Jornada de gestió documental i arxiuPresentació de la solució ABSArxiu

Barcelona, 03 de juny del 2013

www.absis.cat

Índex

1.1.1.1. Benvinguda i presentacióBenvinguda i presentacióBenvinguda i presentacióBenvinguda i presentació2.2.2.2. Part I : Fase activaPart I : Fase activaPart I : Fase activaPart I : Fase activa

Metadades de preservació

Captura i classificació documental

Visor de documents amb signatures

Transferència d’expedients a l’arxiu

Debat

3.3.3.3. Part II: Fase semiPart II: Fase semiPart II: Fase semiPart II: Fase semi----activaactivaactivaactivaCustodia i disposició

Seguretat i auditoria

Cercador avançat

Debat

4.4.4.4. Full de rutaFull de rutaFull de rutaFull de ruta5.5.5.5. CloendaCloendaCloendaCloenda

Part I : Fase activa

www.absis.cat

Esquema de components de la solucióABSArxiu

Part I : Fase activaCaptura i classificació documental

www.absis.cat

Classificació documental: Repositori de documents DM

www.absis.cat

Classificació documental: Repositori de documents RM - QdCQdCQdCQdC

www.absis.cat

Esquema de metadades de preservació – Unitat documental composta (Expedient)

(5) Obligatori només pels expedients oberts a instància de part(*) Definits només a Alfresco

www.absis.cat

Esquema de metadades de preservació – Unitat documental simple (Document)

(4) La metadada s’ha de capturar automàticament del Registre E/S

www.absis.cat

Captura i classificació documental – Incoació de l’expedient

www.absis.cat

Captura i classificació documental – Incoació de l’expedient

www.absis.cat

Captura i classificació documental – Adjuntar document

www.absis.cat

Captura i classificació documental – Adjuntar document

Entrada manualde les metadadesde preservaciódel documentque no es podencapturar automàticament

Part I : Fase activaVisor de documents amb signatures

www.absis.cat

Visor de documents amb signatures

- Admet signatures en format adjunt o separat al/del contingut

- Formats de signatures suportats: CADES, XADES i PADES

- Les signatures tipus separat s’emmagatzemen juntament al contingut en un mateix contenidor en format XML

- Formats dettach acceptats:• docx• odt• pdf• doc

Part I : Fase activaTransferència d’expedients a l’arxiu

www.absis.cat

Transferència d’expedients a l’arxiu – Esquema general

ABSArxiu

Documents(fase activa)

ABSDoc

Documents(fase semi-activa)

AlfrescoDM AlfrescoRM

SIGAP

connector ABSDoc

Expedients

Ordre de transferènciaa l’arxiu d’unaremesa expedients

www.absis.cat

Transferència d’expedients a l’arxiu - Expedients al DM

www.absis.cat

Transferència d’expedients a l’arxiu – Expedients a l’RM

www.absis.cat

Transferència d’expedients a l’arxiu – Descripció del procés

Procediment de transferència

o Preparar la remesa d’expedients i aprovar l’acta de la transferència

o Transferir la remesa d’expedients a l’arxiu (RM)

o Es verifica el valor de les metadades de preservació (expedient i document) i en cas de que no siguin correctes rebutja la transferència de l’expedient

o S’assigna a cada expedient un identificador únic de registre i un valor a la metadada de l’expedient “codi de referència”

o És canvia l’estat de l’expedient a “Transferit” i els seus documents passen a ser accessibles només des de l’RM

www.absis.cat

Transferència d’expedients a l’arxiu

Elaboració i transferència de la remesa d’expedients

www.absis.cat

Transferència d’expedients a l’arxiu – Expedient de transferència

AREAAREAAREAAREA1. Incoació expedient

2. Preparació de la remesa d’expedients a transferir

3. Elaboració acta de transferència i l’enviament a aprovació per part del responsable de l’arxiu

7. Recepció avís d’aprovació de l’acta (alerta)

8. Transferència de la remesa

ARXIUARXIUARXIUARXIU

4. Recepció avís d’aprovació acta de transferència (alerta)

5. Revisió expedients inclosos a l’acta

6. Aprovació acta de transferència

www.absis.cat

Transferència d’expedients a l’arxiu (Cut-Off)

Característiques del cut-off

o Un cop l’expedient ingresa a l’RM es converteix en un registre electrònic (documents d’arxiu) i resta a l’espera del cut-off

o El cut-off pot automatitzar-se, definint-se com a primera acció del calendari de preservació associat a cada sèrie.

