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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL LA MISERICORDIA
CALARCA, QUINDÍO
2012
PLAN OPERATIVO ANUAL -POA-
C A L L É 4 3 N U M E R O 2 6 - 1 3 C A L A R C Á , Q U I N D Í O
PRESENTACIÓN
El Plan Operativo Anual – POA- se presenta como un
instrumento que sirve de ruta a seguir por las
diferentes áreas misionales y administrativas de la
E.S.E Hospital la Misericordia.
Asimismo, permite observar las potencialidades y
posibles modificaciones al momento de prestar el
servicio a cada uno de nuestros usuarios, generando
una mayor calidad y compromiso de cada una de las
instancias de la E.S E, de esta manera se trazan unas
estrategias rectoras de este Plan y unos objetivos
específicos para llevar a cabo cada uno de los
objetivos misionales y administrativos que tengan
como eje la necesidad de generar Bienestar a la
poblacion Calarqueña y a toda el área de influencia
de la E.S.E teniendo en cuenta que es un hospital
que presta servicios de segundo nivel de complejidad.
Este POA representa la intención del Hospital la
Misericordia de Calarcá de generar procesos de
mejoramiento continuo y auto evaluación desde cada
una de las áreas, haciendo procesos constructivos en
la entidad tanto para sus empleados como para los
usuarios.
La Empresa Social del
Estado Hospital la
Misericordia de Calarcá,
cuenta con 90 años de
historia atendiendo la
poblacion vulnerable del
municipio de Calarcá.
Cinco centros de salud que
atienden a poblacion
especifican del municipio y
el departamento con el
objetivo de garantizar una
prestación del servicio que
tenga como prioridad
“BIENESTAR CON SENTIDO
HUMANO”.
Este Plan Operativo anual
construido para la
vigencia 2012 tiene como
prioridad la calidad en la
prestación del servicio
reconociendo la E.S.E
Hospital la misericordia
como de atención
Geoestratégica en tanto
su ubicación y la atención
de segundo nivel para los
municipios cordilleranos
hace que el servicio tenga
como fin cubrir las
necesidades en términos
de salud en la población
Calarqueña y su área de
influencia.
ESTRATEGIAS
1. GESTION DIRECTIVA Y ESTRATEGICA
El direccionamiento de la entidad está ligado a los lineamientos que permitan
orientar el quehacer de la E.S.E en el corto y mediano plazo, Permitiendo
direccionar cada una de las áreas. Asimismo, busca planear, proyectar, desarrollar
y ejecutar planes y programas que beneficien a la institución su personal y a los
usuarios.
De esta manera la Gerencia incorpora su gestión y compromiso con la entidad
para la creación y aprobación de políticas que tenga como resultado programas y
proyectos efectivos y significativos para la poblacion que se atiende en la E.S.E
Hospital la Misericordia de Calarcá.
2. GESTION DE LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE SALUD
La prestación de los servicios de la Salud de la E.S.E es el eje fundamental y
misional de la entidad. Con esta estrategia se busca prestar el servicio con una
mejora continua y con unos estándares de calidad y de habilitación que permitan
el crecimiento continuo en pro del bienestar de los usuarios.
La gestión en la prestación de los servicios se convierte en el eje articulador de las
políticas orientadas al Bienestar del Usuario, humanizando el servicio de salud en
todos los niveles que atiende la E.S.E Hospital la Misericordia de Calarcá.
Los servicios de salud tienen como objetivo llegar a toda la comunidad
prestándose con calidad, universalidad y eficiencia de parte de todo el personal
asistencial de la entidad.
3. GESTION ADMINISTRATIVA
La E.S.E cuenta con .área administrativa que identifica, capacita y orienta al
personal administrativo y misional a fin de dar a conocer el panorama estratégico
de la entidad, fortaleciendo los procesos y procedimientos internos, dando a
conocer la vocación de servicio y la capacitación técnica – profesional para dotar
de calidad cada una de las áreas administrativas de la E.S.E.
OBJETIVOS CORPORATIVOS
1. Propender por la sostenibilidad financiera de la Institución, mediante un manejo
gerencial adecuado
2. Propender por el mejoramiento de la Calidad en la prestación de servicios de
salud, fortaleciendo los procesos de mejoramiento continuo de la calidad.
3. Prestar servicios de salud de primero, segundo y algunas actividades de tercer
nivel a la población del área de influencia atendiendo la demanda con altos
estándares de calidad de acuerdo a la normatividad vigente.
4. Establecer gestión integral de procesos enfocados al riesgo que permita
accesibilidad, oportunidad, pertinencia, continuidad, y seguridad en la
prestación de los servicios de salud y permite alcanzar un alto grado de
satisfacción de los usuarios
5. Mantener las condiciones administrativas, técnico científicas y de equilibrio
financiero que permitan la permanencia de la Institución en el sistema.
6. Mejorar el clima laboral que permita crear sentido de pertenencia del cliente
interno y adherencia del cliente externo hacia la Institución.
7. Concientizar a la población objeto en la participación de las actividades
Institucionales que propenden mejorar su calidad de vida.
