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U�IVERSIDAD JOSÉ A�TO�IO PÁEZ
PLA� DE ACCIÓ� PARA I�CREME�TAR
U�IDAD GE�ERADORA DE I�GRESOS
JURÍDICAS Y POLÍTICAS DE LA U�IVERSIDAD DE CARABOBO, CO� BASE A LOS PU�TOS
Urb. Yuma II, calle Nº 3. Municipio San DiegoTeléfono: (0241) 8714240 (master)
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U�IVERSIDAD JOSÉ A�TO�IO PÁEZ
PLA� DE ACCIÓ� PARA I�CREME�TAR
LA EFICIE�CIA Y REVELACIÓ� DE OPERACIO�ES FI�A�CIERAS E� LA
U�IDAD GE�ERADORA DE I�GRESOS DE LA FACULTAD DE CIE�CIAS
JURÍDICAS Y POLÍTICAS DE LA U�IVERSIDAD DE CARABOBO, CO� BASE A LOS PU�TOS
DE AUDITORÍA I�TER�A 2011.
Autor: Jarleinis Hernández
Urb. Yuma II, calle Nº 3. Municipio San DiegoTeléfono: (0241) 8714240 (master) – Fax: (0241) 8712394
PLA� DE ACCIÓ� PARA I�CREME�TAR
DE
JURÍDICAS Y POLÍTICAS DE LA U�IVERSIDAD DE CARABOBO, CO� BASE A LOS PU�TOS
Autor: Jarleinis Hernández
Urb. Yuma II, calle Nº 3. Municipio San Diego Fax: (0241) 8712394
REPÚBLICA BOLIVARIA�A DE VE�EZUELA
PLA� DE ACCIÓ� PARA I�CREME�TAR LA EFICIE�CIA Y REVELACIÓ� DE OPERACIO�ES FI�A�CIERAS EGE�ERADORA DE I�GRESOS
JURÍDICAS Y POLÍTICAS DE LA U�IVERSIDAD DEBASE A LOS PU�TOS DE AUDITORÍA I�TER�A 2011.
PROYECTO DEL TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DELICE�CIADA E� CO�TADURÍA PUBLICA
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REPÚBLICA BOLIVARIA�A DE VE�EZUELA U�IVERSIDAD JOSÉ A�TO�IO PÁEZ FACULTAD DE CIE�CIAS SOCIALES
ESCUELA DE CO�TADURÍA PÚBLICA CARRERA CO�TADURÍA PÚBLICA
PLA� DE ACCIÓ� PARA I�CREME�TAR LA EFICIE�CIA Y REVELACIÓ� DE OPERACIO�ES FI�A�CIERAS E� LA U�IDADGE�ERADORA DE I�GRESOS DE LA FACULTAD DE CIE�CIAS
JURÍDICAS Y POLÍTICAS DE LA U�IVERSIDAD DE CARABOBO,BASE A LOS PU�TOS DE AUDITORÍA I�TER�A 2011.
PROYECTO DEL TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DELICE�CIADA E� CO�TADURÍA PUBLICA
Autor(a): Jarleinis HernándezTutor(a): Aurora Cotiz
San Diego, Enero 2013
REPÚBLICA BOLIVARIA�A DE VE�EZUELA U�IVERSIDAD JOSÉ A�TO�IO PÁEZ FACULTAD DE CIE�CIAS SOCIALES
ESCUELA DE CO�TADURÍA PÚBLICA CARRERA CO�TADURÍA PÚBLICA
PLA� DE ACCIÓ� PARA I�CREME�TAR LA EFICIE�CIA Y � LA U�IDAD
LA FACULTAD DE CIE�CIAS CARABOBO, CO�
BASE A LOS PU�TOS DE AUDITORÍA I�TER�A 2011.
