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El presente documento, describe el marco de actuación que deben acoger los proveedores y contratistas que deseen suministrar sus bienes y servicios a TRAINING CORPORATION LTDA.
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MANUAL DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES
MANUAL DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES
Fecha de revisión y aprobación por el Comité de Gerencia: 4/09/2020 Página 1 de 18
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO. .......................................................................................................... 3
2. ALCANCE. .......................................................................................................... 3
3. CLASIFICACIÓN DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES .............................. 4
4. LINEAMIENTOS PARA LOS CONTRATISTAS Y PROVEEDORES QUE
SUMINISTRAN SERVICIOS A LS UNIDADES ESTRATÉGICAS DE NEGOCIOS. 4
4.1 Requisitos de contratación. ............................................................................ 4
4.3 Seguridad Social y Riesgos laborales ............................................................ 6
4.4 Dotación y Elementos de protección personal ............................................... 7
4.5 Equipos y materiales ...................................................................................... 7
4.6 Protocolos de Seguridad y Salud en el Trabajo. ............................................ 7
4.6.1 Inducción General. ................................................................................... 8
4.6.2 Inducción del Servicio. ............................................................................. 8
4.6.4 Cumplimiento de las recomendaciones SST que se han especificado en
la orden de servicio. .......................................................................................... 9
4.6.5 Reporte de Accidentes o situaciones de riesgo. ...................................... 9
4.6.6 Uso de los EPP y ropa adecuados. ....................................................... 10
4.6.7 Reporte oportuno del estado de salud. .................................................. 11
4.7 Condiciones de Gastos de Viaje .................................................................. 11
4.8 Imagen corporativa. ..................................................................................... 13
4.8.1 Presentación Personal ........................................................................... 13
4.8.2 Uso del Carné corporativo de Training Corporation Ltda. ...................... 14
4.8.3 Lenguaje apropiado ............................................................................... 15
4.9 Acciones derivadas por incumplimiento en las obligaciones o
responsabilidades. ............................................................................................. 15
4.10 Peligros y Riesgos en la prestación del servicio ........................................ 15
5. LINIAMIENTOS PARA PROVEEDORES QUE SUMINISTRAN BIENES O
SERVICIOS QUE NO SON EL OBJETO SOCIAL DE TRAINING CORPORATION
LTDA. .................................................................................................................... 16
5.1 Requisitos para los proveedores de mantenimiento locativo, de equipos,
herramientas: ..................................................................................................... 16
5.1.1 Documentos exigidos: ............................................................................ 16
5.1.2 Condiciones para realizar el trabajo....................................................... 17
5.1.3 Documentos posteriores al servicio ....................................................... 17
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6. RE EVALUACIÓN A CONTRATISTAS Y PROVEEDORES. ............................ 18
LISTA DE CUADROS
Cuadro 1. Requisitos de vinculación ....................................................................... 5
Cuadro 2. Reporte de accidentes o situación de riesgo ........................................ 10
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1. OBJETIVO.
Establecer un marco de actuación para los proveedores y los contratistas desde la
selección, ejecución, evaluación, reevaluación y finalización de la orden de servicio,
conforme a la normatividad vigente en Colombia, en materia de Seguridad y Salud
en el Trabajo, dando cumplimiento al propósito empresarial y al Sistema de Gestión
Integral de Training Corporation Ltda.
2. ALCANCE.
Aplica para todos los contratistas, proveedores de bienes y servicios que
suministren o ejecuten actividades en nombre Training Corporation Ltda.
3. DEFINICIONES
EPP: Elementos de Protección Personal
Unidad Estratégica Negocios UEN: son las unidades empresariales establecidas
por Training Corporation Ltda., para gestionar productos y servicios específicos.
Unidad Estratégica UE: son las unidades empresariales establecidas por Training
Corporation Ltda., para direccionar, facilitar y controlar la gestión empresarial.
Unidad Estratégica Administrativa y Financiera UE-AF: es la encargada de liderar
las actividades relacionadas con los servicios administrativos y financieros, a través
de su dirección, coordinación y supervisión, para mejorar la calidad de vida de las
partes interesadas.
Unidad Estratégica Direccionamiento UE-DE: es la encargada de diseñar políticas,
directrices, iniciativas, planes, programas y proyectos estratégicos a corto, mediano
y largo plazo, para garantizar la supervivencia de la Empresa mediante el
seguimiento y evaluación al logro de los objetivos estratégicos.
