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Introducción a RMS Versión 3.1
I
UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 1 de 29
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Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica
Fecha: 02/08/2013 ucpe@pas.ucm.es
Tabla de contenidos
Introducción a RMS .........................................................................................................................2 Introducción .................................................................................................................................2 Entrada a RMS .............................................................................................................................2 Qué va por el Gestor de Expedientes y qué no ............................................................................2 Filosofía general...........................................................................................................................5
Expedientes vs. documentos presupuestarios...........................................................................5 Tareas en workflow vs. expedientes y documentos .................................................................5 Tramitación conducida por workflow......................................................................................6
Gestión de registros......................................................................................................................7 Creación de expedientes...............................................................................................................8
Crear expedientes basados en AD............................................................................................8 Crear expedientes del resto de tipologías...............................................................................10
El campo CPV....................................................................................................................11 El campo CENTRO GESTOR ...........................................................................................12
Búsqueda de expedientes ...........................................................................................................13 Expedientes creados por Gestión de registros........................................................................13 Expedientes creados por el asistente de apertura de expedientes...........................................14 Detalle de un expediente ........................................................................................................15 Imprimir y exportar el listado.................................................................................................16
Bandeja de entrada de workflow en RMS..................................................................................17 Tareas relativas a expedientes ................................................................................................17 Tareas de creación de documentación....................................................................................20
Adjuntar más documentos de un mismo tipo .....................................................................22 Borrar un documento..........................................................................................................22
Tareas relativas a documentos presupuestarios......................................................................23 Tareas realizadas fuera de la bandeja de entrada de workflow ..................................................23
Modificación de reservas de gestión RY................................................................................23 Creación de ajustes de valor...................................................................................................24 Creación del índice de salida de documentos.........................................................................26
Anexo: digitalizar documentación en formato Acrobat PDF.....................................................27 Configuración inicial..............................................................................................................27 Proceso de digitalización........................................................................................................28
Introducción a RMS Versión 3.1
Introducción a RMS
Introducción
En 2006 se puso en marcha un nuevo módulo de Génesis al que se accede de manera
independiente a Génesis. Este nuevo módulo tiene por objeto procedimentar y controlar todas las
fases de la contratación administrativa, cubriendo no sólo las fases presupuestarias, sino también los
actos administrativos que no tienen reflejo contable ni presupuestario, pero son parte imprescindible
del procedimiento de contratación.
El módulo SAP usado se llama genéricamente Record Management System, abreviado
como RMS. La adaptación específica para la UCM recibe el nombre de Gestor de Expedientes.
Entrada a RMS
Para entrar en RMS, abra SAP Logon
Pad y escoja el icono con el título _Gestor
Expedientes_. En el entorno de producción
accederá directamente al menú principal.
Qué va por el Gestor de Expedientes y qué no
Para determinar qué se tramita por el Gestor de Expedientes y qué se tramita directamente
en Génesis, hay que considerar varios aspectos:
Naturaleza del gasto: suministros, servicios, obras …
Uso de centrales de adquisición de suministros y servicios homologados.
Importe del gasto, excluido IVA.
Las normas de ejecución del presupuesto de cada año proporcionan criterios sobre los
aspectos anteriores que ayudan a elegir la tramitación correcta; en los últimos años incluyen
también un cuadro resumen para aquellas tramitaciones que suponen un contrato administrativo que
requiere la intervención de los servicios de Contratación u Obras; en todo caso, las normas de
ejecución no pueden incluir instrucciones específicas sobre el uso de la aplicación informática
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Génesis. A modo de ejemplo, para el año 2013, se puede aplicar el siguiente esquema como
referencia de tramitación en Génesis y Gestor de Expedientes:
Obras
o ¿Hay informe del Servicio de Coordinación de Obras y Mantenimiento? ¿Se ha facilitado un código de proyecto de obras (elemento PEP)? Si la respuesta es no, el gasto no se considera una obra, sino un suministro o un servicio y debe determinarse la tramitación con arreglo a los criterios indicados para ellos.
o Si el importe máximo de licitación, excluido IVA, es inferior a 50.000 Euros (NE 2013, Art. 52.1), se tramita por Gestor de Expedientes como un contrato menor de obras, en la opción Gestión de Expedientes -> Apertura de Expedientes .
o Si el importe máximo de licitación, excluido IVA, es igual o superior a 50.000 Euros e inferior a 200.000 Euros (NE 2013, Art. 54.2), se tramita por Gestor de Expedientes como un contrato abierto, restringido o negociado sin publicidad, en la opción Gestión de
Expedientes -> Apertura de Expedientes . o Si el importe máximo de licitación, excluido IVA, es igual o superior a 200.000 Euros e
inferior a 5.000.000 Euros (NE 2013, Art. 54.2), se tramita por Gestor de Expedientes como un contrato abierto no armonizado, en la opción Gestión de Expedientes -> Apertura de
Expedientes . o Si el importe máximo de licitación, excluido IVA, es igual o superior a 5.000.000 Euros (NE
2013, Art. 54.2), se tramita por Gestor de Expedientes como un contrato abierto armonizado, en la opción Gestión de Expedientes -> Apertura de Expedientes .
