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NUEVO SIIAU
Vicerrectoría Ejecutiva
Avances en el Sistema de Innovación de la Gestión
2
AVANCES DEL SISTEMASistema de Gestión Financiera
3
Avances del Sistema de Gestión Financiera
Pensiones yjubilaciones
Administración de la plantilla
Administración de catálogos
Sistema de Gestión Financiera
Administración de la nómina
Evaluación
Patrimonio
Planeación y programación
Contabilidad institucional
Ejercicio presupuestal
Financiamiento
Transparencia
Gráfico de avances por módulo
4
Contabilidad Institucional
Ejercicio presupuestal
Financiamiento
Administración de catálogos
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
AFIN
Fecha de entrega de por módulo
Terminado
Terminado
Oct 2012
Oct 2012
Gráfico de avances por módulo
5
Transparencia
Evaluación
Contabilidad Institucional
Ejercicio presupuestal
Patrimonio
Administración de la nómina
Pensiones y jubilaciones
Administración de plantilla
Planeación y programación
Financiamiento
Administración de catálogos
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
NUEVO SIIAU
Fecha de entrega de prioridades por módulo
Nov 2012
Terminado
Ago 2012
Nov 2012
2da fase
Nov 2012
Dic 2012
Oct 2012
Nov 2012
2da fase
Sept 2012
1
2
Notas:1. El avance reflejado corresponde únicamente en documentación.2. Considera el avance en desarrollo (30%), más el avance en
documentación.
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FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA
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Cumplimiento a la LGCG
Sistemas anteriores
RequerimientosLGCG
Nuevo sistema de gestión financiera
Problemas con la interfaz.
Estructura insuficiente para proyectos de ciertos tipos de fondo.
Proporcionar datos programáticos, administrativos, funcionales, objeto de gasto y tipo de gasto.
Enlazar lo programático-presupuestal y la planeación, que será insumo para la evaluación del desempeño, así como los indicadores financieros e institucionales.
Interfaz optimizada para navegar entre todos los elementos de los proyectos sin cambiar de ventana, así como para registrar los planes de desarrollo de las entidades de Red.
Estructuras diferenciadas de proyectos según el tipo de fondo.
Catálogos no armonizados de acuerdo a la LGCG.
Permitir la interrelación de los diversos documentos normativos emitidos por el CONAC, así como los internos de la institución.
Integra el 100% de catálogos armonizados.Permite dar mantenimiento, altas, bajas y modificaciones a los catálogos
La contabilidad institucional se realizaba con información proveniente de diversos sistemas y no en tiempo real.
Integrar en tiempo real el registro de la contabilidad presupuestal y financiera.
Generar estados financieros en tiempo real
Registra las operaciones al 100%.
Identifica los momentos contables del ingreso y del egreso.
No se registran las modificaciones ni la disponibilidad en tiempo real.
Disponibilidad presupuestal y financiera visibles.
Identificar el estatus en tiempo real.
Registra el presupuesto de ingresos al 1ro. de enero de cada ejercicio.
Permite registrar las modificaciones al presupuesto aprobado por ampliaciones o disminuciones durante el ejercicio.
Procesos
Planeación y programación
Administración de catálogos
Contabilidad institucional
Financiamiento
Cumplimiento a la LGCG
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Sistema que no atiende las necesidades para la administración oportuna de los movimientos de personal activo, así como de los jubilados y pensionados, se ha dificultado el desarrollo de las mejoras, no permite realizar registros en tiempo real.
No se realizaban registros en tiempo real.
No permitía el registro del ejercicio para el 100% de los fondos.
No se vincula en tiempo real con el sistema financiero.
No permite realizar un ejercicio pertinente de evaluación.
Administración de la nómina
Ejercicio presupuestal
Patrimonio
Evaluación
Pensiones y jubilaciones
Independiente a la información institucional.
Informar en tiempo real sobre movimientos e incidencias.
Identificar el estatus en tiempo real.
Se mantienen saldos conciliados al día.
Registrar modificaciones en tiempo real.
Registrar operaciones del 100% de los fondos.
Vinculación en tiempo real con el sistema financiero.Estatus del registro en tiempo real
Generar indicadores financieros e institucionales.Realizar evaluación cualitativa y cuantitativa de los proyectos.
