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UNIDAD DE GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN NP-107-UPCH
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD V.01.01 / 22.08.2018
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS
UNIDAD DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA
EL CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaboración y fecha: Revisión y fecha: Aprobación y fecha:
Dirección Universitaria de Gestión de la
Calidad Rectorado Consejo Universitario
07 de octubre de 2011 01 de junio de 2016 15 de junio de 2016
RESOR-SEGEN-UPCH-2016-CU-0369
Unidad de Gestión de la Calidad Dirección Universitaria de Planificación y
Desarrollo Consejo Universitario
01 de agosto de 2018 17 de agosto de 2018 22 de agosto de 2018
RESOR-SEGEN-UPCH-2018-CU-0553
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS
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I. OBJETIVO ........................................................................................................................................................... 4 II. BASE LEGAL ....................................................................................................................................................... 4 III. ALCANCE ............................................................................................................................................................ 4 IV. RESPONSABILIDADES......................................................................................................................................... 4
4.1. Unidad de Gestión de la Calidad ................................................................................................................. 4 4.2. Rectorado, Vicerrectorado Académico, Vicerrectorado de Investigación, Dirección General de
Administración, Direcciones Universitarias, Facultades, Unidades Integradas de Gestión de la Calidad y
Gestión de Egresados, Institutos, Centros, y Departamentos de la UPCH ................................................. 4 4.3. Secretaría General (SEGEN) ....................................................................................................................... 4
4.4. Oficina Universitaria de Tecnologías de la Información (OUTI) ........................................................................ 5 V. DEFINICIONES .................................................................................................................................................... 5
5.1. Archivo documentario virtual ....................................................................................................................... 5 5.2. Cambio de versión de origen ........................................................................................................................ 5 5.3. Documento.................................................................................................................................................... 5 5.4. Documento de origen externo....................................................................................................................... 6 5.5. Documento de origen interno ....................................................................................................................... 6 5.6. Modificación Integral ................................................................................................................................... 6 5.7. Versión ......................................................................................................................................................... 6
VI. CONTROL DE DOCUMENTOS ............................................................................................................................. 6 6.1. Elaboración, Revisión y Aprobación:.......................................................................................................... 6 6.2. Control de Documentos Obsoletos: .............................................................................................................. 7 6.3. Distribución Documentos: ............................................................................................................................ 7 6.4. Estructura de la Documentación del Sistema de Aseguramiento de la Calidad: ......................................... 7 6.5. Estructura, Presentación y Elaboración del Documento ............................................................................. 7 6.6. Portada ......................................................................................................................................................... 8
8 6.7. Encabezado .................................................................................................................................................. 9 6.8. Tabla de Elaboración, Revisión y Aprobación (TERA) ................................................................................ 9
Fuente y Elaboración: DUPDE ................................................................................................................................... 10 6.9. Página de Índice ......................................................................................................................................... 10 6.10. Codificación de Identificación de los Documentos ..................................................................................... 10
Fuente y Elaboración: DUPDE ................................................................................................................................... 10 6.10.1. Nivel 1: .................................................................................................................................................... 11
6.11. Codificación de Versión de los Documentos .............................................................................................. 12 Fuente y Elaboración: DUPDE ................................................................................................................................... 12
6.12. Control, Archivo y Acceso Al Documento Original .................................................................................... 13 6.13. Comunicación y Difusión: .......................................................................................................................... 13 6.14. Cambios a los Documentos: ....................................................................................................................... 14 6.15. Comunicación de los Documentos Modificados ......................................................................................... 14 6.16. Disposiciones Transitorias ......................................................................................................................... 14
ANEXOS ..................................................................................................................................................................... 15 Anexo 1 - Tabla Código Tipo Documento ............................................................................................................ 15
Anexo 2 – Tabla De Instancias Nivel 1 ...................................................................................................................... 16 Anexo 3 - Tabla de Instancias Nivel 2 ....................................................................................................................... 17 Anexo N° 4 – Tabla de Responsabilidad para Elaboración/Actualización, Revisión y Aprobación de los
Documentos de Origen Interno....................................................................................................................... 20 Anexo 5 - Tabla Maestra de Documentos ................................................................................................................. 21 Anexo 6 – Flujograma del Trámite Documentario .................................................................................................... 22
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Índice de Ilustraciones
Ilustración 1: Pirámide Documentaria de la UPCH ........................................................................................... 7 Ilustración 2: Portada de Documento Normativo ............................................................................................... 8 Ilustración 3: Encabezado .................................................................................................................................. 9 Ilustración 4: Tabla De Elaboración, Revisión y Aprobación (Tera) ............................................................... 10 Ilustración 5: Codificación de Identificación de los Documentos .................................................................... 10 Ilustración 6: Versión de Documentos ............................................................................................................. 12
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL
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I. OBJETIVO
Establecer las normas y procedimientos para una gestión efectiva de documentos internos
y externos que integran el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la UPCH, con el fin
de brindar un mejor servicio y una mayor satisfacción a los principales grupos de interés
de la Universidad Peruana Cayetano Heredia (UPCH).
