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AUDITORIA Examen y evaluación de objetivos,
funciones, operaciones, etc. Aplicación de un sistema de
medición y evaluación para los fenómenos administrativos diversos.
Comparación de usos alternativos de recursos y planes.
Medio de control y sincronización
Auditor desempeña:
Verifica la exactitud de la informacion administrativa.
Proporciona los resultados de la investigación (información).
Realiza sesiones de consulta con la dirección superior.
Tips
la forma de realizarla influye en los resultados
Seleccionar con cuidado el tipo de auditoria que será aplicada
Existen 4 clases principales: 1. Funcional.2. Procesal.3. Analítica. 4. Del medio Ambiente.
NATURALEZA ENFOQUE
FUNCIONAL Examen y evaluación de las áreas funcionales de una
organización a fin de detectar deficiencias e irregularidades
PROCESAL Examen y evaluación del proceso administrativo y sus
funciones
ANALÍTICA Examen y evaluación del sistema operativo .
M. AMBIENTE Examen y evaluación de los objetivos y las actividades
sociales .
Listar cada 1 de las funciones orgánicas .
Determinar su efectividad y vinculación con los objetivos organizacionales.
Aportaciones para si mismo y a la organización.
Detectar áreas que necesiten + productividad
Evaluar las actividades generales y las especificas
Elegir las áreas
Auditoria de ventas
1. Descripción del área: colocar bienes o servicios en manos de la gente dispuesta a pagar + de lo que cuesta elaborarlo u ofrecerlo.
2. Objetivo: analizar e identificar la función de ventas dentro de la estructura organizacional determinando la efectividad de su operación y la forma de emplear recursos.
3. Alcance: revisión de su estructura, objetivos, planes, normas de ejecución, funciones, costos totales de ventas y costo departamental.
4. Plan de la auditoria
VENTAS
Distribución
Comercialización
•Políticas •Registros•Control
Estrategia (planeación)
•Análisis de ventas•Pronostico de ventas•Investigación de mercados•Planeación de mercadotecniaTáctica (acción)•Promoción y Publicidad•Admon ventas•Servicio al cliente•Capacitación
Auditoria de compras y abastecimiento
1. DescripciónCompras: operación de suministrar en las
mejores condiciones posibles de calidad, cantidad, precio y tiempo; los materiales necesario para alcanzar objetivos.
Abastecimiento: actividades con objetivo de proveer a las áreas sus materiales en la cantidad adecuada en el momento preciso y al mejor costo
*(la diferencia esta en que compras adquiere de terceras personas y abastecimiento provee dentro de la empresa)
2. Objetivo: examinar y evaluar si la función de compras realiza en la cantidad, calidad, tiempo y a precios adecuados las compras.
3. Alcance: verificación de tiempos y
costos implicados.
4. Plan: COMPRAS
Organización
Abastecimiento
• Responsabilidades
•Información•Procuración •Investigación
•Operación•Análisis de costo y tiempo•Planeación de compras•Políticas
Auditoria de Crédito y Cobranza
Crédito Cobranza
Crédito es la confianza dada o recibida a cambio
de un valor
Descripción de la Función
Objetivo de la Auditoria
Plan de la Auditoria
Alcance de la Auditoria
• Aprobar el crédito• Recuperar el importe de la cartera
• Servir al cliente
Crédito y Cobranza
• Operación• Políticas
• Sistemas de Crédito• Control de Operaciones
• Forma de Operar• Políticas
• Gestiones de Cobro• Control de Operaciones
Mecánica de CobroMecánica del Crédito
Mecánica del Crédito
Operación
Crédito a Comercia
nte
Crédito a Consumido
resRiesgo
del Crédito
ComprobaciónAnalizar la información
obtenida
Decidir si se aprueba o rechaza
Políticas
Establecer y determinar el
riesgo
Control de Operaciones
Sistemas
Sistema de Crédito
• Pago Mensual• Crédito Renovable
• Carta Crédito• Cupones por
cooperativa
Definición
es un examen objetivo, minucioso y lógico de los objetivos, las políticas, sistemas, los controles, la aplicación de recursos y la estructura de la organización que tiene a su cargo la responsabilidad de los recursos humanos; constituye entonces, un instrumento de la función de control.