Informar en tiempo real sobre movimientos de incorporación a la plantilla de jubilados y pensionados.Reportes en tiempo real de las prestaciones de seguridad social
Permite registrar el 100% de las operaciones de pago relativas a la plantilla de personal.
Permite: Realizar el registro de solicitudes, pagos y comprobaciones en tiempo real.Que la entidad realice directamente cambios de objetos de gasto dentro de un proyecto y transferencias entre proyectos.Registrar las transferencias presupuestales entre entidades de la Red Universitaria por el pago de bienes o servicios.Registrar el ejercicio financiero conforme a las reglas de operación de los fondos externos.
Cuenta con una valuación inicial del patrimonio.Se genera un alta de control patrimonial a partir de los registros contables de la recepción de los bienes.
Permite realizar la evaluación sistémica aprobada por el Consejo de Rectores en su momentos ex – ante, durante, ex – post y contexto.
Permite realizar los registros del fideicomiso de pensiones.Administración oportuna de las prestaciones de seguridad social.
Sistemas anteriores
RequerimientosLGCG
Nuevo sistema de gestión financieraProcesos
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AREAS DE OPORTUNIDAD
Aspectos coyunturales
10
Área de oportunidad
Propuesta
Dispersión de ingresos autogenerados al interior de la Entidad de la Red
•La Entidad de Red, podrá asignar a proyectos estratégicos de la misma, recursos recaudados por los diversos conceptos y ligados a distintas URES de la propia Entidad
Entrega de recursos a la Entidad de Red, según financiamiento (subsidios)
•La Entidad de Red podrá solicitar a la Dirección de Finanzas, de acuerdo al financiamiento otorgado por el mes que corresponda, el total de los recursos , solo aplicable para el fondo subsidios, Para la entrega del resto de los fondos deberán solicitarse a través de los distintos tipos de solicitudes.
Pago de anticipos, parcialidades o estimación de obra
•En proceso el desarrollo de la solicitud global, permitirá realizar una solicitud por el total, y de esta realizar diversos pagos o recepción de bienes (parcialidades), realizando la trazabilidad con la solicitud inicial
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ESTRATEGIAS DE IMPLEMENTACIÓN Y CAPACITACIÓN
Capacitación 2011 / 2012
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Año FechaTipo de Taller
Nombre Dependencias
2011
6 de mayo
Reunión Plenaria
Disposiciones de la Ley General de Contabilidad Gubernamental
Consejo Técnico de Planeación y Finanzas
13 de mayo
Avances del Grupo para la Armonización Contable-Ley General de Contabilidad Gubernamental
4 de julio
Lineamientos para el ejercicio de los recursos establecidos en el Presupuesto de Ingresos y Egresos 2011
14 de noviembreLineamientos Generales para la integración del P3e 2012
2012
13 de febrero al 27 de febrero
Red Universitaria
Módulo para la gestión ejercicio y comprobación de los recursos financieros
15 Centros Universitarios26 Dependencias de la Administración General 1 Empresa UniversitariaSistema de Educación Media SuperiorSistema de Universidad Virtual
23 de abril al 31 de mayo
Formadores de capacitación del Módulo AFIN
15 Centros Universitarios23 Dependencias de la Administración GeneralSistema de Universidad Virtual
18 de mayo al 19 de junio
Taller de Facturación Electrónica
11 Centros UniversitariosSistema de Universidad Virtual4 Dependencias de la Administración General27 Empresas Universitarias
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SISTEMA INTEGRAL
NUEVO SIIAU
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Módulos en funcionamiento y/o proceso de desarrollo
• Sistema de Servicio Social• P3e• Facturación Electrónica• Movilidad Estudiantil• Transparencia• Sistema de Admisiones• Escolar SEMS• Sistema de nómina
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Sistema de Servicio Social
Este sistema impacta de manera positiva no solo a la mayoría de las dependencias de la Red Universitaria que tienen o pretenden tener prestadores de servicio social, también beneficia a todas aquellas instancias con las que existen convenios de colaboración en este ámbito.