II. BASE LEGAL
2.1. Ley Universitaria (Ley No. 30220) en cuyo artículo 4° otorga a las universidades el
derecho a aprobar su propio Estatuto y a organizar su sistema académico, económico y
administrativo. (artículo 3° del Estatuto de la UPCH).
2.2. Estatuto de la Universidad Peruana Cayetano Heredia, aprobada su última
modificación en Asamblea Universitaria el 12 de abril de 2017 con RESOR-SEGEN-
UPCH-2017-AU-0006
2.3. Reglamento General de la Universidad Peruana Cayetano Heredia, aprobada su última
modificación en Consejo Universitario el 24 de mayo de 2017 con RESOR-SEGEN-
UPCH-2017-CU-0324.
III. ALCANCE
La presente norma es aplicable a los documentos generados en las diversas instancias
de la estructura organizativa de la UPCH que integran el Sistema de Aseguramiento de
la Calidad, SAC, incluyendo estatutos, reglamentos, manuales, actas de la Asamblea
Universitaria, Consejo Universitario, Consejos Integrados de Facultades y otros, según
lo dispuesto por las autoridades correspondientes. Se aplica también a los documentos
externos de interés para el funcionamiento o la gestión institucional.
IV. RESPONSABILIDADES
4.1. Unidad de Gestión de la Calidad
Es responsable de velar por el cumplimiento de la presente norma, con la finalidad de
optimizar el sistema de gestión documentaria de la UPCH, además se asegura de la
correcta codificación de los documentos normativos de la Universidad.
4.2. Rectorado, Vicerrectorado Académico, Vicerrectorado de Investigación,
Dirección General de Administración, Direcciones Universitarias, Facultades,
Unidades Integradas de Gestión de la Calidad y Gestión de Egresados, Institutos,
Centros, y Departamentos de la UPCH
Son los responsables de elaborar, revisar y actualizar los documentos de sus respectivas
dependencias, con el fin de mantener la vigencia de los mismos y asegurar la correcta
aplicación de los requerimientos de la presente norma.
4.3. Secretaría General (SEGEN)
Es responsable de controlar que los documentos relacionados con el SAC se
encuentren vigentes y disponibles para las diferentes instancias de la estructura
organizativa de la universidad, Además se encarga de administrar el archivo
electrónico (virtual) y el archivo físico de la documentación institucional. Contando
para esto con el soporte técnico de la Oficina Universitaria de Tecnologías de la
Información y demás unidades pertinentes
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4.4. Oficina Universitaria de Tecnologías de la Información (OUTI)
Brinda el soporte técnico necesario para que la Secretaría General pueda llevar a cabo
las funciones que la presente norma le asigna.
V. DEFINICIONES
5.1. Archivo documentario virtual
Corresponde al ambiente virtual donde se deposita el conjunto de documentos internos
y externos de interés institucional. Contiene las versiones vigentes y las anteriores de
los documentos. Es administrado por la Secretaría General, quien además es
responsable de brindar acceso a los usuarios según corresponda.
5.2. Cambio de versión de origen
Está determinado por la magnitud del ajuste a realizar. Cuando se considere que la
modificación no afecta sustancialmente el contenido y alcance del documento como:
imagen institucional, errores de ortografía, cambio en herramientas de seguimiento y/o
medición, inclusión de requisitos legales, documentos asociados o requisitos de las
normas, no se cambia la versión y surte todos los pasos para formalizar el documento
5.3. Documento
Información y su medio de soporte que brinda elementos de la organización, fines y
objetivos de la UPCH, planes, directivas, normas, registros, especificaciones,
procedimientos o reportes y pueden ser:
5.3.1. Directiva: Lineamientos generales o reglas particulares, necesarias para
detallar acciones derivadas de una o varias normas de mayor jerarquía.
5.3.2. Documento de Gestión Institucional: Documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza una organización y orienta el esfuerzo institucional para el logro de su misión, visión y objetivos.
5.3.3. Estatuto: Reglamento supremo que regula el funcionamiento de la UPCH.
5.3.4. Formato: documento diseñado para consignar datos sobre una actividad,
procedimiento o proceso.
5.3.5. Instructivo: documento breve que describe como se deben realizar las diferentes actividades en un puesto de trabajo específico o para una actividad
específica.
5.3.6. Manual: documento que contiene instrucciones detalladas y precisas para
realizar de forma ordenada y sistemática, las atribuciones, funciones,
procedimientos y actividades, en concordancia con los objetivos y políticas de
la UPCH.
5.3.7. Manual de Calidad: documento que describe el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la UPCH.
5.3.8. Norma: documento que explica las regla o reglas que se deben seguir para el correcto cumplimiento de determinadas actividades académicas,
administrativas o académico-administrativas.
5.3.9. Política: Conjunto de principios generales o directrices expresadas y aceptadas
por la UPCH, de cumplimiento obligatorio para la toma de decisiones, a nivel
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institucional.
5.3.10. Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
5.3.11. Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas; por ejemplo, registros de grados y títulos, de notas, de distribución de documentos y otros.
5.3.12. Reglamento: Conjunto ordenado de reglas o preceptos de carácter general dictado por la Asamblea Universitaria y de cumplimiento obligatorio.