POA INSTITUCIONAL 2012
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO: Área de Gestión Directiva y Estratégica
FORMATO:
PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL 2012
PERIODO: 1o de ENERO A 31 DE DICIEMBRE DE 2012
PROCESO RESPONSABLE DEL DISEÑO: PLANEACION
VALENTINA SUAREZ FERNANDEZ, COORDINADOR PROCESO PLANEACION, CORSALUD
1. GESTION DIRECTIVA Y ESTRATEGICA
ACTIVIDAD META INDICADOR RESPONSABLE
1 Aprobación e implementación de políticas institucionales para lograr las metas expresadas en
cada una de las áreas de la entidad Implementar y aprobar el mayor numero de políticas institucionales a fin de llevar a cabo las estrategias y los objetivos institucionales
# de políticas aprobadas # total de políticas implantadas en cada área
Gerencia y cada una de las áreas
1 actualizar, normalizar, operativizar y hacer seguimiento al subproceso de presupuesto
identificando y registrando las modificaciones que se vayan presentando en el subproceso de presupuesto de acuerdo a la normativa
100% de procedimientos actualizados con base en la
normativa
# de procedimientos actualizados # total de procedimientos del área
coordinador de presupuesto
1 realizar conciliaciones entre las áreas de presupuesto, cartera, contabilidad y tesorería
confrontando los saldos de los diferentes módulos 100% de ejecución de programación de conciliaciones
# de conciliaciones realizadas / # de conciliaciones programadas
coordinador de presupuesto/ contabilidad
1 elaborar, suministrar y publicar la ejecución presupuestal en la página web y en la cartelera
institucional dar cumplimiento a la normativa con el 100% de publicación mensual a
partir de marzo
# de ejecuciones publicadas / # de ejecuciones a publicar
coordinador presupuesto
1 generar informes a los diferentes entes de control y vigilancia registrando la información
presupuestal en los diferentes formatos y páginas de los organismos de control y vigilancia
100% de informes entregados dentro de los términos establecidos
# de socializaciones realizadas / # de socializaciones programadas
coordinador presupuesto/ sistemas
1 Realizar seguimiento al registro y verificación entre las cuentas por cobrar enviadas y los soportes físicos de las mismas tomando los extractos de cartera de cada entidad y registrando los radicados con los recibidos de las diferentes entidades.
100% de seguimiento a la verificación de las cuentas por cobrar
% de seguimientos al registro y verificación de las cuentas por cobrar
Coord. de Cartera 1 depuración de anticipos en los módulos de contabilidad, cartera y facturación, una vez
depurados y conciliados los saldos con las diferentes entidades y establecido los saldos reales con cada una de ellas se entrara a una depuración interna entre los datos que tiene el área de contabilidad contra la cartera ya depurada entidad por entidad
100% de anticipos depurados mensualmente
% de anticipos depurados
Coord. de Cartera 1 conciliación de saldos de cartera con los módulos de contabilidad, presupuesto, tesorería y
facturación, cruzando la información generada en los cinco módulos, determinar las diferencias existentes y conciliarlas para presentar la información real de la entidad
100% de meses conciliados internamente
% de meses conciliados internamente
Coord. de Cartera 1 Conciliación permanente de los saldos de las cuenta por cobrar vigencia 2011, conciliando
los saldos de los extractos de los diferentes prestadores contra los pagos y glosas realizados por cada entidad.
100% de conciliaciones con deudores realizadas vigencia 2011 mensual
% conciliaciones con deudores realizadas vigencia 2011
Coord. de Cartera 1 Conciliación de las cuentas por cobrar vigencias anteriores, conciliando los saldos de los
extractos de los diferentes prestadores por medio de reuniones de conciliación y depuración con cada una de ellas.
100% de cuentas depuradas vigencias anteriores año por año cada mes
% de cuentas depuradas vigencias anteriores año por año
Coord. de Cartera 1 aplicación manual de cartera para recuperación de saldos conciliados, mediante las etapas
persuasivas y coactivas % conciliaciones permanentes con deudores vigencias anteriores año por año
% conciliaciones con deudores vigencias anteriores año por año
Coord. de Cartera 1 gestión de cobro a particulares, mediante la ejecución de las etapas persuasivas y coactivas % de cuentas a particulares
recuperadas año por año como proceso permanente
% de cuentas a particulares recuperadas año por año
Coord. de Cartera 1 saneamiento de las cuentas por cobrar incobrables, determinando de acuerdo a los registros
existentes las cuentas que no tienen sustento legal y dar de baja de la cartera con el concepto jurídico y aprobación del comité de depuración contable
% de cuentas por cobrar incobrables trimestralmente
% de cuentas por cobrar incobrables
Coord. de Cartera 1 Clasificar y filtrar la información 100% de información clasificada y
filtrada Mensualmente a partir de enero de 2011
No de información Focalizada / total de necesidades de información
Coord. Costos 1 Analizar la información por áreas de trabajo, producción, Centros de Costos 100% de información analizada por
cada una de las áreas de la entidad No de información Focalizada / total de necesidades de información
Coord. Costos 1
Alimentar los formatos estándar 100% formatos alimentados con la información disponible por los centros de costos de la empresa
No de información Focalizada
Coord. Costos 1
Mantener actualizado mensualmente el estudio de costos con el respectivo análisis 100% de la información actualizada constante y periódicamente para base de futuras tomas de decisión
No de información Focalizada / total de necesidades de información
Coord. Costos 1 Actualizar, Normalizar, operativizar y verificar que los procesos del área de costo se estén
ejecutando 100% de Procedimientos del área normalizados a 30 de junio de 2011 Nº Procedimientos estandarizados y
normatizados/Nº total de Procedimientos del Área
Coord. Costos
2.3
Realizar Autoevaluación de los estándares de Habilitación 100% a Junio de 2011 No de autoevaluaciones realizados / No. de autoevaluaciones programados
