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TALLER PARA EJECUCIN DE
AUDITORAS A SISTEMAS DEGESTIN DE
CALIDAD Y/O AMBIENTAL
I SO-19011
Febrero de 2004
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Trminos y Definiciones
Principios de la auditora
Administracin del programa de auditoras
Actividades de auditora
Competencia de auditores
Contenido
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Objetivo
19011
Proporciona una gua sobre los principios de auditora,la administracin de un programa de auditoras, la
conduccin de auditoras as como la competencia deauditores de calidad y/o ambiental
Aplicar la herramienta para monitorear y verificarla implantacin efectiva de la poltica de gestin
de calidad y/o ambiental dentro de la organizacin
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Trminos y Definiciones ISO 9000:2000ISO 14050:1998
CRITERIOS DE AUDITORA
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos usados
como una referencia
EVIDENCIA DE LA AUDITORARegistros, declaracin de hechos o cualquier otra informacin
que son pertinentes para los criterios de auditora y que
son ver if icables
HALLAZGOS DE LA AUDITORA
Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditorarecopilada frente a los criterios de auditora
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CONCLUSIONES DE LA AUDITORA
Resultado de una auditora que proporciona el equipo
auditor tras considerar los hallazgos de la auditora
CLIENTE DE LA AUDITORA
Organizacin o persona que solicita una auditora
AUDITADO
Organizacin que es auditada
AUDITOR
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora
EQUIPO AUDITOR
Uno o ms auditores que lleva a cabo una auditora
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EXPERTO TCNICOPersona que aporta experiencia o conocimientos especficos
con respecto a la materia que se va a auditar
PROGRAMA DE AUDITORAConjunto de una o ms auditoras planificadas para un
periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito
especficoPLAN DE AUDITORA
Descripcin de las actividades en sitio y arreglos para unaauditora
ALCANCE DE LA AUDITORAExtensin y lmites de una auditora
COMPETENCIAHabilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes
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CRITERIOS DE
AUDITORA
EVIDENCIA DE
LA AUDITORA
HALAZGOS DE LA
AUDITORA
CONCLUSIONES
DE LAAUDITORA
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Principios de la Auditora
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PRINCIPIOS NECESARIOS DE LOS AUDITORES
Conducta tica.- Se fundamenta en el profesionalismo(verdad, integridad, confidencialidad y discrecin)
Presentacin justa.- La obligacin de reportar demanera veraz y con precisin
Cuidado profesional.- la aplicacin de diligencia yjuicio en la auditora
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PRINCIPIOS DEL PROCESO DE AUDITORA
Independencia.- es la base de la imparcialidad yobjetividad de las conclusiones de la auditora(libre de prejuicios y conflicto de intereses)
Evidencia.- Es la base racional de llegar de maneraconfiable a reproducir las conclusiones de una auditoraen un proceso sistemtico de auditora
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Administracin de un Programa de Auditora
OBJETIVO =Planear el tipo y nmero de auditoras e identificary proporcionar los recursos necesarios para conducirlas
PROGRAMA
PROPSITOS
Tamao
Naturaleza
Complejidad
Eficiente
Efectivo
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Define la autoridad para administrar el programa
de audi toras
ROLES
Establece los objetivos y alcance del programaEstablece las responsabil idades, recursos y
procedimientos
Asegura la implantacin del programaMonitorea, revisa y mejora el programa
Asegura que los registros del programa sean
mantenidos apropiadamente
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CYCLE P-D-C-ACICLO P-E-R-A
MEJORADEL
PROGRAMA
AUTORIDADDEL
PROGRAMA
DEFINICINDEL
PROGRAMA
IMPLANTACIONDEL
PROGRAMA
COMPETENCIADE AUDITORES
ACTIVIDADESDE AUDITORA
MONITOREOY REVISIN DEL
PROGRAMA
P
A
C
D
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Dirigir la planeacin y conduccin de auditoras
Prioridades de la administracin
* Intenciones comerciales
Requerimientos del sistema de administracin
Requerimientos contractuales y regulatorios
Necesidad de ser evaluado como proveedor
Requerimientos del cliente
Necesidades de otras partes interesadas
Riesgos potenciales de la organizacin
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Vara y es influenciado por:
- Objetivo, alcance y duracin de cada auditora- Frecuencia de las auditoras- Tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin- Nmero, importancia, complejidad y localizacin de
las actividades a ser auditadas- Requerimientos contractuales, regulatorios, estndares
y otros criterios de auditora- Necesidades de acreditacin, registro/certificacin
- Resultados de auditoras previas y de revisiones delprograma
- Lenguaje y asuntos culturales y sociales- Cambios significantes en la organizacin o susoperaciones
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A QUIN ?
