Post on 16-Dec-2015
description
transcript
INS-GDA-01-01 Instructivo Pgina 1 de 31
Instructivo Fecha: 2015-07-11 Versin: 01 Pgina: 1 de 25
REGISTRO DE ORGANISMOS PARITARIOS Y APROBACIN
DE REGLAMENTOS DE HIGIENE Y SEGURIDAD
Cdigo: INS-GRT-01-02-01
MANUAL DE USUARIO: REGISTRO DE ORGANISMOS PARITARIOS Y
APROBACIN DE REGLAMENTOS DE HIGIENE Y SEGURIDAD
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 2 de 31
Tabla de contenido 1. Control del Documento .............................................................................................................. 3
2. Datos generales .......................................................................................................................... 4
2.1. Identificacin del instructivo...................................................................................................... 4
2.2. Objetivo ....................................................................................................................................... 4
2.3. Alcance ........................................................................................................................................ 4
2.4. Base legal .................................................................................................................................... 4
2.5. Glosario de trminos .................................................................................................................. 4
3. Perfiles y niveles de responsabilidad ........................................................................................ 5
3. Descripcin ................................................................................................................................. 5
3.1 Introduccin ................................................................................................................................ 5
3.2 Acceso de empresas a la aplicacin. ........................................................................................ 6
3.3 Registro de Organismos Paritarios ......................................................................................... 15
3.4 Aprobacin de Reglamentos de Higiene y Seguridad ............................................................ 22
4. Archivo y conservacin. ........................................................................................................... 31
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 3 de 31
1. Control del Documento
REGISTRO DE CONTROL DEL DOCUMENTO
VERSIN DESCRIPCIN FECHA NOMBRE CARGO FIRMA
01 Creacin 11/07/2015
ELABORADO POR:
Ligia Moreno
Asistente Direccin de Procesos
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 4 de 31
2. Datos generales
2.1. Identificacin del instructivo
PROCESO NIVEL 0: Gestin de Regulacin del Trabajo
PROCESO NIVEL 1: Gestin de Registro y Autorizacin de Trabajo
PROCESO NIVEL 2: Gestin de Registro y Autorizacin de Trabajo Sector Privado
RESPONSABLE: Direccin de Seguridad y Salud en el Trabajo
2.2. Objetivo
Dar una gua de apoyo a los usuarios que realizan el registro de Organismos Paritarios y
solicitan la aprobacin de Reglamentos de Higiene y Seguridad, mediante la descripcin
paso a paso del uso del sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo.
2.3. Alcance
El instructivo inicia desde el registro de sucursales de la empresa hasta la emisin de la
certificacin del registro de organismo paritario y aprobacin de reglamentos de higiene y
seguridad.
2.4. Base legal
Acuerdo Ministerial No. MDT-2015-0141 del 11 de junio de 2015, Instructivo para el
Registro de Reglamentos y Comits de Higiene y Seguridad en el Trabajo.
2.5. Glosario de trminos
Organismo Paritario. Organizacin tcnica de trabajo conjunto entre la empresa y
los trabajadores, que sirve para detectar y evaluar los riesgos de accidentes y
enfermedades profesionales que pudieran sufrir los trabajadores.
Reglamento de Higiene y Seguridad. Tiene por objeto establecer las medidas
necesarias de prevencin de los accidentes y enfermedades de trabajo, tendientes a
lograr que la prestacin del trabajo se desarrolle en condiciones de seguridad, higiene
y medio ambiente adecuados para los trabajadores.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 5 de 31
Sucursal. Se entiende por sucursal todo establecimiento secundario dotado de
representacin permanente y de cierta autonoma de gestin a travs del cual se
desarrollan, total o parcialmente, las actividades de la sociedad matriz.
SAITE. Sistema de Administracin Integral de Trabajo y Empleo.
3. Perfiles y niveles de responsabilidad
ROL O CARGO DEL RESPONSABLE
NIVEL DE RESPONSABILIDAD / FUNCIONES
Director de Seguridad y Salud en el Trabajo
Responsable del seguimiento de la informacin publicada
para insumo interno (estadstica) y observacin externa.
Responsable de socializar y capacitar a los usuarios
externos e internos respectivamente.
Director de Tecnologas de Informacin y Comunicacin
Dar soporte tcnico al sistema nicamente a pedido de la
Direccin de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Usuario
Acceso al Sistema en lnea de Registro de Organismos
Paritarios y aprobacin de Reglamentos de Higiene y
Seguridad
Ingresar datos si se encuentra registrado en el Sistema de
Contratos y Actas de Finiquito.
