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Se define la contabilidad administrativa como la informacin
contable generada en una empresa expresada tanto en trminos
monetarios como no monetarios, para la toma de decisiones de la
administracin de un ente econmico. (Robles y Alcerreca, p.178).
En este trabajo investigativo se analizarn temas como:
Antecedentes de la Contabilidad Administrativa, sus objetivos,
caractersticas y ventajas. Estableceremos tambin las diferencias
entre la Contabilidad Administrativa con otras contabilidades.
Grupo de Estudio N 1
CINTHIA L. CRESPN TEJADA
BETTY J. PALMA DIAZ
MISCHELL C. PESANTES ALVEAR
CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
ANTECEDENTES
La contabilidad administrativa surge en el momento en que los empresarios se
percatan de que la situacin financiera de la organizacin no puede ni debe darse
como respuesta ante los cambios en el entorno. En el siglo XIX, las empresas se
Es la contabilidad administrativa una herramienta til para desarrollar la
competitividad de las empresas? No. 219, mayo-agosto 2006 149 administraban
mediante un concepto reactivo: los cambios en la produccin, en los niveles de
precios y otras variables de la empresa se decidan como respuesta a los cambios
en el medio ambiente del negocio. La contabilidad administrativa surge cuando
los empresarios deciden actuar internamente en sus organizaciones para dirigirlas
tanto financiera como operativamente (Duarte, 2001).
En la actualidad, un porcentaje de las empresas desarrolla planes de accin
expresados en trminos monetarios conocidos como presupuestos. stos
contemplan la creacin, implementacin y desarrollo de las estrategias que la
empresa debe llevar a cabo para lograr la consecucin de sus objetivos. En la
antigedad, las organizaciones no llevaban a cabo procesos formales de
planeacin. El objetivo primordial era el de incrementar la produccin para no
perder ventas. Se daba escasa atencin a los costos, los cuales se calculaban de
forma muy simple, y al uso eficiente de recursos. Durante la Revolucin Industrial
los empresarios se percataron de los beneficios que podan obtener mediante la
reduccin de costos y el incremento en la eficiencia de sus procesos. Estos
empresarios descubrieron la utilizacin del concepto de economas de escala, el
cual significa la obtencin de reducciones en los costos de produccin cuando un
producto se fabrica en masa (Milgrom y Roberts, 1992).
DEFINICIN
Es aquella que proporciona informes basados en la
tcnica contable que ayuda a la administracin, a la
creacin de polticas para la planeacin y control de las
funciones de una
empresa.
Se ocupa de la comparacin cuantitativa de lo realizado
con lo planeado, analizando por reas de
responsabilidad. Incluye todos los procedimientos contables e informaciones
existentes, para evaluar la eficiencia de cada rea.
La tendencia moderna de los registros y procedimientos contables es la de
facilitar las decisiones de los administradores, pasando del aspecto histrico al de
planeacin y control, desempeando doble papel dentro de las funciones de la
empresa, primero como herramienta bsica de la administracin y segundo, como
parte integrante de la misma.
En nuestros das las cuentas se estn diseando con ms frecuencia para fines
administrativos.
La contabilidad administrativa, incluye a la contabilidad financiera supervisando
los aspectos relacionados con el mantenimiento de cuentas necesarias en los
libros contables, observancia de los requisitos legales, establecimiento y
operacin con razonable exactitud, de acuerdo con los planes y programas de
accin de la compaa.
Esta contabilidad presenta una sola base: la Utilidad de su informacin, no
importando para los directores que los usos que de ella hagan, tengan validez en
otras empresas, interesndoles nicamente lo adecuado del contenido de sus
cuadros y reportes informativos.