PROYECTO DEL TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE LICE�CIADA E� CO�TADURÍA PUBLICA
Autor(a): Jarleinis Hernández Tutor(a): Aurora Cotiz
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ACEPTACIÓ� DEL TUTOR
Quien suscribe, Aurora Cotiz, portador(a) de la cédula de identidad Nº 12.109.677, en
mi carácter de tutor del trabajo de grado presentado por el(la) ciudadano(a) Jarleinis
Hernández, portador(a) de la cédula de identidad Nº 15.929.714, titulado PLA� DE
ACCIÓ� PARA I�CREME�TAR LA EFICIE�CIA Y REVELACIÓ� DE
OPERACIO�ES FI�A�CIERAS E� LA U�IDAD GE�ERADORA DE
I�GRESOS DE LA FACULTAD DE CIE�CIAS JURÍDICAS Y POLÍTICAS
DE LA U�IVERSIDAD DE CARABOBO, CO� BASE A LOS PU�TOS DE
AUDITORÍA I�TER�A 2011, presentado como requisito parcial para optar al
título de Contadora Publica, considero que dicho trabajo reúne los requisitos y
méritos suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte
del jurado examinador que se designe.
En San Diego, a los 07 días del mes de Enero del año 2013.
Nombres y apellidos Nº de la Cédula de Identidad
4
DEDICATORIA
A Dios primeramente, por permitirme llegar a este momento tan especial en
mi vida. Por los triunfos y los momentos difíciles en los que siempre me ha
acompañado y de los cuales he obtenido una enseñanza.
A ti madre, por ser mi ejemplo a seguir, gracias a ti soy quien soy. Gracias
por ese apoyo incondicional que siempre me brindas, por tu paciencia y darme todo
tu amor, por eso y muchas cosas más… Te amo!!!.
A mis hermanas, para que sirva como ejemplo que con constancia y
dedicación se puede llegar lejos, las quiero mucho.
5
AGRADECIMIE�TOS
Primeramente a Dios todopoderoso por darme salud, fortaleza y siempre
hacerme ver la luz en los momentos difíciles de mi vida como señal que nunca me
desampara.
A mi madre, por traerme a este mundo y por ser una mujer importante en mi
vida y extraordinaria, por sus consejos y educación la cual me llena de alegría y que
siempre está pendiente de mi vida, que dios te de mucha vida y salud. Gracias mami
por ser tu.
A mi excelente tutora académica Aurora Cotiz, gracias profe, por su dedicación,
paciencia y por convertirse en mi guía en el desarrollo de este trabajo de grado, que
dios le de mucha vida, salud y éxitos.
A mis profesores que a lo largo de toda mi carrera de una manera u otra
siempre estuvieron abiertos para apoyarme en todo momento.
A mis amigos, Sindy, Jesús y Jairo por su colaboración y apoyo con quienes
forme un excelente equipo de estudio, y compartí muchos momentos de alegrías,
emociones y angustia, pero logramos llegar hasta el final del camino.
A la Universidad José Antonio Páez, por formarme como profesional y brindarme
alegrías y tristezas que formaran parte de mi vida como un recuerdo muy especial.
A todos muchas gracias…
Jarleinis Hernánde
6
�DICE GE�ERAL
CONTENIDO
p.p
DEDICATORIA………………………………………………………………….
iv
AGRADECIMIENTOS………………………………………………………….. v
LISTA DE TABLAS……………………………………………………………... vii
LISTA DE GRÁFICOS…………………………………………………………... viii
RESUMEN INFORMATIVO……………………………………………………. viii
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………….. 1
CAPÍTULO
I EL PROBLEMA
1.1. Planteamiento del Problema……………………………………
4 1.1.1 Formulación del Problema…………………………………… 7 1.3. Objetivos……………………………………………………… 8 1.4. Justificación…………………………………………………… 9
II MARCO TEÓRICO
2.1. Antecedentes…………………………………………………..
10 2.2. Bases Teóricas………………………………………………… 13 2.3. Definición de Términos Básicos……………………………… 19
III MARCO METODOLÓGICO
3.1. Tipo de Investigación…………………………………………..
21 3.2. Fases de la Investigación……………………………………….. 22
IV RESULTADOS 4.1. Análisis y presentación de los Resultados……………………… 29
V PROPUESTA 5.1. Presentación de la Propuesta…………………………………… 40
VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1. Conclusiones………………………………………………….. 65 2.2. Recomendaciones……………………………………………. 66
REFERENCIAS…………………………………………………………………...
67
7
ANEXOS…………………………………………………………………………...
70
LISTA DE TABLAS
CONTENIDO
CUADRO TABLAS pp.
