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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITECNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENCIÓN “PUERTO ORDAZ”
ESCUELA 45/SECCION K
ACTIVIDAD V CONTROL
Profesor: Ing. Alcides Cádiz Bachiller: Danivys Marcano
PUERTO ORDAZ, JULIO DE 2014
INTRODUCCION
El grupo Vhicoa es una organización dedicada a la fabricación y montaje de
estructura metalmecánica a nivel industrial y comercial en el mercado nacional e
internacional.
Posee la más actualizada tecnología de punta, contando con sistemas de diseño
en 3D. La empresa está en capacidad de suministrar un servicio diversificado,
técnicamente competentes y con costos efectivos en casi todas las áreas.
El contenido del proyecto desarrollaremos las actividades de la empresa Vhicoa,
esquematizaremos los departamentos, miraremos las políticas de Calidad y las
diferentes tipos de auditorías aplicadas en los departamentos de la empresa, está
estructurado de la siguiente manera:
Capitulo I: Se describe la empresa y sus departamentos
Capitulo II: Contiene toda la información referente los diagramas de procesos de
cada departamento
Capitulo III: Se presenta las políticas de Control de la empresa y de cada
departamento.
Capítulo IV: Se explican los modelos de auditorías empleado en cada
departamento, va a depender del departamento, pueden ser referente a la calidad,
presupuesto, seguridad y salud ocupacional u otro adaptado a su proceso
administrativo
Capítulo V: Diseñar propuestas de control o mejoras a los existentes de la
empresa seleccionada.
CAPITULO I
1. DESCRIPCION DE LA EMPRESA
VHICOA nace en el mes de Marzo de 1997 dada la expectativa de reactivación
económica que se avizoraba en Venezuela, teniendo como indicio la construcción
de plantas reductoras de hierro como: Comsigua, Posven, Orinoco Iron, así como
la construcción de la represa Caruachi y el desarrollo del complejo Industrial De
José.
VHICOA es una de las empresas más sofisticadas plantas de fabricación de
estructuras metálicas, posee la más actualizada tecnología de punta, contando
con sistemas de diseño en 3D. Esta se encuentra en capacidad de suministrar
productos y servicios diversificados técnicamente competentes y con costos
definidos en casi todas las áreas y a cualquier escala de proyectos de
construcción tanto industrial como comercial.
VHICOA brinda a sus clientes exactamente lo que desean en precios y tiempos de
entrega razonables, adaptados a los códigos de construcción vigentes.
Sus principales Diseños son:
1. Puentes estructurales.
2. Estructuras de Centros Comerciales, edificios
3. Galpones.
4. Equipos para la Industria Petrolera y Petroquímica.
La formación de un pensamiento analítico que da cabida a posturas idealistas que
se adaptan a una realidad industrial y de mercado dieron como resultado una
estructuración para una nueva y particular metodología para llevar a cabo los
proyectos de diseño, que si bien se fundamenta y recoge las bases de la
“tradicional metodología de diseño industrial”, esta nueva y particular variante
contempla nuevos enfoques que logran aportar una visión diferente a las
soluciones.
El proceso de diseño industrial de la metalmecánica está altamente influenciado
por el profesional, o el equipo humano, que lo desarrolla. Y si bien el trabajo de
cualquier profesional de diseño debería aportar soluciones efectivas y rigurosas,
ajustadas a las necesidades reales de los clientes, lamentablemente la
experiencia, el compromiso, la metodología y las aptitudes siguen hoy día
marcando notablemente los resultados.
1.1. Misión.
Idealizar transformar el acero para proyectos complejos a tiempo, con calidad
rentabilidad, cultivando en el proceso su principal capital” El Humano”.
1.1.2. Visión
Consolidarse como una de las empresas líder en el Diseño metalmecánico
latinoamericano, obteniendo niveles de eficiencia internacional, ofreciendo a sus
clientes: cumplimiento, alta tecnología, experiencia en proyectos complejos, y
estándares de calidad mundial”.