El personal de los centros universitarios cuenta con la información de sus prestadores de servicio social y el estatus en que se encuentran las asignaciones de manera inmediata
1era
2da
3era
4ta
5ta
Trámite y registro de convenio
Registro de programas
Inscripción y asignación de servicio social
Registro de reportes parciales y finales
Acreditación
Fase Proceso Avance %
Sistema de servicio social
100%
100%
100%
100%
100%
16
Estadísticas generadas por el sistema, al 13 de julio de 2012
CUNORTE
CUVALLES
CUSUR
CUCI
CUCBA
CUCSH
CUCSUR
CUAAD
SUV
CUCS
CULAGOS
CUCEA
CUALTOS
CUCEI
CUCOSTA
CUTONALÁ
SEMS
0 200 400 600 800 1000 1200
179
336
853
231
300
644
148
579
418
364
303
1083
32
365
142
4
26
Programas capturados en el sistema
6,007
Total
Programas capturados en el sistema
17
Alumnos en el sistema de servicio social, por centro universitario
Alumnos en el sistema de servicio social Calendario 2012 A
7,881
Total
Alumnos en el sistema
CUAAD
CUALTOS
CUCBA
CUCEA
CUCEI
CUCI
CUCS
CUCSH
CUCSUR
CULAGOS
CUNORTE
CUSUR
CUVALLES
SUV
CUCOSTA
0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0 70.0
37.0
12.8
28.8
42.4
22.5
3.3
62.3
23.1
53.3
33.7
62.0
21.4
61.0
44.7
0.9
18
Nuevo P3e
El nuevo Sistema P3e está diseñado en un formato novedoso que permite a los usuarios tener acceso a la información de un proyecto desde un mismo formato, sin tener que estar viajando entre diferentes páginas del navegador de internet.
Con esto, adicionalmente, se espera que la curva de aprendizaje en el manejo del sistema disminuya considerablemente.
1era
2da
3era
4ta
Captura de proyecto
Captura del PER
Seguimiento del proyecto
Reportes del sistema
90%
80%
0%
0%
Fase Proceso Avance %
Sistema P3e
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Sistema de Facturación Electrónica
• El primero de julio se liberó el Sistema de Facturación Electrónica para uso de dependencias universitarias y de empresas universitarias
• El sistema contempla los lineamientos requeridos por el SAT tanto en la emisión de la factura como en el almacenamiento de ésta en la base de datos para posibles auditorías
• Presenta un avance 100%
20
Estadísticas del Sistema de Facturación
Dependencias de la AG
Empresas Universitarias
24
150
36
15
225
CFDI generados al 13 de julio de 2012 Timbres
Facturación electrónica
Centros Universitarios
Centros de investigación
TOTAL
21
Movilidad Estudiantil
El desarrollo del módulo de Movilidad Estudiantil en el Sistema Escolar permitirá a todos los alumnos de los centros universitarios atender cursos de cualquier otro centro, siempre y cuando cumplan con los requerimientos específicos para cada curso.
Los centros universitarios contarán con la facilidad de generar la oferta académica de movilidad para cada ciclo escolar y podrán manejarla con una agenda especial para registro de movilidad.
El personal administrativo de CU pueda registrar a los alumnos de cualquier otro CU en su oferta de movilidad
Los alumnos puedan hacer su registro a cursos de oferta de movilidad aplicándose las reglas establecidas para este proceso
Los usuarios de los CU puedan establecer la oferta de cursos de movilidad que estará a disposición tanto de alumnos del propio centro como de alumnos de otros centros
Los usuarios de los CU puedan generar su agenda de registro de cursos de movilidad. Esta agenda se aplica en las formas de registro a cursos
Procesos realizados Descripción Avance %
Movilidad estudiantil
Registro de alumnos en oferta de movilidad por parte de personal administrativo del CU
Autorregistro de alumnos en oferta de movilidad
Forma de generación de oferta de movilidad
Agenda de registro de movilidad
100%
90%
100%
100%
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Transparencia (SESIP)
Se iniciaron los trabajos para desarrollar el nuevo Sistema Electrónico de Solicitudes de Información tomando los nuevos lineamientos del ITEI
Se lleva a cabo el análisis y diseño de los procesos
Se tiene establecida la fecha de entrega para el mes de septiembre de 2012
1era
2da
3era
4ta
Registro de usuarios
Registro de solicitudes
Seguimiento a solicitudes
Reportes para CTAG
10%
10%
10%
0%
Fase Proceso Avance %
Sistema Electrónico de Solicitudes de Información para Portal de Transparencia
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Sistema de Admisiones
El Sistema de Admisiones contiene todos los procesos involucrados en la admisión de alumnos a la Universidad de Guadalajara.
