Post on 24-Jul-2015
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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA “BENITO JUÁREZ”
DE OAXACA
FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN
INFORMÁTICA 2
PEDRO ANTONIO CANSECO LÓPEZ
TEMA: MACROS Y CREACIÓN DE BASE DE DATOS EN
EXCEL
FILA #4
8:00 AM - 9:00 AM
INTEGRANTES:
• CHAVEZ CHAVEZ MARTIN
• VÁSQUEZ LÓPEZ PEDRO SULAIL
• GARCIA ZARATE NORMA JUDITH
• FLORES PÉREZ ALBERTO ARMANDO
• CRUZ BERNAL NADIA IRIDIAN
• LÓPEZ COCA JOVITA
ÍNDICE
1.-Macro
1.2-Elementos de una macro
1.3-Cómo crear una macro
1.4-Dónde colocar una macro
1.5-Cómo ejecutar una macro
1.1.- introducción a las macros
1.1.2.- Principios básicos
1.1.3.- Programación
1.1.4.-Controles
1.2.1- ¿Qué es una macro y cuáles son los riesgos de seguridad?
1.2.2-Excel
1.2.3-Outlook
1.2.4-PowerPoint
1.2.5-Publisher
1.2.6-Visio
1.2.7-Word
1.3.1.-Desarrollo de la base de datos
1.3.2-Base de datos centralizado
1.3.3-Características de las bases de datos centralizados
1.3.4-Ventajas de las bases de datos centralizados
1.3.5- Desventajas de las bases de datos centralizados
1.3.6- Arquitectura de las bases de datos centralizadas.
1.3.7-Bases de datos descentralizados
1.3.8- Ventajas posibles desventajas posibles
1.3.9- Arquitectura de las bases de datos descentralizadas
1.4.1-Base de datos distribuidos
1.5.1-Ventajas de las bases de datos distribuidas
1.5.2-Inconvenientes de las bases de datos distribuidas
1.5.3-Arquitectura de un sistema de bases de datos distribuidas
1.5.4-¿Qué es un sistema gestor de base de datos (SGBD)?
1.5.5-Las características de un Sistema Gestor de Base de Datos
1.5.6-¿Qué es un archivo?
1.5.7-¿Diferencias entre un archivo y una base de datos?
1.5.8-¿Tipos de usuarios de una base de datos?
1.6.1-características de un Sistema Gestor de Base de Datos SGBD
1.6.2-Diferencia entre un archivo y una base de dato:
1.6.3-Funciones de bases de datos
2.-Historia de las Bases de Datos
2.1-Orígenes
2.2-Década de 1960
2.3-Década de 1970
2.4-Década de 1980
2.5-Década años 1990
2.6-Siglo XXI
2.2.1-Metodología para el desarrollo de la Base de Datos y del Sistema.
2.3.1-Desarrollo de la base de datos
2.3.2-Introducción
2.3.3-Objetivos del diseño de bases de datos
2.3.4-Utilizar Índices Apropiadamente
2.3.5-Usar Consultas REPLACE
2.3-6-Usar Una Versión Reciente de MySQL
2.3.7-Usar Tablas Temporales.
2.4-Conceptos importantes
2.4.1-Errores que se pueden encontrar en el diseño de una base de datos:
2.4.2-Niveles de Diseño:
2.4.3-Clasificación de Modelos de Datos:
2.5-Desarrollo de bases de datos conectadas
3.-Construcción en formato tabla o formulario de una base de datos
4.-Crear una base de datos en Access
4.1-Formato de las bases de datos en Access
4.2-Crear una base de datos en Access con plantillas
4.3-Crear una base de datos en Access en blanco
5.1-Base de datos en Excel
5.2-Diseño de bases de datos en Excel
6.-Crear la base de datos en Excel
6.1-Consultar la base de datos en Excel
6.2.-Sistemas de gestión de bases de datos (DBMS)
7.-Tablas de Excel
7.1-Crear una tabla
7.2-Modificar los datos de una tabla
7.3-Modificar la estructura de la tabla
7.4-Estilo de la tabla
7.5-Ordenar una tabla de datos
7.6-Filtrar el contenido de la tabla
7.7-Funciones de base de datos
7.8-Crear un resumen de datos
8-Introducción a las bases de datos MICROSOFT ACCESS
8.1-Fundamentos de MICROSOFT ACCESS 2000
8.2-¿Qué es MICROSOFT ACCESS 2000?
8.3-Elementos de MICROSOFT ACŒSS
8.4-Diseño de una base de datos en ACCESS 2000
8.5-Descripcion de MICROSOFT ACCESS 2000
8.6-Definición de tablas
9-Macros nueva fuente
9.1-¿Qué es un macro?
9.2-¿Qué contenido tiene un macro?
9.3-¿Cómo utiliza los macros un autor de escenas de Descartes?
9.4-¿Cómo se registra un macro en el sistema?
9.5-¿Cómo podemos conocer cuáles son los parámetros de un macro?
9.6-¿Cómo puede saberse el significado de los auxiliares de un macro?
10-Metodología para el desarrollo de la Base de Datos
10.1-Metodología para el desarrollo del Sistema
10.2-Fundamentos del desarrollo con base de datos
1.-Macro
Una macro es un conjunto de instrucciones escritas en lenguaje Visual Basic, siendo
VBA (Visual Basic for Applications) una variante para el paquete Office.
Este conjunto de instrucciones nos permite automatizar tareas que debemos
efectuar periódicamente como así también aquellas que nos pueden insumir tiempo
de trabajo (casos como los de comparar datos o filtrar por distintos criterios, etc.)
Ejemplos de tareas que podemos 'programar': ocultar ciertas hojas al abrir el libro,
insertar hojas al llenar una celda con cierto dato, control de contenidos antes de
imprimir, crear copia del libro antes de guardar, enviar mails a criterio, y tantas otras.
Son todas tareas que pueden ser automatizadas mediante rutinas o macros.
NOTA: las imágenes se obtuvieron con Excel 2010 por lo que puede variar en otras
versiones.
Excel 2003 o anterior: Las opciones de Macros se encuentran desde menú
Herramientas, Macros.
Excel 2007 o posterior: se encuentran en ficha Programador (o Desarrollador).
Si esta ficha no se encuentra visible se la activa desde menú Archivo, Opciones,
Personalizar Cinta de Opciones y tildar la ficha Programador (o Desarrollador).
Una macro (del griego μακρο, makro, que significa ‘grande’) ―es una abreviatura de macroinstrucción― y aparte es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de manera secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución. Dicho de otra manera, un macroinstrucción es una instrucción compleja, formada por otras instrucciones más sencillas. Esto permite la automatización de tareas repetitivas.
Las macros tienden a generarse en el ámbito del propio programa que las utiliza y se ejecutan pulsando una combinación especial de teclas o un botón especialmente creado y asignado para tal efecto.
La diferencia entre un macroinstrucción y un programa es que en los macroinstrucciones la ejecución es secuencial y no existe otro concepto del flujo de programa,
Conjunto de instrucciones (tales como «borrar archivo», «añadir registro», etc.), y que se almacenan en una ubicación especial. Por ejemplo, en Microsoft Access se
observa que hay una zona para crear macros. Una macro en Access trabajando para una base de datos podría ser un archivo que, al llamarse desde otra instrucción, borrara los registros de un cliente o accionista, luego borrara ciertos registros en otras tablas.
1.2-Elementos de una macro
Para automatizar una tarea mediante una macrobásicamente se necesitan los
siguientes elementos:
1- un espacio de trabajo donde escribir las instrucciones o rutinas que harán esas
tareas: el Editor de Macros. A este espacio se accede con el atajo de
teclado Alt+F11 o desde el menú Macros.
Una vez en ese 'espacio' del Editor escribiremos o copiaremos las rutinas y sea en
módulos, o en el objeto HOJA o en ThisWorkbook, según el tipo de macro como
veremos en el tema siguiente.
2- una acción que hará que la tarea programada se ejecute. A esto
llamamos 'Eventos’ que inician una macro y pueden ser: abrir o cerrar un libro,
entrar o salir de una hoja, cambios o selección de celdas, antes de imprimir o
guardar, el 'clic' en un botón de comando, al presionar un atajo de teclado, y otros
más.
3- un lenguaje de programación. En Excel utilizamos VBA (Visual Basic para
Aplicaciones)
4- Ocasionalmente un formulario llamado Userform donde trabajar para luego volcar
los resultados en las hojas.
1.3-Cómo crear una macro
Aún sin conocimientos de programación VBA se puede llegar a crear una macro
sencilla. Excel cuenta con la herramienta 'Grabadora de macros' (desde ficha
Programador en versiones Excel 2007 en adelante, o menú Herramientas, Macros
en versión 2003 o anterior). También es posible activarla desde el botón que se
encuentra en la barra de estado.
Pasos a seguir: se activa la grabadora y se acepta la ventana que nos informa del
nombre que se le está asignando a la macro y dónde será ubicada (optar por este
libro). Se realizan manualmente todos los pasos en la hoja Excel hasta obtener el
resultadodeseado y se detiene la grabadora. Pasamos al Editor y entre
los módulos se hallará la macro recién creada.
Esta rutina puede ser ejecutada desde el mismo Editor, menú Ejecutar, botón
Ejecutar o tecla F5.
En temas siguientes se amplía este concepto.
1.4-Dónde colocar una macro
Esto dependerá de lo que deba ejecutar nuestra rutina.
Si las instrucciones deben ejecutarse, por ejemplo, al abrir o cerrar un libro, se
colocan en el objeto ThisWorkbook (o Este Libro según la versión).
Si las instrucciones deben ejecutarse al entrar o salir de una hoja o al seleccionar o
modificar una celda, se colocan en el objeto Hoja. Estos objetos se encuentran en
el margen izquierdo del Editor, en la ventana Proyecto-VBAProyect.
Si nuestra rutina será llamada con un botón, atajo de teclado o desde otra rutina,
se colocará en un módulo (estando en el Editor, menú Insertar, Módulo).
Las instrucciones para los controles de un formulario o Userforms se colocan en la
sección Código del mismo formulario.
1.5-Cómo ejecutar una macro
En el punto anterior se menciona que se necesita una 'acción' que dispare o ejecute
una macro grabada.
Veamos los distintos casos:
1- Una acción automática resultado de un evento, ya sea a nivel libro, hoja, rango o
celda.
En este grupo se encuentran las rutinas que se ejecutan en la apertura o cierre de
libro, al entrar o salir de una hoja, al seleccionar o cambiar valores en celda…Son
las que se colocan en el objeto HOJA o ThisWorkbook, como se menciona en tema
anterior.
2- Al presionar un botón dibujado en la hoja. Podemos utilizar botones de la barra
'Cuadro de controles o ActiveX' o de la barra 'Formularios'. En versión 2003 se
encuentra en Menú Ver, Barras de Herramientas. En versión 2007 o posterior desde
la ficha Programador.
Dibujamos el control en la hoja, ajustamos algunas propiedades como texto,
tamaño, ubicación. Al hacer clic derecho sobre el control optamos por 'Ver código'
o 'Asignar macro' según qué barra de herramientas hemos utilizado.
a- Cuadro de controles: al optar por 'Ver código' nos llevará al Editor, al objeto
HOJA donde se generará automáticamente una rutina con estas 2 instrucciones:
Private Sub CommandButton1_click()
'aquí escribiremos nuestras instrucciones
End Sub
b- Formularios: ya debemos tener lista la rutina en un módulo del Editor y la
asignaremos cuando optemos por 'Asignar macro'.
Las rutinas para este caso comienzan con 'Sub' y se ven son como este ejemplo:
Sub nombre_rutina()
'nuestras instrucciones
End Sub
3- Ejecutar un atajo de teclado: En estos casos tendremos ya una rutina como la
del punto anterior (b) en un módulo del Editor.
Volvemos a la hoja Excel, y desde la ficha Programador, grupo Código, Macros,
seleccionamos la nuestra desde la lista que se nos ofrece. Presionamos el botón
'Avanzadas' e ingresamos una letra, por ejemplo 't' (sin las comillas)
Nota: Si Excel ya tiene asignada esta letra la reemplazará por Ctrl+Mayúsc +t Esto
significa que en el momento que necesitemos que la macro se ejecute
presionaremos juntas las teclas Ctrl + t (o Ctrl+Mayusc+t)
4- Desde el menú Macros de la ficha Programador, grupo Código: buscamos la
macro desde la lista y presionamos el botón Ejecutar.
(GALEON)
1.1.-introducción a las macros
Las macros de Excel nos permiten automatizar tareas que realizamos
cotidianamente de manera que podamos ser más eficientes en nuestro trabajo. Una
macro no es más que una serie de comandos o instrucciones que permanecen
almacenados dentro de Excel y que podemos ejecutar cuando sea necesario y
cuantas veces lo deseemos.
Aunque las macros son un tema avanzado de Excel puedes consultar los siguientes
artículos para comenzar a familiarizarte con este tema.
Mostrar la ficha Programador
La grabadora de macros
El código de la grabadora de macros
Establecer seguridad de macros
Mostrar la ficha Programador
Si quieres escribir una nueva macro o ejecutar una macro previamente creada,
entonces debes habilitar la ficha Programador dentro de la cinta de opciones.
Para mostrar esta ficha sigue los siguientes pasos.
Mostrar la ficha Programador en Excel 2010
Haz clic en la ficha Archivo y elige la sección Opciones. Se mostrará el cuadro de
diálogo Opciones de Excel donde deberás seleccionar la opción Personalizar cinta
de opciones.
En el panel de la derecha deberás asegurarte de seleccionar la ficha Programador.
Acepta los cambios y la ficha se mostrará en la cinta de opciones.
Grupos de la ficha Programador
El grupo Código tienes los comandos necesarios para iniciar el Editor de Visual
Basic donde se puede escribir directamente código VBA. También nos permitirá ver
la lista de macros disponibles para poder ejecutarlas o eliminarlas. Y no podríamos
olvidar mencionar que en este grupo se encuentra el comando Grabar macro el
cual nos permite crear una macro sin necesidad de saber sobre programación en
VBA.
El grupo Complementos nos permite administrar y habilitar complementos como el
Solver.
El grupo Controles incluye funcionalidad para agregar controles especiales a las
hojas de Excel como los controles de formulario que son botones, casillas de
verificación, botones de opción entre otros más que serán de gran utilidad para
ampliar la funcionalidad de Excel.
El grupo XML permite importar datos de un archivo XML así como opciones útiles
para codificar archivos XML. Finalmente el grupo Modificar solamente contiene el
comando Panel de documentos.
Aunque pueden parecer intimidantes los comandos de la ficha Programador con
el paso del tiempo te irás familiarizando poco a poco con cada uno de ellos.
(ORTIZ, EXCEL TOTAL, 2011)
La grabadora de macros
Puedes crear una macro utilizando el lenguaje de programación VBA, pero el
método más sencillo es utilizar la grabadora de macros que guardará todos los
pasos realizados para ejecutarlos posteriormente.
La grabadora de macros en Excel 2010
La grabadora de macros almacena cada acción que se realiza en Excel, por eso
es conveniente planear con antelación los pasos a seguir de manera que no se
realicen acciones innecesarias mientras se realiza la grabación. Para utilizar la
grabadora de macros debes ir a la ficha Programador y seleccionar el comando
Grabar macro.
Al pulsar el botón se mostrará el cuadro de diálogo Grabar macro.
En el cuadro de texto Nombre de la macro deberás colocar el nombre que
identificará de manera única a la macro que estamos por crear. De manera opcional
puedes asignar un método abreviado de teclado el cual permitirá ejecutar la macro
con la combinación de teclas especificadas.
La lista de opciones Guardar macro en permite seleccionar la ubicación donde se
almacenará la macro.
Este libro. Guarda la macro en el libro actual.
Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser ejecutadas
en cualquier libro creado durante la sesión actual de Excel.
Libro de macros personal. Esta opción permite utilizar la macro en cualquier
momento sin importar el libro de Excel que se esté utilizando.
También puedes colocar una Descripción para la macro que vas a crear. Finalmente
debes pulsar el botón Aceptar para iniciar con la grabación de la macro. Al terminar
de ejecutar las acciones planeadas deberás pulsar el botón Detener grabación
para completar la macro.
http://exceltotal.com/la-grabadora-de-macros/
El código de la Grabadora de macros
Una manera muy interesante de descubrir y aprender más sobre código VBA es
analizar el código generado por la Grabadora de macros. Para este ejemplo
grabaremos una macro muy sencilla que solamente cambie el color de la fuente de
la celda actual.
Para comenzar debemos ir a la ficha Programador y pulsar el comando Grabar
macro lo cual mostrará el cuadro de diálogo donde asignaré un nombre a la macro
que estoy por crear.
Pulsa el botón Aceptar y se comenzarán a grabar todas las acciones, así que debes
actuar con cuidado porque se grabará absolutamente todo. Para la macro que estoy
grabando solo haré lo siguiente: iré a la ficha Inicio y pulsaré el comando Color de
fuente y seleccionaré el color rojo para la celda activa.
Una vez hecho esto debo detener la grabación de la macro y una alternativa para
hacerlo es pulsar el icono que se muestra en la barra de estado.
Ahora que ya hemos generado la macro, pulsa el botón Macros que se encuentra
en el grupo Código de la ficha Programador. Se mostrará el cuadro de diálogo Macro
que enlista todas las macros que hemos creado.
Selecciona la macro recién creada y pulsa el botón Modificar. Esto abrirá el Editor
de Visual Basic y mostrará el código generado para la macro.
Observando este código podemos aprender varias cosas. Para empezar
observamos que el objeto Selection tiene una propiedad llamada Font que es la que
hace referencia a la fuente de la celda o rango seleccionado. A su vez, la propiedad
Font tiene otra propiedad llamada Color que es precisamente la que define el color
rojo de nuestra celda.
Aunque este ha sido un ejercicio muy sencillo, cuando tengas curiosidad o duda
sobre qué objetos utilizar al programar en VBA considera utilizar la Grabadora de
macros para darte una idea del camino a seguir.
(ORTIZ, EXCEL TOTAL, 2011)
Establecer seguridad de macros
La seguridad es un tema importante al hablar de macros en Excel. Si abres algún
archivo que contenga una macro maliciosa puedes causar algún tipo de daño al
equipo. De manera predeterminada Excel no permite ejecutar macros
automáticamente.
Sin embargo, si estás creando tus propias macros y deseas remover esta protección
porque sabes que no existe código malicioso, entonces puedes modificar la
configuración para habilitar todas las macros. Para hacerlo debes seguir los
siguientes pasos.
Haz clic en la ficha Archivo y posteriormente en Opciones. Dentro del cuadro de
diálogo mostrado selecciona la opción Centro de confianza y posteriormente pulsa
el botón Configuración del centro de confianza. Se mostrará el cuadro de diálogo
Centro de confianza.
Dentro de la sección Configuración de macros selecciona alguna de las opciones
disponibles.
Deshabilitar todas las macros sin notificación. Deshabilita las macros y permite
ejecutar solamente aquellas que estén almacenadas en un lugar confiable. Los
lugares confiables se configuran en la sección Ubicaciones de confianza del mismo
cuadro de diálogo.
Deshabilitar todas las macros con notificación. Muestra una alerta de seguridad
advirtiendo sobre la intención de ejecutar una macro de manera que se pueda
decidir si se desea ejecutar. Esta es la opción predeterminada de Excel.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. Solamente se
podrán ejecutar las macros que están firmadas digitalmente.
Habilitar todas las macros. Permite ejecutar todas las macros sin enviar alguna
notificación al usuario. Esta opción es útil si se ejecutan múltiples macros totalmente
confiables. Esta opción es la que corre los mayores riesgos al ejecutar una macro
de una fuente desconocida.
Una vez seleccionada la opción deseada se debe pulsar el botón Aceptar para hacer
los cambios permanentes.
(ORTIZ, EXCEL TOTAL, 2011)
1.1.2.-Principios básicos
Programando en VBA
El Editor de Visual Basic
El libro de macros personal
Tipos de errores en VBA
Depurar macros
Programando en VBA
Excel 2010 es una de las herramientas de software más poderosas para el manejo,
análisis y presentación de datos. Aun y con todas sus bondades, en ocasiones Excel
no llega a suplir algunas necesidades específicas de los usuarios.
Afortunadamente Excel cuenta con VBA que es un lenguaje de programación que
permite extender las habilidades del programa para cubrir nuestros requerimientos.
Utilizando VBA se pueden desarrollar nuevos algoritmos para analizar la
información o para integrar a Excel con alguna otra aplicación como Microsoft
Access.
Principios fundamentales
La programación en VBA puede ser un tanto misteriosa para la mayoría de los
usuarios de Excel, sin embargo una vez que se comprenden los principios básicos
de programación en VBA se comenzarán a crear soluciones robustas y efectivas.
El primer concepto importante a entender es que cada elemento de Excel es
representado en VBA como un objeto. Por ejemplo, existe el objeto Workbook que
representa a un libro de Excel. También existe el objeto Sheet que representa una
hoja y el objeto Chart para un gráfico.
El segundo concepto importante a entender es que cada uno de estos objetos tiene
propiedades y métodos. Para explicar mejor este concepto utilizaré una analogía.
Propiedades y Métodos
Supongamos que tenemos el objeto auto. Así es, un auto como el que manejamos
todos los días para ir al trabajo. Este auto tiene varias propiedades como son:
marca, modelo, color, tipo de transmisión las cuales ayudan a describir mejor al
auto. También hay propiedades que indican su estado actual como por ejemplo
gasolina disponible, temperatura del aceite, velocidad, kilómetros recorridos entre
otras propiedades más. Podemos decir que las propiedades de un objeto nos
ayudan a describirlo mejor en todo momento.
Por otro lado tenemos los métodos de un objeto que en resumen son las acciones
que podemos realizar con dicho objeto. Por ejemplo, con nuestro auto podemos
hacer lo siguiente: encenderlo, avanzar, vuelta a la izquierda, vuelta a la derecha,
reversa, detener, apagar, etc. Todas las acciones que se pueden llevar a cabo con
un objeto son conocidas como métodos.
Volviendo al terreno de Excel, el objeto Workbook tiene propiedades como
ActiveSheet (Hoja activa), Name (Nombre), ReadOnly (Solo Lectura), Saved
(Guardado) y algunos de sus métodos son Save (Guardar), Close (Cerrar), PrintOut
(Imprimir), Protect (Proteger), Unprotect (Desproteger).
Será dificil mencionar todos los objetos de Excel y sus propiedades en esta
publicación, pero lo importante a recordar en esta ocasión es que cada elemento de
Excel está siempre representado por un objeto en VBA y cada objeto tiene a su vez
propiedades y métodos que nos permitirán trabajar con nuestros datos.
(ORTIZ, EXCEL TOTAL, 2011)
El Editor de Visual Basic
El Editor de Visual Basic, VBE por sus siglas en inglés, es un programa
independiente a Excel pero fuertemente relacionado a él porque es el programa que
nos permite escribir código VBA que estará asociado a las macros.
Existen al menos dos alternativas para abrir este editor, la primera de ellas es a
través del botón Visual Basic de la ficha Programador.
El segundo método para abrir este programa es, en mi opinión, el más sencillo y
rápido y que es a través del atajo de teclado: ALT + F11. El Editor de Visual Basic
contiene varias ventanas y barras de herramientas.
En la parte izquierda se muestra el Explorador de proyectos el cual muestra el
proyecto VBA creado para el libro actual y además muestra las hojas pertenecientes
a ese libro de Excel. Si por alguna razón no puedes visualizar este módulo puedes
habilitarlo en la opción de menú Ver y seleccionando la opción Explorador de
proyectos.
El Explorador de proyectos también nos ayuda a crear o abrir módulos de código
que se serán de gran utilidad para reutilizar todas las funciones de código VBA que
vayamos escribiendo.
Dentro del Editor de Visual Basic puedes observar una ventana llamada Inmediato
que está en la parte inferior. Esta ventana es de mucha ayuda al momento de
escribir código VBA porque permite introducir instrucciones y observar el resultado
inmediato. Además, desde el código VBA podemos imprimir mensajes hacia la
ventana Inmediato con el comando Debug.Print de manera que podamos depurar
nuestro código. Si no puedes observar esta ventana puedes mostrarla también
desde el menú Ver.
El área más grande en blanco es donde escribiremos el código VBA. Es en esa
ventana en donde escribimos y editamos las instrucciones VBA que dan forma a
nuestras macros.
Es importante familiarizarnos con el Editor de Visual Basic antes de iniciar con la
creación de macros.
(ORTIZ, EXCEL TOTAL, 2011)
El libro de macros personal en Excel
Cuando creamos una macro en Excel podemos guardarla en el libro actual o
podemos guardarla en el libro de macros personal. La ventaja de guardar una macro
en el libro de macros personal es que nuestra macro estará disponible para
cualquier libro.
El libro de macros personal es en realidad un archivo oculto llamado
PERSONAL.XLSB y que es cargado cada vez que iniciamos Excel. Si tienes
Windows 7 podrás encontrar el archivo personal.xlsb en la siguiente carpeta:
C:\Usuarios\[Usuario]\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART
En la ruta que observas arriba [Usuario] es el nombre de tu usuario en el equipo.
Además la carpeta AppData es una carpeta oculta por lo que no la encontrarás
directamente en el navegador de Windows a menos que habilites la vista de
archivos ocultos.
Cómo crear el libro de macros personal en Excel
El libro de macros personal se crea la primera vez que se guarda una macro en él.
Para hacerlo, crea una macro y especifica que deseas guardarla en el Libro de
macros personal.
Cuando guardes el archivo Excel verás un mensaje preguntando si deseas guardar
los cambios realizados al libro de macros personal, para lo cual deberás pulsar el
botón Guardar.
El libro de macros personal en el Editor de Visual Basic
Una vez que el libro de macros personal ha sido creado lo podrás ver dentro del
Editor de Visual Basic:
Por debajo del nombre VBAProject (PERSONAL.XLSB) encontrarás la carpeta
Módulos y dentro de ella encontrarás todas las macros que se hayan guardado en
el libro de macros personal organizadas en módulos. Si deseas eliminar algún
módulo solamente deberás hacer clic derecho sobre él y seleccionar la opción
Quitar Módulo.
(ORTIZ, EXCEL TOTAL, 2012)
Tipos de errores en VBA
No todas las cosas funcionan bien a la primera y seguramente te encontrarás con
errores al programar en Excel. Existen dos tipos de errores en VBA: errores de
sintaxis y errores en tiempo de ejecución.