Coord. Calidad y Aud. Medico 2.3
Realizar reportes de novedad de habilitación según direccionamiento del gerente Cada que se realice apertura o cierre de servicio
No. reportes realizados según solicitud gerencia / No. Reportes solicitados por gerencia
Gerente, Calidad y Aud. Medico 2.3
Convocar Comité Equipo MECI Calidad 1 comité Mensual No. De sesiones realizadas / No. de programadas
Ofi. De Calidad 2.3
Consolidar, analizar indicadores de calidad
100% trimestral No. Indicadores consolidados / No. Indicadores reportados
Ofi. De Calidad 2.3
Enviar informe de indicadores de calidad a los entes de control y Empresas Administradoras de Planes de Beneficio
100% Trimestralmente No. De informes de indicadores realizados / No. De informes de indicadores a realizar
Ofi. De Calidad 2.3
Apoyar en la implementación del manual de auditoría. 100% a entre abril y mayo de 2011 Manual de auditoría documentado
Ofi. De Calidad 1.5
Brindar asesoría a las áreas en la actualización de los procedimientos y protocolos mediante la revisión documental, Sugerencias y recomendaciones
100% de asesoría brindadas según solicitudes
% de asesorías en la actualización de protocolos y procedimientos de las áreas
Áreas, Oficina de Planeación y Gerencia
1.5
Brindar asesoría en la elaboración de listas de chequeo, guías, y demás formatos requeridos, fomentando la estandarización, el trabajo en equipo y brindando confianza y seguridad técnica
100% de asesoría en elaboración de listas de chequeo y formatos de seguimiento según solicitud
3. % de asesorías para la elaboración de listas de chequeo, guías y demás formatos
Áreas, Oficina de Planeación y Gerencia
1.5
Asesorar los estudios de causalidad y los planes de mejoramiento incluyendo los relacionados con eventos adversos buscando la proyección y estandarización de metodología, creando la cultura de la búsqueda de causas y la implementación de mejoras
100% de asesoría brindadas según solicitudes % de asesorías para la determinación de
causalidad y elaboración de planes de mejora
Áreas, Oficina de Planeación y Gerencia
1.5
Elaborar y documentar proyectos con base en directrices de la gerencia Proyectos iniciando su elaboración a 30 de octubre, según directrices de gerencia
Proyectos Áreas, Oficina de Planeación y Gerencia
1.5
Fortalecer en la Institución la cultura del Autocontrol, Autorregulación, Autogestión y Autoevaluación, de tal manera que contribuya al mejoramiento continuo y al desarrollo de las actividades de acuerdo a los parámetros establecidos en cada proceso, incentivando y motivando a la totalidad de los funcionarios para que se fortalezca la cultura del autocontrol, Autorregulación, autogestión y autoevaluación
Fortalecer y capacitar al 100% de las áreas con elementos que permitan la creación de la cultura de autocontrol para el mejoramiento en la prestación de los servicios en el marco de la institución.
% de capacitaciones y documentos socializados en las áreas./ No. De Áreas
Control Interno y cada una de las áreas
1.5
planear, dirigir y organizar la verificación evaluación del sistema de control interno Realizar los informes pormenorizados del sistema de control interno según la ley 1474- periodicidad 3 por año
No. De informes presentados/ No. De informes requeridos por la ley
Control interno
1.5
Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas y metas de E.S.E y recomendar los ajustes necesarios
a través del plan anual de auditorías. 100% del plan anual de auditorias
Control interno
1.5
Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado de control interno dentro de la entidad dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento.
mediante la elaboración de informes de actividades del área- periodicidad trimestral
No. Informes presentados/ No. De informes programados
Control interno
1.5
Verificar que en las diferentes áreas se esté ejecutando el seguimiento a la adherencia a los procesos y procedimientos establecidos por la E.S.E. Hospital La Misericordia, comprobando que los procesos de la entidad se estén ejecutando de acuerdo a las diferentes actividades que se realizan
Mediante auditoria al manual de procesos y procedimientos semestral No. De auditorías realizadas/ No. De auditorías
programadas
Control interno
1.5
Velar por la actualización de los Mapas de Riesgos con sus respectivas acciones preventivas y correctivas, verificando el cumplimiento de esta actividad por parte de cada proceso Institucional
Seguimiento semestral al mapa de riesgos institucional No. De seguimientos realizados/ No. De
seguimientos programados
Control interno
1.5
Acompañamiento permanente a las personas encargadas de la generación de información a los diferentes entes de control, detectando las posibles inconsistencias y efectuando los ajustes necesarios, mediante la prestación de la asesoría necesaria en los temas que requieran los diferentes usuarios encargados de la generación de la información de los diferentes entes de control
Mediante la elaboración del cronograma de informes.
No. De informes realizados / No. De informes programados
Control interno
1.5
Presentar informes requeridos por los diferentes organismos de control y demás entes externos en cualquier época del año mediante la generación de acuerdo a los requerimientos de cada entidad de vigilancia y control los informes requeridos y realizar cronograma de presentación de informes
De acuerdo a los entes de control No. De informes realizados / No. De informes
programados
Control interno
5
Capacitar, hacer seguimiento y asesoría sobre la elaboración de actos administrativos, procesos y trámites previos al proceso de contratación a los coordinadores y jefes de área de cada proceso de la entidad.
Capacitación a 30 de febrero y seguimiento de adherencias y
asesoría a partir de abril. % de asesorías brindadas.
Oficina Jurídica 5
Acompañar y hacer seguimiento durante los comités que se realicen en la entidad. asistencia al 100% de comités
programados % de asistencia a comités que se realicen en la
entidad. Oficina Jurídica 5
Presentar los informes correspondientes a los procesos judiciales y de contratación a los entes de control.
