Post on 25-Aug-2020
transcript
Projecte eValisa Salut
Sessió de presentació del projecte i equip de treball
Barcelona, 14 d’abril de 2014
2
Sumari
1. Introducció
2. Objectiu del projecte
3. Metodologia de treball
4. Desplegament del projecte
5. Tercera prova pilot: Trameses entre l’àmbit
de Recursos Econòmics (processos de
contractació i convenis) i l’Assessoria
Jurídica
5.1 Àmbit d’actuació
5.2 Pla de treball
5.3 Documents a lliurar
5.4 Equip de treball
1. Introducció
4
1. Introducció
L’Acord de Govern de l’11 de febrer de 2014 estableix com a una de les línies
d’impuls de l’administració electrònica a l’Administració de la Generalitat la
implantació de la valisa electrònica i designa l’Oficina de Processos i
Administració Electrònica (Departament de Governació i Relacions Institucionals)
com a òrgan promotor.
La valisa electrònica és un servei que permet enviar i registrar documents en
format electrònic, telemàticament i a l’instant. El seu objectiu és reemplaçar la
valisa convencional en paper, on els documents que s’han d’enviar i registrar són
traslladats d’una unitat origen a un altra unitat destí manualment per diferents
persones.
L’àmbit d’aplicació s’estén a tots els departaments de l’Administració de la
Generalitat, als seus organismes autònoms i a les entitats de dret públic vinculades
o dependents.
En el mes de novembre de 2013, els responsables d’aquest projecte ens van
presentar el projecte i l’eina i ens van oferir la possibilitat de participar en la fase de
desplegament portant a terme un pla pilot que servís d’experiència per a la resta
de departaments.
5
1. Introducció
El Departament de Salut, a través de la Subdirecció General de Recursos Humans
i Organització (SRHiO), en coordinació amb diferents entitats i unitats del
departament, vol participar en el desplegament d’aquesta eina corporativa
mitjançant les proves pilot següents:
• Durant el mes de desembre de 2013 i gener de 2014 s’ha posat en marxa la
primera prova pilot:
• Trameses en el procés de comunicacions en matèria de riscos
laborals entre serveis centrals ubicats a l’Edifici Ave Maria i les unitats
ubicades a l’Edifici Salvany.
• Durant el primer trimestre de 2014 s’ha posat en marxa la segona prova pilot:
• Trameses en el procés d’autorització de compatibilitats entre el
Departament i l’Institut Català de la Salut.
6
1. Introducció
• Durant el segon trimestre de 2014 s’amplien els àmbits d’aplicació a:
• Les trameses en el procés d’autorització de compatibilitats entre
serveis centrals (Edifici Ave Maria) i serveis regionals (de moment només
Barcelona)
• les trameses en el procés d’autorització de compatibilitats entre el
Departament de Salut i el Departament de Governació i relacions
Institucionals (Secretaria d’Administració i Funció Pública)
• Durant el segon trimestre de 2014 es vol posar en marxa la tercera prova pilot
en l’àmbit dels Recursos econòmics:
• les trameses en el processos de contractació i convenis entre l’àmbit
dels Recursos Econòmics (Edifici Salvany) i l’Assessoria Jurídica (Edifici
Ave Maria)
• les trameses en la resta de processos en l’àmbit dels Recursos
Econòmics entre serveis centrals (Edifici Salvany) i els serveis regionals
(pendent de definició).
L’objectiu del projecte és anar ampliant l’àmbit d’actuació a les diferents entitats i
unitats orgàniques del Departament de Salut i les entitats que en depenen.
2. Objectius
8
2. Objectius
Portar a terme un projecte pilot per a la implementació de la valisa
electrònica entre determinades unitats del Departament de Salut i les
seves entitats.
Avaluar els resultats i formular propostes de millora en relació a l’eina i els
condicionants tecnològics per col·laborar a la millora a nivell corporatiu.
Assolir el grau d’experiència suficient per a la successiva implementació a
les diferents unitats del departament i entre aquestes i les unitats d’entitats
que en depenguin.
Agilitar les trameses d’informació i de comunicacions entre unitats del
Departament que estan ubicades en diferents edificis amb la plenes
garanties jurídiques.
3. Metodologia de treball
10
3. Metodologia de treball
Com a pas previ a la implementació de l’eina cal:
Determinar el procediment així com els documents que, en concret, es
trametran mitjançant la valisa electrònica segons els criteris:
Trameses entre unitats del departament o bé entre aquestes i unitats
d’entitats que en depenguin (ICS, Agència...)
