento vale la pena señalar quedaron
plasmadas acciones de mejora para el 2017, en los siguientes términos:
Revisión de la pertinencia y
utilidad de los
indicadores
Se debe revisar la batería de
indicadores con el fin
de establecer que los indicadores cumplan
con su propósito.
La entidad no cuenta con una batería de indicadores estructurada como tal.
A través de las auditorías de Control Interno se han realizado sugerencias para que se efectúen revisiones y ajustes a los
indicadores de tal forma que surtan el efecto esperado y/o cumplan su cometido dentro del proceso.
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El 17 de febrero de 2017, la Oficina Asesora de Planeación emitió
Informe de Resultados Indicadores Cuarto Trimestre 2016, documento ese que recoge los resultados de los indicadores
reportados por los diferentes procesos
Recomendación: Nuevamente se sugiere construir una batería de indicadores o un Cuadro de Mando Integral de tal forma que la entidad vaya fortaleciendo un verdadero instrumento de información institucional.
1.2.5 Políticas de Operación
Este elemento es fundamental para el direccionamiento dado que facilita la ejecución de las operaciones internas a través de guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad pública; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo y de otros procesos previamente establecidos por la entidad.
Productos
mínimos
Observaciones Comentarios
Establecimie
nto y divulgación
de las políticas de
operación
Instrumentos, herramientas,
eventos de difusión
y/o demás actividades que
demuestren la socialización y
difusión de las Políticas de
Operación de la
entidad. (Cartillas, Correos
electrónicos, Cartelera de la
entidad, Concursos,
Actividades entre otros.)
El Código de Ética y Buen Gobierno del INM, registra políticas
de Buen Gobierno para la Administración de la entidad tales
como: lineamientos directivos, compromiso con los fines de estado, responsabilidad con el acto de delegación, políticas en
relación con órganos de control externo, políticas frente al sistema de desarrollo administrativo, gestión ética, etc.
En la INMtranet, bajo el titular: “Estamos cambiando” el
miércoles 1° de marzo de 2017, fue publicado el proyecto
Código de Ética – Instituto Nacional de Metrología, documento este que contiene Políticas de Buen Gobierno para la
Administración de la Entidad, tales como: Políticas para la gestión ética, política anticorrupción, política de gestión del
recurso humano, políticas de comunicación e información,
políticas de confidencialidad, políticas con el gobierno en línea, política de calidad, política de la contratación, política de gestión
del riesgo, política frente a los conflictos de interés, política
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para la resolución de Quejas, Peticiones o Reclamos de los
Usuarios o clientes u otras partes interesadas y política de responsabilidad frente al medio ambiente.
En la versión número 10 del Manual Integrado de Gestión, documento este disponible para consulta de los funcionarios,
están consignadas entre otras políticas: de riesgos, presión indebida, de imparcialidad, de conflicto de intereses, de
protección de la información confidencial y los derechos de
propiedad de sus clientes, de revisión de pedidos, ofertas y contratos, de peticiones, quejas, reclamos solicitudes y
denuncias y trabajo no conforme.
Manual de
operaciones o su
equivalente adoptado y
divulgado
Acto administrativo a
través del cual se
adopta el Manual de Operaciones de la
entidad (Manual de procedimientos.-
Manual de Calidad)
como documento de consulta.
El Manual Integrado de Gestión en la versión 10, fue aprobado
el 23 de agosto de 2016 en sesión del Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo, según registro del documento en campo de aprobación mediante acta número 19.
Recomendación: Hacer un compendio de las políticas institucionales y volverlo un recurso técnico para todo el personal vinculado a la entidad; haciendo uso de diferentes medios y espacios para socializarlo e interiorizarlo; teniendo presente que será el marco de acción necesario para hacer eficiente la operación de los componentes del Direccionamiento estratégico.
1.3 Componente administración del riesgo
Como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en el Instituto Nacional de Metrología se establecerán y aplicarán políticas de administración del riesgo.
1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo
La política de administración de riesgo está a cargo de la Dirección General y debe señalar que hacerse para efectuar el control y su seguimiento basándose en los planes y los objetivos institucionales.
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Productos mínimos Observaciones Comentarios
Definición por parte
de la alta Dirección de políticas para el
manejo de los riesgos
Acto administrativo o documento a través
del cual se definen y adoptan las Políticas
de Administración del
Riesgo
Tanto en la página Web (http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/sistema-
integrado-de-gestion) como en el Manual Integrado de Gestión (E1-02-M-01) en la versión 10, la Política de
Administración del Riesgo, está publicada de la
siguiente manera:
“El Instituto Nacional de Metrología coherente con su política de calidad, con los componentes y elementos
que define el MECI y con las políticas del Modelo
Integrado Planeación Gestión, se compromete a ejercer control sobre aquellos riesgos que puedan
afectar negativamente el desarrollo de los objetivos institucionales, de SIG y de los procesos, mediante una
efectiva administración de los mismos, como
herramienta de gestión que responda al estilo de Dirección Actual, con la participación de todos los
funcionarios y contratistas responsables de identificar, analizar y establecer las acciones de mitigación.”