5.4. Documento de origen externo
Medio que contiene información generada externamente a la UPCH, normas legales
emanadas del Estado u otras entidades del sector, y que se utiliza como apoyo o
referencia a las actividades internas con el fin de lograr una adecuada gestión de los
procesos de la Universidad Peruana Cayetano Heredia.
5.5. Documento de origen interno
Aquel documento que ha sido elaborado en el desarrollo de actividades propias dentro
de la organización y que integra el SAC de la UPCH. Se consideran documentos
internos institucionales y documentos internos de cada dependencia.
5.6. Modificación Integral
Cambio completo del documento. Los cambios que se originen de una versión a otra
deben ser integrales o de fondo, más no de forma y es competencia del responsable del
Sistema de Aseguramiento de la Calidad o quien haga sus veces, determinarlo.
5.7. Versión
Codificación alfanumérica correspondiente a la cantidad de veces que se ha actualizado
y modificado sustancialmente el documento.
VI. CONTROL DE DOCUMENTOS
6.1. Elaboración, Revisión y Aprobación:
Para la elaboración de los documentos de origen interno - tales como políticas,
reglamentos, manuales, normas, procedimientos, actas y otros - las unidades
organizacionales deben asegurarse que sean preparados por el personal de las
dependencias involucradas.
En caso se trate de un documento que requiere aprobación por una instancia de nivel
superior, este debe llevar la marca de agua con el texto “DOCUMENTO
PROPUESTA” mientras sea discutido en su respectiva instancia. Al ser elevado para
aprobación, se le debe colocar la marca de agua con el texto “DOCUMENTO PARA
APROBACIÓN” y remitir para aprobación a la instancia que corresponda. Para el
caso de documentos que requieren la aprobación del Consejo Universitario o la
Asamblea Universitaria, deberán ser enviados a la Secretaría General. Aprobado el
documento por la instancia superior, se procede a retirar el sello de agua y a consignar
en la carátula la fecha de aprobación y el número de acuerdo o resolución
correspondientes.
Para una mejor comprensión revisar los procedimientos para la elaboración, actualización,
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y control de documentos en la sección de anexos (Anexo 6).
6.2. Control de Documentos Obsoletos:
La Unidad de Gestión de la calidad elabora y mantiene un listado maestro de
documentos internos y externos. El listado registra el nombre del documento, código,
revisión, lugar de archivo, medio de soporte. Los documentos que cambian de versión
y se convierten en obsoletos, serán retirados a fin de evitar el uso de versiones
obsoletas.
Para fines de control interno en las áreas encargadas, se guardará una versión digital con
el control de los cambios realizados en el documento original con marca de texto de color
azul.
6.3. Distribución Documentos:
Los documentos del SAC son de acceso público y se encuentran disponibles en la
página web de la Secretaría General, para evitar la manipulación los documentos se
presentan en formato PDF, es responsabilidad de la Secretaría General mantenerlos
actualizados y en la versión vigente.
6.4. Estructura de la Documentación del Sistema de Aseguramiento de la Calidad:
La estructura documental del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la
Universidad Peruana Cayetano Heredia está definida por la siguiente pirámide
documentaria.
Ilustración 1: Pirámide Documentaria de la UPCH
Fuente y Elaboración: DUPDE
6.5. Estructura, Presentación y Elaboración del Documento
En cuanto a su forma, todos los documentos tendrán las siguientes características:
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Los documentos deben presentarse utilizando tamaño de hoja A-4, con margen
superior: 3 cm, margen inferior: 2 cm, margen lateral izquierdo: 2.5 cm,
margen lateral derecho: 1.5 cm, y en caso que el documento lo requiera
utilizar margen de encuadernación a criterio.
El tipo de fuente utilizado será Times New Roman, tamaño 12 puntos con un
interlineado sencillo, alineación justificada y color negro.
6.6. Portada
Todo documento normativo de origen interno debe estar precedido por una carátula,
con el siguiente contenido:
En la parte centro superior el encabezado de página.
En el centro el Escudo de la UPCH en marca de agua y color blanco y negro positivo,
tamaño 8cm de alto y ancho proporcional al alto y el título correspondiente con tipo de
fuente Times New Roman, tamaño 24 puntos con un interlineado 1.5 líneas, en negrita
y en mayúsculas.
En la parte inferior central a una distancia de 6cm del borde la hoja, ubicar la Tabla de
Elaboración, Revisión y Aprobación (TERA).
Ilustración 2: Portada de Documento Normativo
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PARA EL CONTROL DE
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Fuente y Elaboración: DUPDE
1.
2.
3.
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6.7. Encabezado
El modelo de encabezado se aplica a los documentos generados en las diversas
instancias de la estructura organizativa de la universidad, tales como manuales, normas,
políticas, planes, procedimientos, instructivos, formatos entre otros.
El encabezado de página estará formado por una tabla de tres (3) columnas de ancho
fijo, el tipo de fuente utilizado para el contenido será Times New Roman, tamaño 8
puntos en mayúsculas.
