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1Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
MANUAL DEPROCEDIMIENTOSESPECFICO DE LASUBDIRECCIN DE
COMERCIALIZACIN
2Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NDICEPresentacin I
Estructura Orgnica II
Simbologa III
Descripcin de Procedimientos IV
Subdireccin de Comercializacin
Calendarizacin de Toma Fsica de Inventario de Mercancas. 11 Elaboracin del Reporte de Venta Diaria. 17
Departamento de Supervisin
Supervisin de Farmacia. Supervisin de Estacionamiento.
2126
Apoyar a las Farmacias en el Manejo y Control de ProductosPrximos a Caducar. 29
Revisin de los Documentos Soporte de la Pliza Chequepara su Autorizacin y Pago a Proveedores de Farmacia yTienda de Electrodomsticos. 33
Revisin de las Solicitudes de Tiempo Extra. 37
Departamento de Compras
Fincamiento de Pedidos a Proveedores Directos y Mayoristasde Farmacia. 42
Fincamiento de Pedidos a Proveedores de Tienda deElectrodomsticos. 49
Verificacin de la Documentacin de Compras. Planeacin y Ejecucin de la Toma Fsica de Existencias de
Mercanca. Mermas por Caducidad en Farmacia.
53
5762
Elaboracin del Presupuesto Anual de Ventas. 65 Elaboracin del Presupuesto Anual de Compras. 69
1Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de Control Administrativo
Recuperacin de la Venta a Crdito a Derechohabientes. 74 Control Diario de Mercancas en Existencia en Farmacia. 85 Control de Saldos a Proveedores. 89 Control de Saldos de Clientes de Farmacia. 94 Control de Ventas Diarias. 99 Elaboracin de Reportes de Faltantes por Inventarios Fsicos. 105 Tramitacin de la Cobranza a Clientes. 109
Departamento de Administracin de Unidades Mviles
Transferencia de Mercanca a la Unidad Mvil.
Departamento de Ventas y Desarrollo.
Convenio de Venta a Crdito. Comercializacin de Productos por Financiamiento.
Farmacia
115
124128
Venta de Contado. Venta a Crdito al Derechohabiente.
133136
Corte de Caja. 141 Fincamiento de Pedidos a Mayoristas. Transferencia de Mercancas entre Farmacias y Almacn.
144149
Depsito Bancario por Ventas. 154 Envo de la Documentacin Diaria. Baja de Medicamentos Caducados de los Grupos II y III. Baja de Medicamentos Caducados y/o en Mal Estado de los
Grupos IV y VI.
157160
163
Electrodomsticos y Mdulos
Venta a Crdito al Derechohabiente.
Estacionamiento Pensin por Hora. Pensin Nocturna.
167
177181
Directorio V
Firmas de Autorizacin VI
1Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
I.- PRESENTACIN
El Manual de Procedimientos de la Subdireccin de Administracin, forma
parte de la serie de documentos internos que la nueva administracin del Seguro
Social de los Trabajadores de la Educacin del Estado de Veracruz ha realizado
durante su primer ao de gestin, para impulsar el desarrollo administrativo en esta
Institucin.
El objetivo principal del Manual es presentar en forma ordenada, secuencial y
detallada, las operaciones que se efectan y las reas que intervienen para la
realizacin de las actividades institucionales, precisando responsabilidades
operativas para su ejecucin, control y evaluacin, con el propsito de contribuir al
logro de una mayor eficiencia.
Se destaca que por primera vez se contar con este tipo de documentos
dentro del Organismo, lo que permitir conocer de manera integral y ordenada las
operaciones bsicas que deben seguirse para la realizacin de las funciones y
actividades en esta Unidad Jurdica.
Por otra parte, este Manual ser fundamental para la comunicacin,
coordinacin, direccin y evaluacin administrativa, adems de facilitar y conocer,
mediante el flujo de informacin, la interaccin entre las distintas reas que
conforman esta unidad administrativa y de la propia Institucin.
Los procedimientos que se incluyen, se elaboraron a nivel de Jefatura de
Unidad, identificando en primer trmino el nombre, objetivo y normas del
procedimiento; posteriormente se muestra el detalle de su descripcin y finalmente
se le representa grficamente mediante diagrama de flujo, para conocer la
secuencia de las operaciones del mismo.
2Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
La integracin de este Manual de Procedimientos y el de las Subdirecciones,
fue posible con base a las aportaciones de las diversas reas del SSTEEV y apoyo
de prestadores del servicio social.
Para que sea de utilidad este documento debe contener informacin veraz y
apegada a normatividad. Por ello, estar en permanente actualizacin a travs de
revisiones peridicas con el propsito de mantenerlo apegado a la realidad
operativa de la Institucin, y que est a la altura de las necesidades y objetivos que
la administracin se ha trazado.
3Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
II.- ESTRUCTURA ORGNICA
4Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
III.- SIMBOLOGA
5Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
TERMINALIndica el inicio o final del procedimiento.
OPERACIONRepresenta la ejecucin de una actividad operativa o acciones a realizar.
DECISION Y/O ALTERNATIVAIndica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas(preguntas o verificacin de condiciones).
DOCUMENTORepresenta cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salgadel procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior delsmbolo la clave o nombre correspondiente; as como el nmero de copias.
ARCHIVO DEFINITIVOIndica que se guarda un documento en forma permanente, usado generalmenteconjuntamente con el smbolo Documento y se le agrega en su interior lassiguientes instrucciones:
A= AlfanumricoN= NumricoC= Cronolgico
6Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
ARCHIVO PROVISIONALIndica que se guarda un documento en forma eventual. Se rige por las condicionesdadas para el archivo definitivo.
CONECTORRepresenta una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otraparte lejana del mismo.
CONECTOR DE PGINARepresenta una conexin o enlace con una hoja diferente, en la que contina eldiagrama de flujo.
DIRECCION DE FLUJO O LINEA DE UNIONConecta los smbolos sealando el orden en que deben realizarse las distintasoperaciones.
PREPARACIONIndica conexin de un procedimiento con otro; especificando en el interior delsmbolo el nombre del procedimiento con l cual se conecta.
7Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
LINEAS PARALELASUtilizadas para realizar anotaciones o indicaciones que faciliten la comprensin deldiagrama.
DISKETTERepresenta almacenamiento de archivo en disco flexible.
DISCO
Indica almacenamiento de archivos en disco duro.
PASA EL TIEMPOIndica que entre una actividad y otra transcurre un lapso de tiempo.
8Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
IV.- DESCRIPCIN DE PROCEDIMEINTOS
9Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SSUUBBDDIIRREECCCCIINN DDEE CCOOMMEERRCCIIAALLIIZZAACCIINN
ESTRUCTURA ORGNICA
DESCRIPCIN GENERAL
La Subdireccin de Comercializacin es la responsable del buen funcionamiento,
imagen, servicio y rendimiento de las farmacias y tiendas de electrodomsticos; controlar las
compras, ventas, devoluciones, crdito a clientes y movimientos del personal; estos ltimos
en coordinacin con el Departamento de Recursos Humanos.
JEFE DEPARTAMENTODE COMPRAS
JEFE DEPARTAMENTODE CONTROL
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
JEFE DEPARTAMENTODE VENTAS YDESARROLLO
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
JEFE DEPARTAMENTODE UNIDADES MVILES
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
SUBDIRECTOR COMERCIALIZACIN
FARMACIASELECTRODOMS-
TICOS YMDULOS
ESTACIONAIENTO
JEFE DEPARTAMENTODE SUPERVISICIN
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
10Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUBDIRECCIN
DE
COMERCIALIZACIN
11Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CALENDARIZACIN DE TOMA FSICA DE INVENTARIO DE MERCANCAS
OBJETIVO:
CONTROLAR LAS EXISTENCIAS FSICAS DE MERCANCAS Y ARTCULOSCADUCADOS DE LAS FARMACIAS, TIENDAS Y MDULOS DEELECTRODOMSTICOS, UNIDADES MVILES Y ALMACN DE FARMACIA YELECTRODOMSTICOS, AS COMO SU VALORACIN A PRECIO DE COSTO.
NORMAS:
SE DEBERN REALIZAR DOS VECES AL AO (EN LOS MESES DE MAYOY NOVIEMBRE) O CUANDO LA DIRECCIN-GERENCIA LO DETERMINEPARA LA TOMA DE DECISIONES.
EL PROGRAMA CALENDARIZADO DEL INVENTARIO DEBER ESTARAUTORIZADO POR LA DIRECCIN-GERENCIA.
EL INVENTARIO SE DEBER REGISTRAR EN EL FORMATO HOJA DEINVENTARIO.
LOS RESULTADOS DEL INVENTARIO SE REGISTRARAN EN EL ACTACORRESPONDIENTE, MISMA QUE DEBER CONTENER LA FIRMA DELENCARGADO DE FARMACIA, DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DESUPERVISIN, DE CONTRALORA INTERNA Y DE LOS TESTIGOS.
EL ENCARGADO DE FARMACIA SE HAR RESPONSABLE DELDETERIORO, DAO O DESTRUCCIN POR NEGLIGENCIA DE LAMERCANCA A SU CARGO.
FRECUENCIA:
SEMESTRAL
Revis:DIRECTOR-GERENTE
Elabor:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIN
Autoriz:CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
12Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Subdirector deComercializacin.
Director-Gerente.
Subdirector deComercializacin.
Subdireccin deAdministracin.
Subdirector deComercializacin.
1
2
3
3-A
4
5
6
7
8
9
Determina fecha de calendario para levantamientofsico de inventario de farmacias, almacn y tiendas deelectrodomsticos.
Presenta al Director-Gerente calendario de inventariospara autorizacin.
Recibe calendario de inventarios.
Autoriza calendario?
No:
Devuelve para correccin.
Regresa a la actividad nmero 1.
Si:
Autoriza y devuelve al Subdirector de Comercializacin.
Recibe calendario y solicita a la Subdireccin deAdministracin viticos.
Proporciona al Subdirector de Comercializacinrecursos solicitados.
Recibe recursos.
Pasa el tiempo.
/Llegada la fecha de levantamiento del inventario/
Supervisa que los recursos humanos y econmicossean los necesarios para el desarrollo del inventario.
/Al terminar el inventario/
Concentra actas y cdulas por cada farmacia y tiendade electrodomsticos debidamente firmadas.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
SUB. DE COMERCIALIZACIN
DIRECCIN
13Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Director-Gerente.
Subdirector de reaCorrespondiente.Subdireccin deComercializacin.
10
11
12
13
Recibe del Departamento de Control Administrativocuadro comparativo en original y tres copias de lasexistencias contables y fsicas de cada farmacia ytienda.
Turna la documentacin de la siguiente manera:Original: Director-Gerente.Copia 1: Unidad Jurdica.Copia 2: Contralora Interna.Copia 3: Subdireccin de Comercializacin.
Recibe cuadro comparativo y da seguimiento paraaplicacin de las medidas correspondientes.
Mantiene y archiva actas y cdulas por farmacia ytienda de manera cronolgica y definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
SUB. DE COMERCIALIZACIN
DIRECCIN
14Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUB. DE COMERCIALIZACIN
DIRECCIN
CALENDARIZACIN DE TOMA FSICA DE INVENTARIO DE MERCANCAS.