100% de informes presentados a los entes de control dentro de los
términos. % de informes presentados a los entes de control.
Oficina Jurídica 5
Responder oportunamente los requerimientos administrativos que lleguen a la entidad. % de requerimientos contestados. % de requerimientos contestados. Oficina Jurídica 6
.7
Sostener los estándares de comunicación relacionados con los procesos de habilitación mediante la realización de rondas periódicas.
realizar procesos de comunicación a todos los servicios habilitados.
no. De procesos comunicados/No. De procesos socializados
Gerencia, Aud. Medico y Coord. de Comunicaciones.
6.7
Desarrollar un cronograma de socialización de la plataforma estratégica, , Códigos de tica, buen gobierno y Plan Operativo anual de la entidad
desarrollar el 100% del cronograma de socialización
NO. De actividades de socialización programadas/ No. De actividades programadas
Gerencia, Aud. Medico y Coord. de Comunicaciones.
6.7
Coordinación con la oficina de calidad para dar a conocer las nuevas ofertas de servicios habilitados
Socializar con intra como extramural los servicios habilitados
No. De servicios socializados/ No. De servicios habilitados
Gerencia, ofi de calidad y Coord. de Comunicaciones.
6.7
Socializar con los agentes internos y externos las actividades que se realizan desde cada una de las áreas a fin de dar a conocer las actividades y fortalezas que se dan en el marco de la institución
Socializar con los agentes internos y externos 100% de las actividades realizadas desde cada una de las áreas
No. De actividades por área socializadas/No de actividades realizadas por cada una de las áreas
Coord. de Comunicaciones.
6.7
Realizar interventoria y seguimiento a los contratos realizados en el área de comunicaciones realizando monitoreo y cumplimiento del objeto contractual
realizar interventoria mensual al 100% de los contratos
No. De contratos a los que se les ha realizado interventoria / No . De contratos del área de
comunicaciones
Gerencia, Aud. Medico y Coord. de Comunicaciones.
6.7
Difusión a través de medios de comunicación internos las restricciones que se dan en el marco del hospital
realizar socialización de las restricciones que se dan en el marco de la E.S.E a todos sus usuarios
No. De difusiones de restricción dadas/ No de difusiones planeadas
Gerencia, Aud. Medico y Coord. de Comunicaciones.
6.7
Difundir y realizar seguimiento de la mano de las diferentes áreas la socialización del nuevo POS para usuarios y trabajadores de la entidad.
Socialización con los agentes internos el nuevo POS
NO. De actividades de socialización dadas/ No. De actividades programadas
Gerencia, farmacia y Coord. de Comunicaciones.
6.7
Creación e implementación del plan de marketing de la entidad. llevar a cabo el plan de marketing de acuerdo al cronograma estipulado
No. De actividades realizadas/ No. De actividades programadas
Gerencia, sugerencias, Planeación y coordinador de Comunicaciones.
2. GESTION DE LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE SALUD 3.4
Realizar evaluación de Proveedores Realizar 6 sesiones de sesiones de socialización de los protocolos a año con el personal del área
No. De reunión realizadas/ No. De reuniones programadas
Coord. de Farmacia
3.4
Realizar inventarios comunicar médiate medio oral o escrito sesiones bimensuales de socialización No. De circulares +No. De e mails+ No de
actas de reuniones /No. De socializaciones programadas
Comité de Farmacia y terapéutica
3.4
Rediseñar, normalizar, operativizar y hacer seguimiento a los procedimientos del área y verificar adherencia
Realizar la evaluación del 100% de los contratos al momento de su finalización.
No. De evaluaciones de contratos realizados / No. De contratos adquiridos
Coord. de Farmacia
3.4
Evaluar las condiciones de los estándares de habilitación aplicando lista de chequeo y gestionar correctivos sobre los requisitos incumplidos para garantizar su sostenibilidad 100% de procedimientos actualizados
No. De procedimientos actualizados No. De procedimientos identificados en el
servicio
Coordinador de urgencias Jefes de Enfermería
3.4
Medir, analizar y corregir resultados de tiempos de espera para la atención médica en pacientes con Triage II y general Recopilando y analizando la información de cruzar el tiempo asignado en Triage con la hora del llamado del médico para iniciar la atención
100% d funcionarios con seguimiento verificación de adherencias, entre septiembre
No. de funcionarios con seguimiento a adherencia de Procedimientos
No. total de funcionarios del servicio de urgencias
Coordinador de Urgencias Enfermeras Jefes
3.4
Cumplir normatividad vigente y directrices institucionales en el Sistema de Referencia y Contrareferencia Aplicando y asesorando el cumplimiento de directrices institucionales y de norma sobre el Sistema de Referencia y Contrareferencia
Realizar autoevaluación a 30 de diciembre Número de autoevaluaciones realizados x
No. total de autoevaluaciones programadas Coordinador de Urgencias
Enfermeras Jefes
3.4
Reportar, analizar y corregir presentación de eventos adversos Recopilando, analizando y levantando correcciones de los eventos adversos reportados
Seguimiento mensual
Sumatoria individual total de minutos transcurridos desde la consulta del Triage hasta el llamado por el médico Total de consultas médicas realizadas en el mes.
Coordinador de Urgencias
3.4
Medición y monitoreo de reingresos en menos de 72 horas Realizando un muestreo aleatorio de las historias clínicas objeto de reingresos por el mismo motivo en menos de 72 horas.