Suministros y servicios
o Si para la adquisición se acuden a los servicios centrales de suministros a los que la UCM se encuentra adherida, debe tramitarse por el Gestor de Expedientes como un expediente basado en AD (NE 2013, Art. 22.1.c), en la opción Gestión de Registros -> Expediente basado
en AD -> (menú emergente) Crear , salvo que su importe supere 130.000 Euros para la Central de Suministros del Estado o 200.000 Euros para la de la Comunidad Autónoma, en ambos casos excluido IVA.
o Si el importe de la obligación es inferior a 5.000 Euros, excluido IVA, con carácter general no es necesario formalizar contrato ni aportar tres presupuestos (NE 2013, Art. 23.1.a, Art. 23.4.b y Art. 55.1.a). Salvo que el adjudicatario requiera la firma de un contrato, la tramitación se hace por Génesis (ADO de pago centralizado o ADO de Caja Fija).
o Si el importe de la obligación es igual o superior a 5.000 Euros e inferior a 18.000 Euros, excluido IVA, con carácter general no es necesario formalizar contrato aunque sí aportar tres presupuestos, salvo que la empresa adjudicataria forme parte de un acuerdo marco (NE 2013, Art. 23.1.a, Art. 23.1.b, Art. 23.1.d, Art. 23.4 y Art. 55.1.a). La tramitación se hace por Génesis (ADO de pago centralizado).
o Si el importe de la obligación es igual e inferior a 18.000 Euros, excluido IVA, y el adjudicatario exige firmar un contrato, la tramitación se hace por el Gestor de Expedientes como un expediente basado en AD (NE 2013, Art. 22.1.g y Art. 55.1.a), en la opción Gestión
de Registros -> Expediente basado en AD -> (menú emergente) Crear . o Si el importe de la obligación es igual o superior a 18.000 Euros e inferior a 60.000 Euros,
excluido IVA, la tramitación se hace por el Gestor de Expedientes como un expediente negociado sin publicidad (NE 2013, Art. 22.1 y Art. 55.1.b), en la opción Gestión de
Expedientes -> Apertura de expedientes . o Si el importe de la obligación es igual o superior a 60.000 Euros e inferior a 130.000 Euros
(adquisiciones al Servicio Central de Suministros del Estado) o 200.000 Euros (resto de
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casos), excluido IVA, la tramitación se hace por el Gestor de Expedientes como un expediente de concurso abierto no armonizado (NE 2013, Art. 22.1 y Art. 55.1.c), en la opción Gestión de Expedientes -> Apertura de expedientes .
o Si el importe de la obligación es igual o superior a 130.000 Euros (adquisiciones al Servicio Central de Suministros del Estado) o 200.000 Euros (resto de casos), excluido IVA, la tramitación se hace por el Gestor de Expedientes como un expediente de concurso abierto armonizado (NE 2013, Art. 22.1 y Art. 55.1.c), en la opción Gestión de Expedientes ->
Apertura de expedientes .
El esquema anterior se puede expresar gráficamente así:
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El esquema anterior es un ejemplo cuya validez sólo se puede asegurar para el ejercicio
2013. Deberá revisar las normas de ejecución del presupuesto y el resto de normas de ámbito superior en años posteriores.
Filosofía general
Expedientes vs. documentos presupuestarios
RMS utiliza registros en el sistema que representan expedientes administrativos de
contratación. Un expediente administrativo de contratación comprende todas las actuaciones, tanto
de tipo presupuestario como exclusivamente administrativo, que se llevan a cabo desde el inicio del
expediente hasta la finalización del mismo.
Un expediente administrativo de contratación puede contener (y casi siempre contendrá)
varios documentos presupuestarios (documentos de fases R, A, D y O).
Un expediente administrativo se identifica con un código cuyo formato puede ser
YYYY/012345, donde YYYY representa el ejercicio de inicio del expediente. En ocasiones podrá
encontrar expedientes con el formato YY/0123456 cuya tramitación se inició antes de la puesta en
marcha de RMS y fueron incorporados a éste.
Por el contrario, los documentos presupuestarios tienen identificadores de diez dígitos
numéricos como 1000123456, 2003012345, 3000123456, 4000123456, etc. y nunca incluyen el
ejercicio en su identificador.
Tareas en workflow vs. expedientes y documentos
RMS se basa profundamente en el workflow, que es la parte de SAP que opera con circuitos
de trabajo. Los circuitos de trabajo definen:
dónde y por quién se crean los expedientes,
qué fases contiene la tramitación,
cómo se encadenan éstas, y
cuáles de ellas dan lugar a la finalización del expediente.
Cada paso de ese circuito representa una tarea, algo que tiene que hacer alguien. La tarea
puede ser tramitar una reserva, indicar la fecha de la resolución de adjudicación, registrar facturas
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para confeccionar un O, etc. Cuando un usuario accede a su bandeja de entrada de workflow en
RMS y examina las carpetas de workflow asociadas, verá las tareas de las que puede hacerse cargo.
Por otra parte, los documentos presupuestarios también tienen un circuito de workflow, que
define por qué centros y servicios deben pasar hasta el momento de su contabilización. Esto da
lugar a las correspondientes tareas en workflow, que serán visibles para los usuarios que tengan
asignados los permisos correspondientes.
En ambos casos, hay que distinguir claramente que lo que se muestra en el workflow no son
expedientes ni documentos, sino tareas relativas a unos y otros. Por este motivo, es perfectamente
posible que un mismo usuario pueda tener tareas en su workflow relativas a un expediente dado y,
al mismo tiempo, otras relativas a documentos presupuestarios pertenecientes al expediente.
Tramitación conducida por workflow
Puesto que los expedientes tienen un circuito de workflow, que éste define los pasos de la
tramitación en forma de tareas que reciben los usuarios correspondientes en workflow, y que la
realización de una tarea determina la preparación de la siguiente, hay una diferencia fundamental en
la operativa en RMS respecto de la de Génesis:
En Génesis, el usuario debe escoger de entre las opciones de menú la que considere correcta.