INICIO
SUBDIRECCION DECOMERCIALIZACION
DETERMINAFECHA PARA
LEVANTAMIENTOFISICO DE
INVENTARIO
FARMACIASALMACENTIENDAS ELECTRODOMESTICOS
CALENDARIODE TRABAJO
1
PRESENTAPARA
AUTORIZACION
DIRECTOR - GERENTE
RECIBE
DIRECTOR - GERENTE
1
AUTORIZAPROGRAMA?
NO
SI
DEVUELVEPARA
CORRECION1
AUTORIZAY DEVUELVE
PROGRAMADE TRABAJO
RECIBE YSOLICITAVATICOS
PROGRAMADE TRABAJO
SUBDIRECCION DE ADMINISTRACIN
SUBDIRECCION DECOMERCIALIZACION
SUBDIRECCION DECOMERCIALIZACION
15Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUB. DE COMERCIALIZACIN
DIRECCIN
CALENDARIZACIN DE TOMA FSICA DE INVENTARIO DE MERCANCAS.
SUB. DE COMERCIALIZACIN
DIRECCIN
CALENDARIZACIN DE TOMA FSICA DE INVENTARIO DE MERCANCAS.
32
1
1
PROPORCIONARECURSOS
SOLICITADOS
PASA EL TIEMPOLLEGADA LA FECHADE LEVANTAMIENTODEL INVENTARIO
2
0-3CUADRO
COMPARATIVO DELAS EXISTENCIAS
TURNA
0CUADRO
COMPARATIVO DELAS EXISTENCIAS
DIRECTOR - GERENTE
SUBDIRECTOR DEFINANZAS
CONTRALORIAINTERNA
SUB. DECOMERCIALIZACION
SUBDIRECCION DE ADMINISTRACIN
SUBDIRECCION DECOMERCIALIZACION
RECIBERECURSOS
SUPERVISADESARROLLOINVENTARIO
/ AL TRMINO DEL INVENTARIO /
CONCENTRAFIRMADAS
POR PUNTODE VENTA
CEDULAS
ACTAS
RECIBEEXISTENCIASCONTABLES Y
FSICAS
RECIBE YAPLICA
MEDIDAS
0CUADRO
COMPARATIVO DELAS EXISTENCIAS
POR FARMACIAS YTIENDAS DEELECTRODOMESTICOS
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
DIRECTOR - GERENTE
16Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUB. DE COMERCIALIZACIN
DIRECCIN
CALENDARIZACIN DE TOMA FSICA DE INVENTARIO DE MERCANCAS.
CEDULAS
2
MANTIENESUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION
FIN
ACTAS C
POR FARMACIAS YTIENDAS DEELECTRODOMESTICOS
17Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
ELABORACIN DEL REPORTE DE VENTA DIARIA.
OBJETIVO:
MANTENER INFORMADA A LA DIRECCIN-GERENCIA DE LAS VENTAS PORFARMACIA Y TIENDA DE ELECTRODOMSTICOS.
NORMAS:
EL REPORTE DE VENTAS DEBE SER ENVIADO A LA DIRECCION-GERENCIA ANTES DE LAS 9:00 A.M. DEL DIA SIGUIENTE.
EL DOCUMENTO DEBERA LLEGAR COMPLETAMENTE REQUISITADO.
LAS VENTAS POR FARMACIA Y TIENDA DE ELECTRODOMSTICOS SEDEBERAN DE CAPTURAR EL MISMO DA QUE SE RECIBEN Y EMITIRREPORTE.
EL DIA PRIMERO DE MES SE DEBERA CAMBIAR EN EL FORMATO DEVENTAS DIARIAS EL PRESUPUESTO MENSUAL DE LAS MISMAS PORFARMACIA Y TIENDA DE ELECTRODOMSTICOS.
FRECUENCIA:
DIARIO.
Revis:DIRECTOR-GERENTE
Elabor:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIN
Autoriz:CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
18Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Subdireccin deComercializacin.
1
2
2-A
3
4
5
Recibe de los Encargados de Farmacias y Tiendasde Electrodomsticos reporte de ventas o copia de lafichas de depsito.
Concentra reportes de ventas.
Se recibieron todos?
No:
Solicita reporte de ventas faltante.
Regresa a la actividad nmero 1.
Si:
Captura en el archivo de ventas diarias.
Elabora reporte de ventas diarias y acumuladas porfarmacia y tienda de electrodomsticos en original ytres copias.
Distribuye reportes realizados de la siguientemanera:Original: Director-Gerente.Copia 1: Archivo cronolgico y definitivo.Copia 2: Departamento de Contabilidad.Copia 3: Subdireccin de Finanzas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
SUB. DE COMERCIALIZACIN
DIRECCIN
19Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUB. DE COMERCIALIZACIN
DIRECCIN
ELABORACIN DEL REPORTE DE VENTA DIARIA.
3REPORTES
2REPORTES
1REPORTES
0-3REPORTE DE
VENTASACUMULADAS
INICIO
RECIBESUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION 0
REPORTE DEVENTAS
ENCARGADO
CONCENTRA0
REPORTE DEVENTAS
SERECIBIERONTODOS LOSREPORTES?
SOLICITAFALTANTE
NO
SI
0REPORTE DE
VENTAS
0REPORTE DE
VENTAS
ELABORA
0-3REPORTE DE
VENTASDIARIAS
DISTRIBUYE0
REPORTES
DIRECTOR- GERENTE
DEPTO. CONTABILIDAD
SUBDIRECCION DEFINANZAS
FIN
1
1
CAPTURA ENSISTEMABASE DEDATOS
C
20Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPARTAMENTO
DE
SUPERVISIN
21Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
SUPERVISIN DE FARMACIA.
OBJETIVO:
VERIFICAR LAS OPERACIONES QUE SE DESARROLLAN EN CADAFARMACIA.
NORMAS:
REALIZAR LA SUPERVISIN CON BASE EN LA GUA ESTABLECIDA PORLA INSTITUCIN.
AL REALIZAR EL ARQUEO A LOS FONDOS DE MORRALLA YREVOLVENTE, SE AJUSTARA A LO SIGUIENTE:SOBRANTE: SE DEPOSITARA EN LA CUENTA DE FARMACIAS.FALTANTE: SE LE COBRARA A LA PERSONA RESPONSABLE DELFONDO.
FRECUENCIA:
SEMANAL.
Revis:DIRECTOR-GERENTE
Elabor:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIN
Autoriz:CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
22Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Supervisor 1
2
3
4
4-A
5
6
7
8
Realiza arqueo al fondo de morralla contra el corteparcial en X de caja.
Vaca la informacin obtenida al formato de arqueo decaja describiendo la cantidad de billetes y monedasexistentes de cada denominacin.
Realiza arqueo al fondo revolvente verificando que lacantidad que se tiene hasta el momento (considerandonotas y recibos de gastos cuadre con el fondoasignado).
Vaca la informacin obtenida al formato de arqueo defondo revolvente describiendo la cantidad de billetes ymonedas existentes de cada denominacin.
Existen diferencias en el arqueo?
Si:
Aplica la normatividad vigente.
Conecta con la actividad nmero 6.
No:
Revisa en la farmacia los aspectos siguientes: Productos prximos a caducar (farmacia). Ofertas y publicidad del artculo. Distribucin y acomodo de la mercanca. Limpieza del establecimiento, refrigeradores
(control de temperatura) y empleados. Empleado porte gafete y bata (farmacia). Tarjetas de asistencia. Condiciones fsicas del mobiliario.
Formula Gua de Supervisin, de acuerdo a lainformacin obtenida.
Obtiene del sistema reporte de validacin deexistencias de alguna de las lneas y de losmedicamentos controlados.
Realiza inventario de existencias fsicas.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SUPERVISIN
SUB. DE COMERCIALIZACIN
23Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
8-A
Coinciden las existencias?
No:
Verifica con la Encargada las diferencias y aplica lanormatividad vigente.
Conecta con la actividad nmero 9.
Encargada de Farmacia
Supervisor
9
10
11
12
13
Si:
Registra en la Gua de Supervisin, proporcionainstrucciones a la Encargada de la Farmacia parasolventar la anomala.
Informa al Jefe del Departamento de Supervisin lasanomalas detectadas.
Pasa el tiempo.
Realiza solventacin de anomala e informa alsupervisor.
/En la siguiente supervisin/
Verifica que efectivamente se haya solventado lasanomalas encontradas en la supervisin anterior.
Reporta al Jefe de Supervisin mediante memorndumlas observaciones obtenidas y anexa la siguientedocumentacin: Arqueo de Caja. Arqueo de Fondo Revolvente. Reporte de Validacin de Existencias. Gua de Supervisin.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SUPERVISIN
SUB. DE COMERCIALIZACIN
24Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUPERVISION
SUB. DE COMERCIALIZACIN
SUPERVISIN DE FARMACIA.
TICKET "X"
ARQUEO DECAJA
ARQUEO DEFONDO
REVOLVENTE
REALIZAARQUEO DEMORALLA VS
CORTEPARCIAL
VACIAINFORMACIN
DEL DINERO
VACIAINFORMACIN
DEL DINERO
REALIZAARQUEO AL
FONDOREVOLVENTE
REVISA DE LAFARMACIA
APLICANORMATIVIDAD
FORMULA
EXISTENDIFERENCIAS?
GUIA DESUPERVISIN
SIGUIENTES ASPECTOS:_ PRODUCTOS PROXIMOS A CADUCAR._ OFERTAS Y PUBLICIDAD DEL ARTCULO._ DISTRIBUCIN Y ACOMODO DE LAMERCANCA._ LIMPIEZA DEL ESTABLECIMIENTO,REFRIGERADORES (CONTROL DETEMPERATURA)Y EMPLEADOS._ EMPLEADO PORTE GAFETE Y BATA._ TARJETAS DE ASISTENCIA._ CONDICIONES FSICAS DEL MOBILIARIO.
OBTIENEEXISTENCIAS DE LAS
LNEAS Y DEMEDICAMENTOSCONTRALADOS
REPORTE DEVALIDACIN
REALIZAINVENTARIO
DEEXISTENCIAS
FSICAS
1
INICIO
SUPERVISOR
1
1
Si
No
25Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUPERVISION
SUB. DE COMERCIALIZACIN
SUPERVISIN DE FARMACIA.
GUIA DESUPERVISIN
REPORTE DEEXISTENCIAS
ARQUEOFONDO
REVOLVENTE
ARQUEO DECAJA
1
COINCIDENLAS
EXISTENCIAS?
VERIFICA YAPLICA
NORMATIVIDAD
REGISTRA YPROPORCIONA
INSTRUCCIONES
REALIZASOLVENTACIN
E INFORMA
VERIFICAANOMALA
REPORTA YANEXA
GUIA DESUPERVISIN
MEMORANDM
SUPERVISOR
FIN
ENCARGADA DE FARMACIA
ENCARGADA DE FARMACIA
INFORMAANOMALAS
JEFE DEL DEPTO. DE SUPERVISIN
JEFE DEL DEPTO. DE SUPERVISIN
/EN LA SIGUIENTE SUPERVISIN/
No
Si
26Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
SUPERVISIN DE ESTACIONAMIENTO.
