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Universidad de San Carlos de Guatemala Centro Universitario de Zacapa Contaduría Pública y Auditoría Sexto semestre Organización y Sistematización Lic. Héctor Manuel Cárdenas Franco
INVESTIGACIÓN Sistema de Información “S.I”
José Daniel Roldán Carné No. 201346531
Zacapa, agosto de 2015
ÍNDICE GENERAL
ÍNDICE GENERAL i-ii ÍNDICE DE CUADROS iii
ÍNDICE DE FIGURAS iv
INTRODUCCIÓN v
OBJETIVOS 1
1. SISTEMA DE INFORMACIÓN 2
1.1. GENERALIDADES 2
1.1.1. EN INFORMATICA 2
1.1.2. EN GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA 2
1.1.3. EN REPRESENTACIÓN DEL CONOCIMIENTO 3
1.1.4. EN SOCIOLOGÍA 3
2. CICLO DE VIDA DE LOS DATOS 3
2.1. CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN 3
2.2. IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES 3
2.3. DETERMINAR LAS NECESIDADES 3
2.4. DIAGNÓSTICO 4
2.5. PROPUESTA 4
2.6. DISEÑO DEL SISTEMA 4
2.7. CODIFICACIÓN 4
2.8. IMPLEMENTACIÓN 4
2.9. MANTENIMIENTO 4
3. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y LA PIRAMIDE 4
3.1. DESDE EL PUNTO DE VISTA EMPRESARIAL 5
3.1.1. SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (TPS) 5
3.1.2. SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL (MIS) 5
3.1.3. SISTEMA DE SOPORTE A DECISIONES (DSS) 5
3.1.4. SISTEMA DE INFORMACIÓN EJECUTIVA (EIS) 5
3.1.5. SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS (OAS) 5
3.1.6. SISTEMA EXPERTO (SE) 5
3.1.7. EN LA ACTUALIDAD "SISTEMAS DE INFO. ESTRATEGICOS" 6
3.2. APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 6
4. INFORME DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN 7
4.1. PLANEACIÓN DE UN INFORME 7
4.1.1. POSIBLES LECTORES 7
4.1.1.1. COLEGAS TÉCNICOS 7
4.1.1.2. GERECIA DE LÍNEA 8
4.1.1.3. EJECUTIVOS 8
4.1.2. USOS POSIBLES 8
4.1.2.1. INFORMAR PARA UN USO INMEDIATO 8
i
4.1.2.2. SERVIR DE BASE PARA EMPRENDER UNA ACCIÓN 8
4.1.2.3. ESTABLECER PRIORIDAD S/UN DESCUBRIMIENTO 8
4.1.2.4. RESERVARLO PARA UN USO FUTURO 8
4.1.3 ELEMENTOS ESENCIALES QUE HACEN UTIL UN INFORME 8
4.1.3.1. UNA ADECUADA REDACCIÓN 9
4.1.3.1.1 EXACTITUD 9
4.1.3.1.2 ORIGINALIDAD 9
4.1.3.1.3. CLARIDAD 9
4.1.3.2 OPORTUNA PRESENTACIÓN 9
4.1.4 PARTE DEL INFORME DE SISTEMAS 9
4.1.4.1. TÍTULO 9
4.1.4.2. FECHA 9
4.1.4.3. ÍNDICE DE CONTENIDO 10
4.1.4.4. OBJETIVO Y ENFOQUE 10
4.1.4.5. CUERPO PRINCIPAL DEL INFORME 10
4.1.4.6. SELECCIONES ANALÍTICAS 10
4.1.4.7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 10
4.1.5. COMPONENTES DE UN INFORME DE S.I. 10
4.1.6. PASOS PARA ANALIZAR UN S.I 11
4.1.7. REVISIÓN DEL INFO. FINAL CON LA DIRECCIÓN GENERAL 11
5. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL 12
5.1. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 12
5.2. ESQUEMA BÁSICO DE LA COMUNICACIÓN 12
5.2.1. EMISOR 12
5.2.2. MENSAJE 12
5.2.3. CODIFICACIÓN 12
5.2.4. CANAL 12
5.2.5. DECODIFICACIÓN 12
5.2.6. RECEPTOR 12
5.2.7. RETROALIMENTACIÓN 13
5.3. TIPOS DE COMUNICACIÓN 13
5.3.1 DESCENDENTE 13
5.3.2. ASCENDENTE 13
5.3.3. HORIZONTAL 13
5.4. REDES DE COMUNICACIÓN 14
5.4.1. EN CADENA 14
5.4.2. EN Y 14
5.4.3. EN RUEDA 14
CONCLUSIONES vi
RECOMENDACIONES vii
REFERENCIAS viii
ii
ÍNDICE DE GRÁFICAS
No. DESCRIPCIÓN PÁGINA
1 MODELO DE LA PIRAMIDE 5
2 EVOLUCIÓN DE LOS S.I. A LO LARGO DEL TIEMPO 6
iii
ÍNDICE DE FIGURAS
No. DESCRIPCIÓN PÁGINA
1 ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACION 2
2 EJEMPLO DE PROPUESTA DE INFORME DE S.I. 7
3 ESQUEMA BÁSICO DEL MENSAJE 12
4 ESQUEMA DE LA COMUNICACIÓN 13
iv
INTRODUCCIÓN
Un Sistema de Información (S.I), es una herramienta necesaria para el control,