1. A la izquierda (Ancho: 5cm x Alto a la proporción del contenido), esta
columna debe contener el logo de la UPCH a blanco y negro positivo,
centrado horizontalmente y verticalmente en la celda.
2. Al centro (Ancho: 6.5cm x Alto a la proporción del contenido), esta
columna se dividirá en tres (3) filas, la primera contendrá la Unidad de
Gestión que genera el documento interno, la segunda el texto “SISTEMA
DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD”, y la tercera el título del
documento.
3. A la derecha (Ancho: 4.5cm x Alto a la proporción del contenido), La
columna se dividirá en cuatro (4) filas, la primera contendrá el código de
identificación del documento; la segunda, la versión del documento y
seguida de una barra diagonal (/) la fecha de aprobación (dd-mm-aaaa); la
tercera, la unidad responsable de la elaboración del documento y la cuarta,
el número de página actual y número total de páginas que integran el
documento con formato página X de Y páginas.
Ilustración 3: Encabezado
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Fuente y Elaboración: DUPDE
6.8. Tabla de Elaboración, Revisión y Aprobación (TERA)
Se establece para evidenciar los diferentes estados del documento y las personas e
instancias que elaboran, revisan y aprueban los documentos.
La TERA debe aparecer únicamente en la portada y estará formado por una tabla de
tres (3) columnas de ancho fijo, el tipo de fuente utilizado para el contenido será Times
New Roman, tamaño 8 puntos y contiene además los siguientes aspectos:
1. A la izquierda (Ancho: 5cm x Alto a la proporción del contenido), esta
columna se dividirá en tres (3) filas, la primera contendrá el texto:
“Elaboración y Fecha”; la segunda, el nivel organizativo que elabora el
documento y la tercera, la fecha de elaboración.
2. Al centro (Ancho: 6cm x Alto a la proporción del contenido), esta columna
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se dividirá en tres (3) filas, la primera contendrá el texto: “Revisión y
Fecha”; la segunda el órgano revisor y la tercera, la fecha de revisión del
documento.
3. A la derecha (Ancho: 5cm x Alto a la proporción del contenido), esta
columna se dividirá en tres (3) filas, la primera contendrá el texto
“Aprobación y Fecha”; la segunda, el órgano que aprueba el documento y
la tercera la fecha de aprobación (dd-mm-aaaa) y el código del documento
o número de resolución de aprobación.
Ilustración 4: Tabla De Elaboración, Revisión y Aprobación (Tera)
Elaboración y fecha: Revisión y fecha: Aprobación y fecha:
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07 de octubre de 2011 10 de octubre de 2011 15 de octubre de 2011
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Fuente y Elaboración: DUPDE
6.9. Página de Índice
Para organizar el documento y permitir una navegación sencilla por ella, debe contener
un índice, en la segunda página luego de la portada, enumerando los términos y los
temas que se tratan en el documento, así como las páginas en las que aparecen.
6.10. Codificación de Identificación de los Documentos
Según lo descrito para el encabezado de página se ha establecido la asignación de un
código a los documentos para su identificación y control, esta codificación se hará
mediante la combinación de caracteres alfanuméricos en mayúsculas, tomando como
referencia el tipo y descripción del documento, nivel organizativo que elabora e
instancia de aplicación.
Ilustración 5: Codificación de Identificación de los Documentos
Fuente y Elaboración: DUPDE
Los documentos cuyo ámbito de aplicación y alcance sean institucional y a su vez
requieran aprobación en el Consejo Universitario deberán codificarse siguiendo el
patrón del Nivel 1, los documentos cuyo ámbito de aplicación pertenecen a una área
específica de la institución se debe seguir el patrón del Nivel 2.
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Código del ámbito de aplicación (c)
Código del nombre del documento (b)
Código del tipo documento (a)
Código la instancia que pertenece (d)
Código del ámbito de aplicación (c)
Código del nombre del documento (b)
Código del tipo documento (a)
6.10.1. Nivel 1:
La codificación es alfanumérica y dividida en tres (3) grupos: X1-X2-X3
X1 X2 X3
Descripción de los campos:
a) Código del tipo documento:
Campo alfabético de dos (2) caracteres que corresponde a la identificación del
tipo de documento. Ver Anexo 1: Tabla Código Tipo Documento.
Ejemplo: ES-X2-X3
b) Código del nombre del documento:
Campo numérico de tres (3) dígitos que identifica el nombre del documento
y/o proceso al cual hace referencia el documento. Ver Anexo 2: Tabla Código
Nombre Documento.
Ejemplo: X1-100-X3
c) Código del ámbito de aplicación:
Campo alfabético que identifica el ámbito donde se aplica dicho documento. Ver
Anexo 3:
Tabla de Instancia Nivel 1.
Ejemplo: X1-X2-UPCH
El enunciado del documento será el siguiente:
Código del tipo de documento, seguido del código del nombre del documento
y el código de la instancia de aplicación, separados por guiones (-).
6.10.2. Nivel 2:
La codificación es alfanumérica y dividida en cuatro (4) grupos: X1-X2-X3-X4
X1 X2 X3 X4
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Descripción de los campos:
a) Código del tipo documento: Campo alfabético de dos (2) caracteres que identifica
el tipo de documento. Ver Anexo 1: Tabla Código Tipo Documento.