Divulgación del mapa de riesgos
institucional y sus políticas
Instrumentos, herramientas,
eventos de difusión y/o demás
actividades que
demuestren la socialización y
difusión de los Mapas de Riesgos de la
entidad. (Cartillas, Correos
electrónicos,
Cartelera de la entidad, Concursos,
Actividades entre otros.)
La socialización de los mapas de riesgos por procesos que en total son 25, bajo la denominación Matriz de
Riesgos integrados está publicada en Página web: http://www.inm.gov.co/images/SistemaIntegradode
Gestion/Mapa_Riesgos_proceso_2016-2T.pdf
En la página web del INM también se tiene publicado
otro mapa de riesgos del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información
http://www.inm.gov.co/images/SistemaIntegradodeGestion/Matriz_de_Riesgos_SGSI_2015_V2.pdf,
compuesto por 10 riesgos.
Adicionalmente para consulta de Control Interno en
la Carpeta de documentos de la Oficina Asesora de Planeación: Z:\200. OAP\200.64 SIG\200.64.8
Riesgos\Proceso\2016-07-21, está dispuesto un
archivo de nombre Mapa Riesgos proceso 2016-2T y en la hoja 3 denominada Matriz de riesgos integrados
25 matrices de riesgos por procesos.
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El 6 de marzo de 2017 se remitió correo electrónico por parte de la OAP donde se expresa: “La Oficina
Asesora de Planeación pone a disposición para su
conocimiento y revisión: la Matriz de Riesgos Integrados, la cual contiene información levantada con
los líderes de proceso, sobre riesgos: Institucionales, de corrupción, ambientales, de seguridad de la
información y de proceso, que se administrarán en la
vigencia 2017.
Agradezco, me hagan llegar a este mismo correo, sus comentarios y/o ajustes “si se requieren” de los riesgos
asociados a los procesos a su cargo antes del lunes 13 de marzo con el fin de proceder con las actividades de
ajuste, aprobación por parte de CIDA y posterior
publicación en la página del INM”.
Recomendación Tal como lo establece el manual Técnico de Control Interno se sugiere que la entidad asegure que los servidores públicos conozcan las políticas de administración del riesgo, para tal efecto puede valerse de la inducción y reinducción o cualquier mecanismo de
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comunicación por medio del cual se logre presentar lo que la dirección espera que se realice para mitigar los riesgos.
De igual manera, así como los riesgos cambian con las situaciones que ocurren al interior de las entidades y en su entorno, las políticas de administración de riesgos también varían según estas condiciones, en este orden de ideas, se sugiere que las entidades revisen por lo menos una vez al año las políticas, para que se actualicen con respecto a los cambios surtidos. Se debe tener en cuenta que no toda revisión a la política de administración del riesgo implica cambios en la misma, ya que se puede llegar a la conclusión de que ésta se encuentra actualizada, y que las variaciones en el interior de la entidad y en su entorno no afectan las directrices dadas por la entidad para el manejo del riesgo; sin embargo, es importe que se realice una revisión tal y como se aclaró en el numeral anterior, con el fin de asegurar su oportuna actualización. En el documento E1-02-D-01 en la página 10 se establece: "Someter a consideración del Comité de Coordinación de Control Interno las propuestas de diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo, para su aprobación", en este orden de ideas se recomienda que no se apruebe en Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.
1.3.2 Identificación del Riesgo
En esta etapa se deben establecer las fuentes o factores de riesgo, los eventos o riesgos, sus causas y sus consecuencias. Para el análisis se pueden involucrar datos históricos de las partes involucradas.
Productos
mínimos
Observaciones Comentarios
Identificación
de los factores internos y
externos de
riesgo
Identificación de condiciones internas o
externas que puedan generar eventos de
riesgo para la entidad
En este paso de la identificación del riesgo, se da la etapa de establecimiento de fuentes o factores de
riesgo.
En archivo de consulta pudo observarse el INM
estableció 137 factores entre internos y externos, los cuales están registrados en el aparte de identificación
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del mapa considerados entonces para la administración
del riesgo así:
En la metodología establecida en el documento E1-02-
D-01 se establece como producto: “Análisis de los
factores externos e internos que implican exposición al riesgo”
Riesgos
identificados por procesos
que
puedan afectar el
cumplimiento de
objetivos de la entidad
Documento de
identificación los riesgos de cada proceso,
programas y/o
proyectos que contengan las causas,
descripción y las posibles consecuencias
de los mismos.
El INM tiene en el documento denominado Matriz de
Riesgos Integrados un total de 25 matrices, en donde cada una conforma el mapa de riesgos de un proceso.
Se tiene conocimiento que se han realizado seguimientos por parte de la OAP a las causas y
consecuencias del mapa de riesgos pero estos no han sido socializados de manera formal a todos los
funcionarios del INM.