SABER- PRINCIPIOS DE AUDITORA- COMPETENCIA DE AUDITORES
- TCNICAS DE AUDITORA
TENER- HABILIDADES DE ADMINISTRACIN- CONOCIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES
RELEVANTES DEL NEGOCIO QUE SEESTA AUDITANDO
INCLUYE- Definicin, implantacin, monitoreo, revisin y mejora del
programa
- Identificar y proporcionar los recursos para el programa
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* Financieros para el desarrollo, implantacin,administracin y mejora de las actividades de auditora
* Tcnicas de auditora* Procesos para alcanzar y mantener la competencia de
los auditores y mejorar el desempeo de ellos
* Disponibilidad de auditores y expertos tcnicos con lacompetencia apropiada en el objetivo particular a auditar
* Duracin - tiempo
* Tiempo de viaje, hospedaje y otras necesidades
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incluyen
Planeacin y programacin de auditoras
Asegurar la competencia de los auditores y del lder
Seleccin apropiada del equipo auditor
Conduccin de auditora y seguimientos
Mantenimiento de los registros del programa
Monitoreo del funcionamiento y de la mejoradel programa
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COMUNICANDO EL PROGRAMA DE AUDITORAS A LAS
PARTES RELEVANTES
COORDINACIN Y PROGRAMACIN DE AUDITORAS
Y OTRAS ACTIVIDADES DEL PROGRAMA
ESTABLECER Y MANTENER UN PROCESO CLAVE
ASEGURAR LA ASIGNACIN DE LOS EQUIPOS DE AUDI TORA
PARA LA EVALUACIN I NI CIAL DE AUDI TORES
PROPORCIONAR LOS RECURSOS REQUERI DOS A LOS
EQUIPOS AUDITORE
ASEGURAR EL CONTROL DE REGISTROS DE LAS ACTIVI DADES
DE AUDI TORA
ASEGURAR LA REVISIN Y APROBACIN DE LOS INFORMES
DE AUDI TORA Y ASEGURAR SU DI STRIBUCIN AL CLI ENTE
DE LA AUDITORA Y OTRAS PARTES ESPECIF ICADAS
ASEGURAR EL SEGUIM IENTO DE LA AUDI TORA, SI ES
APLICABLE
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Demostrar la implementacin del programa
REGISTROS INDIVIDUALES
REGISTROS DEL PERSONAL AUDITOR
Plan de auditoras
Informes de auditoraReportes de No ConformidadReportes de Accin Correctiva y Preventiva
Evaluacin del auditor
Seleccin del Grupo auditorEntrenamiento
Resultados de la revisin del programa
CONTROLESY SEGURIDADAPROPIADOS
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PARA VALORAR SI LOS OBJETIVOS SE HAN CUMPLIDOY PARA IDENTIFICAR OPORTUNIDADES DE MEJORA
En el monitoreo se deben de usar indicadores de desempeo
para medir:LA HABILI DAD DEL EQUIPO AUDITOR PARA IMPLEMENTAR
EL PLAN DE AUDITORA
LA CONFORM IDAD CON LAS AUDI TORAS PROGRAMADAS
RETROALIMENTACIN DE LOS CLI ENTES DE LA AUDI TORA,
AUDITADOS Y AUDITORES
TI EMPO TOMADO PARA CERRAR LAS NO CONFORM IDADES DE
LA AUDI TORA
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En la Revisin del programa se deben considerar
Resultados y Tendencias del monitoreo
Conformidad con los procedimientos
Necesidades de evolucin de las partes interesadas
Registros de auditora
Nuevas alternativas y prcticas de auditora
Consistencia entre el equipo auditor
OK
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Actividades de Auditora
Inicio dela Auditora
- Nombrar al Lder- Definir el objetivo, alcance y criterios- Determinar la factibilidad de la auditora- Establecer el equipo auditor- Establecer el primer contacto con el auditado
Revisindocumental
Revisin de los documentos relevantesdel Sistema, incluyendo sus registros ydeterminar si son suficientes
Preparacin delas actividades
en sitio
- Preparar el Plan de auditora- Asignar el trabajo al equipo- Preparar los documentos de
trabajo
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Conduccin de
las actividades
- Conduccin de la reunin de apertura- Comunicacin durante la auditora- Roles y responsabilidades de guas y observadores- Recolectar y verificar la informacin- Generar los hallazgos de la auditora- Preparar las conclusiones de la auditora- Conducir la auditora de cierre
Reporte dela auditora- Preparar el Reporte de la auditora- Aprobar y distribuir el reporte
Completarla auditora
- Retener la documentacin- Finalizar la auditora
Efectuar las auditorasde Seguimiento
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LDER
- Lo elige el responsable de administrar el programa- Cuando se conduce una auditora en conjunto, es importante
acordar con la organizacin la responsabilidad del Lder antesde iniciar las actividades
OBJETIVO,ALCANCE YCRITERIOS
- Los Objetivos de la auditora deben ser definidos por el clientede la auditora
- El Alcance y los Criterios deben ser definidos por el cliente dela auditora y el Lder.