Unidad Estratégica de Consultoría y Nuevos Negocios UEN-CNN, tiene como
propósito aportar a la concreción de la plataforma estratégica y logro de la MEGA
Empresarial, a través de la prestación de servicios de diseño de nuevos negocios,
consultorías y asesorías a organizaciones que requieren desarrollar nuevos o
mejores modelos de gestión.
El alcance de los servicios realizados por la UEN CNN comprende asesorías,
consultorías y nuevos negocios
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Unidad Estratégica Evaluación Organizacional UEN-EO: tiene como propósito
aportara la concreción de la plataforma estratégica y logro de la MEGA Empresarial,
a través de la prestación de servicios de auditorías.
Unidad Estratégica de Gestión del Conocimiento UEN-GC, tiene como propósito
aportar a la concreción de la plataforma estratégica y logro de la MEGA Empresarial,
a través de la prestación de servicios de diseño y desarrollo de eventos de formación
a la medida de las necesidades del mercado.
Contratista: persona natural o jurídica contratados para realizar los servicios
ofertados por las Unidades Estratégicas de Negocio.
Proveedor: persona natural o jurídica que provee o suministra bienes o servicios a
3. CLASIFICACIÓN DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES
Los contratistas y proveedores de servicio y bienes, se clasifican en:
✓ Persona Jurídica: Empresa que suministra un bien, servicio o producto a Training
Corporation Ltda., para cumplir las expectativas y necesidades de las partes
interesadas.
✓ Persona Natural: son conocidos como trabajadores independientes que, de
manera directa, suministra un bien, servicio o producto a Training Corporation
Ltda.,
4. LINEAMIENTOS PARA LOS CONTRATISTAS Y PROVEEDORES QUE
SUMINISTRAN SERVICIOS A LS UNIDADES ESTRATÉGICAS DE NEGOCIOS.
A continuación, se listan los requisitos que deben cumplir las personas naturales y
jurídicas, que prestan servicios en nombre de Training Corporation Ltda.
4.1 Requisitos de contratación.
Todos los profesionales que se contraten de manera directa o a través de una
empresa deben cumplir con lo siguiente:
Requisito Descripción Control Operacional
Perfil Profesional
El profesional debe cumplir con los roles y responsabilidades definidos por Training Corporation Ltda., a través del Manual de Roles y Responsabilidades y la orden de servicio concertado entre las partes
Hoja de vida del profesional y los soportes de formación académica y experiencia profesional definidos en el manual
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(Ver Anexo 1. Manual de roles y responsabilidades).
y/o requisito contractual del cliente.
Contrato Todos los contratistas y/o proveedores de servicios de las UEN, deberán contar con el Contrato, firmado por las partes Se realizará un contrato marco abierto, que se activará en la medida que se generen las ordenes de servicios para atender las necesidades particulares de los clientes. Para la realización del contrato es necesario:
- La hoja de vida del profesional con sus respectivos soportes de formación académica y experiencia profesional.
- Cédula de Ciudadanía. - RUT. - Certificado de existencia y
representación de cámara de comercio (persona jurídica).
- Certificación bancaria. Nota: En caso de que un proveedor en realicé cambio en la cuenta bancaria es necesario el reenvió del presente documento a la Unidad Administrativa, indicando el cambio.
Revisar, firmar y devolver el contrato completo escaneado a la UE- AF con los soportes requeridos dos días hábiles después de haber recibido la solicitud.
Contrato de prestación de servicios firmado por las partes.
Cuadro 1. Requisitos de vinculación
4.2 Requisitos generales para la prestación del servicio:
Para la prestación de cada servicio, el profesional debe conocer, aprobar mediante
correo electronico la orden de servicio, emitida por la Unidad Estratégica de Negocio
que requiera el servicio. A continuación, se establece los documentos de soporte
para la orden de servicio:
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Para proveedores de servicios comercializados a través de las UEN:
✓ Certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio con vigencia menor a 30 días (persona jurídica).
✓ Certificado de afiliación a seguridad social integral (Salud, Pensión y ARL). ✓ Foto a color en fondo blanco y de traje formal en formato JPG de la persona
que va prestar el servicio.
✓ Certificado de aptitud médica ocupacional del profesional que va prestar el servicio.