Recomendación: Siguiendo los lineamientos del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno se sugiere con el fin de involucrar a los servidores públicos en la administración de los riesgos, los líderes de proceso realizar reuniones con los miembros de su equipo de trabajo cuyo propósito sea identificar riesgos y factores de riesgo para el proceso o la entidad en general. De igual manera, este manual indica que no existe un número mínimo o máximo de riesgos a identificar, cada entidad según su particularidad identificará cuantos riesgos amenazan el cumplimiento de los objetivos trazados; lo realmente importante, es que el ejercicio de identificación se realice de la manera más objetiva posible, teniendo en cuenta que lo que se busca es asegurar razonablemente el cumplimiento de los objetivos de la entidad y que estos sean administrables. Adicionalmente, la entidad debe realizar actividades para concientizar a los servidores públicos de la importancia de mantener actualizados los riesgos de los procesos, programas
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y/o proyectos institucionales, ya que si bien el responsable de la identificación y actualización de los riesgos es el líder del proceso, los miembros del equipo de trabajo son quienes en la práctica conocen que actividades están mayormente expuestas al mismo. Finalmente, es pertinente que los servidores públicos de la entidad conozcan los riesgos a los que están expuestos los procesos de la entidad, así no participen en algunos de ellos; esto con el fin de que desde su punto de vista puedan realizar aportes para la identificación de riesgos no previstos por los líderes de los procesos.
Se recomienda actualizar el documento E1-02-D-01 administración del riesgo, se observan desactualizaciones al referir guías no actualizadas como la de auditorías para entidades públicas del 2013 cuando la versión 2 fue expedida en octubre de 2015. 1.3.3. Análisis y Valoración del Riesgo Mediante el análisis del riesgo se busca establecer la probabilidad de ocurrencia del riesgo y sus consecuencias o impacto con el fin de estimar la zona de riesgo inicial o el riesgo inherente. En la valoración del riesgo se busca confrontar los resultados del análisis de riesgos inicial frente a los controles establecidos, con el fin de determinar la zona de riesgo final o el riesgo residual
Productos mínimos
Observaciones Comentarios
Análisis
del riesgo
Documento de
análisis del riesgo
teniendo en cuenta su
probabilidad y factibilidad de
ocurrencia y el posible impacto
en caso de
materialización
A partir de la consulta realizada en el archivo de mapa de riesgos
colgado en la página Web se observó la identificación de riesgos
inherentes para cada uno de los 25 procesos.
El 16 de febrero de 2017 se remitió mapa de riesgos por parte de la Oficina Asesora de Planeación el cual fue insumo para la elaboración
del programa Anual de Auditorías, pero este aún no ha sido socializado a los funcionarios del INM. En él se incluyen los riesgos de corrupción
y se identifican los riesgos inherentes.
Evaluació
n de
controles
Documento
dónde se evalúe si
los controles para
A través del Informe de Seguimiento a la Administración de Riesgos
con corte a 31 de diciembre de 2016 y expedido el 27 de enero de
2017, emitido por Control Interno e informado al Representante Legal
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existente
s
valorar los riesgos
son adecuados o no.
de la entidad, se efectuaron recomendaciones para diseño de
controles, dada las oportunidades de mejora que se detectaran en algunos de las actividades reportadas como tal.
Igualmente, en informe publicado en la página Web y socializado en Comité de Control Interno sobre la evaluación los controles del mapa
de riesgos de corrupción; se realizaron trece (13) recomendaciones.
Valoració
n del riesgo
Documento en el cual se analizan
los riesgos frente a los controles
existentes para
mitigar su impacto o su
probabilidad de ocurrencia.
En el archivo Mapa Riesgos proceso 2016-2T se observó:
En archivo remitido el 16 de febrero de 2017 por la Oficina Asesora de Planeación denominado Mapa de Riesgos Institucionales y de
Corrupción INM 2017 se observa la identificación de 84 riesgos
residuales así:
Es de anotar que estos últimos no han sido socializados a los funcionarios del INM ni se encuentran aprobadas las modificaciones en
Comité de Coordinación de Control Interno.
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Controles
Se deben identificar
controles
correctivos y preventivos
definidos para cada proceso o
actividad para
mitigar la probabilidad e
impacto de los Riesgos
Control Interno evidenció a través de la matriz de riesgo integrada
en cada uno de los mapas de proceso a partir de los riesgos inherentes campos para Criterios ERCA ( Evitar, Reducir, Compartir
y/o Asumir), Controles, Tipos de Control y evaluación del riesgo
residual, al igual que estos criterios en el documento E1-02-D-01 – Administración del Riesgo.
Las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, no participan
en labores administrativas y en tal virtud no recomienda cambios precisos o la adopción de controles específicos, dado que se estaría
perdiendo la independencia para efectuar las evaluaciones posteriores.