TIPOS DE CONTABILIDAD
El propsito bsico de hacer contabilidad es proveer informacin til acerca de
una entidad econmica, para facilitar la toma de decisiones de sus diferentes
usuarios (accionistas, acreedores, inversionistas, clientes, administradores y
gobierno). En consecuencia, como la contabilidad sirve a un conjunto de usuarios,
se origina diversas ramas. Ahora bien, tomando en cuenta las diferentes
necesidades de informacin, origen y actividades de los diversos segmentos de
usuarios, podemos determinar la siguiente clasificacin:
Por el Origen de los recursos de la empresa:
Contabilidad Privada
Contabilidad Pblica
Por la actividad que desarrolla:
Contabilidad Comercial
Contabilidad Industrial
Contabilidad de Empresas Extractivas
Contabilidad de Servicios
Por la informacin que maneja, procesa y proporciona:
Contabilidad Financiera
Contabilidad Administrativa
Contabilidad de Costos
Contabilidad Fiscal
En detalle:
Por el Origen de los recursos de la empresa:
Contabilidad Privada
Es aquella que tiene por objeto el registro y control de las operaciones
que realizan las empresas de propiedad particular. Las empresas
privadas a su vez pueden ser de Persona Natural o de Personas
Jurdicas.
Contabilidad Pblica
Esta Contabilidad tiene como objetivo el control del registro de las
operaciones efectuadas por las entidades del sector pblico nacional.
Por la actividad que desarrolla:
Contabilidad Comercial
Es aquella que controla las operaciones que realizan las empresas
dedicadas a la compra-venta de un producto o artculo determinado.
Contabilidad Industrial
Es la que controla las operaciones de la empresa dedicada a la
transformacin de las materias primas en productos elaborados.
Contabilidad de Empresas Extractivas
Es aquella que tiene por objeto el control de las operaciones realizadas
por las empresas que explotan algn bien existente en la naturaleza
para realizar su actividad econmica.
Contabilidad de Servicios
Es aquella cuyo objeto es el control de las operaciones de las empresas
dedicadas a la prestacin de servicios.
Por la informacin que maneja, procesa y proporciona:
Contabilidad Financiera
La necesidad de presentar estados contables para terceros (accionistas,
inversiones, gentes reguladores pblicos, etc.) y la necesidad de que la
informacin presentada a terceros sea uniforme, hizo que la contabilidad
se volcara a la confeccin de los Estados Contables para terceros y no tanto
en colaborar en la confeccin de informacin para la gestin empresarial.
En la actualidad debido a las facilidades existentes como consecuencia de
los grandes avances informticos, tanto la informacin para terceros como
la informacin para la toma de decisiones internas de la empresa deben
salir de un sistema contable nico e integrado.
Es una tcnica que se utiliza para producir sistemtica y estructuradamente
informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias de las
transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos
econmicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de
facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relacin con
dicha entidad econmica. Muestra la informacin que se facilita al pblico
en general, y que no participa en la administracin de la empresa, como
son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los
sindicatos y los analistas financieros, entre otros, aunque esta informacin
tambin tiene mucho inters para los administradores y directivos de la
empresa. Esta contabilidad permite obtener informacin sobre la posicin
financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la
empresa.
Contabilidad Administrativa
Tambin llamada contabilidad gerencial, diseada o adaptada a las
necesidades de informacin y control a los diferentes niveles
administrativos. Se refiere de manera general a la extensin de los
informes internos, de cuyo diseo y presentacin se hace responsable
actualmente el contador de la empresa. Est orientada a los aspectos
administrativos de la empresa y sus informes no trascendern de la
compaa, o sea, su uso es estrictamente interno y sern utilizados por los
administradores y propietarios para juzgar y evaluar el desarrollo de la
entidad a la luz de las polticas, metas u objetivos preestablecidos por la
gerencia o direccin de la empresa; tales informes permitirn comparar el
pasado de la empresa, con el presente y mediante la aplicacin de
herramientas o elementos de control, prever y planear el futuro de la
entidad. Tambin puede proporcionar cualquier tipo de datos sobre todas
las actividades de la empresa, pero suele centrarse en analizar los ingresos
y costos de cada actividad, la cantidad de recursos utilizados, as como la
cantidad de trabajo o depreciacin de la maquinaria, equipos o edificios. La
contabilidad permite obtener informacin peridica sobre la rentabilidad de
los distintos departamentos de la empresa y la relacin entre las
previsiones efectuadas en el presupuesto; y puede explicar porque se han
producido desviaciones. La contabilidad administrativa no se encuentra
regulada por normas o reglamentos como en la contabilidad financiera, ya
que su propsito es servir a la alta direccin en la elaboracin de informes
gerenciales para la toma de decisiones.
La Contabilidad Administrativa es aquella que proporciona informes
basados en la tcnica contable que ayuda a la administracin, a la creacin
de polticas para la planeacin y control de las funciones de una empresa.