Ejemplo: MA-X2-X3-X4
b) Código del nombre del documento (proceso): Campo numérico de tres (3) dígitos
que identifica el nombre del documento y/o proceso al cual hace referencia el
documento. Ver Anexo 2: Tabla Código Nombre Documento.
Ejemplo: X1-101-X3-X4
c) Código del ámbito de aplicación: Campo alfabético que identifica el ámbito donde
se aplica dicho documento. Ver Anexo 4: Tabla de Instancia Nivel 2.
Ejemplo: X1-X2-DAENA-X4
d) Código de la instancia que pertenece: Campo alfabético que identifica la instancia
que pertenece el documento. Ver Anexo 3: Tabla de Instancia Nivel 1.
Ejemplo: X1-X2-X3-FAEST
La codificación de los documentos será asignada únicamente por el Administrador
del “Listado Maestro de Documentos” del Sistema de Gestión de Calidad, teniendo
en cuenta los códigos ya existentes en los anexos.
6.11. Codificación de Versión de los Documentos
La documentación sometida a todo el proceso de elaboración, revisión, primera
aprobación final y cambios, deberá identificarse por medio de una codificación
alfanumérica de versión.
La codificación de la versión del documento inicia con un identificador literal de
versión “V”, con letra en mayúscula; y seguido de un punto (.) el identificador
numérico de la versión de origen que comenzará en la versión 01 e irá
incrementándose en uno a medida que sufra cambios integrales, mas no de forma; y
separado de un punto (.) el identificador numérico de la modificación de la versión de
origen y debe iniciar en 00 e incrementándose en uno a medida de esta variación.
Ilustración 6: Versión de Documentos
Fuente y Elaboración: DUPDE
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Identificador numérico de la modificación de la
misma versión
Identificador numérico de la versión de origen.
Identificador literal de “versión”
La versión de los documentos tendrá la siguiente codificación
alfanumérica: V.01.00
V 01 00
Ejemplo:
V.00.00: versión.
V.01.00: cambio de versión.
V.00.01: modificación de la misma versión.
Al concluirse la elaboración de todo documento y previo a su aprobación, este
debe ser socializado con los involucrados en los casos que corresponda, con el
fin de asegurar su contenido, consistencia y pertinencia y, de ser necesario,
realizar los ajustes que se requiera.
Antes de ser emitido, el documento debe ser revisado y luego aprobado por las
instancias superiores que correspondan según la Tabla de Responsabilidad de
Elaboración, Revisión y Aprobación. (Anexo N° 5). La instancia que lo solicita
deberá enviar el archivo en formato editable por la Secretaría General.
En base al Anexo N°4, la Secretaría General, en coordinación con la Dirección
Universitaria de Gestión de la Calidad, debe elaborar y administrar la Tabla
Maestra de Documentos del SAC de la UPCH (Anexo N° 6).
6.12. Control, Archivo y Acceso Al Documento Original
Una vez autorizado el documento, la Secretaría General es responsable del archivo de
los documentos internos aprobados. Para ello, conserva el documento aprobado en
formato electrónico en el archivo virtual de la UPCH y también una copia del
documento en formato impreso en el archivo físico de la Secretaría General. La
Secretaría General debe incluir el documento en la Matriz de Control de Documentos
del SAC de la UPCH (Anexo N°4) en la columna de Documentos Internos, incluyendo
el nombre, nivel al cual corresponde y fecha de edición o revisión de dicho documento.
6.13. Comunicación y Difusión:
La Secretaría General se encarga de autorizar los permisos para el acceso de las
instancias y usuarios que corresponda a los documentos listados en la Tabla Maestra
de Documentos del SAC de la UPCH (Anexo N°6), para lo cual solicita y coordina con
la OUTI la gestión de los accesos a los documentos originales mediante enlaces
virtuales.
La OUTI debe asegurar que se incluya la fecha de impresión en los documentos que
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sean impresos a partir de los enlaces virtuales; esto permite al usuario verificar si la
versión impresa con la que cuenta es la vigente, al contrastarla contra la versión virtual.
La comunicación de los documentos aprobados a las distintas instancias de la UPCH
se puede realizar por vía digital (como enlace virtual) o física (impresa), de preferencia
la primera. La distribución vía enlace virtual brinda acceso a un archivo que no permite
modificaciones.
La Secretaría General es también responsable de comunicar a las instancias
organizativas que corresponda la inclusión de cualquier documento al SAC, mediante
el envío del enlace electrónico correspondiente.
6.14. Cambios a los Documentos:
Cuando la versión vigente de algún documento requiera ser modificada en su contenido
o adecuada a nuevas disposiciones reglamentarias, la revisión y aprobación de la nueva
versión es realizada por las instancias señaladas en la Tabla de Responsabilidad de
Elaboración/Actualización, Revisión y Aprobación de los documentos de origen
interno (Anexo N°5). La Secretaría General debe verificar que la nueva versión del
documento cuente con el número correlativo de versión.