OBJETIVO:
VERIFICAR LAS OPERACIONES QUE SE DESARROLLAN EN CADAESTACIONAMIENTO.
NORMAS:
REALIZAR LA SUPERVISIN CON BASE EN LA GUA ESTABLECIDA PORLA INSTITUCIN.
FRECUENCIA:
QUINCENAL.
Revis:DIRECTOR-GERENTE
Elabor:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIN
Autoriz:CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
27Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Supervisor
Encargado del Estacionamiento
Supervisor
1
1-A
2
3
4
5
6
7
Solicita el Encargado Reporte de Supervisin paraverificar que los vehculos en el sistema se encuentrenfsicamente en el estacionamiento.
Hay diferencias?
Si:
Verifica con el Encargado la falta de este y registraanomala.
Conecta con la actividad nmero 3.
No:
Revisa en el estacionamiento los siguientes aspectos:Limpieza.Sealamientos de los cajones.Extinguidor.Tarifas (visibles para los clientes).Encargado porte gafette.
Formula Gua de Supervisin de acuerdo a lainformacin obtenida y proporciona instrucciones alEncargado del Estacionamiento para solventar laanomala.
Informa al Jefe del Departamento de Supervisin lasanomalas detectadas.
Pasa el tiempo.
Realiza solventacin de anomala e informa sobre alsupervisor.
/En la siguiente visita de supervisin/.
Verifica que efectivamente se hayan solventado lasanomalas encontradas en la supervisin anterior.
Elabora memorndum dirigido al Jefe de Supervisincon todas las observaciones obtenidas y anexando lasiguiente documentacin:Gua de Supervisin.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SUPERVISIN
SUBD. DE COMERCIALIZACIN
28Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUPERVISION
SUB. DE COMERCIALIZACIN
SUPERVISIN DE ESTACIONAMIENTO.
REPORTESOLICITA
PARAVERIFICAR
FISCAMENTE
REVISA DE LAFARMACIA
APLICANORMATIVIDAD
FORMULA
HAYDIFERENCIAS?
GUIA DESUPERVISIN
INICIO
SUPERVISOR
GUIA DESUPERVISIN
REALIZASOLVENTACIN
E INFORMA
VERIFICAANOMALA
ELABORA YANEXA MEMORANDM
SUPERVISOR
FIN
ENCARGADA DE FARMACIA
INFORMAANOMALAS
JEFE DEL DEPTO. DE SUPERVISIN
JEFE DEL DEPTO. DE SUPERVISIN
/EN LA SIGUIENTE SUPERVISIN/
ENCARGADO
1
1
SIGUIENTES ASPECTOS:_ LIMPIEZA._SEALAMIENTOS DELOS CAJONES._EXTINGUIDOR._TARIFAS (VISIBLES)_ENCARGADO PORTE GAFETE.
Si
No
29Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
APOYAR A LAS FARMACIAS EN EL MANEJO Y CONTROL DE LOSPRODUCTOS PRXIMOS A CADUCAR.
OBJETIVO:
EVITAR QUE LAS FARMACIAS COMERCIALICEN PRODUCTOS CADUCADOS.
NORMAS:
TRES MESES ANTES DE LA FECHA DE CADUCIDAD SE DEBER HACEREL TRMITE CORRESPONDIENTE ANTE EL PROVEEDOR DIRECTO OMAYORISTA O ALMACN DE FARMACIAS PARA SU DEVOLUCIN.
LOS PRODUCTOS QUE NO SEAN ACEPTADOS POR EL PROVEEDORPARA SU DEVOLUCIN, SE LES DEBER DE ELABORAR UNA ACTAPARA QUE SEAN DADOS DE BAJA DEL INVENTARIO DE LA FARMACIA,PREVIA AUTORIZACIN DEL SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIN YDEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS, NOTIFICANDO AL JEFEDE LA UNIDAD DE CONTRALORA INTERNA.
FRECUENCIA:
MENSUAL.
Revis:DIRECTOR-GERENTE
Elabor:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIN
Autoriz:CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
30Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento deSupervisin.
Jefe del Departamento deCompras.
Encargada de farmacia.
Departamento deSupervisin.
Jefe del Departamento deCompras.
1
2
3
4
5
6
7
Verifica tiempo faltante para la caducidad del producto.
Hay productos prximos a caducar?
No:
Fin.
Si:
Elabora lista de productos prximos a caducar noaceptados por los proveedores.
Informa y entrega la lista al Jefe del Departamento deCompras para que le asigne precios.
Asigna precio con que se ofertar cada artculo,accesando al archivo de ofertas del Sistema ControlPunto de Venta.
Elabora anuncio promocional.
Pasa el tiempo.
Se vendieron los productos?
Si:
Fin.
No:
Informa al Jefe del Departamento de Compras de losproductos no vendidos.
Elabora Acta de baja de mercanca.
Conecta con los procedimientos:Baja de Medicamentos Caducados de los Grupos II yIII.Baja de Medicamentos Caducados y/o en Mal Estado delos Grupos IV y VI.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SUPERVISIN
SUB. DE COMERCIALIZACIN
31Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUPERVISION
SUB. DE COMERCIALIZACIN
APOYAR A LAS FCIAS. EN EL MANEJO Y CONTROL DE PROD. PRXIMOS A CADUCAR.
INICIO
VERIFICATIEMPO DE
CADUCIDAD
EXISTENPRODUCTOSPROXIMOS ACADUCAR?
FINNO
SI
NO
DEPTO. DESUPERVISION
ASIGNA PRECIOPARA OFERTAR
JEFE DEL DEPTO. DECOMPRAS
ELABORAANUNCIO
PROMOCIONAL
ENCARGADA DE FARMACIAS
1
INFORMA YENTREGA LISTA DE
PRODUCTOS
JEFE DEL DEPTO. DECOMPRAS
ELABORA NOACEPTADOS LISTA DE
PRODUCTOS
PROVEEDORES
SEVENDIERON
LOS
PRODUCTOS?
SIFIN
32Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUPERVISION
SUB. DE COMERCIALIZACIN
APOYAR A LAS FCIAS. EN EL MANEJO Y CONTROL DE PROD. PRXIMOS A CADUCAR.
FIN
INFORMA DEPRODUCTOS
NOVENDIDOS
1
JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
ELABORABAJA DE
MERCANCIAACTA
JEFE DEL DEPTO. DECOMPRAS
DEPARTAMENTODE SUPERVISION
CONECTA CON LOSPROCEDIMIENTOS:
BAJA DE MEDICAMENTOS CADUCADOSDE LOS GRUPOS II y III.
BAJA DE MEDICAMENTOS CADUCADOSDE LOS GRUPOS IV y VI.
33Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
REVISIN DE LOS DOCUMENTOS SOPORTES DE LA PLIZA CHEQUE PARAPAGO DE PROVEEDORES DE FARMACIA Y TIENDA DEELECTRODOMSTICOS.
OBJETIVO:
VERIFICAR QUE SEA CORRECTA LA CANTIDAD DE LA PLIZA CHEQUE CONBASE EN LA DOCUMENTACIN ANEXA.
NORMAS:
LOS CHEQUES RECIBIDOS DEBEN LLEVAR EL VISTO BUENO DEL JEFEDEL DEPARTAMENTO DE SUPERVISIN Y LA FIRMA DEL SUBDIRECTORDE COMERCIALIZACIN EN LA PLIZA CHEQUE.
EN CASO DE NO ENCONTRARSE EL SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACIN DEBER FIRMAR LA PLIZA CHEQUE EL JEFE DELDEPARTAMENTO DE SUPERVISIN.
FRECUENCIA:
SEMANAL.
Revis:DIRECTOR-GERENTE
Elabor:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIN
Autoriz:CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
34Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deSupervisin.
SubdirectorComercializacin.
Jefe del Departamento deSupervisin.
1
2
2-A
3
4
5
6
Recibe de la Subdireccin de Finanzas la siguientedocumentacin:
a) Pliza cheque.b) Factura.c) Nota de cargo por devolucin.d) Reporte de entrada al Sistema Control Punto deVenta.
Revisa soporte de pliza cheque.
Estn correctos los datos?
No:
Rechaza y devuelve pliza cheque para su correccin.
Regresa a la actividad nmero 1.
Si:
Rubrica pliza cheque.
Turna al Subdirector de Comercializacin plizacheque para firma de aceptacin de pago.
Autoriza y devuelve al Jefe del Departamento deSupervisin.
Recibe y turna a la Subdireccin de Finanzas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SUPERVISIN
SUB. DE COMERCIALIZACIN
35Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUPERVISION
SUB. DE COMERCIALIZACIN
REVISIN DE DOCUMENTOS SOPORTE DE LA PLIZA CHEQUE.
REPORTE DEENTRADA AL
SISTEMA CPV
NOTA DECARGO POR
DEVOLUCION
FACTURA
0FORMATO
POLIZA CHEQUE
REPORTE DEENTRADA AL
SISTEMA CPV
NOTA DECARGO POR
DEVOLUCION
FACTURA
INICIO
RECIBE
0FORMATO
POLIZA CHEQUE
REVISASOPORTE
ESTANCORRECTOS
LOSDATOS?
RUBRICA
REGRESAPARA
CORRECCION
REPORTE DEENTRADA AL
SISTEMA CPV
NOTA DECARGO POR
DEVOLUCION
FACTURA
0FORMATO
POLIZA CHEQUE
NO
SI
TURNAPARA
ACEPTACION
REPORTE DEENTRADA AL
SISTEMA CPV
NOTA DECARGO PORDEVOLUCION
FACTURA
0FORMATO
POLIZA CHEQUE
SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION
SUBDIRECCION DEFINANZAS
JEFE DEL DEPARTAMENTODE SUPERVISION
1
1
1
POLIZACHEQUE
36Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUPERVISION
SUB. DE COMERCIALIZACIN
REVISIN DE DOCUMENTOS SOPORTE DE LA PLIZA CHEQUE.
FIN
1
REPORTE DEENTRADA AL
SISTEMA CPV
NOTA DECARGO POR
DEVOLUCION
FACTURA
0FORMATO
POLIZA CHEQUE
AUTORIZA YDEVUELVE
SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION
JEFE DEL DEPARTAMENTODE SUPERVISION
REPORTE DEENTRADA AL
SISTEMA CPV
NOTA DECARGO POR
DEVOLUCION
FACTURA
0FORMATO
POLIZA CHEQUE
RECIBE YTURNA
SUBDIRECTOR DE FINANZASJEFE DEL DEPARTAMENTO
DE SUPERVISION
37Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
REVISION DE LAS SOLICITUDES PARA PAGO DE TIEMPO EXTRA.
OBJETIVO:
PAGAR EN FORMA CORRECTA Y OPORTUNA ELTIEMPO EXTRA LABORADOPOR EL PERSONAL DE FARMACIAS Y TIENDA DE ELECTRODOMESTICOS.
NORMAS:
LAS SOLICITUDES DE TIEMPO EXTRA DEBERAN SER TURNADAS A LASUBDIRECCION DE COMERCIALIZACION CON ANTICIPACION, PARA SUTRAMITACION Y PAGO EN LA QUINCENA SIGUIENTE EN QUE LO HAYANLABORADO.
LAS SOLICITUDES PARA SU AUTORIZACION DEBERAN SERVERIFICADAS POR EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.