✓ Certificado implementación de SST emitido por la ARL.
Para contratistas:
✓ Formato de Clasificación tributaria.
✓ Certificado de afiliación a seguridad social integral (Salud, Pensión y ARL).
✓ Foto a color en fondo blanco y de traje formal en formato JPG.
✓ Certificado de aptitud médica ocupacional como independiente antes de la
contratación.
Nota: en caso de que el contratista y/o proveedor de servicio UEN, durante la
ejecución del servicio presente dificultad de salud, se deberá de informar al director
UEN sobre la situación y entregar el soporte médico.
Revisar y aprobar la orden de servicio, entregar por correo electronico los soportes
requeridos en el documento tres días hábiles antes de la prestación del servicio.
4.3 Seguridad Social y Riesgos laborales
Los contratistas y proveedores de servicios que desempeñen labores antes
organizaciones clientes de Training Corporation Ltda., deben:
Suministrar soporte del pago de seguridad social (salud, pensión y riesgos), según
corresponda, como se detalla a continuación:
✓ Con la autorización de la Orden de servicio remitir el certificado de afiliación
a seguridad social integral (Salud, Pensión y ARL).
✓ Con la presentación de cada factura o cuenta de cobro el profesional debe
adjuntar el pago de seguridad con el IBC (40%), acorde a lo facturado en el
mes en el que se prestó el servicio TRAINING CORPORATION LTDA., no
efectuará pago alguno hasta tanto se demuestre el cumplimiento de esta
obligación.
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Si los servicios prestados por los profesionales se realizan en empresas con riesgos
laborales de nivel 4 o 5, el pago de la ARL será asumida por Training Corporation
Ltda.
Nota 1: La seguridad social presentada debe corresponder al mes o meses en el
que se prestó el servicio, acorde a lo indicado en la orden de servicio.
Nota 2: La forma de presentación del pago de seguridad social, está sujeta a lo que
indique la normatividad vigente que al momento de la prestación del servicio.
4.4 Dotación y Elementos de protección personal
Training Corporation Ltda., notificará en la respectiva orden de servicio las
recomendaciones de seguridad y salud en el trabajo y los elementos de protección
personal que debe utilizar el profesional durante la prestación del servicio.
Los gastos que se deriven de cumplir con la exigencia de dotación o EPP, corren
por cuenta del contratista y/o proveedor del servicio contratado.
El proveedor obliga a que sus dependientes aporten los elementos de protección
personal necesarios para realizar el servicio, los cuales son de su propiedad y se
compromete a usarlos bajo su propia responsabilidad.
4.5 Equipos y materiales
Los contratistas y/o proveedores de servicios contratados, deben contar con los
equipos, materiales y elementos necesarios para prestar el servicio.
Serán asumidos por el contratista y/o proveedor de servicio contratado, los gastos
que se deriven del manejo, adquisición, mantenimiento/reposición, daño, pérdida o
robo de los equipos y materiales de su propiedad.
RESPONSABILIDAD ANTE DAÑOS Y PERJUICIOS: El contratista y/o proveedor se obliga a responder hasta por culpa levísima ante Training Corporation Ltda., y/o ante terceros por los daños que se ocasionen en desarrollo del objeto de prestación del servicio y con los cuales se afecte, sus muebles y equipos, sus empleados, usuarios, contratistas y cualquier otra persona o empresa vinculada con Training Corporation Ltda.
Nota: En caso de pérdida o robo se deberá tramitar ante inspección de policía la respectiva denuncia.
4.6 Protocolos de Seguridad y Salud en el Trabajo.
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Los contratistas y/o proveedores de servicio contratados, tienen la responsabilidad
de cumplir con los siguientes protocolos:
4.6.1 Inducción General.
Los contratistas y/o proveedores de servicio nuevos, recibirá de parte de Training
Corporation Ltda., la inducción general de la Organización, en la que se le
comuniquen las generalidades de la Empresa y del Sistema de Gestión Integrado.
Como soporte se dejará el registro de “Inducción-Reinducción- Entrenamiento”,
debidamente diligenciado y firmado.
La inducción general puede recibirse de manera presencial o virtual.
Nota: La reinducción de la organización, se llevará acabo solamente en el momento
de que ocurra un cambio importante en el Sistema de Gestión Integral que amerite
realizar una nueva inducción a los contratista y proveedores
4.6.2 Inducción del Servicio.
El director de la Unidad Estratégica de Negocio, realizará al profesional contratado
la inducción propia del servicio, que contendrá mínimo los siguientes temas:
✓ Generalidades del servicio.