Se ocupa de la comparacin cuantitativa de lo realizado con lo planeado,
analizando por reas de responsabilidad. Incluye todos los procedimientos
contables e informaciones existentes, para evaluar la eficiencia de cada
rea.
Sistema de informacin al servicio de las necesidades de la administracin,
con orientacin pragmtica destinada a facilitar las funciones de planear.
Contabilidad de Costos
La contabilidad de costos es la rama de la contabilidad que trata de la
clasificacin, contabilizacin, distribucin, recopilacin de informacin de
los costos corrientes y en perspectiva.
Se encuentran incluidos en el campo de la contabilidad de costos: el diseo
y la operacin de sistemas y procedimientos de costos; la determinacin de
costos por departamentos, funciones, responsabilidades, actividades,
productos, territorios, periodos y otras unidades; as mismo, los costes
futuros previstos o estimados y los costes estndar o deseados, as como
tambin los costos histricos; la comparacin de los costos de diferentes
periodos; de los costos reales con los costos estimados, presupuestados o
estndar, y de los costos alternativos.
El contador de costos clasifica los costos de acuerdo a patrones de
comportamiento, actividades y procesos con los cuales se relacionan
productos a los que corresponden y otras categoras, dependiendo del tipo
de medicin que se desea. Teniendo esta informacin, el contador de
costos calcula, informa y analiza el costo para realizar diferentes funciones
como la operacin de un proceso, la fabricacin de un producto y la
realizacin de proyectos especiales. Tambin prepara informes que
coadyuvan a la administracin para establecer planes y seleccionar entre
los cursos de accin por los que pueden optarse. En general los costos que
se renen en las cuentas sirven para tres propsitos generales:
Proporcionar informes relativos a costos para medir la utilidad y evaluar el
inventario (estado de resultados y balance general). Ofrecer informacin
para el control administrativo de las operaciones y actividades de la
empresa (informes de control). Proporcionar informacin a la
administracin para fundamentar la planeacin y la toma de decisiones
(anlisis y estudios especiales).
Contabilidad Fiscal
Se fundamenta en los criterios fiscales establecidos legalmente en cada
pas, donde se define como se debe llevar la contabilidad a nivel de fiscala.
Es innegable la importancia que reviste la contabilidad fiscal para los
empresarios y contadores; ya que comprende el registro y la preparacin
de informes tendientes a la presentacin de declaraciones y el pago de
impuestos. Es importante sealar que por las diferencias entre las leyes
fiscales y los principios contables, la contabilidad financiera en ocasiones
difiere mucho de la contabilidad fiscal, pero esto no debe ser una barrera
para llevar en la empresa un sistema interno de contabilidad financiera. Y
de igual forma, establecer un adecuado registro fiscal, y a su vez
fomentarlo con las acciones que se tengan que llevar a cabo.
Objetivos de la Contabilidad Administrativa
1. Proveer informacin para costeos de servicios, productos y otros aspectos
de inters para la administracin.
2. Mantener un detalle cronolgico.
3. Permitir brindar una informacin cronolgica frecuente.
4. Organizacin de las funciones financieras de una empresa
5. Alentar a los administradores para llevar a cabo la planeacin tanto como
tctica o a corto plazo, como a largo plazo o estratgica que ante este
entorno de competitividad es cada da ms complejo.
6. Facilitar el proceso de toma de decisiones al generar reportes con
informacin relevante.
7. Permitir llevar a cabo el control administrativo como una excelente
herramienta de retroalimentacin par los diferentes responsables de las
areas de una empresa. Esto implica que los reportes no deben limitarse a
sealar errores.
8. Motivar a los administradores hacia el logro de los objetivos establecidos
dentro de las empresas.
9. Diagnosticar sntomas que arrojen luz sobre las areas problemas o areas
de aciertos, para determinar las acciones que se deben realizar a fin de
corregir una situacin o capitalizar un acierto. En esta forma se logran
determinar los focos conflictivos o de aciertos, utilizndose el control
administrativo como un medio de prever, ms que de corregir
apresuradamente bajo presin. El control administrativo esta tambin
bsicamente orientado a la prevencin de situaciones crticas, pretende
diagnosticar a tiempo para evitar quiebras de empresas.