Desde la publicación de la oferta académica por parte de los centros universitarios, el registro de la solicitud de aspirantes y el proceso de dictamen de la información recibida.
Se tendrá un registro de la documentación entregada por cada aspirante, así como los procesos de validación necesarios para su seguimiento en el dictamen.
Una vez terminado un proceso de dictamen, los procesos de admisiones registrarán a los nuevos alumnos en el Sistema Escolar de manera automática a la oferta de su aspiración.
24
Sistema de admisiones
1era
2da
3era
4ta
5ta
Definición de oferta académica para primer ingreso
Registro de solicitudes de aspirantes
Aplicación de examen de admisión
Entrega de documentación para concurso
Proceso de dictamen
90%
30%
25%
5%
0%
Fase Proceso Avance %
Sistema de admisiones
25
Escolar SEMS
• El Sistema Escolar SEMS inició su operación en el calendario 2008B
• Hay 3 generaciones de egresados procesadas desde el sistema.
• La impresión de los certificados totales se ha llevado a cabo por medio del Sistema.
• Actualmente se tienen registrados los alumnos de los planes de estudio siguientes:
• El 100% del Bachillerato General por Competencias (diurno y nocturno)
• Y se está en proceso el Bachillerato General por Áreas Interdisciplinarias
• El sistema cuenta con varias opciones de registro a la oferta académica:
• Registro automático para alumnos de primer ingreso.• Registro por bloques para alumnos a partir de 2do semestre.• Registro por avance de ciclo escolar. Esta opción permite que las
sedes avancen a los alumnos a su siguiente ciclo escolar a los cursos que le corresponden de manera automática.
• Registro individual por alumno o por bloques de cursos.
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Sistema de Nómina
• El Sistema de Nómina permitirá simplificar los procesos necesarios para obtener el cálculo quincenal
• Será un Sistema reglamentado por parámetros configurables por el usuario, para que de una manera simple se puedan indicar los datos necesarios para el cálculo general de la nómina en cualquier momento
• Incluirá el manejo de incidencias y de nómina para personal pensionado y jubilado
1era
2da
3era
Administración de la nómina
Administración de la plantilla
Pensiones y jubilaciones
30%
0%
0%
Fase Proceso Avance %
Sistema de nómina
Gracias por su atención.
27
Sistema de servicio social
28
Administración de catálogos
SUBPROCESOS AVANCE PARTICIPANTES
• Consulta de catálogos
Terminado
• Dirección de Finanzas• Coordinación General
de Patrimonio• Coordinación de
Planeación y Desarrollo Institucional
• Coordinación General Administrativa
• Vicerrectoría Ejecutiva
• Mantenimiento de catálogos
• Alta de cuentas
• Baja de cuentas
• Edición de cuentas
• Cancelación
• Vinculación de los catálogos y su estructura
• Catálogos para precargar en el sistema y estructura
Sistema de servicio social
29
Planeación y Programación
SUBPROCESOS AVANCEPRIORIDAD
ESPARTICIPANT
ES
FECHA COMPROMIS
O
• Revisión, evaluación y actualización del PDI
Terminado• Elaboración de proyectos • Evaluación y aprobación de proyectos
• Dirección de Finanzas
• Coordinación General de Planeación y Desarrollo Institucional
• Vicerrectoría Ejecutiva
Agosto de 2012
• Captura del PDI
• Captura del PER
• Reportes
En proceso
• Calendarización de proyectos
• Elaboración de proyectos
• Evaluación y aprobación de proyectos
Sistema de servicio social
30
Patrimonio
SUBPROCESOSAVANC
EPRIORIDADE
SPARTICIPAN
TES
FECHA COMPROMIS
O
• Alta patrimonial
En proceso
Vincular con el resto de los
módulos
• Coordinación General de Patrimonio
• Dirección de Finanzas
• Contraloría General
• Vicerrectoría Ejecutiva
