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EXPERTO EN CONSERVACIN Y GESTIN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL POR LA UNIA, ESPAA. DIPLOMATURA EN CONSERVACIN Y GESTIN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL POR LA PUCP, PER (2012/13)
Mdulo I. ARCHIVSTICA Y CIENCIAS AUXILIARES
TEMA 2. ARCHIVSTICA: DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. PRINCIPIOS Y FUNCIONES. INGRESOS Y SALIDAS DE DOCUMENTOS. LOS SISTEMAS DE ARCHIVOS
DR. MARIANO GARCA RUIPEREZ
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
CONTENIDO
GUIA DOCENTE ............................................................................................................................................ 5
1 ARCHIVSTICA: DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. PRINCIPIOS Y FUNCIONES. ............ 7
1.1 ARCHIVSTICA ............................................................................................................................... 7 1.1.1 Archivstica, archivologa un poco de historia ................................................................ 7 1.1.2 Concepto ............................................................................................................................ 10 1.1.3 Objeto ................................................................................................................................ 11 1.1.4 Finalidad............................................................................................................................ 11 1.1.5 Principios ........................................................................................................................... 11 1.1.6 Diferencias y similitudes con otras ciencias de la documentacin .................................... 12 1.2 ARCHIVO ..................................................................................................................................... 13 1.2.1 Concepto ............................................................................................................................ 13 1.2.2 Fines y funciones de los archivos ...................................................................................... 15 1.2.3 Medios................................................................................................................................ 16 1.2.4 Clases de archivos ............................................................................................................. 18 1.3 DOCUMENTO DE ARCHIVO ........................................................................................................... 19 1.3.1 Concepto ............................................................................................................................ 19 1.3.2 Unidades documentales simples y compuestas .................................................................. 20 1.3.2.1 Los expedientes ............................................................................................................................ 22 1.3.2.2 Los registros ................................................................................................................................. 25 1.3.3 Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series) ............................ 26
2 INGRESOS Y SALIDAS DE DOCUMENTOS ...................................................................... 34
2.1 CONCEPTO DE INGRESO ............................................................................................................... 34 2.2 CLASES DE INGRESOS .................................................................................................................. 34 2.2.1 Ingresos ordinarios. Las transferencias ............................................................................ 34 2.2.2 Ingresos extraordinarios .................................................................................................... 36 2.3 CONCEPTO DE SALIDA ................................................................................................................. 38 2.4 CLASES DE SALIDAS .................................................................................................................... 38 2.4.1 Permanentes ...................................................................................................................... 38 2.4.2 Temporales ........................................................................................................................ 39
3 LOS SISTEMAS DE ARCHIVOS .......................................................................................... 40
3.1 CONCEPTO DE SISTEMA ............................................................................................................... 40 3.2 TIPOS DE SISTEMAS ARCHIVSTICOS............................................................................................. 42 3.2.1 Sistema archivstico institucional ...................................................................................... 42 3.2.2 Sistema de Archivos ........................................................................................................... 43 3.2.3 Sistema nacional de Archivos ............................................................................................ 43 3.3 ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE ARCHIVOS .................................................................................. 44 3.3.1 Legislacin ......................................................................................................................... 45 3.3.2 rganos directivos y consultivos ....................................................................................... 46
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
3.3.3 Archivos y centros tcnicos ................................................................................................ 46 3.3.4 Recursos humanos, materiales y econmicos .................................................................... 47
4 BIBLIOGRAFA CITADA EN EL TEXTO ........................................................................... 48
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
GUIA DOCENTE ASIGNATURA. 1.2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivo. Denominacin del Mdulo Crditos ECTS y carcter Mdulo I. Archivstica y ciencias auxiliares 2 ECTS. Carcter Virtual Duracin y ubicacin temporal 27 de agosto a 2 de septiembre de 2012. Competencias: Los conocimientos adquiridos en esta asignatura permitirn al alumno:
la distincin clara de un documento de archivo, en papel o electrnico, de cualquier otro registro de informacin,
la organizacin de los documentos de archivo ,aplicando el principio de procedencia
o de respeto a los fondos, en el caso de un fondo, el reconocimiento de las edades documentales a partir del uso de los documentos la distincin de los diferentes tipos de Archivos y sus funciones prioritarias la plasmacin de un Sistema de Archivos en un determinado territorio o de una red o
sistema archivstico en cualquier organizacin la discusin sobre la permanencia de los principios archivsticos. las diferentes modalidades de adquisicin y de salidas de documentos
Difcilmente sin el conocimiento de la Archivstica se pueda ejercer de archivero, de docente de la archivstica o integrarse en proyectos de investigacin archivstica. La gestin documental y la administracin de Archivos necesitan de los conocimientos archivsticos. Requisitos previos (en su caso):
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
Sera conveniente tener un acercamiento al ejercicio de la profesin. Actividades formativas y su relacin con las competencias: Lectura y comentario de algn texto archivstico bsico Acciones de coordinacin (en su caso): Sistemas de evaluacin y calificacin: El sistema de evaluacin vendr determinado por el inters y participacin del alumno, a travs de la plataforma virtual, tras el ofrecimiento del texto relativo a esta asignatura y en el plazo establecido para tal efecto. Ser completada por un ejercicio prctico consistente en un cuestionario de 20 preguntas con tres respuestas cada una de ellas, para eleccin de una. El cuestionario ser cumplimentado a travs de la plataforma digital La nota final se obtendr de la medida entre la nota personal derivada del inters y preguntas planteadas y de la nota del cuestionario. Breve descripcin de los contenidos: La Archivstica, como ciencia de los documentos de archivo y de los Archivos, como instituciones, es del todo indispensable en la formacin de cualquier archivero. La delimitacin de su objeto, de sus principios y de su metodologa supone el contexto para la profundizacin posterior de las funciones archivsticas, sobre las que abunda el programa. Archivstica y gestin documental van de la mano, la primera como ciencia nos ofrece las bases para la aplicacin de la segunda.
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
Es la Archivstica sin discusin y de forma inexcusable la ciencia en la que han de beber quienes aspiren a ser archiveros, con independencia del Archivo donde vayan a ejercer.
Antonia Heredia. 2012. 18
1 ARCHIVSTICA: DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. PRINCIPIOS Y FUNCIONES.
1.1 Archivstica 1.1.1 Archivstica, archivologa un poco de historia
El trmino archivstica como ciencia de los archivos se utiliza en Espaa desde hace solo unas
dcadas. Aparece as en la Cartilla de organizacin de archivos de Antonio Matilla Tascn (1960,
5-6), pero compartiendo contenido con otros conceptos como archivonoma o archivologa. Poco a
poco el trmino archivstica ha ido adquiriendo hegemona en la bibliografa espaola,
posiblemente por influencia francesa, aunque en Hispanoamrica siga utilizndose el de
archivologa, como delata la obra clsica de Aurelio Tanodi, Manual de archivologa
hispanoamericana o la ms reciente Introduccin a la archivologa: Gua de estudio de M.
Vzquez Murillo. Tambin hay autores espaoles, como Taurino Burn, que se decantan por esa
misma acepcin.
Podemos considerar la archivstica como una ciencia? Eduardo Nez Fernndez, en su libro
Organizacin y gestin de archivos (1999, 24) analiz el concepto de Archivstica y tras examinar
las posturas de los diferentes autores distingui tres grupos. El primero lo formaban los que la
consideran como una disciplina con unos principios y tcnicas especficas para el tratamiento y la
organizacin de archivos (Tanodi en 1960, etc.). El segundo, los que manifiestan que es una ciencia
an en fase de formacin (Cruz Mundet en 1994, etc.) y el tercero estara constituido por los que
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creen que como ciencia ya consolidada posee unos principios y un mtodo riguroso y contrastable
(Antonio Matilla Tascn, Elio Lodolini, Antonia Heredia Herrera, entre otros.). Y esta situacin se
mantiene en la actualidad. As, J. R. Cruz Mundet, en el libro Administracin y documentos de
archivos. Textos fundamentales (2011a, 16) sigue afirmando que es una "ciencia en formacin".