10. Comunicacin es otro de los objetivos bsicos de la contabilidad
administrativa, es proporcionar un medio de comunicacin entre las
personas que integran la organizacin. Esto se logra informando los
resultados de las diversas actividades que se lleven a cabo dentro de la
empresa. Tambin es un medio para que el subordinado conozca las
pautas que servirn de gua y base para que su jefe evalu peridicamente
su actuacin.
11. Motivar a los administradores para lograr los objetivos de la empresa.
Caractersticas de la Contabilidad Administrativa.
De acuerdo con Warren, Reeve, y Fess la informacin de la contabilidad
administrativa incluye datos histricos y estimados que son utilizados por la
gerencia para llevar a cabo operaciones cotidianas, planear operaciones futuras y
desarrollar estrategias generales de negocios. Las caractersticas de la
contabilidad administrativa se ven influenciadas por las necesidades variables de
la gerencia:
Los reportes que genera la contabilidad administrativa suministran tanto
medidas objetivas de operaciones pasadas como estimadas subjetivas
sobre decisiones futuras. El uso de estimados subjetivos en los reportes de
contabilidad administrativa ayuda a la gerencia a responder a las
oportunidades comerciales.
Los reportes administrativos no necesitan ser preparados de acuerdo con
los principios de contabilidad generalmente aceptados. Como slo la
gerencia emplea la informacin de la contabilidad administrativa, el
contador puede suministrar la informacin segn las necesidades de la
gerencia.
Los reportes de la contabilidad administrativa pueden ser suministrados
peridicamente, como ocurre con la contabilidad financiera, o en cualquier
momento en que la gerencia necesite informacin. Por ejemplo, si la
gerencia directiva desea tomar una decisin sobre una expansin
geogrfica se puede desarrollar un reporte de contabilidad administrativa,
en cierto formato y dentro de cierto marco de tiempo, para ayudar a la
gerencia en esa decisin.
Los reportes de la contabilidad administrativa pueden prepararse para
reportar informacin para toda la entidad econmica o un segmento de la
misma, como una divisin, producto, proyecto o territorio.
Como toda herramienta empresarial, la contabilidad administrativa posee
ciertas caractersticas que ayudan a identificarla ya que la misma suele
confundirse con otros trminos correspondientes a la contabilidad. Su
tcnica est basada en la utilidad que proporciona de informacin interna y
externa.
o Est ms interesada en los detalles, dirigindose a reportar las
actividades de los departamentos, equipos, tipos de inventarios y
otras subdivisiones de la compaa.
o Su utilizacin es opcional. Se aplica cuando los ejecutivos estn
interesados en obtener informacin para basar sus decisiones, ya
sea, para hacer o dejar de hacer determinada accin.
o Su informacin debe ser rpida y oportuna, con el fin de tomar
decisiones a su tiempo.
o Sus informaciones pueden basarse en la tcnica de los grandes
nmeros. Las cifras con precisin hasta las ltimas cifras no son
importantes para un directivo.
o Rendicin de informes a terceras personas sobre el movimiento
financiero de la empresa.
o Cubre la totalidad de las operaciones del negocio en forma
sistemtica, histrica y cronolgica.
o Debe implantarse necesariamente en la compaa para informar
oportunamente de los hechos desarrollados.
o Se utiliza de lenguaje en los negocios.
o Se basa en reglas, principios y procedimientos contables para el
registro de las operaciones financieras de un negocio.
Horngren, Sundem y Stratton (p.6) resumen las caractersticas en el siguiente
cuadro:
Usuarios principales Administradores de la organizacin de distintos
niveles
Libertad para elegir las
medidas contables
No hay ms restriccin que los costos en relacin con
los beneficios para tomar las mejores decisiones
administrativas
Implicaciones de la
medicin del
comportamiento al
seleccionar medidas
contables
La eleccin debe considerar la forma en que las
mediciones y reportes influirn en el comportamiento
cotidiano de los administradores
Enfoque de tiempo Orientacin al futuro: uso formal de los presupuestos
as como de los registros histricos. Ejemplo:
presupuesto 2002 versus rendimiento real 2002
Horizonte de tiempo Flexible, vara de una hora a 10 hasta 15 aos
Tipos de reportes Reportes detallados: Incluyen detalles sobre las partes
de la entidad. productos. departamentos. territorios,
etc.