✓ Requisitos contractuales específicos del servicio.
✓ Entregables y plazos.
✓ Peligros y riesgos del servicio.
✓ Recomendaciones de seguridad y salud en el trabajo para el servicio.
Como soporte de la inducción del servicio puede quedar: correo electrónico, listado
de asistencia en físico y/o digital, en el que se dejará constancia que fueron
informados los peligros y riesgos a los que estará expuestos el contratista, así como
los controles para su control.
4.6.3 Prohibición de consumo de alcohol, drogas y cigarrillo en el servicio.
Los contratistas y/o proveedores de servicios contratados, tienen prohibido el
consumo de bebidas embriagantes, cigarrillos o sustancias alucinógenas, durante
la prestación del servicio. De igual forma está prohibido que se presenten a las
instalaciones del cliente en estado de alicoramiento o bajo los efectos de sustancias
psicoactivas.
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4.6.4 Cumplimiento de las recomendaciones SST que se han especificado en
la orden de servicio.
Los contratistas y/o proveedores de servicios, contratados para el servicio tienen la
responsabilidad de cumplir a cabalidad las recomendaciones SST dadas por
Training Corporation Ltda. y el Cliente, contenidas en la orden de servicio. Cualquier
desviación o incumplimiento de estas recomendaciones, se considerará como un
incumplimiento contractual.
4.6.5 Reporte de Accidentes o situaciones de riesgo.
En caso que los contratistas y/o proveedores de servicios contratados sufran un
accidente de trabajo o identifique una situación de riesgo grave, debe proceder de
la siguiente manera:
ACCIDENTE SITUACIÓN DE RIESGO GRAVE OBSERVADA
- Detener la actividad. - Informar al representante del cliente,
quien esté realizando el acompañamiento al profesional.
- Reportar de manera inicial por teléfono y posteriormente vía correo electrónico, el evento presentado al director de la Unidad Estratégica que lo contrato de Training Corporation.
- Asistir al servicio médico y seguir las recomendaciones que le sean suministradas.
- Atender las indicaciones que desde Training Corporation le suministren con respecto al servicio.
En caso que los Riesgos laborales sean asumidos por Training Corporation:
- El Contratista debe suministrar las incapacidades, recomendaciones y demás información médica.
- El reporte del accidente lo realizará en conjunto con Training Corporation Ltda.
- El contratista participará en la investigación de incidente/accidente de trabajo con el equipo investigador
- Detener la actividad.
- Informar al representante del
cliente, quien esté realizando el
acompañamiento al profesional.
- Reportar de manera inicial por
teléfono y posteriormente vía
correo electrónico, la situación de
riesgo grave observada, al
director de la Unidad Estratégica
que lo contrato de Training
Corporation.
- Atender las recomendaciones
indicadas por Training
Corporation.
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de TC 10 días calendario después del ocurrido el evento.
En caso que los riesgos laborales sean asumidos por el propio contratista y/o proveedor, éste tiene la Obligación de:
- Realizar el reporte del Accidente de
trabajo a su ARL en los 2 día hábiles,
según los términos exigido por la
normatividad vigente. Informar del
evento vía correo electronico al
director de la Unidad.
- Realizar la Investigación del
accidente de trabajo en los 15 días
calendario posteriores a la
ocurrencia del evento. Remitir copia
de la investigación al director de la
Unidad.
Cuadro 2. Reporte de accidentes o situación de riesgo
Es responsabilidad de todo el personal perteneciente a la organización reportar al
jefe inmediato todos los accidentes/incidentes con y sin lesión ocurridos dentro y
fuera de la organización que tengan relación directa o indirecta con la labor para la
que fue contratado. Además, debe participar en el proceso de identificación de las
causas.
Todos los accidentes de trabajo grave o mortal deben ser reportados al Ministerio
de Trabajo y a la ARL.
Dos meses después de la investigación del accidente de trabajo el contratista y/o
proveedor deberá de entregar las evidencias que demuestren el cumplimiento los
planes de acción y/o lecciones aprendidas frente el evento a Training Corporation
Ltda. Para mayor información ver el procedimiento reporte de investigación de
incidentes y accidentes de trabajo.