Eso le obliga a conocer cada paso del procedimiento, con independencia de que algunos de los
pasos no se puedan ejecutar sin haber concluido correctamente los pasos previos.
Por el contrario, en RMS, es el sistema el que determina qué es lo siguiente que hay que hacer
en un expediente y quiénes deben hacerlo, asignándoles la tarea en workflow, de modo que el
usuario debe limitarse, en la mayoría de los pasos, a seguir las instrucciones indicadas por la
tarea del expediente que tiene en su workflow.
Por excepción a lo anterior, hay algunas tareas relacionadas con expedientes o sus
documentos presupuestarios que se hacen fuera del circuito del workflow. En concreto, los ajustes de valor se acceden desde la ruta de menú SAP Operaciones -> Ajustes de valor , según se explica más adelante.
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Gestión de registros
Si quiere crear o visualizar un
expediente del tipo “Expediente basado en
AD”, así como visualizar expedientes de
otros tipos creados con anterioridad a 2011,
debe acceder a través de la ruta de menú
SAP Gestión de registros . Accederá a una
pantalla como la de la imagen inferior,
donde se distinguen varias áreas:
Las áreas importantes son las siguientes:
1. Título de la pantalla: mientras esté visualizando un expediente, podrá acceder al
estado del expediente en el workflow. Podrá ver en qué fase de tramitación está el
expediente y quién o quiénes tienen asignada la tarea de workflow correspondiente.
2. De las diferentes fichas, la utilizada habitualmente y la que tendrá que tener
seleccionada es la titulada Vista basada en roles. La ficha que tenga seleccionada es
la que marca el contenido del área inferior (donde se han destacado los puntos 3 y 4).
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3. En la ficha Vista basada en roles encontrará varias carpetas con opciones. La
carpeta Expedientes contiene las diferentes tipologías de expedientes existentes para
el punto de entrada escogido. Puede desplegar o contraer la carpeta pulsando sobre el
triángulo que hay a la izquierda de la misma.
4. Cada una de las líneas dentro de la carpeta Expedientes representa una tipología. La
línea señalada corresponde al expediente basado en AD, el único que se sigue
creando por este procedimiento. Al señalar la línea con el botón derecho del ratón
podrá escoger entre Crear un nuevo expediente de la tipología indicada o Buscar
entre todos los expedientes de esa tipología mediante una selección de filtros.
5. Debajo de la ficha Vista basada en roles está el apartado Historial, donde se
recogen los últimos expedientes y documentos a los que se ha accedido desde el
organizador. El elemento señalado en la imagen representa una entrada en el
historial, en este caso concreto correspondiente a un expediente.
6. La parte derecha de la pantalla es el área de información de un expediente, donde se
pueden ver los documentos presupuestarios que contiene y se tiene acceso a los
atributos del expediente.
7. Cuando se realiza la cumplimentación inicial de los atributos durante la creación del
expediente, es preciso grabar los cambios usando este botón y no el icono estándar
de la barra general de iconos.
8. Además de los documentos presupuestarios dependientes del expediente, hay
atributos con información no presupuestaria del expediente, como fechas, tipo de
tramitación, etc. Para acceder a ellos debe pulsar el botón que se indica en la imagen.
9. Siempre que termine de visualizar un expediente debe cerrarlo con el botón Cerrar,
para evitar que permanezca bloqueado.
Creación de expedientes
Los primeros pasos a seguir para crear un expediente dependen del tipo que quiere crear.
Crear expedientes basados en AD
Para crear un nuevo expediente basado en
AD, lo primero que debe hacer es hacer clic con el
botón derecho del ratón en la línea correspondiente
dentro de la carpeta Expedientes y escoger la opción
Crear .
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Si se equivoca al elegir la tipología para crear un nuevo expediente, deberá crear un nuevo
expediente. Por tanto, se recomienda extremar el cuidado al seleccionar la tipología a usar.
Si hace doble clic con el botón izquierdo sobre la línea (una operación intuitiva) en lugar
de clic con el botón derecho, obtendrá el diálogo de búsquedas. En ese caso, sólo tiene que cerrar la ventana y repetir el procedimiento correctamente.
Una vez creado el expediente, debe dirigirse a los
atributos del mismo haciendo clic en el botón Atributos
del expediente. Accederá a una ventana con una serie de
datos cuya relación exacta varía según la tipología del
expediente. Para los expedientes basados en AD los datos son estos:
Descripción breve: debe sustituir el contenido predeterminado ("[...]") por una descripción
breve del objeto del expediente (p.e.: "Adquisición de ordenador para Asuntos Económicos",
"Mantenimiento fotocopiadoras del centro", etc.).
Referencia de documento: el número de expediente que otorga el sistema. Salvo en el
expediente negociado, debe cumplimentar este dato siempre en último lugar, tras haber
verificado la ficha de atributos y haber obtenido como único error el relativo a este dato.
Fecha de alta: fecha en la que se da de alta el expediente.
Ejercicio: ejercicio presupuestario en el que se inicia el expediente.
Tipo del contrato: objeto del contrato. Puede ser suministros, consultoría y asistencia, servicios
u obras.
Importe: importe máximo de licitación, IVA incluido, del expediente.
Tramitación del gasto: puede ser general, anticipada o plurianual.