Octubre de 2012
• Baja patrimonial
• Traslados
• Resguardos
• Reportes de inventarios
Sistema de servicio social
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Administración de la nómina
SUBPROCESOS AVANCE PRIORIDADES PARTICIPANTESFECHA
COMPROMISO
• Percepciones
En proceso • Cálculo de la nómina • Percepciones• Deducciones• Prestaciones• Obligaciones• Administración de incidencias
• Dirección de Finanzas
• Coordinación General de Recursos Humanos
• Vicerrectoría Ejecutiva
Noviembre de 2012
• Deducciones
• Prestaciones
• Obligaciones
• Cálculo de nómina
• Aplicación de recursos
• Generación de nómina
• Cancelación de pagos
• Administración de incidencias (horas extras, descuentos, días no laborados)
No iniciado
• Módulo de trámites (percepciones, deducciones, etcétera)
En proceso
• Importación de base de datos 2da. fase
Sistema de servicio social
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Administración de la plantilla
SUBPROCESO AVANCE PRIORIDADES PARTICIPANTESFECHA
COMPROMISO
PendienteEn
proceso
Vincular con el resto de los módulos
• Coordinación General de Recursos Humanos
• Dirección de Finanzas
• Coordinación General de Tecnologías de la Información
• Vicerrectoría Ejecutiva
Noviembre de 2012
Sistema de servicio social
33
Pensiones y jubilaciones
SUBPROCESOS AVANCE PRIORIDADES PARTICIPANTES FECHA COMPROMISO
• IMSSEn
proceso
Este módulo se trabajará en la siguiente fase del proyecto
• Dirección de Finanzas
• Vicerrectoría Ejecutiva
2013• Pensiones y jubilaciones
Terminado
• Seguridad socialTerminad
o
Sistema de servicio social
34
Contabilidad institucional
SUBPROCESOS AVANCE PRIORIDADES PARTICIPANTESFECHA
COMPROMISO
•Operaciones de ingresos
En proceso
•Ajustes en operaciones de ingresos •Ajustes en operaciones de egresos •Operaciones de nóminas •Conciliación bancaria •Cierre y apertura de ejercicios fiscales •Ajustes en comprobaciones
• Dirección de Finanzas
• Coordinación de Planeación y Desarrollo Institucional
• Contraloría General
• Vicerrectoría Ejecutiva
Noviembre de 2012
•Operaciones de egresos•Operaciones de modificaciones al patrimonio•Operaciones de nóminas•Operaciones de fideicomisos•Operaciones de impuestos•Concentrado de operaciones•Conciliación bancaria•Apertura y cierre de períodos•Apertura y cierre de ejercicio fiscal•Generación de reportes y estados financieros y sus notas•Cierre del Ejercicio Fiscal y saldos finales•Apertura del Ejercicio Fiscal y saldos iniciales•Revisión y análisis de registros•Obligaciones fiscales•Comprobaciones •Ejercicios anteriores •Ejercicio actual
Sistema de servicio social
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Financiamiento
SUBPROCESOS AVANCE PRIORIDADES PARTICIPANTESFECHA
COMPROMISO
•Registro del presupuesto de ingresos
En proceso
•Registro del presupuesto de ingresos•Subsidios •Ingresos autogenerados•Donativos•Nota de crédito•Facturación proforma (transferencia de recursos entre dependencias universitarias)•Facturación electrónica
• Dirección de Finanzas
• Contraloría General
• Coordinación General Administrativa
• Vicerrectoría Ejecutiva
Noviembre de 2012
•Subsidios
•Ingresos autogenerados
•Apoyos externos
•Facturación electrónica
Terminado
• Donativos
• Nota de crédito
•Facturación proforma (transferencia de recursos entre dependencias universitarias)
Sistema de servicio social
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Ejercicio presupuestal
SUBPROCESOS AVANCE PRIORIDADES PARTICIPANTESFECHA
COMPROMISO•Registro del presupuesto de egresos Terminado
• Ajustes al registro del presupuesto de egresos• Ajustes en pagos• Adquisiciones y contrataciones (módulo de compras)• Comprobaciones