4.6.6 Uso de los EPP y ropa adecuados.
Los contratistas y/o proveedores de servicios contratados, tiene la obligación de
hacer uso de los EPP incluida la dotación exigida para la actividad, en la forma y
modo adecuados.
Cualquier desviación frente a esta exigencia que implique una queja por parte del
cliente, se podría considerar una falta a las obligaciones contractuales.
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4.6.7 Reporte oportuno del estado de salud.
Los contratistas y/o proveedores de servicios contratados, tiene la obligación de
comunicar de manera oportuna al director de la Unidad Estratégica de Negocio que
le generó la orden de servicio, su estado de salud, ya sea de manera telefónica o
vía correo electrónico. Cuando por razones de salud, el profesional no pueda
continuar prestando el servicio, éste deberá informar a Training Corporation Ltda. a
través del director de la UEN, quién dará las directrices al profesional.
Si el profesional no realiza ningún reporte sobre su estado de salud, se da por
entendido que se encuentran en perfectas condiciones de salud, para prestar el
servicio.
4.7 Condiciones de Gastos de Viaje
Los Gastos de viaje que requieran los contratistas y/o proveedores de servicios
contratados, salvo que sean asumidos por el contratista y/o el proveedor corren por
cuenta de Training Corporation Ltda., y toda la logística relacionada se realiza desde
la Unidad Estratégica Administrativa y Financiera de Training Corporation Ltda., que
será reportada al profesional en el documento “logística de viaje”.
• Hospedaje:
El hospedaje solo cubre al profesional contratado, por las noches indicadas en la
logística de viaje. Los costos adicionales que surjan, corren por cuenta del
profesional.
Si Training Corporation Ltda., dispone de convenio con el hotel, el contratista no
recibirá la consignación sobre los servicios de hospedaje y desayuno (si este lo
incluye el convenio).
Todo contratista asume los gastos por el consumo de minibar en el Hotel. Training
Corporation Ltda., no reconoce en la facturación del Hotel los gastos de esta índole;
lo cual, de presentarse, serán deducidos en el pago de los honorarios pactados con
el contratista.
Si el Contratistas/proveedor o personal de planta decide no consumir los alimentos
reconocidos por el convenio con él Hotel y prefiere cambiarlos por consumo de
minibar, Training Corporation Ltda. solo reconocerá el valor estipulados para la
alimentación.
• Transporte aéreo:
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Los tiquetes aéreos que se requieran para la prestación del servicio, son
gestionados directamente por Training Corporation Ltda., y la logística será
informada al profesional en el documento “logístico de viaje”.
Si los cambios del itinerario obedecen a condiciones ajenas a la voluntad del
Contratistas/proveedor y de la aerolínea, Training Corporation Ltda., apoyará la
logística requerida y asumirá los gastos adicionales en caso de que se presenten.
En caso que el desplazamiento requiera hacerse vía terrestre, la gestión se
acordará con el Contratista o proveedor, según sea más práctico, ya sea para que
la compra la realice directamente Training Corporation Ltda. o el contratista. En caso
que ésta compra la realicé el contratista, el valor será sumado a los gastos de viaje,
y se le consignaran a la cuenta indicada.
Los gastos relacionados con transportes desde y hacia el aeropuerto y los de traslado en las ciudades en los que se presta un servicio, serán indicados en la logística de viaje y el valor se consignará a la cuenta bancaria del profesional.
• Alimentación:
Los gastos relacionados con alimentación, serán indicados en la logística de viaje y
el valor se consignará a la cuenta bancaria del profesional.
• Cambios en la logística: Si el Contratistas/proveedor sin autorización de la UE-AF, decide cambiar la logística asignada en relación con el Hotel, el lugar de alimentación, los trasportes aéreos y terrestres, asumirá los sobrecostos generados, teniendo en cuenta que los cambios realizados no deberán afectar la prestación del servicio.
Los gastos de viaje, no requieren ser legalizados por los Contratistas/proveedores,
salvo si ha incursionado en gastos adicionales aprobados previamente por la
dirección UEAF.
NOTA: No corresponde como gasto de viaje los pagos de material que requiera
para la prestación del servicio, como: fotocopias/impresiones, lapiceros, hojas, etc.
Por lo tanto:
- Si es depositado en cuenta un valor específico para realizar esta adquisición.
- Si el valor del material es sufragado por el profesional.