Errores de sintaxis en VBA
Un error de sintaxis ocurre cuando tenemos un error con el lenguaje VBA, es decir,
cuando intentamos hacer algo que no está permitido. Este tipo de errores son los
más fáciles de localizar porque el Editor de Visual Basic está configurado para
avisarnos en el momento en que encuentra un error de este tipo en nuestro código.
Los errores de sintaxis en VBA surgen cuando intentamos insertar algún operador
o alguna instrucción de VBA en un lugar que no le corresponde. Observa la siguiente
imagen:
En este ejemplo he intentado utilizar la palabra Next en lugar del tipo de dato de la
variable. Es por eso que el Editor de Visual Basic muestra un mensaje de error de
compilación. La palabra Next es parte del lenguaje VBA pero la he utilizado en el
lugar inapropiado y por eso obtengo el error.
De igual manera el Editor de Visual Basic notará si hemos utilizado una palabra que
no pertenece al lenguaje VBA. En el siguiente ejemplo he confundido la instrucción
Mod (módulo) y he colocado la palabra Mud.
Estos son solo unos ejemplos de errores de sintaxis que podemos cometer pero
como lo he mencionado antes, el Editor de Visual Basic nos alertará sobre dichos
errores y podremos detectarlos y corregirlos.
Errores en tiempo de ejecución
Un error en tiempo de ejecución ocurre cuando nuestra aplicación ya está siendo
ejecutada e intenta hacer alguna acción que no está permitida por Excel o por
Windows. Esto ocasionará que nuestra aplicación colapse o que Excel deje de
responder.
Este tipo de errores son más difíciles de encontrar pero aun así se podrán encontrar
algunos de ellos al hacer pruebas y depuración de nuestra aplicación. Algunos
ejemplos de este tipo de errores son los siguientes:
Intentar realizar una operación no permitida por el ordenador. Por ejemplo una
división entre cero o intentar sumar una cadena de texto y un valor Double.
Intentar utilizar una librería de código que no está accesible en ese momento.
Utilizar un bucle con una condición que nunca se cumple.
Tratar de asignar un valor que está fuera de los límites de una variable.
Existen muchas otras razones por las que podemos tener un error en tiempo de
ejecución. La mejor manera de prevenir estos errores será haciendo una
depuración de nuestro código pero eso será tema de otro artículo.
Lo importante por ahora es estar consiente de estos dos tipos de errores en VBA
y saber que debemos estar atentos para corregir todos los errores de sintaxis de
nuestro código y minimizar al máximo los posibles errores de ejecución.
(ORTIZ, EXCELTOTAL, 2012)
Depurar macros en Excel
Cuando nos encontramos con errores en nuestras macros podemos depurar el
código utilizando el Editor de Visual Basic para encontrar fácilmente los errores que
pueda contener nuestro código VBA. Considera la siguiente macro:
Depurar código VBA
Para iniciar con la depuración del código podemos seleccionar la opción de menú
Depuración > Paso a paso por instrucciones o simplemente pulsar la tecla F8.
Esto hará que se inicie la ejecución en la primera línea, la cual se mostrará con un
fondo amarillo indicando que esa instrucción es la que está por ejecutarse.
Para continuar con la depuración debemos pulsar de nuevo la tecla F8 hasta llegar
al final del código. Cada vez que pulsamos la techa F8 suceden las siguientes
cosas:
Excel ejecuta la instrucción que está sombreada en color amarillo
Si Excel encuentra un error en la instrucción, entonces enviará un mensaje de error.
Por el contrario, si no hubo error en dicha instrucción, entonces Excel marcará en
amarillo la siguiente instrucción a ejecutar.
De esta manera podemos ejecutar cada una de las líneas de nuestro código VBA y
validar que no exista error alguno. Regresando a nuestro ejemplo, al momento de
llegar a la tercera instrucción y pulsar la tecla F8, Excel enviará el siguiente mensaje
de error:
El mensaje nos advierte que el objeto no admite esa propiedad o método y se está
refiriendo al objeto Range en donde el método Value no está escrito de manera
correcta y por lo tanto el depurador de VBA no reconoce dicha propiedad. Pulsa el
botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y poder corregir el error en el código.
Ya hemos hablado sobre los diferentes tipos de errores en VBA y la depuración nos
ayudará a probar nuestro código y a encontrar la gran mayoría de los errores que
podamos tener. Es probable que al principio veas a la depuración como un trabajo
muy exhaustivo pero cuando tus programas y macros comiencen a crecer entonces
verás todos los beneficios que nos da la depuración de macros en Excel.
(ORTIZ, EXCEL TOTAL, 2012)
1.1.3Programación
Variables en VBA
Cadenas de texto en VBA
Crear una función en VBA
Variables en VBA
Cuando programamos en VBA frecuentemente necesitamos un repositorio para
almacenar el resultado de alguna operación. Las variables en VBA son utilizadas
para guardar valores y su tipo dependerá de la clase de dato que deseamos guardar
dentro de ellas.
En VBA existen variables de tipo entero que almacenan números, variables de tipo
doble que también almacenan números pero con decimales, variables de tipo texto
para guardar una cadena de caracteres entre algunos otros tipos de variables. A
continuación haremos una revisión de cada uno de estos tipos.
Variables de tipo entero
Las variables de tipo entero son utilizadas para guardar números enteros. Debemos
utilizar la palabra clave Integer para declarar una variable de este tipo.
Dim x as Integer
x = 6
En la primera instrucción estoy declarando la variable con el nombre “x” y estoy
indicando que será del tipo Integer. “Declarar una variable” significa avisar a Excel
sobre la existencia de dicho repositorio para guardar información. En la segunda
instrucción asigno el valor 6 a la variable “x”.
Variables de tipo doble
Las variables de tipo doble pueden almacenar números con el doble de precisión
incluyendo números decimales. La palabra clave para este tipo de variables es
Double.
Dim x as Double
x = 3.1416
Aunque las variables de tipo doble pueden almacenar números enteros sin
problema, no es recomendable hacerlo porque estaremos desperdiciando espacio
en la memoria del ordenador. Es decir, el tamaño reservado para una variable doble
es el adecuado para guardar números decimales, si solo guardamos un número
entero quedará especio sin utilizar. Por lo tanto es recomendable utilizar siempre el
tipo de variable adecuado para cualquier número.
Variables de tipo texto
Una variable de tipo texto se declara con la palabra clave String. En el siguiente
código declararé la variable libro y posteriormente le asignaré un valor.
Dim libro As String
libro = "Programación en Excel"
Variables de tipo lógico
Una variable de tipo lógico es aquella que puede almacenar solamente dos valores:
falso o verdadero. La palabra clave para definir estas variables es Boolean.
Dim continuar As Boolean
continuar = True
La primera línea declara la variable “booleana” y en la segunda le asignamos un
valor. Solamente podemos asignar dos valores a este tipo de variables: True
(verdadero) y False (falso).
Estos son los tipos de variables básicos en VBA. Existen algunos más que iré
tratando en artículo posteriores. Mientras tanto es indispensable que aprendas a
declarar adecuadamente las variables en VBA porque será inevitable hacer uso de
ellas dentro de nuestros programas.
(ORTIZ, EXCEL TOTAL, 2012)
Cadenas de texto en VBA
Existen varias funciones en VBA que podemos utilizar para manipular cadenas de
texto. A continuación revisaremos algunas de estas funciones VBA y observaremos
el resultados de cada una de ellas.
Para iniciar con esta revisión, debes colocar un botón de comando dentro de una
hoja de Excel y después hacer doble clic sobre él para introducir el código.
Unir cadenas de texto
Para unir dos (o más) cadenas de texto podemos utilizar el operador &. Observa el
siguiente código:
El resultado de este código es el siguiente:
La función Left
La función Left en VBA nos ayuda a extraer un número determinado de caracteres
a la izquierda de la cadena de texto.
En el código he especificado los 7 caracteres a la izquierda de la cadena de texto.
El resultado es el siguiente:
La función Right
La función Right nos permite extraer caracteres a la derecha de una cadena de
texto. Observa el siguiente código:
En esta función la cuenta de caracteres se hace de derecha a izquierda siendo el
último carácter de la cadena de texto el primero que extraerá la función Right. Para
este ejemplo he pedido los últimos 5 caracteres a la derecha de la cadena de texto:
La función Len
La función Len nos ayuda a conocer la longitud de una cadena de texto, es decir, la
cantidad de caracteres que conforman a una cadena.
La función Len contará cada uno de los caracteres de la cadena y regresará un
número:
La función InStr
La función InStr devuelve la posición de un carácter dentro de la cadena.
Supongamos que quiero encontrar la posición de la letra “M” dentro de la cadena
que contiene el valor “Hola Mundo”.
Es importante resaltar que la función InStr es sensible a mayúsculas y minúsculas.
Observa cómo he especificado buscar la letra “M” (mayúscula) y el resultado de la
función es el siguiente:
La función InStr encontró la letra “M” en la posición número 6 comenzando desde la
izquierda. Si en lugar de la letra “M” busco la letra “m” (minúscula), la función InStr
devolverá el valor 0 (cero) indicando que no ha encontrado dicha letra.
Además de indicar letras individuales en la función InStr, también podemos
especificar palabras completas por ejemplo:
Cadena = "Hola Mundo"
InStr (cadena, "Mundo")
Por ejemplo, al buscar la palabra “Mundo” dentro de la cadena de texto obtendremos
como resultado la posición número 6 ya que en esa posición comienza la palabra
“Mundo”.
La función Mid
Con la función Mid podemos extraer una subcadena de otra cadena de texto con
tan solo especificar la posición inicial de la subcadena y su longitud. Observa el
siguiente ejemplo:
La función Mid se moverá a la posición 15 de la cadena y a partir de ahí contará 7
caracteres y devolverá como resultado la cadena comprendida entre ambas
posiciones. En nuestro ejemplo, la palabra “función” es la que se encuentra entre
dichas posiciones.
Las funciones de texto en VBA nos ayudarán a manipular adecuadamente las
cadenas de texto y podremos obtener los resultados que necesitamos.
(ORTIZ, EXCEL TOTAL, 2012)
Creando una función VBA
Como hemos visto en el artículo Tu primera macro con VBA, una subrutina nos
ayuda a organizar y agrupar las instrucciones en nuestro código. El día de hoy te
mostraré cómo crear una función VBA, la cual es similar a una subrutina excepto
por una cosa.
A diferencia de las subrutinas, las funciones VBA fueron diseñadas para retornar un
valor. A través de una función podemos agrupar código que nos ayudará a hacer
algún cálculo específico y obtener un resultado de regreso. Una función VBA
también es conocida como Función Definida por el Usuario, UDF por sus siglas en
inglés, y una vez creada puede ser utilizada de la misma manera que las funciones
incluidas en Excel como la función SUMAR o la función BUSCARV. Esto hace que
las funciones VBA sean una herramienta muy poderosa.
A continuación mostraré una función que toma un rango y regresa la suma de cada
una de sus celdas. Es importante insertar el código dentro de un Módulo tal como
se muestra en el artículo Tu primera macro con VBA. Posteriormente iré explicando
el detalle de la función.
La palabra clave Function
La primera línea de código comienza con la palabra Function la cual define el inicio
de la función. Observa también cómo la última línea de código es End Function
que está especificando el término de la función.
Inmediatamente después de la palabra clave Function se debe especificar el
nombre de la función que en este ejemplo es MiSuma seguida de paréntesis que de
manera opcional pueden contener una lista de parámetros.
Parámetros de una función VBA
Los parámetros son el medio por el cual pasamos información de entrada a la
función. Algunas funciones necesitarán de dichas entradas para realizar algún
cálculo y algunas otras no, es por ello que los parámetros de una función son
opcionales. Puedes incluir tantos parámetros como sean necesarios y solamente
debes recordar separarlos por una coma.
Un parámetro no es más que una variable y por lo tanto puedes observar que en el
ejemplo he definido la variable rango que será del tipo Range.
Valor de retorno
Como mencioné al principio, la característica principal de una función es que puede
regresar un valor. Es por eso que al definir una función se debe indicar el tipo del
valor de retorno que tendrá dicha función. En este caso el valor de retorno será de
tipo Double y se está especificado por las palabras As Double que aparecen
después de los paréntesis.
Cuerpo de la función VBA
Una vez definida la función se pueden especificar todas las instrucciones que serán
ejecutas. En el ejemplo he comenzado por definir un par de variables, la variable
celda que será del tipo Range y la variable resultado del tipo Double. En ésta última
variable es donde se irá acumulando la suma de todas las celdas.
La parte central de la función se encuentra en la instrucción For Each ya que realiza
un recorrido por todas las celdas del rango que fue especificado como parámetro.
Para cada celda que se encuentra se va sumando su contenido en la variable
resultado.
Retornando el valor
Una vez que se han hecho los cálculos necesarios, es importante regresar el valor.
Para hacerlo es indispensable igualar el nombre de la función al valor o variable que
contiene el valor que se desea regresar. En nuestro ejemplo, la variable resultado
es la que contiene la suma de todas las celdas por lo que se iguala con el nombre
de la función en la línea MiSuma = resultado.
Probando la función VBA
Finalmente probaré la funciónVBA recién creada dentro de una hoja de Excel. Tal
como lo definimos en el código, el único parámetro de la función debe ser un rango
del cual me regresará la suma de los valores de la celda. Observa el siguiente
ejemplo.
Aunque la función MiSuma hace lo mismo que la función de Excel SUMAR, nos ha
servido de ejemplo para introducir el tema de las funciones en VBA. Con este
ejemplo tan sencillo hemos creado nuestra primera función VBA.
1.1.4.-Controles
Controles de formulario
Controles ActiveX
Cuadro de texto
Controles de formulario en Excel
Los controles de formulario en Excel son objetos que podemos colocar dentro de
una hoja de nuestro libro, o dentro de un formulario de usuario en VBA, y nos darán
funcionalidad adicional para interactuar mejor con los usuarios y tener un mejor
control sobre la información.
Podemos utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a seleccionar elementos
de una lista predefinida o permitir que el usuario inicie una macro con tan solo pulsar
un botón. Los controles de formulario en Excel se encuentran dentro de la ficha
Programador dentro del grupo Controles. Solamente pulsa el botón Insertar y
observarás cada uno de ellos:
Justo por debajo de los controles de formulario podrás observar el grupo de
controles ActiveX pero sus diferencias y similitudes las discutiremos en otro artículo.
Por ahora nos enfocaremos solamente en los controles de formulario.
¿Cómo insertar un control de formulario en Excel?
Para insertar cualquiera de los controles de formulario debes seleccionarlo del menú
desplegable y hacer clic sobre la hoja de Excel arrastrando el borde para “dibujar”
el contorno del control. Observa este procedimiento.
Los diferentes controles de formulario
Existen diferentes tipos de controles de formulario en Excel que ofrecen diversos
tipos de funcionalidad e interacción con el usuario. Desde una simple etiqueta hasta
controles que permiten una selección múltiple de sus opciones. A continuación una
breve descripción de cada uno de ellos.
Barra de desplazamiento. Al hacer clic en las flechas se va desplazando la barra
dentro de un intervalo predefinido.
Botón. El botón nos permite ejecutar una macro al momento de hacer clic sobre él.
Botón de opción. Nos permite una única selección dentro de un conjunto de
opciones.
Casilla de verificación. Permite la selección o no selección de una opción.
Control de número. Nos ayuda a aumentar o disminuir un valor numérico.
Cuadro combinado. Es una combinación de un cuadro de texto con un cuadro de
lista.
Cuadro de grupo. Agrupa varios controles dentro de un rectángulo.
Cuadro de lista. Muestra una lista de valores de los cuales podemos elegir una
sola opción o múltiples opciones de acuerdo a la configuración del control.
Etiqueta. Permite especificar un texto o breves instrucciones en el formulario.
Controles de formulario no disponibles en Excel 2010
Los controles de formulario han estado presentes por varias versiones de Excel, sin
embargo a partir de Excel 2010 existen algunos controles que ya no pueden ser
utilizados dentro de las hojas como lo son el Campo de texto, el Cuadro combinado
de lista y el Cuadro combinado desplegable, sin embargo podremos alcanzar
funcionalidad similar utilizando controles ActiveX.
Controles ActiveX en Excel
Los controles ActiveX son un tipo de controles que nos permiten agregar
funcionalidad de formularios a nuestros libros de Excel. Existe otro tipo de controles
que es conocido como Controles de formulario y que tienen una funcionalidad
similar, sin embargo existen algunas diferencias entre ambos tipos.
Controles ActiveX y controles de formulario
Los controles de formulario fueron introducidos desde la versión 4 de Excel y por lo
tanto han estado presentes en la aplicación por más tiempo que los controles
ActiveX los cuales comenzaron a ser utilizados a partir de Excel 97. Ya que los
controles ActiveX fueron introducidos posteriormente ofrecen más posibilidades de
configuración y formato que los controles de formulario. Ambos tipos de controles
se encuentran en la ficha Programador.
La diferencia más significativa entre ambos es la manera en cómo podemos obtener
información de los controles al momento de interactuar con el usuario. Los controles
de formulario solamente responderán después de que el usuario ha interactuado
con ellos, como después de haber pulsado el botón. Por el contrario, los controles
ActiveX responden de manera continua a las acciones del usuario lo cual nos
permite realizar acciones como cambiar el tipo de puntero del mouse que se
muestra al colocar el puntero del ratón sobre el botón.
Propiedades de los controles ActiveX
A diferencia de los controles de formulario, los controles ActiveX tienen una serie de
propiedades que podemos configurar pulsando el botón Propiedades que se
encuentra dentro del grupo Controles de la ficha Programador.
Antes de poder ver las propiedades de un control ActiveX debemos pulsar el botón
Modo Diseño el cual nos permitirá seleccionar el control y posteriormente ver sus
propiedades. Cada tipo de control ActiveX mostrará una ventana de Propiedades
con sus propias características. A continuación un ejemplo de la ventana
Propiedades para un botón de comando ActiveX:
Controles ActiveX con subrutinas VBA
Otra diferencia entre los controles de formulario y los controles ActiveX es que los
primeros pueden tener asignada una macro y al hacer clic sobre el control de
formulario se iniciará la ejecución de dicha macro.
Los controles ActiveX no tienen asignada una macro explícitamente sino que
podemos asignar código VBA para cada evento del control. Un evento de un control
ActiveX puede ser el evento de hacer clic sobre el control, el evento de hacer doble
clic, el evento de obtener el foco sobre el control ActiveX, entre otros eventos más.
Para asignar código a uno de los eventos de un control ActiveX solamente debemos
hacer clic derecho sobre él y seleccionar la opción Ver código.
Esto mostrará el Editor de Visual Basic con una subrutina para el evento Clic ()
donde podremos escribir nuestro código.
En la lista desplegable de la derecha podemos observar la lista de eventos
disponibles para nuestro control ActiveX y para los cuales podemos escribir código
VBA. Al seleccionar cualquiera de dichos eventos se insertará una nueva subrutina
que podremos utilizar. Son precisamente la gran cantidad de eventos disponibles
para los controles ActiveX lo que los hace controles muy poderosos que podemos
utilizar en nuestros formularios.
Otra ventaja de los controles ActiveX en Excel
En la versión de Excel 2010 algunos controles de formulario han dejado de ser
soportados y no podemos utilizarlos más en nuestras hojas. Ese es el caso del
control de formulario conocido como campo de texto. Sin embargo, dentro de la lista
de controles ActiveX seguimos teniendo disponible el control llamado Cuadro de
texto lo cual puede hacer atractiva la opción de utilizar controles ActiveX en
Excel en lugar de controles de formulario.
(ORTIZ, EXCEL TOTAL, 2011)
Cuadro de texto en Excel
El cuadro de texto es un control ActiveX que muestra un campo vacío donde el
usuario puede introducir cualquier texto. En esta ocasión revisaremos cómo
incrustar un cuadro de texto y hacer referencia al mismo desde código VBA.
Insertar un cuadro de texto en Excel
Para insertar un cuadro de texto en una hoja de Excel debes ir a la ficha
Programador y hacer clic en el botón Insertar y entonces hacer clic sobre la opción
Cuadro de texto de la sección Controles ActiveX.
El puntero del ratón se convertirá en una cruz la cual nos permitirá dibujar el cuadro
de texto sobre la hoja de Excel. Una vez dibujado el cuadro de texto podrás hacer
clic derecho sobre él y seleccionar la opción Propiedades para conocer el nombre
que la ha sido asignado.
También puedes ver las propiedades de cualquier control seleccionándolo primero
y pulsando el botón Propiedades que se encuentra dentro del grupo Controles de la
ficha Programador.
Modificar valor del cuadro de texto
Si deseas colocar un texto dentro del cuadro de texto desde VBA puedes utilizar
una instrucción como la siguiente:
TextBox1.Text = "Texto inicial"
Esto hará que el cuadro de texto se vea de la siguiente manera:
Leer valor del cuadro de texto
Si quieres leer el valor del cuadro de texto y colocarlo en una celda podemos utilizar
la siguiente instrucción:
Range ("A1").Value = TextBox1.Text
El valor de la celda será el mismo que el del cuadro de texto.
Si deseas limpiar el cuadro de texto puedes utilizar la siguiente instrucción:
TextBox1.Text = ""
(ORTIZ , Cuadro de texto en Excel, 2012)
Una vez que hayas dado los primeros pasos en el mundo de las macros y la
programación en VBA descubrirás que Excel se convierte en una herramienta muy
poderosa para solucionar cualquier problema que afrontes en el manejo de
información.
1.2.1- ¿Qué es una macro y cuáles son los riesgos de seguridad?
Las macros automatizan las tareas que se usan con frecuencia. Muchas se crean
con Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y son diseñadas por programadores de
software. Sin embargo, algunas macros implican un posible riesgo de seguridad.
Una persona malintencionada puede introducir una macro destructiva en un archivo
o documento, lo que puede propagar un virus en el equipo.
Habilitar o deshabilitar macros con el Centro de confianza
La configuración de seguridad de las macros se encuentra en el Centro de
confianza. Sin embargo, si trabaja en una organización, es posible que el
administrador del sistema haya cambiado la configuración predeterminada para que
nadie pueda modificarla.
Nota Al cambiar la configuración de la macro en el Centro de confianza, sólo
cambia para el programa de Office que esté utilizando. La configuración de la macro
no cambia para todos los programas de Office.
¿Qué programa de 2007 Microsoft Office system está usando?
Access
Excel
Outlook
PowerPoint
Publisher
Visio
Word
Access
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de
Access.
Haga clic en Centro de confianza, en Configuración del Centro de confianza y, a
continuación, en Configuración de ActiveX.
Haga clic en las opciones que desee:
Deshabilitar todas las macros sin notificación Haga clic en esta opción si no confía
en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos se
deshabilitan. Si hay documentos con macros sin firmar en las que sí confíe, puede
poner estos documentos en una ubicación de confianza. Los documentos de
ubicaciones de confianza se pueden ejecutar sin la comprobación del sistema de
seguridad del Centro de confianza.
Deshabilitar todas las macros con notificación Esta es la configuración
predeterminada. Haga clic en esta opción si desea deshabilitar las macros, pero
desea recibir alertas de seguridad si hay macros presentes. De este modo, puede
elegir cuándo habilitar esas macros caso por caso.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Esta configuración
es igual que Deshabilitar todas las macros con notificación excepto en que si la
macro está firmada digitalmente por un editor de confianza, puede ejecutarse si ya
se ha confiado en el editor. De lo contrario, se le notifica. De este modo, puede
decidir habilitar esas macros firmadas o confiar en el editor. Todas las macros sin
firmar se deshabilitan sin notificación.
Habilitar todas las macros (no recomendado, puede ejecutarse código posiblemente
peligroso) Haga clic en esta opción para permitir que se ejecuten todas las macros.
Esta configuración hace que el equipo sea vulnerable a código posiblemente
malintencionado y no se recomienda.
1.2.2-Excel
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de
Excel.
Haga clic en Centro de confianza, en Configuración del Centro de confianza y, a
continuación, en Configuración de macros.
Haga clic en las opciones que desee:
Deshabilitar todas las macros sin notificación Haga clic en esta opción si no confía
en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos se
deshabilitan. Si hay documentos con macros sin firmar en las que sí confíe, puede
poner estos documentos en una ubicación de confianza. Los documentos de
ubicaciones de confianza se pueden ejecutar sin la comprobación del sistema de
seguridad del Centro de confianza.
Deshabilitar todas las macros con notificación Este valor es el predeterminado.
Haga clic en esta opción si desea deshabilitar las macros, pero desea recibir alertas
de seguridad si hay macros presentes. De esta manera, puede elegir cuándo
habilitar las macros en cada caso.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Esta configuración
es la misma que la de la opción Deshabilitar todas las macros con notificación, con
la excepción de que, si la macro está firmada digitalmente por un editor de
confianza, podrá ejecutarse si ya confía en el editor. Si el editor no es de confianza,
se le notificará al respecto para que pueda elegir si desea habilitar las macros
firmadas o confiar en el editor. Todas las macros no firmadas digitalmente se
deshabilitan sin ninguna notificación.
Habilitar todas las macros (no recomendado; pueden ejecutarse códigos
posiblemente peligrosos) Haga clic en esta opción para permitir que se ejecuten
todas las macros. Esta configuración hace que el equipo sea vulnerable a código
posiblemente malintencionado y no se recomienda.
Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA Esta configuración
es para los programadores y se usa para bloquear o permitir de forma deliberada el
acceso mediante programación al modelo de objetos de VBA desde cualquier
cliente de automatización. Es decir, ofrece una opción de seguridad para el código
escrito para automatizar un programa de Office y manipular mediante programación
el entorno y el modelo de objetos de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Se trata de una configuración por usuario y por aplicación que deniega el acceso de
forma predeterminada. Esta opción de seguridad dificulta que los programas sin
autorización generen código de "replicación automática" que pueda dañar los
sistemas del usuario final. Para que cualquier cliente de automatización pueda tener
acceso al modelo de objetos de VBA mediante programación, el usuario que ejecute
el código debe conceder acceso explícitamente. Para habilitar el acceso, active la
casilla.
Sugerencia Puede abrir el cuadro de diálogo de configuración de seguridad de
macros desde la ficha Programador de la cinta de opciones, que forma parte de la
interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. Si la ficha Programador no está
disponible, haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en
Opciones de Excel. Haga clic en Más frecuentes y, a continuación, active la casilla
de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.
1.2.3-Outlook
En el menú Herramientas, haga clic en Centro de confianza.
Haga clic en Configuración de macros.
Haga clic en las opciones que desee:
Ninguna advertencia y desactivar todas las macros Haga clic en esta opción si no
confía en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos
se deshabilitan.