Mensual
Número total de personas capacitadas en el servicio de urgencias
Numero total de personas a capacitar en el servicio de urgencias
Coordinador de Urgencias
3.4
Monitorear los reportes de resultados sobre satisfacción global del usuario en la prestación del servicio Realizando análisis y retroalimentación de resultados a los funcionarios para lograr mejoras en la prestación del servicio
Seguimiento mensual
Número Total de Eventos adversos detectados en el servicio de
urgencias y gestionados
Número Total de Eventos Adversos reportados en el servicio de urgencias.
Coordinador Urgencias
3.4
Evaluar adherencia a protocolos de referenciación médica y terapéuticos implementados Realizando evaluación de adherencia a protocolos de referenciación médica y terapéuticos
Seguimiento mensual 10% de reingresos del servicio de urgencias
en menos de 72 horas analizados x 100 10% de reingresos
Coordinador Urgencias
3.4
Evaluar la Calidad del diligenciamiento de la Historia Clínica Realizando revisión y retroalimentación de la revisión de historias clínicas
Seguimiento mensual
Número total de pacientes que se consideran
satisfechos con los servicios recibidos en el servicio de urgencias
Número total de paciente de urgencias encuestados
Coordinador Urgencias
3.4
Supervisar cumplimiento de cronograma de mantenimiento preventivo de equipos biomédicos y gestionar ejecución de mantenimientos correctivos Vigilando cumplimiento de cronograma y reportando los daños de los equipos al ingeniero biomédico
Seguimiento mensual
Número de protocolos referenciados evaluados en su adherencia
Número de Protocolos de referenciación objeto de monitoreo
Coordinador Urgencias
3.4
Revisión de la hotelería hospitalaria con énfasis en dotación.
Realizar 1 evaluaciones de historia clínica por médico al año
Número de historias clínicas evaluadas por médico y retroalimentadas Número de
historias clínicas a evaluar Coordinador Urgencias
3.4
Participar activamente en la actualización del mapa de riesgos institucional
Seguimiento mensual Número de acciones preventivas realizadas x 100 Número Total de acciones preventivas
programadas Coordinador Urgencias
3.4
Revisión de los tiempos de espera y oportunidad de atención Realizar 100% de los chequeos programados no. De chequeos realizados/ no. De chequeos programados
Auditor Medico y Auditora de enfermera
3.5
Inspección vigilancia y control del cumplimiento de requisitos de habilitación
Participar en el 100% de las reuniones programadas no. me reuniones en las que se participo /
no. De reuniones programadas.
Auditor Medico y Auditora de enfermera
3.4
Coordinación y remisión de información del SISBEN a Planeación del municipio de Calarcá y registro diario de eventos como no afiliación, duplicación y seguimiento de la base de datos del SISBEN.
De acuerdo con la circular 030
Auditor Medico y Auditora de enfermera
3.4
Participación comunitaria en Salud Realizar un cronograma para realizar la vigilancia no. De visitas programadas/no. De visitas realizadas
Auditor Medico y Auditora de enfermera
3.4
Gestión interna y externa para exámenes con EPS y otras entidades Realizar un informe trimestral del seguimiento del 100% de las remisiones
Total de usuarios atendidos/ total del usuarios sin SISBEN
Coordinadora de SIAU
3.4
intervención social Apoyo logístico, técnico y de información total de de organizaciones asesoradas/ total de organizaciones que requieren el servicio
Coordinadora de SIAU
3.4
Tramitar el !00% de exámenes que lleguen a la Oficina del SIAU No, de citas y exámenes requeridos/ no. De
citas y exámenes asignados.
Coordinadora de SIAU
3.4
Recepción de Peticiones, Quejas y Reclamos -PQR- Visitas y valoración socioeconómica para los usuarios que así lo requieran, teniendo un control mensual de los usuarios atendidos.
No de visitas de validación de derechos /no. De usuarios que solicitaron el servicio.
Coordinadora de SIAU
no. De usuarios con valoración socioeconómica/ no de usuario por
valoración socioeconómica
Coordinadora de SIAU
apoyo técnico y de información No. De PQR tramitadas/ no. De PQR
Coordinadora de SIAU
apoyo técnico y de información No. De encuestas de satisfacción realizadas/
% de satisfacción.
Coordinadora de SIAU
3.4
Programar agendas médicas por especialista, de manera clara, completa y ordenada, con la respectiva asignación de citas médicas por especialidad, de acuerdo a los parámetros establecidos por el servicio con el registro completo de los datos del usuario, elaborando y organizando las carpetas con formatos de asignación de citas, previa consulta con los médicos especialistas de sus turnos y horarios destinados para su respectiva consulta, Solicitando al usuario la información y documentación requerida, generando acciones de mejora para asegurar el cumplimiento de los parámetros establecidos para el servicio y la agenda médica.
Evaluación mensual del indicador con generación de Plan de mejoramiento en caso necesario
Total de citas asignadas de manera completa/Número total de citas asignadas en
el mes
Coord. de Consulta especializada
3.4
Hacer seguimiento y Mantener la oportunidad de consulta según los estándares establecidos.
Evaluación mensual del indicador con generación de Plan de mejoramiento en caso necesario
Sumatoria de días trascurridos entre la fecha de solicitud de la cita y la fecha de
asignación de la cita./'Número total de citas asignadas en el mes
Coord. de Consulta especializada
3.4
Medir el porcentaje mensual de inasistencia, hacer reporte de inasistentes y enviarlo a las respectivas EAPB, para seguimiento y solución.
Envió de reportes a las diferentes EAPB Primera semana de cada mes, para un total de 12 reportes al año.