Mapa de riesgos de
proceso
La entidad debe establecer un
mapa de Riesgos que contendrá
toda la
información establecida
anteriormente
En el archivo publicado en la página Web se denomina de manera concreta el archivo como Mapa de riesgos por proceso. La hoja del
libro está compuesta por 25 matrices o mapas para igual número de procesos, tal cual como se aprecia con la siguiente ilustración
obtenida desde la página web:
http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/sistema-integrado-de-gestion
Mapa de
riesgos institucio
nal
La entidad
construirá un Mapa de Riesgos
Institucional, en el cual se elevan
todos los Riesgos
En la página Web del INM, están publicados 2 mapas de riesgos:
Mapa de riesgos por proceso
Mapa de riesgos del Sistema de Seguridad de la Información
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que afecten a la
entidad en su conjunto y los
riesgos
identificados de los procesos
Misionales y se incluirán los
Riesgos de
Corrupción de los que trata la Ley
1474 de 2011
http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/sistema-integrado-de-
gestion
Recomendación Si bien la Administración del Riesgo es un proceso efectuado por la Alta Dirección y por todo el personal de la entidad para proporcionar un aseguramiento razonable con respecto al logro de los objetivos, Control Interno recomienda tener presente el enfoque de riesgos no se determine solamente con el uso de la metodología, sino logrando que la evaluación de los riesgos se convierta en una parte natural del proceso de planeación. Adicional a lo anterior, se recomienda efectuar más que sensibilización recordación a todos los responsables de los procesos son ellos los encargados de realizar las acciones asociadas a los controles establecidos para cada uno de los riesgos identificados en los diferentes procesos, manteniendo de forma adecuada la documentación de todas las actividades realizadas.
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El manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno indica que para realizar un análisis y valoración del riesgo que permita mitigar efectivamente los riesgos identificados, la entidad debería tener en cuenta: 1. Los líderes de los procesos deben ser objetivos al momento de determinar la probabilidad y el impacto de los riesgos identificados; este ejercicio es determinante para establecer controles que mitiguen el riesgo. Una evaluación subjetiva será el inicio de una inadecuada administración del riesgo. 2. Al momento de evaluar los controles se debe mantener la objetividad que se requiere para el proceso, en tanto son éstos los que mitigan el riesgo identificado. Es posible que en el ejercicio de evaluación de los controles se encuentre que algunos de los establecidos no mitigan el riesgo, o que lo hacen de manera parcial; esto se oportunidades de mejora para la entidad y es normal su ocurrencia. Lo importante es que se tomen medidas para que los controles funcionen de manera correcta. 3. Se recomienda que los líderes de los procesos involucren a sus equipos de trabajo en esta etapa de la administración del riesgo, ya que son ellos quienes aplican los controles y pueden dar cuenta de su efectividad. Así mismo, el líder debe socializar a su equipo los controles identificados con el fin de asegurar su comprensión y oportuna aplicación. 4. La revisión periódica de los controles permite realizar una valoración del riesgo más acertada; por lo tanto, se recomienda que se realicen evaluaciones a los mismos según lo disponga la realidad de cada entidad, pero teniendo en cuenta que como máximo debería realizarse de manera trimestral. En el documento E1-02-D-01 en la página 10 se establece: "Someter a consideración del Comité de Coordinación de Control Interno las propuestas de diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo, para su aprobación", por esto se recomienda que
2. Módulo de evaluación y seguimiento Este módulo considera aquellos aspectos que permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la entidad.
2.1 Componente autoevaluación institucional
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Este componente le permite a cada responsable del proceso, programas y/o proyectos y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.
2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión
El objeto de este elemento es verificar el desarrollo y cumplimiento de acciones individuales.
Productos
mínimos
Observaciones Comentarios
Actividades de sensibilización
a los servidores
sobre la
cultura de la autoevaluación
Instrumentos, herramientas, eventos
de difusión y/o demás actividades que
demuestren la
sensibilización sobre la autoevaluación en la
entidad. (Cartillas, Correos electrónicos,
Cartelera de la entidad,
Concursos, Actividades entre otros.).
Por solicitud expresa en el 2016 desde Control Interno de manera periódica se publican a través de los fondos de
pantalla de los computadores frases o mensajes con el objeto de sensibilizar en asuntos de autoevaluación y
autocontrol.
En diciembre el mensaje fue el siguiente:
Con ocasión del día internacional de Lucha contra la
Corrupción que se celebró el 09 de diciembre de 2016 se realizó un reconocimiento por parte de la OCI a la
Subdirección de Química y Biomedicina por su disposición
y contribución al desarrollo de las auditorías de control interno, así como en la ejecución y seguimiento a los
planes de mejoramiento con ocasión de los mismos.
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En la presente vigencia la Oficina programó
mensualmente a partir de febrero el boletín llamado “ENTÉRATE”. A la fecha se han expedido dos boletines,
así:
Febrero 01 de 2017:
Marzo 01 de 2017:
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Permanentemente a través de la cuenta de twitter de la Oficina de Control Interno del INM (@InmControlintern)
se tiene participación en las redes sociales compartiendo
información relacionada con temas y asuntos varios en materia de Control Interno. En la actualidad se cuenta con
180 seguidores, como se observa en el siguiente registro:
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De igual manera, a través de la herramienta SISEPM los
dueños de proceso ejercen auto evaluación y control de los planes de mejoramiento suscritos en virtud de las
auditorías de Control Interno.
Herramientas de
autoevaluación
La entidad debe determinar cómo a
partir de los Riesgos,
indicadores, Controles establecidos y demás
elementos que le permitan tomar
información, puede realizar la
autoevaluación de la
gestión, tomando los correctivos necesarios.
