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Diplomado en ALTA GERENCIA
Mauricio Arias Toro
Instructor
SESION No. 1
Octubre 17 de 2012
Definiciones
Definicin de Gerencia de Proyectos
Por qu usar la Gerencia de Proyectos?
Historia de la Gerencia de Proyectos
El PMI
Metodologa de la Gerencia de Proyectos
Procesos
Principios
reas de conocimiento
Estructura Analtica del Proyecto
Definicin y objetivos
Criterios para elaborar la EAP
Niveles de la EAP
Caractersticas del Lote de Trabajo
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Redes y Cronogramas de Actividades
Historia y definiciones
Red de Actividades
Ruta Crtica
Malla de Hitos y Puntos de Control
Productos y Pasos
Precedencias parciales
Riesgos de la Gerencia de Proyectos
Anlisis y gestin de riesgos
Medidas para administrar los riesgos
Errores Comunes en la Gerencia de Proyectos.
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Tabla de Anlisis Organizacional
Definicin y propsito
Ejemplo
Interaccin EAP / TAO
Presentaciones del Instructor.
Ejercicios entre los participantes.
Presentaciones por los participantes.
Lecturas de artculos recomendados.
Examen Final.
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CELULARES
Cumplimiento de horarios Descanso de 15 minutos.
Participacin en ejercicios
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Por ejemplo:
Con respecto al tema.
Sobre la metodologa.
Asociadas a la bibliografa. Relacionadas con el instructor.
Concentradas en la evaluacin.
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Bibliografa sobre Gerencia de Proyectos:
o Biblioteca Virtual ISSUU
Pginas WEB:
www.pmi.org
http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200#libros
http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569
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http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-31155699
Definicin: la Gerencia de Proyectos es una DISCIPLINA para asegurar el xito en manejar la calidad, los costos y la oportunidad de las iniciativas nicas y permitir la adecuada utilizacin de las personas y los recursos involucrados.
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Definicin del PMI: La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
Dirigir un proyecto por lo general implica:
o identificar requisitos,
o abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los
interesados segn se planifica y efecta el proyecto,
o equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se
relacionan, entre otros aspectos, con:
el alcance, la calidad, el cronograma, el presupuesto, los recursos y
los riesgos.
Fuente: PMI PBOK 4 edicin.
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Cules son las caractersticas diferenciadoras de los proyectos?
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TEMPORALIDAD: los proyectos siempre tienen una fecha lmite y por
tanto, persiguen un objetivo transitorio.
CARCTER NICO, NO REPETITIVO: las actividades y los objetivos de un
proyecto son esencialmente nicos y no repetitivos. Actividades o tareas
rutinarias que se realizan con carcter sistmico (semanal, mensual,
etc.) no son proyectos.
OBJETIVOS ESPECFICOS Y MEDIBLES: los objetivos se establecen de
manera delimitada. El xito o fracaso de un proyecto se mide en funcin
del grado de cumplimiento de los objetivos.
RESTRICCIONES ESTRICTAS DE DESEMPEO, TIEMPO Y RECURSOS: los
proyectos tienen requisitos de desempeo que cumplir, fechas de inicio y
finalizacin (calendario) y estn sujetos a limitaciones de recursos y
costos (presupuesto).
Cules son las caractersticas diferenciadoras de los proyectos?
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CARCTER MULTIDISCIPLINARIO: los proyectos
implican por lo general a personas y recursos
de distintas reas funcionales (y muchas veces
de distintas empresas).
Qu es un Proyecto?
Es la suma de esfuerzos que en forma temporal se utilizan para generar un PRODUCTO nico o SERVICIO en particular.
Comparacin entre Trabajos OPERATIVOS y Trabajos en PROYECTOS.
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Trabajos OPERATIVOS Trabajo en PROYECTOS
PERSIGUEN OBJETIVOS:
Realizados por personas,
recursos limitados, actividades
planificadas y controladas
ACTIVIDADES OPERATIVAS:
Continuas y repetitivas
ACTIVIDADES PROGRAMADAS:
Temporales y nicas, a cualquier nivel
organizacional, desarrollan planes
estratgicos de la organizacin.