Trameses entre diferents edificis, que es faci amb valisa i amb registre
d’entrada i de sortida.
Oficis + còpies de documents que s’han de registrar
Originals que no hagin de sortir fora de l’àmbit del Departament de Salut i les
seves entitats
Volum de documents
Predisposició de les unitats per a la participació en la prova pilot
Que representi una millora substancial en termes de recursos i temps
11
3. Metodologia de treball
Presentació del projecte i la proposta de la prova pilot.
Definició els usuaris i rols de l’eina.
Establiment de criteris de funcionament com:
Arxiu de la documentació
Gestió de l’expedient híbrid (conveniència o no de fer còpies en format
paper, arxiu dels documents electrònics a un repositori segur, entre
d’altres)
Explicació del funcionament de l’eina als usuaris/a les usuàries
Un cop implementada l’eina:
Establiment d’un canal de comunicació per a la recollida de dubtes, comentaris
o propostes, incidències generades a través de la unitat d’organització del
Departament (Elena Benito ebenitog@gencat.cat i Joan Solé
joan.solev@gencat.cat) .
4. Desplegament del projecte
13
4. Desplegament del projecte
Post-projecteProjecte
Implementació
successiva
Pre-projecte
Seguiment i
ControlPreparació Proves pilot
Anàlisi de
l’experiència
• Consensuar els
objectius i àmbits
d’actuació
• Identificar els
interlocutors i
participants en les
proves pilot
• Constituir els
comitès de direcció
i seguiment del
projecte
• Posada en marxa de
les proves pilot• Recollida d’incidències i
elaboració de propostes
de millora de l’eina
• Redefinició d’aspectes
funcionals i de gestió, si
és el cas
• Documentar una guia de
gestió i recomanacions
• Identificació
d’altres processos
als quals
implementar la
valisa electrònica
• Planificar les
accions per dur a
terme el canvi
• Definir els
mecanismes per
assegurar
l’estabilitat del
procés:
INDICADORS
• Tancar el projecte
i pas a la
MILLORA
CONTÍNUA
Les fases del projecte són les que es presenten en el següent diagrama:
14
4. Desplegament del projecte
Catàleg de proves pilot:
1. Comunicacions en matèria de riscos laborals:
• Prevenció de Riscos Laborals (Edifici Ave Maria) – (Edifici Salvany)
• Prevenció de Riscos Laborals (Edifici Ave Maria) – serveis regionals
(diferents edificis)
2. Procés d’autorització de compatibilitats:
• Unitat de Règim Jurídic de Personal DS (Edifici Ave Maria) - Recursos
Humans ICS (Edifici Gran via)
• Unitat de Règim Jurídic de Personal DS (Edifici Ave Maria) – Secretaria
d’Administració i Funció Pública (Edifici Plaça Catalunya) (previst)
3. Processos en l’àmbit de Recursos Econòmics
• Processos de contractació i convenis (Edifici Salvany) – Assessoria
Jurídica (Edifici Ave Maria)
• Processos de contractació i convenis (Edifici Salvany) – serveis regionals
(diferents edificis) (previst)
15
4. Desplegament del projecte
Calendari de desplegament (esborrany)
11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Fase I: Proves pilot
01/01/2014
01/01/2014
10/03/2014
15/05/2014
16/04/2014
15/05/2014
Posada en marxa
Posada en marxa
Unitat de Règim jurídic de Personal (DS) (Edifici Ave Maria) -
Institut Català de la Salut (Edifici Gran Via)
Àmbit de recursos econòmics, serveis centrals (Edifici
Salvany) - Serveis regionals (diferents edificis)
Fase II: Anàlisi i propostes de millora
Recollida de propostes de millora
Fase III: Implementació progressiva a la resta de
processos
Planificació de la implementació
Prevenció de riscos laborals, serveis centrals (Edifici Ave
Maria - Edifici Salvany)
Procés d'autorització de compatibilitats
Prevenció de riscos laborals, serveis centrals (Edifici Ave
Maria) - Serveis regionals (diferents edificis)
Unitat de Règim jurídic de Personal (DS) (Edifici Ave Maria) -
Governació i Relacions Institucionals (Edifici Pça. Catalunya)
Processos de contractació i convenis
Àmbit de recursos econòmics, serveis centrals (Edifici
Salvany) - Assessoria Jurídica (Edifici Ave maria)
Departament de Salut
Calendari del Projecte eValisa Salut
2013 2014
Procés de comunicacions en matèria de riscos laborals
Fitxa de projecte
Títol del projecte:
Objectius del projecte:
1.Portar a terme projectes pilot per a la implementació de la valisa
electrònica entre determinades unitats del Departament de Salut
i les seves entitats.