Centro gestor: centro gestor que soportará el gasto derivado del expediente. El sistema permite
indicar varios centros gestores si el expediente lo precisa.
Responsable: nombre de la persona a la que hay que dirigirse para cualquier cuestión
relacionada con el expediente. Dependiendo del centro, puede ser el jefe de asuntos económicos
o el gerente/administrador.
Artículo: artículo de la Ley de Contratos que se aplica al expediente para justificar la no
existencia de publicidad en la presentación de ofertas.
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Financiación afectada / fondo: si la tramitación se hace, aunque sea parcialmente, con cargo a
un fondo de financiación afectada, debe indicarse aquí esta circunstancia. Esto varía el circuito
de tramitación del expediente, incluyendo una fase de confección de documento presupuestario
de fase R, necesaria siempre que se ejecuta gasto de un fondo de financiación afectada.
Opción de prórroga: permite indicar que hay prevista la posibilidad de prorrogar el contrato.
Normalmente se aplica a contrato de servicios y consultoría y asistencia.
Una vez cumplimentados los datos requeridos por el expediente, con excepción de la
referencia de documento, debe verificar la ficha de atributos pulsando el botón al pie de la ventana
( ). Cuando el resto de los datos sean correctos, debería obtener únicamente esta advertencia:
En ese momento ya puede obtener el identificador del expediente haciendo clic en el campo
Referencia de documento y pulsando el botón de lista de códigos ( ). Obtendrá un número que
cumplimentará automáticamente el campo y ya podrá aceptar la ventana de atributos.
Una vez cerrada la ficha de atributos, tendrá que grabar el expediente pulsando el icono
Grabar ( ) que hay junto a la ficha de atributos, y a continuación cerrar el expediente pulsando el
botón Cerrar en el extremo derecho de la misma fila de iconos. El expediente ya está creado y en
unos minutos la primera tarea estará disponible en las bandejas de entrada de workflow de los
usuarios correspondientes.
Crear expedientes del resto de tipologías
Si quiere crear un expediente del resto
de tipos, debe acceder a través de la ruta de
menú SAP Gestión de expedientes -> Apertura
de expedientes . Aparecerá el asistente de
creación de apertura, que irá solicitando datos
en sucesivos pasos, creando el expediente sólo
al alcanzar la última pantalla.
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Todos los expedientes creados por este asistente incluyen pasos de anexado de
documentación digitalizada, incluyendo la digitalización de facturas y abonos.
El aspecto de la pantalla es el de la
imagen de la derecha, donde se distinguen
cuatro áreas:
1. Fases para la apertura del expediente:
cada punto indica un paso del asistente.
El texto resaltado indica la fase en la que
se encuentra el asistente, no pudiendo
accederse a la fase siguiente sin haber
completado correctamente los datos
solicitados en la fase actual.
2. Información de la fase en la que se encuentra el asistente: información de apoyo a la
cumplimentación de datos del área siguiente.
3. Captura de los datos necesarios para la generación del expediente: en esta área hay que
cumplimentar los datos solicitados. A igual fase pueden solicitarse datos distintos, ya que estos
varían en función de los datos introducidos en las fases anteriores.
4. Botones de navegación: permite avanzar y retroceder por las pantallas del asistente. Al alcanzar
la última pantalla, el botón Continuar se sustituye por el botón Finalizar.
Al concluir el asistente y pulsar Finalizar se obtendrá el número del expediente creado, con
el formato YYYY/012345, donde YYYY representa el ejercicio y 012345 un número secuencial
dentro de cada ejercicio.
El campo CPV
En el paso de datos
adicionales se solicita, para
algunos tipos de expedientes, el
código CPV, que es una
clasificación de ámbito europeo de
bienes y servicios. La lista de códigos CPV es extensísima, por lo que, al pulsar el botón de ayuda,
GESTOR DE EXPEDIENTES sólo oferta los primeros 500 códigos, que rara vez son coincidentes
con los que se deben registrar.
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La imagen de la derecha es la que presenta el sistema y
para cambiar los parámetros de búsqueda se debe pulsar el
elemento recuadrado.
Al hacerlo, se abre un área de selección sobre la
que podemos actuar según el ejemplo de la imagen de la
derecha. La selección no es precisa pero acota
sensiblemente los posibles códigos a registrar.
El campo CENTRO GESTOR
La cumplimentación
del centro gestor sigue un
proceso distinto al habitual,
ya que permite añadir
múltiples valores. El aspecto de la pantalla es el de la imagen de arriba, y la agregación de centros
gestores se inicia pulsando el botón , que nos habilita la siguiente pantalla de selección:
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Tras especificar un criterio
de filtrado (que puede ser
perfectamente el código exacto que
se desea añadir) y pulsar el botón
Aceptar de la esquina inferior
izquierda, se obtiene el listado de la derecha, donde es necesario marcar la casilla de selección
que precede a cada centro que se desea añadir, para a continuación aceptar los centros gestores
deseados pulsando el botón Aceptar señalado en la imagen. Puede repetirse el proceso para añadir
distintos centros que no tengan un patrón común en su codificación (p.e.: 0390101 y 0909).
Búsqueda de expedientes
La búsqueda de expedientes también depende del tipo de expediente y, más concretamente,
del modo en que se creó.
Expedientes creados por Gestión de registros
Para buscar expedientes creados por esa
opción, debe acceder a ella desde el menú
Gestión de registros . Una vez en ella, haga clic
con el botón derecho del ratón en la línea
correspondiente a la tipología de expedientes
que desea buscar y escoja la opción Buscar (o haga doble clic sobre la línea).