1 Distribución de la Población y Muestra ................................................................24
2 Hoja de Registro ................................................................................................30
3 Distribución de frecuencia y porcentaje obtenido ítem Nº 1 ................................32
4 Distribución de frecuencia y porcentaje obtenido ítem Nº 2 ................................33
5 Distribución de frecuencia y porcentaje obtenido ítem Nº 3 ................................34
6 Distribución de frecuencia y porcentaje obtenido ítem Nº 4 ................................35
7 Distribución de frecuencia y porcentaje obtenido ítem Nº 5 ................................36
8 Distribución de frecuencia y porcentaje obtenido ítem Nº 6 ................................37
9 Distribución de frecuencia y porcentaje obtenido ítem Nº 7 ................................38
10 Ciclo de Inducción del sistema del Control Interno………………… 45
11 Hoja Resumen de Inconsistencias…………………………………… 50
12 Circulo del sistema de control Interno Coso………………………… 62
8
LISTA DE GRÁFICOS Y FIGURAS
CONTENIDO
GRÁFICO FIGURA pp.
1 Porcentaje de Respuesta del ítem Nº 1. ................................................................32
2 Porcentaje de Respuesta del ítem Nº 2. ................................................................33
3 Porcentaje de Respuesta del ítem Nº 3. ................................................................34
4 Porcentaje de Respuesta del ítem Nº 4. ................................................................35
5 Porcentaje de Respuesta del ítem Nº 5. ................................................................36
6 Porcentaje de Respuesta del ítem Nº 6. ................................................................37
7 Porcentaje de Respuesta del ítem Nº 7. ................................................................38
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REPÚBLICA BOLIVARIA�A U�IVERSIDAD JOSÉ A�TO�IO PÁEZFACULTAD DE CIE�CIAS SOCIALES
ESCUELA DE CO�TADURÍA PÚBLICA
PLA� DE ACCIÓ� PARA I�CREME�TAR LA EFICIE�CIA Y REVELACIÓ� DE OPERACIGE�ERADORA DE I�GRESOS
JURÍDICAS Y POLÍTICAS DE LA U�IVERSIDAD DE CARABOBO, CO� BASE A LOS PU�TOS DE AUDITORÍA I�TER�A 2011.
Autor(a): Jarleinis HernándezTutor(a): Aurora CotíFecha: Enero 2013
Partiendo de los resultados obtenidrealizada a la Unidad Generadora de Ingresos de la Dirección de Post Grado en la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas continuación se desarrolla la presente investigainconsistencias enunciadas en el Informe de Auditoría 2011debilidades descritas sistema de control interno existente. El siguiente puntoinvestigación, primeramente; el Objetivo Generalfundamentos del proyecto de investigación, mediante el diseño de un plan de acción que busque incrementar la eficiencia en operaciones financierasobjetivos específicos que disponen las metas de carácter técnico que se desea cumplir mediante el diagnostico, determinación y diseño del plan de acción antes descrito.investigación a realizar esfactible basado en los nuevos conceptos de control interno del Icriterios, lineamientos y las pautas establecidas en lInterno para el Sector Público.actual de la situación, determinando la población y muestra de diez (10) unidades donde se aplicarán las técnicas de recolección de datos, mediante observación participante y entrevista, a través de la hoja de registro y el cuestionario.
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REPÚBLICA BOLIVARIA�A DE VE�EZUELAU�IVERSIDAD JOSÉ A�TO�IO PÁEZ FACULTAD DE CIE�CIAS SOCIALES
ESCUELA DE CO�TADURÍA PÚBLICA CARRERA CO�TADURÍA PÚBLICA
PLA� DE ACCIÓ� PARA I�CREME�TAR LA EFICIE�CIA Y REVELACIÓ� DE OPERACIO�ES FI�A�CIERAS E� LA U�IDADGE�ERADORA DE I�GRESOS DE LA FACULTAD DE CIE�CIAS
JURÍDICAS Y POLÍTICAS DE LA U�IVERSIDAD DE CARABOBO, CO� BASE A LOS PU�TOS DE AUDITORÍA I�TER�A 2011.