1.2. DESCRIPCION DE LOS DEPARTAMENTOS
El grupo VHICOA cuenta con los siguientes departamentos:
Departamento de Comercialización: Cumple la función comercial engloba
las actividades de venta de un proyecto, producto o servicio que se realiza
vhicoa. Dentro de esta área se incluyen las actividades de marketing para
conocer las necesidades del mercado, determinar productos y servicios que
satisfacen las necesidades de los consumidores potenciales, fijar precios,
promover y distribuir.
Departamento de Diseño de Proyecto: El diseño del proyecto es el
proceso de elaboración de la propuesta de trabajo de acuerdo a pautas y
procedimientos sistemáticos como ya se mencionó, un buen diseño debe
identificar a los beneficiarios y actores claves; establecer un diagnóstico de
la situación problema; definir estrategias posibles para enfrentarla y la
justificación de la estrategia asumida; objetivos del proyecto (generales y
específicos); resultados o productos esperados y actividades y recursos
mínimos necesarios.
Al mismo tiempo, la propuesta o diseño debe contemplar la definición de
indicadores para realizar el seguimiento y verificación de los resultados que
se obtienen, y establecer los factores externos que garantizan su
factibilidad y éxito.
Cada uno de los conceptos mencionados: objetivos; estrategia; resultados;
productos, actividades, recursos, indicadores y factores externos, se irán
describiendo y analizando, a lo largo del desarrollo del documento y en la
medida que avancemos en la elaboración del proyecto
Departamento de Presupuesto: Somos un equipo de trabajo profesional
multidisciplinario, en busca constante de la excelencia, dentro del marco de
la eficacia y eficiencia en el desempeño de sus funciones ordinarias y
extraordinarias, dando cumplimiento en forma sistemática a los procesos
operativos técnicos y administrativos, inherentes al cumplimiento de las
atribuciones encomendadas, velando por que se cumplan en el tiempo
requerido y con la certeza en el desempeño
Objetivos Generales:
1) Lograr que las atribuciones y funciones encomendadas al Departamento, se
lleven a cabo con alto grado de responsabilidad, eficiencia y eficacia.
2) Lograr que el presupuesto sea instrumento de planificación y de política
administrativa, prever las metas que se desea alcanzar y llevar a cabo los
planes, proyectos y programas a nivel institucional.
3) Lograr la racionalización del gasto y de los recursos disponibles del Instituto,
de conformidad con los ingresos, por medio de la aplicación del sistema
presupuestario.
Objetivos Específicos:
1) Utilizar el equipo y el recurso humano a niveles óptimos, para alcanzar mayor
eficiencia y eficacia.
2) Capacitar y desarrollar al Recurso Humano con que se cuenta, para utilizar en
mejor forma las herramientas de trabajo.
3) Contribuir a elevar el nivel de conocimientos del personal responsable de la
planificación, programación y ejecución presupuestaria, a través de charlas de
inducción y capacitación en materia presupuestaria.
4) Evaluación del programa de control de la ejecución del gasto “Calidad del
Gasto”, a través de un instrumento que refleje el costo y la producción en cada
unidad.
5) Promover el cumplimiento de las normas presupuestarias.
6) Mantener comunicación en línea, en tiempo real de la ejecución
presupuestaria, que permita información oportuna
Departamento de Administración y Finanzas: Implementa los
procedimientos administrativos que permitan gestionar la administración
financiera del producto o Servicio, fundamentalmente en los procesos
presupuestarios, de contabilidad y de administración de fondos, conjuntamente
con el soporte logístico y de infraestructura necesarios para el normal
desarrollo de las actividades de la Dirección.
Objetivos del Departamento de Administración:
1) Optimizar la ejecución de los recursos presupuestarios, a través de la correcta
aplicación de los procedimientos establecidos.
2) Diseñar y ejecutar los proyectos de habilitación y remodelación de bienes
inmuebles, sobre la base de estándares reglados mediante normativa vigente,
en pro de condiciones ambientales seguras para los funcionarios y usuarios del
Servicio.