Número total de inasistentes en el mes/'Número total de citas asignadas en el
mes
Coord. de Consulta especializada
Para medición de la postconsulta
% de encuestas realizadas y tabuladas.
Coord. de Consulta especializada
3.4
Hacer seguimiento al proceso de postconsulta. Aplicando la mini encuesta que permita determinar: en la postconsulta, validando la orientación que se brinda al usuario hacia los servicios que requiere, y si se aseguran de que salga del servicio con la información clara y la documentación completa, la cual será aplicada a 1 de cada 10 usuarios diariamente.
Todos los usuarios que requieren atención en III Nivel deben egresar del servicio con su respectivo formato diligenciado.
Número de usuarios que egresaron del servicio con su respectivo formato de
remisión a III nivel/Número total de usuarios que requirieron se remitidos a III nivel en el
mes
Coord. de Consulta especializada
Hacer seguimiento al sistema de referencia y contrareferencia del servicio. Todos los usuarios que requieren atención en I Nivel deben egresar del servicio con su respectivo formato diligenciado.
Número de usuarios que egresaron del servicio con su respectivo formato de contra remisión a I nivel/Número total de usuarios que requirieron se contrarremitido a I nivel
en el mes
Coord. de Consulta especializada
3.4
Hacer seguimiento al mantenimiento de los estándares de Habilitación y gestionar los requisitos necesarios.
100% de seguimientos bimestrales a partir del mes de abril.(cronograma bimestral) Número de estándares de habilitación
cumplidos/Número total de estándares del área
Coord. de Consulta especializada
3.4
Facilitar la asignación de citas, la atención médica y evitar desplazamiento innecesario de los usuarios, mediante la clasificación de las remisiones entrantes al servicio y evaluación de su pertinencia.
Evaluación diaria de la pertinencia del 100% del las remisiones recibidas.
Número total de remisiones devueltas por no pertinencia clínica/Número total de
remisiones revisadas en el mes
Coord. de Consulta especializada
Verificar el número total de remisiones en el mes. Número total de remisiones devueltas por no
pertinencia administrativa/Número total de remisiones revisadas en el mes
Coord. de Consulta especializada
3.4
Notificar, gestionar y reportar todos los eventos adversos que se presentan en el servicio.
Identificar la totalidad de los eventos adversos y notificarlos inmediatamente.
Número total de eventos adversos identificados, gestionados y notificados. /Número total de eventos adversos presentados
Coord. de Consulta especializada
3.4
Hacer seguimiento a la adherencia a los protocolos del área a través de la aplicación de las listas de chequeo y observación directa desde el área de Imagenologia.
100% de adherencia a los protocolos implementados por el área.
no. De protocolos implementados/no. De protocolos para el área.
Coord. De Imagenologia
Enviar el informe mensual de los estudios ecográficos. no. De estudios realizados / No. Citas para
los estudios
Coord. De Imagenologia
3.4
Informes mensuales de los indicadores para medir las oportunidades en el servicio.
enviar los informes de oportunidad de manera mensual
no. De informes realizados/ no- de informes programados.
Coord. De Imagenologia
3.4
Monitorear los reportes de satisfacción del servicio mediante las encuestas elaboradas con la ayuda de SIAU y Planeación, con el objetivo de mejorar el servicio
Monitorear de manera bimensual el estado de las encuestas de satisfacción del servicio.
no, de encuestas realizadas/ % de satisfacción
Coord. De Imagenologia
3.4
Elaborar plan mensual de suministros de dispositivos médicos. Mensualmente hacer la planeación de los suministros de dispositivos médicos.
no . De planes de suministros realizados/ no. De planes programados.
Coord. De Imagenologia
3.4
Socializar y hacer seguimiento a la adherencia a los y protocolos del área cirugía mediante la aplicación de Listas de chequeo
Llevar un 100% de cumplimiento de los protocolos No. De Actas de socialización / No. Total de protocolos
Jefe Cirugia.
3.4
Verificar el correcto manejo y custodia de la Historia Clínica según Resolución 1995 del ministerio de salud, revisando Historias Clínicas de los pacientes post operatorios diariamente
Revisar el 100% Historias Clínicas de los pacientes post operatorios diariamente
Total de Historias entregadas correctamente/ Total de Historias Recibidas
Jefe Cirugia.
3.4
Identificar reportar eventos adversos. Reportar el 100% de los eventos adversos presentados en el área
total de eventos reportados / total de eventos presentados
Jefe Cirugia.
3.4
Verificación de uso de manilla de identificación de pacientes que ingresan a cirugía
Diariamente verificar el uso de la manilla en los pacientes que ingresan a cirugía
No. De pacientes que usan la manilla / No. De pacientes que ingresan a cirugía,
Jefe Cirugia.
3.4
Maternidad Segura: Seguridad del binomio Madre e Hijo. Adherencia de total de las gestantes al programa. Adherencia de pacientes al programa&/ pacientes que continúan en CPN
Coord. Centro de Atención Materno Infantil
3.4
Maternidad Segura: Estrategia para la eliminación y erradicación de la de la sífilis congénita y VIH
Diagnosticar y atender de manera la sífilis gestacional de manera oportuna. No. De sífilis congénita/ No. De sífilis
gestacional.
