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IVIV
L A L A
R A C I O N A L I Z A C I Ó NR A C I O N A L I Z A C I Ó N
A P L I C A D A A P L I C A D A
Profesor: Econ. A L E J A N D R O J O R G E G A R C I A R I E G A
UNIVERSIDAD NACIONAL SAN AGUSTIN DE AREQUIPA UNIVERSIDAD NACIONAL SAN AGUSTIN DE AREQUIPA
PROGRAMA DE COMPLEMENTACIÓN ACADEMICAPROGRAMA DE COMPLEMENTACIÓN ACADEMICA
O B J E T I V O S
La Racionalización es factible de aplicarse en diversos aspectos de
las actividades institucionales, y están referidas especialmente a
actividades de personal, empleo de maquinarias y equipo, espacio o
ambientes, reducción de tiempo, etc. En cualquiera de estos campos,
lo que en realidad se esta buscando es la disminución de costos
en la producción y la eficiencia en las gestiones de carácter
administrativo.
Además su aplicación eliminará, ciertas incertidumbres, evitando
desordenes y / o paralizaciones de funciones o logrando su
disminución parcial o total, con lo cual se alcanzará más
eficiencia en el propósito deseado.
La aplicación de la Racionalización, permitirá a los ejecutivos
una
mejor visión general de sus empresas, en el cumplimiento de
sus
funciones y a permanecer la tanto de los movimientos de ella,
así
como ejercer una coordinación y un control más efectivo en
la
marcha de sus entidades, descubriendo anormalidades en
forma
oportuna y recomendando las acciones pertinentes para evitar
que
vuelvan a repetirse.
I M P O R T A N C I A
La importancia que tiene la Racionalización aplicada a algunos
elementos de la institución se determina de acuerdo con el caso
particular, en que se aplique, ya que las motivaciones serán
diferentes, así se trate de la parte industrial o comercial (que
buscan el incremento de sus utilidades), o si se trata de una
organización tipo administrativa, donde se busca mayor rapidez y
exactitud en los servicios que presta.
RR A C I O N A L I Z A C I Ó N D E P E R S O N A LA C I O N A L I Z A C I Ó N D E P E R S O N A L
Uno de los objetivos mas importantes de la Racionalizaciòn es
participar en lo referente a personal, en la medida que su
adecuado empleo, implica una significativa economía.
Lo que se busca con Racionalizar Personal de una dependencia,
es lograr que el hombre de lo mejor de su esfuerzo con una mayor
eficiencia, en un menor tiempo y en las condiciones de seguridad,
dentro de un ambiente agradable.
Cuando se dispone de las instrucciones completas, en forma de
un manual se procederá a determinar y a asignar al personal
que se encargará de llevar a cabo las acciones específicas por
cada cargo, indicándosele el límite de trabajo que le
corresponde.
En realidad el procedimiento de racionalizar el, personal, se
debe iniciar, desde el momento en que comienza el proceso de
su reclutamiento y elección, lo cual debe ajustarse a las técnicas
y a la realización de pruebas, en estrecha coordinación con el
Jefe o Gerente de Personal.
S e l e c c i ó n d e P e r s o n a lS e l e c c i ó n d e P e r s o n a l
Cuando la selección de personal se efectúa desde un inicio en forma
técnica es posible que, llegado el momento, los problemas de
racionalización se simplifiquen grandemente, ya que se convertiría
solo en un asunto de reubicación o de la aplicación de normas que
tiendan a conseguir el fin u objetivo buscado.
En estos casos, se entiende que el personal de la institución ha sido
elegido de acuerdo a resultados obtenidos como consecuencia de
pruebas de selección, correctamente conducidas, en cuyo proceso se
han respetado los pasos esenciales conocidos como:
La Entrevista Personal o Inicial.- Como una de las formas simples y
dinámicas de evaluar la personalidad del candidato, se efectúa
normalmente después de evaluar la documentación respectiva.
La Realización de los Test Sicológicos en General.- tales como Test
de inteligencia (medir el nivel general de la persona, incidiendo
principalmente en la comprensión verbal, el razonamiento
matemático y calculo numérico), Test de personalidad (la confianza
en si mismo, al auto aprecio, afán de prepotencia), Test de actitud
(para descubrir alguna inclinación hacia determinada tarea que le
gusta realizar al candidato y los exámenes para profesionales y
técnicos especialistas.