En la carpeta de Planes Institucionales (W:\2016\210.1 PLANEA INST) se puede consultar documentos
relacionados con Planes de Acción, Plan Anticorrupción y
Atención al Ciudadano y Planes de Mejora en donde se puede apreciar también hay información correspondiente
a acciones tomadas a partir de las mismas.
La entidad debe estar
en capacidad de alimentar el proceso de
autoevaluación a partir de otros sistemas que
le permitan ejercer el proceso de manera
correcta. El Aplicativo
MECI (Informe Ejecutivo Anual de
Control Interno), el Formulario Único de
Reporte de Avance a la
Gestión puede ser, entre otros, parte de
esos sistemas.
A modo de concurso se llevó a cabo rendición de cuentas
entre las áreas de la entidad, actividad que finalizó en el mes de diciembre y cuyos resultados fueron los
siguientes:
1. Secretaría General: 76%
2. Oficina Asesora de Planeación:85% 3. Subdirección de Innovación y Servicios
Tecnológicos: 87% 4. Subdirección de Metrología Química y
Biomedicina: 82%
5. Subdirección de Metrología Física: 80%
Según los resultados el área ganadora fue el de
Subdirección de Innovación de Servicios Tecnológicos.
Por parte de la Oficina Asesora de Planeación se diligenció el FURAG y el FURAG preparatorio. Por parte de la Oficina
de Control interno se presentó la encuesta MECI
VIGENCIA 2016 para la evaluación al Sistema de Control Interno, contando con la participación de autoevaluación
de funcionarios dueños de procesos, y el diligenciamiento del FURAG preparatorio.
Recomendación: Incluir como elemento básico y activo la Autoevaluación del Control para la mejora continua dentro del Modelo Estándar de Control Interno, ya que dinamiza la forma como es desarrollado el Control Interno en la entidad.
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La Autoevaluación del Control se lleva a cabo a través de las evaluaciones que se realizan a los procesos con la intención de verificar la efectividad de las acciones que desarrollan y su aporte a los objetivos institucionales, es realizada con la participación de los líderes y sus equipos de trabajo, lo que permite la intervención de todas las personas que intervienen en el desarrollo de los mismos dinamizando de este modo el Control Interno.
La estructuración de la Autoevaluación del Control y el desarrollo de esta permiten a los funcionarios a todo nivel:
Participar en la evaluación del control interno. Evaluar los riesgos. Desarrollar planes de acción para abordar debilidades identificadas. Evaluar la probabilidad de lograr los objetivos de la entidad
A modo de consejo se sugiere por ejemplo mensualmente realizar encuentros o reuniones donde los integrantes de un área o proceso tengan la oportunidad de realizar sus propias
evaluaciones y se convierta esta práctica en una buena práctica para la entidad.
2.2 Componente auditoría interna
Este componente busca verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública.
La Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces es la responsable de realizar la Evaluación del Sistema de Control Interno a través de su rol de evaluador independiente (Decreto 1537 de 2001), observando siempre un criterio de independencia
frente a la operación y la autonomía de los actos de la administración.
En cumplimiento de la Ley 87 del 20 de noviembre de 1993, en el Instituto Nacional de Metrología el control interno se expresa a través de políticas a cumplir en toda la escala
administrativa.
2.2.1 Auditoría Interna
El Instituto hace uso de la auditoría interna de gestión como herramienta para el seguimiento del Sistema de Control Interno en el marco del Modelo Estándar de Control
Interno, con el fin de verificar la gestión a nivel de los procesos.
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Observaciones Comentarios
Procedimiento de auditoría
Interna
Se debe definir un procedimiento de
auditorías internas
basado en evidencia documental que
permita ejercer control permanente a la
gestión administrativa.
Se remitieron en diciembre de 2016 a la OAP actualización de los procedimientos de Control Interno:
Elaboración del Programa Anual de Control Interno,
Auditorías de Control interno, Evaluación del Sistema de Control Interno, Elaboración informes de Control Interno
y Seguimiento Planes de Mejoramiento.
En Comité del 23 de enero a través del acta No. 001 de
2017 se aclaró a los integrantes del Comité de Coordinación de Control Interno el rol de la Oficina y la
importancia de adoptar el Estatuto de Auditoría y el Código de Ética del auditor Control Interno como una
buena práctica.
En los informes de las auditorías realizadas por Control
Interno, las observaciones presentan la estructura recomendada por Función Pública a través de la Guía de
Auditoría para Entidades Públicas:
Condición: La evidencia basada en hechos que encontró
el auditor interno (realidad).
Criterios: Las normas, reglamentos o expectativas utilizadas al realizar la evaluación, (lo que debe ser).
Causa: Las razones subyacentes de la brecha entre la condición esperada y la real, que generan condiciones
adversas (qué originó la diferencia encontrada).
Consecuencias o Efectos: Los efectos adversos, reales o potenciales, de la brecha entre la condición existente y
los criterios, (qué efectos puede ocasionar la diferencia
encontrada).