Coord. Centro de Atención Materno Infantil
Diagnosticar y atender de manera oportuna las gestantes diagnosticada con VIH. No. De transmisión vertical del VIH/ No. De
gestantes diagnosticadas con VIH
Coord. Centro de Atención Materno Infantil
3.4
Maternidad Segura: Morbilidad materna extrema. Llevar a un 0% la morbilidad materna. No. De casos de morbilidad materna extrema/ muertes perinatales
Coord. Centro de Atención Materno Infantil
3.4
Adherencia a protocolos. Adherirse a los 100% de los protocolos para el área. No. Protocolos implementados/ total de
protocolos
Coord. Centro de Atención Materno Infantil
3.4
Identificar, notificar los eventos adversos. Monitorear el 100·% de los medicamentos pendientes mensualmente
# de eventos adversos identificados X100Total de eventos adversos notificados
coord. de hospitalización
3.4
Normalizar, socializar y verificar cumplimiento de normas de bioseguridad y técnicas asépticas mediante capacitación acerca del adecuado manejo de normas de bioseguridad y su importancia
Socializar el 100% de los protocolos en el área No de normas socializadas X 100/Total de
normas de bioseguridad del área
coord. de hospitalización
3.4
Monitorear el registro en el sistema de los medicamentos pendientes por entregar de la farmacia
Adoptar el software para el área de hospitalización No. de Medicamentos pendientes/Total de
Medicamentos despachados.
coord. de hospitalización
3.4
Socializar y hacer seguimiento a la adherencia a los y protocolos del área. Promover las guías de manejo en el 100% de los centros de salud
no. De protocolos socializados /no. De protocolos para el área.
coord. de hospitalización
3.4
Adoptar el software NTC para la información de las historias clínicas
Evaluar el 100% de las historias clínicas NO. De historias en CNT/ No. De historias del área.
coord. de hospitalización
3.4
Promover la Socialización y aplicación de los protocolos y guías de manejo en cada centro de salud.
De acuerdo a las capacitaciones dadas se reportaran los eventos adversos en cada uno de los centros de salud.
No. De eventos adversos gestionados/ no. Total de eventos adversos
Coord. de centros de salud.
3.4
Evaluar el correcto diligenciamiento de la historia clínica en cada uno de los centros de salud.
3.4
Reportar y gestionar eventos adversos presentados en cada uno de los centros de salud.
Gestionar desde los centros de salud el 100% de los eventos adversos No. d
Coord. de centros de salud.
Reporte de SIVIGILA de enfermedades de Salud Publica Reporte Mensual de las fichas para el SIVIGILA No. De fichas epidemiológicas reportadas/No. De fichas epidemiológicas
realizadas
Coord. de centros de salud
Medir la Demanda inducida de PyD en los centros de Salud Cumplir la totalidad de la demanda de PyD en el centro de salud total de solicitudes / total de demanda
Coord. PIC
3.4
Realizar charlas en promoción de la salud y prevención de la enfermedad. Teniendo en cuenta las directrices normativas del ente municipal como Departamental en temáticas como Nutrición, Psicologia, salud infantil, salud sexual y reproductiva, salud oral, zoonosis, enfermedades de interés en salud pública y salud ocupacional.
Realizar charlas y generar atención en la poblacion juvenil que requiera asesoría y acceso a las practicas saludables y amigables de la E.S.E Hospital la misericordia
No. De charlas dictadas/ No. De charlas solicitadas por el Municipio y el Departamento.
Coord. PIC
3.4
Atención médica y consejería en temáticas de salud sexual y reproductiva. Como planificación familiar, realización de citologías esquema 1-1-3, asesoría de VIH pre y post y demás ITS.
Atención médica y consejería al 100% que requieran el servicio. No. De jóvenes atendidos / NO. De jóvenes
que requieren el servicio.
Coord. de Servicios Amigables
3.4
Socializar los protocolos orientados al área de Odontologia.
socializar el 100% de los protocolos
%no. De actas de socialización/ No. De protocolos
Coord. de Odontologia
Verificar el correcto manejo de las historias clínicas que llegan al área de Odontologia
Verificar el 100% de las historias
total de historias verificadas/ total de historias recibidas
Coord. de Odontologia
notificar los eventos adversos presentados en el área de Odontologia
notificar el 100% de los eventos adversos No. De eventos adversos gestionados/ no. Total de eventos adversos
Coord. de Odontologia
verificar mediante lista de chequeo el correcto uso de los instrumentos del área
verificar a través de las listas de chequeo mensual
no. De chequeos realizados/ no. De chequeos programados
Coord. de Odontologia
3. GESTION ADMINISTRATIVA 5.2
.3
inventario físico de los bienes inmuebles Lograr el 100% de los inventarios de bienes inmuebles y equipos biomédicos.
no.de inventarios realizados/ número de áreas.
Coord. De Activos Fijos
5.2
.3
integrar e identificar los activos en la red de información dentro del software CNT integrar el 100% los activos en la red facilitando el cruce con contabilidad
No. De activos integrados a CNT /no. De áreas.
Coord. De Activos Fijos
5.2
.3
apertura de hoja de vida y ficha técnica para cada uno de los equipos tener el 100% de las descripciones de equipos, modelos, referencia y procedencia No. De equipos/ no. De listas de chequeo
Coord. De Activos Fijos
5.2
.5
elaborar y presentar los informes a los entes de vigilancia y control presentar oportunamente todos los informes solicitados por los organismos de control
No. De informes presentados/no. De informes solicitados
Coord. De Activos Fijos
5.2
.3
Reporte a la aseguradora el ingreso de nuevos equipos garantizar la seguridad de la propiedad, la planta y equipo en caso de pérdida o daño No. De reportes a la aseguradora/no. De
equipos nuevos.