Autor(a): Jarleinis Hernández Tutor(a): Aurora Cotíz
RESUME� I�FORMATIVO
artiendo de los resultados obtenidos en la aplicación de la evaluación a la Unidad Generadora de Ingresos de la Dirección de Post Grado en la
Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas de la Universidad de Carabobocontinuación se desarrolla la presente investigación que busca inconsistencias enunciadas en el Informe de Auditoría 2011, a objeto de eliminar
descritas y establecer las normativas correspondientessistema de control interno existente. El siguiente punto establece los objetivos de
, primeramente; el Objetivo General que establece los macrofundamentos del proyecto de investigación, mediante el diseño de un plan de acción que busque incrementar la eficiencia en operaciones financierasobjetivos específicos que disponen las metas de carácter técnico que se desea cumplir mediante el diagnostico, determinación y diseño del plan de acción antes descrito.investigación a realizar es de campo, documental, bajo la modalidad de
los nuevos conceptos de control interno del Ilineamientos y las pautas establecidas en las Normas Generales de Control
nterno para el Sector Público. Para llevar a cabo el estudio se realiza el diagactual de la situación, determinando la población y muestra de diez (10) unidades donde se aplicarán las técnicas de recolección de datos, mediante observación participante y entrevista, a través de la hoja de registro y el cuestionario.
DE VE�EZUELA
PLA� DE ACCIÓ� PARA I�CREME�TAR LA EFICIE�CIA Y O�ES FI�A�CIERAS E� LA U�IDAD
LA FACULTAD DE CIE�CIAS JURÍDICAS Y POLÍTICAS DE LA U�IVERSIDAD DE CARABOBO, CO�
BASE A LOS PU�TOS DE AUDITORÍA I�TER�A 2011.
evaluación de auditoría a la Unidad Generadora de Ingresos de la Dirección de Post Grado en la
Universidad de Carabobo, a ción que busca minimizar las
a objeto de eliminar las y establecer las normativas correspondientes para mejorar el
establece los objetivos de la que establece los macro-
fundamentos del proyecto de investigación, mediante el diseño de un plan de acción que busque incrementar la eficiencia en operaciones financieras; seguido de los objetivos específicos que disponen las metas de carácter técnico que se desea cumplir mediante el diagnostico, determinación y diseño del plan de acción antes descrito. La
bajo la modalidad de proyecto los nuevos conceptos de control interno del Informe COSO, los
as Normas Generales de Control Para llevar a cabo el estudio se realiza el diagnóstico
actual de la situación, determinando la población y muestra de diez (10) unidades donde se aplicarán las técnicas de recolección de datos, mediante observación participante y entrevista, a través de la hoja de registro y el cuestionario. Una vez
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aplicadas dichas técnicas, y analizados los resultados, se determinaron las conclusiones y recomendaciones a aplicar, basadas en el control interno COSO.
Descriptores: Gerencia Financiera, Auditoria y Costos.
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I�TRODUCCIÓ�
Los sistemas de control financiero son herramientas significativas que
coadyuvan al mejoramiento sostenido de los procesos sobre hechos económicos de
cualquier entidad, en tal sentido, los adelantos contemplados durante el Siglo XX
hicieron posible que los sistemas evolucionaran con mayor velocidad ante los
cambios y transformaciones que sufren las organizaciones en su proceso de
crecimiento, tales como: fusión o vinculación, actualizaciones de redes económicas,
desarrollos de mercado, desarrollo de sistemas públicos, entre otras. De esta
manera, las empresas buscan constituir plataformas homogéneas de control
económico dirigidas hacia la globalización, crecimiento y sobrevivencia de las
entidades como proceso innovador del Siglo XXI. Los sistemas de información
aunado a los sistemas de control financiero, contribuyen a optimizar el proceso de
integración y mejoras de tareas, con el fin de desarrollar los mecanismos necesarios
para maximizar los recursos y presentar resultados de excelente calidad dentro de la
empresa y el entorno donde se desenvuelve.
Si los mecanismos de control financieros de la organización son vulnerables,
dispersos y ortodoxos; la toma de decisiones sobre hechos económicos será débil y
errada, considerándose como deficientes; lo cual trae como consecuencia el declive n
de las entidades en el mercado. Es por ello que cada día las organizaciones
desarrollan innovadores sistemas control interno, asumiendo que el mismo debe
responder a los cambios del entorno con mecanismos de actualización que revelan
hechos económicos reales, asociado con procedimientos sustentables y transparentes,
bajo el reconocimiento que el objetivo fundamental es ofrecer información financiera
necesaria para la toma de decisiones de cualquier entidad. Es por ello que la
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personalidad jurídica pública no escapa de estos controles, como es el caso de la
Universidad de Carabobo la cual busca mejoras constantes en su proceso interno.
