LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA EN LA UNIVERSITAT JAUME I

Modesto Fabra VallsVicerrector de Asuntos Económicos y Servicios en Red. Universitat Jaume Ifabra@uji.es

Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE-TIC y de Secretarios

Generales de Universidades EspañolasCórdoba, 13 de marzo de 2009

Principales elementos de la administración electrónica de la UJI (I)

1. Normativa.– Normativa sobre administración electrónica.

2. Instrumentos de información general.– Sobre estudios universitarios (LLEU).

– Sobre normativa, resoluciones, acuerdos, convenios (buscador de información administrativa), BOUJI.

– Sobre procedimientos que se tramitan en la UJI. (FAQ)

– Sobre convocatorias, becas, jornadas, etc (Rodador). Suscripción SMS.

– Tablones de edictos de los distintos servicios.

– Perfil del contratante (utiliza firma electrónica avanzada y sello de tiempo).

3. Instrumentos de información sobre el estado de tramitación.– eUJIer@ información

Principales elementos de la administración electrónica de la UJI (II)

4. Instrumentos de tramitación.– Procedimientos electrónicos normalizados

• eUJIer@ gestión y SPI para procedimientos complejos (algunos como solicitud de certificados electrónicos requieren firma electrónica avanzada.

• eUJIer asistentes (matrícula, preinscripción, actas, convergencia europea, verifica, presupuesto…). Algunos (actas) utilizan firma electrónica avanzada.

– Registro electrónico general (requiere de firma electrónica avanzada).

– Notifica (utiliza sello electrónico).

– Portafirmas.

– Recuperación de documentos firmados.

5. Instrumentos transversales de difusión y utilización de firma electrónica.– Clauer.

– Cryptoapplet.

– Correo firmado a través del webmail.

– eAuthoring

6. Instrumentos de consulta participación– Consultas, quejas, sugerencias y felicitaciones (bustia)

– Sistema de encuestas. Capa de anonimato (eSurvey).

Normativa

Normativa sobre administración electrónica.Precedentes

La primera normativa se aprobó por la Junta de Gobierno en 2001. Regulaba la utilización de las TIC en los procedimientos

administrativos de la UJI. Crea el Consejo Asesor de las TIC. Establece mecanismos de aprobación y publicidad de aplicaciones

y procedimientos. Registro Telemático. Seguridad de la información y garantías de los trámites.

En septiembre de 2007 se publicó la resolución del rector sobre

certificados de notas electrónicos.

Normativa actual sobre administración electrónica

https://www.uji.es/bin/uji/norm/tic/adme.pdf Se aprobó en noviembre de 2007.

Mantiene el consejo de administración electrónica, con una composición más amplia.

Regula la sede electrónica, la información general, el tablón de edictos, la información normativa, sistema de identificación y autenticación, actuación automatizada, firma por parte de los funcionarios, los registros, comunicaciones y notificaciones electrónicas, el procedimiento electrónico y sus trámites, el documento y archivo electrónico, los certificados electrónicos y la transmisión de datos, aspectos de seguridad, y un anexo con los formatos que se consideran abiertos.

Instrumentos de información general

Información general académica. El LLEU

• El LLEU (llibre electrónic de titulacions) es el sistema que permite ofrecer a los estudiantes información académica de calidad contrastada (principio de calidad y responsabilidad) sobre asignaturas, programas, métodos de evaluación, horarios, calendarios de exámenes, etc.

• En el último año se han servido 1.300.000 páginas de información.

• Los profesores tiene obligación de ofrecer la información en las fechas previstas en el calendario de ordenación académica.

• El vicedecano de cada titulación verifica la información ofrecida.

• Las titulaciones que tienen normas ISO y el futuro AUDIT incluyen entre los indicadores el número de incidencias respecto a la información ofrecida, cambios en calendarios de horarios, exámenes, etc.

• Los estudiantes pueden confeccionarse calendarios personalizados en función de las asignaturas de las que estén matriculados.