Advertencias para macros firmadas; deshabilitar todas las macros no firmadas Este
es el valor predeterminado y es el mismo que el de la opción Deshabilitar todas las
macros con notificación, con la excepción de que, si la macro está firmada
digitalmente por un editor de confianza, podrá ejecutarse si ya confía en el editor.
Si el editor no es de confianza, se le notificará al respecto para que pueda elegir si
desea habilitar las macros firmadas o confiar en el editor. Todas las macros no
firmadas digitalmente se deshabilitan sin ninguna notificación.
Advertencias para todas las macros Haga clic en esta opción si desea deshabilitar
las macros, pero desea recibir alertas de seguridad si hay macros presentes. De
esta manera, puede elegir cuándo habilitar las macros en cada caso.
Sin comprobación de seguridad de macros (no recomendado) Haga clic en esta
opción para permitir que se ejecuten todas las macros. Esta configuración hace que
el equipo sea vulnerable a código posiblemente malintencionado y no se
recomienda.
1.2.4-PowerPoint
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de
PowerPoint.
Haga clic en Centro de confianza, en Configuración del Centro de confianza y, a
continuación, en Configuración de macros.
Haga clic en las opciones que desee:
Deshabilitar todas las macros sin notificación Haga clic en esta opción si no confía
en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos se
deshabilitan. Si hay documentos con macros sin firmar en las que sí confíe, puede
poner estos documentos en una ubicación de confianza. Los documentos de
ubicaciones de confianza se pueden ejecutar sin la comprobación del sistema de
seguridad del Centro de confianza.
Deshabilitar todas las macros con notificación Esta es la configuración
predeterminada. Haga clic en esta opción si desea deshabilitar las macros, pero
desea recibir alertas de seguridad si hay macros presentes. De este modo, puede
elegir cuándo habilitar esas macros caso por caso.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Esta configuración
es igual que Deshabilitar todas las macros con notificación excepto en que si la
macro está firmada digitalmente por un editor de confianza, puede ejecutarse si ya
se ha confiado en el editor. De lo contrario, se le notifica. De este modo, puede
decidir habilitar esas macros firmadas o confiar en el editor. Todas las macros sin
firmar se deshabilitan sin notificación.
Habilitar todas las macros (no recomendado, puede ejecutarse código posiblemente
peligroso) Haga clic en esta opción para permitir que se ejecuten todas las macros.
Esta configuración hace que el equipo sea vulnerable a código posiblemente
malintencionado y no se recomienda.
Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA Esta configuración
es para los programadores y se usa para bloquear o permitir de forma deliberada el
acceso mediante programación al modelo de objetos de VBA desde cualquier
cliente de automatización. Es decir, ofrece una opción de seguridad para el código
escrito para automatizar un programa de Office y manipular mediante programación
el entorno y el modelo de objetos de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Se trata de una configuración por usuario y por aplicación que deniega el acceso de
forma predeterminada. Esta opción de seguridad dificulta que los programas sin
autorización generen código de "replicación automática" que pueda dañar los
sistemas del usuario final. Para que cualquier cliente de automatización pueda tener
acceso al modelo de objetos de VBA mediante programación, el usuario que ejecute
el código debe conceder acceso explícitamente. Para habilitar el acceso, active la
casilla.
Sugerencia Puede abrir el cuadro de diálogo de configuración de seguridad de
macros desde la ficha Programador de la cinta de opciones, que forma parte de la
interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. Si la ficha Programador no está
disponible, haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en
Opciones de PowerPoint. Haga clic en Más frecuentes y, a continuación, active la
casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.
1.2.5-Publisher
En el menú Herramientas, haga clic en Centro de confianza.
Haga clic en Configuración de macros.
Haga clic en las opciones que desee:
Deshabilitar todas las macros sin notificación Haga clic en esta opción si no confía
en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos se
deshabilitan. Si hay documentos con macros sin firmar en las que sí confíe, puede
poner estos documentos en una ubicación de confianza. Los documentos de
ubicaciones de confianza se pueden ejecutar sin la comprobación del sistema de
seguridad del Centro de confianza.
Deshabilitar todas las macros con notificación Este valor es el predeterminado.
Haga clic en esta opción si desea deshabilitar las macros, pero desea recibir alertas
de seguridad si hay macros presentes. De esta manera, puede elegir cuándo
habilitar las macros en cada caso.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Esta configuración
es la misma que la de la opción Deshabilitar todas las macros con notificación, con
la excepción de que, si la macro está firmada digitalmente por un editor de
confianza, podrá ejecutarse si ya confía en el editor. Si el editor no es de confianza,
se le notificará al respecto para que pueda elegir si desea habilitar las macros
firmadas o confiar en el editor. Todas las macros no firmadas digitalmente se
deshabilitan sin ninguna notificación.
Habilitar todas las macros (no recomendado; pueden ejecutarse códigos
posiblemente peligrosos) Haga clic en esta opción para permitir que se ejecuten
todas las macros. Esta configuración hace que el equipo sea vulnerable a código
posiblemente malintencionado y no se recomienda.
Confiar en el acceso al modelo de objetos de proyectos de VBA Esta configuración
es para los programadores y se usa para bloquear o permitir de forma deliberada el
acceso mediante programación al modelo de objetos de VBA desde cualquier
cliente de automatización. Es decir, ofrece una opción de seguridad para el código
escrito para automatizar un programa de Office y manipular mediante programación
el entorno y el modelo de objetos de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Se trata de una configuración por usuario y por aplicación que deniega el acceso de
forma predeterminada. Esta opción de seguridad dificulta que los programas sin
autorización generen código de "replicación automática" que pueda dañar los
sistemas del usuario final. Para que cualquier cliente de automatización pueda tener
acceso al modelo de objetos de VBA mediante programación, el usuario que ejecute
el código debe conceder acceso explícitamente. Para habilitar el acceso, active la
casilla.
1.2.6-Visio
En el menú Herramientas, haga clic en Centro de confianza.
Haga clic en Configuración de macros.
Haga clic en las opciones que desee:
Deshabilitar todas las macros sin notificación Haga clic en esta opción si no confía
en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos se
deshabilitan. Si hay documentos con macros sin firmar en las que sí confíe, puede
poner estos documentos en una ubicación de confianza. Los documentos de
ubicaciones de confianza se pueden ejecutar sin la comprobación del sistema de
seguridad del Centro de confianza.
Deshabilitar todas las macros con notificación Este valor es el predeterminado.
Haga clic en esta opción si desea deshabilitar las macros, pero desea recibir alertas
de seguridad si hay macros presentes. De esta manera, puede elegir cuándo
habilitar las macros en cada caso.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Esta configuración
es la misma que la de la opción Deshabilitar todas las macros con notificación, con
la excepción de que, si la macro está firmada digitalmente por un editor de
confianza, podrá ejecutarse si ya confía en el editor. Si el editor no es de confianza,
se le notificará al respecto para que pueda elegir si desea habilitar las macros
firmadas o confiar en el editor. Todas las macros no firmadas digitalmente se
deshabilitan sin ninguna notificación.
Habilitar todas las macros (no recomendado; pueden ejecutarse códigos
posiblemente peligrosos) Haga clic en esta opción para permitir que se ejecuten
todas las macros. Esta configuración hace que el equipo sea vulnerable a código
posiblemente malintencionado y no se recomienda.
Confiar en el acceso al modelo de objetos de proyectos de VBA Esta configuración
es para los programadores y se usa para bloquear o permitir de forma deliberada el
acceso mediante programación al modelo de objetos de VBA desde cualquier
cliente de automatización. Es decir, ofrece una opción de seguridad para el código
escrito para automatizar un programa de Office y manipular mediante programación
el entorno y el modelo de objetos de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Se trata de una configuración por usuario y por aplicación que deniega el acceso de
forma predeterminada. Esta opción de seguridad dificulta que los programas sin
autorización generen código de "replicación automática" que pueda dañar los
sistemas del usuario final. Para que cualquier cliente de automatización pueda tener
acceso al modelo de objetos de VBA mediante programación, el usuario que ejecute
el código debe conceder acceso explícitamente. Para habilitar el acceso, active la
casilla.
1.2.7-Word
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de
Word.
Haga clic en Centro de confianza, en Configuración del Centro de confianza y, a
continuación, en Configuración de macros.
Haga clic en las opciones que desee:
Deshabilitar todas las macros sin notificación Haga clic en esta opción si no confía
en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos se
deshabilitan. Si hay documentos con macros sin firmar en las que sí confíe, puede
poner estos documentos en una ubicación de confianza. Los documentos de
ubicaciones de confianza se pueden ejecutar sin la comprobación del sistema de
seguridad del Centro de confianza.
Deshabilitar todas las macros con notificación Este valor es el predeterminado.
Haga clic en esta opción si desea deshabilitar las macros, pero desea recibir alertas
de seguridad si hay macros presentes. De esta manera, puede elegir cuándo
habilitar las macros en cada caso.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Esta configuración
es la misma que la de la opción Deshabilitar todas las macros con notificación, con
la excepción de que, si la macro está firmada digitalmente por un editor de
confianza, podrá ejecutarse si ya confía en el editor. Si el editor no es de confianza,
se le notificará al respecto para que pueda elegir si desea habilitar las macros
firmadas o confiar en el editor. Todas las macros no firmadas digitalmente se
deshabilitan sin ninguna notificación.
Habilitar todas las macros (no recomendado; pueden ejecutarse códigos
posiblemente peligrosos) Haga clic en esta opción para permitir que se ejecuten
todas las macros. Esta configuración hace que el equipo sea vulnerable a código
posiblemente malintencionado y no se recomienda.
Confiar en el acceso al modelo de objetos de proyectos de VBA Esta configuración
es para los programadores y se usa para bloquear o permitir de forma deliberada el
acceso mediante programación al modelo de objetos de VBA desde cualquier
cliente de automatización. Es decir, ofrece una opción de seguridad para el código
escrito para automatizar un programa de Office y manipular mediante programación
el entorno y el modelo de objetos de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Se trata de una configuración por usuario y por aplicación que deniega el acceso de
forma predeterminada. Esta opción de seguridad dificulta que los programas sin
autorización generen código de "replicación automática" que pueda dañar los
sistemas del usuario final. Para que cualquier cliente de automatización pueda tener
acceso al modelo de objetos de VBA mediante programación, el usuario que ejecute
el código debe conceder acceso explícitamente. Para habilitar el acceso, active la
casilla.
Sugerencia Puede abrir el cuadro de diálogo de configuración de seguridad de
macros desde la ficha Programador de la cinta de opciones, que forma parte de la
interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. Si la ficha Programador no está
disponible, haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en
Opciones de Word. Haga clic en Más frecuentes y, a continuación, active la casilla
de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.
¿Cómo puede protegerme el Centro de confianza de macros no seguras?
Antes de habilitar una macro en un documento, el Centro de confianza comprueba
la siguiente información:
La macro está firmada por el programador con una firma digital.
La firma digital es válido.
Esta firma digital está actualizada (no ha caducado).
El certificado asociado a la firma digital fue emitido por una entidad de certificación
(CA) acreditada.
El programador que firmó la macro es un editor de confianza.
Si el Centro de confianza detecta un problema relacionado con estas
comprobaciones, la macro se deshabilita de forma predeterminada y aparece la
barra de mensajes para notificarle de que hay una macro que puede no ser segura.
Para habilitar la macro, haga clic en Opciones en la barra de mensajes; se abrirá un
cuadro de diálogo de seguridad. Vea la siguiente sección para obtener información
sobre cómo tomar decisiones relacionadas con las macros y la seguridad.
Nota En Microsoft Office Outlook 2007 y en Microsoft Office Publisher 2007, las
alertas de seguridad aparecen en cuadros de diálogo, no en la barra de mensajes.
¿Qué debo hacer cuando una advertencia de seguridad pregunte si deseo habilitar
o deshabilitar una macro?
Cuando aparece el cuadro de diálogo Opciones de seguridad, puede habilitar la
macro o dejarla deshabilitada. Debe habilitarla si sabe con certeza que procede de
una fuente de confianza.
Importante Si sabe que el documento y la macro proceden de una fuente de
confianza, tienen una firma válida y no desea volver a recibir notificaciones sobre
ellos, en lugar de cambiar la configuración del Centro de confianza a una
configuración de seguridad de macros menos segura, puede hacer clic en la opción
Confiar en todos los documentos de este editor del cuadro de diálogo de seguridad.
De esta forma, se agrega el editor a la lista Editores de confianza del Centro de
confianza. Todo el software procedente de ese editor es de confianza. Si la macro
no tiene ninguna firma válida, pero confía en ella y no desea volver a recibir
notificaciones, en lugar de cambiar la configuración predeterminada del Centro de
confianza a una configuración de seguridad de macros menos segura, es mejor
mover el documento a una ubicación de confianza. Los documentos de ubicaciones
de confianza se pueden ejecutar sin la comprobación del sistema de seguridad del
Centro de confianza.
En función de la situación, el cuadro de diálogo de seguridad describe el problema
específico. La tabla siguiente muestra la lista de los posibles problemas y da
consejos sobre lo que se debe hacer en cada caso.
Problema Consejo
La macro no está firmada Dado que
la macro no está firmada digitalmente,
no se puede comprobar la identidad
del editor de macros. Por lo tanto, no
Antes de habilitar macros sin firmar,
asegúrese de que la macro procede de una
fuente de confianza. Puede continuar
trabajando en el documento aunque no
habilite la macro.
Problema Consejo
es posible determinar si la macro es
segura o no.
La firma de la macro no es de
confianza Puede que la macro no
sea segura, ya que se ha firmado
digitalmente, la firma es válida y se ha
elegido no confiar en el editor que la
firmó.
Puede confianza explícitamente en el editor
de la macro haciendo clic en la opción
Confiar en todos los documentos de este
editor en el cuadro de diálogo de seguridad.
Esta opción solamente aparece si la firma
es válida. Al hacer clic en esta opción se
agrega el editor a la lista Editores de
confianza del Centro de confianza.
La firma de la macro no es
válida Puede que la macro no sea
segura, porque se ha firmado
digitalmente y la firma no es válida.
Se recomienda que no habilite macros con
firmas no válidas. Una posible razón para
que la firma no sea válida es que se haya
manipulado. Para obtener más información,
vea Cómo saber si una firma digital es de
confianza.
La firma de la macro ha
caducado Puede que la macro no
sea segura, porque se ha firmado
digitalmente y la firma ha caducado.
Antes de habilitar macros con firmas
caducadas, asegúrese de que la macro
procede de una fuente de confianza. Si ha
usado este documento en el pasado sin
problemas de seguridad, el riesgo que
supone habilitar la macro puede ser menor.
(GALEON)
(2015)
1.3.1.-Desarrollo de la base de datos
Es un conjunto de datos relacionados entre sí, por datos entendemos hechos
conocidos que pueden registrarse y que tienen un significado implícito.
• Seguridad e integridad de los datos
• Consulta, interrogación interactiva
• Independencia de los datos Es un software que controla la organización,
almacenamiento, recuperación, seguridad e integridad de los datos en una base de
datos, acepta pedidos de datos desde un programa de aplicación y le ordena al
sistema operativo transferir los datos apropiados
Una base de datos
1.3.2-Base de datos centralizado
Base de Datos Centralizada es una base de datos almacenada en su totalidad en
un solo lugar físico es decir, es una base de datos almacenada en una sola máquina
y una sola CPU, y en donde los usuarios trabajan en terminales que sólo muestran
resultados. Los sistemas de bases de datos centralizadas son aquellos que se
ejecutan en un único Sistema informático sin interaccionar con ninguna otra
computadora. Tales sistemas comprenden el rango desde los sistemas de base de
datos mono usuario ejecutándose en computadoras personales hasta los sistemas
de bases de datos de alto rendimiento ejecutándose en grandes sistemas.
1.3.3-Características de las bases de datos centralizados
● Se almacena completamente en una localidad central (mainframe o macro
computadora).
● No posee múltiples elementos de procesamiento ni mecanismos de
intercomunicación como las Bases de Datos Distribuidas.
● Los componentes de la Bases de Datos Centralizadas son: los datos, el software
del SGBD (Sistema de Gestión de Base de Datos) y los dispositivos de
almacenamiento secundario asociados, como disco de almacenamiento en línea de
la base de datos y cintas para las copias de seguridad.
● El problema de seguridad es inherentemente fácil en estos sistemas de bases de
datos.
1.3.4-Ventajas de las bases de datos centralizados
● Se evita la redundancia.
● Se evita la inconsistencia.
Ya que si un hecho específico se representa por una sola entrada (es decir, si la
redundancia se elimina), la no-concordancia de datos no puede ocurrir.
● Pueden aplicarse restricciones de seguridad.
Al tener jurisdicción completa sobre los datos de operación, el DBA puede:
a) Definir controles de autorización para que se apliquen cada vez que se intente el
acceso a datos sensibles. Diferentes controles pueden establecerse para cada tipo
de acceso (recuperación, modificación, supresión, etc.) a cada parte de la
información de la base de datos.
● Puede conservarse la integridad.
El problema de la integridad es garantizar que los datos de la base de datos sean
exactos. El control centralizado de la base de datos, es decir, que los datos se
encuentren en una sola máquina, ayuda a evitar la inconsistencia de los datos, por
el mismo hecho de encontrarse en una sola máquina.
● El procesamiento de los datos ofrece un mejor rendimiento y resulta más confiable
que en los sistemas distribuidos.
1.3.5- desventajas de las bases de datos centralizados
Algunas de las desventajas que presentan los Sistemas de Bases de Datos
Centralizadas son:
● Los mainframes (computadora central) no ofrecen mejor proporción
precio/rendimiento que los microprocesadores de los sistemas distribuidos.
● Por lo general, cuando un sistema de Base de Datos Centralizada falla, se pierde
toda la disponibilidad de procesamiento y sobre todo de la información confiada al
sistema.
● Las cargas de trabajo no se pueden difundir entre diferentes computadoras, ya
que los trabajos siempre se ejecutarán en la misma máquina.
● No se puede añadir poder de cómputo en pequeños incrementos, debido a lo
complicado de esta operación.
1.3.6- arquitectura de las bases de datos centralizadas.
El CPU y los controladores de dispositivos que pueden ejecutarse
concurrentemente, compitiendo así por el acceso a la memoria. La memoria caché
reduce la disputa por el acceso a la memoria, ya que el CPU necesita acceder a la
memoria, compartida un número de veces menor.
Se distinguen dos formas de utilizar las computadoras: como sistemas mono usuario
o multiusuario. En la primera categoría están las computadoras personales y las
estaciones de trabajo. Un sistema mono usuario típico es una unidad de sobremesa
utilizada por una única persona que dispone de una sola CPU, de uno o dos discos
fijos y que trabaja con un solo sistema operativo que
Solo permite un único usuario. Por el contrario, un sistema multiusuario típico tiene
más discos y más memoria, puede disponer de varias CPU y trabaja con un sistema
operativo multiusuario.
1.3.7-Bases de datos descentralizados
Es cuando la información se coloca en una base de datos que une información de
varias áreas funcionales, cada unidad de organización está forzada a compartir la
información. Dado que por lo general las bases de datos se tienen en línea, la
información está disponible en cualquier momento para que la usen los programas
de cualquier aplicación y para consultas que los gerentes deseen hacer
suponiendo que tienen acceso a ella. Los administradores de la información
comienzan a tener una visión general de que la información es una entidad en sí
misma, conceptualmente separada del sistema de cómputo que procesa la
información.
1.3.8- Ventajas posibles desventajas posibles
Mayor manejo del equipo de cómputo Posible desintegración sobre el control del
equipo de cómputo
Disminución en costos de telecomunicaciones en algunas circunstancias Utiliza
nuevas tecnologías complejas (análisis de redes y telecomunicaciones)
Mayor adaptabilidad a la estructura organizacional Mayores costos de comunicación
en algunas circunstancias
Mejor moral a través de la participación local.
1.3.9- Arquitectura de las bases de datos descentralizadas
En un entorno convencional de procesamiento de datos se usan archivos separados
de datos para cada actividad funcional y los archivos de datos y los programas de
aplicaciones tienden a ser propiedades de los departamentos funcionales que los
crearon; los departamentos son dueños de la información originada en su área y de
los programas y archivos generados por dicha información. El departamento creador
ejerce por lo general un cierto grado de control sobre la información.
1.4.1-Base de datos distribuidos
Los datos se encuentran en diferentes máquinas, generalmente situados en
localizaciones geográficas diferentes (homogéneas o no).
Nodo o emplazamiento: Cada uno de los ordenadores que integran el sistema de
Bases de Datos distribuido.
Tipos de transacciones:
1.-Locales: cuando se accede a los datos del único emplazamiento donde se inició
la transacción.
2.-Globales: Cuando se accede a datos de emplazamientos distintos al nodo donde
se inició la transacción.
ESTE SISTEMA SERÁ DISTRIBUIDO SI CUMPLE CON LOS SIGUIENTES
PARÁMETROS:
1.-Los distintos nodos están informados sobre los demás aunque algunas tablas
estén almacenadas sólo en algunos nodos, éstos comparten un esquema global
común.
2.-Cada nodo proporciona un entorno de ejecución de transacciones, tanto local,
como global.
Generalmente, los nodos ejecutan el mismo software de gestión distribuida en caso
contrario se dice que el sistema es heterogéneo.
1.5.1-Ventajas de las bases de datos distribuidas
1-Compartimiento de datos. Los usuarios de un nodo son capaces de acceder a los
datos de otro nodo. Por ejemplo, desde el Rectorado, se puede consultar los datos
de los alumnos de Informática.
2.-Autonomía. Cada nodo tiene cierto grado de control sobre sus datos, en un
sistema centralizado, hay un administrador del sistema responsable de los datos a
nivel global. Cada administrador local puede tener un nivel de autonomía local
diferente.
3.-Disponibilidad. Si en un sistema distribuido falla un nodo, los nodos restantes
pueden seguir funcionando. Si se duplican los datos en varios nodos, la transacción
que necesite un determinado dato puede encontrarlo en cualquiera de los diferentes
nodos.
1.5.2-Inconvenientes de las bases de datos distribuidas
1.-Coste de desarrollo del software. La complejidad añadida que es necesaria para
mantener la coordinación entre nodos hace que el desarrollo de software sea más
costoso.
2.-Mayor probabilidad de errores. Como los nodos que constituyen el sistema
funcionan en paralelo, es más difícil asegurar el funcionamiento correcto de los
algoritmos, así como de los procedimientos de recuperación de fallos del sistema.
3.-Mayor sobrecarga de procesamiento. El intercambio de mensajes y ejecución de
algoritmos para el mantenimiento de la coordinación entre nodos supone una
sobrecarga que no se da en los sistemas centralizados.
1.5.3-Arquitectura de un sistema de bases de datos distribuidas
La mayoría de los sistemas de manejo de bases de datos disponibles actualmente
están basadas en la arquitectura ANSI-SPARC la cual divide a un sistema en tres
niveles: interno, conceptual y externo.
La vista conceptual, conocida también como vista lógica global, representa la visión
de la comunidad de usuarios de los datos en la base de datos. No toma en cuenta
la forma en que las aplicaciones individuales observan los datos o como éstos son
almacenados. La vista conceptual está basada en el esquema conceptual y su
construcción se hace en la primera fase del diseño de una base de datos.
El esquema conceptual se mapea a un esquema interno a nivel interno, el cual es
el nivel de descripción más bajo de los datos en una base de datos. Este proporciona
una interfaz al sistema de archivos del sistema operativo el cual es el responsable
del acceso a la base de datos. El nivel interno tiene que ver con la especificación de
qué elementos serán indexados, qué técnica de organización de archivos utilizar y
como los datos se agrupan en el disco mediante "clusters" para mejorar su acceso.
Bibliografía.
www.inf.udec.cl/~sistcomp/Sistemas-Distribuidos.html
www.inf.udec.cl/~basedato/apunte.html
www.coqui.metro.inter.edu/juanck/chap4.htm
Rene Domínguez Hernández
Universidad Politécnica del Valle de Toluca
1.5.4-¿Qué es un sistema gestor de base de datos (SGBD)?
Es una colección de programas cuyo objetivo es servir de interfaz entre la base de
datos, el usuario y las aplicaciones. Se compone de un lenguaje de definición de
datos, de un lenguaje de manipulación de datos y de un lenguaje de consulta.
También permiten definir los datos a distintos niveles de abstracción y manipular
dichos datos, garantizando la seguridad e integridad de los mismos y guardar los
datos en algún medio controlado por el mismo sistema gestor de base de datos,
también permite realizar consultas, actualizar y generar informes.
Un Sistema Gestor de base de datos (SGBD) también es un conjunto de programas
que permiten crear y mantener una Base de datos, asegurando su integridad,
confidencialidad y seguridad.
1.5.5-Las características de un Sistema Gestor de Base de Datos
• Abstracción De La Información: Los sistema gestor de base de datos ahorran a los
usuarios detalles acerca del almacenamiento físico de los datos. Da lo mismo si una
base de datos ocupa uno o cientos de archivos, este hecho se hace transparente al
usuario. Así, se definen varios niveles de abstracción.
• Independencia: La independencia de los datos consiste en la capacidad de
modificar el esquema (físico o lógico) de una base de datos sin tener que realizar
cambios en las aplicaciones que se sirven de ella.
• Redundancia mínima: Un buen diseño de una base de datos logrará evitar la
aparición de información repetida o redundante. De entrada, lo ideal es lograr una
redundancia nula; no obstante, en algunos casos la complejidad de los cálculos
hace necesaria la aparición de redundancias.
• Consistencia: En aquellos casos en los que no se ha logrado esta redundancia
nula, será necesario vigilar que aquella información que aparece repetida se
actualice de forma coherente, es decir, que todos los datos repetidos se actualicen
de forma simultánea.
• Seguridad: La información almacenada en una base de datos puede llegar a tener
un gran valor. Los sistema gestor de base de datos deben garantizar que esta
información se encuentra asegurada frente a usuarios malintencionados, que
intenten leer información privilegiada; frente a ataques que deseen manipular o
destruir la información; o simplemente ante las torpezas de algún usuario autorizado
pero despistado. Normalmente, los sistemas gestores de base de datos disponen
de un complejo sistema de permisos a usuarios y grupos de usuarios, que permiten
otorgar diversas categorías de permisos.
• Integridad: Se trata de adoptar las medidas necesarias para garantizar la validez
de los datos almacenados. Es decir, se trata de proteger los datos ante fallos de
hardware, datos introducidos por usuarios descuidados, o cualquier otra
circunstancia capaz de corromper la información almacenada.
• Respaldo y recuperación: Los SGBD deben proporcionar una forma eficiente de
realizar copias de respaldo de la información almacenada en ellos, y de restaurar a
partir de estas copias los datos que se hayan podido perder.