FRECUENCIA:
QUINCENAL.
1
Revis:DIRECTOR-GERENTE
Elabor:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIN
Autoriz:CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
38Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deSupervisin.
Subdirector deComercializacin.
Departamento deSupervisin.
1
2
2-A
3
4
4-A
5
6
7
Recibe de la Subdireccin de Comercializacinsolicitud de pago de tiempo extra del personal defarmacias y/o tienda de electrodomsticos.
Revisa solicitud de pago.
Procede solicitud?
No:
Informa que no procede la solicitud de pago alencargado farmacias y/o tienda de electrodomsticos.
Fin.
Si:
Elabora Solicitud de Trabajo Extraordinario en original ytres copias y anexa soportes de tiempo extra.
Turna memorndum y formato al Subdirector deComercializacin para su autorizacin.
Autoriza solicitud?
No:
Rechaza y devuelve.
Conecta con la actividad nmero 3.
Si:
Firma memorndum y devuelve con la relacin alDepartamento de Supervisin.
Recibe memorndum y relacin autorizados.
Turna y distribuye documentos de la siguiente manera:Original: Subdirector de Administracin.Copia 1: Departamento de Recursos HumanosCopia 2: Departamento de Supervisin.Copia 3: Minutario.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SUPERVISIN
SUB. DE COMERCIALIZACIN
39Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUPERVISION
SUB. DE COMERCIALIZACIN
REVISIN DE LAS SOLICITUDES DE TIEMPOS EXTRA.
SOPORTES DETIEMPO EXTRA
INICIO
RECIBESOLICITUD
PAGO DETIEMPOEXTRA
REVISASOLICITUD
SUBDIRECCION DE COMERCIALIZACION
JEFE DELDEPTO. DESUPERVISION
PAGO DETIEMPOEXTRA
PROCEDESOLICITUD?
NO
SI
INFORMA NOPROCEDENCIA
SOLICITUD DEPAGO
FIN
ELABORA YANEXA
0-3SOLICITUD DE
TRABAJOEXTRAORDINARIO
1
FORMATO
TURNA PARAAUTORIZACION 0-3
MEMORANDUM
SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION
AUTORIZASOLICITUD?
NO
SI
IRECHAZA YDEVUELVE
FIRMA YDEVUELVE
1
1
SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION
RELACION
0-3MEMORANDUM
DEPTO. DE SUPERVISION
40Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUPERVISION
SUB. DE COMERCIALIZACIN
REVISIN DE LAS SOLICITUDES DE TIEMPOS EXTRA.
3
2
1
RELACION
RECIBEAUTORIZADO
0-3MEMORANDUM
1
TURNA YDISTRIBUYE 0
MEMORANDUM
FIN
SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION
DEPTO. DERECURSOSHUMANOS
DEPTO. DESUPERVISION
MINUTARIO
DEPARTAMENTO DESUPERVISION
41Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPARTAMENTO
DE
COMPRAS
42Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
FINCAMIENTO DE PEDIDOS A PROVEEDORES DIRECTOS DE FARMACIA.
OBJETIVO:
ASIGNAR FORMALMENTE A LOS PROVEEDORES DIRECTOS Y MAYORISTASLOS PEDIDOS A FIN DE PROVEER DE MERCANCIA A LAS FARMACIAS.
NORMAS:
LAS COMPRAS DEBERAN REALIZARSE A PROVEEDORES QUE SEENCUENTREN REGISTRADOS EN EL CATALOGO AUTORIZADO.
LAS COMPRAS DIRECTAS LAS REALIZARA EL JEFE DELDEPARTAMENTO CON LA AUTORIZACION DEL SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION.
TODAS LAS COMPRAS SERAN A CREDITO CON EXCEPCION DEAQUELLAS CUYO MONTO NO AMERITE SU TRAMITE ANTE FINANZAS OPOR TRATARSE DE UN PROGRAMA ESPECIAL SU PAGO TENGA QUEEFECTUARSE DE CONTADO.
FRECUENCIA:
DIARIO.
Revis:DIRECTOR-GERENTE
Elabor:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIN
Autoriz:CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
43Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deCompras.
Subdirector deComercializacin.
Jefe del Departamento deCompras.
Almacn
1
2
3
4
5
5-A
6
7
8
9
9-A
Analiza las necesidades de mercanca.
Evala condiciones con los proveedores vigentes.
Elabora pedido: Original lo enva al proveedor. 1 copia al Almacn. 2 copia en archivo cronolgico y definitivo.
Turna al Subdirector de Comercializacin.
Analiza pedido.
Autoriz documento?
No:
Rechaza y devuelve documento.
Regresa a la actividad nmero 3.
Si:
Autoriza pedido y lo devuelve al Jefe del Departamentode Compras.
Entrega el pedido al proveedor.
Pasa el tiempo
Recibe del proveedor mercanca, factura y pedido.
Compara mercanca recibida contra factura y el pedido.
Existen diferencias?
Si:
Elabora nota de cargo por devolucin (original) y anexaa factura del proveedor.
Conecta con la actividad nmero 10.
No:
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIN
44Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deCompras.
Area de Costeo.
Almacn.
Farmacia Solicitante.
Departamento de Compras.
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
19-A
20
21
22
Sella y firma de recibido en la factura y pedido.
Ingresa al sistema control punto de venta la mercanca.
Turna selladas factura (original y una copia) y orden decompra (copia) al Jefe del Departamento de Compras.
Recibe documentacin.
Turna al Area de Costeo factura.
Revisa factura y se enva al Departamento de controlAdministrativo.
Recibe solicitudes de mercanca de las farmacias ysurte pedidos.
Reparte mercanca de acuerdo a las solicitudes decada farmacia mediante el formato de transferencias.
Pasa el tiempo.
Recibe mercanca y transferencia.
Verifica mercanca contra la transferencia.
Esta completo el pedido?
No:
Reporta al Almacn faltante de mercanca.
Regresa a la actividad nmero 16.
Si:
Sella y firma documentacin.
Turna al Departamento de Compras las transferencias.
Valida la informacin.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIN
45Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIN
FINCAMIENTO DE PEDIDO A PROVEEDORES DIRECTOS DE FARMACIAS.
2PEDIDO DE
MERCANCIA
1PEDIDO DE
MERCANCIA
INICIO
ANALIZANECESIDADES
DEMERCANCIAS
EVALUACONDICIONES
CONPROVEEDORES
VIGENTES
ELABORA YENVIA
OPEDIDO DE
MERCANCIA
AUTORIZODOCUMENTO?
RECHAZA YDEVUELVE
PEDIDO DEMERCANCIA
AUTORIZA YDEVUELVE
PEDIDO DEMERCANCIA
ENTREGA
1
NO
SI
JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
PROVEEDOR
C
PROVEEDOR
ALMACEN
TURNA
1
SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION
ANALIZA PEDIDO DEMERCANCIASUBDIRECTOR DE
COMERCIALIZACION
1
JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
PEDIDO DEMERCANCIA
JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
46Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIN
FINCAMIENTO DE PEDIDO A PROVEEDORES DIRECTOS DE FARMACIAS.
C-1ORDEN DE
COMPRA
PEDIDO DEMERCANCIA
FACTURA
PEDIDO DEMERCANCIA
1
RECIBEMERCANCIASOLICITADA
FACTURA
FIRMA YSELLA DERECIBIDO
RECIBE
2
PROVEEDOR
ALMACEN
PEDIDO DEMERCANCIA
COMPARAMERCANCIA
CONTRA
FACTURA
EXISTENDIFERENCIAS?
ELABORA YANEXA A
ONOTA DE CARGO
POR DEVOLUCION
NO
SI
PROVEEDORFACTURA
INGRESA ALSISTEMA
CONTROL PUNTODE VENTA
TURNASELLADAS
JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
O-1
FACTURA
C-1ORDEN DE
COMPRA
O-1
FACTURAJEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
47Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIN
FINCAMIENTO DE PEDIDO A PROVEEDORES DIRECTOS DE FARMACIAS.
2
RECIBE YSURTEPEDIDO SOLICITUD DE
MERCANCIA
REPARTEMERCANCIAMEDIANTE
3
FORMATO DETRANSFERENCIAS
ALMACEN
TURNA FACTURA
AREA DECOSTEO
REVISA YENVIA
AREA DECOSTEO FACTURA
DEPTO. DE CONTROLADMINIST RATIVO
FARMACIAS
1
RECIBEMERCANCIA TRANSFERENCIA
FARMACIASOLICITANT E
VERIFICAMERCANCIA
CONTRA TRANSFERENCIA
ESTACOMPLETOEL PEDIDO?
NO
SI
REPORTAFALTANTE
DEMERCANCIAS
1
ALMACEN
48Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIN
FINCAMIENTO DE PEDIDO A PROVEEDORES DIRECTOS DE FARMACIAS.
TURNA
VALIDAINFORMACION
3
SELLA YFIRMA TRANSFERENCIAS
TRANSFERENCIAS
DEPARTAMENTODE COMPRAS
DEPARTAMENTODE COMPRAS
FIN
49Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
FINCAMIENTO DE PEDIDOS A PROVEEDORES DE TIENDA DEELECTRODOMSTICOS.
OBJETIVO:
ABASTECER DE MERCANCIA A LAS TIENDAS DE ELECTRODOMSTICOS.
NORMAS:
EXISTEN DOS TIPOS DE PROVEEDORES:AUTORIZADOS.-AQUELLOS CUYA COMPRA NO EXCEDA LO
ESTABLECIDO POR LA LEY DE ADQUISICIONES.DE CONTRATO.-AQUELLOS CON LOS QUE EXISTE UN CONTRATO DE
DISTRIBUCION.
LOS PEDIDOS DEBERN CONTAR CON LA FIRMA DEL ENCARGADO DETIENDA Y DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
CUANDO LA FACTUARA Y EL PEDIDO NO COINCIDAN, EL PROVEEDORDEBERA PROPORCIONAR UNA NOTA DE CREDITO AL MOMENTO DEREALIZAR EL COBRO.
FRECUENCIA:
DIARIA.
Revis:DIRECTOR-GERENTE
Elabor:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIN
Autoriz:CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
50Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Encargado de Tienda.
Jefe del departamento deCompras.
Encargado de Tienda.
1
2
3
3-A
4
5
6
7
8
9
Analiza niveles de existencia y/o faltantes demercanca.
Accesa al sistema de control de venta, captura,imprime pedido (original y dos copias) y lo turna alJefe del Departamento de Compras
Analiza pedido y verifica importe total.
Es correcto pedido?
No:
Modifica pedido y lo devuelve al encargado detienda.
Regresa a la actividad nmero 2.
Si:
Autoriza pedido y lo devuelve al encargado de tienda.
Recibe pedido autorizado y lo distribuye de lasiguiente manera: Original lo enva al proveedor. 1 copia al Jefe del Departamento de Compras. 2 copia tienda.
Pasa el tiempo.
Llegada la mercanca.
Recibe del proveedor el mercanca, factura y pedido.
Confronta mercanca y factura contra pedido enoriginal y 2 copia.
Sella de recibido la factura, pedido en original delproveedor y la 2 copia del pedido.