Obtendrá una
ventana con criterios de
selección para delimitar la
búsqueda. La relación
exacta de criterios de
selección depende de la
tipología de expediente
elegido, pero algunos
criterios están siempre
disponibles:
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Descripción breve: puede buscar expedientes que contengan palabras determinadas en su
descripción con el comodín *. Por ejemplo, el criterio *ordenador* buscará expedientes que
contengan ordenador u ordenadores en su nombre.
Referencia de documento: el número de expediente que otorga el sistema. Si conoce el número
de un expediente y quiere visualizarlo, puede escribir aquí su número exacto para acceder
rápidamente a él.
Fecha de alta: fecha en la que se dio de alta el expediente.
Ejercicio: ejercicio presupuestario en el que se inició el expediente.
Importe: importe inicialmente previsto para el expediente.
Centro gestor: centro gestor que soporta el gasto derivado del expediente. Si un expediente
tiene asociados varios centros gestores, aparecerá en la lista de resultados si se indica uno
cualquiera de esos centros.
Una vez escritos los delimitadores deseados, debe pulsar el botón Ejecutar búsqueda ( ).
En el área inferior aparecerá una lista con los resultados de la búsqueda. Puede visualizar la ficha
del expediente deseado haciendo doble clic sobre la línea deseada. También puede imprimir y
exportar el listado de resultados (consulte el apartado Imprimir y exportar más abajo).
Si necesita acceder a varios elementos de la lista de resultados, puede abrirlos en ventanas
independientes haciendo clic una sola vez en la línea del primer expediente deseado, haciendo clic en el botón En un modo nuevo del pie de la ventana, y repitiendo la operación con cada uno de los expedientes de la lista que desee.
Expedientes creados por el asistente de apertura de expedientes
Para buscar estos expedientes debe acceder, desde el menú principal del Gestor de
expedientes, a la opción Gestión de expedientes -> Visualizar expedientes .
Accederá a una pantalla
donde puede efectuar filtrado por
cualquier campo de los atributos
del expediente, sin importar la
tipología del mismo. La imagen de
la derecha muestra sólo algunos de
los campos de que dispone. Tras
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indicar los criterios que considere oportunos (p.e.: ejercicio, centro gestor y procedimiento y forma
de adjudicación), pulse Ejecutar ( ).
Obtendrá
un listado con
todos los
expedientes que
cumplen los criterios indicados previamente. Además de poder imprimir y exportar este listado,
puede hacer doble clic en el expediente que le interese para acceder al detalle del mismo.
Detalle de un expediente
Al acceder al detalle de
un expediente, verá una imagen
similar a la de la derecha (con
ligeras diferencias dependiendo
de si se trata de un expediente
creado por Gestión de registros
o por Apertura de expedientes).
Desde esta pantalla
puede acceder a diversa
información del expediente,
siempre en modo consulta:
Situación del expediente
en el workflow: al pulsar en su parte izquierda aparece una ventana flotante con
varios iconos. Pulse el icono de workflow ( ) y escoja Resumen de workflow del menú
emergente que aparecerá, para ver una lista histórica de fases de tramitación e identificar en qué
fase se encuentra (para más detalles, consulte el manual sobre workflow).
Atributos del expediente: pulse el icono de atributos para acceder a la ficha de atributos
del expediente, donde figuran los datos que cumplimentó durante la creación del expediente, así
como algunos datos adicionales introducidos durante las distintas fases de tramitación.
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Documentos presupuestarios: despliegue esta carpeta y sus subcarpetas para acceder a la
totalidad de los documentos presupuestarios correspondientes al expediente, con independencia
del ejercicio en el que se generaron (para el caso de expedientes plurianuales).
Documentación (sólo expedientes creados por Apertura de expedientes): estos expedientes
requieren que se adjunten versiones digitalizadas de la documentación no estrictamente
económica, que puede ser luego accedida desde aquí.
Para cerrar el expediente, pulse el botón Cerrar ( ) que hay en la esquina derecha de la
pantalla del expediente.
Imprimir y exportar el listado
Para imprimir el listado sólo tiene que pulsar el icono de impresión que hay justo encima de
la lista con los resultados. Esto funciona al buscar tanto en Gestión de registros como en Gestión de
expedientes -> Visualizar expedientes .
Exportar el listado sí depende de
la opción por la que se ha buscado. En el
caso de búsqueda por la opción Gestión
de registros , tiene que pulsar el botón a
la derecha del de la impresora. Elija
Salida lista del menú desplegable que
aparecerá. Desde ahí podrá exportar el listado a través de la opción de menú Sistema -> Lista ->
Grabar -> Fichero local , escogiendo Hoja cálculo coste.
Si ha buscado por Gestión de expedientes ->
Visualizar expediente , dispone en la misma lista de
un icono para exportar el listado. Del menú
emergente, elija Fichero local y, a continuación,
Hoja cálculo coste.
En ambos casos se le pedirá el directorio y el
nombre del archivo en un diálogo como el que figura a continuación. Aunque el aspecto del diálogo
sugiere lo contrario, simplemente pulsando en el icono señalado en la imagen accederá a un diálogo
Guardar como… estándar de Windows donde podrá especificar tanto el directorio como el nombre
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del archivo que desea usar, tras lo cual sólo tendrá que pulsar Crear para crear el archivo (o
Reemplazar si ya existía y quiere sobrescribirlo).
Bandeja de entrada de workflow en RMS
El modo preferente para acceder a
la bandeja de entrada de workflow en RMS
es, desde el menú principal de RMS, en la
opción Bandeja de Entrada Workflow .
