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ARCHIVOARCHIVO
Acumulados en Acumulados en un proceso un proceso
natural por una natural por una persona o persona o
entidad pública entidad pública o privada, en el o privada, en el
transcurso de transcurso de su gestión su gestión
Conjunto de Conjunto de DocumentosDocumentos
, sea cual , sea cual fuere su fuere su
fecha, forma fecha, forma y soporte y soporte materialmaterial
ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN DE LOS DE LOS
ARCHIVOSARCHIVOS
Base para la toma Base para la toma de decisiones en de decisiones en
lalaAdministración:Administración:
Gestión y ControlGestión y Control
Para los Para los ciudadanosciudadanos
Para la cienciaPara la cienciala investigaciónla investigación
y la culturay la cultura
PRINCIPIOS GENERALES PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICADE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA
Disponer de la Documentación
• ORGANIZADA
• Con miras a la RECUPERACIÓN para su USO ADMINISTRA-
TIVO
Administración son soporte fundamental en la toma de decisiones y cumplida su vigencia admon.su valor es patrimonial y Cultural.
Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
Finalidad de losFinalidad de losArchivoArchivo
Importancia deImportancia delos Archivoslos Archivos ResponsabilidadResponsabilidad
CICLO VITAL DEL DOCUMENTOCICLO VITAL DEL DOCUMENTO
HistóricoCultural
InvestigaciónCientífico
ARCHIVO DEARCHIVO DEGESTIGESTIÓÓNN
ARCHIVO ARCHIVO CENTRALCENTRAL
ARCHIVO ARCHIVO HISTHISTÓÓRICORICO
AdministrativoLegalFiscal
ContableTécnico
Valores Primario
s
Valores secundario
s
Documentación Activa
Documentación Semi-activa
Documentación Inactiva
UNIDAD DE UNIDAD DE DIGITACIÓNDIGITACIÓN
UNIDAD DE ALISTAMIENTO
PREPARACIÓN FISICA DE LA PREPARACIÓN FISICA DE LA DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
Limpieza Ordenamiento FoliaciónAlmacenamiento
• Identificación fondos Documentales
• Estructura Orgánico-funcional
• Agrupaciones Documentales
FASES ORGANIZACIÓNFASES ORGANIZACIÓN
UNIDAD DE UNIDAD DE CONTROL CONTROL
DOCUMENTALDOCUMENTALTERMINADO FINALTERMINADO FINAL
• Identificación de Temas o Asuntos
• Valoración Documental• Selección• Inventario
Ingreso de los datos documentales a las Bases de Datos.
ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN FÍSICAFÍSICA
Revisión de los Procesos desarrollados en las fases anteriores.
PROCESOS TÉCNICOSPROCESOS TÉCNICOSLIMPIEZA DE LA LIMPIEZA DE LA
DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación, iluminación e higiene. El personal dedicado a esta tarea debe disponer de elementos de trabajo apropiados como: overol, gorra, mascarilla y guates.
ESPACIO FISICO ESPACIO FISICO
CONDICIONES AMBIENTALESCONDICIONES AMBIENTALES
• Lugar seco y clima medio, alejado de la humedad y del Lugar seco y clima medio, alejado de la humedad y del calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 A 60%.calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 A 60%.
•Control de la luz solar. Evitar daños por decoloración y Control de la luz solar. Evitar daños por decoloración y envejecimiento.(envejecimiento.(LUZ ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS, LUZ ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS,
FLUORESCENTE FRÍAFLUORESCENTE FRÍA))
•Equidistante a la Secretaría.Equidistante a la Secretaría.
ESTILOS DE ARCHIVADORESESTILOS DE ARCHIVADORES
BIBLIOTECADiseñado especialmente
para tomos, revistas y libros
EXPEDIENTESEntrepaños para carpetas colgantes, para la máxima organización de su archivo.
PROVEEDURÌAPermite la colocación de
distintos tipos de material, ajustando la altura del entrepaño a voluntad del usuario ESCALONADO
Entrepaños escalonados para
CDS, cassettes, DAT, diskettes, cintas, betacam, etc.
PLANOTECAinnovador sistema de carros planeras extraíbles y cintas
colgantes para la sujeción de planos, con capacidad hasta
900 planos por carro.
EQUIPOS ESPECIALES Acorde a los
requerimientos de la empresa (equipo especial
para bóveda bancaria).
ARCHIVOMÒVIL ESTRUCTURA
Este sistema es ideal para archivar cajas, repuestos livianos, expedientes para
archivos de poco uso o inactivos.
FARMACIAEntrepaños especiales
para frascos, cajas, y medicamentos
en general.
ESTANTERÌAS CON MEZANINE CONVENCIONAL
ESTANTERÌAS MÒVILES A NOBLE
ALTURA
El sistema Tot-Alt (total altura) es un innovador y sorprendente sistema que ofrece un nuevo concepto de almacenaje
mediante estanterías móviles a doble altura maximizando x 4 la capacidad de almacenamiento de su espacio.
requerimientos.
COLGANTES
Para archivar expedientes
tamaño carta, oficio o extra oficio de hasta 8 cms. de
grosor
CONVENCIONALES
Para archivadores de GAVETAS VERTICALES
Y HORIZONTALES.
BIBLIORATOS O FOLDER AZ
En colores negro, azul, amarillo y rojo
para una mejor visualización de su
archivo.
TARJETAS IDENTIFICADORAS
Las láminas identificadoras permiten la rápida ubicación del documento requerido. Pequeñas para las carpetas colgantes y grandes para los
entrepaños.
LÀMINAS GRANDESLÀMINAS PEQUEÑAS
SEPARADOR V
Separador en forma de V, el cual se puede usar sujetado a
un entrepaño tipo EV.
SEPARADOR L
Sencillo separador en forma de L, para ser
usado como divisor de libros o materiales
REVISTERO
Útil almacenador de revistas, con visor
frontal para incluir la tarjeta de identificación, ideal para bibliotecas,
oficinas y revistas en el hogar.
BANDEJA RANURADA
Dinámico sistema de clasificación, ideal para
usuarios con continuo flujo de documentos y consulta.
ARCHIVO PERSONAL (Porta Carpetas)
Lleva la ventaja de clasificar en el sistema de carpetas
colgantes a su archivo personal o de negocios.
GAVETAS
as gavetas pueden ser usadas dentro de
sistemas de archivos móviles, fijos, estanterías o
simplemente sobre cualquier superficie.
CARRO PLANERA
Carro extraíble para planos colgados y sujetados mediante tiras de P.V.C. desprendibles. Este sistema permite la rápida
ubicación del plano y su continua manipulación sin causar daño al
mismo.
ENTREPAÑO ESCALONADO
Este entrepaño es ideal para pequeños materiales
como medicamentos, discos compactos,
cassettes, ect.
ENTREPAÑO EV
entrepaño de uso múltiple para carpetas colgantes o
material apoyado.
RECEPCIÓN CLASIFICACIÓN APERTURA
REGISTRO
REVISIÓN
RADICACIÓNREPARTO