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ÍNDICE
Introducción
Capítulo 1
1. Marco Teórico
1.1 Introducción de Microsoft Project
1.2 Gráficas en Microsoft Project
1.2.1 Gráfica de Gantt
1.2.2 Gráfica de Pert
1.2.3 Gráfica de Gantt de seguimiento
1.2.4 Gráfica de ruta crítica
1.3 Introducción a la gestión de proyectos
1.4 Ciclo de vida de un proyecto
Capítulo 2: Ejemplo Práctico
2.1 Introducción de la Empresa
2.2 Tabla: Definición, secuencia y duración de actividades del proyecto.
2.3 Establecimiento del ámbito del proyecto
2.4 Esquema de Descomposición de tareas (EDT)
2.5 Organización del equipo de proyecto y recursos materiales
2.6 Informe del costo total del proyecto
Anexos:
- Diagrama de Gantt
- Diagrama de Ruta Crítica
- Diagrama de Gantt de Seguimiento
Bibliografía
CAPITULO 1: MARCO TEÓRICO
1.1 Introducción a Microsoft Project
Microsoft Project es un software de administración de proyectos diseñado,
desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de
proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar
seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.
El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2013 es
la más reciente) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos
descritos en el PMBoK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project
Management Institute). (SEJAS, 2012).1
Este programa es de especial utilidad en proyectos cuyo tamaño y complejidad
no permite realizarlos manualmente.
Microsoft Project 2010 proporciona a los usuarios que utiliza los programas de
forma general la flexibilidad necesaria para planificar y realizar el seguimiento
de los proyectos de forma conjunta y así obtener los resultados obtenidos de la
empresa. (COLMENAR Antonio, 2012)2
Además su manejo es fácil, por lo que no es necesario un profesional para
llevar este programa, permitiendo agilidad en el proceso y un seguimiento
automático de los proyectos realizados.
1.2 Gráficas en Microsoft Project
1.2.1 Gráfica de Gantt
Henry L. Gantt desarrolló un modo de representar gráficamente las actividades
a lo largo de una escala de tiempo. La gráfica de Gantt cubre las distintas
funciones de la programación: asignación de recursos y la determinación de la
secuencia y cronología. 1 SEJAS Freddy, 2012, “Manual De Uso Microsoft Project 2010”, Editorial Alfaomega, Bolivia.
2 COLMENAR Antonio, C. M. (22012). Gestion de proyectos con Microsoft Project 2010,
Alfaomega Grupo Edi S.A., Bogota
A pesar de su sencillez constituye uno de los métodos de programación más
completos y sin duda el más usado. ( Universidad Tecnológica Equinoccial,
2011)3 La gráfica se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el
tiempo (en horas, días, semanas); en la vertical se ordenan los elementos que
intervienen en la programación: máquinas, hombres tareas, órdenes de trabajo.
La gráfica establece una relación cronológica entre cada elemento productor o
tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el gráfico representan a la
vez tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para
este intervalo y trabajo realizado efectivamente en este lapso. La inclusión
simultánea de estos dos últimos aspectos implica cotejar lo programado con lo
realizado, es decir, controlar lo programado.
1.2.2 Gráfica de Pert
Este un método que utiliza probabilidades para calcular la duración esperada
de las tareas. Hoy en día un diagrama PERT (también llamado diagrama de
red) hace referencia a la representación gráfica de las relaciones entre tareas.
(SEJAS, 2012)1
1.2.3 Gráfica de Gantt de seguimiento
La realización de un proyecto es necesario desarrollar completamente la
programación asociada al mismo y, entonces, establecer un plan de línea base.
A partir de este progreso las tareas deben ser controladas en todo proyecto.
(COLMENAR Antonio, 2012)2
1.2.4 Diagrama de Ruta Crítica
El proceso de informatización de la administración de proyectos se inició en los
años 50. Dupont Corporation y Remington Rand en un esfuerzo por mejorar las
técnicas de programación de proyectos, desarrollaron un sistema de
programación llamado Método de Ruta Crítica, un modelo matemático que
3 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL, Manual de Microsfot Office Project 2010 www.ute.edu.ec/documents
calculaba la duración total de un proyecto basándose en la duración de cada
tarea en particular y en sus dependencias que identifica que tareas son críticas.
Este modelo es el método de programación utilizado en el software para la
administración de proyectos actualmente incluido en Microsoft Project.
