Post on 12-Aug-2020
transcript
Relacions en l’equip de treballRelacions en l’equip de treballUD5-Reunions de treball
UD5. REUNIONS DE TREBALL
RET
5.1. Introducció.
Qualsevol reunió s’anomena reunió de treball, amb les úniques finalitats de:
PÈRDUA DE TEMPSPÈRDUA D’ENERGIA
RET
PÈRDUA D’ENERGIA
La reunió de treball és útil sempre que es prepari de forma adequada:
a) des de la seva planificaciób) confecció d’actesc) avaluació posterior
UD5. REUNIONS DE TREBALL
RET
5.1. Introducció.
Quins són els motius per fer les reunions:
�Per la interacció de les persones en la presa de decisions�Per què les unitats organitzatives d’una empresa estan interelacionades.�És un sistema excel·lent per transmetre informació.
RET
�És un sistema excel·lent per transmetre informació.�Per què alguns vegades cal la col·laboració i participació de determinades persones per realitzar un treball concret.�Les reunions són necessàries perquè les decisions que es prenen són de MAJOR QUALITAT i són ACCEPTADES pels afectats.
UD5. REUNIONS DE TREBALL
RET
5.1. Introducció.
Per tot això:
RET
“NO NOMÉS CAL LES BONES INTENCIONSSINÓ CAL UN MÈTODE I UNS CONEIXEMENTS PER REALITZAR-LES.”
UD5. REUNIONS DE TREBALL
RET
5.2. Definició d’una reunió.
“ Una reunió es la agrupació d’un nombre determinat de persones, durant un temps definit que comparteixen el desig d’aconseguir un objectiu concret”
RET
UD5. REUNIONS DE TREBALL
RET
5.2. Definició d’una reunió.
Aquí tenim uns tipus de reunions el tema a tractar no té interès.
a) Reunir-se per preparar coartades: són reunions en les que la decisió ja està presa, gràcies al director de la reunió el propi grup
RET
decisió ja està presa, gràcies al director de la reunió el propi grup arriba a la mateixa solució. De aquesta forma la responsabilitat es dilueix entre tots els components de la reunió.
b)Concepte de “ reunionitis”: És la necessitat imperiosa de estar reunit. Les causes són:�incapacitat de quedar-se sol davant els problemes�plaer per l’agitació�por o incapacitat per estudiar a fons un problema�por a la presa de decisions�plaer per xerrar i estar en grup
UD5. REUNIONS DE TREBALL
RET
5.2. Definició d’una reunió.
Tota això fa que :
RET
ELS ASSISTENTS DUPTIN DE L’EFICÀCIA I LA VALIDESA DE LES REUNIONS
UD5. REUNIONS DE TREBALL
RET
5.3. Tipus de reunió.
A.- Reunió d’informació descendent.
L’orador exposa un tema, dóna ordres o instruccionsEs podria substituir per notes informatives; però no es té la seguretat de haver estat compresos ni la possibilitat de fer preguntes.
RET
estat compresos ni la possibilitat de fer preguntes.La dinàmica es fer preguntes i reclamar informació addicional del assumpte.
P.e: nou mètode de treball.
UD5. REUNIONS DE TREBALL
RET
5.3. Tipus de reunió.
B.- Reunió d’informació ascendent:
Objectiu: informació sobre allò que ha ocorregut en l’empresa.Es coneix el clima laboralDinàmica el director el limita a preguntar al grup i retornar un resum, de les
RET
Dinàmica el director el limita a preguntar al grup i retornar un resum, de les dades recollides
P.e: recollida d’informació sobre el nou mètode de treball sotmès a prova en una àrea de l’empresa.
UD5. REUNIONS DE TREBALL
RET
5.3. Tipus de reunió.
C.- Reunió de formació:
Són reunions adreçades a afavorir i facilitar el sorgiments de coneixements.
�Cal usar dinàmiques de grup.
RET
�Cal usar dinàmiques de grup.�Cal tenir en compte unes condicions:�Participants motivats�Que l’ambient general de l’empresa estigui capacitat per evolucionar al mateix temps que el temes tractats.�Temps limitat�El lloc ha de ser fora de l’empresa.
P.e: formació sobre direcció de reunions per a comandaments en empreses de distribució d’aliments congelats.