manejo y organización de cualquier tipo de empresa. La ventaja manual interviene
al buen funcionamiento organizativo dentro de cualquier tipo de entidad, obteniendo
como resultado información eficaz para la mejor toma de decisiones.
Los datos son fundamentales, ya que por medio de estos se puede reflejar y adquirir
información confiable y fidedigna, no obstante, en esta área se debe de tomar
medidas innovadoras, para percibir el aumento utilidades y disminución de costo
organizativos.
Dentro del proceso de ciclo de vida de los datos informáticos es necesario,
identificar los problemas y oportunidades, determinación de necesidades, conocer
la organización, diagnosticar, entre otras pautas básicas para el desarrollo deseado
de un S.I.
El Informe respectivo de presentación del S.I es un documento de gran importancia,
pues sirve para comunicar a la congregación científica los resultados obtenidos del
sector evaluado.
La comunicación es la esencia de la actividad organizativa y es imprescindible para
su buen funcionamiento. Una buena comunicación mejora la competitividad de la
organización, su adaptación a los cambios del entorno, facilita el logro de los
objetivos y metas establecidas, y se obtiene un buen clima integrador de trabajo.
Por último, el S.I es una herramienta que facilita la administración científica, ya que
puesto en manos de los decisores, ya sean del sector informático o de logística,
actúa como catalizador en la aplicación de los resultados, con el consiguiente
beneficio que se genera para la propia empresa.
v
OBJETIVOS
GENERAL
1. Adquirir conocimientos generales sobre el Sistema de Información “S.I” y sus
aplicaciones organizacionales.
ESPECIFICOS
2. Comprender la situación sobre el ciclo de vida de los datos sobre el Sistema
de Información.
3. Obtener conocimiento sobre los diferentes tipos de sistemas de información
existente y su uso estratégico actual.
4. Determinar la planeación de un informe y su sistema de comunicación
organizacional.
1
1. SISTEMA DE INFORMACIÓN (S.I.)
Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y
administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior,
generados para cubrir una necesidad o un objetivo. Dichos elementos formarán
parte de alguna de las siguientes categorías:
Personas;
Datos;
Actividades o técnicas de trabajo;
Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de
comunicación, aunque no necesariamente).
Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos
manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye
de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función
de sus objetivos.
1.1. GENERALIDADES
El término sistemas de información hace referencia a un concepto genérico que
tiene diferentes significados según el campo del conocimiento al que se aplique
dicho concepto. A continuación se enumeran algunos de dichos campos y el sentido
concreto que un Sistema de Información tiene en ese campo:
1.1.1. En informática, un sistema de información es cualquier
sistema computacional que se utilice para obtener, almacenar, manipular,
administrar, controlar, procesar, transmitir o recibir datos, para satisfacer
una necesidad de información
1.1.2. En geografía y cartografía, un Sistema de Información
Geográfica (SIG) se utiliza para integrar, almacenar, editar, analizar,
compartir y desplegar información georreferenciada. Existen muchas
Figura No.1 Elementos de un sistema de Información
2
aplicaciones de SIG, desde ecología y geología1, hasta las ciencias
sociales.
