Post on 25-Sep-2020
transcript
Projecte eValisa Salut
Sessió de presentació del projecte i equip de treball
Barcelona, 8 de març de 2014
2
Sumari
1. Introducció
2. Objectiu del projecte
3. Metodologia de treball
4. Desplegament del projecte
5. Segona prova pilot: Trameses en el procés
d’autorització de compatibilitats entre el
Departament i l’ICS
5.1 Àmbit d’actuació
5.2 Pla de treball
5.3 Documents a lliurar
5.4 Equip de treball
1. Introducció
4
1. Introducció
L’Acord de Govern de l’11 de febrer de 2014 estableix com a una de les línies
d’impuls de l’administració electrònica a l’Administració de la Generalitat la
implantació de la valisa electrònica i designa l’Oficina de Processos i
Administració Electrònica (Departament de Governació i Relacions Institucionals)
com a òrgan promotor.
La valisa electrònica és un servei que permet enviar i registrar documents en
format electrònic, telemàticament i a l’instant. El seu objectiu és reemplaçar la
valisa convencional en paper, on els documents que s’han d’enviar i registrar són
traslladats d’una unitat origen a un altra unitat destí manualment per diferents
persones.
L’àmbit d’aplicació s’estén a s’estén a tots els departaments de l’Administració de
la Generalitat, als seus organismes autònoms i a les entitats de dret públic
vinculades o dependents.
En el mes de novembre de 2013, els responsables d’aquest projecte ens van
presentar el projecte i l’eina i ens van oferir la possibilitat de participar en la fase de
desplegament portant a terme un pla pilot que servís d’experiència per a la resta
de departaments.
5
1. Introducció
El Departament de Salut, a través de la Subdirecció General de Recursos Humans
i Organització (SRHiO), en coordinació amb diferents entitats i unitats del
departament, vol participar en el desplegament d’aquesta eina corporativa
mitjançant les proves pilot següents:
• Durant el mes de desembre de 2013 i gener de 2014 s’ha posat en marxa la
primera prova pilot: Trameses en el procés de comunicacions en matèria de
riscos laborals entre el Departament i les unitats ubicades a l’Edifici Salvany.
• Durant el primer trimestre de 2014 es vol posar en marxa la segona prova
pilot: Trameses en el procés d’autorització de compatibilitats entre el
Departament i l’Institut Català de la Salut.
• També està previst que s’implementi successivament per a les trameses en el
procés de contractació i en els processos en matèria econòmica entre
serveis centrals i serveis regionals entre unitats.
L’objectiu del projecte és anar ampliant l’àmbit d’actuació a les diferents entitats i
unitats orgàniques del Departament de Salut i les entitats que en depenen.
2. Objectius
7
2. Objectius
Portar a terme un projecte pilot per a la implementació de la valisa
electrònica entre determinades unitats del Departament de Salut i les
seves entitats.
Avaluar els resultats i formular propostes de millora en relació a l’eina i els
condicionants tecnològics per col·laborar a la millora a nivell corporatiu.
Assolir el grau d’experiència suficient per a la successiva implementació a
les diferents unitats del departament i entre aquestes i les unitats d’entitats
que en depenguin.
Agilitar les trameses d’informació i de comunicacions entre unitats del
Departament que estan ubicades en diferents edificis amb la plenes
garanties jurídiques.
3. Metodologia de treball
9
3. Metodologia de treball
Com a pas previ a la implementació de l’eina cal:
Determinar el procediment així com els documents que, en concret, es
trametran mitjançant la valisa electrònica segons els criteris:
Trameses entre unitats del departament o bé entre aquestes i unitats
d’entitats que en depenguin (ICS, Agència...)
Trameses entre diferents edificis, que es faci amb valisa i amb registre
d’entrada i de sortida.
Oficis + còpies de documents que s’han de registrar
Originals que no hagin de sortir fora de l’àmbit del Departament de Salut i les
seves entitats
Volum de documents
Predisposició de les unitats per a la participació en la prova pilot
Que representi una millora substancial en termes de recursos i temps
10
3. Metodologia de treball
Presentació del projecte i la proposta de la prova pilot.
Definició els usuaris i rols de l’eina.