OBJETIVOS
- Determinar la conformidad del Sistema de Gestin de Auditoria- Evaluar la Capacidad del SG para asegurar el cumplimientocon los requerimientos regulatorios y contractuales
- Evaluar la efectividad del SG para cumplir con los objetivos
- Identificar reas potenciales de mejora del Sistema
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- Describe el alcance y lmites de la auditora tales como:localizacin fsica, unidad organizacional, actividades,procesos, as como el tiempo para la misma
ALCANCE
CRITERIOS
- Incluyen polticas, procedimientos, especificaciones,leyes, reglamentos, requerimientos del sistema,requerimientos contractuales, sectoriales as como cdigosde conducta.
Cuando una auditora en conjunto es conducida, el Lder debeasegurarse que los objetivos, el alcance, los criterios y la
composicin del equipo auditor sean apropiados de acuerdo ala naturaleza de la auditora que se ejecutar
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FACTIBILIDAD DELA AUDITORA
- La determina el responsable de administrar el Programa
- Se debe tener la suficiente y apropiada informacinpara la Planeacin- Disponibilidad y adecuada cooperacin de los auditados- Disponibilidad de tiempo y recursos
Cuando la auditora no es factible, una alternativa debe ser propuestaal cliente de la auditora por el Responsable y de acuerdo con el auditado.
EQUIPOAUDITOR
- Tomar en cuenta la Competencia requerida para cumplir el objetivo
- Responsable y/o Lder deben identificar los recursos necesarios- Tomar en cuenta los objetivos, alcance, criterios y tiempo- Requerimientos de acreditacin/certificacin si son aplicables- Asegurar la independencia de la auditora- Lenguaje de la auditora, caractersticas sociales y culturales,
expertos tcnicos
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COMPETENCIA
Paso 1- I denti f icar el conocimiento y habil idades requer idaspara alcanzar los objeti vos de la audi tora
Paso 2- Seleccionar los miembros del equipo de acuerdo
a los conocimientos y habil idades requer idas por
el equipo
En caso de ser necesario se pueden utilizar Expertos Tcnicos, dirigidos por el Lder
CONTACTOINICIAL
Puede ser formal o inf ormal y debe ser establecido por el
Responsable del Programa o por el Lder
- Establecer los canales de comunicacin- Informar del tiempo y del equipo auditor- Solicitar acceso a documentos relevantes, incluyendo registros- Determinar las reglas de seguridad del sitio- Efectuar las gestiones de la auditora
- Acordar mutuamente los guas y observadores del equipo
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Revisin inicial de Documentos
Se realiza antes de la auditora en sitio para verificar laconformidad del sistema.
* Puede incluir documentos y registros relevantes delsistema as como reportes previos de auditora
* Se debe de tomar en cuenta el tamao, la naturalezay la complejidad de la organizacin as como el objetivoy alcance de la auditora.
* Una visita preliminar puede realizarse para tener una
visin global de la organizacin
Si la informacin no es suficiente, el lder auditor debe deinformar al cliente y a los auditados, no se deben asignar
ms recursos hasta que no se resuelva esta situacin
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Actividades previas de Auditora en sitio
PREPARACIN DEL PLAN DE AUDITORAS
Lo prepara el Lder del equipo y debe de proporcionar la informacinnecesaria para el auditor, auditado y al cliente as como facilitar
la programacin y coordinacin de las actividades.