1.1.3. En representación del conocimiento, un sistema de información
consiste de tres componentes: humano, tecnológico y organizacional. Bajo
esta perspectiva, información se define en términos de tres niveles
de semiótica2. Datos que pueden ser procesados automáticamente por un
sistema de aplicaciones corresponden al nivel de sintaxis3.
1.1.4. En sociología, los sistemas de información son sistemas
sociales cuyo comportamiento está fuertemente influenciado por los
objetivos, valores y creencias de los individuos y grupos, así como por el
desempeño de la tecnología.
2. CICLO DE VIDA DE LOS DATOS
Existen pautas básicas para el desarrollo de un S.I para una organización:
2.1. Conocimiento de la Organización. Analizar y conocer todos los sistemas que
forman parte de la organización, así como los futuros usuarios del S.I. En las
empresas (fin de lucro presente), se analiza el proceso de negocio y los
procesos transaccionales a los que dará soporte el S.I.
2.2. Identificación de problemas y oportunidades. El segundo paso es relevar
las situaciones que tiene la organización y de las cuales se puede sacar una
ventaja competitiva (Por ejemplo: una empresa con un personal capacitado en
manejo informático reduce el costo de capacitación de los usuarios), así como
las situaciones desventajosas o limitaciones que hay que sortear o que tomar
en cuenta (Por ejemplo: el edificio de una empresa que cuenta con un espacio
muy reducido y no permitirá instalar más de dos computadoras).
2.3. Determinar las necesidades. Este proceso también se denomina Elicitación4
de requerimientos. En el mismo, se procede identificar a través de algún
1 Geología: Ciencia que estudia el origen, formación y evolución de la Tierra, los materiales que la componen y su estructura. 2 Semiótica: Ciencia que estudia los diferentes sistemas de signos que permiten la comunicación entre individuos 3 Sintaxis: Disciplina lingüística que estudia el orden y la relación de las palabras o sintagmas en la oración, así como las
funciones que cumplen. 4 Elicitación: Es un término de computación que puede referirse más que todo al traspaso de información de un punto a otro, en forma fluida.
3
método de recolección de información (el que más se ajuste a cada caso) la
información relevante para el S.I que se propondrá.
2.4. Diagnóstico. En este paso se elabora un informe resaltando los aspectos
positivos y negativos de la organización. Este informe formará parte de la
propuesta del S.I y, también, será tomado en cuenta a la hora del diseño.
2.5. Propuesta. Contando ya con toda la información necesaria acerca de la
organización, es posible elaborar una propuesta formal dirigida hacia la
organización donde se detalle: el presupuesto, la relación costo-beneficio y la
presentación del proyecto de desarrollo del S.I.
2.6. Diseño del sistema. Una vez aprobado el proyecto, se comienza con la
elaboración del diseño lógico del S.I; la misma incluye: el diseño del flujo de la
información dentro del sistema, los procesos que se realizarán dentro del
sistema, el diccionario de datos, los reportes de salida, etc. En este paso es
importante seleccionar la plataforma donde se apoyará el S.I y el lenguaje de
programación a utilizar.
2.7. Codificación. Con el algoritmo ya diseñado, se procede a su reescritura en
un lenguaje de programación establecido (programación) en la etapa anterior,
es decir, en códigos que la máquina pueda interpretar y ejecutar.
2.8. Implementación. Este paso consta de todas las actividades requeridas para
la instalación de los equipos informáticos, redes y la instalación de la aplicación
(programa) generada en la etapa de Codificación.
2.9. Mantenimiento. Proceso de retroalimentación, a través del cual se puede
solicitar la corrección, el mejoramiento o la adaptación del S.I ya creado a otro
entorno de trabajo o plataforma. Este paso incluye el soporte técnico acordado
anteriormente.
3. LOS SITEMAS DE INFORMACION Y LA PIRAMIDE
Debido a que el principal uso que se da a los S.I es el de optimizar el desarrollo de
las actividades de una organización con el fin de ser más productivos y obtener
ventajas competitivas.
4
3.1. DESDE UN PUNTO DE VISTA EMPRESARIAL
La primera clasificación se basa
en la jerarquía de una
organización y se llamó el modelo
de la pirámide. Según la función
a la que vayan destinados o el
tipo de usuario final del
mismo, los S.I pueden
clasificarse en:
3.1.1. Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la
información referente a las transacciones producidas en una empresa u
organización, también se le conoce como Sistema de Información
operativa.