Turna al Jefe de Departamento de Compras lafactura y el pedido en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIN
51Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIN
FINCAMIENTO DE PEDIDO A PROVEEDORES DE TDAS. DE ELECTRODOMSTICOS.
O
PEDIDO
2
PEDIDO
1
PEDIDO
INICIO
ANALIZANIVELES DE
EXISTENCIA YFALTANTES DE
MERCANCIA
ANALIZA YVERIFICAIMPORTE
O-2
PEDIDO
SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION
ENCARGADODE TIENDA
ESTACORRECTOEL PEDIDO?
SI
NOMODIFICA YDEVUELVE
1
1
ACCESA AL SISTEMACONTROL PUNTO DE
VENT, CAPTURA,IMPRIME Y TURNA
JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
O-2
PEDIDO
1
O-2
PEDIDO
AUTORIZA YDEVUELVE
O-2
PEDIDO
ENCARGADODE TIENDA
DISTRIBUYE
O
PEDIDO
PROVEEDOR
JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
TIENDA
RECIBEMERCANCIA O
FACTURA
PROVEEDOR
/LLEGADA LA FECHA/
52Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIN
FINCAMIENTO DE PEDIDO A PROVEEDORES DE TDAS. DE ELECTRODOMSTICOS.
1
C-2
PEDIDO
0
PEDIDO
CONFRONTAMERCANCIA
O
FACTURA
C-2
PEDIDO
0
PEDIDO
SELLA DERECIBIDO
O
FACTURA
0
PEDIDO
TURNA
O
FACTURA
FIN
JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
53Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
VERIFICACIN DE LA DOCUMENTACION DE COMPRAS.
OBJETIVO:
REVISAR, CORREGIR Y ASESORAR EN EL ENVIO DE LA DOCUMENTACIN,AS COMO EN LA CAPTURA DE FACTURAS, NOTAS DE CARGO,DEVOLUCIONES, TRANSFERENCIAS EN LAS FARMACIAS Y TIENDAS DEELECTRODOMESTICOS.
NORMAS:
LA REVISIN DE DOCUMENTACIN INICIA SER AL PRINCIPIO DE MES YSE REALIZA DE MANERA DIARIA.
A FIN DE MES SE DEBERA ENTREGAR LA DOCUMENTACIN ALDEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PARA SU REGISTROCORRESPONDIENTE.
FRECUENCIA:
DIARIO.
Revis:DIRECTOR-GERENTE
Elabor:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIN
Autoriz:CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
54Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de Compras. 1
2
2-A
3
3-A
4
Recibe de farmacias y/o tienda de electrodomsticosfacturas de compra, notas de cargo por devolucin ytransferencias, con sus respectivos soportes.
Revisa que la informacin est completa ydebidamente respaldada.
Est completa la documentacin?
No:
Devuelve a la farmacia o tienda la documentacinincompleta.
Regresa a la actividad nmero 1
Si:
Revisa que los documentos hayan ingresado alsistema control punto de venta de manera correcta.
Estn correctos los documentos?
No:
Realiza las correcciones necesarias en el sistema.
Conecta con la actividad nmero 4.
Si:
Firma de revisado, obtiene fotocopias para su archivode manera alfabtica y definitiva y turna alDepartamento de Control Administrativo losdocumentos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIN
55Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIN
VERIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN DE COMPRAS.
FACTURAS
NOTAS DECARGO
TRANSFE-RENCIAS
JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
INICIO
RECIBE
REVISAINFORMACION
YREQUISITOS
ESTACORRECTA LA
DOCUMENTACION?DEVUELVE
1
SEPARA Y CAPTURA ENSISTEMA FARMACIAS Y
TIENDAS DEELECTRODMESTICOS 2004
1
FACTURAS
NOTAS DECARGO
TRANSFE-RENCIAS
NO
SIFACTURAS
NOTAS DECARGO
TRANSFE-RENCIAS
1
56Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIN
VERIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN DE COMPRAS.
1
ESTANCO RRECTO S?
REALIZACORRECCIONES
FIRM A,OBTIENE
FOTOCOPIASY TURNA
FIN
A
DEPTO . DE CO NTRO L ADM VO .
2
2
57Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
PLANEACIN Y EJECUCIN DE LA TOMA FSICA DE EXISTENCIAS DEMERCANCA.
OBJETIVO:
PLANEAR, COORDINAR Y LEVANTAR LOS INVENTARIOS DE MERCANCA ENLAS FARMACIAS Y TIENDAS DE ELECTRODOMSTICOS.
NORMAS:
LA PLANEACIN SE REALIZAR TREINTA DAS ANTES DE LA TOMAFSICA DE INVENTARIOS.
EL CALENDARIO DEBER CONTAR CON LA AUTORIZACIN DELDIRECTOR-GERENTE.
FRECUENCIA:
SEMESTRAL.
Revis:DIRECTOR-GERENTE
Elabor:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIN
Autoriz:CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
58Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Subdirector deComercializacin y Jefe delDepartamento de Compras.
Director-Gerente
Subdirector deComercializacin
Jefe del Departamento deCompras
1
2
3
3-A
4
5
6
6-A
7
7-A
Elaboran borrador del calendario de Inventarios,estableciendo fechas para trabajos de preinventario ytoma fsica.
Turna al Director-Gerente solicitando su autorizacin.
Analiza calendario.
Est de acuerdo con las fechas?
No:
Replantea fechas.
Regresa a la actividad nmero 1.
Si:
Formalizan el calendario y lo entrega al Jefe delDepartamento de Compras.
Organiza trabajo a realizar.
Revisa el acomodo de mercanca de acuerdo a loslistados obtenidos por el sistema control punto deventa.
Est acomodada la mercanca?
No:
Da instrucciones para su reacomodo.
Conecta con la actividad nmero 7.
Si:
Verifica que cada artculo cuente con su cdigo debarras y que se encuentre visible.
Est visible?
No:
Corrige posicin del producto.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIN
59Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
8
9
10
11
Conecta con la actividad nmero 8.
Si:
Divide la farmacia en zonas para facilitar la toma deinventarios.
Supervisa limpieza de anaqueles y de los artculos.
Pasa el tiempo.
Llegada la fecha del inventario.
Realizan inventario de acuerdo al manual vigente.
Al trmino del inventario.
Levanta acta de inventario, turna al Subdirector deComercializacin e informa resultados.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIN
60Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIN
PLANEACIN Y EJECUCIN DE LA TOMA FSICA DE EXISTENCIA DE MERCANCA.
INICIO
ELABORAN
CALENDARIODE
INVENTARIOS
SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACIONY JEFE DEL DEPTO.
DE COMPRAS
TURNA
CALENDARIODE
INVENTARIOS
ANALIZA
CALENDARIODE
INVENTARIOS
1
ESTA DEACUERDO EN
FECHAS?
1
SI
NOREPLANTEA
FECHAS
1
DIRECTOR-GERENTE
DIRECTOR-GERENTE
CALENDARIODE
INVENTARIOS
FORMALIZANY ENTREGA
CALENDARIODE
INVENTARIOSSUBDIRECTOR DE
COMERCIALIZACION
JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
ORGANIZATRABAJO
JEFE DEL DEPTO.DE COMPRAS
REVISAACOMODO
DEMERCANCIAS
LISTADO DEMERCANCIA
61Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIN
PLANEACIN Y EJECUCIN DE LA TOMA FSICA DE EXISTENCIA DE MERCANCA.
1
VERIFICA QUE CADAARTICULO CUENTE
CON CODIGO DEBARRAS Y SEA
VISIBLE
LEVANTA ACTA,TURNA EINFORMA
RESULTADOS
SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION
FIN
ESTAACOMODADA
LAMERCANCIA?
SI
NO INSTRUYEPARA SU
REACOMODO
ESTAVISIBLE?
SI
NOCORRIGEPOSICION
ZONIFICAFARMACIA
SUPERVISALIMPIEZA DE
ANAQUELES YARTICULOS
/ LLEGADA LA FECHA /
REALIZANINVENTARIO
DEACUERDO
MANUAL DEINVENTARIO
/ AL TERMINO DEL INVENTARIO /
62Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
MERMAS POR CADUCIDAD EN FARMACIA.
OBJETIVO:
DELIMITAR EL IMPORTE MXIMO PERMITIDO PARA MERMAS PORCADUCIDAD.
NORMAS:
SOLO SE REGISTRARAN MERMAS POR CADUCIDAD DOS VECES ALAO, EN LOS MESES DE MAYO Y NOVIEMBRE, O CUANDO LADIRECCION-GERENCIA LO DETERMINE.
SE DEBER CAPTURAR LA BAJA DEL SISTEMA CONTROL PUNTO DEVENTA BAJO EL CONCEPTO MERMAS POR CADUCIDAD.
LOS ARTCULOS DADOS DE BAJA POR CADUCIDAD SE LES DEBERELABORAR UNA ACTA ADMINISTRATIVA QUE CONTENDR LAS FIRMASDEL RESPONSABLE DEL INVENTARIO, LA ENCARGADA DE LAFARMACIA, EL REPRESENTANTE DE LA UNIDAD JURDICA Y DELTESTIGO DESIGNADO.
EL IMPORTE MAXIMO DE LAS MERMAS POR CADUCIDAD SER EL QUEESTABLEZCA EL MANUAL DE POLTICAS DEL DEPTO. DE COMPRAS.
FRECUENCIA:
SEMESTRAL.
Revis:DIRECTOR-GERENTE
Elabor:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIN
Autoriz:CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
63Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de Compras. 1
1-A
1-B
2
3
Determina el importe de la mercanca caducada y
verifica con el Departamento de Control
Administrativo que no exceda del monto mximo
autorizado.
Est dentro del rango?
No:
Cobra la diferencia con respecto al monto autorizado ala encargada de la farmacia va caja, o si el importe loamerita, solicita la intervencin de la Unidad Jurdica.
Conecta con el procedimiento:Levantamiento de Actas Administrativas.
Recibe de la Unidad Jurdica el acta administrativa,
Contina con la actividad nmero 2.
Si:
Captura baja de mercanca caducada en el Sistema deControl Punto de Venta.
Reporta mediante oficio al Departamento deContabilidad para los registros procedentes, anexandode ser el caso copia del acta administrativa.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACINN
64Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIN
MERMAS POR CADUCIDAD EN FARMACIA.
INICIO
DETERMINAIMPORTE Y
VERIFICA VSMONTO
RECIBE
COBRADIFERENCIA
O TURNA
ESTADENTRO
DELRANGO?
REPORTA
FIN
UNIDAD JURDICA
ACTAADMVA.
CAPTURA BAJA DEMERCANCACADUCADA
ACTAADMVA.
OFICIO.
DEPTO. DE CONTABILIDAD
ENCARGADA/
No
Si
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
CONECTA CON ELPROCEDIMIENTO:
LEVANTAMIENTO DEACTAS ADMVAS.
UNIDAD JURDICA
CAPTURA ENBASE DEDATOS
65Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
ELABORACION DEL PRESUPUESTO ANUAL DE VENTAS.
OBJETIVO:
FIJAR ESTANDARES DE VENTA POR FARMACIA Y TIENDA DEELECTRODOMSTICOS PARA EL AO SIGUIENTE.
NORMAS:
EL PRESUPUESTO DEBERA ELABORARSE EN EL MES DE NOVIEMBRE.