• Control de la concurrencia: En la mayoría de entornos (excepto quizás el
doméstico), lo más habitual es que sean muchas las personas que acceden a una
base de datos, bien para recuperar información, bien para almacenarla. Y es
también frecuente que dichos accesos se realicen de forma simultánea. Así pues,
un Sistema gestor base de datos debe controlar este acceso concurrente a la
información, que podría derivar en inconsistencias.
1.5.6-¿Qué es un archivo?
Un archivo es un elemento de información conformado por un conjunto de registros.
Estos registros a su vez están compuestos por una serie de caracteres o bytes. Los
archivos, alojados en dispositivos de almacenamiento conocidos como memoria
secundaria, pueden almacenarse de dos formas diferentes: archivos
convencionales o bases de datos.
También Es un conjunto de información binaria; es decir, es un conjunto que va de
0 a 1. En este archivo puede almacenarse para mantener un registro de dicha
información. Un archivo de texto es un archivo que contiene caracteres
almacenados en forma de octetos (o bytes).
1.5.7-¿Diferencias entre un archivo y una base de datos?
Los Archivos hacen parte de la base de datos es decir, En archivos tradicionales no
tienes la potencialidad de analizar la información de la que dispones como en una
base de datos, un archivo lógico es una definición de estructura de datos, algo que
se diseña en un papel. Por el contrario, un archivo físico es la implementación de
ese diseño en algo concreto y que ocupa espacio real en un disco duro.
Y por lo tanto una base de datos es un conjunto organizado de información que
puede ser consultado con herramientas informatizadas y a través de lenguajes de
consulta estructurados.
1.5.8-¿Tipos de usuarios de una base de datos?
Son aquellos que interactúan de alguna forma con la BD. Se distinguen básicamente
3 tipos de usuarios:
1) Programador de Aplicaciones: Interactúa con la BD a través de los lenguajes de
programación.
2) Usuarios Sofisticados: Interactúan con la BD sin escribir programas.
3) Usuarios Ingenuos: Usa los programas de BD creados por los programadores de
aplicaciones.
También podemos definir a los usuarios como toda persona que tenga todo tipo de
contacto con el sistema de base de datos desde que este se diseña, elabora,
termina y se usa.
Los usuarios que accesan una base de datos pueden clasificarse como:
Programadores de aplicaciones: Los profesionales en computación que interactuan
con el sistema por medio de llamadas en DML (Lenguaje de Manipulación de
Datos), las cuales están incorporadas en un programa escrito en un lenguaje de
programación.
Usuarios sofisticados: Los usuarios sofisticados interactúan con el sistema sin
escribir programas. En cambio escriben sus preguntas en un lenguaje de consultas
de base de datos.
Usuarios especializados: Algunos usuarios sofisticados escriben aplicaciones de
base de datos especializadas que no encajan en el marco tradicional de
procesamiento de datos.
Usuarios ingenuos: Los usuarios no sofisticados interactúan con el sistema
invocando a uno de los programas de aplicación permanentes que se han escrito
anteriormente en el sistema de base de datos, podemos mencionar al usuario
ingenuo como el usuario final que utiliza el sistema de base de datos sin saber nada
del diseño interno del mismo por ejemplo: un cajero.
DAVID MIGUEL BALLESTEROS ROJAS técnico profesional en ingeniería de
sistemas
California.es.craigslist.org/
1.6.1-características de un Sistema Gestor de Base de Datos
SGBD
Son:
• Abstracción de la información. Los SGBD ahorran a los usuarios detalles acerca
del almacenamiento físico de los datos. Da lo mismo si una base de datos ocupa
uno o cientos de archivos, este hecho se hace transparente al usuario. Así, se
definen varios niveles de abstracción.
• Independencia. La independencia de los datos consiste en la capacidad de
modificar el esquema (físico o lógico) de una base de datos sin tener que realizar
cambios en las aplicaciones que se sirven de ella.
• Redundancia mínima. Un buen diseño de una base de datos logrará evitar la
aparición de información repetida o redundante. De entrada, lo ideal es lograr una
redundancia nula; no obstante, en algunos casos la complejidad de los cálculos
hace necesaria la aparición de redundancias.
• Consistencia. En aquellos casos en los que no se ha logrado esta redundancia
nula, será necesario vigilar que aquella información que aparece repetida se
actualice de forma coherente, es decir, que todos los datos repetidos se actualicen
de forma simultánea.
• Seguridad. La información almacenada en una base de datos puede llegar a tener
un gran valor. Los SGBD deben garantizar que esta información se encuentra
asegurada frente a usuarios malintencionados, que intenten leer información
privilegiada; frente a ataques que deseen manipular o destruir la información; o
simplemente ante las torpezas de algún usuario autorizado pero despistado.
Normalmente, los SGBD disponen de un complejo sistema de permisos a usuarios
y grupos de usuarios, que permiten otorgar diversas categorías de permisos.
• Integridad. Se trata de adoptar las medidas necesarias para garantizar la validez
de los datos almacenados. Es decir, se trata de proteger los datos ante fallos de
hardware, datos introducidos por usuarios descuidados, o cualquier otra
circunstancia capaz de corromper la información almacenada.
• Respaldo y recuperación. Los SGBD deben proporcionar una forma eficiente de
realizar copias de respaldo de la información almacenada en ellos, y de restaurar a
partir de estas copias los datos que se hayan podido perder.
• Control de la concurrencia. En la mayoría de entornos (excepto quizás el
doméstico), lo más habitual es que sean muchas las personas que acceden a una
base de datos, bien para recuperar información, bien para almacenarla. Y es
también frecuente que dichos accesos se realicen de forma simultánea. Así pues,
un SGBD debe controlar este acceso concurrente a la información, que podría
derivar en inconsistencias.
1.6.2-Diferencia entre un archivo y una base de dato:
Una base de datos es un conjunto organizado de información que puede ser
consultado con herramientas informatizadas y a través de lenguajes de consulta
estructurados, y los Archivos hacen parte de la base de datos es decir, En archivos
tradicionales no tienes la potencialidad de analizar la información de la que dispones
como en una base de datos, un archivo lógico es una definición de estructura de
datos, algo que se diseña en un papel. Por el contrario, un archivo físico es la
implementación de ese diseño en algo concreto y que ocupa espacio real en un
disco duro.
1.6.3-Funciones de bases de datos
DBA: es la persona que asegura integridad, consistencia, redundancia, seguridad
este es el Administrador de Base de Datos quien se encarga de realizar el
mantenimiento diario o periódico de los datos.
Desarrollador de Aplicaciones: es la persona que desarrolla los sistemas que
interactúan con la Base de Datos.
Usuario Final: es la persona que utiliza los datos, esta persona ve datos convertidos
en información:
Las personas tienen acceso DBMS se clasifican de la siguiente manera:
USUARIOS INGENUOS. Son aquellos que interactúan con el sistema por medio de
aplicaciones permanentes.
USUARIOS SOFISTICADOS. Son aquellos con la capacidad de acceder a la
información por medios de lenguajes de consulta.
PROGRAMADORES DE APLICACIÓN. Son aquellos con un amplio dominio del
DML capaces de generar nuevos módulos o utilerías capaces de manejar nuevos
datos en el sistema.
USUARIOS ESPECIALIZADOS. Son aquellos que desarrollan módulos que no se
refieren precisamente al manejo de los datos, si no a aplicaciones avanzadas como
sistemas expertos, reconocimientos de imágenes, procesamiento de audio y
demás.
Bibliografía: http://basesdedatosfabio.blogspot.mx/2010/02/ensayo-sobre-
bases-de-datos.html
6.0-Funciones de bases de datos
Función BDCONTAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un número en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se quiere contar.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el recuento.
Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Años";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2
¿Cómo se forman las condiciones?
Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parámetro rango_criterios, debemos reservar una zona en nuestra hoja de cálculo para dichas condiciones (preferiblemente antes de la base de datos).
En esta zona tendremos que escribir en una fila los nombres de los campos de la hoja de cálculo Para realizar una operación en toda una columna de la base de datos, introduzca una línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios.
Función BDCONTARA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.
Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Años";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2
En nuestro caso esta función tendría el mismo resultado que la anterior, pues en la columna años todos los registros tienen completos sus datos.
Función BDMAX(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Devuelve el valor máximo encontrado en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.
Ejemplo: BDMAX(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 123
Función BDMIN(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Devuelve el valor mínimo encontrado en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la ón que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.
Ejemplo: BDMIN(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 105
Función BDPRODUCTO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Devuelve el producto de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.
Ejemplo: BDPRODUCTO(A5:F14;"Rentabilidad";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 178200
Función BDPROMEDIO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición. De una columna o lista que cumplen los criterios establecidos.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.
Ejemplo: BDPROMEDIO(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 110,33
Función BDSUMA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.
Ejemplo: BDSUMA(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 566
Función BDEXTRAER(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Extrae de la base de datos un único valor contenido el campo indicado y en la fila que cumpla la condición establecida mediante el rango de criterios.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene el valor a extraer.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la ón que debe cumplir el registro buscado.
Si ningún registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #¡VALOR!.
Si más de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #¡NUM!.
Ejemplo: BDEXTRAER(A5:F14;"Automovil";D1:D4) Como resultado obtenemos --> Ford , el valor del campo Automóvil en la fila que cumpla la condición incluida en el rango D1:D4
Nota: este ejemplo funciona porque hay un sólo registro que cumple la condición, hay un solo automóvil con rentabilidad 9.
Función BDVAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Calcula la varianza basándose en una muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.
Ejemplo: BDVAR(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 70,33
Función BDVARP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Calcula la varianza basándose en todos los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.
Ejemplo: BDVARP(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 46,88
Función BDDESVEST(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.
Ejemplo: BDDESVEST(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 8,10
Función BDDESVESTP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Calcula la desviación estándar basándose en todos los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.
Ejemplo: BDDESVESTP(A5:F14;"Beneficio";A1:F3) Como resultado obtenemos --> 7,15
2.-Historia de las Bases de Datos
El término bases de datos fue escuchado por primera vez en un simposio celebrado
en California en 1963.
En una primera aproximación, se puede decir que una base de datos es un conjunto
de información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.
Desde el punto de vista informático, una base de datos es un sistema formado por
un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos
y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.
Por su parte, un sistema de Gestión de Bases de datos es un tipo de software muy
específico dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las
aplicaciones que la utilizan; o lo que es lo mismo, una agrupación de programas que
sirven para definir, construir y manipular una base de datos, permitiendo así
almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada.
Actualmente, las bases de datos están teniendo un impacto decisivo sobre el
creciente uso de las computadoras.
Pero para poder entender más profundamente una base de datos cabe entender su
historia.
2.1-Orígenes
Los orígenes de las bases de datos se remontan a la Antigüedad donde ya existían
bibliotecas y toda clase de registros. Además también se utilizaban para recoger
información sobre las cosechas y censos. Sin embargo, su búsqueda era lenta y
poco eficaz y no se contaba con la ayuda de máquinas que pudiesen reemplazar el
trabajo manual.
Posteriormente, el uso de las bases de datos se desarrolló a partir de las
necesidades de almacenar grandes cantidades de información o datos. Sobre todo,
desde la aparición de las primeras computadoras, el concepto de bases de datos
ha estado siempre ligado a la informática.
En 1884 Herman Hollerith creó la máquina automática de tarjetas perforadas, siendo
nombrado así el primer ingeniero estadístico de la historia. En esta época, los
censos se realizaban de forma manual.
Ante esta situación, Hollerith comenzó a trabajar en el diseño de una maquina
tabuladora o censadora, basada en tarjetas perforadas.
Posteriormente, en la década de los cincuenta se da origen a las cintas magnéticas,
para automatizar la información y hacer respaldos. Esto sirvió para suplir las
necesidades de información de las nuevas industrias. Y a través de este mecanismo
se empezaron a automatizar información, con la desventaja de que solo se podía
hacer de forma secuencial.
2.2-Década de 1960
Posteriormente en la época de los sesenta, las computadoras bajaron los precios
para que las compañías privadas las pudiesen adquirir; dando paso a que se
popularizara el uso de los discos, cosa que fue un adelanto muy efectivo en la
época, debido a que a partir de este soporte se podía consultar la información
directamente, sin tener que saber la ubicación exacta de los datos.
En esta misma época se dio inicio a las primeras generaciones de bases de datos
de red y las bases de datos jerárquicas, ya que era posible guardar estructuras de
datos en listas y árboles.
Otro de los principales logros de los años sesenta fue la alianza de IBM y American
Airlines para desarrollar SABRE, un sistema operativo que manejaba las reservas
de vuelos, transacciones e informaciones sobre los pasajeros de la compañía
American Airlines.
Y, posteriormente, en esta misma década, se llevó a cabo el desarrollo del IDS
desarrollado por Charles Bachman ( que formaba parte de la CODASYL) supuso la
creación de un nuevo tipo de sistema de bases de datos conocido como modelo en
red que permitió la creación de un standard en los sistemas de bases de datos
gracias a la creación de nuevos lenguajes de sistemas de información.
CODASYL (Conference on Data Systems Languages) era un consorcio de
industrias informáticas que tenían como objetivo la regularización de un lenguaje de
programación estándar que pudiera ser utilizado en multitud de ordenadores.
Los miembros de este consorcio pertenecían a industrias e instituciones
gubernamentales relacionadas con el proceso de datos, cuya principal meta era
promover un análisis, diseño e implementación de los sistemas de datos más
efectivos; y aunque trabajaron en varios lenguajes de programación como COBOL,
nunca llegaron a establecer un estándar fijo, proceso que se llevó a cabo por ANSI.
2.3-Década de 1970
Por lo que respecta a la década de los setenta, Edgar Frank Codd, científico
informático ingles conocido por sus aportaciones a la teoría de bases de datos
relacionales, definió el modelo relacional a la par que publicó una serie de reglas
para los sistemas de datos relacionales a través de su artículo “Un modelo relacional
de datos para grandes bancos de datos compartidos”.
Este hecho dio paso al nacimiento de la segunda generación de los Sistemas
Gestores de Bases de Datos.
Como consecuencia de esto, durante la década de 1970, Lawrence J. Ellison, más
conocido como Larry Ellison, a partir del trabajo de Edgar F. Codd sobre los
sistemas de bases de datos relacionales, desarrolló el Relational Software System,
o lo que es lo mismo, lo que actualmente se conoce como Oracle Corporation,
desarrollando así un sistema de gestión de bases de datos relacional con el mismo
nombre que dicha compañía.
Posteriormente en la época de los ochenta también se desarrollará el SQL
(Structured Query Language) o lo que es lo mismo un lenguaje de consultas o
lenguaje declarativo de acceso a bases de datos relacionales que permite efectuar
consultas con el fin de recuperar información de interés de una base de datos y
hacer cambios sobre la base de datos de forma sencilla; además de analiza grandes
cantidades de información y permitir especificar diversos tipos de operaciones frente
a la misma información, a diferencia de las bases de datos de los años ochenta que
se diseñaron para aplicaciones de procesamiento de transacciones.
Pero cabe destacar que ORACLE es considerado como uno de los sistemas de
bases de datos más completos que existen en el mundo, y aunque su dominio en el
mercado de servidores empresariales ha sido casi total hasta hace relativamente
poco, actualmente sufre la competencia del SQL Server de la compañía Microsoft y
de la oferta de otros Sistemas Administradores de Bases de Datos Relacionales con
licencia libre como es el caso de PostgreSQL, MySQL o Firebird que aparecerían
posteriormente en la década de 1990.
2.4-Década de 1980
Por su parte, a principios de los años ochenta comenzó el auge de la
comercialización de los sistemas relacionales, y SQL comenzó a ser el estándar de
la industria, ya que las bases de datos relacionales con su sistema de tablas
(compuesta por filas y columnas) pudieron competir con las bases jerárquicas y de
red, como consecuencia de que su nivel de programación era sencillo y su nivel de
programación era relativamente bajo.
2.5-Década años 1990
En la década de 1990 la investigación en bases de datos giró en torno a las bases
de datos orientadas a objetos. Las cuales han tenido bastante éxito a la hora de
gestionar datos complejos en los campos donde las bases de datos relacionales no
han podido desarrollarse de forma eficiente. Así se desarrollaron herramientas como
Excel y Access del paquete de Microsoft Office que marcan el inicio de las bases de
datos orientadas a objetos.
Así se creó la tercera generación de sistemas gestores de bases de datos.
Fue también en esta época cuando se empezó a modificar la primera publicación
hecha por ANSI del lenguaje SQL y se empezó a agregar nuevas expresiones
regulares, consultas recursivas, triggers y algunas características orientadas a
objetos, que posteriormente en el siglo XXI volverá a sufrir modificaciones
introduciendo características de XML, cambios en sus funciones, estandarización
del objeto sequence y de las columnas auto numéricas. Y además, se creará la
posibilidad de que SQL se pueda utilizar conjuntamente con XML, y se definirá las
maneras de cómo importar y guardar datos XML en una base de datos SQL. Dando
así, la posibilidad de proporcionar facilidades que permiten a las aplicaciones
integrar el uso de XQuery (lenguaje de consulta XML) para acceso concurrente a
datos ordinarios SQL y documentos XML. Y posteriormente, se dará la posibilidad
de usar la cláusula order by.
Aunque el boom de la década de los noventa será es el nacimiento del World Wide
Web a finales de la década, ya que a través de este se facilitará la consulta a bases
de datos.
2.6-Siglo XXI
En la actualidad, las tres grandes compañías que dominan el mercado de las bases
de datos son IBM, Microsoft y Oracle. Por su parte, en el campo de internet, la
compañía que genera gran cantidad de información es Google. Aunque existe una
gran variedad de software que permiten crear y manejar bases de datos con gran
facilidad, como por ejemplo LINQ, que es un proyecto de Microsoft que agrega
consultas nativas semejantes a las de SQL a los lenguajes de la plataforma .NET.
El objetivo de este proyecto es permitir que todo el código hecho en Visual Studio
sean también orientados a objetos; ya que antes de LINQ la manipulación de datos
externos tenía un concepto más estructurado que orientado a objetos; y es por eso
que trata de facilitar y estandarizar el acceso a dichos objetos.
Cabe destacar que Visual Studio es un entorno de desarrollo integrado para
sistemas operativos Windows que soporta varios lenguajes de programación tales
como Visual C++, Visual#, Visual J#, ASP.NET y Visual Basic.NET, aunque se están
desarrollando las extensiones necesarias para otros, cuyo objetivo es permitir crear
aplicaciones, sitios y aplicaciones web, así como servicios web a cualquier entorno
que soporte la plataforma .Net, creando así aplicaciones que intercomuniquen entre
estaciones de trabajo, páginas web y dispositivos móviles.
Como muchos sabemos, ponerse a desarrollar una base de datos con cierta
complejidad y tamaño “a ojo” es perder el tiempo.
Para que la aplicación cumpla eficientemente sus objetivos y los resultados sean
buenos, debemos seguir un proceso:
Análisis.
Diseño del modelo entidad / relación.
Diseño del modelo relacional.
Lenguaje SQL y base de datos final.
Análisis
Debemos comenzar estudiando a fondo el mundo real que deseamos representar
en la aplicación y base de datos.
Por ejemplo: una universidad, un hospital, una empresa tecnológica.
A partir de este estudio, debemos crear el UD, que es simplemente la visión
del mundo real bajo unos determinados objetivos.
Modelo entidad / relación (e/r)
Cuando se inicia el diseño de una base de datos, uno de los mayores problemas
que existe, es que el diseñador concibe la base de datos con un modelo de datos
orientado a la maquina/plataforma. Y esto hace que en un alto grado se pierda la
conceptualidad del problema quedando tal diseño contaminado por cuestiones de
implementación.
Al final será un desastre puesto que nuestra aplicación no será capaz de representar
fidedignamente la realidad del asunto. Además de conllevar otra serie de problemas
como: falta de eficiencia, peor optimizado, imposibles actualizaciones, consultas
extremadamente largas…
El diseñador debe concebir la base de datos en un nivel superior, abstrayéndose de
cualquier consideración técnica o de implementación en sistema, plataforma o
aplicación.
Para ello puede contar con la ayuda de un modelo de datos como el E/R, presentado
por Peter P. Chen. Con el podrá centrarse en la estructura lógica y abstracta de la
información, siendo capaz de representar toda la semántica del mundo real por
medio de entidades y relaciones.
Modelo relacional
Llegados a este punto, el diseñador se acerca (ahora si es el momento) más a la
máquina que al mundo real. El diseñador debe transformar el modelo E/R en el
modelo relacional, teniendo muy en cuenta la teoría de la normalización. Esta es
una operación de cierta complejidad.
El modelo relacional, presentado por el Dr. E.F.Codd, fue revolucionario puesto que
consigue la independencia de las aplicaciones respecto a los datos.
Este modelo de datos está basado en las teorías matemáticas de las relaciones,
haciendo que los datos se estructuren lógicamente en forma de relaciones -tablas-.
Presenta beneficios como:
Sencillez y uniformidad: Al tener como resultado una colección de tablas, y ser la
tabla la estructura básica se da como resultado una gran uniformidad, junto con la
sencillez de los lenguajes de usuario que pueden operar con ellas.
Flexibilidad: Ofreciendo a los usuarios los datos de la forma más adecuada a su
aplicación.
Independencia del interfaz de usuario: El modo en el que se almacena los datos no
influye en su manipulación lógica.
Lenguaje sql y base de datos final
Llego el momento de crear la base de datos!
Quizás esta sea la etapa más fácil, pues el trabajo duro queda hecho con los dos
modelos de datos anteriores. Ahora solamente tendremos que codificar en
lenguaje SQL el modelo relacional expuesto anteriormente.
Para ello necesitaremos de:
LDD: Con el que (por ejemplo) codificar las sentencias para la creación de las
distintas tablas de la base de datos.
LMD: Para codificar las instrucciones (que por ejemplo) se encargarán de realizar:
consultas, adiciones, eliminaciones de registros.
Desarrollar un plan de base de datos
El primer paso al crear una base de datos consiste en elaborar un plan que sirva de
guía para la implementación de la base de datos y, al mismo tiempo, como
especificación funcional después de su implementación. La complejidad y los
detalles de diseño de una base de datos dependen de la complejidad y el tamaño
de la aplicación de bases de datos, así como de los usuarios.
La naturaleza y complejidad de una aplicación de bases de datos, así como el
proceso de diseño, pueden variar significativamente. Una base de datos puede ser
relativamente sencilla y estar diseñada para que la utilice una sola persona, o bien
ser grande y compleja, y estar diseñada para procesar, por ejemplo, las
transacciones bancarias de miles de clientes. En el primer caso, el diseño de la base
de datos puede consistir en poco más que unas anotaciones en un papel. En el
segundo caso, el diseño puede ser un documento formal de cientos de páginas que
contenga todos y cada uno de los posibles detalles relacionados con la base de
datos.
Al diseñar la base de datos, independientemente de su tamaño y complejidad, lleve
a cabo los siguientes pasos básicos:
Recopile la información.
Identifique los objetos.
Cree modelos de los objetos.
Identifique los tipos de información para cada objeto.
Identifique las relaciones entre los objetos.
Recopilar la información
Antes de crear una base de datos, debe conocer con detalle el cometido previsto de
la base de datos. Si la base de datos va a reemplazar a un sistema de información
manual o en papel, dicho sistema le proporcionará la mayor parte de la información
que necesita. Debería consultar a todas las personas involucradas en el sistema
para determinar lo que hacen y qué necesitan de la base de datos. También es
importante identificar qué es lo que desean que haga el nuevo sistema, así como
los problemas, las limitaciones y los cuellos de botella del sistema existente.
Recopile copias de las instrucciones del cliente, listas de inventarios, informes de
administración y, en general, de todos aquellos documentos que formen parte del
sistema existente, porque le servirán para diseñar la base de datos y las interfaces.
Identificar los objetos
Durante el proceso de recopilación de información, deberá identificar los objetos o
las entidades más importantes que vayan a ser administrados por la base de datos.
El objeto puede ser tangible (una persona o un producto, por ejemplo) o bien
intangible (como una transacción empresarial, un departamento de una compañía
o un período de liquidación de nóminas). Normalmente hay unos cuantos objetos
principales; una vez identificados, se evidencian los elementos relacionados. Cada
elemento diferenciado de la base de datos debe tener su tabla correspondiente.
El objeto principal de la base de datos de ejemplo AdventureWorks2008R2 que se
incluye con SQL Server es una bicicleta. Los objetos relacionados con la bicicleta
en las operaciones empresariales de esta compañía son los empleados que fabrican
la bicicleta, los proveedores que venden los componentes utilizados para fabricar la
bicicleta, los clientes que los compran y las transacciones comerciales realizadas
con los clientes. Cada uno de estos objetos es una tabla de la base de datos.
Crear un modelo de los objetos
Cuando se identifican los objetos del sistema, debería registrarlos de una manera
que represente visualmente el sistema. Puede utilizar su modelo de base de datos
como referencia durante la implementación de la misma.
Con este propósito, los programadores de bases de datos utilizan herramientas que
varían en complejidad técnica: desde papel y bolígrafo hasta procesadores de texto
y hojas de cálculo e, incluso, programas de software creados específicamente para
la elaboración de modelos de datos destinados al diseño de bases de datos. Sea
cual sea la herramienta que decida utilizar, es importante que la mantenga
actualizada.
Identificar los tipos de información para cada objeto
Una vez identificados los objetos principales de la base de datos como candidatos
para las tablas, el siguiente paso es identificar los tipos de información que deben
almacenarse para cada objeto. Estos tipos son las columnas de la tabla del objeto.
Las columnas de una tabla de base de datos contienen algunos tipos de información
comunes:
Columnas de datos sin procesar
Estas columnas almacenan información tangible, como por ejemplo nombres,
determinada por un origen externo a la base de datos.
Columnas de categorías
Estas columnas clasifican o agrupan los datos y almacenan una selección limitada
de datos, tales como verdadero o falso; casado o soltero; presidente, director o
responsable de equipo; etc.
Columnas de identificadores
Estas columnas proporcionan un mecanismo para identificar cada elemento
almacenado en la tabla. Estas columnas suelen incluir un Id. o un número en el
nombre (por ejemplo, IdDeEmpleado, númeroDeFactura y IdDeEditor. La columna
del identificador es el componente principal para los usuarios y las funciones
internas de proceso de la base de datos para el acceso a una fila de datos de la
tabla. Algunas veces el objeto tiene una forma tangible de Id. utilizada en la tabla
(por ejemplo, un número de la seguridad social), aunque en la mayoría de los casos
se puede definir la tabla para poder crear un Id. confiable y artificial para la fila.