Entrevista Final.- Con esta prueba el Jefe de Personal ultima y
completa los datos que le falten y que no han sido posibles
determinar con otro tipo de pruebas. Puede ser individual,
estandarizada, colectiva o mixta.
Cuadro de Merito.- Dado por los diferentes coeficientes
ponderados de todas las evaluaciones por las que fueron sometidos
los candidatos. Este motivo de una acta que sirve de base para elegir
a los más aptos.
Examen Médico.- Es la evaluación psico-física de los postulantes que
ocupan los primeros lugares en el Cuadro de Meritos de acuerdo al
número de vacantes. En algunas ocasiones estas pruebas son previas
al concurso mismo.
Se ha establecido que es motivo de racionalizar el personal para los
casos siguientes:
Cuando hay que eliminar definitivamente personal, por su ineptitud;
Cuando hay que disminuir personal en una dependencia, por exceder a sus necesidades, y
Cuando se trate de reubicar a una persona o grupo de personas en
otros puestos.
ELIMINACIÒN DEFINITIVA.- eliminar el personal inepto;
DISMUNICIÓN DEL PERSONAL Y REUBICACIÓN DE PERSIONAL
RACIONALIZACIÓN DE MAQUINAS Y EQUIPOSRACIONALIZACIÓN DE MAQUINAS Y EQUIPOS
A s p e c t o s G e n e r a l e sA s p e c t o s G e n e r a l e s
La Racionalizaciòn de las maquinas y equipos de una esta
íntimamente ligada a la racionalización del tiempo, por cuanto
tiende a descubrir los periodos muertos, durante los cuales no son
empleados y a la racionalización de personal, por la influencia
que tiene este como operador de la maquinaria y equipo, lo que
redundara en el rendimiento, que esta en relación directa a su
capacidad.
La racionalizaciòn de este aspecto, se hace cada vez más necesario,
por el alto costo que significa su adquisición, su alquiler y su
mantenimiento, lo cual hace que se procure alcanzar su más alto
rendimiento.
Cuando la Institución, deba alcanzar una capacidad de operación de
acuerdo a su capacidad instalada, es donde se requiere que su
racionalización sea coordinada perfectamente bien, con la
racionalización del tiempo y de personal. Si no se logra alcanzar
una acción conjugada de estos tres elementos, difícil será
alcanzar los objetivos de la Institución.
El rendimiento de la maquinaria o equipo está dada por su
capacidad de producción o por la cantidad de trabajo que hace, en la
unidad de tiempo que se tome (hora, día, etc.).
A s p e c t o T é c n i c oA s p e c t o T é c n i c o
Para lograr un máximo rendimiento, de la maquinaria y
equipo, es preciso que durante su racionalización se estudie y
tenga en cuenta aspectos técnicos que influyen en forma
determinante:
Las formas como han sido instaladas las maquinarias, es
un aspecto que debe cuidarse, por cuanto debe hacerse de
acuerdo a las especificaciones técnicas de los fabricantes.
Una consideración importante es la antigüedad o tiempo
de empleo de la maquinaria, toda vez que su construcción se
hace para determinado tiempo de funcionamiento, a partir
del cual, se supone, debe ser dada de baja o pasar a
disposición final.
Otro aspecto técnico que influye en el rendimiento y
racionalización de la maquinaria y equipo es el
mantenimiento.
Un adecuado mantenimiento preventivo y/u operativo,
procurará su normal funcionamiento sin interrupciones y
asegurará una más prolongada vida útil de la maquinaria.
Las Conclusiones a que puede llegar un racionalizador,
muchas veces se concretizan en la recomendación de
“cambiar de maquinarias o equipo, a pesar de no ser
antiguos, tener un mantenimiento, estar bien instala y ser
bien operada. El origen de este gran mal se puede deber a
una mala elección del tipo apropiado de la maquinaria
para el trabajo a realizar; o la mala calidad de ella.
RACIONALIZACIÓN DEL ESPACIO RACIONALIZACIÓN DEL ESPACIO FÍSICOFÍSICO
( MAQUINAS Y EQUIPOS) ( MAQUINAS Y EQUIPOS) O b j e t oO b j e t o
La racionalización, en uno de sus aspectos, tiende también a facilitar un
eficiente empleo del espacio físico disponible (ambientes, locales o
edificios); es decir, busca conseguir la mejor utilización posible del
espacio disponible; ya que:
o Se puede aumentar el rendimiento (producción), utilizando adecuadamente el espacio limitado, sin necesidad de recurrir a ampliaciones, y
o Se pueden desarrollar los servicios administrativos de las empresas, sin recurrir a ampliaciones de locales, generalmente muy costosas.