Accederá a su bandeja de entrada de
workflow, donde encontrará las tareas de
expedientes y documentos que correspondan a su usuario:
En la imagen anterior, la primera tarea (en color naranja) corresponde a un expediente,
mientras que la segunda corresponde a un documento presupuestario (la autorización de la orden
ADO/O 4000108590). Observe también que la segunda tarea está aceptada por el usuario y por ello
el icono de la columna Status no es completamente blanco. En general, evite mantener tareas
aceptadas en su workflow (para más detalles, consulte la documentación sobre workflow).
Tareas relativas a expedientes
Las tareas relativas a expediente incluyen en su descripción el número del expediente
correspondiente (p.e.: 2011/000050, 2010/000123...). Algunos tipos habituales de tareas
correspondientes a expedientes son:
Tramitación de documento reserva
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Tramitación de documento AD
Tramitación de documento O
Tramitación de documento ADO
Cuando haga doble clic en una tarea
relativa a un expediente verá una imagen similar
a ésta. En ella, cada franja gris en la imagen es,
en realidad, un botón que representa una opción.
La tarea mostrada corresponde a la tramitación
de la fase R de un expediente.
Normalmente, el usuario habrá
entrado en la tarea para ejecutarla, esto es,
para crear la reserva. Por tanto, deberá hacer
clic en la opción Tramitación de
Documento R, lo que le llevará a la pantalla
normal de creación de reserva.
En las fases R y A, el importe que debe indicar es, para un gasto que se imputará al sector
de actividad I o a elementos comunes, el importe máximo de licitación, IVA incluido; y para un gasto que se imputará al sector de actividad II, el importe máximo de licitación, IVA excluido.
En las tareas de tramitación de documentos ADO y O, el aspecto es este otro:
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Las opciones que aparecen son las siguientes:
Anexar documentación: este botón permite acceder a la pantalla de anexado de documentación
digitalizada. Más adelante en este manual hay un apartado que explica en detalle el anexado de
documentación.
Registro de facturas: al
escoger esta opción pasará
a una pantalla
prácticamente idéntica a la
de registro de facturas de
pago centralizado. La
única diferencia relevante
es que en todos los
expedientes existe un
documento presupuesta
de fase anterior al registro,
por lo que encontrará cumplimentado el número de documento presupuestario. No obstante,
tendrá que cumplimentar usted la posición apropiada (es decir, el número de línea dentro del
documento presu
rio
puestario).
Registro de abonos:
esta opción, de nuevo,
es equivalente al
registro de abonos de
pago centralizado, con
las mismas
observaciones que en el
caso anterior.
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Incorporación de facturas/abonos:
mediante esta opción podrá crear
documentos presupuestarios ADO/O a
partir de las facturas o abonos
registrados previamente. También esta
opción es equivalente a la de la
incorporación de facturas o abonos para
pago centralizado, con la única
diferencia de que el campo "Número de
expediente" aparece precumplimentado
(y bloqueado) con el número del
expediente en cuestión.
Modificar reserva de gestión: esta tarea está disponible sólo para el contrato menor de obras.
Finalizar proceso ADO/O: esta tarea no está disponible para los contratos menores de obra. La
mayoría de los expedientes permiten la realización de múltiples documentos presupuestarios de
fase ADO/O, por lo que es necesario indicar de alguna forma que la tramitación de los mismos
ha concluido. Cuando esté seguro de que no va a necesitar tramitar más facturas ni abonos, y no
haya documentos presupuestarios pendientes de fiscalización por Intervención, debe elegir esta
opción para finalizar la tramitación.
Es muy importante que no finalice el proceso de ADO/O hasta que esté seguro de que no
va a necesitar tramitar más facturas ni abonos, así como que los documentos presupuestarios ya tramitados hayan sido fiscalizados de conformidad. En especial, NUNCA finalice tramitación de ADO/O de expedientes centralizados, como el servicio de fotocopias en distintos centros.
Tareas de creación de documentación
Si en un paso de la tramitación del expediente es necesario adjuntar documentación (como el
pliego de prescripciones técnicas), se presentará una tarea que permite incorporar dicha
documentación al sistema.
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Puede suceder que un paso concreto requiera a la vez crear un documento presupuestario de
fase R, A o D y adjuntar documentación; en ese caso, aparecerán en su bandeja de entrada de Gestor
de expedientes dos tareas; mientras no se completen ambas, el expediente no avanzará al paso
siguiente. En la fase de tramitación ADO/O, aparece una sola tarea que incluye entre los botones de
alternativas el anexado de documentación (consulte la imagen de la página 16 para ver un ejemplo).
Al hacer doble clic en una tarea de incorporación aparece
la habitual pantalla con botones que representan cada opción
disponible. En estas tareas, la opción Anexar documentación
permite acceder a la lista de documentos que el sistema espera
que se incorporen en la fase correspondiente. Al pulsar ese botón,
se accede a una pantalla como la siguiente:
Para cada documento que desee adjuntar, deberá seleccionar primero la línea
correspondiente al tipo que quiera incluir (recuadro marcado con 1 en la imagen). Luego, si el
documento tiene marca de plantilla, deberá pulsar el botón Firmar documento; en caso contrario,
el botón Crear documento (marcados con 2 en la imagen).