La archivstica es una ciencia que empez a difundir sus fundamentos tericos en el siglo XIX. La
sistematizacin de las tcnicas necesarias para arreglar y conservar los archivos haba empezado a
ser ya significativa a partir de la segunda mitad del siglo XVIII, a la par que se desarrollaba la
diplomtica. Es llamativo que no se difundieran sus principios y sus mtodos hasta el siglo XIX
teniendo en cuenta que la existencia de archivos se remonta a la aparicin de la escritura y desde
entonces debieron adoptarse criterios de organizacin y de conservacin de los documentos. Los
instrumentos descriptivos existentes elaborados en Espaa y en otros pases europeos desde la Edad
Media as lo ponen de manifiesto. Pero esos inventarios y catlogos manuscritos, y la explicacin
de los mtodos seguidos en su elaboracin, permanecieron guardados en los propios archivos que
describan sin que tuvieran difusin. Diferentes autores destacan la importancia de determinadas
publicaciones en el nacimiento de la archivstica y en especial se refieren al libro de los holandeses
Muller, Feith y Fruin, titulado Handleiding voor het ordenen en beschreijven van Archieven,
aparecido en 1898, pero no debemos olvidar que Espaa fue uno de los primeros pases en difundir
por medio de la imprenta su teora y prctica archivstica. El primer trabajo impreso que
conocemos, publicado en Santiago de Compostela el ao 1828, es obra de Froiln Troche y Ziga
y lleva por ttulo el de El Archivo cronolgico-topogrfico. Instruccin de archiveros, mtodo fcil,
sencillo y de poco coste para el arreglo de los archivos. En 1830, Facundo Porras Huidobro edit
en Madrid su Disertacin sobre Archivos y reglas de su coordinacin. A estas dos obras le
seguiran otras publicadas en las imprentas espaolas bastantes aos antes que el texto mencionado
de los archiveros holandeses, pero es obvio que no tuvieron su misma repercusin.
Este proceso de difusin terica, que apenas hemos esbozado, cont con el respaldo de la creacin
de diferentes instituciones para formar archiveros en distintos pases europeos. La primera fue la
francesa cole des chartes, nacida en 1821. La Escuela de Diplomtica espaola se abri en 1856.
En ese periodo la archivstica fue considerada prioritariamente como una ciencia auxiliar de la
Historia. La apertura de los archivos a la investigacin conforma avanzaba el siglo XIX influir
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
decisivamente en la consolidacin de esta ciencia y en su plasmacin terica. Despus, ya iniciado
el siglo XX, comenzara a jugar un papel importante como auxiliar de la Administracin, al fijar su
atencin tambin en los documentos administrativos, pero ni su desarrollo ni su evolucin fue
uniforme en todos los pases.
A lo largo del siglo XX, como nos indica Antonia Heredia, la archivstica se ha ido consolidando
frente a otras disciplinas, fijando su objeto, estableciendo sus mtodos y normalizando su
terminologa. En este camino han influido decisivamente los cambios habidos en la valoracin del
proceso documental, en el tipo de usuarios y en el papel de los archiveros. En cuanto al primer
punto, la archivstica se ha desvinculado de su apego a los archivos histricos demostrando que sus
principios son vlidos para todo el proceso documental (archivos de oficina, centrales
administrativos, intermedios e histricos). No en vano Vicenta Corts Alonso defendi ya hace aos
que los archivos son antes gestin que cultura. Otro hecho indudable que ha modificado el papel de
esta ciencia ha sido el de que los archivos pasaran de ser centros nicamente abiertos para algunos
eruditos a prestar servicio a los ciudadanos, en un sentido muy amplio, y a la propia
Administracin. La utilizacin de los archivos ha pasado de ser privilegio de unos pocos a ser un
derecho de todos. Y esto ha condicionado toda la labor archivstica. Por ltimo los archiveros, cuyo
nmero ha aumentado considerablemente en las ltimas dcadas, han abandonado progresivamente
sus prcticas historicistas y se han preocupado por la organizacin y descripcin de los fondos
documentales, siguiendo criterios cada vez menos personalistas y ms consensuados.
La archivstica acta en la actualidad en dos mbitos distintos pero complementarios, uno terico y
otro prctico. El terico comprende la historia, el objeto, el mbito de actuacin (archivos y
documentos) y el mtodo reflejado en la obtencin de un conjunto estable de principios, normas y
terminologa; mientras que el prctico es el resultado de la continua aplicacin de un conjunto de
tcnicas y procedimientos para la organizacin, conservacin y difusin de los documentos y la
informacin (Alberch, 2003, 21).
Ahora se escribe sobre la archivstica integrada. Se defiende al archivero con formacin integral y
por lo tanto se le exige que tenga conocimientos de disciplinas tan variadas como el derecho
administrativo, la historia, la paleografa y diplomtica, la informtica, las tecnologas de la
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
informacin, la lingstica, el marketing, pues una de las caractersticas de la archivstica es su
interdisciplinariedad. Esto implica que el archivero posea nuevos conocimientos adquiriendo una
formacin ms completa. Los procesos selectivos a los que debe someterse para acceder a la
profesin recogen en sus temarios y pruebas esta nueva realidad.
Sin duda, la produccin de los documentos electrnicos est provocando una amplia renovacin en
el quehacer archivstico. Para A. Heredia, entre las caractersticas de esta archivstica renovada
estaran la atencin preferente a los documentos, antes que a los Archivos (y de ah la importancia
de la gestin documental), el protagonismo de las funciones y procesos, la anticipacin de las
funciones archivsticas a antes de la produccin de los documentos y la sustitucin de la autonoma
del trabajo archivstico por la corresponsabilidad (Heredia, 2012, pp. 26-27).
1.1.2 Concepto
El Dictionary of archival terminology, publicado por el Consejo Internacional de Archivos en 1984,
entenda por sta la "disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos de los archivos y de su
funcin". Casi diez aos despus, el Diccionario de terminologa archivstica publicado por el
Ministerio de Cultura espaol, indicaba que era la "disciplina que trata de los aspectos tericos y
prcticos (tipologa, organizacin, funcionamiento, planificacin, etc.) de los archivos y el
tratamiento archivstico de sus fondos (1993, 18).
Antonia Heredia defini la Archivstica, en su Archivstica general (1987, 11), como la "ciencia
que estudia la naturaleza de los archivos, sus principios de conservacin y organizacin, y los
medios para su utilizacin". En su ltimo libro Lenguaje y vocabulario archivstico (2011, 44), la
archivera sevillana seala que podemos entender tambin por Archivstica la "ciencia de los
documentos de archivo y de los Archivos como custodios de aquellos y como sistemas responsables
de su gestin, as como de la metodologa aplicada a unos y a otros y cuyo objetivo es potenciar el
uso y servicio de los documentos y de los Archivos".
Jos Ramn Cruz Mundet, en su libro Diccionario de archivstica (2011b, 76-77), recoge entre
otras las siguientes definiciones: 1. Ciencia de los archivos; 2. Conjunto de conocimientos y de
mtodos para el tratamiento de los documentos y de los archivos; y 3. Ciencia emergente cuyo
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
objeto son los documentos y los archivos, cuya finalidad es almacenar informacin y hacerla
recuperable para su uso, y cuyo mtodo se articula en torno a las normas archivsticas.
Est claro, en el examen del contenido de estas definiciones, que en las ltimas dcadas la
archivstica est evolucionando desde una ciencia archicntrica hacia una ciencia docucntrica.
1.1.3 Objeto
El objeto de esta ciencia son los archivos y los documentos que contienen. Antonia Heredia ha
justificado invertir este orden y considerar, pues, como objeto de la archivstica los documentos y
Archivos, indicando que no hay Archivos sin documentos, aunque estos pueden existir sin aquellos.
Esta posicin se justifica en que el trabajo del archivero sobre los documentos no se inicia en los
Archivos sino que se adelanta a etapas anteriores (Heredia, 2012, 21), llegando a participar incluso
en su proceso de creacin.
1.1.4 Finalidad
Como indica Eduardo Nez (1999, 32) la archivstica pretende la organizacin de los fondos
documentales con vistas a su posterior utilizacin. Es decir, su finalidad ltima es lograr que los
archivos presten servicio a travs de los documentos y de la informacin que contienen a los
productores (personas o instituciones) y a los ciudadanos.
1.1.5 Principios
Tradicionalmente, y por lo que se refiere a la organizacin de los fondos documentales, se han
destacado dos principios bsicos: el de procedencia y el de respeto al orden natural. En esencia
ambos pueden agruparse y definirse como aquel segn el cual cada documento debe estar situado en
el fondo documental del que procede y en este fondo en su lugar de origen (Heredia, 2011, p. 150).
Este principio determina la estructura del fondo y su orden natural, y queda representado en el
cuadro de clasificacin.
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
ltimamente y por influencia canadiense se est recalcando como fundamento de la archivstica el
ciclo vital de los documentos, difundido por Schellenberg en 1956, lo que no supone ninguna
contraposicin con el principio de procedencia. En sntesis, tal y como indica J. R. Cruz Mundet
(2011b, p. 109) por l se establece que un documento tiene una vida similar a un organismo
biolgico, pues nace (fase de produccin), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de
expurgo). Esas edades, tres o cuatro segn los autores, se corresponden con la sucesiva custodia y
uso de los documentos en distintos archivos (archivo de oficina, archivo central, archivo intermedio
y archivo histrico), de tal forma que nada ms producirse se conserva y utiliza en el archivo de
oficina y de ah se inicia un proceso que puede terminar pasados veinticinco o treinta aos con su
conservacin definitiva en un archivo histrico, si antes no ha sido eliminado como consecuencia de
los procesos de valoracin y seleccin. Con la e-administracin las edades documentales se reducen
a dos, una de produccin o administrativa y otra de custodia (Heredia, 2012, p. 25). El
reconocimiento del ciclo vital de los documentos implica la necesidad de la unidad y de la
continuidad del tratamiento archivstico desde su produccin hasta su eliminacin o conservacin
permanente.