Establiment de criteris de funcionament com:
Arxiu de la documentació
Gestió de l’expedient híbrid (conveniència o no de fer còpies en format
paper, arxiu dels documents electrònics a un repositori segur, entre
d’altres)
Explicació del funcionament de l’eina als usuaris/a les usuàries
Un cop implementada l’eina:
Establiment d’un canal de comunicació per a la recollida de dubtes, comentaris
o propostes, incidències generades a través de la unitat d’organització del
Departament (Elena Benito ebenitog@gencat.cat i Joan Solé
joan.solev@gencat.cat) .
4. Desplegament del projecte
12
4. Desplegament del projecte
Post-projecteProjecte
Implementació
successiva
Pre-projecte
Seguiment i
ControlPreparació Proves pilot
Anàlisi de
l’experiència
• Consensuar els
objectius i àmbits
d’actuació
• Identificar els
interlocutors i
participants en les
proves pilot
• Constituir els
comitès de direcció
i seguiment del
projecte
• Posada en marxa de
les proves pilot
• Comunicacions en
matèria de
prevenció de riscos
laborals entre les
unitats de l’Edifici
Salvany i l’edifici
Ave Maria
• Trameses entre la
Unitat de Règim
Jurídic de Personal
del Departament i la
Unitat de Gestió de
Personal de l’ICS
• Recollida d’incidències i
elaboració de propostes
de millora de l’eina
• Redefinició d’aspectes
funcionals i de gestió, si
és el cas
• Documentar una guia de
gestió i recomanacions
• Identificació
d’altres processos
als quals
implementar la
valisa electrònica
• Planificar les
accions per dur a
terme el canvi
• Definir els
mecanismes per
assegurar
l’estabilitat del
procés:
INDICADORS
• Tancar el projecte
i pas a la
MILLORA
CONTÍNUA
Les fases del projecte són les que es presenten en el següent diagrama:
13
4. Desplegament del projecte
Catàleg de proves pilot:
1. Comunicacions en matèria de riscos laborals: Prevenció de Riscos
Laborals – Unitats Departament, Agència, Serveis Regionals.
2. Procés d’autorització de compatibilitats: Unitat de Règim Jurídic de
Personal DS (edifici Ave Maria) - Recursos Humans ICS (edifici Gran via)
3. Procés de contractació: Àmbit de Gestió Econòmica (edifici Roc
Boronat) – Serveis Regionals de l’Agència de Salut Pública Catalunya
(diferents edificis)
4. Processos en matèria econòmica entre els serveis centrals i els serveis
regionals: Àmbit de Gestió Econòmica (edifici Roc Boronat ) – Assessoria
Jurídica i àmbit de Gestió Econòmica (edifici Ave Maria)
14
4. Desplegament del projecte
Calendari de desplegament (esborrany)
11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Fase I: Proves pilot
01/01/2014
10/03/2014
01/04/2014
Procés d'autorització de compatibilitats
Anàlisi i definició del projecte
Posada en marxa
2014
Planificació de la implementació
Fase III: Implementació progressiva a la
resta de processos
Anàlisi i definició del projecte
Posada en marxa
Procés de contractació pública
Fase II: Anàlisi i propostes de millora
Recollida de propostes de millora
Anàlisi i definició del projecte
Posada en marxa
2013
Procés de comunicacions en matèria de
riscos laborals
Fitxa de projecte
Títol del projecte:
Objectius del projecte:
1.Portar a terme projectes pilot per a la implementació de la valisa
electrònica entre determinades unitats del Departament de Salut
i les seves entitats.
2.Avaluar els resultats i formular propostes de millora en relació a
l’eina i els condicionants tecnològics per col·laborar a la millora
a nivell corporatiu.
3.Assolir el grau d’experiència suficient per a la successiva
implementació a les diferents unitats del departament i entre
aquestes i les unitats d’entitats que en depenguin.