Los documentos deben anexarse SIEMPRE en formato PDF con la función de OCR
(reconocimiento óptico de caracteres) aplicada. Esta función se aplica, en Adobe Acrobat, a través de su opción de menú Documento -> Reconocimiento de texto OCR -> Reconocer texto usando OCR... Al final de este documento hay un anexo sobre la digitalización de documentos usando Adobe Acrobat.
Cada tipo de documento tiene un indicador de estado, con las siguientes posibilidades:
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Documento obligatorio no incorporado: el tipo de documento es necesario para
continuar la tramitación, pero aún no se ha incorporado al expediente. Por ejemplo, no puede
pasar a crear un documento R sin incorporar antes la memoria justificativa de necesidades.
Documento opcional no incorporado: el tipo de documento no siempre es obligatorio,
aunque puede que en el expediente concreto que está tramitando sí lo necesite, y aún no se ha
incorporado. Por ejemplo, a veces deberá añadir un certificado de exclusividad, si el suministro
objeto del expediente sólo puede ser entregado por un proveedor en España.
Documento ya incorporado: representa un documento incorporado al expediente (con
independencia de si era obligatorio u opcional).
Aunque el documento tenga la marca de plantilla, actualmente no hay ningún sistema de
plantillas incluido en RMS. Algunas plantillas están disponibles en la web.
Adjuntar más documentos de un mismo tipo
En ocasiones necesitará adjuntar más de un
documento de un mismo tipo (por ejemplo, varias
ofertas/presupuestos). Para ello, marque una línea
del tipo del que quiere crear más documentos, que
ya tendrá su indicador de estado en color verde, y
pulsar de nuevo el botón Crear documento (o
Firmar documento, si es de plantilla).
Borrar un documento
Si necesita borrar un documento anexado, puede marcar la línea del documento que quiere
borrar y pulsar el botón Borrar documento ( ). No obstante, si el documento es
obligatorio, el estado de la línea volverá a ser Documento obligatorio no incorporado.
Sólo puede borrar documentos anexados mientras tiene la tarea correspondiente a ese
documento. Si ha finalizado la tarea, tendrá que contactar con los Servicios de Contratación o de Gestión y Contratación de Obras para cualquier modificación en los documentos anexados.
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Tareas relativas a documentos presupuestarios
Las tareas de documentos presupuestarios incluyen el número de documento en su
descripción (1000123456, 2003012345, 3000123456, 4000123456...), y son de estos tipos:
Autorizar (permite autorizar y rechazar)
Aut+/- (permite autorizar, rechazar y anular ajustes de valor)
Modificar (permite modificar un documento que ha sido rechazado)
Para saber el procedimiento exacto a seguir con cada tipo de tarea de documentos
presupuestarios, consulte la información general sobre el workflow.
Tareas realizadas fuera de la bandeja de entrada de workflow
Por excepción a lo comentado anteriormente, hay algunas tareas relativas a los expedientes y
sus documentos presupuestarios a las que no se accede desde el circuito de workflow del
expediente:
Modificación de reservas de gestión RY
Creación de ajustes de valor
Creación del índice de salida de documentos
Modificación de reservas de gestión RY
Las reservas de gestión RMS se pueden generar en dos clases de expedientes: contratos
menores de obra y expedientes basados en AD calificados como de financiación afectada. En
ocasiones puede necesitar modificar esas reservas de gestión para ajustar su importe o añadir nuevas
posiciones. La tarea de tramitación de ADO de los contratos menores de obras dispone de un botón
para modificar la reserva, pero en el caso del expediente basado en AD puede también modificarlas
desde el menú principal de SAP, entrando en Gestión de
registros , ficha Vista basada en roles, en la carpeta
Herramientas, opción Modificar Reserva de Gestión RY .
Al entrar en esa opción, tanto desde el menú como
desde la tarea de tramitación de workflow, se le solicitará
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el número de expediente (p.e.: 2011/000050, 2010/000123...). Una vez introducido el número de
expediente correcto, el sistema localizará automáticamente el número de reserva asociada al
expediente y accederá a la pantalla de modificación de reservas.
Si tiene que añadir nuevas posiciones a una reserva RY, debe seleccionar todas las
posiciones añadidas, acceder a la vista de detalle pulsando el icono del puzzle ( ) e introducir manualmente el número de expediente en cada una de ellas.
No olvide grabar las modificaciones a la reserva pulsando el icono del disquete ( ).
Creación de ajustes de valor
En ocasiones, será necesario realizar ajustes de valor en documentos presupuestarios de
fases R, A o D. Dependiendo del tipo de expediente, deberá acceder por distintas rutas de menú
SAP:
Para los expedientes basados en AD, debe entrar en
Gestión de registros , ficha Vista basada en roles, en
la carpeta Herramientas, opción Crear ajuste del
valor .
Para el resto de expedientes, debe entrar en
Operaciones -> Ajuste de valor .
Por ambas rutas se accede a una
pantalla con el mismo comportamiento. En
esta pantalla debe comenzar introduciendo
el número del expediente (no del documento presupuestario) y pulsar Ejecutar ( ).
A continuación aparecerá un selector
de fases presupuestarias. Elija la fase
presupuestaria de la que desea realizar el
ajuste de valor y, a continuación, pulse el
botón Buscar documento.
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Dependiendo de la fase
elegida, el sistema le ofrecerá el o los
documentos presupuestarios de ese
expediente y correspondientes a esa
fase. Escoja el documento haciendo
doble clic en la línea y éste se
reflejará en la casilla asociada de la
pantalla principal. Desde ahí, pulse
Ejecutar ( ) para entrar en la
opción de Génesis de creación de ajustes de valor.