Bajo este paradigma no debe ser sorpresa la aplicación de mecanismos de
control que satisfagan los sanos y novedosos procesos administrativos y financieros
que denoten la excelencia como factor primordial, empleando los métodos de
auditoría que buscan evaluar estos procesos administrativos y financieros en la red
del sistema universitario como unidad primaria para la unificación de criterios del
Alma Mater. Partiendo de los resultados obtenidos del Informe de Auditoría 2011 de
la Unidad Generadora de Ingresos de la Dirección de Post Grado en la Facultad de
Ciencias Jurídicas y Políticas de la Universidad de Carabobo, a continuación se
desarrolla la presente investigación que busca neutralizar las inconsistencias
enunciadas, ofreciendo el panorama completo y las conclusiones técnicas para el
logro de los objetivos planteados.
En tal sentido, se dispone a presentar la estructura del siguiente trabajo
desarrollado en cuatro (4) capitulo los cuales se especifican a continuación:
Capítulo I: se establece el diagnóstico de la situación a través del planteamiento del
problema, fase importante para la consecución de los objetivos general y los
objetivos específicos que conllevan justificación de la investigación.
Capítulo II: se recopila información del estudio a través del marco teórico con
especial referencia a los antecedentes de la investigación. De igual forma, se
enuncian y desarrollan las bases teóricas y para finalizar se ofrecen algunas
definiciones de términos básicos.
Capítulo III: se desarrolla la metodología que describe el tipo y diseño de
investigación a utilizar, al igual que los diferentes instrumentos y técnicas de
recolección de información así como también las fases de la investigación.
Capítulo IV: Se presenta el análisis y los resultados de la investigación.
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Capítulo V: Se diseña la propuesta basada en el plan de acción para incrementar la
eficiencia y revelación de operaciones financieras en la Unidad Generadora de
Ingresos de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas de la Universidad de
Carabobo.
Capítulo VI: contiene las conclusiones y recomendaciones del proyecto.
Finalmente, se describen las referencias bibliográficas que sirvieron de
sustento para el desarrollo de la investigación.
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CAPITULO I
EL PROBLEMA
1.1. Planteamiento del Problema
Toda organización que desee permanecer en el tiempo y espacio durante un
período indeterminado que vislumbre grandes posibilidades a convertirse en pionera
para aquellas que procuren seguir el ejemplo, deben considerar como punto esencial
la revisión constante de toda su estructura, a fin de conocer a ciencia cierta las
debilidades y fortalezas que presentan para ser atendidas en función a los cambios
que el ambiente demande. En tal sentido y para facilitar el estudio, las organizaciones
procuran construir dentro de su estructura alguna unidad profesionalmente
responsable que alcance los objetivos de revisión, evaluación y control sobre las
diferentes ejecuciones observadas.
Dentro de los objetivos considerados en la investigación, indudablemente
que el aspecto financiero juega singular importancia, toda vez que será el manifiesto
primario de la razón de ser de la empresa y el objetivo principal que debe ser
rigurosamente atendido. Las personas jurídicas de carácter público también están
sometidas a revisiones prominentes que diluciden la eficiente conducción de los
recursos disponibles para la consecución de sus objetivos.
En este sentido, los profesionales dirigidos a conocer fehacientemente la
realidad financiera de una organización desde las bases de sus registros, buscan
establecer un examen crítico y sistemático para consolidar opiniones sobre la
razonabilidad de las operaciones contenidas con base a los Principios de
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Contabilidad Generalmente Aceptados en Venezuela y las Normas Internacionales
de Contabilidad, así como también a las diferentes normativas vigentes vinculantes,
tanto en el marco de acción privada como pública.
Las universidades de carácter público poseen autonomía institucional para
desarrollar las diferentes actividades intelectuales, lo cual exige mayor control en sus
operaciones de acuerdo al marco de gestión transparente que buscan fundamentar.
Es por ello, que se requiere conocer y revelar información real sobre el control
interno existente a fin de determinar la eficiencia de sus operaciones, como es el caso
de la Universidad de Carabobo cuya estructura posee una sección administrativa de
Contraloría Interna con objetivos perfectamente delimitados, mediante un Plan
Operativo Central diseñado estratégicamente para evaluar las diferente facultades,
dependencias y oficinas que la componen.