Información general sobre normativa, acuerdos, resoluciones, convenios

• La información se gestiona dinámicamente (cada resolución, acuerdo o convenio se introduce en la base de datos).

• Se publican las novedades y hay un buscador.

• Es el medio de dar publicidad a los acuerdos y resoluciones de órganos de gobierno general. Ha sustituido al Boletín Oficial de la Universidad, que tiene efectos meramente informativos.

Información sobre procedimientos

• Se definió un modelo de ficha de información sobre procedimiento.

¿Qué unidad gestiona el procedimiento?¿Quién puede solicitarlo?¿Cuál es su objeto?¿Cómo se puede solicitar?¿Qué formularios son necesarios para presentar la solicitud?¿Qué documentación es necesaria?¿Cuándo expira el plazo de solicitud?¿Qué normativa lo regula?¿Dónde se debe presentar la documentación?¿Qué órgano resuelve?¿Qué recursos caben contra la resolución?¿Cuál es la dirección web del procedimiento?¿Existe información complementaria?

• Hay un buscador.• La ficha del procedimiento enlaza con la plataforma de

tramitación.

Información sobre servicios dirigida a estudiantes. Los rodadores.

• Sistema para gestionar información sobre becas, cursos, jornadas, etc.

• Gestiona información interna y externa con interés para los estudiantes. Es por tanto una ventanilla única de información de interés al estudiante.

• Tiene panel de información con las últimas novedades y motor de búsqueda.

El suscriptor de avisos

• Permite recibir avisos con información a través del portal (eUJIer@, mail o SMS, en diversos ámbitos y, dentro de cada uno de ellos, en diversos procedimientos:– Académica: calificaciones asignaturas, avisos profesores.– Vivienda.– Institucional.– Rodador.– Avisos servicio deportes.– Notificaciones.

• Para incentivar los avisos por SMS, a los alumnos que indican su número de móvil se les da una cuota de envíos gratis.

• Algunas aplicaciones (ej. Certificados de notas electrónicos) generan avisos SMS, aunque no estés dado de alta.

El perfil del contratante

• La información que debe publicarse en el perfil del contratante, según la Ley de contratos del sector público se publica firmada con firma electrónica y con sello de tiempo.

• La aplicación desarrollada únicamente permite la publicación si previamente se ha firmado y añadido el sello de tiempo.

• Una vez firmado no puede dejar de publicarse.

Instrumentos de información sobre el estado de tramitación

El e-UJIer@ información

• El e-UJIer@ es la plataforma de información sobre el estado del expediente y gestión de la UJI.

• La autenticación es, a través del SSO, mediante contraseña y usuario o firma electrónica avanzada.

• Actualmente hay 229 procedimientos activos con contenido disinto para cada uno de los perfiles.

• Algunos de estos procedimientos son de consulta de información sobre el expediente particular

• Información académica, información laboral, expediente personal, etc., contratos y proyectos de investigación).

• Otros procedimientos permiten la tramitación.

Algunos items de información sobre estado del expediente y número de consultas (descarga efectiva de información, no

impresiones o páginas mostradas) en 2008

• Expediente académico: 14.138.• Expediente personal: 10.199• Calificaciones provisionales: 9.583.• Turno de matrícula: 9.510• Estado económico: 5.995.• Convocatorias utilizadas: 5.903.• Estado de becas: 5.181.• Registro de entrada personal: 3.531.• Resultado prueba de acceso: 2.879.• Informes evaluación docente: 2.692.• Consulta contratos estudio: 1.221.• Nóminas: 1.666. • Certificados IRPF: 1.104.• Recuperación documentos firmados electrónicamente: 996.

Instrumentos de tramitación

Procedimientos electrónicos normalizados. La tramitación a través del eUJIer@

La tramitación al eUJIer@ puede ser:

• Mediante formularios.