Concepto Auditoria de recursos humanos
Es necesario aplicarla en una organización para examinar la actuación y el desempeño del personal (administradores, ejecutivos, supervisores, personal operativo) a fin de analizar sus logros (lo que se ha hecho, cómo se ha hecho) y las posibles alternativas para mejorías a corto y largo plazo
Requiere del examen y evaluación de las políticas, procedimientos y programas que se están aplicando al respecto en la forma de operar en una empresa.
Toda organización requiere de un funcionamiento armónico, el cual implica una coordinación de todas las funciones organizacionales y de los recursos con los que cuanta teniendo una participación del recurso humano.
Descripción de la función
Examinar y evaluar funciones, actividades y formas en que se operan lao recursos humanos para determinar si se ajustan a los programas establecidos y evaluar si se cumplen los objetivos y políticas fijadas en la materia,
Sugiriendo, en su caso los cambios y mejoras que deban hacerse para mejorar el cumplimiento de los fines de la administración de recursos humanos
La parte principal de esta auditoría implica que, que se realce o se lleve a cabo un examen profundo que nos permita evaluar si lo realizado y aun lo que no se realizo ha servido para los fines y objetivos que en materia de recursos humanos se ha fijado la empresa y de no ser así ajustar lo necesario
Objetivos de la Auditoria
La misión de un departamento de recursos humanos consiste en aumentar al máximo el rendimiento de la inversión de la empresa en lo referente a recursos humanos, estableciendo un clima donde los mejores talentos que ingresen de desarrollen y se utilicen al máximo
Esta auditoría no puede realizarse exclusivamente en los registros y elementos de control, si no que tendría un alcance muy amplio; por ejemplo: aéreas de objetivos, políticas, funciones, reclutamiento, capacitación, relación con el sindicato, movimiento de personal entre otros.
Alcance de la auditoria
Plan de AuditoriaRecursos Humano
Administración de Personal
1.- Objetivos y políticas de personal 2.- Posición y
funciones. 3.- Proceso de suministros de recursos
humanos. 4.- Administración de sueldos y salarios. 5.- Actitudes 6.- Control de
personal.
Relaciones Laborales
1.- Contratación colectiva 2.- Reglamento de trabajo. 3.-
Relaciones laborales 4.- Higiene y seguridad industrial
¿CÓMO SE REALIZA LA AUDITORIA PROCESAL?
Se da en un ambiente interno y micro-administrativo, eventualmente
relacionado con los sectores administrativos y económicos.
EXAMEN Y EVALUACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Se hace necesario llevar acabo la investigación de los factores internos y externos:
FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS
1. Funcional2. Procesal3. Analítico
1. Medio ambiente
AUDITORÍA PROCESAL
Interrelación de funciones
de la administraci
ón.
Proceso de administraci
ón.Optimización
Dirección técnica
Organización de personal
Otros recursos
relacionados
Medio ambiente
EXAMEN DEL SISTEMA DE PLANEACIÓN
Es un proceso para decidir anticipadamente lo que ha de hacerse y cómo. Implica la fijación de objetivos, desarrollo de políticas, establecimiento de procedimientos, programas y presupuestos para lograrlos.
OBJETIVO
• Es una meta que se fija, que requiere un campo de acción definido y que requiere la orientación para los esfuerzos de un dirigente.
POLÍTICAS
• Son un conjunto de normas generales de acción, orientadas a la administración de una empresa.
PROCEDIMIEN
TOS
• Son una serie de labores conectadas que constituyen una sucesión cronológica.
PROGRAMAS
• Determinan con mayor precisión el desarrollo de las actividades en función de los elementos esenciales: tiempo y dinero.