1.1.6 Diferencias y similitudes con otras ciencias de la documentacin
La archivstica, la biblioteconoma y la documentacin componen lo que algunos autores
denominan como ciencias de la documentacin (Cruz, 2003, 66). Entre sus similitudes J. R. Cruz
Mundet menciona las siguientes: 1) La gestin de documentos va encaminada en las tres
profesiones a satisfacer las necesidades de informacin de la sociedad; 2) La difusin de la
informacin se realiza en las tres mediante instrumentos giles y precisos; 3) La utilizacin de las
nuevas tecnologas en la reproduccin y en el almacenamiento de la informacin es comn a
archiveros, bibliotecarios y documentalistas; y 4) El uso de soportes documentales comunes (desde
el papel a los discos pticos) implica las mismas necesidades en orden a su tratamiento fsico
(instalacin, conservacin, restauracin).
Las tres ciencias se diferencian por los mtodos que utilizan sus profesionales, por el origen y
caractersticas de los documentos sobre los que trabajan, por las normas que utilizan en su
descripcin que condicionan los instrumentos resultantes, por el tipo de usuarios al que van
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
dirigidos preferentemente sus servicios, por las condiciones arquitectnicas de sus instalaciones,
etc. Recordemos que los documentos de archivo son originales, nicos, y se producen de forma
natural y seriada, pues son el resultado documental de la actividad y organizacin de personas e
instituciones a lo largo del tiempo. Los libros y revistas conservados en las bibliotecas no son
nicos (dependen del volumen de la tirada), ni originales (estn impresos) ni se producen de forma
natural y seriada, pues ingresan merced a compras, permutas o donaciones. A los centros de
documentacin slo les preocupa la informacin que contienen los documentos de archivo, los
libros y las revistas. Adems las normas que regulan el acceso a las bibliotecas, archivos y centros
de documentacin son diferentes lo que condiciona tambin el tipo de usuario que acude a estos
centros y las caractersticas de sus instalaciones.
1.2 Archivo
1.2.1 Concepto
Ya sabemos que la Archivstica es la ciencia de los archivos y de los documentos que contienen, y
que incluso podemos invertir este orden. El concepto de archivo ha sido objeto de muchas
definiciones, tantas como archiveros (Heredia, 2011, 46). Una de las ms antiguas y completas que
conocemos es la aportada por Fermn Abella, en 1877, pues defini el archivo como "no slo la
reunin o conjunto de papeles, documentos, libros y registros de una oficina, corporacin o casa
particular cuando estn metdicamente ordenados, sino el lugar en que se conservan y custodian
para que sirvan de consulta". Es decir, nos habla de un conjunto organizado de documentos que
prestan servicio y tambin del lugar en el que se conservan.
Para Vicenta Corts, en su Manual de Archivos Municipales (1982, 19) el archivo es el "conjunto
de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institucin, pblica o privada,
en el transcurso de la gestin de asuntos de cualquier ndole, los producidos y los recibidos, de
cualquier fecha, los cuales se conservan y custodian para servir de referencia, como testimonio e
informacin, por las personas responsables de tales asuntos y sus sucesores". Pero, como sabemos,
no solo es un conjunto de documentos.
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
En Ley 16/1985 de Patrimonio Histrico Espaol, de 25 de junio de 1985, se define el archivo
como el "conjunto orgnico de documentos o la reunin de varios de ellos, reunidos por las
personas jurdicas, pblicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al servicio de su
utilizacin para la investigacin, la cultura, la informacin y la gestin administrativa. Se entienden
tambin por archivos las instituciones donde se renen, conservan, ordenan y difunden para los
fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgnicos".
Es decir, se ha utilizado el trmino archivo para definir un conjunto organizado de documentos, el
lugar donde se conservan y la institucin que los gestiona. Entender como archivo el espacio fsico,
es decir el continente, tiene cada vez menos defensores pues la mayora de los autores prefieren
utilizar en la actualidad en su lugar expresiones como repositorios, depsitos o centros de archivo.
As en el Real Decreto 1708/2011 por el que se establece el Sistema Espaol de Archivos se
considera "archivo": 1) El conjunto orgnico de documentos, o la reunin de varios de ellos,
producidos o reunidos por las personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas; y 2) Las entidades,
que de acuerdo con las normas internacionales de descripcin archivstica, comprenden
instituciones, personas y familias, que renen, conservan, organizan, describen y difunden los
conjuntos orgnicos y las colecciones de documentos.
Para Antonia Heredia (2011, 46) caben las siguientes acepciones del trmino "archivo": 1)
continente; 2) contenido; 3) institucin; 4) sistema; y 5) registro de informacin. La archivera
sevillana se decanta por las acepciones de institucin y sistema y recoge como primera definicin la
siguiente: "Institucin o sistema responsable de las funciones integradas en la gestin de
documentos y en la administracin de Archivos de una organizacin". Recordemos ahora que en su
manual titulado Qu es un archivo? (2007, 30) reserv el trmino Archivo, escrito con
mayscula, a la institucin que conserva, trata y sirve los documentos de archivo que guarda, el
trmino archivo, escrito con minscula, al contenido documental del Archivo, identificado con
todos los documentos conservados en l, ya sea de un solo fondo o varios y el trmino fondo
documental al conjunto orgnico de documentos procedente de una institucin, colectivo o
persona, testimonio y prueba de su respectiva gestin.
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
Tambin J. R. Cruz Mundet recogi como primera definicin del trmino "archivo" en su
Diccionario de archivstica (2011b, 78) la de "sistema corporativo de gestin que contribuye de
manera efectiva mediante una metodologa propia a la definicin de los procesos de produccin
administrativa, garantizando la correcta creacin de los documentos, su tratamiento, conservacin,
acceso y comunicacin".
Esta identificacin de archivo con el sistema responsable de la gestin documental de una
organizacin gana cada da ms adeptos pero, como hemos indicado, es un trmino que puede tener
variados significados dependiendo de cada autor.
1.2.2 Fines y funciones de los archivos
Hace ya bastantes dcadas T. Schellenberg se refiri a los fines de los archivos manifestando que su
cometido era recoger, conservar y servir los documentos. Para el desarrollo de estos fines es preciso
realizar distintas tareas o funciones que se han englobado en las ltimas dcadas bajo el concepto de
"gestin documental". Por ella entendemos el conjunto de intervenciones archivsticas realizadas
desde la produccin de los documentos hasta despus de decidida su conservacin permanente.
Sirve para todos los documentos a lo largo de toda la red de archivos, desde los de oficina hasta los
histricos" (Heredia, 2007, 90). Es decir, como dira Eduardo Nez Fernndez la gestin de
documentos abarca desde la fase de diseo de los tipos de documentos que se van a producir en el
sistema hasta la fase de conservacin permanente de los seleccionados para ello.
En la gestin documental estn integradas, pues, todas las actividades precisas para el cumplimiento
de los fines de los archivos, es decir la produccin o recepcin, identificacin, valoracin,
seleccin, eliminacin, conservacin, organizacin, descripcin y difusin de los documentos.
Obviamente existen operaciones de tratamiento archivstico con mayor incidencia en los
documentos administrativos o en los histricos, as, por ejemplo, la seleccin y eliminacin es
propia de los primeros.
Si la gestin documental incide sobre todo en el archivo entendido como "conjunto organizado de
documentos", es decir en el contenido documental de un archivo, la administracin de archivos se
centra en la segunda acepcin, es decir, la que lo identifica como institucin o sistema responsable
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
de las funciones integradas en la gestin de documentos. Pero ambas son complementarias y
necesarias.
Est claro que para el desarrollo de la gestin documental se precisa el funcionamiento efectivo de
una buena administracin de archivos que el Diccionario de terminologa archivstica espaol, en
su edicin de 1995, pues no figura en la de 1993, entiende como la "organizacin responsable de la
aplicacin de la poltica archivstica a travs de la direccin, planificacin y control de los
programas establecidos". Para Antonia Heredia las principales manifestaciones de la administracin
de archivos seran: 1) Elaboracin de textos legales, reglamentarios y normativos; 2) Normalizacin
de formularios; 3) Aprobacin de tablas de valoracin y calendarios de conservacin; 4)
Adquisicin de documentos; 5) Integracin de Archivos en el Sistema; 6) Control de Archivos; 7)
Implantacin de aplicaciones informticas; 8) Distribucin de recursos econmicos y humanos; 9)
Planificacin de acceso a los puestos de trabajo y a la formacin; 10) Equipamiento y
mantenimiento de instalaciones; 11) Planes de reproduccin y de restauracin; 12) Integracin en
planes de gestin de calidad; 13) Planificacin y distribucin de subvenciones, etc.
Tanto de la gestin documental como de la administracin de Archivos se tratar ms por extenso
en otros temas de este mismo curso.