3.1.2. Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar
problemas empresariales en general.
3.1.3. Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar
el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar
el proceso de toma de decisiones.
3.1.4. Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a
usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las
variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna
y externa a la misma. Es en este nivel cuando los sistemas de información
manejan información estratégica para las empresas.
3.1.5. Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones
destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u
organización.
3.1.6. Sistema experto (SE).- Emulan5 el comportamiento de un experto en
un dominio concreto.
5 Emular: Imitar una cosa o a una persona procurando igualarla o incluso mejorarla
Grafica No.1 Modelo de la pirámide
5
Grafica No.2 Evolución de los sistemas de información a lo largo del tiempo
3.1.7. En la actualidad “Sistemas de información estratégicos”
Puede ser considerado como el uso de la tecnología de la información para
respaldar o dar forma a la estrategia competitiva de la organización, a su plan para
incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien para reducir la ventaja de sus
competidores. Su función primordial es crear una diferencia con respecto a los
competidores de la organización (o salvar dicha diferencia) que hagan más atractiva
a ésta para los potenciales clientes.
Entre las características más destacables de estos sistemas se pueden señalar:
Cambian significativamente el desempeño de un negocio al medirse por uno
o más indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto.
Contribuyen al logro de una meta estratégica.
Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compañía, la
forma en que compite o en la que interactúa con clientes y proveedores.
3.2. APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
La mayor parte de los activos de una compañía en relación del S.I hoy en día es
su información, representada en su personal, experiencia, conocimiento,
innovaciones. Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte
infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de
la tecnología de información. Un sistema de información debe brindar la totalidad
de los elementos que conforman los datos, en una estructura robusta, flexible ante
los futuros cambios y homogénea6.
6 Homogénea: Que está formado por elementos con características comunes referidas a su clase o naturaleza, lo que permite establecer entre ellos una relación de semejanza y uniformidad.
6
4. INFORME DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN7
La función de presentación de un S.I. proporciona una conexión esencial, o interfaz,
entre el sistema y el usuario.
Su finalidad es presentar la
información de modo que
mejore la capacidad del
usuario para percibir y actuar
sobre los hechos reflejados
por la información. Uno de
los aspectos más críticos en
el diseño de un S.I. es la
construcción del interfaz de
modo que el sistema
proporcione la manera más
eficaz de presentar los
resultados a los usuarios.
4.1. PLANEACIÓN DE UN INFORME
Como primer paso en la planeación de un informe, debe decidirse acerca de qué se
va a escribir, para lo cual se deberá determinar dos cosas:
¿Quién lo va a leer?
¿Qué uso va a tener?
Estas preguntas son inseparables; no se puede contestar una sin considerar la otra.
4.1.1. POSIBLES LECTORES
Podemos dividir a los lectores de informes en diversas categorías:
4.1.1.1. Colegas técnicos; son aquellos que trabajan en la misma
actividad. Especialistas en actividades técnicas relacionadas.
7 Capítulo 13. Sistemas y procedimientos. Elementos esenciales que hacen útil un informe de sistemas. Pág. 256.
Figura No.2 Ejemplo de propuesta de Informe de S.I
7
4.1.1.2. Gerencia de línea; son aquellos que trabajan en la misma
empresa y que están colocados en un nivel inmediato superior en la
cadena de mando.
4.1.1.3. Ejecutivos; estos lectores tiene necesidad inmediata de
información de un determinado tipo, no lo interesan, ni tampoco
pueden comprender, los detalles técnicos, quieren hechos o un buen
consejo.
4.1.2. USOS POSIBLES
Aquellas personas a las que vaya dirigido un informe o reporte pueden darle
diversos usos, y estos pueden ser:
4.1.2.1 Informar para un uso inmediato. Cuando el informe es entregado
y utilizado de manera inmediata.
4.1.2.2 Servir de base para emprender una acción. Cuando las
decisiones administrativas suelen basarse en los informes.
4.1.2.3 Establecer prioridad sobre un descubrimiento. Cuando se ha
hecho un descubrimiento, pueden ser la publicación de los detalles
de su investigación.