PRESUPUEST
OS
• Manifestación financiera de los ingresos y gastos estimados, correspondientes a un periodo determinado.
EXAMEN DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN
Se relaciona entre sí las actividades necesarias y dispone quien debe desempeñarlas, une al personal en tareas de interrelaciones.
ORGANIZACIÓN
División y especialización del
trabajo
Jerarquización
Departamentalización
Descripción de funciones
Coordinación del trabajo
• Es la separación y delimitación de las actividades.
• Individuos específicos
DIVISIÓN Y ESPECIALIZACIÓN DEL
TRABAJO
• Disposición de las funciones de una organización por orden de rango y grado de importancia.
JERARQUIZACIÓN
• Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base en su similitud.
DEPARTAMENTALIZACIÓN
• Actividad necesaria coordinada afines.DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
• Integra los objetivos y actividades de las diversas unidades con el fin de alcanzar eficientemente las metas organizacionales.
COORDINACIÓN DEL TRABAJO
EXAMEN DEL SISTEMA DE OBTENCIÓN DE RECURSOS
Son el conjunto de bienes que son necesarios proveer, para que un organismo social funcione hacia un objetivo común.
OBTENCIÓN DE
RECURSOS
Recursos humanos
Recursos financier
os
Recursos material
es
Recursos técnicos
• Es el término genérico que se aplica a todo elemento humano que realiza una contribución valiosa para el logro de objetivos organizacionales.
RECURSOS HUMANOS
• Aquellos elementos de carácter económico y monetario necesarios para alcanzar objetivos organizacionales.
RECURSOS FINANCIERO
S• Es el término genérico que se aplica
a todo elemento material o físico necesario y que contribuye al logro de objetivos organizacionales.
RECURSOS MATERIALES
• Es la totalidad de métodos racionales alcanzados y que tienen eficiencia absoluta en cualquier campo de la actividad humana.
RECURSOS TECNICOS
Examen del sistema de Dirección.
Personal adecuado y capaz de realizar un buen trabajo
Acción de DIRIGIR por parte del administrador
El dirigir gente empezó originalmente llamándose MANDAR el cual es vital para alcanzar una buena administración.
Dirección.• Joel Lerner y H. A. Baker definen la dirección como «dirigir las
operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener productividad mediante la motivación y supervisión.
• El órgano ejecutivo de un organismo social, encargado y responsable de realizar los fines del mismo, de acuerdo con los objetivos y normas generales fijadas por los órganos superiores.
Proceso de Dirección.Realiza los aspectos mas críticos de la tarea administrativa, esto es, la integración de esfuerzos individuales hacia los objetivos organizacionales.
Una parte del sistema de direccion en los organismos sociales, esta relacionado con los intentos de influir en el comportamiento.
Se Refiere a los componentes necesarios por medio de los cuales se lleva a cabo la acción de dirigir, los cuales son difíciles de establecer ya que se dan en la practica indistintamente.
Flujo de autoridad.• Se refiere a las líneas
por donde se transmiten; una orden dada por el director a un ejecutivo de tercer nivel debe conseguir el camino marcado por el organigrama, es decir, el flujo al que se denomina también «CANAL DE AUTORIDAD»
Delegación de autoridad.• Significa conferir atribuciones a una
persona colocada en un nivel jerárquico inferior proporcionándose los sig. beneficios:
• A) Permite quitar detalles , para ocuparse de cosas de mayor importancia.
• B) Aumentar la eficiencia administrativa, ya que los jefes están descargados de detalles.
• C) Favorece la especialización, ya que se suele delegar por funciones especificas.
• D) Permite que las decisiones se tomen con mayor realidad.
Comunicación:Proceso a través del cual se transmite y se
recibe información en un grupo social.
Autoridad.Es la facultad para tomar decisiones que
produzcan efectos. Este otorga poder por el puesto y da con ello una base para influir en
el comportamiento de la gente de una organización.