Dentro de las Facultades que se examinaron durante el ejercicio económico
2011 por el Departamento de Auditoría Interna de la Universidad de Carabobo, se
encuentra la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas, cuya evaluación consistió en
conocer las operaciones realizadas a la Unidad Generadora de Ingresos (UGI) de la
Dirección de Postgrado, cuyo alcance fue ejecutado de conformidad con las Normas
de Auditoria del Estado, y del Manual de Normas de Control Interno sobre un
Modelo Genérico de la Administración Central y Descentralizada Funcionalmente,
cumpliendo con los parámetros de evaluación e instrumentos necesarios para
complementar el proceso y amparados en la Constitución y leyes existentes que
tengan inherencia sobre las actuaciones de los funcionarios involucrados.
El estudio practicado a la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas se
concreta con el Informe de Auditoría a los Ingresos y Egresos de Postgrado, donde se
establecen puntos de gran importancia que deben ser atendidos para mejorar la
eficiencia de las operaciones enfatizadas en dicho instrumento y que serán la base de
acción por parte del investigador en procura de presentar una propuesta satisfactoria
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que elimine las inconsistencias presentadas y brinde soluciones definitivas,
confiables, éticas, responsables, legales y que sirvan de ejemplo a casos similares.
Dentro de los puntos expuestos en el Informe de Auditoría a los Ingresos y
Egresos de Postgrado de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas se pudieron
ubicar algunas inconsistencias en cuanto al Control Interno, donde se constató que la
Unidad Generadora de Ingreso (UGI) no cuenta con Manuales de Normas y
Procedimientos debidamente aprobado por la máxima autoridad, relacionados a los
procesos financieros que permita consultar para disminuir errores importantes,
situación que debilita las actuaciones de los funcionarios en momentos donde
requiera consultar alguna guía o patrón básico sobre un problema o acto
administrativo.
Otro punto del Informe de Auditoría enuncia que al revisar los soportes de
Comprobantes de Egresos, los cuales no poseen de sustentación satisfactoria
inherentes al caso, donde se pueda identificar la naturaleza, finalidad y resultados de
las operaciones en el análisis de las mismas. Así como también algunas debilidades
en los procedimientos de autorización, lo cual no garantiza que la documentación
fuente o de respaldo sea debidamente preparada y autorizada por el personal y/o
unidad competente.
Las inconsistencias en los mecanismos de control interno en las áreas de caja
y almacén en cuanto a la documentación y archivos que manejan dichas secciones
debilitan las revisiones, análisis y restricciones que se requieran por inobservancia de
históricos documentales.
Por otra parte, la exposición de los ingresos presentan diferencias entre los
montos de los ingresos en los Estados de Cuentas Bancarios determinados según
auditoría, y lo reflejado en las relaciones mensuales suministradas. La diferencia es
consecuencia de errores en la información presentada en las relaciones de ingreso, en
cuyo instrumento se incluyen los cheques no cobrados por sus beneficiarios de meses
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anteriores, lo cual trae como consecuencia que la información de ingreso se vulnere
ante futuras disminuciones de egresos.
Asimismo, se constató duplicidad de registros que reflejaron en diferentes
meses el mismo número de depósito, esta situación revela una inconsistencia
significativa sobre la veracidad del comprobante de ingreso.
En cuanto a los egresos el informe de auditoría explica que los pagos
realizados a bonificación de personal por servicios prestados mensualmente
corresponden a trabajadores que forman parte del personal administrativo activo y
obrero jubilado y la documentación que sustenta dichas erogaciones no presentan
contrato o documento que regule la relación laboral, tampoco se observa aprobación
por parte de La Dirección Recursos Humanos, situación que forma parte de sus
beneficios sociales.
También expone el informe precitado que órdenes de compras y solicitudes de
cotizaciones contenidas en los comprobantes de egresos que no presentan firma y
sello húmedo del proveedor en señal de recibido conforme, ni evidencia del envío y
recepción de las mismas. De igual forma de observó solicitudes de cotizaciones sin
condiciones y especificaciones requeridas con base legal.
1.1.1. Formulación del Problema
¿Cuáles son los requerimientos necesarios para desarrollar un plan de acción
que busque incrementar la eficiencia de las operaciones financieras de la Unidad
Generadora de Ingresos (UGI) de Post Grado de la Facultad de Ciencias Jurídicas y
Políticas en la Universidad de Carabobo, de acuerdo al informe de auditoría interna
2011?