Descripcin de
actividades
El campo de accin est definido con menor claridad.
Mayor uso de ciencias econmicas. de decisin y de
comportamiento
VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
La Contabilidad Administrativa es aquella que proporciona informes basados en la
tcnica contable que ayuda a la administracin, a la creacin de polticas para la
planeacin y control de las funciones de una empresa.
Se ocupa de la comparacin cuantitativa de lo realizado con lo planeado,
analizando por reas de responsabilidad. Incluye todos los procedimientos
contables e informaciones existentes, para evaluar la eficiencia de cada
rea.
Sistema de informacin al servicio de las necesidades de la administracin,
con orientacin pragmtica destinada a facilitar las funciones de planear.
Su fcil aplicacin respeta todos los principios contables.
En pocas de poca inflacin es tan efectivo su mtodo como los otros dos
mtodos de actualizacin.
Provee informacin para costeo de servicios, productos y otros aspectos de
inters para la administracin.
Facilita el proceso de toma de decisiones al generar reportes con
informacin relevante.
Ayuda a evaluar el desempeo, a analizar, a tomar decisiones y ponerlas en
prctica.
Proporciona informacin acerca de lo que la direccin desea que se haga.
Motiva a la organizacin a fin de activar de la forma ms adecuada para
alcanzar los objetivos
DIFERENCIAS ENTRE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA CON OTRAS CONTABILIDADES Contabilidad Financiera Contabilidad Fiscal Contabilidad de costes Contabilidad Administrativa
Presenta estados contables a
terceros, como podran ser
inversores, accionistas u
organismos pblicos.
Se basa en los criterios
fiscales establecido por las
leyes de cada pas
Es un proceso para medir o
estimar, en trminos
monetarios, los costos de
los objetivos especficos.
Suministra datos para
usuarios internos. (Ejem.:
Gerentes)
Informacin presentada de
manera homognea y
estandarizada, se enfoca en los
estados financieros
fundamentales. (Pasado)
Se debe ajustar los
documentos e informes
financieros preparados de
acuerdo con las normas de la
contabilidad financiera.
(Pasado)
No tienen un formato
definido para presentar sus
resultados, sin embargo
puede hacerse uso de hojas
de costos y otras
herramientas similares.
(Pasado Futuro)
Presenta informacin para el
planeamiento y control de la
gerencia. (Futuro)
Se utiliza principalmente para
obtener de forma estructurada
y sistemtica informacin
cuantitativa expresada en
unidades monetarias.
Regula como se deben de
preparar los registros e
informes de los cuales
depender la cuanta de
impuestos a pagar. Se refiere
a la contabilidad de los
asuntos relacionados con los
impuestos.
Se interesa por la
estimacin de costos,
mtodos de asignacin y
determinacin de costos.
La informacin puede
obtenerse en cualquier
momento, y por diferentes
reas de la empresa,
expresada en unidades
monetarias o ndices.
Reflejan el rendimiento de los Se rige por las normas Abarca conceptos y tcnicas No se requiere por Ley y no
ltimos ejercicios de la entidad
y la condicin actual basndose
en un conjunto de normas y
directrices conocidos como
PCGA y tambin en las NIIF.
fiscales establecidas por la
legislacin fiscal de una
jurisdiccin
tanto de la contabilidad
financiera y la
administrativa.
est sujeta a los PCGA y a las
NIIF.
No proporciona los datos de
contabilidad de costes que
podra hacer que se copiara el
know how de la empresa.
La informacin es luego
utilizada por profesionales
especializados en impuestos
para calcular la
responsabilidad fiscal de una
empresa y para fines de
planificacin fiscal.
Es un eslabn entre la
contabilidad financiera y la
contabilidad administrativa.
La informacin es utilizada
para desarrollar estndares,
presupuestos, mtodos de
medicin de ejecucin.
BIBLIOGRAFA
Horngren, Charles T., Sundem, Gary L. y Stratton William O.
Contabilidad administrativa, Pearson Educacin, 2006, p.5
Robles Valds, Gloria y Alcerreca Joaqun, Carlos. Administracion: un
enfoque interdisciplinario. Pearson Educacin, 2000, p.178