3) Mejorar el registro de bienes muebles inventariables, mediante la incorporación
de nuevas herramientas de tecnologías de la información y gestión.
4) Estandarizar los procedimientos administrativos en el área de compras y
contrataciones, generando instrucciones para la racionalización de los
procesos.
CAPITULO II
2. DIAGRAMAS DE PROCESOS DE CADA DEPARTAMENTO
Diagrama de Proceso es una representación gráfica de los pasos que se siguen
en toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un procedimiento,
identificándolos mediante símbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye,
además, toda la información que se considera necesaria para el análisis, tal como
distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido.
Estas se conocen bajo los términos de operaciones, transportes, inspecciones,
retrasos o demoras y almacenajes. De igual manera que un plano o dibujo de
taller presenta en conjunto detalles de diseño como ajustes tolerancia y
especificaciones, todos los detalles de fabricación o administración se aprecian
globalmente en un diagrama de operaciones de proceso. El diagrama de
operaciones de proceso permite exponer con claridad el problema, pues si no se
plantea correctamente un problema difícilmente podrá ser resuelto
La simbología utilizada en la elaboración de un diagrama de proceso es la
siguiente:
SIMBOLOGÍA
DESCRIPCION
Almacenamiento
Operación
Inspección o revisión
Transporte
Le describimos a continuación los diagramas de proceso de cada departamento
de la empresa Vhicoa:
DIAGRAMA DE PROCESOS POR DEPARTAMENTO EN LA EMPRESA VHICOA
COMERCIALIZACION DISEÑO PRESUPUESTO ADMINISTRACION Y FINANZAS
INICIO
REQUERIMIENTOS Y NECESIDADES
DEL CLIENTE
EVALUACION DE REQUERIMIENTOS Y LLUVIA DE IDEAS
PROPUESTA DE
PROYECTO
APROBADA PROPUESTA
RECHAZO DE
PROPUESTA
NO SI
EVALUACION DE PROYECTO
PROPUETA DE PLANOS
RECHAZO DE PLANOS
APROBADO PLANOS
•DE PLANTA•AEREO•LATERAL
NO SI
PRESENTACION DE MAQUETA
•PROGRAMA 3D•DETALLES Y DIMENSIONES DE ESTRUCTURA•ENTREGA DE INFORMENES DETALLES , NORMATIVAS,
ELABORACION DE PLANOS
EVALUACION DE INGENIERIA MECANICA
EVALUACION DE INGENIERIA
ESTRUCTURAL
LISTADOS DE MATERIALES A
UTILIZAR
ANALISIS DE COSTOS
SOLICITUD Y ACTUALIZACION DE
PRECIOS
PRESUPUESTO DEL
PROYECTO
NO SI
EMISION DE FACTURA
RECEPCION DE CHEQUES/TRANSF
CUENTAS POR PAGAR
PAGOS A PROVEEDORES
PAGOS DE NOMINA
FIN
En los diagramas aquí indicados se visualiza las actividades que ejecuta cada
departamento que integra la organización vhicoa.
CAPITULO III
3. IDENTIFICAR POLITICAS DE CONTROL DE LA EMPRESA Y DE CADA
DEPARATAMENTO.
Las políticas son también planes en el sentido de que son enunciados generales o
maneras de entender que guían o canalizan el pensamiento o la acción en la toma
de decisiones, éstas delimitan el área dentro de la cual una decisión ha de ser
tomada y aseguran que esté de acuerdo y contribuya a los objetivos.