1.2.3 Medios
Para que un Archivo, entendido como sistema o institucin, pueda desarrollar adecuadamente sus
funciones y cumplir con sus fines debe estar dotado de un marco normativo regulador eficiente
(leyes y otras normas y reglamentos), ha de disponer de recursos tanto humanos como materiales
adecuados y suficientes (personal, instalaciones, medios econmicos) y debe contar con un
programa de actuacin archivstica que contemple desde la clasificacin y ordenacin de
documentos, hasta la valoracin y seleccin documental, la descripcin archivstica, la
informatizacin de la gestin archivstica y la formacin de usuarios (Llans, 2006, 17).
Al marco regulador nos referiremos ms adelante, al tratar de los sistemas archivsticos. Tampoco
ahora nos detendremos en la gestin documental, que desarrollarn otros profesores, ni a las
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
caractersticas de las instalaciones de Archivo. Pero s queremos indicar que entre los recursos con
los que debe contar un Archivo destacan los econmicos y humanos.
Los medios econmicos en los archivos pblicos estn contemplados en los correspondientes
presupuestos de las instituciones de las que dependen. Su montante vara enormemente de unos
centros a otros. Archivos dependientes de las mismas instituciones, como ocurre con las
administraciones locales, pueden tener presupuestos muy diferentes, variando su cuanta por
mltiples factores, no solo de ndole econmico. Los polticos, al establecer anualmente esos
presupuestos, pueden demostrar su sensibilidad hacia el patrimonio documental de la institucin
que gobiernan. Mayores recursos econmicos permiten mejorar notablemente la gestin
documental. Esos recursos van destinados fundamentalmente al pago de la nmina del personal del
Archivo; a la compra, renovacin o mantenimiento de las instalaciones, equipos y mobiliario
(estanteras, muebles archivadores, ascensores, ordenadores, reprografa, climatizacin, deteccin y
extincin de incendios, seguridad, etc.); a gastos de administracin (correo, telfono, luz, agua), a la
adquisicin de material de oficina y de archivo (cajas archivadoras, sobres, papel, carpetillas, etc.),
a la compra de libros y revistas para mejorar la biblioteca y hemeroteca especializada, etctera. A
todos estos gastos, que podemos considerar ordinarios, se pueden aadir otros ms espordicos y
que solo se dan en los Archivos ms grandes. En concreto nos referimos a la adquisicin,
restauracin y reproduccin de documentos, y al desarrollo de actividades culturales, caso de las
exposiciones y publicaciones, por citar algunas.
El tipo de personal que trabaja en un Archivo depende de variadas circunstancias, aunque lo
habitual en centros de tamao grande es que los recursos humanos estn constituidos por tcnicos
de archivo, personal especializado, personal administrativo y personal auxiliar o subalterno. El
archivero, fue definido por O. Gallego como el "profesional que recoge, custodia, selecciona y
organiza la documentacin producida y recibida por un ente u organismo pblico o privado como
resultado testimonial de su propia actividad, la analiza y describe, e informa y certifica sobre ella. A
l le corresponde planificar, organizar y dirigir los servicios del archivo en su ms amplio sentido,
estableciendo las normas adecuadas. Tambin elabora informes y asesora a los usuarios". En
bastantes Archivos, sobre todo los mejor dotados, trabajan, adems, tcnicos ayudantes que
colaboran con el archivero en las tareas descritas. Para actividades concretas que requieren una
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
formacin especfica se puede disponer de tcnicos expertos en reprografa, restauracin,
informtica que constituiran lo que hemos denominado personal especializado. Estas ltimas
tareas pueden estar externalizadas prestndose por personal ajeno al centro mediante los
correspondientes contratos. El personal administrativo suele encargarse del mecanografiado, del
control de prstamos, del registro de correspondencia y de otras tareas similares; y entre el personal
auxiliar o subalterno, o como queramos denominarlo, podemos incluir, entre otros, a los porteros,
vigilantes, ordenanzas y limpiadores.
1.2.4 Clases de archivos
Son muchas las clasificaciones que podemos hacer de los archivos. Siguiendo a Antonia Heredia
(1987, 69-70)) distinguimos:
a) Por su productor: archivos pblicos y archivos privados.
b) Por la funcin bsica de la persona o institucin productora de la que dependan. Entre los
pblicos s encontraran los judiciales, los militares, los legislativos, etc. y, entre los
privados, los personales, los nobiliarios, los eclesisticos y los de empresas. No obstante
debemos tener en cuenta que no siempre est clara la diferencia entre pblico y privado,
variando segn los pases y segn la diferente legislacin.
c) Por el nmero de fondos que conservan: singulares o nicos, y mltiples.
d) Si nos detenemos solo en los archivos pblicos podemos clasificarlos:
e) Por el mbito territorial en el que la institucin productora ejerce su jurisdiccin: locales,
provinciales, regionales y nacionales.
f) Por la administracin de la que dependan. En Espaa se distinguen los archivos de la
administracin local, de la administracin autonmica y de la administracin central o
estatal.
g) Por la edad de los documentos (archivos de oficina, archivos centrales administrativos,
archivos intermedios y archivos histricos).
h) Por su finalidad (archivos administrativos y archivos histricos)
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
1.3 Documento de archivo
1.3.1 Concepto
El trmino "documento" es un concepto muy polivalente y su significado es distinto segn la
ciencia que lo utiliza. En los diccionarios ms utilizados del espaol se identifica con doctrina,
enseanza, diploma, carta, relacin, testimonio escrito, comunicacin, conocimiento, cosa En un
sentido amplio T. Schellenberg defini documento como testimonio de la actividad del hombre
fijado en un soporte perdurable que contiene informacin. Esta idea de soporte ms informacin
est presente en las aportaciones de reconocidos documentalistas que entienden el documento como
una comunicacin fijada, grabada o adherida a un soporte, o simplemente el soporte de una
informacin.
Ahora a nosotros nos interesa acotar ese concepto y referirnos solo al documento de archivo, pues
no todos los documentos, como es obvio, son documentos de archivo. El problema es que en las
aportaciones de los diferentes autores sobre el concepto de documento de archivo las hay
excesivamente prolijas y contradictorias (F. Fuster) o se refieren a su produccin pblica (A.
Tanodi, M. Vzquez o H. L. Bellotto), lo que limita su validez.
En Espaa, segn la Ley 16/1985 de Patrimonio Histrico, se entiende por documento toda
expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en
imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informticos. Se
excluyen los ejemplares no originales de ediciones. Unos aos despus el Diccionario de
terminologa archivstica (1993, 32) adems de esa acepcin recoga la de testimonio material de
un hecho o un acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas fsicas o jurdicas,
pblicas o privadas, de acuerdo con unas caractersticas de tipo material y formal.
Una de las ltimas definiciones publicadas es la aportada por la Comisin de Normas Espaolas de
Descripcin Archivstica, en junio de 2012. Para sus integrantes un documento de archivo es una
"unidad de informacin mnima grabada en cualquier soporte, producida por un agente en el
ejercicio de sus funciones, que constituye el testimonio material de una o varias acciones o hechos
(de naturaleza jurdica o no)" (CNEDA, 2012, 18).
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
Algunas aportaciones realizadas en pases de Hispanoamrica inciden en esa lnea. As en el
Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (2005, 73) junto con definiciones de distintos
tipos de documentos (cartogrficos, electrnicos, impresos...) se incluye el siguiente concepto
genrico de documento: "Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou
formato" En Mxico, segn el texto Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin
de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, aprobado
en el ao 2004, un documento de archivo es "aquel que registra un hecho, acto administrativo,
jurdico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y
actividades de las dependencias y entidades". Y en el glosario que acompaa al Reglamento
General de Archivos de Colombia, aprobado en 1994, se establece que documento de archivo es un
"registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a sus actividades
o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o
cultural y debe ser objeto de conservacin."
Nos interesa ahora acotar estas definiciones con la ayuda de los comentarios realizados por A.
Heredia en su libro Lenguaje y vocabulario archivsticos (2011, 91-93). Un documento de archivo
tiene contenido (tema), estructura formal (tipologa) y adems es producido en un contexto (rgano
productor, funciones y actividades de ese rgano). El documento de archivo se caracteriza por su
naturalidad, su autenticidad, su integridad, su fiabilidad y su objetividad. La naturalidad radica en su
produccin inexcusable y en sus relaciones naturales con su productor y con la funcin/actividad
que ste tiene atribuidas. Por ello, afirma que un documento de archivo se produce, no se crea, y,
como tal, lo podemos considerar como la unidad bsica de cualquier agrupacin documental y
tambin como la unidad de descripcin menor.
1.3.2 Unidades documentales simples y compuestas
El documento de archivo se identifica en el contexto archivstico con la unidad documental simple,
pero tambin existen unidades documentales compuestas. Recordemos que la Comisin de Normas
Espaolas de Descripcin Archivstica ha definido unidad documental como el "elemento bsico de
un fondo, grupo de fondos, coleccin o serie, constituido por un documento de archivo (unidad
documental simple) o por varios que formen una unidad documental compuesta" (2012, 21). Y por
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
sta ltima entiende la "unidad de informacin integrada por varias unidades documentales
interrelacionadas por un asunto comn, producida por uno o varios agentes en el ejercicio de sus
funciones, que constituye el testimonio material de una o varias actividades/procesos o de parte de
una actividad/proceso". Para A. Heredia (2011, 186) la unidad documental compuesta es la
denominacin archivstica del documento de archivo compuesto y sirve para su representacin
genrica a la hora de la descripcin.