Para ambos casos se deberá presentar legalización con documentos soportes a
nombre de Training Corporation Ltda., con el NIT: 811.042.955-0 para la gestión
pertinente de deducción o reintegro según sea el caso. La factura deberá ser
entrega a la UE-AF o al director UEN junto con la cuenta de cobro.
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4.8 Imagen corporativa.
Como parte del manejo de la imagen corporativa, Training Corporation Ltda., tiene
definido los siguientes lineamientos que lo profesionales contratados deberán
cumplir:
4.8.1 Presentación Personal
A. Condiciones Generales:
✓ La ropa utilizada debe proteger la salud y seguridad del personal. ✓ La forma de vestir, debe impedir ver las prendas interiores, tales como
escotes, aberturas o transparencias. ✓ Cabello:
o Debe estar limpio y seco, permanecer peinado y sin pinzas que muestren desorden cuando se tiene el cabello recogido.
o Si el cabello es tinturado, mantener retocadas las raíces. o Cuidado de manos y uñas.
Las uñas de las manos deberán permanecer limpias y cortas, en caso de estar maquilladas, deberán estar debidamente cuidadas en cutícula y estado del esmalte. ✓ Higiene bucal
Asegurar la higiene bucal mediante el cepillado de dientes y debido cuidado del aliento. ✓ Cuidados de la piel:
o Evitar el exceso de sudor en rostro y cuerpo. o Las mujeres deben depilarse las axilas y el bigote si es visible. o El maquillaje debe ser sin excesos. o Los hombres deben estar bien afeitados, si se tiene barba o bigote. deben
estar cortados y limpios. o Los hombres deben mantener la higiene de la nariz y las orejas,
eliminando el exceso de bellos. B. Requisitos de vestimenta para Hombres:
✓ Camisa: Usar camisas manga larga en colores neutros y no muy llamativos
como el naranja, verde, morado. ✓ Chaqueta o Saco: Use el blazer en siluetas más ajustadas y menos
estructuradas, de cuellos amplios o delgados en colores neutros o con estampados pequeños como puntos, cuadros o rayas, usa el saco unicolor y en tejidos medianos o gruesos.
✓ Pantalón: Use siluetas más ajustadas, botas rectas, en colores neutros y básicos como el azul, negro, café, gris, beige, verde militar. Use telas formales como el paño o el drill.
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✓ Accesorios: Use solamente reloj, correa y pochett (pañuelo del saco) en colores crudos, neutros o básicos. Evite usar cadenas, camándulas o collares muy visibles.
✓ Zapatos: Use zapatos formales tipo mocasines, Oxford, botas formales o botines. No se permite el uso de zapatos con suela en color blanco para los hombres de lunes a jueves.
C. Requisitos de vestimenta para mujeres:
✓ Camisa: Use camisa manga corta, tres cuartos o manga larga, en colores claros, neutros (blanco, negro, gris), tonos pasteles y estampados sobrios.
No se permite el uso de colores neón, ni camisas de tirantes.
No llevar blusas o vestidos con hombros o espaldas al descubierto.
No usar escotes pronunciados.
✓ Pantalón: Use pantalones en colores oscuros de paño, o drill, de talle medio o alto, siluetas ajustadas a la talla correcta, de bota recta o ligeramente entubada. No se permite el uso de leggins ni pantalones descaderados.
✓ Falda o Vestido: Use falda larga, a nivel o más abajo de la rodilla, en silueta A, recta o lápiz, en colores pasteles o neutros.
✓ Zapatos: Use tacones cerrados o con una pequeña abertura adelante, botas o botines, verifique que la altura de sus zapatos sea manejable y cómoda en colores oscuros o neutros, beige, palo de rosa, negro, gris, azul oscuro o café. No se permite el uso de sandalias.
✓ Accesorios: Menos, es más, use máximo cinco accesorios incluyendo aretes, correa y bolso. Use accesorios sobrios en tonos metalizados como plateado o dorado.
Nota: Si para la prestación del servicio, se requiere el uso de vestimenta específica como botas, Jeans y camisa manga larga, se debe tener en cuenta lo siguiente:
i. El Jeans no debe tener colores desgastados ni rotos. La bota del jean no debe estar roída, ni degastada.
ii. La camisa manga larga, debe ser en colores sólidos, sin parches o logos alusivos a otra empresa.
iii. Las botas deben estar limpias.