Projecte d’implementació de la valisa electrònica al
departament de Salut i entitats adscrites
Tasques principals:
Responsable:
Subdirecció de Recursos Humans i
Organització
Estimació €:
Recursos propis
Organització projecte:
1. Comitè de direcció: Xavier Rodríguez
1. Comitè Executiu: Rosa Maria Pujante Mitjavila, Ramona
Maite Alvarez Lopez, Juan Ramón Pastor A determinar en
funció de l’àmbit d’aplicació
2. Equip de projecte:
Unitat d’Organització: Joan A. Sole Villanueva, Elena
Benito García
Oficina de Processos i Administració Electrònica: Joan
Gual, Sara Vilaseca, Rosa Maria Gallego
Referents de les unitats: A determinar en funció de l’àmbit
d’aplicació
Pla de projecte:
Fase I: Proves pilot
1. Nov 2013 Presentació del projecte
2. Gener 2014 Posada en marxa de les proves pilot (Prevenció
de Riscos )
3. 10/03/2014 Implementació a procés de compatibilitats
Fase II: Processos entre altres unitats
Calendari: març –abril 2014
Condicionants:
1. Disponibilitat de dedicació de l’equip
5. Prova pilot 2:
Trameses en el procés
d’autorització de
compatibilitats entre el
Departament i l’ICS
(en endavant, procés de compatibilitats)
17
5. Prova pilot 2: procés de compatibilitats
5.1. Àmbit d’actuació
5.2. Pla de treball
5.3. Documents a lliurar
5.4. Equip de Treball
18
5. Prova pilot 2: procés de compatibilitats
Procés: Autorització de compatibilitats
Personal sanitari i no sanitari de l’ICS
Unitats participants:
Departament de Salut
• Edifici Ave MariaDirecció de Serveis
SubdireccióGeneral de
Recursos Humans i Organització
Unitat de RègimJurídic de
Personal (RJP)
Institut Català de la Salut
•Edifici Gran Via
Direcció de Recursos Humans
Àrea de Gestióde Personal
Unitat de Gestió i
Administració de Personal
5.1. Àmbit d’actuació
19
5. Prova pilot 2: procés de compatibilitats
Constitució del grup de treball
Formació sobre l’eina eValisa
Consens en la definició de l’àmbit d’aplicació de la prova pilot
Definició de rols i usuaris
Criteris de gestió documental i arxiu dels documents electrònics i dels
expedients híbrids.
Consens del pla de treball:
Data d’inici pilot: (pendent data d’incorporació nou cap de Recursos
Humans ICS) 23/03/2014
5.2. Pla de treball
20
5. Prova pilot 2: procés de compatibilitats
Proposta de documents:
De l’ICS al Departament
Personal sanitari:Proposta d’autorització de compatibilitat (ICS):
-Ofici
-Proposta (signada pel/per la director/a de
Recursos Humans de l’ICS amb signatura
electrònica)
-Resta de documentació (escanejat)
Personal no sanitari:Informe d’autorització de compatibilitat (ICS):
-Ofici
-Informe (signat per/per la director/a de Recursos
Humans de l’ICS amb signatura electrònica)
-Resta de documentació (escanejat)
Del Departament a l’ICS
Personal sanitari:Còpia de la resolució d’autorització de
compatibilitat:
-Ofici
-Còpia de la resolució (signada pel/per la
secretari/ària general) (escanejada)
5.2. Pla de treball
21
5. Prova pilot 2: procés de compatibilitats
Proposta d’usuaris i rols:
5.2. Pla de treball
Projecte d'implementació de la valisa electrònica al Departament de Salut
Nom Rol Observacions
- - Rosa Maria Pujante
- - Teresa Vidal
Cap de la Unitat Maite Álvarez López
- Anna Molina Cerrato
- Victor Panicello Monterde
- Lidia Armengou Casanovas
Cap de la Unitat Joan solé i Villanueva
Elena Benito García
Nom Rol Observacions
- - Paqui García García
- -
Cap de la Unitat Anna Aragó Strasser
-
-
Àrea de Gestió de
Personal Unitat d'Administració i
Gestió de Personal
Departament de Salut
Òrgan / Unitat
Institut català de la salut
Òrgan / Unitat
Unitat d'Organització
Unitat de Règim jurídic de
PersonalSub. Gral RHiO
22
5. Prova pilot 2: procés de compatibilitats
Proposta d’usuaris i rols:
5.2. Pla de treball
Nom Rol principal Observacions
Quan envia una valisa:Rosa Maria
PujanteTeresa Vidal
Maite Álvarez
López
Anna Molina
Cerrato
Moisès Ruiz
Domínguez
Victor
Panicello
Monterde
Sònia Lidia Armengou
Casanovas
- - Rosa Maria Pujante Visualitzador/a
Visualitzador de
tota la resta
d'emissors /
receptors
Col·laborador/a Visualitzador/a