Las unidades documentales simples son el resultado de un solo acto (una actio y una conscriptio),
mientras que las compuestas surgen de un proceso complejo formado por distintos actos
encaminados a la resolucin de un asunto. La casi totalidad de las series producidas en la actualidad
por las instituciones pblicas son unidades documentales compuestas, bien expedientes o registros,
aunque no todos los autores estn de acuerdo con esta clasificacin, especialmente en lo relacionado
con la inclusin de los registros (Heredia, 2005, 75), pues los hay que consideran a los expedientes
como la nica unidad documental compuesta. Tambin, otros autores entienden que los documentos
compuestos adoptan tres formas principales: expedientes, dosieres y registros (Lpez, 2007, 153). Y
los hay que incluyen entre ellos a los documentos principales con anexos que a mi modo de ver no
dejan de ser expedientes incompletos.
Los dosieres son documentos compuestos formados por la agrupacin de documentos simples
relacionados entre s por su temtica o por cualquier otra caracterstica, sin responder por ello a
cuestiones procedimentales o de tramitacin administrativa. Obedecen a una prctica consistente en
agrupar todos los documentos que se refieran a un tema concreto, a una persona, a una fecha,
pues lo que interesa en los dosieres es la cantidad y calidad de informacin obtenida, sin importar
cul ha sido su origen y su produccin. Y si tienen un cierto sentido en los archivos privados su
existencia es incompatible con la gestin documental de las organizaciones pblicas. En ellas tiene
mucho ms incidencia archivstica los expedientes y los registros a los que nos referiremos a
continuacin.
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
1.3.2.1 Los expedientes
La unidad documental compuesta ms usual es el expediente, que en Espaa tuvo una primera
regulacin general en la Ley de Bases de 19 de octubre de 1889, que exigi la formacin en cada
ministerio de reglamentos de procedimiento administrativo. Pero estos documentos compuestos
surgieron con la formacin del Estado Moderno (escasos antecedentes en la Edad Media) y por
influencia de la administracin de justicia. Definidos por Heloisa L. Bellotto como el conjunto de
documentos de tipologas diferentes cuya reunin es obligatoria para que se llegue a la consecucin
de un acto administrativo; y en la Norma ISAD (G), en la versin espaola del ao 2000, como "la
unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el
proceso de organizacin archivstica, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto", han
sido objeto de diferentes clasificaciones.
Segn Olga Gallego los expedientes pueden clasificarse tomando como base la diversidad de
organismos encargados de su tramitacin (legislativos, judiciales, administrativos, militares y
gubernativos) o el tipo de procedimiento seguido (general o especfico). Con arreglo a ste, en el
folleto titulado Archivos de Oficina, editado por el Ministerio de Cultura espaola, en 2003, se
clasifican los expedientes distinguiendo los sometidos a procedimiento y los no reglados. Estos
ltimos son "aquellos que materializan cualquier actividad de una oficina, sin que pretendan la
resolucin administrativa de un asunto", pues se hallan en ella "a efectos de estadstica, constancia o
informacin". Incidiendo en el procedimiento nos interesa ahora recoger la clasificacin realizada
en algunos textos legales espaoles que distinguen entre los expedientes de conocimiento, los
expedientes de informacin o consultivos, y los expedientes de resolucin (Lpez, 2007, 176). Los
expedientes de conocimiento son aquellos que no exigen un trmite especial y han de surtir efecto
en las respectivas dependencias con fines estadsticos, de constancia o archivo (por ejemplo, los
expedientes de investigadores de un archivo). Los expedientes de informacin o consultivos tienen
por objeto suministrar o solicitar estudios y propuestas referentes a la materia de que se trate,
iniciados por encargo de la superioridad o a iniciativa de la propia oficina. Estos expedientes
pueden formar parte de unos trmites superiores que suelen terminar en una resolucin. Mientras
que los expedientes de resolucin son aquellos que, por disposiciones legales reguladoras del
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
procedimiento, deben dar lugar a la adopcin de un acuerdo o decisin fundamentada. Entre esos
expedientes resolutivos, los de carcter judicial son los que tienen un procedimiento ms riguroso.
Un expediente est compuesto por los documentos que se producen y se incorporan en l de manera
sucesiva conforme avanza el procedimiento y que estn protegidos por la carpetilla o guarda
exterior que los contiene y agrupa. En el exterior de esa carpetilla, como si de la cubierta de un libro
se tratara, debe figurar el extracto o resumen que le identifica y describe y, tambin, a veces,
aprovechando el reverso de esa cubierta la relacin de contenido o breve descripcin de cada uno de
los documentos que le integran con su fecha y nmero de orden. Pero esto ltimo es cada vez
menos habitual.
Los documentos que forman un expediente han sido clasificados distinguiendo entre los recibidos
(originales) y los producidos (borradores, minutas y copias) que van acompaados de otros
utilizados para impulsar la tramitacin (decretos, notas marginales) y por ello se distinguen los
documentos originales, los no originales y los marginales. Tambin por su contenido se diferencian
los documentos esenciales (informes, resoluciones...) de los documentos de enlace (oficios de
remisin, notas internas...). Y por su procedimiento se clasifican en documentos de iniciacin, de
instruccin y de terminacin.
Entre los documentos bsicos de un expediente estaran, segn Isabel Seco (1994, 127), las
instancias o solicitudes, los informes, las actas y los oficios. Pero en un expediente administrativo la
tipologa documental es muy amplia y variada. As, por poner un ejemplo, entre los oficios F.
Gonzlez Navarro distingua las comunicaciones, las notificaciones, los requerimientos, los
emplazamientos y las citaciones. La denominacin y contenido de estos documentos vara segn
cada pas.
No es el momento de hacer un anlisis de los tipos documentales concretos que pueden encontrarse
formando parte de un expediente. Los ms utilizados actualmente en Espaa han sido bsicamente
analizados, incluyendo su estructura, en el libro Manual de Documentos Administrativos, que
public el Ministerio de Administraciones Pblicas espaol en 1993 y ha sido objeto de varias
reediciones, pero no siempre es fcil su clara identificacin dado que la prctica administrativa
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
introduce elementos de confusin, y no slo por cambios en las denominaciones. As con las
palabras "splica", "pedimento", "peticin", "instancia", o "solicitud" es posible que nos estemos
refiriendo al mismo tipo documental.
En cuanto al contenido que debe figurar en el extracto o resumen que identifica cada expediente no
existe tampoco uniformidad. As, por ejemplo, en Mxico, segn el texto Lineamientos Generales
para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la
Administracin Pblica Federal, aprobado en el ao 2004, la identificacin del expediente debe
contener como mnimo los siguientes elementos: I. Unidad administrativa; II. Fondo; III. Seccin;
IV. Serie; V. Nmero de expediente o clasificador (el nmero consecutivo que dentro de la serie
documental identifica a cada uno de sus expedientes); VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre
del expediente; VII. Asunto (resumen o descripcin del expediente); VIII. Valores documentales;
IX. Vigencia documental; X. Nmero de hojas tiles al cierre del expediente (nmero total de hojas
contenidas en el expediente).
El ayuntamiento de Barcelona elabor unas normas para la tramitacin de expedientes en 1994. En
ellas se seala que en la cubierta de cada uno de ellos deba contemplarse la siguiente informacin:
Nombre del Ayuntamiento, Fecha de inicio del expediente, Nmero del expediente, Nmero de
registro de entrada del documento de inicio del expediente, Nombre del rgano gestor (encargado
de su trmite o instruccin segn la normativa orgnica vigente), Nombre de la Unidad, rea y
mbito (o instancias anlogas) donde el rgano gestor se encuadra, Asunto objeto del expediente,
Fecha de finalizacin del expediente, Cdigo del Archivo (en su da) y Nmero de hojas que
forman el expediente una vez se haya concluido el asunto administrativo que lo ha generado. En
estas mismas normas se sealaba que todos los expedientes deban ir numerados, en la parte
superior derecha de la cubierta, ya que ese nmero servira para identificarlo. El nmero expresara
el orden sucesivo de apertura de los expedientes dentro de cada rgano competente para tramitarlos.
La numeracin se compondra como norma general de dos partes: la que expresa el orden de
apertura y la que indica el ao en que se abre, ambas separadas con una barra. El nmero de
identificacin figurara en la cubierta del expediente y en los dictmenes y propuestas que se
elevasen a los rganos de gobierno para su resolucin. Tambin se consignara en las notificaciones,
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
las comunicaciones y los oficios que se formulen en relacin con el expediente, y en los informes,
dictmenes, comparecencias y en otros documentos que se hayan de incorporar.