Las políticas definen un área dentro de la cual se va a tomar una decisión y
aseguran que ésta sea consistente con un objetivo y contribuya al logro del
mismo. Estas ayudan a decidir temas antes de que se conviertan en problemas,
hacen que sea innecesario analizar la misma situación cada vez que se presenta y
unifican otros planes, con lo que permiten a los gerentes delegar autoridad y
mantener control sobre lo que hacen sus subordinados
La empresa Vhicoa tiene como política de control un proceso que lleva a cabo la
directiva y los demás miembros de una organización, con el objetivo de
proporcionar un grado razonable de confianza en la consecución de objetivos en
los siguientes ámbitos: eficacia y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la
información financiera, cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
Vhicoa se basa sus políticas en controles internos los cuales son expuestos de
manera quincenal en las reuniones de gerenciales y al Comité del consejo de
Administración
Las políticas de empresa son el instrumento para establecer y difundir los valores
de la organización, traducidos en patrones de conducta y procesos a seguir ante
ciertas circunstancias Vhicoa se basa sus políticas en controles internos los cuales
son expuestos de manera quincenal en las reuniones de gerenciales y al Comité
del consejo de Administración
Aunque cada departamento maneja sus propias políticas de control interno de
acuerdo a la unificación de criterios de las diferentes gerencias que integran la
Organización de vhicoa, las detallaremos por departamentos:
3.1. POLITICAS DE CONTROL DEL DEPARTAMENTO DE
COMERCIALIZACION O MARKETING.
Estudiar la estructura económica del sector industrial trimestralmente
Cada diseñador debe identificar los segmentos existentes en el mercado en
cada proyecto
Establecer mecanismos de control del entorno para detectar amenazas y
oportunidades
Comprender las fortalezas y debilidades de la empresa para plantear posibles
soluciones en la reunión quincenal que se efectúa con los directivos.
Auditar la experiencia de los clientes acerca del proyecto.
Comprender dónde deben estar en el futuro las marcas de la compañía y
redactar planes de marketing de forma regular para ayudar a conseguirlo
Establecer sistemas de retroalimentación (sistemas de información para la
dirección) para ayudar a determinar los cambios necesarios para optimizar los
procesos de mercadeo y generación de productos medios y terminales
3.2. POLITICAS DE CONTROL DEL DEPARTAMENTO DE DISEÑO
Evaluación Pertinencia o relevancia: Observa la congruencia entre los
objetivos del cliente, las necesidades identificadas y los intereses del
proyecto.
Medición de la Eficacia del Diseñador: es un control que se lleva para ver si
se lograron o se espera lograr los objetivos del desarrollo de diseño del
proyecto, tomando en cuenta su importancia relativa. Se observa en las
evaluaciones de tipo continuas.
Medición de la Eficiencia: Medida en que los recursos/insumos fondos,
tiempo, etc.) se han convertido en los resultados del proyecto. Este criterio
es usual en el análisis costo-beneficio.
Control de Sostenibilidad: Medida en que los cambios logrados por el
proyecto continúen y permanecen en el tiempo a favor del cliente y/o las
instituciones, una vez que la intervención ha finalizado. Suele considerarse
en las evaluaciones de impacto.
3.3. POLITICAS DE CONTROL DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO
La Evaluación del presupuesto se basa en conjunto de medidas oportunas,
adoptadas para evitar errores y desviaciones, que permitan una mayor
confiabilidad en la toma de decisiones, a través de cifras precisas. tiene como
objeto medir qué tan eficiente ha sido el proceso de ejecución del mismo, y en
esta evaluación participan diferentes instancias.
En la organización vhicoa realiza de manera conjunta esta evaluación entre el
dpto. de Comercialización que tiene en detalles y requerimientos del cliente en
conjunto con el dpto. de Diseño que plasmo en los planos dichos requerimientos.
Los Informes y reportes periódicos de evaluación deberán ser presentados a la
administración para la correspondiente toma de decisiones conforme a la
normatividad sobre la materia.
La Evaluación del Presupuesto debe estar ligada a la misión y objetivos de la
empresa de tal manera que su evaluación y control se constituya en una medición
de la gestión de los administradores, y por ende deberá incluir por lo menos:
‐Auditoria De objetivos y metas propuestas
‐Evaluación Del diagnóstico interno y externo
‐Evaluación Financiera del presupuesto de acuerdo con los planes operativos.