Imprimir certificado de registro de Organismo Paritario o
aprobacin de Reglamento de Higiene y Seguridad, de
manera inmediata previa validacin de campos completos
requeridos.
3. Descripcin
3.1 Introduccin
Estimado usuario para la perfecta utilizacin del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo
1. Trabajar con el explorador Mozilla Firefox.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 6 de 31
2. Dirjase a la Barra de Men, clic en Herramientas, clic en Opciones, verificar que no
se encuentre activado el casillero de: bloqueo de ventanas emergentes.
3. Recuerde que para el correo electrnico que solicita el sistema, debe contener
exclusivamente letras minsculas.
A continuacin se describe la forma en la que el usuario debe usar la aplicacin para realizar
el Registro de Organismos Paritarios y Aprobacin de Reglamentos de Higiene y Seguridad
3.2 Acceso de empresas a la aplicacin.
1. Ingresar a la pgina web del Ministerio del Trabajo, seleccionar el SAITE (Sistema de
Administracin Integral de Trabajo y Empleo).
2. Seleccionar ACCESO A SAITE, para el registro de la informacin.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 7 de 31
3. En caso de ser una nueva empresa seleccionar REGISTRO DE NUEVA EMPRESA
4. Llenar el registro de acuerdo al siguiente formulario.
Paso 1. Datos del empleador
En el primer tem de TIPO DE IDENTIFICACIN, se puede seleccionar CDULA,
RUC o PASAPORTE.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 8 de 31
Paso 2. Direccin del Empleador
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 9 de 31
Paso 3. Datos del representante legal
5. Una vez ingresada la informacin el sistema le notificar su registro al correo
electrnico ingresado.
6. Para la activacin de la cuenta realizar la confirmacin, seleccionar INGRESAR AL
SISTEMA, en la parte inferior luego de la activacin del usuario, para retornar a la
pgina principal.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 10 de 31
7. Ingresar usuario y contrasea.
8. Seleccionar Salud y Seguridad en el Trabajo.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 11 de 31
9. El sistema desplegar la pantalla principal de este aplicativo.
10. En caso de olvido de contrasea el sistema nos da la opcin de RECUPERAR CONTRASEA.
11. El sistema emitir el siguiente mensaje, para recuperar la contrasea, en el cual se debe colocar el Usuario con el que se registr (Cdula, RUC o Pasaporte)
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 12 de 31
12. El sistema enviar la nueva contrasea al correo electrnico registrado.
13. La informacin para una nueva clave le llegar a su correo electrnico.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 13 de 31
14. Seleccionar INGRESAR y ser direccionado al sistema para su ingreso
15. Ingresar nuevamente su USUARIO y la CONTRASEA proporcionada por el sistema
16. Al seleccionar INGRESAR el sistema emitir el siguiente cuadro de dilogo, para el cambio de la contrasea.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 14 de 31
17. Una vez ingresada la informacin solicitada seleccionar GUARDAR
18. Al guardar el sistema regresa a la pgina principal donde debe ingresar la contrasea que se registr.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 15 de 31
3.3 Registro de Organismos Paritarios
1. Al seleccionar el Registro de Organismos Paritarios, el sistema emitir el siguiente
mensaje.
2. Cambiar de sistema para poder registrar las sucursales solicitadas.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 16 de 31
3. Seleccionar sistema TRABAJADOR Y ACTAS DE FINIQUITO
4. Se desplegar la siguiente pantalla, seleccionar EMPLEADOR, REGISTRO
SUCURSAL.
5. Se desplegar la siguiente pantalla, seleccionar NUEVA SUCURSAL y llenar los
datos requeridos, en el tipo de sucursal seleccionar en primer lugar MATRIZ
6. Seleccionar GUARDAR y se detallar la siguiente informacin.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 17 de 31
7. Seleccionar AGREGAR DIRECCIN, llenar los datos requeridos.
8. GUARDAR informacin, y se visualizar de la siguiente manera.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 18 de 31
9. De igual forma se deben llenar las sucursales en caso de tenerlas y la informacin
se visualizar de la siguiente manera.
10. Una vez registrada la informacin de MATRIZ Y/O SUCURSAL, regresar al sistema
de Seguridad y Salud en el Trabajo. Se desplegar la siguiente pantalla.
11. Este formulario presentar las obligaciones que debe cumplir el empleador para
poder realizar el registro del Organismo Paritario, se debe realizar una seleccin en
los recuadros derechos para proceder a guardar la informacin.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 19 de 31
12. En la parte de inferior luego de las obligaciones se encuentra la lista de
Organizaciones Paritarios.