Col·laborador/a
amb vist-i-plau de
l'emissor i
Visualitzador/a
- - Teresa Vidal Col·laborador/a Col·laborador de
Rosa Mª PujanteVisualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a
Cap de la Unitat Maite Álvarez López Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador Visualitzador Visualitzador/aCol·laborador/a i
Visualitzador/a
Anna Molina Cerrato Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i
Visualitzador/a
Moisès Ruiz Domínguez Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i
Visualitzador/a
Victor Panicello Monterde Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i
Visualitzador/a
Sònia Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i
Visualitzador/a
Lidia Armengou Casanovas Col·laborador/a
Col·laborador/a de
tota la resta
d'emissors /
receptors
Rols definits pels usuaris emissors / receptors
Departament de Salut
Òrgan / Unitat
Unitat de Règim
jurídic de Personal
Sub. Gral
RHiO
-
23
5. Prova pilot 2: procés de compatibilitats
Proposta d’usuaris i rols:
5.2. Pla de treball
Nom Rol Observacions
Quan envia una valisa:Paqui García
García
Anna Aragó
Strasser
- - Paqui García García Visualitzador/a Col·laborador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i
Visualitzador/a
- - Col·laborador/a Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a
Cap de la Unitat Anna Aragó Strasser Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador Visualitzador Visualitzador/aCol·laborador/a i
Visualitzador/a
- Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i
Visualitzador/a
- Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i
Visualitzador/a
- Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i
Visualitzador/a
- Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i
Visualitzador/a
- Col·laborador/a
Col·laborador/a de
tota la resta
d'emissors /
receptors
Rols definits pels usuaris emissors / receptors
Àrea de
Gestió de
Personal Unitat
d'Administració i
Gestió de
Personal
Institut Català de la salut
Òrgan / Unitat
24
5. Prova pilot 2: procés de compatibilitats
Criteris de gestió documental i arxiu dels documents electrònics i dels
expedients híbrids
5.2. Pla de treball
25
5. Prova pilot 2: procés de compatibilitats
Calendari de la prova pilot (previsió inicial)
1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T
Fase I: Processos entre RJP i ICS
Procés d'autorització de compatibilitats
Formació a totes les persones usuàries
Tramesa de prova
Altres processos
juliol agost setembre
2014
Anàlisi i definició del projecte
Anàlisi i definició de la prova pilot
Posada en marxa
Anàlisi dels resultats i propostes de millora
Calendari del Projecte eValisa Salut
març abril maig juny
5.2. Pla de treball
26
5. Prova pilot 2: procés de compatibilitats
Guia de tramitació mitjançant valisa electrònica
Catàleg de documents i processos a on s’implementa la valisa electrònica
També podeu trobar tota la informació i documentació del projecte a la intranet:
Inici > Unitats>La Unitat d'Organització> Eines i solucions corporatives
http://intranet.salut/pub/Du9/html/ca/dir1456/doc10400.asp
5.3. Documents a lliurar
5. Prova pilot 2: procés de compatibilitats
Composen l’equip de treball:
Oficina de Processos i Administració Electrònica (Dept. Governació)
Joan Gual Vila
Departament de Salut
Joan A. Sole Villanueva, Unitat d’OrganitzacióElena Benito García, Unitat d’Organització
Maite Álvarez López, Unitat de Règim Jurídic de PersonalVictor Panicello Monterde, Unitat de Règim Jurídic de PersonalAnna Molina Cerrato, Unitat de Règim Jurídic de Personal
Patricia Lloveras Pujol, Arxiu Central
Institut Català de la Salut (ICS)
Paqui García García, Unitat de Gestió i Administració de Personal. Àrea de Gestió de Personal Anna Aragó Strasser, Unitat de Gestió i Administració de Personal. Àrea de Gestió de Personal
Jordi Seuba Díaz, Secretaria Tècnica
5.4. Equip de treball (proposta)
Dades de contacte :
Joan Solé: joan.solev@gencat.cat - Tel. 93 556 61 43
Elena Benito: ebenitog@gencat.cat Tel 93 556 64 46
MOLTES GRÀCIES!