2.Avaluar els resultats i formular propostes de millora en relació a
l’eina i els condicionants tecnològics per col·laborar a la millora
a nivell corporatiu.
3.Assolir el grau d’experiència suficient per a la successiva
implementació a les diferents unitats del departament i entre
aquestes i les unitats d’entitats que en depenguin.
Projecte d’implementació de la valisa electrònica al
departament de Salut i entitats adscrites
Tasques principals:
Responsable:
Subdirecció de Recursos Humans i
Organització
Estimació €:
Recursos propis
Organització projecte:
1. Comitè de direcció: Xavier Rodríguez
1. Comitè Executiu: Rosa Maria Pujante Mitjavila, Ramona
Maite Alvarez Lopez, Juan Ramón Pastor A determinar en
funció de l’àmbit d’aplicació
2. Equip de projecte:
Unitat d’Organització: Joan A. Sole Villanueva, Elena
Benito García
Oficina de Processos i Administració Electrònica: Joan
Gual, Sara Vilaseca, Rosa Maria Gallego
Referents de les unitats: A determinar en funció de l’àmbit
d’aplicació
Pla de projecte:
Fase I: Proves pilot
1. Nov 2013 Presentació del projecte
2. Gener 2014 Posada en marxa de les proves pilot (Prevenció
de Riscos )
3. 10/03/2014 Implementació a procés de compatibilitats
4. 14/04/2014 Implementació a Àmbit de gestió econòmica –
Assessoria Jurídica
Fase II: Processos entre altres unitats
Calendari: març –abril 2014
Condicionants:
1. Disponibilitat de dedicació de l’equip
5. Prova pilot 3:
Trameses entre l’àmbit de
Recursos Econòmics
(processos de contractació i
convenis) i l’Assessoria
Jurídica
18
5. Prova pilot 3: Rec. Econòmics – Ass. Jurídica
5.1. Àmbit d’actuació
5.2. Pla de treball
5.3. Documents a lliurar
5.4. Equip de Treball
19
5. Prova pilot 3: Rec. Econòmics – Ass. Jurídica
Procés: Contractació pública i convenis
Subprocés d’emissió d’informe de l’Assessoria jurídica
Unitats participants:
Departament de Salut
Secretaria general
• Edifici Salvany
Direcció de Serveis
Àmbit de Recursos
Econòmics
Departament de Salut
Secretaria general
Edifici AveMaria
Assessoria Jurídica
5.1. Àmbit d’actuació
20
5. Prova pilot 3: Rec. Econòmics – Ass. Jurídica
Constitució del grup de treball
Formació sobre l’eina eValisa
Consens en la definició de l’àmbit d’aplicació de la prova pilot
Definició de rols i usuaris
Criteris de gestió documental i arxiu dels documents electrònics i dels
expedients híbrids.
Consens del pla de treball:
Data d’inici pilot: 14 d’abril de 2014
5.2. Pla de treball
21
5. Prova pilot 3: Rec. Econòmics – Ass. Jurídica
Proposta de documents:
De Recursos econòmics a Assessoria Jurídica
Contractació:Proposta d’expedient de contractació:
- Ofici
- Propostes de Plec de clàusules administratives (en word)
- Propostes Plec de clàusules particulars (en word)
- Proposes Plec de clàusules tècniques (en word)
- Quadre de característiques (escanejat)
- Full d’encàrrec (signat per/per la responsable de Recursos Econòmics amb signatura electrònica)
- Resta de documentació (escanejat)
De l’Assessoria Jurídica a Recursos Econòmics
ContractacióInforme jurídic:
-Ofici
-Informe (signat per/per la responsable de l’Assessoria Jurídica amb signatura electrònica), ja
penjat en el GEEC
5.2. Pla de treball
22
5. Prova pilot 3: Rec. Econòmics – Ass. Jurídica
Proposta de documents:
De Recursos econòmics a Assessoria Jurídica
Convenis amb contraprestació econòmica: Proposta de conveni:
- Ofici
- Esborrany de conveni
- Full d’encàrrec (signat per/per la responsable de Recursos Econòmics amb signatura electrònica)
- Resta de documentació (escanejat)
De l’Assessoria Jurídica a Recursos Econòmics
ContractacióInforme jurídic:
- Ofici
- Informe (signat per/per la responsable de l’Assessoria Jurídica amb signatura electrònica)
- Resta de documentació (escanejat)
5.2. Pla de treball
23
5. Prova pilot 3: Rec. Econòmics – Ass. Jurídica
Proposta de documents:
De l’Assessoria Jurídica a Recursos Econòmics
Convenis sense contraprestació econòmica: Informe jurídic:
- Ofici
- Informe (signat per/per la responsable de l’Assessoria Jurídica amb signatura electrònica)
- Conveni original signat (?)