El método de camino crítico, llamado también con la sigla PERT aplica
principios de la teoría de grafos. Esta teoría realiza el estudio de procesos,
estructuras y sistemas mediante gráficos. Se denomina gráfica o grafo a un
conjunto de puntos llamados nodos o vértices y a un conjunto de arcos o
aristas que unen esos puntos. Los procesos o proyectos a programar se
representan mediante estas gráficas en donde cada tarea se simboliza por un
nodo o por un arco. (SEJAS, 2012)1
Establecidos los tiempos que corresponden a cada tarea, el método busca
determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominado camino) que, yendo
desde el principio al final del proyecto o proceso, tenga mayor duración. Esto
es denominado camino crítico e interesa conocerlo, pues condicionará la
duración total del proyecto; por ello, las tareas comprendidas en ese camino
(tareas críticas) deben ser controladas y en caso de desear acelerarlo habrá
que comenzar por ellas.
Este método es utilizado en aquellos proyectos que tienen un comienzo y una
terminación, es decir, no son continuos y que representan cierta complejidad en
la interrelación de las tareas que los forman.
1.3 Introducción a la gestión de proyectos
Es necesario definir el objetivo del proyecto y luego, determinar las tareas que
se realizan para alcanzar ese objetivo. La gestión de un proyecto conlleva el
empleo de diferentes actividades de gestión y coordinación.
Usando Microsoft Project 2010 se puede guardar, almacenar información sobre
el proyecto y mantener actualizada e incluso, crear escenarios y análisis de
hipótesis para anticiparse a los efectos de los acontecimientos en su proyecto.
(COLMENAR Antonio, 2012).
1.4 Ciclo de vida de un proyecto
Definir el ciclo de vida de un proyecto es un proceso de tres pasos. Primero, se
deben crear las fases. Segundo, se deben crear las etapas de dichas fases. Y
tercero, se deben conectar las fases y etapas como un flujo de trabajo de un
extremo a otro. (Office, 2010)4
- 4 Microsoft Office, Definir las fases y etapas del ciclo de vida de un proyecto”.
http://office.microsoft.com/es-mx/project-server-help/definir-las-fases-y-etapas-del-ciclo-de-vida-
de-un-proyecto-HA100990579.aspx#top
CAPITULO 2: EJEMPLO PRÁCTICO
EXPOSICIÓN DE LA VISIÓN GENERAL DE UN PROYECTO
(POS, PROJECT OVERVIEW STATEMENT) PARA UN
PROYECTO MEDIANO
2.1 Introducción de la empresa
La empresa “CHIFLES CROKANTITOS” es una pequeña industria de
elaboración y distribución de chifles de plátano y yuca en la parroquia Sucre y
sectores circundantes.
Esta empresa lleva 2 años en el mercado en el cual la empresa ha logrado
mantenerse a flote, sin embargo las ganancias producidas no son las
esperadas.
El manejo de la empresa durante estos 2 años ha sido netamente empírico y
los procesos no están correctamente definidos lo que causa perdida de tiempo
y de productividad.
Por esta razón, la empresa decide llevar a cabo un proyecto que le permite
determinar de manera concreta el proceso, los costos, los recursos y el tiempo
utilizados en la elaboración del producto, con lo que se espera obtener un
máximo de productividad, mayor calidad en los productos y un aumento
significativo en las ganancias.
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2.3 ESTABLECIMIENTO DEL ÁMBITO
Exponer la visión general del proyecto (POS) para el proyecto de elaboración y
comercialización de chifles de plátano y yuca.
PROBLEMA/OPORTUNIDAD
Presencia de muchas empresas en el mercado dedicadas al mismo negocio.
Las ganancias son bajas. Los precios de la materia tienden a variar
constantemente. Disponibilidad de la materia prima en el
medio. El producto es altamente consumido. Su proceso de elaboración es simple y por lo
tanto menos costoso.
META
Ofrecer un producto de calidad y a un precio razonable a los consumidores, para llegar a ser la principal empresa de elaboración y comercialización de chifles.
OBJETIVOS
Elaborar un producto de calidad y a buen precio.
Estar a la vanguardia en implementos tecnológicos.
Maximizar la producción y minimizar el tiempo de elaboración.
Mantener a la empresa en el mercado.
CRITERIOS DE ÉXITO
El producto es altamente consumido en el mercado.
La producción es alta y la calidad del producto aumenta
La empresa aumenta su capacidad productiva y sus márgenes de utilidad
Se presenta la oportunidad de sacar al mercado un nuevo producto
SUPOSICIONES,RIESGOS OBSTACULOS
El producto no cumpla con las expectativas o pase desapercibido para los clientes.
No se cuente con el capital suficiente Los precios de la materia prima aumenten. La empresa no obtenga suficientes ingresos
y tenga que cerrar.