• Dirección de Finanzas
• Coordinación General Administrativa
• Contraloría General
• Vicerrectoría Ejecutiva
Diciembre de 2012
•Pagos•Control de bancos
En proceso•Adquisiciones y contrataciones (módulo de compras)•Comprobaciones•Depósito a cuenta concentradora
Terminado•Depósito a cuenta ejecutora•Fondos Externos Determinados
Ejercicio de todos los fondos externos
• Dirección de Finanzas
• Coordinación General de Planeación y Desarrollo Institucional
• Contraloría General
• Coordinación General Académica
• Coordinación General Administrativa
• Vicerrectoría Ejecutiva
•PIFI•COECYTJAL
En proceso•CONACYT•FADOEES•FIP
•PROMEP
Terminado
•CompensacionesTodo el módulo
• Dirección de Finanzas
Enero de 2013•Internas (proyectos/recursos)•Externas
Sistema de servicio social
37
Evaluación
SUBPROCESOSPRIORIDADE
SPARTICIPANT
ES
FECHA COMPROMIS
O
• Indicadores financierosEste módulo se trabajará en la siguiente fase del proyecto
• Coordinación de Planeación y Desarrollo Institucional
• Dirección de Finanzas
• Vicerrectoría Ejecutiva
2013
• Indicadores institucionales
Sistema de servicio social
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Transparencia
SUBPROCESO AVANCEPRIORIDADE
SPARTICIPAN
TES
FECHA COMPROMIS
O
Actualización del módulo conforme a los nuevos lineamientos del ITEI
En procesoVincular con el resto de los módulos
• Coordinación General de Transparencia y Archivo General
• Coordinación General de Tecnologías de la Información
• Vicerrectoría Ejecutiva
Septiembre de 2012
39
Siglario
BGAI Bachillerato General por Áreas Interdisciplinarias
BGC Bachillerato General por Competencias
CFDI Comprobante Fiscal Digital por Internet
CGAC Coordinación General Académica
CGADM Coordinación General Administrativa
CGTI Coordinación General de Tecnologías de Información
COECYTJAL Consejo Estatal de Ciencia y Tecnología de Jalisco
CONAC Consejo Nacional de Armonización Contable
CONACYT Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología
COPLADI Coordinación General de Planeación y Desarrollo Institucional
CTAG Coordinación de Transparencia y Archivo General
CU Centros Universitarios
CUAAD Centro Universitario de Arte, Arquitectura y Diseño
CUALTOS Centro Universitario de los Altos
CUCBA Centro Universitario de Ciencia Biológicas y Agropecuarias
CUCEA Centro Universitario de Ciencias Económico Administrativas
CUCEI Centro Universitario de Ciencias Exactas e Ingenierías
CUCI Centro Universitario de la Ciénega
CUCOSTA Centro Universitario de la Costa
CUCS Centro Universitario de Ciencias de la Salud
CUCSH Centro Universitario de Ciencias Sociales y Humanidades
CUCSUR Centro Universitario de la Costa Sur
40
Siglario
CULAGOS Centro Universitario de los Lagos
CUSUR Centro Universitario del Sur
CUTONALÁ Centro Universitario de Tonalá
CUVALLES Centro Universitario de los Valles
DF Dirección de Finanzas
FADOEES Fondo para Ampliar y Diversificar la Oferta Educativa en Educación Superior
FIP Fondo Institucional Participable
IMSS Intituto Mexicano del Seguro Social
ITEI Instituto de Transparencia e Información Pública
LGCG Ley General de Contabilidad Gubernamental
PDI Plan de Desarrollo Institucional
PER Plan de la Entidad de Red
PIFI Programa Integral de Fortalecimiento Institucional
PROMEP Programa de Mejoramiento del Profesorado
RH Recursos Humanos
SAT Servicio de Administración Tributaria
SEMS Sistema de Educación Media Superior
SESIP Sistema Electrónico de Solicitudes de Información Pública
SIIAU Sistema Integral de Información y Administración Universitaria
Sistema AFIN Sistema de Administración Financiera
SUV Sistema de Universidad Virtual
VE Vicerrectoría Ejecutiva