1.3.2.2 Los registros
Los registros han sido definidos como documentos compuestos, en forma de libro o de cuaderno, en
donde se asientan, uno detrs de otro, los documentos otorgados o recibidos por una persona o
entidad con fines jurdico-administrativos o fiscales. En el Diccionario de terminologa archivstica
(1993, 46) se recogen cuatro acepciones de este concepto, aunque la que nos afecta es la que indica
que registro es el "instrumento resultante de una accin administrativa en el que se materializa el
acto de registrar, normalmente en forma de volumen, y que contiene la inscripcin, generalmente
numerada en orden cronolgico, de informaciones consideradas de suficiente inters como para ser
exacta y formalmente asentadas".
Si los expedientes estn formados por un conjunto de documentos de tipologas diferentes, los
registros son unidades documentales compuestas formadas por documentos de la misma tipologa.
Para la recordada Olga Gallego Domnguez, los registros se usan en cualquier actividad que
requiera la anotacin sistemtica con numeracin progresiva o en orden alfabtico de personas que
dependan de una institucin o que se relacionan con ella (registros de soldados, de detenidos,
padrones, matrculas fiscales, etc.), o de la documentacin enviada o recibida. En este sentido, los
integrantes de la Mesa de Trabajo de Archivos Municipales, en la propuesta de cuadro de
clasificacin de fondos de ayuntamiento, publicada en 1996, aunque entendieron como registro el
"conjunto de documentos, referidos a asuntos diversos, ordenados cronolgicamente y dispuestos en
forma de libro, por ejemplo, libros de actas, libros de caja...)", tambin aplicaron este concepto a
todos aquellos documentos que contengan informacin repetitiva que afecte a muchas personas o
bienes, vaya o no encuadernada, como hojas sueltas (nminas) o fichas (tarjetas de racionamiento),
aunque su ordenacin no tenga que ser exclusivamente cronolgica. Este concepto tan amplio de
registro no parece contar en la actualidad con tantos defensores y eso que su existencia es tan
antigua como la de los propios expedientes, pues en Espaa se remonta a la Edad Media, aunque
podemos decir que son tan antiguos como los propios archivos. Los registros reales castellanos
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
debieron existir ya en tiempos de Alfonso VI. A lo largo del siglo XIX se crean en Espaa el
Registro Civil, el Registro de la Propiedad, el Registro de Hipotecas, y el Registro de Penados, entre
otros. Y lo mismo ocurri en otros pases europeos y americanos.
Los libros registro de entrada y salida de correspondencia, habituales en la actualidad en todos los
organismos pblicos, surgieron en el siglo XIX. En Espaa, por influencia europea, especialmente
alemana, no se redactaron hasta iniciada la dcada de 1870 en los ministerios de la administracin
central. En la mayora de los ayuntamientos espaoles habr que esperar para que este hecho se
produzca hasta la aprobacin del Estatuto Municipal de 1924. Aunque registros de correspondencia
parciales existieron con anterioridad a esas fechas.
Los registros se pueden clasificar segn distintos criterios. Pueden ser voluntarios u obligatorios.
Segn su naturaleza cabe distinguir entre los registros administrativos o copiadores en los que se
asientan los documentos expedidos o recibidos por una institucin o persona, de forma ms o menos
abreviada; y los registros jurdico-administrativos o registros-acta en los que se registran actos
realizados de hechos voluntarios (casamientos, contratos, poderes, etc.) o actos registrados de
hechos naturales (nacimientos, defunciones, etc.). Los primeros registran, pues, documentos y los
segundos, actos. Manuel Romero Tallafigo (2005, 130) prefiere la distincin entre registros de
memoria que copian a texto completo cartas y cdulas expedidas, y registros de funcin que
reflejan las labores burocrticas de inicio, tramitacin, instruccin, resolucin y comunicacin de
expedientes. Los registros administrativos tienen como principales funciones servir de prueba, de
seguridad y de publicidad.
1.3.3 Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series)
Ya vimos que una unidad documental puede ser simple o compuesta. Esas unidades forman parte de
agrupaciones documentales superiores, que pueden ser naturales, si estn basadas en el principio de
procedencia, o artificiales si obedecen a criterios subjetivos.
No es el momento de relatar pormenorizadamente los cambios habidos en su clasificacin o
denominacin pero al menos nos detendremos en los producidos en los ltimos aos, teniendo en
cuenta que son conceptos y contenidos que se utilizarn en otras asignaturas de este curso,
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
especialmente en las relacionadas con la organizacin, descripcin, valoracin y seleccin de los
documentos.
En la Norma ISAD(G), en la versin espaola del ao 2000, se incluyen como niveles de
organizacin y descripcin de un fondo los siguientes: fondo, subfondo, serie, subserie, unidad
documental compuesta y unidad documental simple. Todos esos niveles podan incluir otros niveles
intermedios si se consideraban necesarios. Dejaban as de utilizarse en Espaa los trminos de
"seccin" y "subseccin" para identificar las agrupaciones documentales existentes dentro de un
fondo, aunque stos se siguieron utilizando en pases de habla hispana como refleja el Instructivo
para elaborar el Cuadro General de Clasificacin Archivstica, elaborado en el ao 2004, por el
Archivo General de la Nacin de Mxico. Al igual en el Manual de Organizacin de Fondos
Acumulados publicado por el Archivo General de la Nacin de Colombia, en 2004, se recogen
como divisiones de un fondo las de seccin, subseccin, serie y subserie. Pero el debate sobre la
denominacin de las agrupaciones documentales no estaba resuelto, ni siquiera en Espaa, y as
sigue.
En la primera versin, y hasta ahora nica, de la Norma Espaola de Descripcin Archivstica
(NEDA), aparecida en diciembre de 2005, se contemplaron los siguientes niveles de descripcin de
un fondo, que se corresponden con sus agrupaciones documentales: fondo, 1 divisin del fondo, 2
divisin de fondo,, serie /serie facticia, subserie, fraccin de serie/fraccin de subserie, y unidad
documental simple o compuesta. De esta manera tan sencilla, utilizar el trmino "divisin del
fondo" tantas veces como la complejidad de ste lo requiriera, se resolva el problema que
ocasionaba el uso de trminos como "secciones", "subsecciones", "subsubsecciones" o similares. En
trabajos posteriores los integrantes de la CNEDA han simplificado, bajo la denominacin de unidad
documental, la distincin entre unidad documental simple o compuesta que s apareca en el texto
de 2005, y han incluido el concepto de "componente documental" para referirse a la descripcin
concreta de una parte de la unidad documental (por ejemplo un sello, una firma o el texto de un
documento inserto). Pero, como es obvio, un componente no es una agrupacin documental, como
tampoco lo es una unidad documental simple.
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
Aunque en la NEDA desapareca la agrupacin identificada como subfondo no ocurri lo mismo en
las adaptaciones de la Noma ISAD(G) realizadas por otros colectivos profesionales espaoles. As,
en la Norma de Descripcin Archivstica de Catalua (NODAC), aparecida en el 2007, los niveles
de descripcin, y por ende las divisiones de un fondo, eran las siguientes: subfondo, grupo de series,
serie, unidad documental compuesta, y unidad documental simple. Las agrupaciones de fondo y
subfondo correspondan a productores, las de grupo de series y serie a funciones, competencias y
actividades, mientras que las relativas a unidades documentales se referan a documentos
individualizados que podan estar constituidos por ms de un documento o por uno solo.
Sea cual sea la estructura que nos sirva para agrupar los documentos de un fondo est claro que
como nivel superior se encontrar el propio fondo y como nivel inferior las unidades documentales
que lo integran. Entre medias caben diferentes agrupaciones jerarquizadas, con sus variadas
denominaciones, de entre las que sobresale la serie. Y recordemos que un archivo puede estar
formado por uno o ms fondos, y por diferentes colecciones.
Detengmonos ahora en las caractersticas de las agrupaciones documentales, por encima de las
unidades documentales.
En la versin espaola del ao 2000 de la Norma ISAD(G), se define fondo como el "conjunto de
documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgnicamente y/o
acumulados por una persona fsica, familia o institucin en el transcurso de sus actividades y
funciones como productor".
En ella se incluye tambin la definicin de subfondo considerado como la "subdivisin del fondo
consistente en un conjunto de documentos relacionados entre s que se corresponde con las
subdivisiones administrativas de la institucin u organismo que lo origina, y cuando esto no es
posible, con agrupaciones geogrficas, cronolgicas, funcionales o similares de la propia
documentacin". En la propia definicin se abre la posibilidad de que en instituciones complejas los
subfondos puedan dividirse a su vez en otros subfondos. Es decir, que volveramos al problema de
las subsecciones, subsubsecciones, etc. ya planteado, por eso la Comisin de Normas Espaolas de
Descripcin Archivstica adopt el criterio de establecer, en la versin de la NEDA de diciembre de
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
2005, como agrupaciones documentales las "divisiones del fondo", tantas como fueran precisas. Es
decir lo que en la ISAD(G) son subfondos en la NEDA son divisiones de fondo. Y esto es un gran
acierto.