13. Seleccionar el botn el cual permitir agregar los empleados y empleadores que
conformarn el Comit.
14. Seleccionar BUSCAR EMPLEADO y se desplegar la siguiente pantalla.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 20 de 31
15. Seleccionar el empleado que ser Titular, el botn de lado derecho nos permite
elegirlo.
16. Se desplegar el siguiente recuadro, donde aparecer el nombre del empleado
seleccionado, seleccionar tipo de delegado titular o suplente y sus funciones.
Este proceso se debe realizar para la seleccin de empleados y empleadores,
titulares y suplentes.
17. Al seleccionar ACEPTAR la informacin se guardar.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 21 de 31
18. Una vez seleccionado los empleados y empleadores que formarn el comit se
visualizar de esta manera.
19. Cuando no se selecciona en su totalidad las obligaciones o la informacin de la
organizacin paritaria no est completa, el sistema emitir el siguiente mensaje.
20. Una vez GUARDADA est informacin el sistema habilitar automticamente el
botn para generar el certificado de registro del organismo paritario.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 22 de 31
21. Seleccionar el botn para la impresin del certificado, el documento se abrir en
formato PDF., mismo que puede ser guardado o directamente abierto para su
impresin.
3.4 Aprobacin de Reglamentos de Higiene y Seguridad
1. Seleccionar REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD, APROBACIN DEL
REGLAMENTOS DE SEGURIDAD Y SALUD.
2. Se desplegar el siguiente formulario, en el cual se debe seleccionar todos los recuadros en cada uno de los siguientes tems.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 23 de 31
Tcnico de Seguridad, ingresar el nmero de cdula de la persona quien ser
Tcnico de Seguridad, y el sistema validar los nombres y apellidos, y los estudios
automticamente.
Centro de Trabajo de la Empresa, en est pantalla se visualizar la informacin
ingresada en el registro de sucursal del organismo paritario.
De los Empleadores.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 24 de 31
De los trabajadores.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 25 de 31
Planes de emergencia y contingencia.
Sanciones.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 26 de 31
Riesgos laborales, en este tem se deben llenar los riegos ms importantes que
sean aplicados en su empresa. El sistema le permite agregar factores sin ningn
lmite de cantidad.
Metodologa para identificacin de riesgos, el sistema desplegar un catlogo
de metodologas a seleccionar de acuerdo a la que su empresa utilice y de
igual forma de no existir le permite la opcin de agregar OTRAS
METODOLOGAS
Cuando se seleccione OTRAS METODOLOGAS, el sistema habilitar un
recuadro para ingresar el nombre.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 27 de 31
Factores de Riesgo, en este tem se deben agregar los factores de riesgos
identificados por la empresa.
RIESGOS.
FACTORES DE RIESGOS, en caso de no aplicar ninguna de estas opciones,
se tiene la disponibilidad de agregar otros.
PROCESOS, rea fsica donde se encuentra el riesgo declarado.
Seleccionar AGREGAR, antes de guardar toda la informacin solicitada el
sistema permite ELIMINAR los riesgos.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 28 de 31
3. Una vez ingresada toda la informacin del formulario para la aprobacin del
reglamento de higiene y seguridad, seleccionar GUARDAR.
4. El sistema emitir un mensaje emergente el cual debe ser ledo detenidamente ya
que una vez ACEPTADO usted no podr realizar ninguna modificacin.
5. Seleccionar certificados generados.
6. El sistema desplegar la informacin que ha sido guardada para el certificado,
seleccionando el botn
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 29 de 31
7. Seleccionar el botn CERTIFICADO.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 30 de 31
8. Se generar el siguiente recuadro para abrir el certificado.
22. Seleccionar ACEPTAR el documento se abrir en formato PDF., mismo que puede
ser guardado o directamente abierto para su impresin.
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Pgina 31 de 31
IMPORTANTE. Cuando el registro del Organismo Paritario cumpla el tiempo de un ao y la aprobacin del Reglamento de Higiene Seguridad del Trabajo de dos aos, se le enviar un correo electrnico 15 das antes para que efecte la renovacin.
4. Archivo y conservacin.
CDIGO NOMBRE
DOCUMENTO RESPONSABLE DEL ARCHIVO
TIEMPO RETENCIN
INS-GRT-01-02-01 Instructivo Asistente de la Direccin de Administracin de Procesos
2 aos