Así mismo debe agregarse en la portada, debajo de la tabla TERA las filas y columnas
a fin de registrar las modificaciones correspondientes en relación a la Elaboración y
fecha, Revisión y fecha y Aprobación y fecha, según modelo siguiente:
Ejemplo:
Modificaciones
Secretaría General Rectorado Consejo Universitario
10 de mayo de 2012 09 de junio de 2012 17 de julio de 2012
6.15. Comunicación de los Documentos Modificados
La comunicación del documento modificado es realizada siguiendo los lineamientos
de la sección 5.3, siendo la Secretaría General la encargada de asegurar la distribución
vía enlace electrónico.
La instancia organizativa correspondiente es responsable de definir si se requiere o no
una reunión de difusión o si sólo se notifica sobre el cambio a las áreas involucradas
por escrito (vía virtual, de preferencia), indicando también el motivo del cambio, si
fuera pertinente.
La instancia correspondiente conserva el documento original obsoleto.
6.16. Disposiciones Transitorias
Primero. Todo documento que se genere a partir de la aprobación de la presente norma
deberá ceñirse a las disposiciones de la misma.
Segundo. Todo documento vigente y aprobado con anterioridad a la presente norma
deberá ser adecuado a la presente norma en su formato por las instancias que
correspondan en un plazo máximo de 6 meses.
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS
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ANEXOS
Anexo 1 - Tabla Código Tipo Documento
CÓDIGO TIPO
DOCUMENTO DESCRIPCIÓN TIPO DOCUMENTO
CR CRONOGRAMA
DI DIRECTIVA
ES ESTATUTO
FO FORMATO
IN INSTRUCTIVO
MA MANUAL
NO NORMA
NP NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PL PLAN
PO POLÍTICA
PR PROCEDIMIENTO
PA PROGRAMA ACADÉMICO
PT PROTOCOLO
RE REGLAMENTO
TA TARIFARIO
Fuente y Elaboración: DUPDE
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS
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Anexo 2 – Tabla De Instancias Nivel 1
INSTANCIA NIVEL 1 CODIGO
UNIVERSIDAD PERUANA CAYETANO HEREDIA UPCH
RECTORADO REC
SECRETARIA GENERAL SEGEN
DEFENSORÍA UNIVERSITARIA DEFU
OFICINA TÉCNICA DE AUDITORÍA. Y CONTROL INTERNO. OTACI
OFICINA TÉCNICA DE ASESORÍA LEGAL LEGAL
DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO DUPDE
DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE RELACIONES INSTITUCIONALES E INTERNACIONALIZACIÓN DURIN
DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE RESPONSABILIDAD Y VINCULACIÓN SOCIAL DURVIS
OFICINA UNIVERSITARIA. DE IMAGEN Y COMUNICACIÓNES OUIC
OFICINA UNIVERSITARIA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN OUTI
VICERRECTORADO ACADÉMICO VRAC
VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN VRIN
DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION DGA
FACULTADES DE MEDICINA – DE ESTOMATOLOGÍA Y DE ENFERMERÍA FAMEE
FACULTAD DE MEDICINA FAMED
FACULTAD DE ESTOMATOLOGIA FAEST
FACULTAD DE ENFERMERÍA FAENF
FACULTADES DE CIENCIAS Y FILOSOFÍA Y DE MEDICINA VETERINARIA Y ZOOTECNIA FACIE - FAVEZ
FACULTAD DE CIENCIAS Y FILOSOSOFÍA FACIE
FACULTAD DE VETERIANARIA Y ZOOTECNIA FAVEZ
FACULTADES DE EDUCACIÓN, DE SALUD PÚBLICA Y ADMINISTRACIÓN Y DE PSICOLOGÍA FAEDU- FASPA- FAPSI
FACULTAD DE EDUCACIÓN FAEDU
FACULTAD DE SALUD PÚBLICA FASPA
FACULTAD DE PSICOLOGÍA FAPSI
ESCUELA DE POSGRADO VICTOR ALZAMORA CASTRO EPGVAC
UNIDAD DE FORMACIÓN BÁSICA INTEGRAL UFBI
DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE GESTIÓN DE LA DOCENCIA DUGED
DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE PERSONAL DOCENTE DUPD
OFICINA DE ADMISIÓN, MATRÍCULA Y REGISTRO ACADÉMICO OAMRA
OFICINA UNIVERSITARIA DE BIBLIOTECA OUBI
DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE INVESTIGACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGÍA DUICT
CENTRO DE INNOVACIÓN Y EMPRENDIMIENTO CINEM
OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO OUBU
FONDO EDITORIAL CAYETANO HEREDIA FECH
Fuente y Elaboración: DUPDE
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS
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Anexo 3 - Tabla de Instancias Nivel 2
NOMBRE DEPARTAMENTO/DIVISION/ OFICINA/AREA/ESCUELA CODIGO INSTANCIA DONDE PERTENECE
DIVISIÓN DE CONTABILIDAD DCONTA DGA
DIVISIÓN DE FINANZAS DFINAN DGA
DIVISIÓN DE LOGISTICA DLOGI DGA
DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS DRRHH DGA
DIVISION DE SERVICIOS GENERALES DSERGE DGA
DIVISION DE TESORERIA DTESO DGA
OFICINA DE PROYECTOS OPROY DGA