En la pantalla de creación de ajustes de valor debe comenzar
eligiendo si quiere un aumento o una depreciación (reducción) del
documento y especificar la posición del documento que quiere ajustar
(los ajustes de valor se hacen para líneas individuales de los documentos
presupuestarios; si necesita ajustar varias líneas de un mismo
documento, deberá hacer un ajuste de valor para cada una de ellas). A
continuación, pulse Enter .
En la siguiente pantalla,
sólo tiene que introducir el importe
del ajuste (la cantidad en la que
desea variar esa línea del
documento presupuestario, sin
signo) y un motivo para el ajuste. A
continuación, pulse Verificar ( )
para comprobar que el ajuste es
viable y, en caso de que sea así, pulse Grabar ( ). El ajuste queda identificado por el número del
documento principal, la línea ajustada y el número de modificación en la misma (p.e.:
3000001472/001/0001).
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Tenga en cuenta que un ajuste negativo no puede dar lugar a que el importe final de esa
línea sea inferior su consumo, y un ajuste positivo no puede superar el importe disponible en la fase anterior.
Creación del índice de salida de documentos
Puede generar el índice de salida de
documentos desde Gestión de registros , ficha Vista
basada en roles, carpeta Herramientas, subcarpeta
Tramitación de Documentos, opción Generar Índice
Salida de Documentos . Una vez accede a la pantalla
correspondiente, el procedimiento es idéntico al
seguido en Génesis.
El índice de salida de documentos puede generarse directamente desde Génesis aunque los
documentos presupuestarios que se incluyen en él hayan sido generados en el Gestor de expedientes.
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Anexo: digitalizar documentación en formato Acrobat PDF
En el escritorio de su equipo tendrá un icono correspondiente a Adobe Acrobat
(no confundir con Adobe Reader). Haga doble clic sobre él para abrir la aplicación.
Dependiendo de su configuración, puede que aparezca una pantalla de bienvenida.
Ciérrela y acceda a la pantalla principal de Adobe Acrobat.
Configuración inicial
Antes de digitalizar documentos para
su incorporación a expedientes debe
configurar los valores predeterminados en
Adobe Acrobat. Para ello, desde el menú
principal, elija Documento -> Digitalizar a
PDF -> Configurar valores
preestablecidos… En la ventana de diálogo
que aparece deberá verificar y, en su caso,
cambiar los siguientes valores:
Escáner: seleccione su
dispositivo. Es posible que,
aunque sólo disponga de un
aparato, aparezcan dos líneas
en esta lista; en ese caso, es
aconsejable que elija la que
contenga el término TWAIN en
ella. Si realmente dispone de
varios dispositivos, elija que el
vaya a utilizar habitualmente.
Valores preestablecidos: elija
Documento en escala de grises.
Caras: si su escáner no es
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dúplex (capaz de digitalizar ambas caras de una misma hoja), o si los documentos que va a
digitalizar no están impresos a doble cara, debe elegir Lados frontales.
Sólo si su escáner no tiene alimentador automático, marque la casilla “Solicitar digitalización
de más páginas”.
Verifique que el resto de valores coinciden con los de la imagen (Escala de grises, 300PPP,
Automático, y la casilla “Hacer susceptible de búsquedas (Ejecutar OCR)” marcada), y pulse
Aceptar para cerrar la ventana de dialogo.
Proceso de digitalización
Una vez en la pantalla principal de Adobe Acrobat, puede digitalizar un documento
siguiendo una de estas dos rutas:
Pulse el botón Crear de
la barra de herramientas
de Adobe Acrobat. En el
menú desplegable que
aparece, escoja PDF
desde escáner y, en el
submenú que aparecerá,
escoja Documento en
escala de grises.
Escoja la opción de menú Documento ->
Digitalizar a PDF -> Documento en escala de
grises.
rá cada hoja y se le
preguntará si quiere digitalizar más hojas o ha
completado el proceso, en cuyo caso debe sustituir cada
Digitalización completada y pulse
Tras escoger una de las dos opciones anteriores,
comenzará la digitalización. Si su escáner dispone de
alimentador, se procesarán todas las hojas del mismo; en
caso contrario, se digitaliza
hoja antes de responder. Una vez haya concluido, escoja
Aceptar.
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Adobe Acrobat procesará entonces las
páginas digitalizadas, ejecutará el reconocimiento
óptico de caracteres (OCR) en ellas y presentará el
documento PDF resultante. Observe que el texto se
e como tal y puede seleccionarse, copiarse al
aplicacio
Guardar orio que
onsidere oportuno. El archivo PDF generado es el
teriormente, se incorporará al expediente con el procedimiento descrito anteriormente.
mantien
portapapeles de Windows y pegarse en otras
nes. Guarde el archivo PDF (Archivo ->
, o el icono del disquete) en el direct
c
que, pos
Asegúrese de que el PDF contiene información OCR. Puede comprobarlo haciendo doble
clic sobre cualquier texto (excepto los escritos a mano) del PDF. Si el texto sobre el que ha hecho doble clic queda seleccionado y puede copiarse y pegarse en otro documento, es que el PDF contiene información OCR.
¿Sabía que, en la mayoría de los casos, puede sustituir el envío de faxes por documentos
PDF digitalizados adjuntados a correos electrónicos? Por ejemplo, para solicitar alta de terceros extranjeros al Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica puede digitalizar la documentación en PDF y enviárnosla por correo electrónico, en lugar de hacerlo por fax. Así mejora la calidad de la imagen recibida, y se ahorra tiempo y material.
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