2.4 Esquema de Descomposición de Trabajo
2.5 ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DEL PROYECTO Y RECURSOS MATERIALES
Establecer el equipo de trabajo con todos los datos relativos a costes. Realizar
lo propio en relación a los recursos materiales.
Ver tabla A1 Datos para el equipo de trabajo y tabla A2 Datos para los recursos
materiales.
Recurso Tasa normal Tasa horas extras
Gerente $0,00/hora $0,00/hora
Ing. En alimentos $7,00/hora $9,00/hora
Operario en planta A $5,00/hora $7,00/hora
Operario en planta B $5,00/hora $7,00/hora
Operario en planta C $5,00/hora $7,00/hora
Operario en planta D $5,00/hora $7,00/hora
Econ. En Marketing $9,00/hora $11,00/hora
Distribuidor $4,00/hora $6,00/hora
Tabla A1 Datos para el equipo de trabajo
Elemento Unidad Costo Unitario
Plátano Cajas $7,00
Yuca Libras $0,50
Aceite Litros $2,00
Sal Libras $0,50
Fundas de polietileno Cajas $15,00
Volantes publicitarios Unidades $0,25
Tabla A2 Datos para los recursos materiales.
2.6 INFORME DE LOS COSTOS TOTALES DEL PROYECTO
Informe presupuestario modificado el jue 15/08/2012 Proceso
Id Nombre de tarea Costo total Previsto Variación Restante
23 Reparto de volantes publicitarios $385,00 $0,00 $385,00 $0,00
24 Anuncio publicitario en diario local $360,00 $0,00 $360,00 $0,00
14 Freído de materiales $74,00 $0,00 $74,00 $0,00
12 Pelado de los materiales $34,00 $0,00 $34,00 $0,00
10 Selección del material $31,00 $0,00 $31,00 $0,00
13 Rebanado de los materiales $30,50 $0,00 $30,50 $0,00
11 Lavado de los materiales $29,00 $0,00 $29,00 $0,00
15 Salado $3,50 $0,00 $3,50 $0,00
5 Aceite $40,00 $0,00 $40,00 $0,00
7 Fundas de polietileno $30,00 $0,00 $30,00 $0,00
3 Plátano $14,00 $0,00 $14,00 $0,00
4 Yuca $10,00 $0,00 $10,00 $0,00
6 Sal $1,00 $0,00 $1,00 $0,00
18 Llenado del producto en fundas $40,00 $0,00 $40,00 $0,00
19 Sellado del Producto $10,00 $0,00 $10,00 $0,00
20 Empacado en cajas y almacenado $6,50 $0,00 $6,50 $0,00
28 Distribución en tiendas y restaurantes $32,00 $0,00 $32,00 $0,00
27 Carga de producto en las camionetas repartidoras $4,00 $0,00 $4,00 $0,00
$1134,50 $0,00 $1134,50 $0,00
ANEXOS DIAGRAMA DE GANTT
DIAGRAMA DE RUTA CRÍTICA
DIAGRAMA DE GANTT DE SEGUIMIENTO
BIBLIOGRAFÍA:
- SEJAS Freddy, 2012, “Manual De Uso Microsoft Project 2010”, Editorial
Alfaomega, Bolivia
- COLMENAR Antonio, CASTRO Manuel A., CRUZ Francisco Javier y
RUIZ Elio Sancristóbal, 2012, “Gestión de Proyectos con MICROSOFT
PROJECT 2010”, Alfaomega Grupo Editor S.A., Colombia
- Microsoft Office, “Introducción a la administración de proyectos”.
http://office.microsoft.com/ca-es/project-help/introduccion-introduccion-a-la-
administracion-de-proyectos-HA010359477.aspx
- Microsoft Office, “Definir las fases y etapas del ciclo de vida de un
proyecto”.
http://office.microsoft.com/es-mx/project-server-help/definir-las-fases-y-etapas-
del-ciclo-de-vida-de-un-proyecto-HA100990579.aspx#top
- WikiEOI, “Introducción a la Gestión de Proyectos en Gestión de
Proyectos 2”
http://www.eoi.es/wiki/index.php/INTRODUCCI%C3%93N_A_LA_GESTI%C3%
93N_DE_PROYECTOS_en_Gesti%C3%B3n_de_proyectos_2
- Fundaciocim, “Introducción a MS Project”
http://www.fundaciocim.org/node/2803
- Microsoft Office, “Introducción a Project 2010”
http://blogs.technet.com/b/office_sp/archive/2009/12/20/introducci-n-a-project-
2010.aspx
- UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL, Manual de Microsfot
Office Project 2010
www.ute.edu.ec/documents