Toma de decisiones.Es el «trabajo que realiza un director para llegar
a conclusiones y determinaciones».*proceso por el cual se elige un camino de
acción para solucionar un problema especifico.DECISIONES PROGRAMADAS
DECISIONES NO PROGRAMADAS.
Supervisión.Conjunto de conocimientos, técnicas utilizadas
para inducir a las personas a comportarse y actuar en una forma deseada, sin coacción, sino
como resultado derivados del su propia voluntad.
Supervisión.Lo definen como el arte de trabajar con un grupo de personas, sobre las que se ejercen autoridad, encaminada a obtener de ellos su máxima eficiencia, en un esfuerzo combinado para
llevar a buen cumplimiento el trabajo.*Supervisión a nivel superior.*supervisión a nivel medio.
*Supervisión inmediata o de línea.
EXAMEN DEL SISTEMA DE COORDINACION.
• Jmes A. F. Stoner: el proceso de integrar los objetivos y actividades de las diversas unidades con el fin de alcanzar eficientemente las metas organizacionales.
• La coordinación cubre desde el nivel de alta administración (nivel estratégico) hasta el nivel bajo (nivel operativo).
• Sus necesidades de esta función administrativa depende de la naturaleza y requisitos de comunicación de las tareas que se ejecutan y el grado de interdependencia de las diversas unidades que las ejecutan.
• La coordinación es una de las funciones básicas en la acción de administrar cualquier organismo social, es indispensable identificar cada uno de los elementos que interviene en su proceso.
Coordinación.
Comunicación
Unidad de Acción.
Colaboración
Tiempo Espacio
Cantidad.
Medio Ambiente
Auditoria administrati
va
Técnica para realizar en
forma sistemática el y evaluación
examen
Sistema operativo
Eficiencia eficacia
Los subsistemas a través de los
cuales se realizan
Conjunto de actividades
sistemáticas que enlazan operaciones
flexibles
SistemasProcedimientos
Métodos Costos
ActividadesFormas
Etc.
Objetivo actuación
Sugerencias a problemas
encontrados
Necesidades de la Auditoria Analítica
Independientemente de analizar funciones administrativas se debe de revisar la estructura de procesos
La confianza en la ofíciense administrativa se hace necesaria
La exactitud de procedimientos , métodos actividades, costos etc. No puede realizarse solo con verificación funcional o procesal
Se logra una comprensión clara del sistema de control y del sistema operativo
Se obtiene una mayor apreciación del control interno de la empresa
Se proporcionan recomendaciones objetivas tanto del sistema de control como de la eficacia
Se lleva acabo una racionalización administrativa, en las áreas que requieren de mayor atención
Se fomenta el incremento de la productividad al lograr un mayor rendimiento del personal
Ventajas de la Auditoria Analítica
Análisis de sistemas y
procedimientos
Identificación del
sistema actual
Análisis y síntesis
Jerarquización y
evaluación de
resultados
Examen de áreas
problema
Análisis detallado de problemas
importantes Propuestas de cambio
Selección de jerarquización de
cambios propuestosCaracterísticas
principales de nuevos sistemas de
procedimientos
Ejecución de la Auditoria Analítica
políticas
Cada uno de los objetivos perseguidos mediante orientaciones de conducta son políticas Siempre entregadas por escritoTexto claro y comprensible para todos
organización
Con funciones buenas y organizadas se puede lograr la solución total del problema
Información sobre su trabajo
Conocidos los problemas , se deben de establecer los objetivos del sistema a con el fin de mejorar las relaciones en recursos humanos, financieros y materiales
Aspectos importantes
investigación del sistema
Planear la investigación, determinar y resolver los
problemas
Planeación:
implica el determinar las actividades indispensables de
investigación para la planeación del estudio de sistemas
Estadio preliminarDefinición del problemaRecopilación de datos
Registro de datosAnales de datos
Desarrollo de soluciones
control del sistema
Facilitar y controlar la actuación, para asegurar
su idoneidad
Organización componentes de trabajo de oficina
FormasInformesArchivosEquipoEspacioPersonal
actividades