4.8.2 Uso del Carné corporativo de Training Corporation Ltda.
Los contratistas y/o proveedores de servicios, le será entregado un carné
corporativo, que deberá ser utilizado durante los servicios, como herramienta de
identificación y representación única y exclusivamente de Training Corporation Ltda.
Recomendaciones a tener en cuenta frente el uso del carné:
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✓ El profesional deberá utilizar solo el carné cuando se encuentre activo
prestando un servicio.
✓ En el momento que el profesional decida no continuar con la prestación de
sus servicios en Training Corporation Ltda., deberá de devolver el Carné a la
Unidad Administrativa y Financiera para su destrucción.
✓ Solo se elabora el carné a los profesionales que cuente actualmente con una
orden de servicio.
✓ El profesional deberá de firma la carta de entrega del Carné realizada por
Training Corporation Ltda., comprometiéndose al uso adecuado del presente
documento.
✓ En el momento que Training Corporation Ltda., defina que el profesional no
volverá prestar servicio en las UEN, se le solicitará la devolución del carné
para su destrucción.
✓ En el momento que el profesional realice un uso indebido del Carné, la
Unidad Administrativa y Financiera, solicitará la devolución del documento
para su destrucción.
✓ En caso de pérdida/robo del Carné: el profesional deberá de presentar su
debida denuncia ante una inspección de Policía y entregar su copia a training
Corporation Ltda., para generar un nuevo documento de identificación.
4.8.3 Lenguaje apropiado
Los contratistas y/o proveedores de servicios, deben hacer uso del lenguaje
apropiado ante los clientes, evitando el uso de términos que exceden los límites de
la confianza y que pueda representar expresiones de contenido vulgar o subido de
tono.
4.9 Acciones derivadas por incumplimiento en las obligaciones o
responsabilidades.
Cualquier desviación o incumplimiento, que pueda representar un riesgo para el
propio profesional o una queja del cliente, podría acarrear llamados de atención o
multas pecuniarias (según lo contenido en las especificaciones contractuales con el
cliente).
4.10 Peligros y Riesgos en la prestación del servicio
Generales: Los peligros/riesgos generales que podrían tener los contratistas en la
prestación del servicio, le serán comunicados en la inducción general inicial, que
recibe todo contratista, al momento de formalizar el contrato.
Específicos: Los peligros/riesgos específicos que podrían tener los contratistas
para cada determinado servicio, le serán comunicados al momento de realizar la
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inducción del servicio por parte del director de la UEN que lo ha contratado; en este
espacio se socializarán los riesgos específicos informados por el cliente frente al
servicio, las instalaciones y zona donde se realizaran las actividades, así como los
diferentes controles previstos.
5. LINIAMIENTOS PARA PROVEEDORES QUE SUMINISTRAN BIENES O
SERVICIOS QUE NO SON EL OBJETO SOCIAL DE TRAINING CORPORATION
LTDA.
5.1 Requisitos para los proveedores de mantenimiento locativo, de equipos,
herramientas:
5.1.1 Documentos exigidos:
Los documentos generales para los proveedores bienes y servicios nuevos son: ✓ Certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio con
vigencia menor a 30 días.
✓ RUT. ✓ Certificado bancario.
Para los proveedores de bienes y servicios antiguos se les solicitará:
- Proveedores mantenimientos y trabajos locativos en la oficina:
✓ El Pago ARL que tenga la cobertura por la actividad realizar. ✓ Elementos de protección personal (Depende de la actividad a realizar). ✓ Si la actividad requiere de trabajos en alturas se solicitará el certificado de
avanzado vigencia anual y el permiso para laborar en alturas. ✓ Certificado implementación de SST emitido por la ARL.
- Proveedor de auditorios y hoteles:
✓ Certificado implementación de SST emitido por la ARL. - Proveedor de servicios publicitarios:
✓ Certificado implementación de SST emitido por la ARL.
- Proveedor de mantenimiento de Software y equipos:
✓ Certificado implementación de SST emitido por la ARL. ✓ La planilla de seguridad social que demuestre la cobertura por la actividad realizar
cuando se ejecute directamente en las instalaciones de Training Corporation Ltda.