La racionalización incide en buscar los espacios mal o
insuficientemente utilizados, mejorando los medios de transmisión
de órdenes, de dar curso a gestiones en forma más expeditiva
evitando congestiones por movimientos innecesarios del personal,
logrando orden y armonía en el trabajo.
Este objetivo se consigue en base de reducir las distancias existentes
ente los puestos de trabajo que con más frecuencias se relacionan
entre si en base al estudio y valorización de los desplazamientos de
las personas y los recorridos de la documentación o del material
entre dos o más servicios determinados, reduciéndoles el tiempo y el
costo de las operaciones.
Normas de utilización de EspaciosNormas de utilización de Espacios
En toda institución, la utilización de espacio es muy importante, porque
influye en el total de los costos de operaciones.
Las normas de espacio, se basan sencillamente en la medición de
metros cuadrados o metros cúbicos del local, edificio o ambiente.
El de metro cuadrado es de más fácil empleo que el metro cúbico, el
cual puede variarse utilizando sobre una misma área, mayores alturas:
esto es lo que hace que se considere el espacio como un factor
variable, por la utilización vertical del espacio.
Técnicas para Racionalizar EspaciosTécnicas para Racionalizar Espacios
El establecimiento de la utilización de espacios, se debe
considerar dos
casos generales:
Casos de Locales o Edificios
La disposición a adoptarse, se hace en base a un diseño o
proyecto, o
en base la mejor empleo que debe hacerse de espacios
construidos
(existentes)
Nuevos Diseños
Cuando se trate de nuevos proyectos, se traduce en un listado, donde
se indican las denominaciones y necesidades de cada uno de los
ambientes, para luego formular el calculo de las áreas para cada
ambiente , según su utilización , cantidad de personal que en el va a
trabajar, cantidad de maquina, equipo o muebles que debe recibir,
para lo cual existe un equipo encargado del proyecto que debe ir
incluyendo y dando las características técnicas que se requieren
específicamente para el fin para que vaya estar destinada la
construcción y en donde debe predominarse las ideas, como la de
confort y calidad, condiciones de seguridad y solidez, la de circulación
de las personas como de las cosas, buena iluminación diurna y
nocturna, decoración, etc. Los cuales estarán en razón directa de la
capacidad económica de la institución, para sufragar los gastos que
demande el proyecto.
Locales Construidos
Esta referida al caso de tener que emplear construcciones ya
existentes, las que deben ser adaptadas o adecuadas, a fin de que
cumplan la finalidad deseada, en las mejores condiciones posibles.
Como es la de estudiar las características y amplitud de los diferentes
compartimientos de la construcción, para buscarle una utilización
apropiada, para lo cual se deberá disponer de un plano de la
construcción existente, realizar mejoras que sean indispensables, en
los aspectos de iluminación, instalaciones, circulación, confort, etc.
para lo cual se debe establecer un orden de prioridades.
Casos de Ambientes Específicos.
En estos casos es fundamental tener en consideración, al finalidad que
va a ser destinado el ambiente (instalación de maquinarias, oficinas
administrativas, almacenes, etc.).
R A C I O N A L I Z A C I Ó N D E L T I E M P OR A C I O N A L I Z A C I Ó N D E L T I E M P O
O b j e t oO b j e t o
Racionalizaciòn el tiempo implica relacionarlo con los otros tipos
de racionalización, ya que se hace en función de objetivo de la
institución, como es la de obtener menores costos de producción,
mediante la supresión de cargas financieras, por la mejor utilización
del personal, mayor economía de los materiales, mejor eficiencia de
las maquinarias y / o equipo, economizando espacio.
De igual forma en las tareas Administrativas, se busca también
Disminuir los gastos generales que representan en un presupuesto, la
economía de tiempo, por que significa la posibilidad de cumplir
con una mayor cantidad de servicios, con los mismos o menores
gastos que se traducirá a su vez en una mejor atención, a una mayor
cantidad de clientes o usuarios.
Elementos Predominantes del TiempoElementos Predominantes del Tiempo
Se requiere la subdivisión de las operaciones en elementos
de trabajo (tareas), y efectuar un estudio del tiempo de
cada elemento, para asignarle un tiempo apropiado. Este sistema
que usa tiempos básicos o elementales se denomina Método de
Medición de Tiempo – MMT.