3.4. POLITICAS DE CONTROL DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION
Y FINANZAS
Este departamento debe evaluar periódicamente el cumplimiento en sus
procesos, de los manuales de Normas y Procedimientos y de Políticas Generales
y Normas de Control Interno, a fin de corregir posibles desviaciones que se
produzcan, en el desarrollo de sus procesos internos:
Colocar el fechador para que quede registrado el día, mes, año y hora de
recepción de la solicitud de cheque.
Registro Cronológico de las solicitudes de cheques que ingresan, con todos
sus datos (fecha de ingreso, N° de Solicitud, Beneficiario, Monto y Unidad
Ejecutora) en el Registro de control de Ingreso de Solicitudes de Cheques
Colocar la firma de la persona que la recibe e ingresa la solicitud de cheque al
Departamento.
Custodia de las solicitudes de cheques: si la solicitud de cheque está en
proceso de registro, revisión o distribución custodiarlas en Armario especial
bajo llave, el cual fue diseñado exclusivamente para la custodia de estos
documentos.
Devolución de Solicitudes de Cheques: Si la Solicitud de cheque presenta
algún problema de tipo formal o de contenido se devuelve a su Dependencia
a través de formato diseñado para ello con la firma de la Tesorera y del
CAPITULO IV
4. EXPLICAR LOS MODELOS DE AUDITORÍAS EMPLEADO EN CADA
DEPARTAMENTO, VA A DEPENDER DEL DEPARTAMENTO, PUEDEN SER
REFERENTE A LA CALIDAD, PRESUPUESTO, SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL U OTRO ADAPTADO A SU PROCESO ADMINISTRATIVO
La Auditoría se define como el examen que se realiza sobre los registros
patrimoniales de un individuo, empresa u organización a fin de verificar su estado
financiero.
Dicha práctica suele ser ejecutada por Auditores y data de finales del siglo XVIII,
aunque comenzó a ser más utilizada con la aparición de las grandes empresas. La
tarea del Auditor es analizar la exactitud y veracidad de los registros mostrados
por una empresa, a fin de corregir errores, irregularidades y evitar de forma
estructurada la afectación en el patrimonio de las empresas uy organización por
medio de fraudes.
4.1. TIPOS DE AUDITORÍA
1. Externa: Suele realizarla un Auditor, ajeno a la Empresa y con el objetivo de
emitir un juicio e informe objetivo acerca del funcionamiento de la misma.
2. Interna: Es realizada por personal de la empresa, con intenciones de examinar
el funcionamiento de la misma y recomendar algunas mejoras.
Clasificación de las Auditorias según su motivación
• Operativa: Se trata de un examen de gestión, procedimientos y sistemas
internos.
• Financiera: Se examina el estado financiero de la compañía.
Los motivos que dan origen a una Auditoría suelen ser: Cambios en el Marco
Legislativo, Fluctuaciones del Mercado, Cambios y Reorganización de una
Empresa, entre otros.
4.3. BENEFICIOS DE REALIZAR UNA AUDITORÍA
• Identificar los riegos de la empresa
• Detectar sus vulnerabilidades
• Otorgar confianza a los directivos, integrantes y clientes
• Prevenir errores y fraudes
• Proporcionar una mejora continua a la Compañía
Vhicoa suele basarse en las auditorias Internas ya que su actividad es
independiente y concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una
organización.
Las auditorias que suelen realizarse suelen variar de acuerdo al departamento:
Todos los departamentos se le efectúan Auditoria Internas que son las realizadas
por personal de la empresa en caso de Vhicoa por los gerentes de cada Area o
departamento y consiste en verificar la existencia, el cumplimiento, la eficacia y la
optimización de los controles internos de la organización para facilitar el
cumplimiento de los objetivos de la misma
Los departamentos que tienen auditorias diferentes son:
DEPARATAMENTO ADMINISTARTIVO Y COMERCIALIZACION:
Auditoría financiera: Consiste en el examen y verificación de los estados
financieros de la misma, con objeto de poder emitir una opinión fundada sobre su
grado de fiabilidad.