4.1.2.4 Reservarlo para un uso futuro. Cuando el informe puede ser
base para otros tipos de estudio.
4.1.3. ELEMENTOS ESENCIALES QUE HACEN ÚTIL UN INFORME DE
SISTEMAS
Un informe es una comunicación escrita dirigida a una o varias personas con un
propósito esencialmente instructivo, respecto a un tema circunscrito y preciso.
En los medios profesionales y aun académicos es frecuente tener que elaborar un
documento de esta naturaleza.
8
La confección cuidadosa de un informe y la utilidad de éste deben considerar los
siguientes elementos:
4.1.3.1 UNA ADECUADA REDACCIÓN8
Redacción significa compilar o poner en orden; en un sentido más preciso, consiste
en expresar por escrito los pensamientos o conocimientos con anterioridad. Ya se
indicó que cualquier tipo de informe debe ser realizado con:
4.1.3.1.1. Exactitud; se refiere tanto al tema como a la forma de
tratar algo con fidelidad. Las descripciones del informe deben coincidir
con los hechos observados.
4.1.3.1.2. Originalidad; lo conciso no debe ser confundido con lo
breve. La concisión requiere que cada idea sea expresada con el
menor número de palabras posibles, siempre que sea completa.
4.1.3.1.3. Claridad; implica que cualquier aseveración pueda ser
comprendida y que no sea mal interpretada. No se olvide que en la
fase de planeación del informe debe decidirse ¿Quién lo va a leer?
4.1.3.2. OPORTUNA PRESENTACIÓN
El informe de S.I. tiene un propósito esencialmente instructivo respecto al examen
y evaluación realizada por el analista. Por tanto el informe debe ser presentado de
manera oportuna ya que éste es un instrumento valioso en el proceso de decisión,
por parte de la dirección superior.
4.1.4. PARTES DEL INFORME DE SISTEMAS9
4.1.4.1 Título; todo informe debe tener un título o corta descripción de su
contenido. Este es un buen lugar para dar crédito y reconocimiento a
aquellas personas que ayudaran valiosamente a hacer el estudio.
4.1.4.2. Fecha; la fecha del informe generalmente es la de su presentación,
hay otras fechas que deben anotarse cuidadosamente, por ejemplo
la información recogida y las recopiladas estadísticas.
8 Capítulo 13. Sistemas y procedimientos. Elementos esenciales que hacen útil un informe de sistemas. pág. 258. 9 Capítulo 13. Sistemas y procedimientos. Elementos esenciales que hacen útil un informe de sistemas. pág. 259.
9
4.1.4.3. Índice De Contenido; deberán listarse las partes del informe. Este
índice es útil para facilitar la coordinación mental de nuestra
exposición y como ayuda para mantener una secuencia lógica en el
desarrollo.
4.1.4.4. Objetivo y Enfoque; todos los informes deben incluir una
declaración del propósito de la investigación.
4.1.4.5. Cuerpo Principal Del Informe; establece los hechos y la lógica del
estudio que el lector cuidadoso podrá observar para estar de
acuerdo con el análisis.
4.1.4.6. Selecciones Analíticas; en esas selecciones se presentaran en
primer lugar, los hechos descubiertos en la investigación. Algunos
de estos hechos podrán ser aplicadas eficientemente con la ayuda
de gráficas.
4.1.4.7. Conclusiones y Recomendaciones; aunque su esencia es
diferente, se incluyen en la misma sección en la mayoría de los
casos. Las recomendaciones se basan en las conclusiones, pueden
contener temas referentes a:
o ¿Cómo se ejecutaran?
o ¿Cuándo se instalara el nuevo sistema?
o ¿Cuál será el itinerario?
o ¿Qué deberá hacerse para entrenar al personal en cualquier nuevo
procedimiento?
o ¿Cuáles de los problemas no se pudieron afrontar en virtud del
enfoque dado y el tiempo dispuesto?
4.1.5. COMPONENTES DE UN INFORME DE S.I
Resumen ejecutivo
Información actual de la organización
Requisitos de negocio para los sistemas de información
Estado actual de los sistemas de información
Identificación de oportunidades de mejora
Objetivos y estrategia de sistemas de información
10
Planificación de implementación (hoja de ruta, presupuestos, prioridades
y fechas, proyectos necesarios)
4.1.6. PASOS PARA ANALIZAR UN S.I
Identificar a todos aquellos agentes que están utilizando o deberían
utilizar los distintos tipos de información (profesionales, trabajadores de
campo, supervisores, administradores, etc.)
Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización,
departamento o punto de prestación de servicios.
Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes
personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la
información que se recolecta pero que no se utiliza.
Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para
recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son
sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de
los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan
mejorarse.
Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para
tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los
diferentes trabajadores
Desarrollar y evaluar los procedimientos para confirmar la exactitud de los
datos.
4.1.7. REVISION DEL INFORME FINAL CON LA DIRECCION GENERAL
El revisar el informe final de la empresa con el principal directivo dará al analista
sistemas la oportunidad de hacer resaltar verbalmente los puntos principales,
explicar cualquier recomendación, responder a peguntas que pudieran surgir y
discutir todo aspecto que requiera de la aprobación de la dirección y de subsecuente
puesta en práctica.
11
5. COMUNCACIÓN ORGANIZACIONAL
5.1. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
La información, en su acepción más corriente, es el resultado de conocer hechos y,
o, acontecimientos, sus causas y sus consecuencias. En realidad se dice que se
adquiere información cuando se conoce algo que con anterioridad se desconocía.
Se puede decir que es el cambio que se produce al pasar del desconocimiento o la
incertidumbre de un hecho al conocimiento o certidumbre respecto del mismo. La
información ha devenido, en la actualidad en un recurso más que debe,
necesariamente, ser utilizado, aprovechado y optimizado, por todas las
organizaciones. Vivimos hoy lo que algunos autores han denominado la era de la
información.
5.2. ESQUEMA BÁSICO DE LA COMUNICACIÓN
Por comunicación se entiende la interacción entre un emisor y un receptor a través
de un canal. Para que haya comunicación debe de haber:
- Transferencia de información.
- Comprensión de significados.
Los elementos que constituyen el
proceso de comunicación son:
5.2.1. Emisor o fuente de
información.
5.2.2. Mensaje.
5.2.3. Codificación, por la cual el mensaje es convertido a forma simbólica.
5.2.4. Canal o medio por el que se transmite el mensaje. (Medios de
comunicación son: telégrafo, teléfono, videoconferencia, periódicos,
redes digitales)
5.2.5. Decodificación. Proceso por el cual se retraduce el mensaje del
emisor.
5.2.6. Receptor o destinatario del mensaje.
Figura No.3 Esquema básico del mensaje
12
5.2.7. Retroalimentación o interacción entre emisor y receptor.
Siguiendo a Stephen P. Robbins podemos señalar
que "para que la comunicación pueda ocurrir se
necesita un propósito expresado como un mensaje
a transmitir. Este mensaje pasa de una fuente (el
emisor) a un receptor. El mensaje es convertido en
una forma simbólica (llamada codificación) y a
través de algún medio (canal) se transmite al
receptor quien retraduce el mensaje del emisor
(llamado decodificación). El resultado es una
transferencia de significado de una persona a
otra".
5.3. TIPOS DE COMUNICACIÓN
Respecto a los tipos de comunicación podemos considerar diversas perspectivas.
Así podemos hablar de comunicación formal y comunicación informal. Por
comunicación formal se entiende aquella transmitida a través de los cauces
formales de comunicación a través de la denominada cadena jerárquica de mando
y plasmada en un documento escrito.
5.3.1. Descendente: es la producida “hacia abajo” en la jerarquía de
mando, se utiliza para dirigir, coordinar y evaluar a los subordinados.
5.3.2. Ascendente: es la producida “hacia arriba”, en la jerarquía de mando.
Mantiene informados a los administradores y gerentes de cómo los
empleados se sienten acerca de sus puestos, de sus compañeros de
trabajo y de la organización en general. También se basan los jefes
en ella para obtener determinadas ideas de cómo pueden ser
mejoradas las cosas.
5.3.3. Horizontal: es la producida al mismo nivel. Facilita la coordinación
entre unidades administrativas y operativas dentro de una
organización.