Esta técnica se usa a menudo para establecer normas de
tiempo, tanto para los trabajos de oficinas, como de producción,
de almacenamiento, etc.
T é c n i c aT é c n i c a
Para el establecimiento de normas de tiempo para una actividad
cualquiera es necesario determinar las prácticas eficientes de la
actividad, hacer conocer a la persona interesada, que se le están
haciendo estudios de tiempo, dividir las practicas de la actividad
estudiada, en elementos (tareas) útiles, determinar el tiempo básico,
requerido para ejecutar cada elemento, proporción de esfuerzos
del tiempo básico, establecer normas de tiempo productivo,
determinación del tiempo total.
RACIONALIZACIÓN DEL TRABAJORACIONALIZACIÓN DEL TRABAJO
El Trabajo.- Es toda actividad humana cuya ejecución demanda
cierto grado de esfuerzo físico o mental, que tiene por
finalidad
lograr algo especifico o pre - determinado.
Si se desea alcanzar los objetivos establecidos, debe ejecutarse
una
amplia variedad de trabajos: Estas actividades o tareas pueden
variar desde: barrer las áreas de trabajo, archivar documentos,
ensamblar partes, recepcionar y tramitar documentos valorados;
hasta tomar decisiones gerenciales vitales que afecten la
supervivencia de la organización. Solo mediante la ejecución de tales
actividades, pueden desarrollar sus funciones la organización y los
empleados podrán satisfacer sus diversas necesidades personales.
El resultado de tales trabajos, es lo que se conoce como rendimiento,
es decir, el tiempo invertido por un hombre, grupo de hombres,
(equipo), o una maquina, para llevar a cabo una operación o producir
una cantidad determinada de productos. Por eso, el tiempo total
invertido en un trabajo se descompone en:
HORA – HOMBRE (HH), O TAMBIÉN LLAMADO HOMBRE – Hora, ES EL
TRABAJO DE UN HOMBRE EN UNA HORA: O DEL TRABAJO QUE PUEDE
HACERSE EN UNA HORA POR UN HOMBRE.
HORA-MAQUINA (HM), ES EL FUNCIONAMIENTO DE UNA MAQUINA O
PARTE DE UNA INSTALACIÓN, DURANTE UNA HORA.
HORA-EQUIPO, O EQUIPO HORA, ES EL TRABAJO DE UN GRUPO DE
PERSONAS (QUE CONFORMAN UN EQUIPO ), EN UNA HORA.
Para llegar a una razonable “Medición del Trabajo”, a fin de poder
racionalizarlo, estandarizarlo y en última instancia alcanzar un mayor
productividad de la empresa, en este caso racionalizar el trabajo,
hay que partir de algo que se ha determinado como que NO ESTA
BIEN, o como que REQUIERE MEJORARSE, para incrementar sus
Resultados; esta es la razón por la que hay que comenzar haciendo el
estudio del método más adecuado a seguir.
Mejor disposición de los lugares de trabajo,
Mejor diseño de equipo; y
Mejorar las condiciones de trabajo.
Esto permitirá alcanzar una mejor utilización del material , de las
instalaciones, del equipo y de la mano de obra. Esto requiere del
Estudio de las actividades, comenzando por detectar los síntomas en
cada uno de los aspectos que intervienen en el trabajo, tales como
personal, tiempo, costos de producción, de operación y calidad de
Trabajo.
C O N C L U S I O N E SC O N C L U S I O N E S
La aplicación de los objetivos de la racionalización son aplicables en todos sus campos, en cualquier tipo de instituciones públicas o privadas, pero dejan sentir su mayor acción en aquellas de carácter productivo.
La racionalización de personal es un problema que no sólo debe
resolverlo el racionalizador, sino un equipo o comité, qué este
integrado por uno o más de los elementos siguientes: El jefe de
Personal, el Administrador, el Jefe de Relaciones Industriales, etc.
La racionalización de máquina y equipo es otro aspecto que debe
planificarse desde un inicio con el asesoramiento de los ingenieros, mecánicos, electricistas o industriales, y la aparición de problemas de funcionamiento debe estudiarse no sólo el punto de vista técnico, sino también de personal (operadores) y de tiempo.
La racionalización del espacio requiere de la ayuda de diagramas de recorrido y de manuales de distribución del trabajo, sobre los cuales debe analizarse cualquier problema que sufran.