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1. Entregar Informacin Gerencial precisa.
2. Mantener la utilizacin de Recursos en tiempo real.
3. Administracin saludable del portafolio de proyectos.
4. Ventaja competitiva dentro del mercado.
5. Reducir los costos operacionales.
6. Introducir mejores prcticas y metodologas probadas.
7. Facilitar la Transicin Organizacional.
8. Incrementar la Satisfaccin de Clientes.
9. Manejar modelos y proyectos con riesgos altos.
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Los proyectos se inician sea para tomar ventaja de una OPORTUNIDAD o para resolver un PROBLEMA.
Por ejemplo:
Colocar o posicionar un producto en el mercado. Responder al requerimiento de un CLIENTE por un nuevo servicio o
producto. Trasladar las sedes administrativas u operativas/productivas de una
empresa. Mejorar la atencin de quejas y reclamos. Responder adecuadamente y dentro de los tiempos a requerimientos
legales. Implantar un cambio organizacional. Montar un nuevo sistema de informacin. Etc. Etc.
Algunas personas argumentan que la administracin de proyectos comenz con las pirmides de Egipto, otros que fue con la construccin de la Gran Muralla China.
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La mayora de las personas consideran que la administracin moderna de proyectos se inici con el Proyecto Manhattan.
En la segunda mitad del siglo XIX, el mundo empresarial comenzaba a ser ms complejo.
Por ejemplo, en los Estados Unidos, el primer proyecto verdaderamente grande del gobierno fue el ferrocarril transcontinental, cuya construccin comenz en 1870.
De repente, los lderes empresariales debieron enfrentarse a organizar el trabajo manual de miles de trabajadores, adems del procesamiento y montaje de las materias primas en cantidades sin precedentes.
Entre finales del siglo XIX y principios del XX, Frederick Taylor (18561915) comenz a realizar estudios detallados del trabajo. Aplic el razonamiento cientfico y demostr que el trabajo puede analizarse y mejorarse si se centra en las partes fundamentales.
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Taylor present el concepto de trabajar con ms eficiencia en lugar de ms esfuerzo y tiempo. La inscripcin en la tumba de Taylor en Filadelfia avala su lugar en la historia de la administracin: "El padre de la administracin cientfica".
El socio de Taylor, Henry Gantt (18611919), estudi detalladamente el orden de las operaciones en el trabajo. Estudi la construccin de embarcaciones para la marina durante la Primera Guerra Mundial.
Sus diagramas de Gantt muestran las tareas de proyecto en su lado izquierdo y barras grficas correspondientes a las duraciones de las tareas en el lado derecho.
Los diagramas de Gantt demostraron ser una herramienta analtica tan eficaz para los gerentes que se mantuvieron prcticamente sin cambios durante casi cien aos
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Durante la Segunda Guerra Mundial, los complejos proyectos militares y gubernamentales, adems del suministro reducido de mano de obra en poca de guerra exigieron nuevas estructuras organizativas.
Se presentaron diagramas de red que muestran las dependencias entre las tareas del proyecto. Las tareas se representan mediante cuadros o nodos y las dependencias entre tareas se representan mediante lneas que conectan los cuadros. Aparecieron los Diagramas PERT, y el mtodo de ruta crtica: serie de tareas que deben completarse segn la programacin para que un proyecto finalice a tiempo. Cada una de las tareas de la ruta crtica es una tarea crtica.
Permiti a los administradores tener ms control sobre proyectos muy complejos con su enorme variedad de tareas e interacciones numerosas.
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El PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE - PMI es una asociacin de profesionales que practican la gerencia de proyectos como profesin, y se dedica a:
Producir estndares y otras publicaciones relacionadas exclusivamente con la Gerencia de Proyectos.
Proveer educacin en Gerencia de Proyectos.
Ofrecer oportunidades de Certificacin.
Facilitar oportunidades de intercambio profesional
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Algunos datos sobre el PMI
El PMI fue fundado en Estados Unidos en 1969.