Recomendaciones: Están dadas o apuntan al mejoramiento del sistema de control interno en aquellos
aspectos en los cuales hay debilidades o irregularidades,
en principio no son obligatorias para el responsable del Sistema de Control Interno, salvo que las mismas sean de
tal magnitud que de no tomarse en cuenta se afectaría gravemente el funcionamiento del sistema de control
interno o de uno de sus componentes.
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Programa de
auditorías - Plan de
Auditoría
El programa de
Auditorías debe incluir las Auditorías de
Gestión y las de calidad
(En caso de que la entidad cuente con el
sistema de Gestión de Calidad), este debe ser
aprobado por el
Comité de Coordinación de
Control interno. Por otra parte el plan
de auditoría que entraría a planear las
auditorías que se
incluyen dentro del “Programa anual de
auditoría”
La Asesora con funciones de Jefe de Control Interno
presentó y obtuvo aprobación del mismo en Comité de Coordinación de Control Interno del Programa Anual de
Auditorías para el 2017 (de Gestión y del Sistema
Integrado de Gestión (OAP)); lo cual quedó registrado en acta de Comité número 02 de fecha 28 de febrero de
2017.
El 07 de marzo de 2017, mediante correo electrónico se
da a conocer al personal del INM el Programa de Auditorías Internas para la vigencia 2017 y de igual
manera se publica en la página Wen del INM http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/control-
interno
Se tiene establecido un formato a través del cual se registran en forma detallada las actividades previstas o
para llevar a cabo durante la auditoría. Se dio inicio a la auditoría al Macro proceso A3 – Gestión de Sistemas de
Información, remitiendo el plan de auditoría a los
auditados el 3 de marzo de 2017, el cual fue ratificado en la reunión de apertura del 6 de marzo de 2017.
Cualquier cambio y/o modificación al Plan de la Auditoría,
es formalmente establecido por escrito por alguna de las
partes involucradas.
Como insumo para planear las auditorías Control Interno en el INM ha tenido en cuenta aspectos como los que
recomienda Función Pública en la Guía de Auditoría para Entidades Públicas versión 2. Los criterios para la
elaboración del Programa quedaron registrados en acta
No. 2 de Comité de Coordinación de Control Interno.
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En el Programa Anual se establecieron actividades de
auditoría interna a procesos, actividades establecidas en las normas y el cumplimiento de los proyectos relevantes
en la gestión institucional.
Con el fin de mejorar y mantener competencia
profesional en el grupo de Control interno hubo formación así dentro del cuatrimestre evaluado: Asesora
con Funciones de Jefe de Control Interno: Diplomado en
Alta Dirección del Estado Control Interno y el curso la calve es: Derechos Humanos. La Profesional
especializado: el curso la calve es: Derechos Humanos.
Se solicitó al Representante legal el apoyo de personal multidisciplinario específicamente de un abogado.
Informe Ejecutivo
Anual de Control Interno
El Informe debe ser
realizado de acuerdo a los lineamientos del
Departamento
Administrativo de la Función Pública. Sirve
como insumo para el fortalecimiento
continuo y mejora del Sistema de Control
Interno en la entidad.
El 8 de marzo de 2017 se obtuvo certificación por parte
de La Dirección de Gestión y Desempeño Institucional del Departamento Administrativo de la Función Pública,
donde certifica que el INSTITUTO NACIONAL DE
METROLOGÍA presentó la encuesta MECI VIGENCIA 2016 para la evaluación al Sistema de Control Interno.
De igual manera, por cada una de las auditorías de
control interno realizadas queda como soporte un informe, donde se deja detalle de las observaciones o
hallazgos detectados. De igual manera, se suscribe plan
de mejoramiento tras las auditorías realizadas.
Recomendación: Tener siempre presente a todo nivel, que la Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. La Auditoría Interna ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.
2.3. Componente planes de mejoramiento
Los planes de mejoramiento generados por la auditoría realizada por los entes de control operan de manera independiente respecto de los obtenidos como producto de la auditoría interna (calidad).
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2.3.1. Plan de mejoramiento
En el plan de mejoramiento institucional se tiene el resultado del análisis efectuado por el ente de control así como también los planes de mejoramiento por proceso que surgen a partir de las auditorías internas de gestión.
Productos
mínimos
Observaciones Comentarios
Herramientas de evaluación
definidas para
la elaboración del
plan de mejoramiento
Debe existir un proceso, procedimiento o
mecanismo a través del
cual se trabajen recomendaciones y
análisis generados en el desarrollo del
Componente de Auditoría Interna y las
observaciones del Órgano
de Control Fiscal. Debe ser un Proceso,
procedimiento o mecanismo documentado
que permite realizar
seguimiento a las acciones emprendidas
por los responsables y la verificación de estas.
Está documentado el Procedimiento de Acciones correctivas, preventivas y de mejora el cual tiene por
objeto establecer los parámetros para desarrollar
actividades tendientes a eliminar las causas de no conformidades detectadas y no conformidades potenciales
con el fin de prevenir su recurrencia y/o mitigar su impacto, así como documentar las ideas de mejora que se
implementan en los procesos y que contribuyen a la mejora continua en el sistema.