OFICINA DE ASESORIA LEGAL ASLE DGA
OFICINA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO OSST DGA
SECRETARÍA ACADÉMICA SAC FAMEE
UNIDAD INTEGRADA DE PLANIFICACIÓN, GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN ADM FAMEE
UNIDAD INTEGRADA DE BIENESTAR Y DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO UIBDREHU FAMEE
UNIDAD INTEGRADA DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES Y
RESPONSABILIDAD SOCIAL UIRSRIN FAMEE
UNIDAD INTEGRADA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y GESTIÓN DE EGRESADOS UIGCGE FAMEE
UNIDAD INTEGRADA DE UNIDAD DE SIMULACIÓN UISIM FAMEE
UNIDAD INTEGRADA DE GESTIÓN DE INVESTIGACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGIA UIICyT FAMEE
UNIDAD DE EDUCACIÓN MÉDICA UEM FAMED
UNIDAD SALUD COMUNITARIA USCAP FAMED
UNIDAD MEDICINA OCUPACIONAL UMO FAMED
UNIDAD EPIDEMIOLOGÍA CLÍNICA UEC FAMED
UNIDAD COORDINACIÓN DOCENTE HNAL UCDHNAL FAMED
UNIDAD COORDINACIÓN DOCENTE HNCH UCDHNCH FAMED
ESCUELA PROFESIONAL DE TECNOLOGÍA MÉDICA EPTECMED FAMED
ESCUELA PROFESIONAL DE MEDICINA EPMED FAMED
UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FAMED
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CIENCIAS PRECLINICAS Y DE APOYO DACPCYA FAMED
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CLÍNICAS MÉDICAS DACM FAMED
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CLINICAS QUIRÚRGICAS DACQ FAMED
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE TECNOLOGÍA MÉDICA DATM FAMED
UNIDAD SERVICIO CLÍNICA ODONTOLÓGICA USCO FAEST
ESCUELA PROFESIONAL DE ESTOMATOLOGÍA EPEST FAEST
UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FAEST
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CLÍNICA ESTOMATOLÓGICA DACE FAEST
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE MEDICINA Y CIRUGIA BUCOMAXILOFACIAL DAMCIBUM FAEST
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE ODONTOLOGÍA SOCIAL DAOS FAEST
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE ESTOMATOLOGÍA DEL NIÑO Y EL ADOLESCENTE DAENA FAEST
ESCUELA PROFESIONAL DE ENFERMERIA EPENF FAENF
UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FAENF
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE ENFERMERIA DFAEN FAENF
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CONTROL DE DOCUMENTOS
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NOMBRE DEPARTAMENTO/DIVISION/ OFICINA/AREA/ESCUELA CÓDIGO INSTANCIA DONDE
PERTENECE
SECRETARÍA ACADÉMICA SAC FACIEN - FAVEZ
UNIDAD INTEGRADA DE PLANIFICACIÓN, GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN ADM FACIEN - FAVEZ
UNIDAD INTEGRADA DE BIENESTAR Y DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO UIBDREHU FACIEN - FAVEZ
UNIDAD INTEGRADA DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES Y RESPONSABILIDAD SOCIAL
UIRSRIN FACIEN - FAVEZ
UNIDAD INTEGRADA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y GESTIÓN DE EGRESADOS UIGCGE FACIEN - FAVEZ
UNIDAD INTEGRADA DE GESTIÓN DE INVESTIGACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGIA UIICyT FACIEN - FAVEZ
LABORATORIOS DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO LID FACIEN
UNIDAD TUTORÍA Y FORMACIÓN INTEGRAL UTFI FACIEN
ESCUELA PROFESIONAL DE CIENCIAS NATURALES EPCINA FACIEN
ESCUELA PROFESIONAL DE CIENCIAS APLICADAS EPCIA FACIEN
ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA EPING FACIEN
UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FACIEN
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CIENCIAS EXACTAS DACEX FACIEN
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CIENCIAS BIOLÓGICAS Y FISIOLÓGICAS DACBF FACIEN
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CIENCIAS CELULARES Y MOLECULARES DACYMOL FACIEN
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE ESTADÍSTICA, DEMOGRAFIA Y CIENCIAS SOCIALES DEDHYCS FACIEN
UNIDAD CENTRO EXPERIMENTAL DE LURIN UCEXLU FAVEZ
UNIDAD DE TUTORÍA ACADÉMICA UTA FAVEZ
ESCUELA PROFESIONAL DE MEDICINA VETERINARIA Y ZOOTECNIA EPMVEZ FAVEZ
UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FAVEZ
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE MEDICINA VETERINARIA Y ZOOTECNIA DAMVEZ FAVEZ
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CONTROL DE DOCUMENTOS
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NOMBRE DEPARTAMENTO/DIVISION/ OFICINA/AREA/ESCUELA CODIGO INSTANCIA DONDE
PERTENECE
SECRETARÍA ACADÉMICA SAC FAEDU- FASPA- FAPSI