Tiene actualmente ms de 600,000 miembros en 185 pases.
Hay ms de 260 captulos organizados en ms de 100 pases del mundo.
Colombia tiene su captulo con sede en Bogot. http://pmicolombia.org
Hay ms de 840 profesionales certificados PMP en Colombia.
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http://pmicolombia.org/http://pmicolombia.org/Qu es el PMBOK
Es la norma de Gerencia de Proyectos promulgada por el PMI. Ha sido aceptada dentro del conjunto de normas de la American National Standard con la designacin ANSI/PMI 99-001-2004.
Esta norma ha sido adoptada internacionalmente para definir los procesos de gerencia necesarios para realizar proyectos de todo tipo.
Se titula en Ingls A Guide to the Project Management Body of Knowledge y va en su 4 edicin de 2008.
En Espaol se titula Fundamentos para la Direccin de Proyectos Gua del PMBOK.
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Cules son las certificaciones que ofrece el PMI?
Project Management Profesional - PMP
Profesional en Gerencia de Proyectos
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Certified Associate in Project Management - CAPM
Asociado Certificado en Gerencia de Proyectos
Program Management Profesional - PgMP
Profesional en Gerencia de Programas.
Otras.
Procesos
Ciclo
Principios
reas de conocimiento
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Procesos de
Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos de
Control
Procesos de
Ejecucin
Procesos de
Cierre
Mantener el proyecto dentro del alcance, el presupuesto y el tiempo previsto originalmente.
Reportar oportunamente los cambios.
Informar el avance al cliente.
Analizar y gestionar los riesgos.
Realizar permanentemente el seguimiento y el control.
y siempre trabajar en equipo con y por sus colaboradores.
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Los seis (6) estados de las personas en un proyecto son:
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Procesos de
Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos de
Ejecucin
Procesos de
Terminacin
Procesos de Control
Nivel
de
Actividad
Fase de
Inicio
TIEMPO DEL
PROYECTO
Fase de
Terminacin
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Se compone de procesos que facilitan la autorizacin formal para comenzar un nuevo proyecto o una fase del mismo.
Durante el proceso de iniciacin se refina la descripcin del alcance inicial y los recursos que la organizacin est dispuesta a invertir.
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ENTREGABLE
Acta de constitucin del proyecto
Documento emitido por el iniciador o patrocinador del proyecto que
autoriza formalmente un proyecto, y nombra al director de proyectos
para aplicar los recursos a las actividades del proyecto
Contrato
Enunciado del trabajo del
proyecto
Factores ambientales de
la empresa
Activos de los procesos de
la organizacin
Desarrollar el Acta
de Constitucin
del Proyecto
Acta de
Constitucin del
Proyecto
(Project Charter)
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ENTREGABLE
Enunciado Preliminar del Alcance del Proyecto
Descripcin narrativa del alcance del proyecto y una descripcin del trabajo, que permite tomar decisiones sobre el proyecto y desarrollar un entendimiento comn entre los interesados
Acta de Constitucin del
Proyecto
Enunciado del trabajo del
proyecto
Factores ambientales de
la empresa
Activos de los procesos de
la organizacin
Desarrollar el
Enunciado
preliminar del
alcance del
proyecto
Enunciado
preliminar del
alcance del
proyecto (PPSS)
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Procesos y reas de conocimiento
Procesos rea de
conocimiento
4.1. Desarrollar el Acta de
Constitucin del Proyecto (Project Charter)
INTEGRACIN
4.2. Desarrollar el Enunciado del
Alcance Preliminar del Proyecto (Preliminary Project Scope Statement)
INTEGRACIN
1) Se organizan en equipos de tres (3) personas.
2) Seleccionar dos (2) proyectos que sus organizaciones estn adelantando actualmente.
3) Analizar en qu fase de desarrollo se encuentra (iniciacin, planeacin, ejecucin, control o cierre).