Coord. De Activos Fijos
5.2
.3
reporte de bajas de bienes Llevar un control del 100% de los bienes dañados, en desuso y obsoletos. total de bajas/total de bienes
Coord. De Activos Fijos
2.4
.5
Gestionar y coordinar con los líderes de áreas servicios procesos de capacitación, implementación, seguimiento y control del manejo del archivo de gestión.
Llegar al 100% de las áreas de la E.S.E con el fin de garantizar un correcto manejo de archivo
No. De capacitaciones y las asesorías/ no. De capacitaciones programadas
Coordinador de Archivo
.2.4
.5
garantizar la custodia de los documentos de la institución (histórico y central)del area al archivar con base en la ley general de archivo (ley594 de 2000)
Revisión 100% de las capacitaciones seguimiento y control del manejo del archivo de gestión. No. De interventoria realizadas/numero de
interventoria programadas
Coordinador de Archivo
2.4
.5
3. Asesorar y realizar seguimiento de la implementación de las tablas de retención de la E.S.E realizando visitas a cada área para supervisar el proceso
documentos en el archivo central e histórico ubicados en un 100% a diciembre de 2012 áreas implementadas/ total de áreas
Coordinador de Archivo
2.4
.5
recepción de las transferencias documentales para mejorar la funcionalidad de los archivos decepcionando en el archivo central los documentos que lo requieran
100% de tablas implementadas no. De transferencias dadas /no. De
transferencias programadas
Coordinador de Archivo
2.4
.5
Ubicación de los fondos acumulados existentes en el archivo central, trabajo conjunto de la oficina de Archivo.
Recepción de la totalidad de los envíos. No. De cajas ubicadas/ no. D cajas de fondos
acumulados
Coordinador de Archivo
2.4
.5
terminar el inventario del archivo central e histórico aprovechando las transferencias primarias para hacer el conteo y depuración de toda la información
ubicación del 100 % de los fondos acumulados No. De cajas ubicadas/ total de cajas
Coordinador de Archivo
.2.4
.5
Distribuir información correctamente ya sea de forma personalizada, verbal, física o digital.
Actualizar en un 80% el inventario del archivo central e histórico.
No. De información recibida/ no. De información enviada.
Coordinador de Archivo
2.3
.6
Hacer seguimiento a las Historias laborales del personal de Planta, contratación y tercerización Revisando y confrontando los requisitos de Ley y los de habilitación con los soportes de la misma
Distribuir el 100 % de la información que llega al archivo central. % De Historia laboral revisadas y con
seguimiento al momento del ingreso del funcionarios, contratistas y tercerizados
Coordinador de Talento Humano
2.3
.6
Rediseñar, actualizar, implementar y hacer seguimiento a los procesos de inducción al personal que ingresa nuevo a la Entidad. 100% de Historias laborales actualizadas con
revisión anual % de personal que ingresa con inducción Coordinador de Talento Humano
2.3
.6
Rediseñar, actualizar, implementar y hacer seguimiento a los procesos de reinducción al personal antiguo de la Entidad.
100% Personal que ingresa con inducción a partir de junio
% de personal antiguo con reinducción Coordinador de Talento Humano
2.3
.6 Programar y coordinar con los subgerentes el proceso de Certificación en
competencias laborales a través de las entidades certificadoras 100 empleados con reinducción a partir de junio
% personal que labora en la entidad certificados en competencias laborales
Coordinador de Talento Humano/Sub-gerentes administrativo y científico
2.3
.6 Verificar y hacer seguimiento al cumplimiento de los procedimientos de la
evaluación de desempeño del personal de carrera administrativa Personal que labora en la entidad certificado por competencias a partir de mayo
% de seguimiento a la evaluación de los Empleados de carrera administrativa
Coordinador de Talento Humano/ Subgerentes administrativo y científico
Elaborar, implementar y hacer seguimiento al plan de capacitación, socializándolo con la comisión de personal
100% de seguimiento a la evaluación de los Empleados de carrera administrativa
Plan de capacitación Elaborado
Coordinador de Talento Humano/Comisión de personal
2.3
.6
Plan de capacitación Elaborado, de acuerdo a la normativa a abril de 2011
% Capacitaciones brindadas al personal de la institución
Actualizar, implementar y hacer seguimiento al plan de Bienestar Social. 100% Capacitaciones programadas realizadas a partir de mayo
Plan de Bienestar actualizado, implementado y con seguimiento
Coordinador de Talento Humano/Comisión de personal
2,4
,5
Realizar la Actualización de Bases de datos para verificación de derechos e informar al personal de facturación Después de que cada Entidad hace entrega de las bases de datos del régimen subsidiado, vinculado y contributivo se organiza la estructura según el diseño de las tablas que se usan para este fin. Se informa posteriormente al personal de facturación para que las bases de datos sean actualizados en cada estación de trabajo y poder verificar los derechos de atención con la información vigente.
100% de Base de datos actualizadas mensualmente
%no. De bases de datos que posee la entidad / No. De bases de datos actualizadas
mensualmente
Coord. de sistemas
Avanzar en la estrategia gobierno en línea de la mano de la gerencia y las demás áreas de la E.S.E
Avanzar hasta la fase 4 de la estrategia gobierno en línea con la implementación de CNT
NO. De áreas con CNT implementado/ No. De áreas
Coord. de sistemas 2,4
,5
Implementar el Software CNT con el periodo de capacitación programado.
Dotar a la totalidad de los trabajadores de la salud y administrativos de capacitación de el software CNT
No. De áreas capacitadas en CNT/No. De áreas de la entidad
Coord. de sistemas
Nota: los números que se encuentran en la primera columna corresponden al objetivo institucional al que responden cada una de las actividades.