EL PRESUPUESTO DEBERA CONTAR CON LA FIRMA DE AUTORIZACIONDEL DIRECTORGERENTE.
FRECUENCIA:
ANUAL.
Revis:DIRECTOR-GERENTE
Elabor:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIN
Autoriz:CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
66Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deCompras.
Subdirector deComercializacin y Jefe del
Departamento de Compras.Director-Gerente.
Subdirector deComercializacin.
Jefe del Departamento deCompras.
1
2
3
4
5
5-A
6
7
8
9
Analiza con el Subdirector de Comercializacin lasventas mensuales del ao por farmacia y tienda deelectrodomsticos.
Analizan diferentes factores: econmicos, sociales y demercado.
Establecen mrgenes, estndares y porcentajes decrecimiento y/o decremento por farmacia y tienda deelectrodomsticos.
Elaboran documento preliminar y lo presentan alDirector-Gerente.
Analiza presupuesto preliminar.
Autoriz documento?
No:
Rechaza y devuelve documento.
Regresa a la actividad nmero 4.
Si:
Autoriza y devuelve documento al Subdirector decomercializacin.
Recibe documento autorizado e informa al Jefe delDepartamento de Compras que elabore presupuestoautorizado.
Emite presupuesto anual.
Recaba del Director-Gerente y del Subdirector deComercializacin firmas de aprobacin del presupuestoanual de ventas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIN
67Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIN
ELABORACIN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE VENTAS.
INICIO
ANALIZACONJUNTAMENTE
ANALIZAFACTORES
ESTABLECEMARGENES,
ESTANDEARESY
PORCENTAJES
ELABORA YPRESENTAN
ANALIZA
VENTASMENSUALES
POR TIENDA DEELECTROD
VENTASMENSUALES
PORFARMACIA
PRELIMINAR
PRELIMINAR
SEAUTORIZO?
DEVUELVEPARA
CORRECCION
1
PRELIMINAR
JEFE DEL DEPTO. COMPRAS SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIONJEFE DEL DEPTO. COMPRAS DIRECTOR-GERENTE
1
1
FARMACIAS
TIENDAS DE ELECTRODOMESTICOS
DIRECTOR-GERENTE
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION
NO
SI
68Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIN
ELABORACIN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE VENTAS.
AUTORIZA YDEVUELVE
1
RECIBE EINFORMA
ELABORACION
EMITE
RECABAFIRMAS
FIN
PRELIMINAR
PRELIMINAR
PRESUPUESTOANUAL DEVENTAS
PRESUPUESTOANUAL DEVENTAS
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION
JEFE DEL DEPTO. COMPRAS
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIONDIRECTOR-GERENTE
JEFE DEL DEPTO. COMPRAS
69Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
ELABORACION DEL PRESUPUESTO ANUAL DE COMPRAS.
OBJETIVO:
FIJAR ESTANDARES DE COMPRA POR FARMACIA Y TIENDA DEELECTRODOMESTICOS PARA EL AO SIGUIENTE.
NORMAS:
EL PRESUPUESTO DEBERA ELABORARSE EN EL MES DE NOVIEMBRE.
EL PRESUPUESTO DEBERA CONTAR CON LA FIRMA DE AUTORIZACIONDEL DIRECTOR GERENTE.
FRECUENCIA:
ANUAL.
Revis:DIRECTOR-GERENTE
Elabor:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIN
Autoriz:CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
70Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deCompras.
Subdirector deComercializacin y Jefe delDepartamento de Compras.
Director-Gerente.
Subdirector deComercializacin.
Jefe del Departamento deCompras.
1
2
3
4
5
5-A
6
7
8
9
Analiza con el Subdirector de Comercializacin,compras mensuales por farmacia y/o tienda deelectrodomsticos.
Analizan las ventas del ejercicio anterior alpresupuestado y las ventas presupuestadas para elejercicio.
Analizan la relacin ventas-costo de ventas de acuerdoa los mrgenes que marquen los estados financierospor farmacia y/o tienda de electrodomsticos.
Elaboran documento preliminar y lo presentan alDirector-Gerente.
Analiza presupuesto preliminar.
Autoriz documento?
No:
Rechaza y devuelve documento.
Regresa a la actividad nmero 4.
Si:
Autoriza y devuelve documento al Subdirector decomercializacin.
Recibe documento autorizado e informa al Jefe delDepartamento de Compras que elabore presupuestoautorizado.
Emite presupuesto anual.
Recaba del Director-Gerente y del Subdirector deComercializacin firmas de aprobacin del presupuestoanual de compras.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACINN
71Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIN
ELABORACIN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE COMPRAS.
INICIO
ANALIZACONJUNTAMENTE
ANALIZAN
ANALIZANRELACION
VENTAS/COSTODE VENTAS
ELABORA YPRESENTAN
ANALIZA
COMPRASMENSUALESPOR TIENDA
DE ELECTROD
COMPRASMENSUALES
PORFARMACIA
PRELIMINAR
PRELIMINAR
AUTORIZODOCTO?
1
PRELIMINAR
JEFE DEL DEPTO. COMPRAS SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIONJEFE DEL DEPTO. COMPRAS DIRECTOR-GERENTE
1
DIRECTOR-GERENTE
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION
VENTASPRESUPUESTADAS
PARA ELEJERCICIO
VENTASEJERCICIOANTERIOR
ESTADOSFINANCIEROS
POR TIENDADE ELECTROD
ESTADOSFINANCIEROS
PORFARMACIA
NO
SI
RECHAZA YDEVUELVE
72Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
COMPRAS
SUB. DE COMERCIALIZACIN
ELABORACIN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE COMPRAS.
AUTORIZA YDEVUELVE
1
RECIBE EINFORMA
ELABORACION
EMITE
RECABAFIRMAS
FIN
PRELIMINAR
PRELIMINAR
PRESUPUESTOANUAL DECOMPRAS
PRESUPUESTOANUAL DECOMPRAS
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION
JEFE DEL DEPTO. COMPRAS
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIONDIRECTOR-GERENTE
JEFE DEL DEPTO. COMPRAS
73Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPARTAMENTO
DE
CONTROL ADMINISTRATIVO
74Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
RECUPERACIN DE LA VENTA A CRDITO A DERECHOHABIENTES.
OBJETIVO:
RECUPERAR A TRAVS DE LAS OFICINAS RETENEDORES LOS ABONOSQUE PARCIALMENTE LOS DERECHOHABIENTES ESTAN EFECTUANDO ACUENTA DE SU ADEUDO.
NORMAS:
LA RECUPERACIN DE LOS CRDITOS POR VENTA DE MERCANCA SEREGIRN DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL CONTRATO DECOMPRA-VENTA DE TRACTO SUCESIVO.
FRECUENCIA:
QUINCENAL.
Revis:DIRECTOR-GERENTE
Elabor:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIN
Autoriz:CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
75Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Secretaria.
Jefe del Departamento deControl Administrativo.
1
2
3
3-A
4
4-A
5
6
7
8
Recibe del encargado de farmacia o tienda: Corte de caja de cada turno. Relacin de pagars (original). Pagars (original). Requisitos documentales del derechohabiente (copia de
la credencial de afiliacin, ltimo taln de cheque, en sucaso, credencial de elector del mensajero).
Sella y turna documentos al Jefe del Departamento deControl Administrativo.
Valida y confronta el total de los pagars contra los cortesde caja y relacin de pagars.
Es el mismo importe?
No:
Realiza correccin.
Regresa a la actividad nmero 1.
Si:
Verifica los requisitos documentales del derechohabiente.
Estn completos?
No:
Solicita a la farmacia o tienda documento faltante.
Regresa a la actividad nmero 4.
Si:
Turna al Departamento de Contabilidad el corte de caja.
Concentra pagars de cada farmacia o tienda deelectrodomsticos por Oficina Retenedora.
Accesa al sistema base de datos, captura pagars y calculadescuento quincenal por derechohabiente.
Mantiene los expedientes por derechohabiente (pagars,copia de credencial de afiliacin, ltimo taln de cheque, ensu caso, credencial de elector del mensajero) en archivoalfabtico y definitivo y turna al Jefe de Oficina deCobranzas.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACIN
76Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Espera fecha lmite.
Jefe de Oficina de Cobranzas.
Departamento de PrestacionesSociales.
Subdireccin de Finanzas.
Departamento de Caja.
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
Enva cobranza a las Oficinas Retenedoras.
Pasa el tiempo.
Llegada la fecha.
Emite listado de cobranza (en dos tantos) por Oficina Retenedora aaplicar a los derechohabientes que tienen adeudo al SSTEEV porconcepto de compra a crdito.
Valida listado conforme a los saldos acumulados y determinaimporte de la cobranza a aplicar.
Respalda en medio magntico (disket) la informacin obtenida.
Enva cobranza a travs de medio electrnico a las OficinasRetenedoras y listado de los descuentos a aplicar a losderechohabientes.
Pasa el tiempo.
Recibe de las Oficinas Retenedoras el reporte de los descuentosaplicados a los derechohabientes.
Elabora recibos que sern presentados a la Oficina Retenedorapara cobro.
Recaba las siguientes firmas para la autorizacin de los recibos:Director- Gerente.Subdirector de Finanzas.
Enva recibos de cobro a la Oficina Retenedora para pago alSSTEEV.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Oficina Retenedora cheque de cobros realizados a losderechohabientes.
Solicita al Jefe de Oficina de Cobranzas confirme importe de losdescuentos aplicados por concepto a ventas a crdito aderechohabientes.
Turna al Departamento de Caja cheque para su depsito.
Recibe cheque y elabora ficha de depsito:Original- Banco.1 Copia- Depto. de Contabilidad.2 Copia- Depto. de Caja.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACIN
77Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de PrestacionesSociales.
Jefe de Oficina de Cobranzas.
22
23
24
25
26
27
28
29
29-A
30
Realiza depsito, turna (1 copia) al Departamento de Contabilidady mantiene (2 copia) de manera cronolgica y definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe a travs de medio electrnico de la Oficina Retenedora ellistado de descuentos aplicados a derechohabientes por ventas acrdito y turna al Jefe de Oficina de Cobranzas la informacinrecibida.
Concentra de las Oficinas Retenedoras la siguiente informacin: Descuentos normales aplicados. Reintegros por descuentos indebidos. Cheques cancelados. Descuentos en nminas especiales.
Recibe del Departamento Jurdico reporte de recuperacin desaldos.
Recibe del Departamento de Caja reporte de pagos directos enventanilla y reintegros por descuentos indebidos (en caso depresentarse estas situaciones) y anexa reporte a ladocumentacin.
Captura en el sistema base de datos la informacin concentradapor derechohabiente, actualiza saldos y analiza saldos acumuladosal final del mes.
Elabora reporte de descuentos no aplicados por OficinasRetenedoras.
Conecta con el procedimiento:CONCILIACION DE DESCUENTOS NO APLICADOS POR LASOFICINAS RETENEDORAS.
Concilia saldos acumulados por Oficina Retenedora con el saldodel balance que presenta el Departamento de Contabilidad.
Existen diferencias?
Si:
Aclara y corrige con el Departamento de Contabilidad.
Conecta con la actividad nmero 38.