INCLUYE:
- Los objetivos de la auditora
- Criterios de la auditora y los documentos de referencia
- El alcance, incluyendo la identificacin de la organizacin, lasunidades funcionales y los procesos a ser auditados
- Fechas y lugares donde se realizarn las visitas
- Tiempo estimado y duracin de las actividades, incluyendo las reuniones
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- Los roles y responsabilidades de los miembros del equipo y de losacompaantes
- La distribucin de recursos apropiados en las reas crticas por auditar
- La identificacin del representante de los auditados
SI ES NECESARIO:
- El idioma utilizado cuando ste es diferente entre el auditor y el auditado
- Los temas del reporte de la auditora, clasificacin de no conformidades,formato, estructura, fecha de edicin y distribucin
- Arreglos de logstica
- Todo lo relacionado con la confidencialidad
En una auditora en conjunto, el lder especifica los mtodos decomunicacin durante todo el proceso de la auditora. El Plan debe ser
revisado y aceptado por el cliente y presentado al auditado antes de iniciarla misma. Cualquier objecin o revisin del plan, debe ser resuelta entre
las partes interesadas
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Asignacin de los trabajos al equipo auditor
El Lder auditor asigna a los integrantes del grupo un proceso,una funcin, un sitio, un rea o una actividad por auditar.
Para tales asignaciones se deben de tomar en cuenta la independencia,
la competencia as como el uso efectivo de los recursos (incluyendoauditores, auditores en entrenamiento y expertos tcnicos)
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Preparacin de los documentos de trabajo
Son preparados y usados por el grupo auditor con el propsito deque sirvan como una referencia y como registros de la auditora
Listas de verificacin
Planes de muestreo de auditoras
Formatos para los hallazgos
Formatos para las reuniones
Deben ser conservados hasta que la auditora hayaconcluido. Toda la informacin de la empresa esconfidencial y debe ser debidamente resguardada
por el grupo auditor
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Actividades de la Auditora en sitio
REUNIN DE APERTURA
Revisar la agenda de la auditora
Confirmar el objetivo y alcance
Presentar al equipo auditor
Confirmar los canales de comunicacin
Establecer la metodologa de trabajo
Confirmar los recursos requeridos por el equipo
Identificacin de guas o acompaantes
Dar la oportunidad al auditado de hacer preguntas
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COMUNICACIN DURANTE LA AUDITORA
El Equipo auditor debe reunirse peridicamente paraintercambiar informacin, verificar avances y
reasignar tareas entre el grupo
El lder auditor debe comunicar peridicamenteel estado de la auditoria, al auditado y al cliente
de la auditoria
Cualquier evidencia detectada y que pueda sugerirUn inmediato y significante riesgo (seguridad,
Ambiental o calidad) debe ser reportada sin demora
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Cuando exista evidencia suficiente de que un objetivo
no se est alcanzando, el lder auditor debe reportarlo
al cliente y al auditado para que establezcan las
acciones apropiadas
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ROLES Y RESPONSABILIDADESDE GUAS Y OBSERVADORES
Pueden participar en la auditoria, pero no formanparte de ella.
Dnde los guas son asignados, deben de apoyar
al grupo auditor en:
- estableciendo los contactos y tiempo dela entrevista
- coordinar visitas especficas- asegurarse de que las reglas y procedimientos
de seguridad sean conocidos y acatados porlos miembros del grupo auditor
Los guas pueden testificar la auditoria y a solicitud del auditor
puede aclarar o apoyar en la recoleccin de informacin
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RECOPILACIN Y VERIFICACINDE LA INFORMACIN
FUENTESDE INFORMACIN
RECOLECCINMEDIANTE UN
APROPIADOMUESTREO
INFORMACIN
VERIFICAEVIDENCIA DELA AUDITORA
EVALUACIN CONTRALOS CRITERIOS DE
AUDITORA
Hallazgos
REVISAN
CONCLUSIONES
DE LAAUDITORA
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QU INFORMACIN DEBE DE SER RECobjetivos, alcance,
criterios, funciones,actividades y procesos
Solo la informacin ver if icable puede ser evidencia de la auditor ia,
la cual debe ser registrada como tal
Mtodos de recoleccin
- Entrevistas-Observacin de actividades-Revisin documental
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Au dito res de prim era parte (Interna)
capaci tado s po r la empresa.
Audito res de segunda parte (Externa)
formados po r el Corpo rativo (prov eedo r)
Audito res d e tercera parte (Cert i f icacin)
los forma y cert if ica un o rganismo
Internacional recon ocido .
Aud ito ras a los Sis temas de Calidad
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GENERACIN DE HALLAZGOS
MODELO DE LA CERTIFICACION
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MODELO DE LA CERTIFICACION
Sistema deCalidad
implantado
Contactar conel Certificador
Auditoria Internay Revisin por la
Direccin
Generar basespara el contrato
Formalizar elcontrato
Auditoria depreCertificacin
Resultado dePreauditora
CERTIFICACION Auditoria deCertificacin
AccionesCorrectivas