UD5. REUNIONS DE TREBALL
RET
5.3. Tipus de reunió.
D.- Reunions d’intercanvi de punts de vista:
Objectiu: extreure les diverses opinions sobre un tema.
El director compleix un paper regulador: modera conflictes, condueix el tema i
RET
El director compleix un paper regulador: modera conflictes, condueix el tema i resumeix les aportacions.
P.e: Possibles efectes d’un augment en la producció de llet i derivats dins d’un cooperativa.
E.- Reunions de negociació-acord:
Objectiu: reconciliació d’interessos
El director compleix el paper mediador , que pot aportar solucions noves i vàlides per a parts en litigi.
P.e: sindicats i empresa que es reuneixen per la signatura del Conveni Col·lectiu
UD5. REUNIONS DE TREBALL
RET
5.3. Tipus de reunió.
F.- Reunions de generació d’idees:
Objectiu: idees noves El director fa un paper moderador i animador del grup, recollirà idees i aclarirà les idees no desenvolupades.
RET
idees no desenvolupades.
P.e: disseny d’un nou envàs per a productes de neteja.
G.- Reunions per solucionar problemes:
Objectiu: solucionar problemes.
Tècnica: per mitjà del debat, amb la confrontació, diverses informacions i experiència.El director fa un paper de moderador-animador . És necessari la participació activa del grup.
UD5. REUNIONS DE TREBALL
RET
5.3. Tipus de reunió.
Per poder prendre decisions en grup cal usar les següents pautes:
Obtenir dades necessàries Veure les causes possibles Veure les causes més probables
1r Problema
RETPe: Accions a prendre desprès del descens de vendes d’un article determinat.
Generar solucions possibles al problema plantejat Avaluar i analitzar aquestes solucions Aïllar les solucions amb més probabilitat d’éxit Escollir la solució consensuada Repartir els directrius per dur a terme la resolució del problema
2on Solucions
3r Presa de decisons
UD5. REUNIONS DE TREBALL
RET
5.4. Elements de la reunió.
DIRECTOR DE LA REUNIÓ.
�El director és l’encarregat d’aconseguir els objectius previstos.
•CLARIFICAR•CONTROLAR•RELATXAR•DINAMITZAR
RET
�El director és l’encarregat d’aconseguir els objectius previstos.�Condueix al grup pel camí que ha de recórrer per aconseguir la fita.�Per la qual cosa han de fer tres activitats:
UD5. REUNIONS DE TREBALL
RET
5.4. Elements de la reunió.
•CLARIFICAR•CONTROLAR•RELATXAR•DINAMITZAR
FUNCIONS DEL DIRECTOR D’UNA REUNIÓ ♦ CLARIFICAR
EL TEMA A TRACTAR OBJECTIU QUE ES VOL COBRIR LES IDEES QUE SORGUEIXEN SINTETITZAR ELS ACORS ACONSEGUITS.
RET
♦ CONTROLAR ♦ RELATXAR ♦ DINAMITZAR
LES REGLES O NORMES DE JOC EQUILIBRAR LA PARTICIPACIÓ ADMINISTRAR EL TEMPS
LES ASPECTES EMOCIONALS DEL GRUP DESTACAR ELS ACORDS PARCIALS
PORTAR AL GRUP AL OBJECTIU
UD5. REUNIONS DE TREBALL
RET
5.4. Elements de la reunió.
EL TEMA DE LA REUNIÓ:
Requisits:
•Ha de ser real•Afectar al grup
•CLARIFICAR•CONTROLAR•RELATXAR•DINAMITZAR
RET
•Afectar al grup•El tema és principal motiu de convocatòria.•No es poden portar temes que afectin a nivells jeràrquic superiors
ELS PARTICIPANTS.
•Nombre idoni de components: 5-10•Nivell organitzatiu homogeni•Cada tipus de reunió, variarà les necessitats de nombre, homogenitat i especialització dels components.
UD5. REUNIONS DE TREBALL
RET
5.4. Elements de la reunió.
EL TEMPS.
Alhora de convocar-les s’ha de tenir en compte, sinó està prevista en la jornada laboral o no es de treball; cal que no pertorbi les condicions de treball.Respecte a la durada, hi ha una relació directe entre el rendiment i
•CLARIFICAR•CONTROLAR•RELATXAR•DINAMITZAR
RET
Respecte a la durada, hi ha una relació directe entre el rendiment i aquesta.