Se adoptó el procedimiento denominado seguimiento cumplimiento planes de mejoramiento auditorías Control
Interno y dos formatos denominados Plan de mejoramiento por procesos y seguimiento plan de
mejoramiento a través de acta No. 14 Fecha: 2015-10-02
siguiendo los lineamientos de Función Pública.
El objetivo de este procedimiento es establecer las actividades asociadas al seguimiento y cumplimiento de los
planes de mejoramiento producto de las auditorías realizadas por Control Interno.
Seguimiento
al cumplimiento
de las acciones
definidas en
Se debe establecer un mecanismo para el
seguimiento y evaluación de las acciones
Control Interno desde agosto de 2016 tiene en producción
y al servicio de los funcionarios desde septiembre de 2016 la herramienta que se diseñara para realizar seguimiento a
los planes de mejoramiento que se suscriben con ocasión
de las observaciones registradas en los informes de auditoría de Control Interno.
A la fecha de emisión de este informe (2016-11-10) los
procesos que han suscrito planes de mejoramiento pueden
consultar y verificar el estado de las actividades tal cual como se aprecia en el siguiente ejemplo:
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el plan de
mejoramiento
establecidas en los planes
de mejoramiento.
El 29 de diciembre la Oficina de Control Interno a través de correo electrónico, remitió el estado de los planes de
mejoramiento a los responsables de proceso.
El 26 de diciembre de 2016 se suscribió plan de
mejoramiento producto de la auditoria de la Contraloría General de la República.
Recomendación: Con la implementación de la herramienta y las alarmas de las que dispone el Sistema de Seguimiento de Planes de Mejoramiento SISEPM se sugiere dar tratamiento de manera oportuna a las actividades, concretando de manera fácil y práctica acciones tendientes a la mejora de los procesos.
3. Eje transversal: información y comunicación Este eje es transversal a los Módulos de Control del Modelo, dado que en la práctica las organizaciones y entidades lo utilizan durante toda la ejecución del ciclo PHVA; de tal manera, que complementa y hace parte esencial de la implementación y fortalecimiento de los Módulos en su integridad.
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La Información y Comunicación tiene una dimensión estratégica fundamental por cuanto vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecución de sus operaciones internas, dándole al usuario una participación directa en el logro de los objetivos. Es un factor determinante, siempre y cuando se involucre a todos los niveles y procesos de la organización.
3.1. Información y comunicación interna y externa
La información y comunicación interna es el conjunto de datos que se originan del ejercicio de la función de la entidad y se difunden en su interior, para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.
Productos
mínimos
Observaciones Comentarios
Identificación de las fuentes
de
información externa
Se deben establecer mecanismos para identificar
la información externa. (Recepción de Peticiones,
Quejas,
Reclamos y/o Denuncias, Buzón de sugerencias,
Encuestas de satisfacción, entre otras)
El INM cuenta con canales formales de comunicación como:
Intranet http://192.168.10.84/intranet/
Correo institucional (Outlook y Gmail a partir del
9 de febrero de 2017) Carteleras (3er piso y cafetería)
Pantallas de TV (1er y 2° piso)
El 20 de diciembre de 2016 se realizó socialización
del Protocolo de Servicio al Ciudadano.
Fuentes internas de
información
(manuales, informes,
actas, actos administrativo
s) sistematizada
y de
fácil acceso
Debe existir un documento (electrónico, físico o como
determine la entidad) que
permita consultar toda la documentación y/o archivos
de importancia para el funcionamiento y gestión de
la entidad
A través de la página Web se publica información de carácter general e institucional y en la intranet se
publica y se divulga información de carácter e interés
para los funcionarios.
A través del sistema de información SURDO se puede consultar la información de entrada y salida que llega
al Instituto.
Rendición
anual de
cuentas con la intervención
La entidad debe tener
establecido un mecanismo
donde se comunique información sobre
Se diseñó el componente de rendición de cuentas
dentro de la estrategia PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE
ATENCIÓN AL CIUDADANO.
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de los
distintos grupos de
interés,
veedurías y ciudadanía.
programas, proyectos, obras,
contratos y administración de los recursos.
Tablas de retención
documental de acuerdo con lo
previsto en la normatividad
La entidad debe establecer su proceso y/o actividades de
Gestión documental de acuerdo con la Ley 594 de
2000 o la norma que la modifique o sustituya
A través de la página Web (http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/gestion-
documental) el INM ha publicado instrumentos archivísticos conforme a las disposiciones de ley así:
En seguimiento al PMA presentando ante el AGN el dos
de febrero de 2017 se evidenció un 90% de
cumplimiento.
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Política de Comunicacion
es
La entidad debe establecer un
mecanismo de comunicación con los usuarios internos y
externos.
Dicha política, proceso o procedimiento debe contener
entre otros, los siguientes elementos: matriz de
comunicaciones, guía de
comunicaciones, proceso de comunicación organizacional,
proceso de comunicación y convocatoria, etc.