Columnas relacionales o diferenciales
Estas columnas establecen un vínculo entre la información de una tabla y la
información relacionada que se encuentra en otra tabla. Por ejemplo, una tabla que
realiza el seguimiento de transacciones comerciales puede tener un vínculo con una
tabla clientes, de modo que pueda asociarse toda la información del cliente a la
transacción comercial.
Identificar la relación entre objetos
Uno de los puntos fuertes de una base de datos relacional es la posibilidad de
relacionar o asociar información acerca de varios elementos de la base de datos.
Pueden almacenarse por separado tipos aislados de información, pero el motor de
base de datos puede combinar los datos cuando sea necesario. Para identificar la
relación entre los objetos durante el proceso de diseño se necesita llevar a cabo un
examen de las tablas con el fin de determinar sus relaciones lógicas y agregar
columnas relacionales que establezcan un vínculo entre las tablas.
Por ejemplo, el diseñador de la base de datos AdventureWorks2008R2 ha creado
tablas para los productos y modelos de producto de la base de datos. La tabla
Production.Product contiene información de cada producto que incluye una columna
de identificador denominada ProductID, así como columnas de datos para el
nombre, el precio, el color, el tamaño y el peso del producto. La tabla contiene
columnas de categorías, como Class o Style, que permiten agrupar los productos
por estos tipos. Cada producto tiene también un modelo del producto, pero esa
información se almacena en otra tabla. Por lo tanto, la tabla Production.Product tiene
la columna ProductModelID solo para almacenar el Id. del modelo del producto.
Cuando se agrega una fila de datos para un producto, el valor de ProductModelID
debe existir en la tabla Production.ProductModel.
Bases de datos
Dual Solution, le aporta su experiencia profesional en multitud de aspectos
relacionados con las bases de datos.
Toda base de datos debe de tener unas caracteristicas especiales entre las que
destacan:
un diseño normalizado de la base de datos
una eficacia plena de la base de datos
una disponibilidad del 100%
una adaptación plena a sus necesidades
(MIDEPA, 2011)
2.2.1-Metodología para el desarrollo de la Base de Datos y del
Sistema.
Metodología para el desarrollo de la Base de Datos
El desarrollo del sistema de información lleva consigo la creación de la base de
datos, y encontrar una metodología adecuada que permita su desarrollo. Como
señala Sommerville (1998): “Un buen diseño de base de datos es la clave de una
eficiente Ingeniería de Software. Un sistema bien diseñado es fácil de aplicar y
mantener, además de ser comprensible y fiable...”.
Se utiliza el Modelo Entidad Relación MER como metodología para el desarrollo de
la Base de datos Relacional. La representación de las etapas de éste modelo, se
muestra en la figura 2.4.
Metodología para el desarrollo del Sistema
El modelado de análisis del sistema se ha basado en el enfoque del Análisis
Estructurado, utilizando como herramientas de modelado el Diagrama de Flujo de
datos y el Diagrama entidad-relación.
El Diagrama de Flujo de datos (DFD) permitió ilustrar las funciones que el sistema
debe realizar. El Diagrama entidad-relación (DER) permitió identificar los datos y las
relaciones entre los datos (¿Qué datos se requiere para manejar un proceso?), y
descubrir las entidades y relaciones que abarca el área en estudio.
Requerimientos según las áreas funcionales.
Requerimientos de información en Coordinación académica.
Dar mantenimiento y registro de las Especialidades.
Dar mantenimiento y registro a los docentes.
Dar mantenimiento y registro de las aulas.
Dar mantenimiento y registro de los cursos y planes de estudio de cada
especialidad.
Mantenimiento y registro de los cursos: programación académica.
Realizar consultas sobre la programación académica y la carga académica del
docente.
Obtener diversas estadísticas académicas.
Obtener estadísticas de las actividades académicas.
Realizar consultas diversas.
Requerimientos de información en secretaría académica.
Generar códigos de los alumnos.
Registrar la inscripción por cursos de manera eficiente.
Realizar consultas y reportes de los alumnos inscritos por cursos.
Emitir actas definitivas de manera eficiente.
Ingresar y/o actualizar las notas promocionales.
Consultar a los alumnos matriculados e ingresantes.
Emitir documentos académicos tales como: Historiales Académicos, Constancias
de Matrícula, Certificado de estudios, boletas de notas, ordenes de mérito, entre
otros.
Consultar la programación académica en un semestre.
Registrar las preinscripciones de los postulantes.
Otros requerimientos de información.
Registrar y reportar la matrícula de alumnos ingresantes y de alumnos regulares.
Registrar los pagos por concepto de matrícula y enseñanza.
Consultar y reportar en forma general el estado de pagos del alumno.
Del análisis de los requerimientos de información según las áreas funcionales se
obtienen los requerimientos de información del sistema propuesto.
Un administrador de bases de datos (también conocido como DBA, en
inglés database administrator) es aquel profesional que administra las tecnologías
de la información y la comunicación, siendo responsable de los aspectos técnicos,
tecnológicos, científicos, inteligencia de negocios y legales de bases de datos.
Sus tareas incluyen las siguientes:
Implementar, dar soporte y gestionar bases de datos corporativas.
Crear y configurar bases de datos relacionales.
Ser responsables de la integridad de los datos y la disponibilidad.
Diseñar, desplegar y monitorizar servidores de bases de datos.
Diseñar la distribución de los datos y las soluciones de almacenamiento.
Garantizar la seguridad de las bases de datos, realizar copias de seguridad y llevar
a cabo la recuperación de desastres.
Planificar e implementar el aprovisionamiento de los datos y aplicaciones.
Diseñar planes de contigencia.
Diseñar y crear las bases de datos corporativas de soluciones avanzadas.
Analizar y reportar datos corporativos que ayuden a la toma de decisiones en la
inteligencia de negocios.
Producir diagramas de entidades relacionales y diagramas de flujos de datos,
normalización esquemática, localización lógica y física de bases de datos y
parámetros de tablas.
Los administradores de bases de datos tienen competencias y capacidades en uno
o más sistemas de gestión de bases de datos, algunos ejemplos: Microsoft SQL
Server, IBM DB2, Oracle MySQL, Oracle database, IBM Informix y SQL Anywhere.
En ingeniería estadística es una de las cualificaciones subyacentes, que trata la
información para almacenarla, hacerla altamente explotable y altamente disponible.
Además, vela por la eficacia tecnológica del almacenamiento en el desempeño de
investigaciones, buscando inferencias sólidas y compactas, para canalizar
resultados manteniendo un equilibrio entre las ciencias involucradas y la
propiamente enunciada, ingeniería estadística de las ciencias de la computación.
El control de tecnologías de bases de datos y las matemáticas permite al DBA rendir
informes, realizar reportes sobre cualquier proceso industrial y participar de forma
activa en procesos avanzados de desarrollo, consolidando las capacidades propias
de un profesional de tecnologías de la información y un ingeniero especialista.
Los factores de éxito en la carrera del DBA se versan sobre las cualificaciones en
los avances de las tecnologías de gestión del almacenamiento, los avances en
sistemas y requerimientos de cualificación para cada proyecto como garantía de
calidad necesaria en el rol a asignar, incluyendo, técnicas avanzadas de gestión
de infraestructuras tecnológicas, la gestión de protocolos y servicios de redes, la
optimización de código de programación, garantizar el procesamiento eficaz de
información, la gestión de interfaces integrales para el tratamiento de datos, la
gestión de cambios, la gestión por objetivos y las gestión por resultados. Se definen
algunos aspectos que incluye la profesión del DBA:
Profesional de software de fabricante - Profesionales acreditados en administración
de bases de datos y tecnologías específicas, desde, tecnólogos, ingenieros, post-
graduados, másteres y doctorados(en proyectos de investigación como
en biotecnologías y tratamiento de datos de Genómica, por ejemplo).
Metodología de desarrollo software - Ofreciendo y compartiendo diseños concretos
sobre el trabajo total, estandarizando sus actividades, definiendo arquitecturas
compartidas en un único uso desde las fases desarrollo y las implementaciones
necesarias para ejercer el control de los datos garantizando e inclusive el
cumplimiento de los plazos de entrega, intercambiando requerimientos de calidad
en el software y cumpliendo con todos los acuerdos contractuales alineados al
objetivo empresarial, por ejemplo SOA.
Optimización de software - Realización de tareas de mejora y solución de problemas
en los niveles de servicios implicados.
Ingeniería del software y Herramientas CASE - Diseño, Planeación, implementación
y gestión de arquitecturas e infraestructuras software.
Ingeniería de requerimientos - Estudios de funcionalidad y compatibilidad en la
analítica del negocio.
Tecnologías de almacenamiento - Coordinación de Racks, plataformas hardware &
software de sistemas operativos, cabinas de almacenamiento, sistemas de
particionamiento, Centro de procesamiento de datos y comunicaciones.
Desastres y recuperación - Implementación de copias de seguridad y centros
de respaldo.
Integridad de datos - Integrar proyectos compatibles de formato controlando la
consistencia de los datos desde los requerimientos del desarrollo hasta la
integración de los sistemas con las líneas del negocio.
Seguridad tecnológica - Brindar las soluciones en los estudios de gestión de
riesgos y estudios avanzados (Guerra informática, guerra digital o ciberguerra).
Disponibilidad - Asegurar la continuidad de los servicios de las bases de datos "full
time, 24x7, non stop database, open 369".
Análisis de sistemas - Analizar ciclos de procesamiento y el retorno funcional de
todas las capas de negocio.
Realizar pruebas de software y de hardware.
Gestión de proyectos.
(N/C, METODOLOGIA DE BASE DE DATOS)
2.3.1-Desarrollo de la base de datos
Es posible introducir datos en tu hoja de cálculo Excel de forma rápida y fácil, para
ello has de usar los formularios de datos.
De esta manera los datos se introducen de forma más eficaz incluso aunque no se
tengan muchos conocimientos de Excel.
Vas a ver cómo crear y usar un formulario, introducir datos, realizar búsquedas,
eliminar registros,…
En el ejemplo harás una base de datos para registrar información
Hoja de cálculo de Google
Microsoft Office Excel
Microsoft Access
Word Excel
Sobre los clientes de la empresa para hacer una acción comercial con el correo
electrónico.
En primer lugar abre una hoja de cálculo Excel, en otras hojas la sistemática es muy
similar por ejemplo puedes leer Google Docs formularios.
Escribe en la celda A1 Nombre; en B1 Apellido; en C1 Teléfono; y en D1 Email.
Selecciona el rango desde A1 a D1.
En Excel 2003 pulsa en el Menú (arriba en la parte central), y luego en Formulario.
En Excel 2010 y 2007, pulsa en la Cinta de opciones el icono, Formulario, si no
aparece sigue estas instrucciones.
En la nueva pantalla que se despliega, ver imagen ampliada, ya puedes ir
introduciendo los datos de tus clientes.
En la parte izquierda tienes unos rectángulos blancos donde has de situar el cursor
e ir escribiendo la información.
Así por ejemplo escribe en la primera fila en Nombre: Yolanda, en Apellido: Cuesta,
en Dirección: About en español, Teléfono: 696 22 22 22 y en email:
hojasdecalculo@aboutguide.com. Haz lo mismo en la segunda fila con tus datos y
en la tercera con los datos de una tercera persona.
Pulsa Nuevo para pasar a cumplimentar el siguiente registro.
Así sucesivamente hasta introducir todos los registros.
Para moverte por esta ventana pulsa sobre la barra de desplazamiento que está en
la parte central y desplázate con el ratón sin soltar o pincha en los triángulos negros
superior e inferior, así te iras situando en uno u otro registro.
Otras acciones importantes en el apartado de formularios es la Eliminación de
registros y la Búsqueda de registros.
En cuanto a la Eliminación de registros, sitúate en el registro a eliminar, pulsa en el
botón Eliminar y en el cuadro de dialogo haz clic en Aceptar, recuerda que si en el
último momento decides no eliminarlo puedes pulsar Cancelar y el registro no se
borrara, eso sí una vez eliminado no podrás recuperarlo ni con la acción Deshacer.
También es útil que conozcas la opción Búsqueda de registros del formulario de
datos, lo más sencillo es buscar de uno en uno con los botones Buscar anterior y
Buscar siguiente.
Otra opción es pulsar en criterios y en los cuadro de texto, rectángulos en blanco,
escribir la palabra o dato y dar a Buscar siguiente, aquí es importante señalar que
la búsqueda de Excel es bajo la condicion”Y”, con lo cual si cumplimentas más de
un cuadro de texto han de estar bien escritos y ser correctos los datos para que te
sitúe en el registro.
Para búsquedas más avanzadas puedes usar los Filtros y establecer diferentes
condiciones en función de lo que busques.
Para continuar con la introducción de datos pulsa el botón Nuevo.
Cuando termines de introducir información pulsa en Cerrar y la ventana del
Formulario desaparecerá, dejando los registros en tu hoja de cálculo.
Para volver a abrir el Formulario, sigue los pasos como explicaba al principio y se
vuelve a abrir la ventada desde donde podrás continuar con la introducción de más
referencias.
Consejo: si en un momento dado no conocer todos los datos de un registro, por
ejemplo desconoces el teléfono, puedes crear el registro con los datos que
conozcas y más tarde cumplimentar el que te falta.
(N/C)
2.3.2-Introducción
Hoy en día las empresas manejan una gran cantidad de datos. Cualquier empresa
que se precie debe tener almacenados todos estos datos en una base de datos para
poder realizarlos mediante una aplicación profesional; sin esta funcionalidad
resultaría imposible tratar y manejar en su totalidad los datos que lleva a cabo la
empresa y se perdería un tiempo y un dinero muy valiosos
Uno de los pasos cruciales en la construcción de una aplicación que maneje una
base de datos, es sin duda, el diseño de la base de datos.
Si las tablas no son definidas apropiadamente, podemos tener muchos dolores de
cabeza al momento de ejecutar consultas a la base de datos para tratar de obtener
algún tipo de información.
No importa si nuestra base de datos tiene sólo 20 registros, o algunos cuantos miles,
es importante asegurarnos que nuestra base de datos está correctamente diseñada
para que tenga eficiencia y que se pueda seguir utilizando por largo del tiempo.
En este artículo, se mencionarán algunos principios básicos del diseño de base de
datos y se tratarán algunas reglas que se deben seguir cuando se crean bases de
datos.
Dependiendo de los requerimientos de la base de datos, el diseño puede ser algo
complejo, pero con algunas reglas simples que tengamos en la cabeza será mucho
más fácil crear una base de datos perfecta para nuestro siguiente proyecto.
Diseño de Bases de Datos
Son muchas las consideraciones a tomar en cuenta al momento de hacer el diseño
de la base de datos, quizá las más fuertes sean:
La velocidad de acceso,
El tamaño de la información,
El tipo de la información,
Facilidad de acceso a la información,
Facilidad para extraer la información requerida,
El comportamiento del manejador de bases de datos con cada tipo de información.
No obstante que pueden desarrollarse sistemas de procesamiento de archivo e
incluso manejadores de bases de datos basándose en la experiencia del equipo de
desarrollo de software logrando resultados altamente aceptables, siempre es
recomendable la utilización de determinados estándares de diseño que garantizan
el nivel de eficiencia más alto en lo que se refiere a almacenamiento y recuperación
de la información.
De igual manera se obtiene modelos que optimizan el aprovechamiento secundario
y la sencillez y flexibilidad en las consultas que pueden proporcionarse al usuario.
2.3.3-Objetivos del diseño de bases de datos
Entre las metas más importantes que se persiguen al diseñar un modelo de bases
de datos, se encuentran las siguientes que pueden observarse en esta figura.
Almacenar Solo La Información Necesaria.
A menudo pensamos en todo lo que quisiéramos que estuviera almacenado en una
base de datos y diseñamos la base de datos para guardar dichos datos. Debemos
de ser realistas acerca de nuestras necesidades y decidir qué información es
realmente necesaria.
Frecuentemente podemos generar algunos datos sobre la marcha sin tener que
almacenarlos en una tabla de una base de datos. En estos casos también tiene
sentido hacer esto desde el punto de vista del desarrollo de la aplicación.
Normalizar la estructura de las tablas.
Si nunca antes hemos oído hablar de la "normalización de datos", no debemos
temer. Mientras que la normalización puede parecer un tema complicado, nos
podemos beneficiar ampliamente al entender los conceptos más elementales de la
normalización.
Una de las formas más fáciles de entender esto es pensar en nuestras tablas como
hojas de cálculo. Por ejemplo, si quisiéramos seguir la pista de nuestra colección de
CD’s en una hoja de cálculo, podríamos diseñar algo parecido a lo que se muestra
en la siguiente tabla.
+------------+-------------+--------------+ .. +--------------+
| Álbum | track1 | track2 | | track10 |
+------------+-------------+--------------+ .. +--------------+
Esto parece razonable. Sin embargo el problema es que el número de pistas que
tiene un CD varía bastante. Esto significa que con este método tendríamos que
tener una hoja de cálculo realmente grande para albergar todos los datos, que en
los peores casos podrían ser de hasta 20 pistas. Esto en definitiva no es nada
bueno.
Uno de los objetivos de una estructura de tabla normalizada es minimizar el número
de "celdas vacías". El darnos cuenta de que cada lista de CD’s tiene un conjunto fijo
de campos (título, artista, año, género) y un conjunto variable de atributos (el
número de pistas) nos da una idea de cómo dividir los datos en múltiples tablas que
luego podamos relacionar entre sí.
Mucha gente no está familiarizada con el concepto "relacional", de manera sencilla
esto significa, que grupos parecidos de información son almacenados en distintas
tablas que luego pueden ser "juntadas" (relacionadas) basándose en los datos que
tengan en común.
Es necesario que al realizar la estructura de una base de datos, esta sea flexible.
La flexibilidad está en el hecho que podemos agregar datos al sistema
posteriormente sin tener que rescribir lo que ya tenemos. Por ejemplo, si
quisiéramos agregar la información de los artistas de cada álbum, lo único que
tenemos que hacer es crear una tabla artista que esté relacionada a la tabla álbum
de la misma manera que la tabla pista. Por lo tanto, no tendremos que modificar la
estructura de nuestras tablas actuales, simplemente agregar la que hace falta.
La eficiencia se refiere al hecho de que no tenemos duplicación de datos, y tampoco
tenemos grandes cantidades de "celdas vacías".
El objetivo principal del diseño de bases de datos es generar tablas que modelan
los registros en los que guardaremos nuestra información.
Es importante que esta información se almacene sin redundancia para que se pueda
tener una recuperación rápida y eficiente de los datos.
A través de la normalización tratamos de evitar ciertos defectos que nos conduzcan
a un mal diseño y que lleven a un procesamiento menos eficaz de los datos.
Podríamos decir que estos son los principales objetivos de la normalización:
Controlar la redundancia de la información.
Evitar pérdidas de información.
Capacidad para representar toda la información.
Mantener la consistencia de los datos.
Seleccionar el Tipo de Dato Adecuado.
Una vez identificadas todas las tablas y columnas que necesita la base de datos,
debemos determinar el tipo de dato de cada campo. Existen tres categorías
principales que pueden aplicarse prácticamente a cualquier aplicación de bases de
datos:
Texto
Números
Fecha y hora
Cada uno de éstos presenta sus propias variantes, por lo que la elección del tipo de
dato correcto no sólo influye en el tipo de información que se puede almacenar en
cada campo, sino que afecta al rendimiento global de la base de datos.
A continuación se dan algunos consejos que nos ayudarán a elegir un tipo de dato
adecuado para nuestras tablas:
Identificar si una columna debe ser de tipo texto, numérico o de fecha.
Elegir el subtipo más apropiado para cada columna.
Configurar la longitud máxima para las columnas de texto y numéricas, así como
otros atributos.
2.3.4-Utilizar Índices Apropiadamente
Los índices son un sistema especial que utilizan las bases de datos para mejorar su
rendimiento global. Dado que los índices hacen que las consultas se ejecuten más
rápido, podemos estar incitados a indexar todas las columnas de nuestras tablas.
Sin embargo, lo que tenemos que saber es que el usar índices tiene un precio. Cada
vez que hacemos un INSERT, UPDATE, REPLACE, o DELETE sobre una tabla,
MySQL tiene que actualizar cualquier índice en la tabla para reflejar los cambios en
los datos.
¿Así que, cómo decidimos usar índices o no? La respuesta es "depende". De
manera simple, depende que tipo de consultas ejecutamos y que tan
frecuentemente lo hacemos, aunque realmente depende de muchas otras cosas.
Así que antes de indexar una columna, debemos considerar que porcentaje de
entradas en la tabla son duplicadas. Si el porcentaje es demasiado alto,
seguramente no veremos alguna mejora con el uso de un índice. Ante la duda, no
tenemos otra alternativa que probar.
2.3.5-Usar Consultas REPLACE
Existen ocasiones en las que deseamos insertar un registro a menos de que éste
ya se encuentre en la tabla. Si el registro ya existe, lo que quisiéramos hacer es una
actualización de los datos.
2.3-6-Usar Una Versión Reciente de MySQL
La recomendación es simple y concreta, siempre que esté en nuestras manos,
debemos usar la versión más reciente de MySQL que se encuentre disponible.
Además de que las nuevas versiones frecuentemente incluyen muchas mejoras,
cada vez son más estables y más rápidas. De esta manera, a la vez que sacamos
provecho de las nuevas características incorporadas en MySQL, veremos
significativos incrementos en la eficiencia de nuestro servidor de bases de datos.
2.3.7-Usar Tablas Temporales.
Cuando estamos trabajando con tablas muy grandes, suele suceder que
ocasionalmente necesitemos ejecutar algunas consultas sobre un pequeño
subconjunto de una gran cantidad de datos. En vez de ejecutar estas consultas
sobre la tabla completa y hacer que MySQL encuentre cada vez los pocos registros
que necesitamos, puede ser mucho más rápido seleccionar dichos registros en una
tabla temporal y entonces ejecutar nuestras consultas sobre esta tabla.
Una tabla temporal existe mientras dure la conexión a MySQL. Cuando se
interrumpe la conexión MySQL remueve automáticamente la tabla y libera el
espacio que ésta usaba.
Recomendaciones.
El último paso del diseño de la base de datos es adoptar determinadas
convenciones de nombres. Aunque MySQL es muy flexible en cuanto a la forma de
asignar nombre a las bases de datos, tablas y columnas, he aquí algunas reglas
que es conveniente observar:
Utilizar caracteres alfanuméricos.
Limitar los nombres a menos de 64 caracteres (es una restricción de MySQL).
Utilizar el guion bajo (_) para separar palabras.
Utilizar palabras en minúsculas (esto es más una preferencia personal que una
regla).
Los nombres de las tablas deberían ir en plural y los nombres de las columnas en
singular (es igual una preferencia personal).
Utilizar las letras ID en las columnas de clave primaria y foránea.
En una tabla, colocar primero la clave primaria seguida de las claves foráneas.
Los nombres de los campos deben ser descriptivos de su contenido.
Los nombres de los campos deben ser unívocos entre tablas, excepción hecha de
las claves.
Los puntos anteriores corresponden muchos de ellos a preferencias personales,
más que a reglas que debamos de cumplir, y en consecuencia muchos de ellos
pueden ser pasados por alto, sin embargo, lo más importante es que la
nomenclatura utilizada en nuestras bases de datos sea coherente y consistente con
el fin de minimizar la posibilidad de errores al momento de crear una aplicación de
bases de datos.
2.4-Conceptos importantes
Base de Datos.- Cualquier conjunto de datos organizados para su almacenamiento
en la memoria de un ordenador o computadora, diseñado para facilitar su
mantenimiento y acceso de una forma estándar. Los datos suelen aparecer en
forma de texto, números o gráficos. Hay cuatro modelos principales de bases de
datos: el modelo jerárquico, el modelo en red, el modelo relacional (el más extendido
hoy en día).
Base de Datos Relacional.- Tipo de base de datos o sistema de administración de
bases de datos, que almacena información en tablas (filas y columnas de datos) y
realiza búsquedas utilizando los datos de columnas especificadas de una tabla para
encontrar datos adicionales en otra tabla.
Datos Elementales.- Un dato elemental, tal como indica su nombre, es una pieza
elemental de información. El primer paso en el diseño de una base de datos debe
ser un análisis detallado y exhaustivo de los datos elementales requeridos.
Campos y Subcampos.- Los datos elementales pueden ser almacenados en
campos o en subcampos. Un campo es identificado por un rótulo numérico que se
define en la FDT de la base de datos. A diferencia de los campos, los subcampos
no se identifican por medio de un rótulo, sino por un delimitador de subcampo.
Delimitador de Subcampo.- Un delimitador de subcampo es un código de dos
caracteres que precede e identifica un subcampo de longitud variable dentro de un
campo.
DBMS: Data Base Management System (SISTEMA DE MANEJO DE BASE DE
DATOS).- Consiste de una base de datos y un conjunto de aplicaciones (programas)
para tener acceso a ellos.
2.4.1-Errores que se pueden encontrar en el diseño de una base
de datos:
Modelo de Datos.- es un conjunto de herramientas conceptuales para describir los
datos, las relaciones entre ellos, su semántica y sus limitantes.
Redundancia.- Esta se presenta cuando se repiten innecesariamente datos en los
archivos que conforman la base de datos.
Inconsistencia.- Ocurre cuando existe información contradictoria o incongruente en
la base de datos.
Dificultad en el Acceso a los Datos.- Debido a que los sistemas de procesamiento
de archivos generalmente se conforman en distintos tiempos o épocas y
ocasionalmente por distintos programadores, el formato de la información no es
uniforme y se requiere de establecer métodos de enlace y conversión para combinar
datos contenidos en distintos archivos.
Aislamiento de los Datos.- Se refiere a la dificultad de extender las aplicaciones que
permitan controlar a la base de datos, como pueden ser, nuevos reportes, utilerías
y demás debido a la diferencia de formatos en los archivos almacenados.
Anomalías en el Acceso Concurrente.- Ocurre cuando el sistema es multiusuario y
no se establecen los controles adecuados para sincronizar los procesos que afectan
a la base de datos. Comúnmente se refiere a la poca o nula efectividad de los
procedimientos de bloqueo.
Problemas de Seguridad.- Se presentan cuando no es posible establecer claves de
acceso y resguardo en forma uniforme para todo el sistema, facilitando así el acceso
a intrusos.
2.4.2-Niveles de Diseño:
Problemas de Integridad.- Ocurre cuando no existe a través de todo el sistema
procedimientos uniformes de validación para los datos.