La auditoría necesita auxiliarse de otras técnicas para poder formar un criterio
sobre determinados aspectos de su función antes de emitir un informe sobre
cuestiones que caen fuera de su competencia técnica, pero que tienen una
relación directa con su trabajo.
Auditoría fiscal: Consiste en revisar las áreas de impuestos de los años
fiscalmente no prescritos, con el fin de detectar posibles economías fiscales,
deducciones y desgravaciones no aprovechadas por la empresa. Este tipo de
auditoria lo realiza un ente externo a la empresa
Es la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en
forma analítica objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo, políticas
y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si se utilizan los
recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la organización se han
alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la
empresa.
Auditoria Operativa: formula y presenta una opinión sobre los aspectos
administrativos, gerenciales y operativos, poniendo énfasis en el grado de
efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y
financieros mediante modificación de políticas, controles operativos y acción
correctiva desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales y
posteriores y explican síntomas adversos evidente en la eficiente administración.
El objetivo de la auditoria operativa es identificar las áreas de reducción de
Costos, mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines
constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas.
La auditoria operativa formula y presenta una opinión sobre los aspectos
administrativos, gerenciales y operativos, poniendo énfasis en el grado de
efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y
financieros mediante modificación de políticas, controles operativos y acción
correctiva desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales y
posteriores y explican síntomas adversos evidente en la eficiente administración.
El objetivo de la auditoria operativa es identificar las áreas de reducción de
Costos, mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines
constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas.
Estas auditorias se hacen periódicamente en la organización de Vhicoa con el
objetivo de detectar posible fallas.
CAPITULO V
Las conclusiones que se derivan del trabajo de investigación que se presenta
enlazan entre sí los temas tratados y son las que se exponen a continuación con
el fin de proponer mejoras en la organización:
El control de una empresa ha de basarse en la planificación, cuanto más claros
y detallados sean los planes más efectiva será la tarea de controlarlos.
Representa gráficamente todas las actividades que se realizan durante la
elaboración cada actividad, es decir, visualiza operaciones, inspecciones,
transportes, almacenajes y demora a fin de analizar costos ocultos, actividades
ocultas en el proceso productivo. La utilización correcta de estos diagramas
ayudará a formular el problema, a resolverlo; planteando una solución e
implantarla.
La auditoria interna es hecha por personal de la misma empresa denominado
auditor interno, y el mismo tiene bajo su cargo una supervisión constante sobre
el control de las operaciones financieras que se realice; se preocupa por el
mejoramiento de los procedimientos mediante los cuales se puedan llevar a
cabo los controles internos que suelen derivar a una operación mucho más
eficaz.
Al realizar una auditoria operativa con frecuencia se observan condiciones
deficientes las cuales muchas veces son inevitables. Pero mostrando la razón
defectuosa y así obtener efectos que beneficien a la organización, no solo al
presente sino también al futuro.
Una evaluación de la efectividad de los procedimientos y prácticas requiere de
cierta revisión o estudio preliminar con el fin de conocer como funcionan dichos
procedimientos y practicas para formarse una idea con respecto a su efectividad y
utilidad. Basándose en dichas revisiones es posible identificar asuntos específicos
como áreas problema y deficiencias que requieren de mas estudio, todo esto
obviamente a dado lugar a profundos reajustes institucionales en la organización
de las actividades de los organismos públicos en la planificación, formación de
presupuesto, Contabilidad y control.
Vhicoa es una empresa de índole internacional con grandes profesionales con los
conocimientos necesarios para ejecutar lo idealizado o lo soñado con fe en un
país donde se puede superar todo y creyendo en el en Venezuela.
BIBLIOGRAFIA
Juan F. Pérez-Carballo Veiga ESIC Editorial, 22/1/2008 - 383 páginas
AMAT, JOAN Ma. El Control de Gestión: Una perspectiva de Dirección. /
Joan Ma. Amat. Barcelona: Ed. Ediciones Gestión 2000 S.A., 1992. - 270p
Alvin A. Auditoría Un Enfoque Integral, Prentice Hall. México, 1996