Atenció Rendiment Cansament 30 60 90 120 150
UD5. REUNIONS DE TREBALL
RET
5.4. Elements de la reunió.
EL LLOC
•Cal avaluar la distància entre el lloc de reunió i on treballen el participants•També les condicions físiques: llum, temperatura i amplitud. •Disposició del mobiliari
•CLARIFICAR•CONTROLAR•RELATXAR•DINAMITZAR
RET
•Disposició del mobiliari
UD5. REUNIONS DE TREBALL
RET
5.5. Planificació de la reunió.
•Cal definir els objectius que es desitja aconseguir.
•Planificar el seu desenvolupament: temes a tractar, el temps i qui pot intervenir-hi.
•Elecció dels participants. Cal fer-se aquestes preguntes:
•CLARIFICAR•CONTROLAR•RELATXAR•DINAMITZAR
RET
•Elecció dels participants. Cal fer-se aquestes preguntes:
•Qui pot aportar idees o informació útil?•Qui pot influir en la decisió?•Qui afecta la decisió o tema?
UD5. REUNIONS DE TREBALL
RET
5.5. Planificació de la reunió.
Cal elaborar la convocatòria de forma ESCRITA. Cal seguir aquest esquema:
•Context: centrar el tema•Objectius: per què es convoca i què s’espera aconseguir.
•CLARIFICAR•CONTROLAR•RELATXAR•DINAMITZAR
RET
•Objectius: per què es convoca i què s’espera aconseguir.•Motiu per a convocar-lo•Lloc i horari•Material necessari•Pla de reunió (Ordre del dia)•Cal fer un recordatori telefònic un parell de dies abans.•Cal organitzar el material: documents, ajuts materials i organització de la sala ( U, L o V)
UD5. REUNIONS DE TREBALL
RET
5.6. Fases de la reunió.
Existeixen 5 fases o etapes:
1.- Planificació2.- Inici3.- Desenvolupament4.- Tancament
•CLARIFICAR•CONTROLAR•RELATXAR•DINAMITZAR
RET
4.- Tancament5.- Avaluació
UD5. REUNIONS DE TREBALL
RET
5.6. Fases de la reunió: Inici
•CLARIFICAR•CONTROLAR•RELATXAR•DINAMITZAR
INICI REUNIÓ
a) Crear un clima de confiança Encara que el clima, al principi sigui tens, cal
relaxar-lo amb una xerrada introductòria,
relaxada i amena; una anècdota, un acudit
són elements propicis per relaxar tensions.
b) Presentar als assistents Cal anomenar als participants i les seves
àrees de treball. Cal remarcar el motiu pel
RET
qual se’ls ha convocat.
c) Presentar el tema Cal fer una introducció sobre el tema. A
més, la seguretat de què tots el participants
tenen la mateixa informació.
d) Fixar l’objectiu a aconseguir S’ha de deixar clar fins a on s’espera arribar.
Cal que sigui realista; si s’escau es podran
fer diverses reunions per aconseguir
objectius parcials
e) Oferir la informació
disponible sobre el tema
S’oferiran documents; o bé, s’aclariran
dubtes sobre el material enviat.
f) Definir el mètode de treball Aclarir les regles de joc. P.e: no interrompre,
torns de paraules,etc.
g) Fixar el temps Cada tema tindrà un temps determinat,
segons la importància; però sempre amb
flexibilitat.
UD5. REUNIONS DE TREBALL
RET
5.6. Fases de la reunió: Avaluació
•CLARIFICAR•CONTROLAR•RELATXAR•DINAMITZAR
AVALUACIÓ
Cal fer-se les següents preguntes:1. Hem arribat a l’objectiu?2. Vaig resoldre el problemes grupals?3. Es va quedar alguna cosa sense aclarir?4. Sorgiren dubtes?5. Participà tothom?6. El clima era positiu?7. Es va arribar a una conclusió ràpida per desinterès?8. Estaven involucrats els membres?
RET
8. Estaven involucrats els membres?9. Vaig manipular la decisió?
També cal fer:⇒ SEGUIR EL CURS DE LES DECISIONS⇒ INFORMAR ALS INTERESSATS (ACTES)⇒ CONTROLA L’EXECUCIÓ DE ALLÒ PROMÈS