• Mediante herramienta (SPI) para gestionar trámites con: Incorporación de firma (simple, sello electrónico o avanzada)

en cada fase. Delegación de firmas. Establecimientos de flujos de trabajdo (workflow). Desde el índice de procedimientos se enlaza con la ficha de

información.

• Mediante asistentes (matrícula, prematrícula, verifica, actas, planificación académica, etc.).

Algunos ítems y número de tramites en 2008

• Matrícula: 11.641.

• Inscripción en actividades deportivas: 7.447.

• Solicitud de certificado de notas firmado digitalmente: 5.337.

• Inscripciones a cursos: 4.262.

• Solicitud convocatorias extraordinarias: 3.773.

• Solicitud convocatorias adicionales: 2.746.

• Firmas electrónicas desde el portafirmas: 2.398.

• Solicitudes programas de intercambio: 1.978.

• Aceptación y renuncia programas de intercambio: 1.008.

• Peticiones averías, solicitudes intervención, etc.: 1.393.

• Solicitud cita evaluación docente: 1.003.

El registro electrónico general

• Se desarrolla para dar cumplimiento al artículo 24.2.b) que exige que junto a los modelos normalizados (asistentes, formularios eUJIer@) se permita la presentación de cualquier solicitud, escrito o comunicación, dirigido a cualquier órgano de la universidad.

• Requiere firma electrónica avanzada basado en certificado reconocido. Se aceptan los siguientes:– ACCV.– DNI electrónico.– Camerfirma.– Firmaprofesional.– ACA (Autoridad de Certificación de la Abogacía).– Agencia Notarial de Cerificación.

Notifica UJI

• Inicialmente, para las notificaciones internas, se puso en explotación un sistema de correo firmado enviado con copia a una dirección de correo que lo conservaba y daba fe del contenido del correo.

• Actualmente se ha desarrollado un sistema de notificaciones ajustado al artículo 28 de la LAE.

• Las notificaciones electrónicas serán obligatorias para el próximo curso en la mayor parte de aspectos relacionados con la gestión académica.

• Para facilitar la recepción de notificaciones electrónicas la notificación se acepta o rechaza con autenticación (usuario/password o mediante firma electrónica) y es el sistema quien las firma (sello electrónico). Incorporan sello de tiempo.

Portafirmas

• No siempre la información a firmar está generada por el autor.

• El portafirmas es una página web a la que se accede para firmar documentos que otras personas han “creado”, con las siguientes prestaciones:– Documentos pendientes de firma.– Histórico de documentos firmados en xades y la representación

del documento original en pdf.– Histórico de documentos que hemos solicitado que alguien nos

firme– Búsquedas sobre ambos históricos– Posibilidad de imprimir cualquier documento firmado.

Recuperación (visualización) de documentos firmados

• Los documentos se firman en formato XAdES-X-T.• Incorporan en el XML con toda la información de la firma el documento

firmado codificado en base64.• El original firmado es, a su vez, un xml, que incorpora el texto y los

metadatos necesarios.• Si se firma un .pdf, el XML incorpora el binario codificado en base64 más

los metadatos necesarios para facilitar el acceso y conservación.• Por ello es necesario un sistema que permita visualizar el documento

firmado:– Se decodifica el original y se convierte a XML.– Cada XML tiene una hoja de estilo XSL que lo muestra como pdf.– Si el XML incorpora un binario (por ejemplo un pdf) se muestra el pdf original

firmado más los metadatos asociados.• El sistema permite acceder tanto al XAdES, con lo que puede comprobarse

externamente la firma, como a la representación en .pdf del documento.• El sistema es de acceso público con lo que la impresión en papel del pdf que

representa al original firmado es una copia auténtica a los efectos del artículo 30.5 LAE.

Instrumentos transversales de firma electrónica

La generalización de certificados de firma electrónica mediante el proyecto Clauer

Desarrollo de software propio y libre que permite la utilización de un dispositivo USB como dispositivo repositorio criptográfico para dotar de movilidad a la firma electrónica.