No:
Elabora relacin de cuentas incobrables y turna al DepartamentoJurdico para su cobro.FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:ATENCIN DE JUICIOS Y/O PROCEDIMIENTOSADMINISTRATIVOS.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACIN
78Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIN
RECUPERACIN DE LA VENTA A CRDITO A DERECHOHABIENTES.
*REQUISITOSDOCUMENTALES
DEL
DERECHOHABIENTE
*REQUISITOSDOCUMENTALES
DEL
DERECHOHABIENTE
RELACIONDE
PAQUETES
CORTESDE CAJA
0PAGARES
INICIO
SECRETARIARECIBE
ENCARGADO DE FARMACIA Y/O TIENDA
0RELACION DE
PAGARES
CORTE DE CAJADE CADA
TURNO
SELLA YTURNA
DEPTO. DE CONTROL ADMINISTRATIVO
PAGARES
RELACIONDE
PAGARES
VALIDA YCONFRONTA
DEPARTAMENTO DECONTROLADMINISTRATIVO
1
PAGARES
ES ELMISMO
IMPORTE?
NO
CORRIGE1
VERIFICA
SI
DERECHOHABIENTE* REQUISITOS DOCUMENTALES
1
2
CORTE DECAJA
CREDENCIAL DE ELECTORMENSAJERO
ULTIMOTALON DE
CHEQUE
CCREDENCIAL DE
AFILIACION
79Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIN
RECUPERACIN DE LA VENTA A CRDITO A DERECHOHABIENTES.
1
ESTANCOMPLETOS?
NO
SI
SOLICITAFALTANTE
DOCUMENTO
2FARMACIA O TIENDA
DEELECTRODOMESTICOS
TURNA CORTEDE CAJA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
CONCENTRA
PAGARES
POR OFICINA RETENEDORAS
CAPTURA EN SISTEMABASE DE DATOS PAGARES
CALCULADESCUENTOQUINCENAL
DERECHOHABIENTE
IMPRIME DELSISTEMABASE DEDATOS
0REPORTEDIARIO DEPAGARES
2
POR FARMACIA O TIENDA DEELECTRODOMESTICOS
80Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIN
RECUPERACIN DE LA VENTA A CRDITO A DERECHOHABIENTES.
CLISTADO DECOBRANZA
2
MANTIENEEXPEDIENTES
ESPERAFECHA LIMITEPARA ENVIAR COBRANZA
OFICINAS RETENEDORAS
/LLEGADA LA FECHA/
EMITE PORCONCEPTO
DE COMPRAA CREDITO
0-1LISTADO DE
COBRANZA POROFICINA
RETENEDORA
VALIDA CONFORME ASALDOS
ACUMULADOSY DETERMINA EL
IMPORTE A COBRAR
0-1LISTADO DECOBRANZA
RESPALDAINFORMACION
OBTENIDA
TURNA YCONSERVA
COPIA
DEPARTAMENTO DEPRESTACIONES SOCIALES
3
LISTADO DEDESCUENTOS
POR DERECHOHABIENTES
A
DEPARTAMENTO DECONTROL ADMVO.
81Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIN
RECUPERACIN DE LA VENTA A CRDITO A DERECHOHABIENTES.
3
DEPARTAMENTO DEPRESTACIONES SOCIALES ENVIAN
OFICINAS RETENEDORAS
LISTADO DEDESCUENTOS
RECIBE
OFICINAS RETENEDORAS
REPORTEDE
DESCUENTOS
TURNA
DEPTO. CONTROL ADMVO.
IMPORTEDE
DESCUENTOS
ELABORA RECIBOS
RECABA FIRMASPARA
AUTORIZACION
*DIRECTOR - GERENTE*SUBDIRECTOR DE FINANZAS
ENVIANCOBROS RECIBOS
OFICINA RETENEDORA
4
82Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIN
RECUPERACIN DE LA VENTA A CRDITO A DERECHOHABIENTES.
C-2DEPOSITO
4
RECIBECOBROS CHEQUE
OFICINA RETENEDORASUBDIRECCION DE FINANZAS
SOLICITACONFIRMACION IMPORTE DE
DESCUENTOS
DEPTO. DE CONTROLADMINISTRATIVO
TURNA PARADEPOSITO CHEQUE
DEPARTAMENTODE CAJA
ELABORA
0 - 2FICHA DE
DEPOSITO
DEPARTAMENTO DE CAJA*ORIGINAL -BANCO* 1 COPIA - DEPTO. DE CONTABILIDAD*2 COPIA -DEPTO. DE CAJA
REALIZATURNA YMANTIENE
DEPTO. DE CONTABILIDAD
C-1DEPOSITO
DEPARTAMENTO DEPRESTACIONES SOCIALES RECIBE
OFICINAS RETENEDORAS
LISTADO DEDESCUENTOS
APLICADOS
5
C
83Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIN
RECUPERACIN DE LA VENTA A CRDITO A DERECHOHABIENTES.
REINTEGROSPOR
DESCUENTOSINDEBIDOS
DESCUENTOSEN NOMINASESPECIALES
CHEQUESCANCELADOS
REINTEGROSPOR
DESCUENTOSINDEBIDOS
5
TURNALISTADO DE
DESCUENTOSAPLICADOS
DEPTO. DE CONTROLADMINISTRATIVO
CONCENTRADESCUENTOS
NORMALESAPLICADOS
POR OFICINAS RETENEDORASDEPARTAMENTO DECONTROL ADMINISTRATIVO
RECIBEREPORTE DE
RECUPERACIONDE SALDOS
DEPTO. JURIDICO
RECIBEREPORTE DE
RECUPERACIONDE PAGOSDIRECTOS
DEPTO. DE CAJA
ANEXAREPORTE
DEDESCUENTOS
CAPTURA ENSISTEMA DE BASE
DE DATOSINFORMACION
ACTUALIZA
3
SALDOSACUMULADOS
ANALIZA AFIN DE MES
SALDOSACUMULADOS
6
84Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIN
RECUPERACIN DE LA VENTA A CRDITO A DERECHOHABIENTES.
SALDOSDE
BALANCE
6
SALDOSACUMULADOS
CONCILIA
DEPARTAMENTO DECONTABILIDAD
EXISTENDIFERENCIAS?
SI
NO
ACLARA YCORRIGE
3
DEPTO. DECONTABILIDAD
ELABORA YTURNA PARA
SU COBRO
DEPARTAMENTO JURIDICORELACION DE
CUENTASINCOBRABLES
FIN
ELABORAPOR OFICINA RETENEDORA
REPORTE DEDESCTOS. NO
APLICADOS
CONCILIACION DE DESCUENTOS NOAPLICADOS POR OFICINAS
RETENEDORAS
3
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:ATENCIN DE JUICIOS Y/O
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
85Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CONTROL DIARIO DE MERCANCIAS EN EXISTENCIA EN FARMACIA.
OBJETIVO:
CONTROLAR LAS OPERACIONES DIARIAS QUE SE GENERAN EN LASFARMACIAS Y EN EL ALMACEN, CON LA FINALIDAD DE CRUZAR Y VALIDARLA INFORMACION CON EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
NORMAS:
LA ELABORACION DEL DIARIO DE EXISTENCIA DEBERA ENTREGARSE AMAS TARDAR LOS PRIMEROS 10 DIAS HABILES CADA MES.
EL RESULTADO DE LA VALIDACION CON EL DEPARTAMENTO DECONTABILIDAD DEBERA ENTREGARSE MAXIMO LOS PRIMEROS 12 DIASHABILES DE CADA MES.
FRECUENCIA:
MENSUAL.
Revis:DIRECTOR-GERENTE
Elabor:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIN
Autoriz:CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
86Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de ControlAdministrativo.
Jefe del Departamento deControl Administrativo.
1
2
3
4
5
6
6-A
7
Recibe del Departamento de Compras la siguientedocumentacin:a) Resumen mensual de compras.b) Resumen mensual de devoluciones.c) Resumen mensual de transferencias enviadas y
recibidas.d) Nota de cargo por devolucin, por concepto de
castigos por mermas.e) Aviso de baja por medicamentos caducados.
Recibe de las farmacias los paquetes mensuales porcambio de lnea por pastillero.
Elabora y turna al Departamento de Contabilidadrelacin en dos tantos de cada documento recibido.
Accesa al sistema de base de datos y calcula diario deexistencia de mercancas.
Recibe del Departamento de Contabilidad los diarios deexistencia.
Confronta con el Departamento de Contabilidadexistencias de mercancas.
Existen diferencias?
Si:
Devuelve para correccin.
Regresa a la actividad nmero 5.
No:
Reporta al Subdirector de Comercializacin y al Jefedel Departamento de Contabilidad los resultados.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACIN
87Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIN
CONTROL DIARIO DE MERCANCAS EN EXISTENCIA EN FARMACIAS.
AVISO DEBAJA
NOTAS DECARGO POR
DEVOLUCION
MENSUAL DETRANSFERENCIAS
ENVIADAS YRECIBIDAS
RESUMENMENSUAL DE
DEVOLUCIONES
RECIBE
CONFRONTAEXISTENCIAS
DEMERCANCIAS
RECIBE
ELABORAY
TURNA
RECIBEPOR CAMBIO
DE LINEA PORPASTILLERO
INICIO
RESUMENMENSUAL DE
COMPRAS
DEPTO. DE CONTROLADMINISTRATIVO
FARMACIAS
PAQUETEMENSUAL
DIARIO DEEXISTENCIAS
DEMERCANCIAS
DEPTO. DE COMPRAS
RELACION
DEPTO. DE CONTABILIDAD
ACCESA ALSISTEMA
Y CALCULA
DIARIO DEEXISTENCIAS
DEMERCANCIAS
DEPTO. DE CONTABILIDADJEFE DEL DEPTO. DECONTROL ADMVO.
1
DEPTO. DE CONTABILIDAD
1
88Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIN
CONTROL DIARIO DE MERCANCAS EN EXISTENCIA EN FARMACIAS.
1
EXISTENDIFERENCIAS?
DEVUELVEPARA
CORRECCION
REPORTARESULTADOS
FIN
SI
NO
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION
JEFE DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD
1
89Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE SALDOS A PROVEEDORES.
OBJETIVO:
MANTENER EL CONTROL DE LOS SALDOS A PROVEEDORES DE FARMACIAY TIENDA DE ELECTRODOMESTICOS.
NORMAS:
EL CALCULO DEL SALDO A PROVEEDORES Y EL RESULTADO DELCRUCE DE INFORMACION CON CONTABILIDAD, DEBERA ENTREGARSELOS PRIMEROS 15 DIAS HABILES DESPUES DEL CIERRE CONTABLE.
FRECUENCIA:
MENSUAL.
Revis:DIRECTOR-GERENTE
Elabor:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIN
Autoriz:CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
90Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de ControlAdministrativo.
1
1-A
2
3
4
5
6
7
8
Recibe del Departamento de Compras la siguientedocumentacin:a) Factura.b) Diario de compra.c) Nota de cargo por devolucin.d) Nota de crdito.
Falta algn documento?
Si:
Solicita documento faltante.
Regresa a la actividad nmero 1.
No:
Captura la informacin en el sistema base de datos.
Elabora relacin de facturas.
Turna a la Subdireccin de Finanzas la siguientedocumentacin: Relacin de pago a proveedores. Factura. Diario de compra. Nota de cargo por devolucin. Nota de crdito.