Documentalmente hablando la entidad cuenta con:
Política Editorial Página Web (E3-01-D-01 / versión 3)
Manual de Comunicaciones (E3-01-M-01 / versión 5)
Manual Comunicación Interna V2 (E3-01-M-02 / versión 2)
Procedimiento Comunicación Interna ( E3-01-P-01 / versión V3)
Proceso Comunicación Externa (E3-01-P-02 / versión 2)
De la auditoría realizadas al proceso de comunicaciones
se tiene al 8 de marzo de noviembre de 2016 el plan de mejoramiento con el siguiente estado:
Recomendación: Para un óptimo y adecuado funcionamiento de un eje transversal como el de comunicaciones, se sugiere buscar los mecanismos para garantizar el registro y/o divulgación oportuna, permitiendo a los funcionarios un conocimiento más preciso y exacto de la entidad y las decisiones que se toman. Así las cosas se proponen:
Crear herramientas o maximizar las existentes para que la información precisa fluya a todo nivel,
Fomentar entre el personal del INM sentido de pertenencia, Propiciar una cultura organizacional en torno a una gestión ética, eficiente y eficaz, Realizar ejercicios de motivación para el fortalecimiento del clima laboral.
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3.2. Sistemas de información y comunicación
Productos
mínimos
Observaciones Comentarios
Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
La entidad debe establecer directrices claras para el
manejo documental de tal manera que no haya
contratiempos entre la
correspondencia recibida y la respuesta que se genera al
usuario y/o grupo de interés.
El INM desarrolló herramienta de software denominada Sistema Único de Radicación SURDO
en la que se administran los procesos de gestión documental.
En términos documentales se cuenta con el Manual del Sistema Único de Radicación
Documental SURDO (A3-01-M-01) en donde por expreso señalamiento introductorio del
documento se tiene dispone de la descripción de
los pasos que se deben seguir en cada una de las funcionalidades que contiene la herramienta, las
cuales en términos generales están asociadas con el manejo de usuarios, radicación de documentos
y consultas.
Manejo
organizado o sistematizado
de los recursos
físicos, humanos,
financieros y tecnológicos
Los recursos físicos y
humanos de la organización deben tener asociados
procesos, procedimientos y
guías donde se establece el manejo de éstos y su
adecuada utilización.
El INM cuenta con servicios en línea internos, así:
Desde la óptica logística, técnica y administrativa
se han documentado manuales como por ejemplo:
Manual de administración de recursos
físicos Manual de servidores e interventores.
Manual de comunicaciones
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manual gestión Red Colombiana
Manuales imagen institucional; Manuales técnicos: metrología
dimensional; manual técnico laboratorio
de volumen; manual técnico TF; manual calidad de fuerza; manual de datos;
manual técnico laboratorio densidad; manual gestión de equipos; manual
infraestructura redes.
El INM no cuenta con un manual de políticas
contables, que oriente e ilustre de manera precisa a las diferentes áreas involucradas en el proceso
contable de los pasos a seguir en la ejecución de algunas actividades en la que su intervención es
trascendental para el proceso contable y
financiero.
Mecanismos de consulta con
distintos grupos de interés parar
obtener información
sobre
necesidades y prioridades en la
prestación del servicio.
La entidad debe identificar los usuarios y/o grupos de
interés a quienes van dirigidas sus productos y/o
servicios.
Se ajusta el nombre del instructivo:
“Caracterización de Grupos de Interés” por el de: “Caracterización de Usuarios, Grupos de Interés y
partes interesadas”. Numeral 7.
Se ajusta el formato E4-01-F-02 (caracterización
de usuarios, grupos de interés y partes
interesadas- V2) en: se incluye: tipo de servicio recibido del INM. Se adiciona: hora legal y visitas
guiadas.
Medios de acceso a la
información con
que cuenta la entidad
La entidad debe poner a
disposición de sus usuarios y/o grupos de interés
diferentes medios de acceso a la información como página
Web, carteleras
comunitarias, periódico oficial, buzón de sugerencias,
entre otros que crea conveniente.
El Instituto tiene a disposición del público y la
ciudanía:
Página Web Carteleras
Buzón de sugerencias
Redes sociales: twitter: (@inmcolombia) y Facebook:
(https://www.facebook.com/INMdeColombia/?fref=ts)
Recomendación:
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En pro del fortalecimiento de la comunicación organizacional en el INM, se sugiere además de atender los consejos para la práctica que ofrece Función Pública en cuanto a Información y comunicación fundamentados en responsabilidades, estructuras, maximización de recursos, calidad y seguridad de la información, mediciones, etc., se sugiere buscar ideas y/o alternativas entre el personal del instituto (a todo nivel) para crear mecanismos que contribuyan a la mejora de tan importante elemento con accionar e impacto transversal para el instituto.
ORIGINAL FIRMADO
Sandra Lucía López Pedreros
Asesora con funciones de Jefe de Control Interno Fecha: 2016-11-11
Elaboró: María Margarita Peña Vargas /Sandra Lucía López Pedreros
Profesional Especializado/Asesor con funciones de Jefe de Control Interno
Fecha: 2017-03-09
Nota: Las recomendaciones son las relacionadas en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el
Estado Colombiano MECI 2014 como concejos para la práctica.