El problema es que, como ha expresado Javier Barbadillo (2007, 35-36), no parece existir un
mtodo exacto que permita decidir cundo puede considerarse que los documentos acumulados por
una entidad administrativa constituyen un fondo y cundo, tan slo, un subfondo, divisin o seccin
de un fondo. La cuestin ha sido estudiada por numerosos autores. El archivero de Guadalajara
manifiesta que una entidad administrativa puede considerarse como entidad productora de un fondo
si posee, al menos, atribuciones directivas sobre su mbito de competencia. Una forma de evitar el
problema del nivel administrativo de las entidades productoras de fondos consiste en admitir la
existencia de una jerarqua de fondos en el caso de las organizaciones complejas. Entonces, tanto
los conjuntos documentales de las entidades principales como los que producen las entidades
subordinadas pueden ser considerados fondos. As lo propuso Duchein. Sin mayores problemas, J.
R. Cruz Mundet habla de grupos de entidades, fondos emparentados, fondos principales, fondos
secundarios o subordinados. Pero este tema sigue abierto.
Con todo, las principales agrupaciones documentales dentro de cualquier fondo son las series.
Cuando clasifiquemos sus documentos, tanto si utilizamos criterios orgnicos, como funcionales o
mixtos, las series permanecern, lo que no ocurrir con otras agrupaciones superiores pues su
composicin y denominacin variarn con arreglo al cuadro de clasificacin adoptado. Incluso una
misma serie puede ser producida por diferentes rganos, formando parte de distintos fondos. La
serie es pues la unidad bsica de cualquier fondo a efectos de organizacin. Veamos a continuacin
qu se he entendido por serie documental.
Para el archivero norteamericano T. Schellenberg, serie era "un grupo de documentos, expedientes o
dossier que han sido reunidos juntos por una actividad especfica. Antonia Heredia define serie
documental como la "sucesin o conjunto de documentos testimonio continuado de una actividad
que son producidos por uno o ms agentes responsables de esa actividad" (2011, 166). Por su parte
J. R. Cruz Mundet recoge dos acepciones (2011b, 326). La primera identifica serie con el "conjunto
de documentos producido de manera continuada en el tiempo como resultado de una misma
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
actividad y regulada por una norma de procedimiento; y la segunda con "documentos que teniendo
la misma procedencia permanecen unidos porque forman parte de un sistema archivado
reconocible, porque son resultado de la misma actividad, o porque poseen un formato similar y
pertenecen a una funcin particular".
En el Diccionario de terminologa archivstica (1993, 49) aparece recogido como "un conjunto de
documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y
regulado por la misma norma jurdica y/o de procedimiento". En la Norma ISAD(G) se la define
como "documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una
unidad como resultado de una misma acumulacin, del mismo proceso archivstico, o de la misma
actividad; que tienen una forma particular; o como consecuencia de cualquier otra relacin derivada
de su produccin, recepcin o utilizacin". Y con esta ltima propuesta se abre el concepto de seria
a cualquier tipo de agrupacin documental bsica.
Con independencia de los matices introducidos en cada una de estas definiciones podemos, con
Javier Barbadillo, definir serie como el "conjunto de documentos de la misma procedencia que son
el resultado de una misma actividad" por lo que lo ms habitual es que respondan a la misma
tipologa. Es decir, una serie documental es un conjunto de documentos de la misma procedencia
producidos en el ejercicio de una determinada actividad, en un perodo de tiempo concreto y con
caractersticas tipolgicas propias y distintivas (Garca, 2007, 35). Las series pueden estar formadas
por la agrupacin de unidades documentales simples (por ejemplo, bandos o edictos de un alcalde)
o por unidades documentales compuestas (caso de expedientes de multas de trfico, causas
criminales). Es esa actividad especfica (multar por infracciones de trfico, juzgar delitos
penales) cuyo reflejo documental sigue una tramitacin concreta y especfica lo que permite
identificar y diferenciar la serie. Todos los documentos que forman una serie tienen notables
similitudes en cuanto a su contenido, a su estructura y obviamente a su productor. Y su
denominacin especfica suele venir asignada por el propio legislador y viene recogida en la norma
en la que se basa su tramitacin. Es obvio, tambin, que existen series documentales que no estn
reguladas por el derecho administrativo o por cualquier norma concreta pero que son fcilmente
reconocibles e identificables, como ocurre con los diarios personales de los archivos privados.
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
Un fondo puede estar constituido por unas pocas series o por miles (como ocurre con los
municipales). Su nmero variar dependiendo de la complejidad organizativa y competencial del
rgano productor o agente, utilizando la terminologa de la CNEDA. Recordemos que esta comisin
de expertos espaola define agente como "la institucin, familia o persona responsable o
involucrada en la creacin, produccin, gestin documental, etc. de documentos de archivo".
Conviene aclarar que suele producirse alguna confusin entre serie y tipo documental, pero debe
tenerse en cuenta que una serie es siempre un conjunto determinado de documentos, que existen,
que son reales, que tienen fecha, productor y contenido, mientras que un tipo es un elemento
utilizado para la identificacin y clasificacin de dichos documentos, y para su denominacin. Un
tipo no es un documento, no es una cosa ni un grupo de cosas, sino un conjunto de criterios que
sirven para caracterizar y diferenciar a la unidad documental. El tipo documental no deja de ser un
modelo terico que refleja una determinada estructura formal del documento y que una vez
vinculado a un productor y a una actividad concreta, y repetirse en el tiempo, formara la serie.
En las dos ltimas dcadas ha habido propuestas de clasificacin de las series documentales. En el
Diccionario de terminologa archivstica del Ministerio de Cultura espaol (1993, 49-50),
incluyeron conceptos como serie cerrada, serie abierta, serie complementaria y serie paralela.
Veamos ahora qu se ha entendido por tales. Una serie abierta es la generada por un sujeto
productor que contina en el ejercicio de sus actividades administrativas. La serie cerrada ha dejado
de producirse por desaparicin del sujeto productor o de la actividad administrativa regulada por la
norma de procedimiento. Son series complementarias aquellas que, respondiendo a trmites
administrativos diferentes, contribuyen todas a la realizacin de un mismo objetivo, resultando as
una informacin complementaria (caso de los expedientes de contratacin y los proyectos tcnicos.
Y se consideran series paralelas las que materializan actividades dentro de las funciones
administrativas comunes (gestin econmica, gestin de personal) y que, en consecuencia, son
producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen este cometido, como ocurre con
los expedientes de aprobacin de gasto. Con posterioridad se han ido afianzando otras
denominaciones, tales como series antecedentes, series relacionadas, series precedentes, series
descendentes, series duplicadas, etc., especialmente en los modelos de anlisis de series utilizados
en los estudios de valoracin y seleccin de documentos.
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
Tambin ha habido propuestas de diferenciar la series distinguiendo entre las series genricas y las
series especficas explicando que una serie de carcter general o genrica puede ser desarrollada en
otras ms especficas, dependiendo de la mayor o menor complejidad de la organizacin. Y con esta
distincin nos acercamos al concepto de subserie documental, que es ajeno a la tradicin
archivstica espaola, pero no a la europea. Aparece por primera vez en la versin del ao 2000 de
la Norma ISAD(G), al igual que el de subfondo. En la NEDA, de diciembre de 2005, la subserie
adquiere plena validez, pero, como sabemos, se desestima el uso de subfondo. Por subserie entiende
A. Heredia (2011, 173) el "conjunto de unidades documentales dentro de una serie, agrupadas en
razn de modalidades de la actividad que testimonia la serie, en razn de destinatarios o de
beneficiarios de dicha actividad o en razn de criterios geogrficos". Pero esta postura defendida
por los miembros de la CNEDA no es compartida por otros profesionales espaoles. Para J. R. Cruz
Mundet (2006, 198) se entiende por subserie un conjunto de "documentos agrupados, que
responden a determinadas fases de un procedimiento o pasos de un proceso, y que se establecen, por
lo general, debido a necesidades prcticas de agrupacin e individualizacin, de ah el nombre de
facticios". Algo similar haba expresado Luis Martnez Garca (1999, 95) al entender que las
subseries son "dentro de las series, agrupaciones que son consecuencia de prcticas de ordenacin y
clasificacin de la documentacin realizada por la propia institucin o por variaciones y
peculiaridades del procedimiento".
