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ARCHIVO
JUAN JAVIER TAPIAS MOLINA NIDIA CONSTANZA LOZANO
YIMMY ALEXANDER CALDERÓN HERNANDEZ
Doctora MARÍA NANCY URIBE
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
TEORIA ARCHIVÍSTICA GRUPO CINCO
SEGUNDO SEMESTRE 2012
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVOS
3. VISITA AL ARCHIVO:
A. Indique a qué clase de archivo pertenece
B. Tipología documental
C. Clasificación documental
D. Tipos de instrumentos de descripción documental y servicios que ofrece
E. Describa cada una de las diferencias existentes entre el archivo visitado
y la unidad elegida
4. CONSULTE EL CÓDIGO PENAL Y CÓDIGO DE COMERCIO
A. Que es documento para cada uno de ellos
B. Cite cada uno de los artículos que tengan que ver con documento (s).
5. CÓDIGO DE COMERCIO
6. CÓDIGO PENAL
7. ANEXOS
A. EVIDENCIAS DE LA VISITA A UN ARCHIVO
B. EVIDENCIAS, ENCUENTRO EN GRUPO
C. SOPORTE, AYUDA DE TRABAJO TEORÍA ARCHIVÍSTICA
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo tiene como finalidad por medio de una visita a un archivo
determinar a qué clase de archivo pertenece con sus respectivas características,
teniendo como base las diferencias que existe entre este y una biblioteca pública;
también se consulto el Código de Comercio y el Código Penal para conocer los
artículos que tienen que ver con los documentos y el archivo para identificar el
papel del archivista dentro de estas normas
OBJETIVOS
Dar a conocer por medio de una visita a un archivo las principales
diferencias que existen entre esta y una biblioteca publica
Conocer algunos artículos del Código Penal y el Código de Comercio que
tienen que ver con los documentos de un archivo
TRABAJO TEORÍA ARCHIVISTICA
1 VISITA AL ARCHIVO:
Visitamos el archivo de la Universidad Militar Nueva Granada en la ciudad de
Bogotá carrera 11 numero 101- 80 barrio chico.
A. Indique a qué clase de archivo pertenece: Este Archivo pertenece a la clase
General o Centralizado este archivo es más conocido como el “ARCHIVO
CENTRAL” que es donde una solo dependencia se encarga de recibir las
transferencias documentales basándose en una tabla de retención
documental aprobada por el Archivo General de la Nación y esta es
consultada por los demás departamentos.
B. Tipología documental: Este archivo los tipos documentales que maneja son:
Historia laborales, historias académicas, historias clínicas, contratos, actas,
programas académicos, cuentas fiscales, expedientes.
C. Clasificación documental: La clasificación documental de este archivo está
basada en un organigrama institucional ósea por dependencias y estas
manejas así cada serie documental guiándose en su respectiva tabla de
retención documental ejemplo:
LA RECTORIA es la única dependencia encargada de hacer resoluciones cuando
estas cumplen su tiempo de gestión se hace una transferencia documental al
Archivo Central y estas ya entran hacer parte del inventario documental .y así con
cada una de la dependencias van verificando sus SERIES Y SUBSERIES en su
tabla de retención documental.
D. Tipos de instrumentos de descripción documental y servicios que ofrece: Los
instrumentos que utiliza el archivo central de la universidad militar son:
La tabla de retención documental aprobada por el Archivo General de la Nación
como guía principal para el manejo de todas las series documentales.
Un sistema tecnológico llamado SADENET para la localización y recuperación de
las series documentales registradas y digitalizadas en este sistema acompañado de
equipos de cómputo de última tecnología y escáner para su proceso.
El servicio que ofrece este archivo es de consulta y reprografía para la comunidad
universitaria y para el público en general dependiendo la clase de documentos o
serie solicitada.
E. Describa cada una de las diferencias existentes entre el archivo visitado y la
unidad elegida.
1. El archivo central maneja un tipo de soporte manuscrito, audiovisuales, son
originales esto quiere decir que son ejemplares únicos mientras en la
biblioteca escolar el tipo de soporte son impresos manuscritos y son
ejemplares múltiples.
2. El archivo central está formado por un fondo documental y la biblioteca está
formada por colección de documentos
3. El objetivo de los documentos del archivo son testimoniales probatorios y de
información y los de la biblioteca son para instruir educar y informar.
4. Los documentos de este archivo son creados por una administración pública
y el de la biblioteca escolar son creados por una activada humana
profesores, individual o colectiva.
5. El ingreso de los documentos al archivo central son por transferencias
documentales y el de la biblioteca escolar son por donaciones, intercambio
de ejemplares compras o fuentes múltiples.
2. CONSULTE EL CÓDIGO PENAL Y CÓDIGO DE COMERCIO:
A. Que es documento para cada uno de ellos
La definición de documento en el Código Penal está en el Art. 294 que dice: El que
suprimiere o destruyere, en todo o en parte, un documento de modo que pueda
resultar perjuicio, incurrirá en las penas señaladas en los artículos anteriores, en los
casos respectivos.