Nivel Físico.- Es aquel en el que se determinan las características de
almacenamiento en el medio secundario. Los diseñadores de este nivel poseen un
amplio dominio de cuestiones técnicas y de manejo de hardware.
Nivel Conceptual.- Es aquel en el que se definen las estructuras lógicas de
almacenamiento y las relaciones que se darán entre ellas. Ejemplos comunes de
este nivel son el diseño de los registros y las ligas que permitirán la conexión entre
registros de un mismo archivo, de archivos distintos incluso, de ligas hacia archivos.
2.4.3-Clasificación de Modelos de Datos:
Nivel de Edición.- Es aquel en el que se presenta al usuario final y que puede tener
combinaciones o relaciones entre los datos que conforman a la base de datos
global. Puede definirse como la forma en el que el usuario aprecia la información y
sus relaciones.
Modelos Lógicos Basados en Objetos.- Son aquellos que nos permiten una
definición clara y concisa de los esquemas conceptuales y de visión. Su
característica principal es que permiten definir en forma detallada las limitantes de
los datos.
Modelos Lógicos Basados en Registros.- Operan sobre niveles conceptual y de
visión. Sus características principales son que permiten una descripción más amplia
de la implantación, pero no son capaces de especificar con claridad las limitantes
de los datos.
Modelos Físicos de Datos.- Describen los datos en el nivel más bajo y permiten
identificar algunos detalles de implantación para el manejo del hardware de
almacenamiento.
CONCLUSIÒN.
La finalidad de este trabajo, es dar una inducción en el tema de Diseño de Bases
de Datos, a personas ajenas al tema. De manera que por ello los temas se
presentan de una manera sencilla y sin tanta terminología.
Nos muestra la gran importancia que para cualquier entidad, ya sea una empresa
grande o chica, para el gobierno, hasta para la vida cotidiana de una persona (como
se muestra en el ejemplo de los CD’s), tienen las bases de datos. Todo gira
alrededor de ellas, todos los procesos del mundo están registrados en ellas, de ahí
la importancia de llevar a cabo un diseño eficiente y libre de errores de las mismas.
Siempre que una persona escucha hablar de bases de datos y de toda la
terminología que las acompaña piensa que es un tema excesivamente complicado,
y no es así, todo tiene un porque y lógica, es cosa de familiarizarse un poco con
ellas (bases de datos).
Cuando se ven en realidad todas las ventajas que tienen, es más sencillo el proceso
de aprendizaje, ya que siente que el aprender a manejarlas se verá recompensado.
Además de los sencillas que son, es muy fácil acceder a información, manuales y
cursos relacionados a ellas, todo está a la mano, con la facilidad de poner este tema
en un buscador de la red y aparecerán infinidad de temas, unos más complejos que
otros, pero siempre uno que se adecue a las capacidades de aprendizaje de cada
persona.
Otro punto muy importante es que la mayoría son gratis.
(N/C, TUTORIA DE BASE DE DATOS)
2.5-Desarrollo de bases de datos conectadas
En esta sección se describen las características proporcionadas por Herramientas
de datos de SQL Server para diseñar y consultar una base de datos conectada.
Con el Explorador de objetos de SQL Server de Visual Studio, los desarrolladores
ahora pueden crear, editar y examinar objetos de base de datos ubicados en un
servidor de bases de datos local, como SQL Server 2008 o Microsoft SQL Server
2012, o de forma remota en SQL Azure. Los desarrolladores pueden clonar
fácilmente una base de datos de producción existente en una instancia de prueba,
realizar trabajo de desarrollo adicional en ella y volver a publicar los cambios en la
base de datos de producción.
Nota:
Los temas de procedimientos de esta sección contienen una serie de tareas que
se pueden completar en un orden determinado.
En esta sección
Tema Descripción
Cómo: Conectar con una base de datos y examinar objetos existentes
Conectar con una base de datos y examinar sus entidades.
Cómo: Crear objetos de base de datos usando el Diseñador de tablas
Usar el nuevo Diseñador de tablas para diseñar tablas y administrar relaciones de tablas.
Cómo: Actualizar una base de datos conectada con Poder Buffer
Actualizar una base de datos conectada sin escribir scripts ALTER.
Cómo: Crear nuevos objetos de base de datos mediante consultas
Usar el Editor de Transact-SQL para editar y ejecutar scripts Transact-SQL.
Cómo: Editar una tabla existente mediante consultas
Escribir scripts Transact-SQL para editar la definición de una tabla o rellenar datos.
Cómo: Ver y editar datos de una tabla
Usar el Editor de datos para ver o escribir datos en una tabla.
Cómo: Eliminar objetos y resolver dependencias
Cambiar el nombre o eliminar entidades de base de datos, y permitir que SSDT resuelva automáticamente las dependencias de objetos.
Cómo: Clonar una base de datos existente
Crear una base de datos de desarrollo a partir de una base de datos de producción.
Extraer, publicar y registrar archivos .dacpac
Muestra cómo extraer y publicar archivos .dacpac.
Como muchos sabemos, ponerse a desarrollar una base de datos con cierta
complejidad y tamaño “a ojo” es perder el tiempo.
Para que la aplicación cumpla eficientemente sus objetivos y los resultados sean
buenos, debemos seguir un proceso:
Análisis.
Diseño del modelo entidad / relación.
Diseño del modelo relacional.
Lenguaje SQL y base de datos final.
Análisis
Debemos comenzar estudiando a fondo el mundo real que deseamos representar
en la aplicación y base de datos.
Por ejemplo: una universidad, un hospital, una empresa tecnológica.
A partir de este estudio, debemos crear el UD, que es simplemente la visión del
mundo real bajo unos determinados objetivos.
Modelo entidad / relación (E/R)
Cuando se inicia el diseño de una base de datos, uno de los mayores problemas
que existe, es que el diseñador concibe la base de datos con un modelo de datos
orientado a la maquina/plataforma. Y esto hace que en un alto grado se pierda la
conceptualidad del problema quedando tal diseño contaminado por cuestiones de
implementación.
Al final será un desastre puesto que nuestra aplicación no será capaz de representar
fidedignamente la realidad del asunto. Además de conllevar otra serie de problemas
como: falta de eficiencia, peor optimizado, imposibles actualizaciones, consultas
extremadamente largas…
El diseñador debe concebir la base de datos en un nivel superior, abstrayéndose de
cualquier consideración técnica o de implementación en sistema, plataforma o
aplicación.
Para ello puede contar con la ayuda de un modelo de datos como el E/R, presentado
por Peter P. Chen. Con el podrá centrarse en la estructura lógica y abstracta de la
información, siendo capaz de representar toda la semántica del mundo real por
medio de entidades y relaciones.
Modelo relacional
Llegados a este punto, el diseñador se acerca (ahora si es el momento) más a la
máquina que al mundo real. El diseñador debe transformar el modelo E/R en el
modelo relacional, teniendo muy en cuenta la teoría de la normalización. Esta es
una operación de cierta complejidad.
El modelo relacional, presentado por el Dr. E.F.Codd, fue revolucionario puesto que
consigue la independencia de las aplicaciones respecto a los datos.
Este modelo de datos está basado en las teorías matemáticas de las relaciones,
haciendo que los datos se estructuren lógicamente en forma de relaciones -tablas-
.
Presenta beneficios como:
Sencillez y uniformidad: Al tener como resultado una colección de tablas, y ser la
tabla la estructura básica se da como resultado una gran uniformidad, junto con la
sencillez de los lenguajes de usuario que pueden operar con ellas.
Flexibilidad: Ofreciendo a los usuarios los datos de la forma más adecuada a su
aplicación.
Independencia del interfaz de usuario: El modo en el que se almacena los datos
no influye en su manipulación lógica.
Lenguaje SQL y base de datos final
Llego el momento de crear la base de datos!
Quizás esta sea la etapa más fácil, pues el trabajo duro queda hecho con los dos
modelos de datos anteriores. Ahora solamente tendremos que codificar en lenguaje
SQL el modelo relacional expuesto anteriormente.
Para ello necesitaremos de:
LDD: Con el que (por ejemplo) codificar las sentencias para la creación de las
distintas tablas de la base de datos.
LMD: Para codificar las instrucciones (que por ejemplo) se encargarán de realizar:
consultas, adiciones, eliminaciones de registros.
(N/C, DESARROLLO DE BASE DE DATOS , 2007)
3.-Construcción en formato tabla o formulario de una base de datos
Es posible introducir datos en tu hoja de cálculo Excel de forma rápida y fácil, para
ello has de usar los formularios de datos.
De esta manera los datos se introducen de forma más eficaz incluso aunque no se
tengan muchos conocimientos de Excel.
Vas a ver cómo crear y usar un formulario, introducir datos, realizar búsquedas,
eliminar registros,…
En el ejemplo harás una base de datos para registrar información sobre los clientes
de la empresa para hacer una acción comercial con el correo electrónico.
En primer lugar abre una hoja de cálculo Excel, en otras hojas la sistemática es muy
similar por ejemplo puedes leer Google Docs. formularios.
Escribe en la celda A1 Nombre; en B1 Apellido; en C1 Teléfono; y en D1 Email.
Selecciona el rango desde A1 a D1.
En Excel 2003 pulsa en el Menú (arriba en la parte central), y luego en Formulario.
En Excel 2010 y 2007, pulsa en la Cinta de opciones el icono, Formulario, si no
aparece sigue estas instrucciones.
En la nueva pantalla que se despliega, ver imagen ampliada, ya puedes ir
introduciendo los datos de tus clientes.
En la parte izquierda tienes unos rectángulos blancos donde has de situar el cursor
e ir escribiendo la información.
Así por ejemplo escribe en la primera fila en Nombre: Yolanda, en Apellido: Cuesta,
en Dirección: About en español, Teléfono: 696 22 22 22 y en email:
hojasdecalculo@aboutguide.com. Haz lo mismo en la segunda fila con tus datos y
en la tercera con los datos de una tercera persona.
Pulsa Nuevo para pasar a cumplimentar el siguiente registro.
Así sucesivamente hasta introducir todos los registros.
Para moverte por esta ventana pulsa sobre la barra de desplazamiento que está en
la parte central y desplázate con el ratón sin soltar o pincha en los triángulos negros
superior e inferior, así te iras situando en uno u otro registro.
Otras acciones importantes en el apartado de formularios es la Eliminación de
registros y la Búsqueda de registros.
En cuanto a la Eliminación de registros, sitúate en el registro a eliminar, pulsa en el
botón Eliminar y en el cuadro de dialogo haz clic en Aceptar, recuerda que si en el
último momento decides no eliminarlo puedes pulsar Cancelar y el registro no se
borrara, eso sí una vez eliminado no podrás recuperarlo ni con la acción Deshacer.
También es útil que conozcas la opción Búsqueda de registros del formulario de
datos, lo más sencillo es buscar de uno en uno con los botones Buscar anterior y
Buscar siguiente.
Otra opción es pulsar en criterios y en los cuadro de texto, rectángulos en blanco,
escribir la palabra o dato y dar a Buscar siguiente, aquí es importante señalar que
la búsqueda de Excel es bajo la condición “Y”, con lo cual si cumplimentas más de
un cuadro de texto han de estar bien escritos y ser correctos los datos para que te
sitúe en el registro.
Para búsquedas más avanzadas puedes usar los Filtros y establecer diferentes
condiciones en función de lo que busques.
Para continuar con la introducción de datos pulsa el botón Nuevo.
Cuando termines de introducir información pulsa en Cerrar y la ventana del
Formulario desaparecerá, dejando los registros en tu hoja de cálculo.
Para volver a abrir el Formulario, sigue los pasos como explicaba al principio y se
vuelve a abrir la ventada desde donde podrás continuar con la introducción de más
referencias.
Consejo: si en un momento dado no conocer todos los datos de un registro, por
ejemplo desconoces el teléfono, puedes crear el registro con los datos que
conozcas y más tarde cumplimentar el que te falta.
(CUESTA)
4.-Crear una base de datos en Access
Como hemos revisado con anterioridad, para crear una base de datos es necesario comenzar con el diseño. Una vez diseñada la base de datos podemos iniciar su
creación con nuestra herramienta de preferencia. En esta ocasión mostraré los pasos para crear una base de datos en Access.
4.1-Formato de las bases de datos en Access
Microsoft Access almacena toda la información de tablas, reportes, formularios y consultas en un solo archivo. A partir de Access 2007 el formato de las bases de datos cambió para ofrecernos mayores ventajas y es conocido por tener la extensión de archivo .accdb en el nombre de archivo.
Anteriormente las bases de datos Access tenían las extensión de archivo .mdb la cual fue utilizada de manera predeterminada hasta la versión 2003. Pero no te preocupes, si necesitas abrir una base de datos Access en formato .mdb lo puedes hacer aunque tengas Access 2007 o Access 2010 ya que ambas versiones soportan la lectura de dichos archivos.
Por el contrario, si estas utilizando Access 2010 y necesitas compartir la base de datos con alguien que tiene Access 2003 debes asegurar de guardarla en formato .mdb o de lo contrario la otra persona no podrá abrir el archivo.
4.2-Crear una base de datos en Access con plantillas
Una manera de crear una base de datos en Access es utilizar las plantillas predeterminadas que ofrece la herramienta. Para ello debes ir a la ficha Archivo y seleccionar la opción Nuevo y posteriormente hacer clic sobre Plantillas de ejemplo y enseguida se mostrarán las plantillas disponibles.
Al elegir crear una base de datos a través de una plantilla se incluirán las tablas, formularios y reportes que contiene dicha plantilla y deberemos comenzar a trabajar a partir de dichos elementos.
Sugiero utilizar este método solamente cuando has revisado previamente dichas plantillas de bases de datos y estás totalmente seguro de que se ajustan a tus necesidades. Las bases de datos creadas de esta manera tienen una estructura de datos bien definida y puede llegar a ser muy laborioso tratar adaptarla para importar datos de otra fuente que tienen una estructura muy diferente.
4.3-Crear una base de datos en Access en blanco
Ya que (en teoría) al momento de crear una base de datos en Access deberíamos haber hecho el diseño, la mejor opción para crear nuestra base de datos será hacerlo a partir de una base de datos en blanco. Para hacerlo debemos comenzar por pulsar la opción Base de datos en blanco que se encuentra dentro de la opción Nuevo de la ficha Archivo.
Es importante hacer notar que al momento de pulsar el botón Base de datos en blanco se crear un archivo con el nombre y ruta especificados en el panel derecho.
Una vez creada la base de datos podrás encontrar el archivo .accdb en la ruta especificada. Por último debo mencionar que Access insertará una tabla vacía llamada Tabla1 a partir de la cual podremos iniciar con la creación de nuestro diseño.
(ORTIZ, http://exceltotal.com/crear-una-base-de-datos-en-access/, 2012)
5.1-Base de datos en Excel
Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.
Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier número de filas.
Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla se asemeja mucho a una hoja de Excel la cual también está dividida en columnas y filas. Por esa razón Excel ha sido utilizado por mucho tiempo, y por muchas personas, como un repositorio de datos.
5.2-Diseño de bases de datos en Excel
Si diseñas y organizas adecuadamente la información dentro de tu libro de Excel podrás consultar tus datos de una manera fácil y eficiente, así que en esta ocasión hablaremos sobre las mejores prácticas para crear una base de datos en Excel que te permitirán organizar y estructurar adecuadamente la información.
Como ejemplo analizaremos el caso de una pequeña librería que desea crear un catálogo de sus libros en Excel así como tener una lista de sus clientes y las órdenes
de compra. Antes de crear la base de datos en Excel comenzaremos por crear el diseño siguiendo los pasos descritos en el artículo Diseño de bases de datos.
Paso 1: Identificar las tablas de la base de datos
Nuestro primer paso en el diseño de una base de datos en Excel será identificar las tablas que ocuparemos para organizar la información. Para nuestro ejemplo de la librería podemos mencionar las siguientes tablas:
Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes poner atención en las agrupaciones naturales de la información, es decir, en los sujetos que interactúan en la problemática analizada. En este caso los sujetos principales son los libros, los clientes y las órdenes.
Paso 2: Determinar los campos de las tablas
Una vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el nombre de cada una de sus columnas (campos). El nombre del campo deberá ser descriptivo y nos ayudará a identificar cada una de las propiedades de un elemento de la tabla.
Por ejemplo, para cada libro en venta en la librería guardaremos su código ISBN, el título, el autor y el precio por lo que dicha tabla quedará definida de la siguiente manera:
Los campos de cada tabla dependerán de la información que está a tu disposición para ser ingresada en la base de datos. Por ejemplo, algunas empresas o negocios tendrán interés en capturar más información sobre sus clientes lo cual hará que su tabla de Clientes tenga más campos que los mostrados en el ejemplo anterior.
Paso 3: Identificar la llave primaria de cada tabla
Una llave primaria nos permitirá identificar de manera única cada uno de los registros de las tablas. En el caso de la tabla Libros, el ISBN será la llave primaria ya que es un código único internacional para cada libro publicado por lo que dicho número jamás se repetirá.
En el caso de las tablas para Órdenes y Clientes crearemos un número consecutivo que identificará de manera única cada una de las filas.
Paso 4: Identificar las relaciones entre tablas
Este paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular la información de las tablas a través de la relación que existe entre dos de sus campos. Por ejemplo, si para una determinada orden de compra quiero saber el título del libro que ha sido vendido, bastará con relacionar la columna ISBN de la tabla Órdenes con la columna ISBN de la tabla Libros para conocer el título.
De manera similar, si deseo conocer el cliente para una determinada orden de compra, solo deberé seguir la relación indicada por el campo IDCliente en ambas tablas.
Paso 5: Identificar datos repetidos en tablas
Aun cuando pensemos que hemos terminado con el diseño de nuestra base de datos, es importante hacer un breve ejercicio con algunos datos reales para identificar la posible existencia de datos repetidos y tomar las decisiones adecuadas para evitarlos.
Por ejemplo, considera el caso de la tabla Libros donde podríamos tener uno o más títulos escritos por el mismo autor. En ese caso, estaríamos repitiendo el nombre y apellido del autor en varios registros de la tabla.
Para evitar la repetición de datos lo recomendable es crear una nueva tabla que almacene la información de los autores y hacer referencia a dicha tabla a través de su campo llave tal como se muestra en la siguiente imagen:
De esta manera evitaremos la repetición en el nombre de los autores y también se evitará la captura de un sin número de variantes del mismo. Para seguir con nuestro análisis, haremos una captura de datos de prueba de una orden, por ejemplo:
Estos son los datos de la orden de compra número 1 donde el cliente ha comprado 3 libros, siendo dos de esas copias del mismo título. El problema con estos datos es que se repite el número de orden y eso no sería posible ya que esa es nuestra llave primaria en la tabla y no puede repetirse. Además para cada registro se repite la Fecha, así como las columnas IDCliente y TipoPago. Para resolver este problema debemos crear una tabla adicional que almacenará los libros de cada orden de compra de la siguiente manera:
Es así como el haber identificado datos repetidos en las tablas nos ha hecho tomar la decisión de agregar tablas adicionales a nuestro diseño para minimizar el espacio utilizado por nuestra base de datos que será de gran importancia al momento de que los datos crezcan. De esta manera nuestro diseño final queda de la siguiente manera:
6.-Crear la base de datos en Excel
Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla fácilmente en Excel siguiendo dos recomendaciones:
Cada tabla del diseño será una tabla de Excel. Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.
El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios de utilizar tablas entre los cuales están los filtros y el reconocimiento automático de nuevas filas y columnas. Por otro lado, la razón por la cual colocar cada tabla en su propia hoja de Excel es para facilitar el crecimiento de los datos ya que si colocas varias tablas en una misma hoja probablemente tendrás que moverlas o redefinirlas cada vez que alguna de ellas aumente de tamaño y se sobrepongan entre sí.
6.1-Consultar la base de datos en Excel
Una vez que se ha creado la base de datos en Excel y comiencen a crecer los datos, seguramente te encontrarás con la necesidad de relacionar la información de diferentes tablas para obtener datos complementarios. Por ejemplo, considera las siguientes dos tablas:
La Hoja. Ordenes contiene una tabla llamada Ordenes y la Hoja. Clientes contiene la tabla Clientes. Si al consultar la tabla Órdenes deseo conocer el Email del cliente que ha efectuado dicha compra, puedo utilizar funciones de Excel para obtener dicha información. Ya que estoy utilizando tablas de Excel, puedo hacer uso de las referencias estructuradas, por ejemplo:
=BUSCARV(Ordenes[IDCliente], Clientes, 5,FALSO)
Esta fórmula buscará el valor de la columna IDCliente, que pertenece a la tabla Órdenes, dentro de la tabla Clientes y devolverá la columna 5 de esta última tabla. Observa el resultado de la fórmula:
El resultado de la fórmula es correcto ya que la orden número 1 fue hecha por el cliente con un IDCliente igual a 5 y que corresponde a Luis cuyo Email es el mostrado en la celda F2. De esta manera puedes relacionar la información de las diferentes tablas en tu base de datos en Excel, ya sea utilizando la función BUSCARV o la combinación de funciones INDICE/COINCIDIR ya que ambas nos permite crear fórmulas para buscar datos.
Si quieres practicar un poco más con este tipo de fórmulas, descarga el libro de trabajo que contiene el ejemplo que acabamos de realizar. Antes de finalizar este artículo, es necesario hacer algunas aclaraciones importantes sobre las bases de datos en Excel, pero para eso necesito explicar un poco sobre los sistemas de gestión de bases de datos.
6.2.-Sistemas de gestión de bases de datos (DBMS)
Varias décadas atrás, cuando las computadoras comenzaron a hacerse más rápidas y eficientes en el manejo de información, se hizo necesaria la creación de un sistema que se encargase de las operaciones con los datos. Desde la década de los años sesenta se crearon los primeros sistemas de gestión de bases de datos(DBMS por sus siglas en inglés), cuya finalidad era facilitar el almacenamiento, modificación y extracción de los datos.
El objetivo principal de un DBMS es coordinar y proteger el acceso a la información y dicho objetivo se logra porque los usuarios o aplicaciones solo pueden obtener datos utilizando alguna interfaz o lenguaje de alto nivel como SQL y el sistema de
gestión de bases de datos se encargará de devolver la información solicitada ya que el usuario, o aplicación, jamás tiene contacto directo con los datos.
Es muy común que en el campo de la informática se hable de que una base de datos debe tener un DBMS para ser considerada como una verdadera base de datos. Un ejemplo de un DBMS es el producto de Microsoft conocido como SQL Server que es un motor de base de datos diseñado para el ambiente empresarial.
Excel no es un DBMS
Aunque exista una gran cantidad de personas que utilizamos Excel para almacenar información, eso no lo convierte en un sistema de gestión de bases de datos. Excel no tiene un servicio que controle la inserción o eliminación de los datos sino que el mismo usuario puede hacerlo directamente en la aplicación.
Algunas desventajas que tenemos al utilizar Excel para almacenar nuestros datos son las siguientes:
Solo un usuario puede acceder a la información al mismo tiempo. Excel comenzará a ponerse lento cuando la base de datos crezca en gran
manera. No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado como para proteger
ciertos datos de ciertos usuarios.
Conclusión
La realidad es que hay millones de usuarios de Excel que utilizamos la herramienta como un repositorio de datos y aunque no es formalmente un sistema de gestión de bases de datos, es posible utilizarlo para guardar información útil.
Mi recomendación es que si te encuentras con que alguna de las desventajas de Excel te está causando dolores de cabeza con tu trabajo, entonces considera fuertemente la opción de utilizar algún DBMS como Microsoft SQL Server o Access. Si las capacidades de Excel han sido hasta ahora suficientes para ti, entonces te recomiendo seguir los pasos descritos en este artículo para hacer uso de las
mejores prácticas en el diseño y construcción de bases de datos en Excel y hacer más eficiente el trabajo y organización de la información.
(ORTIZ, http://exceltotal.com/base-de-datos-en-excel/, 2014)
7.-Tablas de Excel
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la
que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los
campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de
base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila
es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con
255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una
serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy
cómoda.
Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas
tenemos:
- Ordenar la los registros.
- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
- Crear un resumen de los datos.
- Aplicar formatos a todos los datos.
Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el
término Listas de datos. Incluso encontrarás, que en algunos cuadros de diálogo,
se refiere a las tablas como listas.
A partir de ahora nos referiremos a este tipo de tablas.
7.1-Crear una tabla
Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la
lista.
- Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.
Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla .
Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos
hacer ahora.
- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado),
activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados.
- Al final hacer clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones
aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:
Y en la hoja de cálculo aparece en rango
seleccionado con el formato propio de la
tabla.
7.2-Modificar los datos de una tabla
Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente
los nuevos valores sobre la ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta
segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.
Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con información de nuestros
amigos.(a)
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o
mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).
Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que
esté activa, y pulsar en el icono Formulario .
Como esta opción no está directamente disponible
en la Cinta de opciones, podemos añadirla a
la Barra de acceso rápido, de la forma que ya
vimos. Pulsando el Botón Office > Opciones de
Excel > Personalizar, y Agregar el
icono Formulario..., en la sección de Comandos que no están en la cinta de
opciones.
Al crear el formulario,
disponemos de siguientes
botones:
Nuevo: Sirve para introducir un
nuevo registro.
Eliminar: Eliminar el registro que
está activo.
Restaurar: Deshace los cambios
efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al
registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al
siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.
Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro,
luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos
podemos utilizar las teclas de tabulación), si nos hemos equivocado y no queremos
guardar los cambios hacemos clic en el botón Restaurar, si queremos guardar los
cambios pulsamos la tecla Intro.
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará
en un registro vacío, sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para
aceptar o cancelar respectivamente.
Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si
queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic
en Cerrar.
Para buscar un registro y posicionarnos en él podemos utilizar los botones Buscar
anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un
criterio de búsqueda. Pulsamos en el botón Criterios con lo cual pasamos al
formulario para introducir el criterio de búsqueda, es similar al formulario de datos
pero encima de la columna de botones aparece la palabraCriterios.
Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre,
escribimos Ana en Nombre y pulsamos el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve al
formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.
7.3-Modificar la estructura de la tabla
Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla,
podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si
la tabla contiene encabezados, estos deben
permanecer en la misma posición, así que sólo
podremos aumentar y disminuir filas.
Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o
encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha.
Cuando necesitemos añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo
datos, sólo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la última celda y aparecerá
una fila nueva.
Si necesitamos insertar filas y columnas
entre las filas existentes de la tabla, nos
posicionaremos en la primera celda que
queremos desplazar y elegiremos la opción correspondiente desde el
menú Insertar, en la pestaña de Inicio o en el menú contextual de la tabla.
Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos
sobre una celda, y elegiremos Filas o Columnas de la
tabla en el menú Eliminar, disponible en la pestaña
de Inicio y en el menú contextual de la tabla.
Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, eliminamos los
datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla.
Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR. Si
deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja,
entonces pulsamos en la pestaña de Diseño de la tabla.
7.4-Estilo de la tabla
Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que
resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos,
disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.
En Opciones de estilo de la tabla,
podemos marcar o desmarcar otros
aspectos, como que las columnas o filas
aparezcan remarcadas con bandas, o se
muestre un resaltado especial en la
primera o última columna.
Las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla.
Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente y fondo, fondo
condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de cálculo.
En está tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las
opciones Primera y Última columna.
7.5-Ordenar una tabla de datos
A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir,
ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.
Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer
apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después
podemos acceder a la pestañaDatos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio
de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones de la sección Ordenar
y filtrar para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente.
Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando
la pestaña junto al encabezado de la columna.
Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo
ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento, en la
pestaña Datos, pulsamos sobreOrdenar... nos aparece el cuadro de
diálogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que
queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo), si ordenamos
según el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Según), y el Criterio
de ordenación, donde elegimos si el orden es alfabético (A a Z o Z a A) o sigue el
orden de una Lista personalizada. Por ejemplo, si en la columna de la tabla se
guardan los nombres de días de la semana o meses, la ordenación alfabética no
sería correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores posibles,
ordenados de la forma que creamos conveniente, y así el criterio de ordenación
seguirá el mismo patrón.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo,
aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se
ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás
niveles en orden descendente.
En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para
abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones
en el criterio de la ordenación.
7.6-Filtrar el contenido de la tabla
Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en
la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por
nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.
- Utilizando el Filtro (autofiltro).
- Utilizando filtros avanzados.
Utilizar el Filtro.
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las
cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la
pestaña Datosmarcando o desmarcando el botón Filtro).
Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del
campo 1er Apellido, nos aparece un menú
desplegable como este, donde nos ofrece una
serie de opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si sólo marcamos Moreno, Excel
filtrará todos los registros que tengan Moreno en
el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán'
de la lista.
Otra opción, es usar los Filtros de texto, donde
se despliegan una serie de opciones:
En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos
condiciones de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel
evaluará la condición elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrará
la fila. Usaremos el carácter ? para determinar que en esa posición habrá un
carácter, sea cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo
de caracteres.
En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarán los registros cuyo 1er Apellido tenga
una o en el segundo carácter y no contenga la letra z.
Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de
icono.
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar
Todo), reaparecerán todos los registros de la lista. También podemos quitar el filtro
pulsando en Borrar filtro en la pestaña Datos.
Utilizar Filtros avanzados.
Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja,
utilizaremos el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en
la hoja de cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.
Si deseas saber más sobre cómo definir criterios de filtrado, haz clic aquí .
Para abrir el cuadro de diálogo Filtro
avanzado, pulsaremos en en la
sección Ordenar y filtrar.
Rango de la lista: Aquí especificamos los
registros de la lista a los que queremos aplicar
el filtro.
Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila
donde se encuentran los criterios de filtrado (la
zona de criterios).
También podemos optar por guardar el
resultado del filtrado en otro lugar,
seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el
campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.
Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con
exactamente los mismos valores) desaparecerán.
Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al
menú Datos - Filtro - Mostrar todo.
7.7-Funciones de base de datos
En el tema de funciones omitimos el apartado de funciones dedicadas a bases de
datos, pero ahora vamos a explicar cada una de esas funciones ya que se aplican
a tablas de datos.
Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar cálculos sobre alguna
columna pero añadiendo una condición de selección de las filas que entrarán en el
cálculo, es decir aplicando previamente un filtro.
Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros
automóviles (ver figura más abajo) y queremos saber cuánto ha sido el beneficio de
los Ford, no podemos utilizar la función suma porque sumaría todos los automóviles,
en este caso lo podríamos conseguir con la función de base de datos BDSUMA
incluye la condición de filtrado automóvil="Ford"
Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la
hoja:
En esta hoja tenemos una lista con los automóviles de la empresa, con los datos de
plazas, años, rentabilidad y beneficio obtenido.
Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros.
Estas son todas las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas
llevan tres argumentos: el rango de datos que define la tabla o base de datos, el
nombre del campo que se utiliza en la función, un rango de criterios para indicar la
condición que deben cumplir las filas que serán utilizadas en el cálculo de la función
(el filtro).
Función Descripción Ver
Detalle
BDCONTAR(datos;campo;criterios) Cuenta las celdas que
contienen un número
BDCONTARA(datos;campo;criterios) Cuenta las celdas que
contienen un valor
BDMAX(datos;campo;criterios) Obtiene el valor máximo
BDMIN(datos;campo;criterios) Obtiene el valor mínimo
BDPRODUCTO(datos;campo;criterios) Obtiene el producto de los
valores indicados
BDPROMEDIO(datos;campo;criterios) Obtiene el promedio de
los valores indicados
BDSUMA(datos;campo;criterios) Obtiene la suma de los
valores indicados
BDEXTRAER(datos;campo;criterios)
Obtiene un valor de un
campo en una fila que
cumpla un criterio de
selección
BDVAR(datos;campo;criterios) Calcula la varianza sobre
una muestra de valores
BDVARP(datos;campo;criterios)
Calcula la varianza sobre
todos los valores de un
campo
BDDESVEST(datos;campo;criterios)
Calcula la desviación
estándar sobre una
muestra de valores
BDDESVESTP(datos;campo;criterios)
Calcula la desviación
estándar sobre todos los
valores de un campo
7.8-Crear un resumen de datos
Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos
refiriendo a crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de
la lista.
Por ejemplo si tenemos una lista de niños con los campos nombre, dirección,
localidad y edad; podemos obtener un resumen de la edad media de los niños por
localidad.
Otro ejemplo, el que te enseñamos abajo, disponemos de una lista de vehículos
clasificados por marca y modelo; y queremos averiguar el coste total de cada
marca.
Para agregar los subtotales
automáticamente debemos situarnos
sobre una celda cualquiera de la lista y
marcar la opción Fila de totales en
las Opciones de estilo de tabla, en la
pestaña Diseño.
Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaña
con una lista de las funciones que podemos usar para calcular el
total de esa columna.
Se puede mejorar el resumen y los subtotales de la tabla utilizando los esquemas
que ya vimos, o las tablas dinámicas, que veremos en el tema siguiente.
(CLIC, 2007)
8-INTRODUCCIÓN A LAS BASES DE DATOS MICROSOFT
ACCESS
8.1-FUNDAMENTOS DE MICROSOFT ACCESS 2000
La información se ha convertido en uno de los temas de actualidad. En el mercado
se dispone de potentes sistemas para tratarla. Access 2000 se define como un
sistema de gestión de bases de datos relacionales (SGBDR) que incorpora un
entorno de desarrollo para la creación de aplicaciones informáticas basadas en
bases de datos relacionales. Ahora bien, antes de entrar en el manejo de Access
2000, conviene primero definir qué es Access 2000 y que se puede esperar de él.
8.2-¿QUÉ ES MICROSOFT ACCESS 2000?
Microsoft Access 2000 es un sistema de gestión de bases de datos relacionales
(SGBDR), lo cual le proporciona una serie de ventajas, entre las que caben
destacar: · Creación de tablas para el almacenamiento y la manipulación de la
información. · Definición de relaciones entre tablas. · Consultas a múltiples tablas. ·
Verificación de la integridad de la información. Todo esto dentro del ambiente
Windows, de fácil manejo para el usuario, e incorporando funciones como: ·
Asistentes fáciles de usar (un asistente genera automáticamente objetos que
componen la base de datos). · Gráficos y diagramas profesionales. · Incorporación
de macros: automatización de la programación. · Incorporación de módulos:
programación Visual Basic para bases de datos. · Ayuda basada en el contexto. ·
Asistentes para ayuda. · Formularios e informes con la filosofía «lo que se ve es lo
que se imprime». · Soporte de DDE (Dynamic Data Exchange: intercambio dinámico
de datos) y OLE (Object Linking and Embedding: enlace e incrustación de objetos.
· Importación, exportación y vinculación con archivos externos. Lo anterior da una
visión general de Access 2000, pero tal vez algunos usuarios principiantes se
preguntarán: ¿qué es una base de datos relacional?. Para contestar esta pregunta
se hará, a continuación, una breve reseña. 1.2. DEFINICIONES ¿Qué es una base
de datos? Una base de datos es un conjunto de datos relacionados entre sí, que a
través de un SGBD facilita el almacenamiento, gestión y recuperación de datos.
Esta información es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en
él, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla. Sistemas Informáticos para
la Gestión Adtva Introducción a las Bases de Datos. Microsoft Access 2000
Departamento de Lenguajes y Computación. Universidad de Almería Página 4 Los
sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de
información. El manejo de datos incluye, tanto la definición de las estructuras para
el almacenamiento de datos, como los mecanismos para el manejo de la misma.
Algunas de las ventajas de usar las bases de datos son: · Evitan la redundancia. ·
Evitan la inconsistencia. · Obligan al cumplimiento de normas o requisitos para la
inserción y eliminación de datos a la BD (Base de datos). · Es posible aplicar
restricciones de seguridad para el acceso a los datos. · Se mantiene la integridad
entre los datos. ¿Qué es información? La información es un conjunto de datos con
importancia para el individuo o la empresa, la cual debe ser gestionada por el
sistema de base de datos y que posteriormente puede ser utilizada en la toma de
decisiones de alguna actividad empresarial. Por lo tanto, un sistema de base datos
optimiza el manejo de la información. ¿Qué es una base de datos relacional?
Cuando hablamos de una base de datos relacional nos referimos a una manera de
organizar la información que contiene la base de datos. En los sistemas
relacionales, la información se representa mediante tablas. Una tabla es una
estructura de datos que contiene información común. Por ejemplo, una tabla
llamada «abogados» puede estar formada por una serie de filas que representen a
los distintos abogados que se tienen almacenados, y por una serie de columnas que
representen a cada uno de los campos que caracterizan los abogados, como
pueden ser el nombre del abogado, apellidos, dirección, especialidad, etc. Las
tablas pueden, a su vez, estar relacionadas entre sí, y éste conjunto de tablas
relacionadas entre sí forma el esquema de la base de datos. Componentes de una
B.D. relacional Tablas. Se guardan datos referentes a un objeto o entidad general.
Está compuesta por filas y columnas. Filas o registros de una tabla. Una tabla está
compuesta por filas o registros donde se almacena información referida a una
misma entidad particular. Columnas o atributos de una tabla. Definen las
características o propiedades que representan. Clave primaria de una tabla. Mínimo
conjunto de atributos que identifican de forma única una fila en una tabla. Índice de
una tabla. Estructura de datos que permite acceder a los datos de una tabla de
forma rápida. Clave externa. Conjunto de campos de una tabla que son clave
primaria de otra tabla. Sistemas Informáticos para la Gestión Adtva Introducción a
las Bases de Datos. Microsoft Access 2000 Departamento de Lenguajes y
Computación. Universidad de Almería Página 5 Relación entre tablas. Es la forma
en que se relacionan 2 tablas. Las relaciones posibles son: · Uno a uno: Dadas una
tabla A y una tabla B, cada registro de la tabla A puede estar relacionado con un
registro de la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar relacionado con un
registro de la tabla A. Por ejemplo suponiendo una tabla con información de
Alumnos y una tabla con información de Carnets de alumno, cada alumno tiene un
único carnet de alumno, y cada carnet de alumno pertenece a un solo alumno. · Uno
a muchos: Dada una tabla A y una tabla B, cada registro de la tabla A puede estar
relacionado con varios registros de la tabla B y cada registro de la tabla B puede
estar relacionado con un registro de la tabla A. Por ejemplo supongamos una tabla
con departamentos y una tabla con profesores, cada departamento constaría de
varios profesores y cada profesor pertenecerá a un único departamento. · Muchos
a muchos: Dada una tabla A y una tabla B, cada registro de la tabla A puede estar
relacionado con varios registros de la tabla B y cada registro de la tabla B puede
estar relacionado con varios registros de la tabla B. Por ejemplo supongamos una
tabla con información de Alumnos y otra tabla con Asignaturas. Cada alumno puede
estar matriculado en varias asignaturas y cada asignatura tendrá varios alumnos
matriculados. Integridad referencial La integridad referencial ayuda a garantizar que
las relaciones entre registros sean válidas y que no se eliminarán accidentalmente
datos relacionados. En resumen, en el modelo relacional, los datos y las relaciones
entre ellos se representan mediante una serie de tablas, cada una de las cuáles
tiene varias columnas con nombres únicos. El usuario puede consultar estas tablas,
insertar datos, eliminarlas y modificarlas. Microsoft Access 2000 es un sistema de
gestión de bases de datos relacionales. ¿Cómo se forman las bases de datos?
Bases de datos: es un conjunto de datos que se relacionan con un tema o propósito
particular. SGBDR (Sistema de Gestión de Bases de Datos Relacionales): es el
software que permite organizar y analizar los datos almacenados en tablas. Es decir,
es un conjunto de programas con los que se puede acceder y manipular datos.
8.3-ELEMENTOS DE MICROSOFT ACŒSS
Tablas Una tabla es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o
evento. Access 2000 representa las tablas en forma similar a las hojas de cálculo,
donde las columnas son campos y las filas son registros. Toda la información de la
tabla debe describir el tema para el que fue creada. Por ejemplo: una tabla que
contenga la información de todos los productos que vende una compañía, debe
estar definida por un conjunto de campos, que representen todas las características
del producto que sean relevantes para la compañía. Sistemas Informáticos para la
Gestión Adtva Introducción a las Bases de Datos. Microsoft Access 2000
Departamento de Lenguajes y Computación. Universidad de Almería Página 6 En
una tabla, una columna hace referencia a una característica de los datos
almacenados, como puede ser edad, localidad, sexo, DNI, etc. Retomando el
ejemplo de la tabla de productos, algunos campos pudieran ser: ID del producto,
nombre del producto, coste del producto, cantidad del producto en tienda, color del
producto, peso del producto, etc. Un registro es un conjunto de información acerca
de la persona, cosa o evento que representa la tabla. Puede ser toda la información
acerca de una transacción, o como en el ejemplo que se ha venido manejando,
todas las características de un producto en concreto. Por ejemplo, ID del producto
= 1234442W, nombre del producto = mochila de tipo escolar, coste del producto =
3.000,00, cantidad del producto en tienda = 100, color del producto = rojo, peso del
producto =500 grs. Cada registro de la tabla tiene las mismas características
(columnas), y cada una de ellas puede tomar valores en el mismo dominio. Un punto
importante a destacar es que cada registro debe ser único en la tabla
correspondiente, para ello, debe existir uno o varios campos cuyo valor nunca puede
repetirse a través de todos los registros de la tabla; estos campos se denominan
clave principal o primaria. En el ejemplo mostrado sería ID del producto. La
definición de las tablas es el eje sobre el cuál giran los demás elementos de
Microsoft Access 2000. Como se dijo, una base de datos la forman los datos
propiamente dichos y los programas que los manipulan. Puede decirse que las
tablas constituyen los datos en si y los demás elementos son los programas que los
manipulan. Consultas Una consulta es una solicitud de información a la base de
datos. Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de
tablas (relacionadas entre ellas). Una consulta crea la llamada “hoja de respuestas
dinámica” a partir de la información extraída de las tablas de la base de datos. En
algunos tipos de consulta es posible modificar los datos como si se tratase de tablas,
pero ello no implica que la información radique en las consultas, ya que el único
elemento que contiene realmente la información del sistema son las tablas. En las
consultas se pueden aplicar criterios para filtrar los datos de las tablas y recuperar
sólo los que cumplan con el criterio. En el caso de la tabla «producto», podría
hacerse una consulta que mostrase todos aquellos productos cuyo valor en el
campo cantidad de producto en tienda sea igual a cero. Esta consulta podría
detectar cuándo debe generarse un pedido. Las consultas, junto con las tablas,
constituyen la base para la creación de otros objetos de la base de datos. Pero,
como ya se ha dicho, quien realmente almacena y define los datos son las tablas.
Sistemas Informáticos para la Gestión Adtva Introducción a las Bases de Datos.
Microsoft Access 2000 Departamento de Lenguajes y Computación. Universidad de
Almería Página 7 Formularios Un formulario permite crear la interfaz de usuario, y
es una forma de interacción entre el usuario y la base de datos que permite
presentar, cambiar, eliminar e introducir la información de una o más tablas o de
una o más consultas. El diseño correcto de un formulario facilita a los usuarios la
interacción con el sistema de base de datos. Access 2000 no sólo cuenta con
elementos gráficos para crear interfaces amigables, sino que incorpora un asistente
que genera automáticamente los formularios más habituales. Uno de los elementos
gráficos que facilitan la interfaz con el usuario son los controles, que permiten
desplegar imágenes (logotipo de la empresa, etc.), controlar la introducción de la
información a través de listas de valores que limitan la entrada de los datos, etc. En
general, los controles que brinda Access 2000, parten del estándar que el propio
Windows utiliza para su interacción. En los formularios también es posible crear o
llamar a módulos que permiten hacer uso de funciones más sofisticadas. También
se pueden desplegar mensajes de error personalizados, e incluso, hacer llamadas
a otros elementos del propio Access 2000, como informes u otros formularios.
Informes Con un informe es posible recuperar contenidos de la base de datos y
presentarlos en una página impresa. Un informe puede recuperar la información de
tablas, consultas o incluso de formularios. Los informes de Access 2000 siguen la
filosofía de lo que se ve es lo que se imprime, con lo cual es posible diseñar informes
de gran calidad y de forma fácil. En un informe se pueden mostrar totales y realizar
operaciones matemáticas con los datos de los campos y registros que contenga el
informe. En los informes también se manejan los controles, de forma similar a los
formularios; con lo cual aumentan su potencialidad. Los informes son similares a las
consultas. Incluso existe la posibilidad de verlos en la pantalla de la computadora
en lugar de dirigirlos a la impresora. Macros Son la forma que brinda Access 2000
para la automatización de la programación. Con ellas el usuario puede utilizar
funciones predefinidas que llevan a cabo una tarea repetitiva, facilitando el trabajo
a los usuarios. Existe una gran variedad de estas funciones y la combinación de las
mismas aumenta el poder de las macros. Las macros y los módulos se utilizan para
la creación de funciones específicas y la personalización de un sistema. Módulos
Cuando un usuario ha alcanzado cierto dominio en el manejo de una base de datos,
probablemente desea crear funciones de mayor complejidad. Para ello, Access
2000 incorpora opciones de programación: los módulos, que son rutinas de
programación creadas por el usuario y que pueden ser llamados para efectuar una
acción específica. Sistemas Informáticos para la Gestión Adtva Introducción a las
Bases de Datos. Microsoft Access 2000 Departamento de Lenguajes y
Computación. Universidad de Almería Página 8 Controles Los elementos en un
formulario o informe que presentan o imprimen los datos se llaman controles. Con
un control se pueden presentar datos en un campo, resultados de un cálculo,
palabras para el título, o bien, gráficas, dibujos u otros objetos e incluso, otro
formulario o informe. Un control se puede colocar dentro de un formulario o de un
informe. Como resumen podemos decir que la parte principal son las tablas que
contienen los datos; de éstas se obtienen las consultas. De las consultas y/o las
tablas se crean los formularios y los informes. En cuanto a las macros y módulos,
sirven de apoyo para realizar funciones más especializadas.
8.4-DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS 2000
En Access 2000, uno de los puntos más importantes a considerar es la definición
de tablas y las relaciones entre ellas; como ya se mencionó en la introducción,
Access 2000 es una base de datos relacional, por lo cual su manera de guardar
información es a través de dichas tablas. Por este motivo, el usuario debe hacer un
diseño de cada tabla, los campos que contiene, y las relaciones entre éstas. Lo
anterior no quiere decir que una tabla no pueda modificarse en cualquier momento,
pero esta acción puede conllevar a la destrucción de la información previamente
almacenada. Otro punto que debe tomarse en cuenta antes de modificar una tabla,
es que la mayoría de los elementos de la base de datos se basan en ellas, por
ejemplo, las consultas, los formularios, los informes, etc. Por lo cual, las alteraciones
en las tablas tienen repercusión directa sobre los elementos que la manipulan. Lo
anterior pone de relieve la importancia de un correcto diseño inicial de la base de
datos. Por ejemplo, cuando se va a diseñar un sistema de inventarios, se debe
dilucidar la necesidad de una tabla llamada «producto», donde se guarden las
descripciones, claves, etc. de todos los productos, y una tabla llamada «sucursal»,
que guarde la dirección de las diferentes sucursales, sus gerentes y sus
características principales. Ahora bien, si se piensa en guardar la cantidad de
productos por sucursal, entonces debe existir una tercera tabla que sea la unión de
las dos anteriores, cuyo nombre sería «producto-tienda», y que contendrá la
cantidad de productos en cada sucursal, el costo del producto, la última fecha de
entrada, etc. Todo lo anterior marca una pauta en el correcto diseño de una base
de datos, es decir, los pasos que se deben seguir para lograr aplicaciones de calidad
y de forma rápida. Primero debe de hacerse una visión general de las estructuras
que almacenarán los datos que se encuentren en el sistema y luego detallar las
características que deben tener, para que la información no aparezca duplicada. Y
como último paso, se construirán los mecanismos que manipularán estas
estructuras. Realizar un análisis previo del problema a resolver, evita en muchos
casos la duplicidad en el trabajo, ya que, como se ha venido diciendo en repetidas
ocasiones, una mala conceptualización de una de las estructuras que constituye la
base de los objetos del sistema, repercute en el rediseño de los mismos. Sistemas
Informáticos para la Gestión Adtva Introducción a las Bases de Datos. Microsoft
Access 2000 Departamento de Lenguajes y Computación. Universidad de Almería
Página 9 Los pasos siguientes son recomendables para la realización de un buen
diseño y deben hacerse antes, incluso, de acceder a la creación de ningún objeto: ·
Se deben especificar las tablas que se precisan para representar la información. En
el caso del sistema de inventarios surgieron, como mínimo, tres tablas: «producto»,
«sucursal», «producto-sucursal». · Se indicarán para cada tabla los campos que la
componen. · Para cada uno de los campos, se realizará un análisis para determinar
el tipo de dato y posibles restricciones de los valores que contendrán. Por ejemplo,
el coste-producto debe especificarse que no pueda ser un valor menor o igual a
cero. · Se identificarán los campos comunes en las tablas, para saber cuáles tablas
tienen relaciones. · Se definirán las llaves primarias. En el caso de la tabla
«producto», debe encontrarse, entre todos sus campos, uno cuyo valor nunca
pueda ser repetido. El campo más indicado sería el ID-producto. · Finalmente se
diseñarán los mecanismos que manipulen estas tablas. Después de esto se lleva el
diseño a la práctica. En los siguientes apartados se aprenderá la definición de tablas
y otros elementos. El primer paso en la creación de una base de datos es el diseño
de las tablas, independientemente de los tipos de datos que contengan. Una vez
que se tengan las definiciones de las tablas, se pueden crear relaciones, consultas,
formularios y otros objetos que ayuden a manejar la base de datos.
8.5-DESCRIPCION DE MICROSOFT ACCESS 2000
Como hemos dicho anteriormente Microsoft Access 2000 para Windows es un
SGBDR (Sistema de Gestión de Bases de Datos Relacional) idóneo para la
iniciación al desarrollo de Sistemas de Bases de Datos. Con esta herramienta
podremos crear aplicaciones para bases de datos comenzando con la definición del
esquema de la base de datos, y construyendo a partir de él una interfaz de
explotación para dicha base de datos, utilizando para ello las características de
Microsoft Access 2000. En primer lugar vamos a describir brevemente el entorno de
trabajo. 2.1. Entrar y salir de Microsoft Access 2000 Para iniciar una sesión de
trabajo con Microsoft Access 2000, basta con pulsar dos veces con el ratón sobre
el icono de Microsoft Access 2000 que aparece en el grupo Programas del menú
Inicio. Una vez que realice esto, aparecerá la ventana inicial de Microsoft Access
2000 que deberá ser similar a la siguiente: Sistemas Informáticos para la Gestión
Adtva Introducción a las Bases de Datos. Microsoft Access 2000 Departamento de
Lenguajes y Computación. Universidad de Almería Página .10 Desde esta ventana
podemos elegir entre crear una base de datos nueva, abrir una base de datos
existente, o bien utilizar un asistente que nos ayuda a crear una base de datos a
partir de plantillas de bases de datos (bases de datos tipo). En nuestro caso
elegiremos la opción Base de datos en blanco y pulsaremos Aceptar. A continuación
aparece un cuadro de diálogo en el que introduciremos el nombre de la base de
datos que vamos a crear (p.e. Prueba). (Si dispone de una cuenta en la red, no sería
mala idea crear un directorio y guardar en él la base de datos de estas prácticas, y
al final de la clase no olvide hacer una copia de seguridad en un disco flexible.) Una
vez que haya creado la base de datos, se habrán creado dos archivos, uno con
extensión .LDB y otro con extensión .MDB. El archivo con extensión .mdb va a ser
el archivo que contenga la estructura de la base de datos, las restricciones que
defina sobre los datos, así como los programas de aplicación y rutinas de
tratamiento de datos que utilice en su Base de Datos. Sistemas Informáticos para la
Gestión Adtva Introducción a las Bases de Datos. Microsoft Access 2000
Departamento de Lenguajes y Computación. Universidad de Almería Página 11
Llegados a este punto, deberá tener una ventana con el nombre del archivo que
haya utilizado (p.e. prueba) como la siguiente, en la que aparece la ventana de la
base de datos, organizada en varias secciones (Objetos). En cada uno de estos
objetos se guardarán las tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros
y módulos de programa en Access Basic (una adaptación de Visual Basic para la
manipulación de tablas). Además, aparecen tres botones en la parte superior para
crear un objeto Nuevo (pudiendo crear también con otros asistentes indicados en la
parte derecha de la ventana), Abrir uno existente, o modificarlo (Diseño). A
continuación describiremos la barra de menú de la base de datos, que tiene algunas
órdenes que equivalen a las acciones que se pueden realizar sobre la ventana de
la base de datos (p.e. cambiar entre las distintas objetos de la base de datos o
utilizar los botones de la ventana de la base de datos). Las órdenes de la primera
sección permiten crear una base de datos nueva, así como abrir y cerrar una base
de datos. Además aparece la orden Obtener datos externos, que permite incorporar
nuevos datos a nuestra base de datos (bien de forma vinculada o bien de forma
incrustada). En la segunda sección, además de guardar nuestra base de datos,
podemos guardarla en otra base de datos o en esta misma con la orden Guardar
como o exportar. Las órdenes restantes son las habituales del menú archivo de una
aplicación Windows, por lo que no les dedicaremos ninguna atención. Sistemas
Informáticos para la Gestión Adtva Introducción a las Bases de Datos. Microsoft
Access 2000 Departamento de Lenguajes y Computación. Universidad de Almería
Página 12 En cuanto al menú Edición, consta de las órdenes convencionales de
Edición de Windows (deshacer, cortar, pegar, etc.), y la orden Crear acceso directo,
que permite crear un acceso directo a cualquiera de los objetos de la base de datos.