UNIDAD INTEGRADA DE PLANIFICACIÓN, GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN ADM FAEDU- FASPA- FAPSI
UNIDAD INTEGRADA DE BIENESTAR Y DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO UIBDREHU FAEDU- FASPA- FAPSI
UNIDAD INTEGRADA DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES Y RESPONSABILIDAD SOCIAL
UIRSRIN FAEDU- FASPA- FAPSI
UNIDAD INTEGRADA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y GESTIÓN DE EGRESADOS UIGCGE FAEDU- FASPA- FAPSI
UNIDAD INTEGRADA DE GESTIÓN DE INVESTIGACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGIA UIICyT FAEDU- FASPA- FAPSI
UNIDAD APOYO A LA EDUCACION VIRTUAL UEDV FAEDU
ESCUELA PROFESIONAL DE EDUCACION EPEDU FAEDU
UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FAEDU
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE EDUCACION DAEDU FAEDU
UNIDAD DE CONSULTORIAS UCON FASPA
ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION EN SALUD, SALUD PUBLICA Y SALUD GLOBAL
EPASSSG FASPA
UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FASPA
DEPARTAMENTO ACADEMICO DE ADMINISTRACIÓN Y CIENCIAS DE LA SALUD DASAC FASPA
UNIDAD SERVICIOS PSICOLOGICOS USPS FAPSI
ESCUELA PROFESIONAL DE PSICOLOGIA EPPSIC FAPSI
UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FAPSI
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE PSICOLOGIA DAPSI FAPSI
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Anexo N° 4 – Tabla de Responsabilidad para Elaboración/Actualización, Revisión y
Aprobación de los Documentos de Origen Interno
TIPO DE DOCUMENTO ELABORACION/
ACTUALIZACION REVISION APROBACION
ESTATUTO UPCH Comisión Rectorado Asamblea Universitaria
REGLAMENTO GENERAL UPCH Comisión Rectorado Asamblea Universitaria
REGLAMENTO DE LOS INSTITUTOS DE LA UPCH Comisión Rectorado Consejo Universitario
REGLAMENTO DE LOS CENTROS DE LA UPCH Comisión Rectorado Consejo Universitario
REGLAMENTOS DE LAS OFICINAS UNIVERSITARIAS DE LA UPCH Comisión Rectorado Consejo Universitario
REGLAMENTO DE ADMISIÓN Comisión Rectorado Consejo Universitario
REGLAMENTO DE MATRÍCULA DUGED Rectorado Consejo Universitario
REGLAMENTO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS DUGED Rectorado Consejo Universitario
REGLAMENTO DISCIPLINARIO DUGED Rectorado Consejo Universitario
REGLAMENTO DE CONVALIDACIÓN DUGED Rectorado Consejo Universitario
REGLAMENTO DE PENSIONES Y ASIGNACIÓN DE BECAS DUGED Rectorado Consejo Universitario
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LAS DIRECCIONES UNIVERSITARIAS
Dirección Universitaria respectiva
Rectorado/Vicerrectorado
(según
corresponda) / DUPDE
DUPDE
MANUAL DE CALIDAD
DUPDE
Rectorado Consejo
Universitario
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
DUPDE
Rectorado Consejo
Universitario
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LAS FACULTADES INTEGRADAS
Comisión
Decanato
Consejo Integrado de las Facultades respectivas
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA ESCUELA DE POSTGRADO
Comisión Dirección Consejo Universitario
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LAS DIRECCIONES Y UNIDADES DE LAS FACULTADES Dirección ó Unidad
Respectiva Decanato
Consejo Integrado de las Facultades
respectivas
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS ACADÉMICOS
Comisión Jefe de
Departamento
Consejo Integrado de las Facultades
respectivas
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS FACULTADES Comisión Jefes de Unidad
Consejo
Integrado de las Facultades
respectivas
FICHAS DE PROCESOS INSTITUCIONALES Unidad organizativa. Jefatura Instancia respectiva
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS
Secretaria General. Rectorado Consejo Universitario DE GRADOS Y TÍTULOS UPCH
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE REGISTRO DE ADMISIÓN, MATRÍCULA Y REGISTRO ACADÉMICO
Oficina de Admisión, Matrícula y Registro
Académico
Instancia Superior
Vicerrectorado Académico
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Anexo 5 - Tabla Maestra de Documentos
NOMBRE DEL
DOCUMENTO
TIPO DE
REGISTRO
I: Interno
E: Externo
CODIGO DE
IDENTIFICACIÓN
VERSIÓN
FECHA DE LA
ÚLTIMA
VERSIÓN
FECHA DE
VIGENCIA
ESTADO
ESTATUTO UPCH
I ES-100-UPCH V.01.00 30/09/2014 30/09/2014 VIGENTE
I
V.01.01
REGLAMENTO GENERAL UPCH I
RE-101-UPCH V.01.01 16/09/2015 14/10/2015 VIGENTE
REGEN-UPCH V.01.00 06/05/2015 10/06/2015 NO VIGENTE
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Anexo 6 – Flujograma del Trámite Documentario