En el Código de Comercio no está la definición como tal, pero hay varios artículos
que hablan sobre documentos y archivos
B. Cite cada uno de los artículos que tengan que ver con documento (s).
Código de Comercio:
Art. 40: Registro de documentos no auténticos ni reconocidos
Art. 41: Requisitos para el registro de providencias judiciales y administrativas; Las
providencias judiciales y administrativas que deban registrarse, se presentarán en
copia autenticada para ser archivadas en el expediente respectivo. De la entrega de
dichas copias se levantará acta en un libro especial, en la que constará el cargo del
funcionario que dictó la providencia, el objeto, clase y fecha de la misma.
Art. 42: Inscripción de documentos destinados a ser devueltos al interesado
Art. 43: Apertura de expedientes individuales y conservación de archivos del
registro mercantil; Los archivos del registro mercantil podrán conservarse por
cualquier medio técnico adecuado que garantice su reproducción exacta, siempre
que el presidente y el secretario de la respectiva cámara certifiquen sobre la
exactitud de dicha reproducción.
Art. 44: Procedimiento en caso de pérdida o destrucción de documentos registrados
(Valor Probatorio)
Art. 55: Obligatoriedad de conservar los comprobantes de los asientos contables; El
comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos
de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite
verificar su exactitud.
Art. 56: libros, hojas removibles, obligatoriedad de numerar
Código Penal:
Art. 294
C. Explique de forma breve el archivista qué papel juega dentro de esta norma
El archivista tiene un papel muy importante dentro de estas normas, él es la
protección integral de los bienes documentales de los archivos que constituyen fiel
testimonio del pasado; valorara, seleccionara y conservara el material del archivo
en su contexto histórico, legal, administrativo y documental, como principio básico
la procedencia de los documentos, evitando el beneficio propio de su posición
especial para que así no quebrante estas normas y destruya la confianza que la
comunidad ha puesto en él
ANEXO C
SOPORTE, AYUDA DE TRABAJO TEORIA ARCHIVISTICA
ARCHIVO :
Conjunto de documentos , sea cual fueresu fecha, forma y soporte material,acumulados en un proceso natural por unapersona o entidad en el transcursode su gest ión , conservados para servircomo testimonio e información a lapersona o institución que los produce.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
M A RC O JUR ID ICO CON STITU C IO N PO L ITIC A DE COL O M B IA : Artículos
8,15,20 ,23 ,7 0,71 ,7 2,74,9 5,1 12
LEY 190 de 1995 : Estatuto Anticorru pció n
LEY 734 de 2002 : Código Discip lin ario Único
LEY 80 de 1989 : crea el AG N
DEC RE TO 1382 de 1995 : TRD y transferenc ias al AG N
RESO L U C IO N 1995/9 9 ….no rm as para el manejo de historias clínicas
LEY 527/19 99 ……acceso y uso mensajes de datos
LEY 594 DE 2000 : o Ley General de Archivos(A rt.24 Obligato rie dad de
las TRD )
ACU E RD O S REG L A M EN TA R IO S DE LA LEY 594 DE 2000
No.060/2 001… .com unicac ion es of iciales… .
No.04 2/20 02… o rganiza ció n archivos de ges tió n
No.049 /20 02 Conser vació n de docum e ntos
No.038/2 00 2… .respo nsab ilid ad servido r público frente a los docum e ntos y
archivos
NO R M A ARCH IV ÍST IC A
Acu erd o 042 de 2002….o rg a n iza c ió n de los arch ivo s de gestió n
OBJE TIVO S
Tran sferen c ias Docu m en ta les al Arch ivo
Centra l
Requ isito s para efe ctu a r las tran sfere n cia s
Cronograma de transferencia s (Arch ivo centra l )
Tiempos de retenció n estipulados en TRD
Preparac ión física de la documentac ión:
- Limpieza de la documentac ión- Elim inació n del materia l metá lico
Identificac ión del materia l afectado por biodeterioro
Revisión y foliac ión
Diligenc iam iento del Formato Único de Inventario Documenta l ( FUID )-(Intra net – Gestió n Documental )
Dispo sic ió n Fina l de los Docu m en tos
Conserv a ción Total Elim ina ción de Docum e ntos
Selecc ió n Docum enta l
Micro film ac ión o Digitaliza c ión
Disp o sició n Fin al de los
Docu m e nto s Conse rvació n Tota l
Tran s feren cias
Secun da ria s
( Archivo Histó rico )
BIBLIOGRAFÍA
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS, Normas Colombianas
para la presentación de trabajos de investigación. Segunda actualización.
Santafé de Bogotá D.C.: INCONTEC, 1998. 126p NTC 1307
CÓDIGO DE COMERCIO, Códigos de bolsillo, Jorge Ortega Torres. Temis.
Segunda edición 2003, 1182p
CÓDIGO DE COMERCIO, LEGIS. Quinta edición, 2007. 11401p
WEBGRAFÍA
http://www.archivogeneral.gov.co/ , Archivo General de la Nación Colombia;
consultada el día 13-11-2012