Cut-Off

www.absis.cat

Debat

Debat

Part II : Fase semi- activaCustodia i disposició

www.absis.cat

Calendaris de preservació (disposició) - Característiques

o Els calendaris de preservació es configuren a nivell de sèrie documental

o Cada calendari pot tenir assignades varies accions (passos)

o Totes les accions d’un calendari s’apliquen a tots els expedients o a tots els documents de la sèrie documental

o Un cop afegida una acció a un calendari d’una sèrie , si la sèrie conté documents, l’acció ja no es pot eliminar del calendari

o Un cop afegida l’acció “destruir” a un calendari ja no es poden afegir més accions

www.absis.cat

Calendaris de preservació – Configuració general

www.absis.cat

Calendaris de preservació – Configuració accions

o Principals tipus d’accions de preservació:

- Tancar

- Conservar

- Destruir

- Transferir

Existeixen més tipus d’accions però el seu ús no aplica als arxius administratius

www.absis.cat

Calendaris de preservació – Exemple

Calendari de preservació de la sèrie documental 6.07

www.absis.cat

Disposició. Llistat d’expedients que s’han de destruir o transferir

Esdeveniments pendents

www.absis.cat

Disposició. Destrucció d’expedients i documents (registres)

L’acció de destrucció d’un expedient o document comporta:

o Eliminació física dels documents sense possibilitat de recuperació

o Manteniment de les metadades

o Registre d’un apunt al registre de destruccions

www.absis.cat

Disposició. Destrucció d’expedients i documents (registres)

www.absis.cat

Congelació. Bloqueig d’expedients i documents (registres)

Al congelar un expedient o documents aquest queda exclós de les accions dels calendaris

Part II : Fase semi-activaSeguretat i auditoria

www.absis.cat

Seguretat i Auditoria - Consola d’administració RM

Alfresco inclou un mòdul d’auditoria dels tots els events de l’RM

www.absis.cat

Seguretat i Auditoria - Auditoria d’un registreExemple d’auditoria d’un registre (Expedient 001-2013-4)

www.absis.cat

Seguretat i Auditoria – Ampliació consola d’administració RM

ABSArxiu amplia les funcionalitats del mòdul d’auditoria de l’RM amb:

o Transferències a l’arxiu – llistat d’expedients que han ingresat a l’arxiu

o Registres de destruccions – llistat d’expurgs

o Consultes internes (traçabilitat dels accessos als registres)

www.absis.cat

Seguretat i Auditoria – Transferències a l’arxiu

Accés a la llista d’expedients que s’han rebut a l’arxiu i se’ls ha fet el Cut-off. Permet filtre per data d’ingrés i usuari d’enviament

www.absis.cat

Seguretat i Auditoria – Registre d’expurgs (destruccions)

Accés a la llista de registres que s’han destruït. Permet accedir a les metadades dels registres destruïts

www.absis.cat

Seguretat i Auditoria – Consultes internes

Accés a la llista d’accessos que s’han produït sobre un registre

www.absis.cat

Seguretat i auditoria. Informe de secretaria

Llistat de sèries documentals que contenen expedients que s’han de destruir. Inclouopció per exportar el llistat

www.absis.cat

Seguretat i auditoria . Cercador avançat de l’RM

www.absis.cat

Seguretat i auditoria . Cercador avançat del RM – Resultats cerca

www.absis.cat

Debat

Debat

Full de ruta

www.absis.cat

Full de ruta

Setembre 2013

o Adaptació Registre E/S i Acords/Resolucions a Alfrescoo Migració a Alfresco 4.0 (+ RM 2.0) Permet QdC amb més de 2 nivells !!

o Eliminar restriccions model metadades Alfresco perquè admeti qualsevol valoro Ampliació esquema de metadades (volum expedient, emplaçament expedient,

llista interessats, càrrec signant document, autor document, ...)

www.absis.cat

Full de ruta

Properes versions

o Adaptació resta de productes ABSIS a Alfrescoo Permetre accedir des d’ABSIS als documents arxivatso Evolutius sobre la gestió de les sèries documentals

o Afegir nivell de seguretat i de LOPD com a metadades de la sèrieo Informatitzar el calendari de transferència de cada sèrie

o Millorar el procés transferències d’expedients a l’RM: validacionso Unificar els manteniments d’esquemes de metadades preservació (ABSDoc i

Alfresco)o Implementar operacions massives de destrucció i transferènciao Millora entrada manual metadades preservació: Plantilles per tipus de documento Desenvolupament transferència de registres a la plataforma iArxiu

www.absis.cat

Cloenda

Moltes gràcies

http://www.absis.catDavid Sánchez

dsanchez@absis.es