- Resta de documentació (escanejat)
5.2. Pla de treball
24
5. Prova pilot 3: Rec. Econòmics – Ass. Jurídica
Proposta d’usuaris i rols:
5.2. Pla de treball
Nom Rol principal Observacions
Quan envia una valisa:Joan Ramón
PastorTeresa Borsot
- - Joan Ramón Pastor Visualitzador/a
Visualitzador de
tota la resta
d'emissors /
receptors
Col·laborador/a Visualitzador/a
Col·laborador/a
amb vist-i-plau de
l'emissor i
Visualitzador/a
- - Col·laborador/a Col·laborador de
Joan R. PastorVisualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a
Cap de la Unitat Teresa Borsot Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a VisualitzadorCol·laborador/a i
Visualitzador/a
Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i
Visualitzador/a
Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i
Visualitzador/a
Col·laborador/a
Col·laborador/a de
tota la resta
d'emissors /
receptors
Rols definits pels usuaris emissors / receptors
Departament de Salut
Òrgan / Unitat
Contractació,
convenis i
subvencions
Recursos
Econòmics
-
25
5. Prova pilot 3: Rec. Econòmics – Ass. Jurídica
Proposta d’usuaris i rols:
5.2. Pla de treball
Nom Rol Observacions
Quan envia una valisa:Maria Josep
Borràs
- - Maria Josep Borràs Visualitzador/a Col·laborador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i
Visualitzador/a
- - Col·laborador/a Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a
Cap de la Unitat Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a VisualitzadorCol·laborador/a i
Visualitzador/a
- Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i
Visualitzador/a
- Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i
Visualitzador/a
- Col·laborador/a
Col·laborador/a de
tota la resta
d'emissors /
receptors
Rols definits pels usuaris emissors / receptors
Assessoria
Jurídica
Unitat d'informes
jurídics
Departament de Salut
Òrgan / Unitat
26
5. Prova pilot 3: Rec. Econòmics – Ass. Jurídica
Calendari de la prova pilot (previsió inicial)
5.2. Pla de treball
1s 2s 3s 4s 1s 2s 3s 4s 1s 2s 3s 4s 1s 2s 3s 4s 1s 2s 3s 4s 1s 2s 3s 4s 1s 2s 3s 4s
Fase I: Processos entre Rec. Econòmics i Assessoria Jurídica
Procés de contractació i convenis
Formació a totes les persones usuàries
Tramesa de prova
Altres processos
Anàlisi i definició del projecte
Anàlisi i definició de la prova pilot
Posada en marxa
Anàlisi dels resultats i propostes de millora
abril maig juny juliol
2014
agost setembre octubre
27
5. Prova pilot 3: Rec. Econòmics – Ass. Jurídica
Guia de tramitació mitjançant valisa electrònica
Catàleg de documents i processos a on s’implementa la valisa electrònica
També podeu trobar tota la informació i documentació del projecte a la intranet:
Inici > Unitats>La Unitat d'Organització> Eines i solucions corporatives
http://intranet.salut/pub/Du9/html/ca/dir1456/doc10400.asp
5.3. Documents a lliurar
5. Prova pilot 3: Rec. Econòmics – Ass. Jurídica
Composen l’equip de treball:
5.4. Equip de treball (proposta)
Oficina de Processos i Administració Electrònica
(Dept. Governació) Joan Gual Vila
Departament de Salut - OrganitzacióJoan A. Sole Villanueva
Elena Benito García
Departament de Salut - Recursos EconòmicsJoan Ramón Pastor
Teresa Borsot Esparbé
Persona interlocutora (a determinar)
Departament de Salut - Assessoria JurídicaMaria Josep Borràs
Persona interlocutora (a determinar)
Persona interlocutora (a determinar)
Departament de Salut - Arxiu CentralPatricia Lloveras Pujol
Jordi Marc Barberà
Dades de contacte :
Joan Solé: joan.solev@gencat.cat - Tel. 93 556 61 43
Elena Benito: ebenitog@gencat.cat Tel 93 556 64 46
MOLTES GRÀCIES!