Jos Ramn Cruz Mundet ha advertido que el concepto de subserie carece de correlato, no ya con
alguna tradicin, sino con los usos administrativos pblicos y privados que dan lugar a la
produccin de documentos y de sus agrupaciones. A veces esas agrupaciones facticias as
denominadas se realizan por cuestiones de instalacin de los documentos, de formatos
No queremos terminar este repaso de las agrupaciones documentales sin dejar de mencionar a las
fracciones de serien que fueron definidas por A. Dupl (2005, 41) como "cada una de las divisiones
cronolgicas de unidades documentales pertenecientes a una serie, que resultan del establecimiento
de plazos concretos sealados por las transferencias y/o de los sucesivos expurgos. De una forma
ms general y menos finalista, en el documento de la CNEDA, de junio de 2012, se entiende por
fraccin de serie el "conjunto de documentos de una serie, normalmente correlativos, conservados
en una o varias unidades de instalacin". Pero es posible que ni siquiera sea necesaria la mencin de
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
las unidades de instalacin puesto que es algo que no se precisa para el resto de agrupaciones
documentales, y ni siquiera tienen que ir "correlativos". O sea, que una fraccin es una parte de una
serie. Este trmino se ha utilizado en los ltimos aos para delimitar la parte o segmento de la serie
que ha sido identificada, transferida, valorada o seleccionada. Pero tambin puede indicar la porcin
de la serie que est organizada y descrita, o instalada en diferentes depsitos, o constituida por
diferentes soportes. Es decir, podemos utilizar el concepto de "fraccin de serie" para cualquier
actividad archivstica relacionada con la gestin documental, siempre que nos refiramos a una parte
y no a la totalidad de las unidades documentales que constituyen la serie documental. Incluso,
debemos tener en cuenta que raramente conservamos en los fondos documentales una serie
completa, que est constituida por todas las unidades documentales producidas. De todas formas, la
irrupcin de este concepto en la archivstica actual est relacionada con los procesos de
transferencias y seleccin. Y a los primeros nos vamos a referir a continuacin.
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
2 INGRESOS Y SALIDAS DE DOCUMENTOS 2.1 Concepto de ingreso
Ya sabemos que no existen archivos sin documentos y, recordando a Schellenberg, una las
funciones de los archivos es conservar los documentos pues esa conservacin condiciona el resto de
actividades archivsticas relacionadas con la gestin documental. Si el documento no es conservado
no podremos organizarlo, ni describirlo, ni instalarlo, ni valorarlo, ni difundirlo Y para que pueda
ser conservado debe haber ingresado en el Archivo.
Estos ingresos estarn condicionados por el calendario de transferencias establecido y por los plazos
de conservacin de las diferentes series documentales, de tal forma que habr series que una vez
producidas y perdida su vigencia administrativa (centrndonos en documentos pblicos) no sern
incorporadas al archivo al haberse establecido su eliminacin por las propias unidades productoras.
Como tampoco deben ingresar en el archivo los documentos de apoyo informativo. Estos ltimos
estn formados por ejemplares mltiples, fotocopias, folletos publicitarios, textos legislativos
cuya utilidad reside en la informacin que contienen y son utilizados para ayudar en la tramitacin
de las distintas unidades documentales. Pueden tener utilidad para el productor pero no son
documentos de archivo.
Por ingreso de documentos podemos entender (Mesa, 2010, 64) la "funcin archivstica que tiene
como fin la entrada de documentos en el archivo para su custodia y servicio y que se realiza por la
va regular de transferencia o por las extraordinarias de compra, donacin, legado, depsito y pago
de impuestos".
2.2 Clases de ingresos
2.2.1 Ingresos ordinarios. Las transferencias
El ingreso ordinario de documentos en el archivo se realiza mediante lo que hemos denominado
como transferencia o remisin. Por ella se entiende el traspaso regulado y peridico de documentos
y la responsabilidad sobre ellos, desde las unidades de produccin al Archivo o desde un Archivo al
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
siguiente de la red (Heredia, 2011, 181). La unidad de transferencia es la fraccin de serie
identificada con una o varias unidades de instalacin, aunque lo habitual es que en una transferencia
se remitan fracciones de distintas series, no solo de una, pero eso s bien diferenciadas.
Esas transferencias se producen de forma peridica con arreglo a un calendario consensuado entre
el Archivo y las unidades de produccin. Esos periodos de realizacin de las transferencias pueden
estar establecidos en el reglamento del sistema de Archivos o en las normas internas de cada
institucin archivstica [Cermeno, 2009, 180]. Como indica A. Heredia, la regularidad y generalidad
de las transferencias son testimonio del buen funcionamiento de una red de archivos y, por ende, de
un sistema de Archivos.
Es obvio que teniendo en cuenta la teora de las tres edades de los documentos pueden producirse al
menos hasta tres transferencias ordinarias. La primera ira del archivo de la oficina productora al
archivo central. La segunda del archivo central al archivo intermedio, y la tercera desde ste al
histrico. Los plazos y permanencia de los documentos en unos y otros son variados.
Tradicionalmente se viene afirmando que deben permanecer cinco aos en los archivos de oficina
antes de ser transferidos al central. En stos pueden pasar diez aos antes de ser enviados al archivo
intermedio. Transcurridos en ste otros quince aos, esos documentos pueden pasar a ser
conservados en el archivo histrico, si as se ha determinado en las tablas de valoracin documental.
Todo lo descrito puede simplificarse cuando se trate de organizaciones poco complejas en las que
solo se produce una transferencia, la que refleja el envo de los documentos de los archivos de
gestin o de oficina al archivo general o histrico.
Las transferencias ordinarias exigen la descripcin de los documentos afectados en las denominadas
hojas, relaciones o formularios de remisin o de transferencia, cuyo contenido y estructura suele
estar normalizado para cada sistema de Archivos en el correspondiente reglamento o en otras
normas internas. Con la formalizacin y comprobacin del contenido de esas hojas se transmite la
responsabilidad del servicio y custodia de esos documentos entre las partes intervinientes, reflejada
en las firmas de los responsables del envo y recepcin. Y su control se realiza mediante el
correspondiente instrumento, tradicionalmente denominado libro registro de transferencias, y ahora
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
con la ayuda de bases de datos. No queremos alargarnos ms en este tema porque ser objeto de
ms atencin en otras de las asignaturas de este curso.
2.2.2 Ingresos extraordinarios
Los ingresos extraordinarios de documentos en un Archivo se producen de manera excepcional y
responden a las figuras jurdicas de compra, donacin, legado y depsito. Algo comn a todas ellos
es que se trata de ingresos de fondos ms o menos completos, o de documentos, generados por
productores diferentes a los de la administracin titular del archivo destinatario. No ocurre esto con
los reintegros extraordinarios de documentos.
Por compra se entiende una forma de ingreso de fondos, fracciones de fondos o unidades
documentales en un archivo resultado del acuerdo logrado entre los poseedores de esos documentos
y la institucin archivstica, o la administracin de la que dependa. Por l, los primeros pierden la
propiedad de los documentos a cambio de una contraprestacin econmica previamente
consensuada. Ese acuerdo suele documentarse en un expediente concreto y materializarse en un
contrato o convenio, o incluso en una factura.
La compra de documentos de origen pblico es un procedimiento extrao que raramente se utiliza
para incrementar fondos documentales, pero suele ser habitual si el origen de esos documentos es
privado. En Espaa hay ejemplos recientes de fuertes desembolsos por parte de la administracin
central para adquirir fondos de particulares (agentes literarios, escritores, miembros de la
nobleza). Determinar el valor econmico de un documento, o de un conjunto de documentos, no
es una tarea nada sencilla por su condicin de nicos e irrepetibles. Y aunque su determinacin se
suele realizar por una comisin de expertos esa valoracin estar condicionada por la cantidad que
el vendedor quiera recibir y la que el comprador, es decir la administracin, est dispuesta a pagar
en razn al inters histrico, o de otro tipo, que tengan los documentos ofertados. La administracin
espaola utiliza en determinados casos el derecho de tanteo o de retracto para la adquisicin de
bienes del patrimonio documental espaol; y a veces tambin ha recibido documentos como parte
del pago de impuestos estatales (caso del de sucesiones) por sus poseedores. La adquisicin de
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TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos
documentos concretos, por ejemplo fotografas, carteles o similares, suele afrontarse, sin ms
requisitos, con los presupuestos anuales asignados a cada Archivo dado su bajo coste.
Ms habitual que la compra es el ingreso de documentos en un Archivo en virtud de una donacin
lo que supone la transmisin intervivos de la propiedad de los mismos sin que implique ningn
coste econmico. Si el cedente lo ha hecho mediante una manda testamentaria, es decir el
propietario de esos documentos ya ha fallecido, la figura jurdica es la de legado. En ambos casos,
antes de su aceptacin, el Archivo habr valorado el inters que tienen esos documentos para
incrementar con ellos el patrimonio documental de esa institucin, pues esa recepcin o ingreso
implica siempre dedicar recursos a su organizacin, descripcin y conservacin. Adems, teniendo
en cuenta su contenido o productor, habr aconsejado sobre la conveniencia de que se custodien en
ese o en otros archivos pblicos.
Tambin pueden ingresar documentos de forma extraordinaria en un Archivo utilizando la figura
jurdica del comodato por la cual el propietario de los documentos conserva la propiedad pero el
Archivo adquiere su uso. O por la de depsito por la que el archivo depositario se compromete a
guardarlos por un periodo de tiempo, sin que ello implique adquisicin de uso (Mesa, 2010, 64).
Lo ms habitual es que cada uno de eso