Se han repartido 18.582 certificados.

Ha recibido varios premios europeos:-Premio EUNIS Elite Award 2006.-Etiqueta buenas prácticas epractice 2007 comisión europea.-Editor’s Choice 2008.

Convenios con diversas entidades (entre ellas ACCV y CATCert) para su utilización.

Cryptoapplet

– CryptoApplet es una aplicación Java para la realización de firma electrónica avanzada

– Dada una entrada de datos cliente web puede realizar una firma digital sobre los datos, y obtener como resultado larepresentación de la firma en el formato definido en la configuración.

– Los formatos son: • Firma "en bruto". • CMS/PKCS#7. • XAdES-X-L en formato DigiDoc. • Firma PDF.

– La gestión de los certificados con los que se va a firma se lleva a cabo de forma transparente para el usuario mediante el acceso directo al CryptoAPI si se utiliza Microsoft Internet Explorer o PKCS#11 si se usa Firefox (en Windows XP o GNU/Linux).

– El applet también es capaz de ejecutarse en los sistemas operativos Microsoft Windows XP y GNU/Linux con el único requerimiento de tener instalada la Máquina Virtual Java de SUN (versión 1.5 o superior).

– Es software libre. Se han efectuado más de 1.000 descargas.

Otros

• Correo firmado a través de webmail

– Los clientes de correo electrónico permiten firmar los correos.

– Sin embargo, muchos usuarios utilizan el webmail.

– Se desarrolló un módulo de firma y de verificación.

• eAuthoring:– Herramienta de escritorio que se utiliza como una impresora y genera un

pdf firmado a partir de cualquier documento.

Instrumentos de consulta y participación

Bústia UJI

• Instrumento que permite canalizar la comunicación entre los miembros de la comunidad universitaria y la sociedad en general y los diferentes órganos, servicios y unidades administrativas de la UJI.

• Permite enviar consultas y canalizar quejas, sugerencias y felicitaciones respeto al funcionamiento de l’UJI.

• Se puso en funcionamiento en el Curso 2002/03.

• En enero de 2008 se aprobó una normativa de funcionamiento.

Peticions rebudes a la Bustia UJI durant l'any 2008

Consultes 84,40%

(n= 2.468)

Felicitacions1,40%(n=41)

Suggeriments5,95%

(n=174)

Queixes8,24%

(n=241)

Perfil de l'usuari de la Bustia durant l'any 2008

76,54

0,89 1,74 4,31

16,52

0,00

20,00

40,00

60,00

80,00

100,00

Estudiants PAS PDI Altres Sense perfil

Nombre de peticions rebudes

2493

2924

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

Any 2007 Any 2008

82

Peticions rebudes pe ls serve is a través de la Bustia UJI durant l'any 2008

2030

206 190 76 43 48 41 37 24 230

500

1000

1500

2000

2500

Principals vies de resposta

86,01

10,983,01

0,00

20,00

40,00

60,00

80,00

100,00

Per correu electrònic Per telèfon Sense especificar

El 90,29% de las peticiones han sido cerradas en el plazo máximo

de 7 días previsto en la normativa.

83

Encuestas anónimas y voto electrónico

• La universidad dispone de un sistema propio de encuestas utilizadas, esencialmente, por la oficina de calidad para medir satisfacción de usuarios en distintos servicios.

• Se ha desarrollado una capa de anonimato proyecto esurvey que se compone de una firma ciega Chaum para garantizar el anonimato y una red de latencia controlada formada por varias servidores intermedios pertenecientes a instituciones distintas, para asegurar la no trazabilidad.

• Cada voto u opinión lleva varias capas de cifrado (onion routing) y cada servidor únicamente sabe de qué servidor de la red procede y a cuál lo ha de enviar.

LOS PILARES DEL MODELO UJI DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

Modelo de gestión integradoBasado en desarrollos

propios

Elevadaformación en

TIC en las personas

Apuesta estratégicapor la utilización de la TIC