Figura No.4 Esquema de la comunicación
13
5.4. REDES DE COMUNICACIÓN
Las redes de comunicación en una organización pueden adoptar los
siguientes esquemas lógicos:
5.4.1. En Cadena: Es el típico esquema descendente o ascendente en
jerarquía absoluta. El jefe transmite a su subordinado inmediato un
mensaje y este esquema se replica cuantas veces sea necesario
hasta llegar al nivel oportuno.
5.4.2. En Y: Podría ser una comunicación ascendente donde dos
subordinados, por ejemplo, reportan a su jefe información sobre el
mismo asunto.
5.4.3. En Rueda: Podría ser cuatro subordinados reportando a su superior,
sin que haya comunicación entre los cuatro. Solo el jefe mantiene
comunicación con todos y cada uno de ellos.
14
CONCLUSIONES
1. El Sistema de Información “S.I”, está constituido por categorías importantes
que determinan una eficiente manejo de procedimientos integrando;
personas, datos, actividades o técnicas de trabajo y recursos materiales en
general.
Al integrar cada categoría antes mencionada, se podrá distribuir, manejar y
almacenar información relevante para la oportuna toma de decisiones,
cuando sea requerido en cualquier tipo de organización.
2. El ciclo de vida de los datos comprende áreas esenciales para la obtención
de información actualizada. Para el desarrollo de un Sistema de Información
es muy relevante tener conocimientos sobre los diferentes datos existentes
dentro de la organización, identificar problemas y oportunidades del manejo
informativo determinar necesidad o deficiencias existentes para poder
proponer un nuevo diseño de sistema adecuado para la organización para
luego implementarlo como un nuevo sistema operativo informático y por ende
darle un mantenimiento en el tiempo que así lo requiera.
3. Los tipos de sistemas de información en esencia tienen como objetivo el
optimizar el desarrollo de las actividades de una organización, para ser una
entidad más productiva y con ventajas competitivas. Existen varios tipos de
sistemas de información de los cuales se podrán adaptar al orden jerárquico
constituido el en área organizativa de la entidad requirente del sistema.
4. Al planear e integrar un informe como soporte y herramienta eficaz para los
colaboradores, debemos de tener en mente ¿Quién lo leerá y quién tendrá el
uso del mismo?, ya que tendremos que utilizar al momento de redactar un
lenguaje personal para quién hará uso del documento. La comunicación es la
esencia informativa para lograr los objetivos que se desean alcanzar en el
ámbito organizacional. En la actualidad la información y comunicación son un
recurso que necesariamente debe de ser utilizado, aprovechado y optimizado,
por todas las organizaciones.
vi
RECOMENDACIONES
1. Actualizar los Sistemas de Información aplicando los procedimientos
necesarios a áreas determinadas para la oportuna toma de decisiones.
2. Que organizaciones integren el ciclo de vida de los datos para el desarrollo
sistemático operacional de las mismas.
3. Que existan capacitaciones para que los diferentes tipos de sistemas de
información sean actualizados con la finalidad de transmitir conocimientos
elementales para las organizaciones.
4. Recopilar información actualizada para la planeación eficiente de un informe
operacional con el uso primordial de la comunicación como herramienta de
transmisión informática.
vii
REFERENCIAS
WEB-GRÁFICAS
http://www.gestiopolis.com/sistemas-de-informacion-en-la-empresa-y-
niveles-de-la-piramide-de-informacion/
https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n_gerencial#Pa
sos_para_analizar_un_SIG
https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n
BIBLIOGRÁFICAS
Sistemas de Información: aspectos técnicos y legales, por José Manuel
Rodríguez y María José Daureo Campillo. Almería 2003. Litografía
encontrada en digital , por tal motivo se adjunta el enlace respectivo:
http://www.ual.es/~jmrodri/sistemasdeinformacion.pdf
Capitulo No.2 Comunicación Organizacional. Contenido página 42 a la 75.
Litografía encontrada en digital, por tal motivo se adjunta el enlace respectivo:
http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lco/sandoval_t_mj/capitulo
2.pdf
Capitulo No. 13 “El informe de sistemas y procedimientos”. Contenido pagina
255 a la 265. Universidad Rafael Landívar 2011. Litografía encontrada en
digital, por tal motivo se adjunta el enlace respectivo:
http://biblio3.url.edu.gt/Libros/2011/est_sis/13.pdf
viii