Esto es especialmente útil para formularios de inicio de la base de datos. También
aparecen las órdenes Eliminar y Cambiar nombre, cuya función es obvia. Las
órdenes del menú Ver, permiten configurar distintas opciones de presentación en la
ventana de Access 2000. La orden Objetos de la base de datos despliega un
submenú que permite la activación de los distintos grupos de objetos de la base de
datos (tablas, formularios, consultas,…). El segundo y tercer grupo de órdenes
permiten configurar la presentación de los iconos en la ventana de la base de datos.
En cuanto a la sección siguiente, la orden Propiedades muestra el cuadro de diálogo
de propiedades para configurar las propiedades de un objeto, mientras que la orden
Código presenta el entorno de programación de Visual Basic para aplicaciones, en
el que se introduce código VBA. Por último, la orden Barras de herramientas,
muestra las distintas barras de herramientas disponibles. En el menú Insertar,
puede encontrar órdenes para crear objetos de los distintos tipos de objetos que se
permiten en Access 2000, así como dos órdenes para crear un formulario o un
informe con un formato predeterminado para una tabla o consulta. Para ello, se
utilizan las órdenes Autoformulario y Auto informé, respectivamente. Sistemas
Informáticos para la Gestión Adtva Introducción a las Bases de Datos. Microsoft
Access 2000 Departamento de Lenguajes y Computación. Universidad de Almería
Página 13 En el menú Herramientas aparecen varias órdenes de las que cabe
destacar la orden de Relaciones, que permite definir las relaciones existentes entre
las tablas de nuestra base de datos, así como definir las restricciones de
cardinalidad (1:1, 1:M, M:N). La orden Utilidades de la base de datos permite
convertir la base de datos a un formato de Access anterior, y también hay
disponibles una serie de órdenes para compactar y reparar la base de datos. La
orden de compactación suele utilizarse en ambientes dinámicos, en los que es
frecuente la modificación continua de los datos, con lo que se realiza una
optimización del espacio que ocupa la base de datos. En cuanto a la orden de
reparación, se suele utilizar ante caídas del sistema o frente a errores hardware, lo
que proporciona un mecanismo de recuperación frente a errores. En cuanto a la
orden Seguridad, permite la configuración de distintas cuestiones de seguridad
sobre la base de datos, como son la definición de contraseñas, grupos de trabajo y
usuarios. La orden Inicio, permite configurar algunas opciones que se llevarán a
cabo cuando se inicie la base de datos (p.e. formulario inicial).
8.6-DEFINICIÓN DE TABLAS
Para definir una tabla seleccione el objeto Tabla y pulse el botón Nuevo, con lo que
aparecerá un cuadro de diálogo que le indica si desea crear la base de datos a partir
de la hoja de vista de datos (sin especificar los atributos), en modo de diseño o bien
si desea utilizar el Asistente para la creación de tablas de Microsoft Access 2000 a
partir de una serie de plantillas incorporadas. También puede incorporar una tabla
nueva a la base de datos mediante vinculación o mediante incrustación. Seleccione
la opción Vista diseño y pulse el botón Aceptar. A continuación aparecerá una
ventana para que defina la estructura de una tabla, especificando los nombres de
los campos, los tipos de datos de cada campo y una breve descripción del contenido
de cada campo. Los nombres de campo de una tabla pueden tener hasta 64
caracteres de longitud y se permiten la inclusión de espacios en los nombres de
campo. Los tipos de datos para cada campo se muestran en la tabla siguiente:
Sistemas Informáticos para la Gestión Adtva Introducción a las Bases de Datos.
Microsoft Access 2000 Departamento de Lenguajes y Computación. Universidad de
Almería Página 14 Tipo de datos Descripción Texto Cadena de hasta 255
caracteres. Memo Cadena de hasta 32.000 caracteres. (No se pueden indexar, y
por tanto no se puede ordenar por campos MEMO) Numérico Un tipo de datos
numérico (real, entero,...). Fecha/Hora Valores de fecha y hora comprendidos entre
el año 100 y el año 9999. Moneda Valores monetarios. Auto numérico Número que
se autoincrementa cada vez que se añade un registro a la tabla. Sí/No Valores
boléanos (verdadero/falso) Objeto OLE Contienen cualquier tipo de objeto OLE (p.e.
una imagen). Hipervínculo Permite definir un enlace hipertexto. Asistente para
búsquedas... Crea una columna de búsqueda, que muestra la lista de los valores
que puede elegir. Además para cada campo de datos, se pueden imponer una serie
de restricciones o propiedades del campo. Propiedades para un campo Texto
Propiedades para un campo Numérico A continuación se muestra la notación que
se utiliza para las máscaras de entrada · 0: Dígito (0-9, entrada requerida, signos
más [+] y menos [-] no permitidos). · #: Dígito o espacio (entrada no requerida, las
posiciones en blanco se convierten en espacios, y se permiten los signos más y
menos). · 9: Dígito o espacio (entrada no requerida, signos más y menos no
permitidos). · L: Letra (A-Z, entrada requerida). ·?: Letra (A-Z, entrada opcional). ·
A: Letra o dígito (entrada requerida). · a: Letra o dígito (entrada opcional). · &:
Cualquier carácter o espacio (entrada requerida). · C: Cualquier carácter o espacio
(entrada opcional). · . , - /: Marcador de posición decimal y separadores de miles,
fecha y hora. (El carácter que se utilice depende de lo establecido en la sección
Internacional del Panel de control de Microsoft Windows). · : Pasa todos los
caracteres que vengan a continuación a mayúsculas. · !: Hace que la máscara de
entrada se rellene de derecha a izquierda, en lugar de izquierda a derecha, cuando
los caracteres de la izquierda de la máscara de entrada son opcionales. Puede
incluir el signo de admiración en cualquier lugar de la máscara de entrada. · \: Hace
que el carácter que viene a continuación se presente como carácter literal ASCII
(por ejemplo, \A se muestra como A).Sistemas Informáticos para la Gestión Adtva
Introducción a las Bases de Datos. Microsoft Access 2000 Departamento de
Lenguajes y Computación. Universidad de Almería Página 15 Para la definición de
claves (atributos que referencian de forma inequívoca a una entidad), seleccione los
campos que desee, pulse con el botón derecho del ratón y seleccione Establecer
clave principal en el menú contextual, o bien seleccione Clave principal del menú
Edición.
(Computación)
9-Macros nueva fuente
Las macros son objetos gráficos compuestos y pueden ser de dos o tres
dimensiones. Muchas escenas que tienen un solo espacio pueden generar un
macro y convertirse así en un objeto gráfico compuesto que puede usarse en otras
escenas. Por ejemplo los ejes coordenados que aparecen en la escena izquierda
están definidos a partir de objetos gráficos básicos mientras que los de la escena
de la derecha son un solo objeto gráfico, es decir, un macro.
Los macros pueden tener parámetros que pueden ser usados para modificar su
aspecto y su comportamiento. Por ejemplo los controles numéricos que hay en la
escena derecha actúan sobre los parámetros del macro que en este caso son
longitud y punta y representan la longitud de cada eje y el tamaño de la punta de
flecha que hay en cada uno.
Pero los macros además pueden tener un conjunto de funciones y algoritmos
propios que les pueden otorgar una funcionalidad predefinida y/o modificable. Por
ejemplo la siguiente escena utiliza dos macros (dinámica/resorte y dinámica/masa)
para crear de una manera muy sencilla una escena con mucha funcionalidad.
El propósito de esta página es describir qué son, cómo se crean y cómo se usan
los macros.
9.1-¿Qué es un macro?
Un macro es un archivo de texto que debe colocarse en un sitio específico. Hay
dos formas posibles de acomodar los macros: con direccionamiento general o con
direccionamiento particular.
1) Direccionamiento general. (Macros del Sistema.)
Hay que colocar los macros en ciertos subdirectorios relativos al codebase, es
decir relativo a donde se coloca Descartes3.jar. Los macros de dos dimensiones
deben colocarse en el subdirectorio:
Macros/g2d/
Y los de tres dimensiones en:
Macros/g3d/
O bien en subdirectorios de ellos. El nombre del macro debe incluir los
subdirectorios adicionales a los arriba especificados. Por ejemplo si un macro se
coloca en la dirección relativa
Macros/g2d/dinámica/masa
El identificador del macro, es decir lo que hay que escribir en el campo de texto
expresión es:
Dinámica/masa.
Los macros que se colocan con direccionamiento general podrán ser públicos y
utilizados por diversos autores.
2) Direccionamiento particular. (Macros particulares o de las aplicaciones.)
Se pueden colocar los macros en la misma carpeta donde se encuentra la página
que contiene a la escena o en subcarpetas de ella.
Para que el direccionamiento particular sea posible es necesario que el codebase
sea del tipo "./", "../", "../../","../../../", etc..., es decir, es necesario que las páginas
con las escena se encuentren en subcarpetas de la que contiene a Descartes.jar o
en subcarpetas de ellas, etc...
9.2-¿Qué contenido tiene un macro?
Un archivo de texto que es un macro contiene varias líneas. La primera especifica
si es de dos o tres dimensiones: tipo_de_macro=R2 o tipo_de_macro=R3. Luego
vienen líneas que definen los auxiliares del macro y finalmente las líneas que
definen los gráficos del macro. Las líneas que definen auxiliares y gráficos son
exactamente las que aparecen al pulsar las etiquetas azules Auxiliar o Gráfico en
los respectivos paneles de configuración.
Por ejemplo el contenido del archivo de texto que constituye el macro
dinamica/masa que es uno de los utilizados en la segunda escena de arriba es
éste:
Como puede comprobarse (por ejemplo mirando el título de la ventana) la
dirección relativa al codebase de este archivo es: macros/g2d/dinámica/masa.
Nota: Cuando una escena se transforma en macro sólo se traspasan al macro los
auxiliares y los gráficos. Los controles, la animación y las demás partes de una
escena no pasan al macro.
9.3-¿Cómo utiliza los macros un autor de escenas de Descartes?
El sistema puede tener un conjunto amplio de macros registrados explícitamente.
Estos serán los llamados macros del sistema y deben tener direccionamiento
general.
La utilización de los macros para configurar escenas es como la de cualquier otro
gráfico. Si se desea usar un macro del sistema, bastará buscarlo usando los
menús que se encuentran en el panel de configuración de macros y seleccionarlo.
Si se desea usar un macro que no es del sistema, es decir que no está registrado,
entonces deberá ser un macro con direccionamiento particular y será necesario
escribir su nombre explícitamente, incluyendo las posibles subcarpetas a partir de
donde está la página web que contiene la escena.
Todos los macros se pueden girar o trasladar utilizando los campos rotini y posini
que aparecen en sus paneles de configuración. He aquí el panel de configuración
de un macro de dos dimensiones:
y el de un macro de tres dimensiones:
Es importante poner un nombre diferente para cada instancia de cada macro que
se utilice en una escena. Los auxiliares del macro (constantes, variables, vectores,
funciones y algoritmos) pueden utilizarse en la escena precediendo la llamada a
uno de ellos por el nombre de la instancia del macro y un punto. Por ejemplo la
masa del objeto definido por el macro dinámica/masa de nombre M es M.m.
9.4-¿Cómo se registra un macro en el sistema?
Para registrar un macro en el sistema es necesario que si está en un subdirectorio,
éste aparezca en el archivo menu.txt de macros/g2d si es de 2 dimensiones o en
macros/g3d si es de 3 dimensiones y que el nombre del macro aparezca en el
archivo index.txt que está dentro de dicho directorio. En otras palabras, el archivo
menu.txt debe contener el nombre del subdirectorio <dir> donde está el macro y el
archivo <dir>/index.txt debe contener el nombre del macro.
9.5-¿Cómo podemos conocer cuáles son los parámetros de un
macro?
Para obtener esta información basta pulsar el botón Aux que se encuentra a la
derecha del campo de texto y de los menús desplegables que se usan para poner
la trayectoria y el nombre del macro. Al hacerlo se abre una ventana como esta:
en la que aparecen todos los auxiliares con sus valores iniciales. Si se trata de
algoritmos o de funciones con algoritmo solamente aparece la palabra algoritmo
entre paréntesis. En el caso de constantes y algoritmos que no son funciones, a la
derecha aparece una de las palabras una-sola-vez o siempre, indicando cuándo
se evalúa. Las constantes que se evalúan siempre no podrá modificarlas el
usuario del macro desde una aplicación. En principio las funciones algorítmicas y
los algoritmos son para ser usados desde las aplicaciones, tampoco deberían
sobre escribirse en las aplicaciones pues representan funcionalidad propia del
macro. En cambio todas las variables que se evalúan una sola vez y las funciones
no algorítmicas pueden sobre escribirse, siempre y cuando el autor de la
aplicación entienda su significado.
9.6-¿Cómo puede saberse el significado de los auxiliares de un
macro?
En el caso de los macros del sistema, pulsando el botón Doc se abre la página
web donde está la escena que define al macro y la misma página en general debe
tener una o varias escenas que muestran cómo se usa el macro e ilustran el
significado de cada uno de sus auxiliares. (Debería haber también una
documentación más explícita pero limitaciones de tiempo y recursos no han
permitido llegar a ese grado de detalle.)
En el caso de los macros particulares, será responsabilidad del autor ofrecer esta
documentación y deberá hacerlo en una página con el mismo nombre y dirección
del macro, pero con extensión html o htm. Allí deberá poner la escena que usó
para generar el macro y algún ejemplo de cómo se puede utilizar.
¿Qué escenas pueden convertirse en macros?
Para que una escena pueda convertirse en un macro debe satisfacer las
siguientes condiciones:
Tener un solo espacio.
No debe tener macros.
Algunos gráficos como las ecuaciones, sucesiones, rellenos e imágenes no
conviene usarlas en un macro si se desea que el macro pueda girarse y
trasladarse usando rotini y posini.
¿Cómo se convierte una escena en un macro?
Es muy fácil. Cuando una escena tiene un solo espacio se habilita el botón macro
que aparece arriba a la derecha de la ventana de edición de configuraciones,
como puede verse en la imagen del panel de configuración de la escena donde se
crearon los ejes.
Al pulsar este botón aparece otra ventana con el macro, es decir, con el texto del
macro.
Para crear el macro basta copiar ese texto y guardarlo en un archivo de texto con
cualquier nombre. Ése será el nombre del macro y el directorio donde lo guardó
será su trayectoria. Dicho archivo deberá colocarse como se indica arriba según
vaya a tener direccionamiento general o particular. Hecho esto el nuevo macro ya
puede usarse en cualquier escena.
Si el macro tiene direccionamiento general, para que sea macro "del sistema"
deberá registrarse en el sistema para que pueda elegirse en el editor usando los
menús desplegables. Esto debería hacerlo un administrador de macros del
sistema, quien deberá asegurarse que el subdirectorio donde lo puso está en el
archivo menu.txt y deberá agregar el nombre del macro en el archivo index.txt del
subdirectorio donde lo colocó.
Nota: Recuerde que cuando una escena se transforma en macro sólo se
traspasan al macro los auxiliares y los gráficos. Los controles, la animación y las
demás partes de una escena no pasan al macro.
Nota: A pesar de que el botón macro se habilita siempre que hay un solo espacio
en la escena, esto no garantiza que el macro resultante sea un macro auténtico.
Para ello es necesario asegurarse que no tiene macros y si es de dos dimensiones
y se desea que gire con rotini y se traslade con posini, tampoco debe tener
ecuaciones, sucesiones, rellenos ni imágenes.
¿Qué ventajas y limitaciones tienen los macros como objetos gráficos?
Los macros pueden trasladarse y girarse mediante unos atributos específicos que
aparecen en su panel de configuración. Esto, junto con la posibilidad de tener
parámetros y algoritmos propios, les da gran flexibilidad y aplicabilidad.
Una limitación que tienen es que no se les pueden cambiar los colores, a menos
que éstos se definan a través de sus cantidades de rojo, verde y azul y éstas se
traten como parámetros del macro. Otra es que los macros no cuentan con
controles gráficos propios.
¿Qué utilidad tiene los macros?
En principio los macros fueron ideados para crear bancos de objetos gráficos
específicos para un área de aplicación. Por ejemplo una librería para circuitos
(eléctricos) como la que actualmente existe en el banco de macros. En el futuro
podría crearse una librería más extensa de macros útiles en diversas áreas.
Cada autor puede desarrollar los macros que le convenga, ya sea para ahorrarse
trabajo al observar que utiliza varias veces la misma construcción, para
uniformizar la presentación de varias escenas o para organizar mejor su trabajo.
Los macros son una herramienta abierta cuyas aplicaciones las definirán los
propios usuarios. Como ejemplos de aplicación de macros pueden verse Ley De
Ohm y la última escena de Lentes Esféricas y los diversos ejemplos que hay en
las páginas del Banco de Macros, en especial se recomienda mirar y estudiar los
ejemplos del macro dinámica/masa por ser uno que desde el punto de vista gráfico
es muy sencillo, pero que en cambio tiene una gran funcionalidad que hereda
gracias a sus auxiliares.
10-Metodología para el desarrollo de la Base de Datos
El desarrollo del sistema de información lleva consigo la creación de la base de
datos, y encontrar una metodología adecuada que permita su desarrollo. Como
señala Sommerville (1998) : “Un buen diseño de base de datos es la clave de una
eficiente Ingeniería de Software. Un sistema bien diseñado es fácil de aplicar y
mantener, además de ser comprensible y fiable...”.
Se utiliza el Modelo Entidad Relación MER como metodología para el desarrollo de
la Base de datos Relacional. La representación de las etapas de éste modelo, se
muestra en la figura 2.4.
10.1-Metodología para el desarrollo del Sistema
El modelado de análisis del sistema se ha basado en el enfoque del Análisis
Estructurado, utilizando como herramientas de modelado el Diagrama de Flujo de
datos y el Diagrama entidad-relación.
El Diagrama de Flujo de datos (DFD) permitió ilustrar las funciones que el sistema
debe realizar. El Diagrama entidad-relación (DER) permitió identificar los datos y las
relaciones entre los datos (¿Qué datos se requiere para manejar un proceso?), y
descubrir las entidades y relaciones que abarca el área en estudio.
Requerimientos según las áreas funcionales.
Requerimientos de información en Coordinación académica.
Dar mantenimiento y registro de las Especialidades.
Dar mantenimiento y registro a los docentes.
Dar mantenimiento y registro de las aulas.
Dar mantenimiento y registro de los cursos y planes de estudio de cada
especialidad.
Mantenimiento y registro de los cursos: programación académica.
Realizar consultas sobre la programación académica y la carga académica del
docente.
Obtener diversas estadísticas académicas.
Obtener estadísticas de las actividades académicas.
Realizar consultas diversas.
Requerimientos de información en secretaría académica.
Generar códigos de los alumnos.
Registrar la inscripción por cursos de manera eficiente.
Realizar consultas y reportes de los alumnos inscritos por cursos.
Emitir actas definitivas de manera eficiente.
Ingresar y/o actualizar las notas promocionales.
Consultar a los alumnos matriculados e ingresantes.
Emitir documentos académicos tales como: Historiales Académicos, Constancias
de Matrícula, Certificado de estudios, boletas de notas, ordenes de mérito, entre
otros.
Consultar la programación académica en un semestre. Registrar las
preinscripciones de los postulantes.
Otros requerimientos de información.
Registrar y reportar la matrícula de alumnos ingresantes y de alumnos regulares.
Registrar los pagos por concepto de matrícula y enseñanza.
Consultar y reportar en forma general el estado de pagos del alumno.
Del análisis de los requerimientos de información según las áreas funcionales se
obtienen los requerimientos de información del sistema propuesto
10.2-Fundamentos del desarrollo con base de datos
Muchos de los que inician con el Delphi, comienzan con proyectos como el NotePad,
otros con proyectos multimedia, pero todos estos proyectos no trabajan
directamente con datos almacenados por los mismos usuarios.
Con Delphi se pueden crear aplicaciones que opere justamente con diversos tipos
de datos almacenados como bases de datos de escritorio como Paradox, FoxPro y
Access, incluso con este lenguaje se pueden crear aplicaciones Cliente/Servidor e
inclusive aplicaciones de Tres Capas (Modelo Distribuido).
Acceso a datos con Delphi
Delphi cuenta con un conjunto de más de 40 componentes de bases de datos pre
construidos y provee de un ambiente visual de programación que incluye su editor
de código. El Wizard de formularios para base de datos en Delphi permite crear una
aplicación de navegación de datos de una forma rápida y sencilla.
Inicializando con una base de datos nueva!
Comience el MS. Access y cree una base de datos nueva llamada
“AboutDelphi.mdb” Cree tres tablas desde vista de diseño: Aplicaciones, Autores y
Tipos.
La estructura de cada una de las tablas es la siguiente:
Aplicaciones: Contiene la descripción de cada una de las aplicaciones
desarrolladas, los campos son: Nombre, Descripción, Autor, Tipo, Tamaño, Costo,
Actualización, e Imagen. Nombre, Descripción, Autor y Tipo son de tipo texto de 50
caracteres, el campo de Tamaño es tipo Número (simple) usado para almacenar la
cantidad de KB, el campo de Costo es de tipo moneda, Actualización es un campo
de tipo Fecha/Hora, el campo de Imagen es del tipo Objeto OLE debido a que
almacenará (de forma opcional) una imagen de la aplicación. El campo nombre es
la Llave primaria.
Tabla de Autores: contiene los campos de:
Nombre Autor, Email, Web. Todos los campos son caracteres de 50 espacios.
Indique que el campo Nombre Autor es la clave primaria.
La tabla de Tipos solo contiene un Campo llamado Nombre Tipo el cual será llave
primaria, esta tabla se usará para almacenar el tipo de aplicación: (Gráficos,
Multimedia, Base de datos, ...)
Establezca las relaciones entre las tablas.
Ambas relaciones deben establecer la integridad referencial imponiendo la
actualización en cascada.
La información de la base de datos.
En la tabla tipos agregue los siguientes registros:
Juego
Base de Datos
Internet
Gráfico
Estos valores se usarán para definir alguna aplicación.
Agregue un registro en la tabla de autores:
'Master Delphi', 'delphi@utags.edu.mx', 'http://materias.utags.edu.mx/delphi'
Finalmente agregue un registro en la tabla de Aplicaciones
'Zoom', 'Zooming the Destop', 'Master Delphi', 'Gráfico', 10, 0, 02/20/2001; el campo
de imagen permanecerá vacío
Conectando a la Base de Datos... ¿ADO o BDE?
Con Delphi se puede establecer conexión a diversos tipos de base de datos, locales
o cliente/servidor (remote Server). Las base de datos son almacenadas en el disco
local o bien en la misma LAN. Las bases de datos remotas usualmente residen en
una maquina remota. Algunos tipos de bases de datos locales son: Paradox, Dbase,
FoxPro, Ms Access, entre otros, los DBMS remotos pueden ser como el MS SQL
SERVER, Interbase, Oracle. Una base de datos local es una base de datos en la
cual cualquier cambio, como la edición de datos la inserción de registros o el borrado
de los mismo ocurren inmediatamente, estas bases de datos locales están limitadas
en la cantidad de tablas que pueden almacenar así como la cantidad de registros
por tabla, más aún en la cantidad de usuarios que se pueden conectar de forma
concurrente.
Cuando se escriben aplicaciones con base de datos en Delphi, se necesita el uso
de algunos motores para el acceso a los datos almacenados. Los motores de las
bases de datos permiten la concentración en que datos se desean accesar,
instanciar o como accesarlos. Desde la primera versión de Delphi se provee de
desarrollo a BD. con el BDE (Borland Data Base Engine), desde la versión 5 del
Delphi se da soporte a Microsoft ADO.
BDE es una para común de acceso para todos los productos de Bolrand, incuyendo
Delphi y C++ Builder. El BDE consiste en una colección de DLLs y de utilierias. La
belleza del BDE es el hecho de que todas las manipulaciones de los datos son
consideradas transparentes para el desarrollador. El BDE trabaja con un conjunto
de controladores (drivers) que habilitan la aplicación para comunicarse con diversos
tipos de bases de datos. Estos controladores traducen los comandos de alto nivel
de la base de datos en comandos específicos para el motor indicado de la base de
datos como Paradox, DBase, MS Access o cualquier ODBC. La API BDE consiste
en más de 200 procedimientos y funciones que son disponibles a través de la unidad
BDE. Afortunadamente nunca se llamará a cualquiera de estas rutinas de forma
directa, Instánciela, use el BDE a través de la VCL con el Data Access Components,
las cuales son encontradas en la paleta de Data Access, para acceder a una base
de datos particular desde una aplicación solo se necesita conocer el alias de la base
de datos y se tendrá acceso a toda la base de datos. El alias es establecido desde
el Administrador del BDE especificando los parámetros del manejador y la ubicación
de la base de datos.
El BDE trabaja con un conjunto de controladores, usados para accesar a una vasta
variedad de fuentes de datos. Los controladores nativos incluyen Paradox, dBase,
MsAccess y Texto Ascii.
Las aplicaciones que usan el BDE para accesar a las bases de datos requieren que
se distribuya el BDE la aplicación. Cuando se desarrolle el BDE en una aplicación,
se debe usar una instalación certificada de Borland.
ADO es un conjunto de componentes COM (DLLs) que permiten el acceso a base
de datos como manejo de correo electrónico, hasta archivos de sistema. Las
aplicaciones que se crean con ADO no requieren de BDE.
Para accesar a cualquier tipo de base de datos con ADO se necesita contar con las
librerías ADO/OLE BD. La mayoria de las cosas que se requieren para trabajar con
ADO probablemente se encuentran ya instaladas en la computadora, los archivos
son distribuidos por Microsoft como parte de sus sistema operativo. El MDAC
(Microsoft Data Access Components) es la tecnología que permite habilitar el
acceso universal a los datos. Estos incluyen ActiveX Data Objects (ADO), OLE, DB,
y Conectividad Abierta a Base de Datos (ODBC).
(N/C)
BIBLIOGRAFÍA
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