4) Examinar en qu estado se encuentran las personas involucradas en el proyecto (entusiasmo, desilusin, pnico, bsqueda del culpable, premio al no-participante)
5) Presentar su resultado al Instructor explicando:
a. Objetivo de cada uno de los Proyectos
b. Fase actual de cada Proyecto
c. Estado de las personas participantes en cada Proyecto
6) Tienen veinte (20) minutos para el ejercicio en clase.
7) Entregar por e-mail el viernes 19 a las 12 M.
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Ayudar a recoger informacin de varias fuentes de diverso
grado de completitud y confianza.
Desarrollar el plan de gestin del proyecto.
Identificar, definir y madurar el alcance del proyecto, el costo
del proyecto y planificar las actividades del proyecto.
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ENTREGABLE
Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto
Es un documento formalmente aprobado
Objetivo: Definir como se ejecuta, supervisa y controla, y cierra un
proyecto antes que sea realizado
Enunciado del alcance del
proyecto preliminar
Procesos de direccin de
proyectos
Factores ambientales de
la empresa
Los procesos de la
organizacin
Desarrollar el Plan
de Gestin del
Proyecto
Plan de Gestin
del Proyecto
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Procesos y reas de conocimiento
Procesos rea de
conocimiento
5.1. Planificacin del alcance ALCANCE
5.2. Definicin del alcance ALCANCE
5.3. Crear EAP (WBS) ALCANCE
6.1. Definicin de actividades TIEMPO
6.2. Establecimiento de la Secuencia de las actividades TIEMPO
6.3. Estimacin de los recursos de las actividades TIEMPO
6.4. Estimacin de la duracin de las actividades TIEMPO
6.5. Desarrollo del cronograma TIEMPO
7.1. Estimacin de costos COSTO
7.2 Presupuesto del proyecto COSTO
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Procesos y reas de conocimiento
Procesos rea de
conocimiento
8.1. Planificacin de la calidad CALIDAD
9.1. Planificacin de los recursos humanos RRHH
10.1. Planificacin de las comunicaciones COMUNICACIONES
11.1. Planificacin de la gestin de riesgos RIESGOS
11.2. Identificacin de riesgos RIESGOS
11.3. Anlisis cualitativo de riesgos RIESGOS
11.4. Anlisis cuantitativo de riesgos RIESGOS
11.5. Planificacin de la respuesta a riesgos RIESGOS
12.1. Planificar las compras y adquisiciones ADQUISICIONES
12.2. Planificar la contratacin ADQUISICIONES
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Se compone de los procesos utilizados para completar el trabajo definido
en el plan de gestin del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del
proyecto.
Implica coordinar personas y recursos, as como integrar y realizar las
actividades del proyecto, de acuerdo con el plan de gestin del proyecto.
Aborda el alcance definido en el enunciado del alcance del proyecto e
implementa los cambios aprobados.
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ENTREGABLE
Dirigir y gestionar la ejecucin del Proyecto
Es la coordinacin de personas y recursos, la integracin y realizacin de
actividades, conforme al Plan de gestin del proyecto (PGP)
Objetivo: Completar el trabajo del Plan y alcanzar sus objetivos
Plan de gestin del proyecto (PGP)
Acciones correctivas aprobadas
Acciones preventivas aprobadas
Solicitudes de cambio aprobadas
Reparacin de defectos aprobada
Reparacin de defectos validada
Procedimiento de cierre
administrativo
Dirigir y gestionar
la ejecucin del
Proyecto
Productos entregables
Cambios solicitados
Solicitudes de cambio implementadas
Acciones correctivas implementadas
Acciones preventivas implementadas
Reparacin de defectos implementada
Informacin sobre el desempeo del
trabajo
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Procesos y reas de conocimiento
Procesos rea de
conocimiento
8.2. Realizar el aseguramiento de calidad CALIDAD
9.2. Contratar el equipo del proyecto RRHH
9.3. Desarrollar el equipo de proyecto RRHH
10.2. Distribuir la informacin del proyecto COMUNICACIONES
12.3. Solicitar respuestas de proveedores ADQUISICIONES
12.4. Seleccin de proveedores ADQUISICIONES