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Notas: el certificado implementación de SST emitido por la ARL y el certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio con vigencia menor a 30 días, no aplica para los trabajadores independientes. En caso de que un proveedor antiguo realizó cambio en la cuenta bancaria y/o actualización del RUT es necesario el reenvió del presente documento a la Unidad Administrativa, indicando el cambio.
5.1.2 Condiciones para realizar el trabajo:
• Inducción:
Todos los proveedores que realicen servicios dentro de las instalaciones
administrativas de Training Corporation Ltda., debe recibir la inducción sobre los
peligros/riesgos existentes en el lugar, así como las instrucciones de qué hacer en
caso de una emergencia. Como soporte se dejará el listado de asistencia.
Los proveedores que asistan constantemente a las instalaciones de Training y
cuenten con un contrato de prestación de servicios, se conservará solamente un
registro de Inducción, el cual, será actualizo cuando ocurra un cambio que exija
realizar nuevamente está actividad.
Los proveedores que son contratos por la necesidad de la organización frente el
mantenimiento de las instalaciones de forma esporádica se conservará el registro
de inducción cada vez que realice el ingreso a las instalaciones.
Los proveedores que realicen servicios virtuales y/o servicios de bienes donde no
ingresaran a las instalaciones de Training Corporation Ltda., no contaran con un
registro de inducción.
• Uso de elementos de protección personal:
Todo contratista deberá demostrar que dispone de los elementos de protección
requeridos para la actividad a desarrollar, en caso contrario, la actividad será
suspendida, sin que esto signifique un costo adicional para Training Corporation
Ltda.
5.1.3 Documentos posteriores al servicio
Cuando el proveedor concluya los trabajos de mantenimiento, debe reportar las
actividades realizadas en el formato “Hoja de mantenimiento”, que le suministrará
la Asistente Administrativa. En dicho formato, será reportado que el trabajo fue
recibido a satisfacción.
MANUAL DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES
Fecha de revisión y aprobación por el Comité de Gerencia: 4/09/2020 Página 18 de 18
Para dar trámite al pago del servicio, se exigirá que el formato de hoja de vida de
mantenimiento, se haya reportado con un servicio recibido a satisfacción.
6. RE EVALUACIÓN A CONTRATISTAS Y PROVEEDORES.
Todos nuestros contratistas y proveedores, que durante el año hayan prestado
servicios o suministrados bienes para Training Corporation Ltda., serán evaluados
sobre criterios de transferencia de conocimiento, oportunidad y pertinencia,
atención, gestión del riesgo, calidad del servicio y costo. De acuerdo a los resultados
que obtengan, se clasificaran en una de las cuatro categorías así:
• Platino: con resultados de la evaluación que es igual o superior a 95%, son
proveedores/contratistas Confiables.
• Oro: con resultados de la evaluación que esta entre el 85% y 94%, son
proveedores/contratistas Buenos.
• Plata: con resultados de la evaluación que esta entre el 75% y 84%, son
proveedores/contratistas en Desarrollo.
• Bronce: con resultados de la evaluación sea igual o inferior al 74%, son
contratistas/proveedores no calificados para prestar servicio en Training
Corporation Ltda.
A cada proveedor y contratista le serán comunicados, vía correo electrónico, los
resultados obtenidos de la re-evaluación y de ser necesario, la exigencia de generar
acciones de mejora, en el caso en que se ubiquen en la categoría Plata que la
calificación de algún criterio genere una alerta por su bajo resultado.
En caso de que, en la encuesta de satisfacción y/o la evaluación del servicio realizada por el cliente, demuestren inconformidad sobre el desempeño del contratista/proveedor: 1. Se evalúa la necesidad de asignar otro contratista y/o proveedor al servicio,
reasignar el contratista/proveedor a otros tipos de servicios y proyectos o excluirlo de la base de datos.
2. Se descalifica al contratista y/o proveedor de servicios para la UEN, en donde fue la evaluado, sin embargo, no lo descalifica para las otras UEN.
3. Se comunicará el resultado de la evaluación contratistas y/o proveedores, los criterios más favorables y menos favorables de su evaluación.
Para los proveedores de bienes y/o servicios que obtenga una calificación en nivel plata
con evaluación entre 75% y 84%, a este se le solicitará un plan de mejora que será opcional
por el proveedor atenderlo o no, si decide no atenderlo el proveedor pasa al nivel Bronce.
El contratista y/proveedor que implemente un plan de mejora deberá de reportarlo al director
UEN y/o director UE-AF.