Calcula saldo del proveedor.
Recibe del Departamento de Contabilidad la balanzade comprobacin y auxiliares de la cuenta deproveedores.
Recibe de la Subdireccin de Finanzas reportemensual de saldos.
Compara saldos con la Subdireccin de Finanzas y elDepartamento de Contabilidad.
Existen diferencias?
Si:
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACINN
91Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deControl Administrativo.
8-A
9
10
Identifica error y realiza correccin.
Conecta con la actividad nmero 9.
No:
Informa al Subdirector de Comercializacin,Subdirector de Finanzas, Jefe del Departamento deCompras y Jefe del Departamento de Contabilidad.
Pasa el tiempo.
Recibe aviso de las correcciones realizadas por laSubdireccin de Finanzas, Departamentos de Comprasy Contabilidad; y da seguimiento a las diferencias.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACIN
92Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIN
CONTROL DE SALDOS A PROVEEDORES.
NOTA DECREDITO
NOTA DECARGO PORDEVOLUCION
DIARIO DECOMPRA
INICIO
RECIBEFACTURAS
FALTOALGUN
DOCUMENTO?SOLICITA
FALTANTE
CAPTURAINFORMACIONEN SISTEMA
ELABORA
CALCULASALDO DEL
PROVEEDOR
TURNA
DEPTO. DE CONTROLADMINISTRATIVO
DEPTO. DE COMPRAS
1
RELACIONDE
FACTURAS
NOTA DECREDITO
NOTA DECARGO PORDEVOLUCION
INFORME DECOMPRA
FACTURAS
RELACIONDE
FACTURAS
SUBDIRECCION DE FINANZAS
1
1
Si
No
93Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIN
CONTROL DE SALDOS A PROVEEDORES.
AUXILIARES
RECIBE DELA CUENTA
DEPROVEEDORES
1
BALANZA DECOMPROBACION
REPORTEMENSUAL DE
SALDOS
RECIBE
COMPARASALDOS
EXISTENDIFERENCIAS?
IDENTIFICAERROR YREALIZA
CORRECCION
INFORMARESULTADOS
RECIBE AVISODE
CORRECCIONESY DA
SGUIMIENTO
FIN
DEPTO. DE CONTABILIDAD
SUBDIRECCION DE FINANZAS
SUBDIRECCION DE FINANZAS
DEPTO. DE CONTABILIDAD
JEFE DEL DEPTO. DECONTROL ADMVO. SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACION
SUBDIRECTOR DE FINANZASJEFE DEL DEPTO. DE CONTABILIDADJEFE DEL DEPTO. DE COMPRAS
SUBDIRECCION DE FINANZASDEPTO. DE COMPRASDEPTO. DE CONTABILIDAD
2
2
Si
No
94Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE SALDOS DE CLIENTES DE FARMACIA.
OBJETIVO:
LLEVAR EL CONTROL DE LAS CUENTAS POR COBRAR POR LAS VENTAS ACREDITO DE MERCANCIAS EN LAS FARMACIAS.
NORMAS:
EL SALDO DE CLIENTES MENSUAL Y EL RESULTADO DE CRUZARINFORMACION CON EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEBERAENTREGARSE LOS PRIMEROS 15 DIAS HABILES DESPUES DEL CIERRECONTABLE.
FRECUENCIA:
MENSUAL.
Revis:DIRECTOR-GERENTE
Elabor:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIN
Autoriz:CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
95Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de ControlAdministrativo.
1
1-A
2
3
3-A
4
5
6
6-A
Recibe del Departamento de Supervisin la siguientedocumentacin:a) Nota de venta a crdito.b) Relacin de vales.c) Copia de pagos de clientes (cheque o aviso de
abono).
Falta algn documento?
Si:
Solicita documento faltante.
Regresa a la actividad nmero 1.
No:
Clasifica por farmacia la documentacin recibida.
Revisa documentacin.
Est correcta la documentacin?
No:
Realiza correccin en los documentos.
Conecta con la actividad nmero 4.
Si:
Accesa al sistema de base de datos, registramovimientos y determina saldo de los clientes.
Recibe del Departamento de Contabilidad, balanza decomprobacin y auxiliar de clientes.
Compara saldos y determina diferencias.
Existen diferencias?
Si:
Informa al Departamento de Contabilidad diferenciaspara correccin.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACIN
96Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deControl Administrativo.
6-B
7
Pasa el tiempo.
Realiza seguimiento de las diferencias detectadashasta su correccin.
Conecta con la actividad nmero 7.
No:
Confirma saldo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACIN
97Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIN
CONTROL DE SALDOS DE CLIENTES DE FARMACIA.
CHEQUE OAVISO DE
ABONO
RELACIONVALE/CLIENTE
CHEQUE OAVISO DE
ABONO
RELACIONVALE/CLIENTE
CHEQUE OAVISO DE
ABONO
RELACIONVALE/CLIENTE
INICIO
RECIBE
FALTOALGUN
DOCUMENTO?
SOLICITAFALTANTE
CLASIFICAPOR
FARMACIA
REVISA
ESTACORRECTA?
REALIZACORRECCION
ACCESA,REGISTRA YDETERMINA
1
NOTA DEVENTA DECREDITO
NOTA DEVENTA DECREDITO
NOTA DEVENTA DECREDITO
1
1
NO
SI
SI
NO
DEPTO. DE CONTROLADMINISTRATIVO
DEPTO. DE SUPERVISION
98Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIN
CONTROL DE SALDOS DE CLIENTES DE FARMACIA.
AUXILIARESDE CLIENTES
1
RECIBE BALANZA DECOMPROBACION
COMPARASALDOS Y
DETERMINADIFERENCIAS
EXISTENDIFERENCIAS?
INFORMADIFERENCIAS
PARACORRECCION
CONFIRMASALDO
REALIZASEGUIMIENTO
MENSUAL
FIN
DEPTO. DE CONTABILIDAD
Si
No
99Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE VENTAS DIARIAS.
OBJETIVO:
LLEVAR EL CONTROL DE LAS VENTAS DIARIAS DE LAS FARMACIAS YTIENDAS DE ELECTRODOMESTICOS.
NORMAS:
CUALQUIER CORRECCION DEBERA LLEVAR EL NOMBRE Y FIRMA DE LAPERSONA QUE REALIZO LA MISMA.
FRECUENCIA:
DIARIO.
Revis:DIRECTOR-GERENTE
Elabor:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIN
Autoriz:CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
100Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de ControlAdministrativo.
1
1-A
2
2-A
3
4
Recibe del Departamento de Supervisin la siguientedocumentacin por farmacia y tienda:a) Ficha de depsito con sello del banco.b) Tira de corte en X y Z.c) Corte de caja 1er. Turno.d) Corte de caja 2do. Turno.e) Relacin de vales de crdito.f) Nota de venta global del da.g) Pagars expedidos.
Falta algn documento?
Si:
Solicita documentacin faltante.
Regresa a la actividad nmero 1.
No:
Revisa las ventas por establecimiento.
Estn correctas?
No:
Corrige errores encontrados.
Conecta con la actividad nmero 3.
Si:
Elabora relacin de ventas en tres tantos:Original.- Archivo cronolgico y definitivo.1 copia.- Departamento de Contabilidad.2 copia.- Unidad de Contralora Interna.
Turna al Departamento de Contabilidad la siguientedocumentacin.a) Relacin de ventas.b) Ficha de depsito con sello del banco.c) Tira de corte en X y Z.d) Corte de caja 1er. Turno.e) Corte de caja 2do. Turno.f) Nota de venta global del da.g) Relacin de vales de crdito.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACIN
101Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
5
6
7
7-A
8
Recibe de las farmacias y tiendas de electrodomsticos losarchivos electromagnticos va internet con los datos de lasventas mensuales y costo de ventas.
Recibe del Departamento de Contabilidad, auxiliares deventa.
Compara ventas con auxiliar de contabilidad.
Existen diferencias?
Si:
Informa al Departamento de Contabilidad para correccin.
Regresa a la actividad nmero 6.
No:
Informa al Subdirector de Comercializacin y al Jefe delDepartamento de Contabilidad de los registros conciliados ycuadrados.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SUB. DE COMERCIALIZACIN
102Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIN
CONTROL DE VENTAS DIARIAS.
PAGARESEXPEDIDAS
NOTA DE VENTAGLOBAL DEL DIA
RELACION DEVALES DECREDITO
CORTE DECAJA 2O
TURNO
CORTE DECAJA 1ER
TURNO
TIRA DE CORTEEN X y Z
INICIO
RECIBE
FICHA DEDEPOSITO
CON SELLODEL BANCO
DEPTO. DE CONTROL ADMVO.
SOLICITAFALTANTE
REVISAVENTAS
ESTACORRECTA? CORRIGE
1
SI
NO
NO
SI
DEPTO. DESUPERVISION
FALTAALGUN
DOCTO.?1
1
2
103Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIN
CONTROL DE VENTAS DIARIAS.
OrRELACIONDE VENTAS
C-1RELACION
DE VENTAS
1
ELABORA
TURNADEPTO. DECONTABILIDAD
C2RELACION
DE VENTAS
PAGARESEXPEDIDAS
NOTA DE VENTAGLOBAL DEL DIA
RELACION DEVALES DECREDITO
CORTE DECAJA 2O
TURNO
CORTE DECAJA 1ER
TURNO
TIRA DE CORTEEN X y Z
FICHA DEDEPOSITO
CON SELLODEL BANCO
C
RECIBE VIAINTERNET VTASMENSUALES Y
CTO DE VENTAS
RECIBE
2
UNIDAD DE CONTRALORIA INTERNA
DEPTO. DE CONTABILIDAD
2
3 AUXILIARESDE VENTA
FARMACIASTIENDAS DE ELECTRODOMESTICOS
DEPTO. DE CONTABILIDAD
104Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
CONTROL ADMINISTRATIVO
SUB. DE COMERCIALIZACIN
CONTROL DE VENTAS DIARIAS.
2
COMPARA
EXISTENDIFERENCIAS?
AUXILIARESDE VENTA
INFORMAPARA
CORRECCION
INFORMAREGISTROS
CONCILIADOSY
CUADRADOS
FIN
3
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIONJEFE DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD
Si
No
105Actualizacin Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
ELABORACIN DE REPORTES DE FALTANTES POR INVENTARIO FISICOS.
OBJETIVO:
DETERMINAR EL IMPORTE DE MERCANCA FALTANTE Y/O SOBRANTE PORINVENTARIO DE LAS FARMACIAS Y TIENDA DE ELECTRODOMSTICOS EINFORMAR A LA DIRECCIN-GERENCIA DE LOS RESULTADOS.
NORMAS:
SE REALIZARN DOS VECES AL AO SEGN LOS PERIODOS DEINVENTARIOS DE LAS FARMACIAS Y TIENDAS DEELECTRODOMSTICOS.
EN EL CASO DE LOS FALTANTES SE REGIR DE ACUERDO A LOESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLTICAS DE LA SUBDIRECCIN DECOMERICALIZACIN.
FRECUENCIA:
SEMESTRAL.
Revis:DIRECTOR-GERENTE
Elabor:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIN
Autoriz:CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
106A