19
1.2. Objetivos de la Investigación
1.2.1. Objetivo General
• Elaborar un plan de acción para incrementar la eficiencias y revelación de
operaciones financieras en las Unidades Generadora de Ingresos de la
Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas de la Universidad de Carabobo, con
base a los puntos de Auditoría Interna 2011.
1.2.2. Objetivos Específicos
• Diagnosticar la situación actual de las operaciones financieras de la Unidad
Generadora de Ingresos (UGI) de Post Grado de la Facultad de Ciencias
Jurídicas y Políticas en la Universidad de Carabobo.
• Determinar los elementos que involucren a las normas de control interno y las
bases legales en la plataforma integral de la Unidad Generadora de Ingresos
(UGI) Post Grado de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas en la
Universidad de Carabobo.
• Diseñar un plan de acción para incrementar la eficiencia de las operaciones
financieras de la Unidad Generadora de Ingresos (UGI) Post Grado de la
Facultad de Ciencia Jurídicas y Políticas en la Universidad de Carabobo, con
base a los puntos de auditoría 2011.
20
1.3. Justificación de la Investigación
Todas las inconsistencias observadas en el Informe de Auditoría Interna 2011
constituyen debilidades financieras de gran importancia, por cuanto debilita el
sistema administrativo y contable de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas de
la Universidad de Carabobo, y por ende, de la institución en su totalidad. En virtud a
todas estas circunstancias se propone llevar a cabo un estudio dinámico que
determine el diagnóstico primario sobre puntos de auditoría, en su etapa inicial, para
luego constituir un Plan de Acción integral para suprimir todas las tomas de
decisiones incongruentes con las normas de control interno, actividades financieras
y actuaciones de funcionarios adscritos al área de acción financiera; por consiguiente,
adelantar todos los procedimientos que en auditoria puedan vulnerar la información y
permita servir como herramienta a seguir en el proceso administrativo y contable.
21
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
Los fundamentos que infiere un proyecto de investigación deben
necesariamente incluir en su contenido aspectos significativos de carácter sustancial
donde se evidencien enfoques teóricos de investigaciones anteriores que avalen la
dirección propuesta sobre el problema planteado.
Según Galán (2009) El marco de referencia teórico se puede entender “como
la fundamentación teórica dentro del cual se enmarcara la investigación que va a
realizarse” (p.11). Es decir, es una presentación de las principales escuelas, enfoques
o teorías existentes sobre el tema objeto de estudio, en que se muestre el nivel de
conocimiento en dicha aérea. En este sentido no es necesario remontarse únicamente
a los autores clásicos sino que es posible acudir a cualquier tipo de autores que
pueden ser aquellos que presentan teorías intermedias, comentan determinadas
teorías.
Según Mijares et al (2007) el marco teórico “constituye un aspecto de mucha
importancia dentro de la investigación. En términos generales, representa la
“explicación” teórica para comprender la naturaleza del hecho investigado, o lo que
es lo mismo; sustentar teóricamente el estudio” (p.17).
2.1. Antecedentes de la Investigación
La revisión de trabajos anteriores que guardan relación con los tópicos a
desarrollar en éste estudio, representan los antecedentes que servirán como punto de
referencia para aclarar algunos conceptos y dar relevancia a los aspectos a tratar.
22
En las instituciones educación superior se han realizado estudios sistemáticos
sobre procesos administrativos para sintetizar operaciones de control para coadyuvar
la eficiencia de las tareas que comúnmente se realizan, tanto en la parte académica
como en el aspecto financiero; siendo éste último punto el de mayor fundamento de
investigación, en tanto que se observan diferentes perspectivas sobre el problema a
estudiar.
Por una parte se han realizado estudios en función a las normas y
procedimientos que deben llevarse a cabo dentro de la organización en materia de
tesorería, tal es el caso de Monserrat (2011), “Rediseño de un Manual de �ormas y
Procedimientos para el Departamento de Tesorería Central (Rectorado) de la
Universidad de Carabobo”, presentado en Universidad de Carabobo, Campus
Bárbula, para obtener el título de Administrador Comercial, cuyo autor infiere que es
el trabajo concluyente que determina la solución de problemas de correspondencia
entre dicha unidad de trabajo y los departamentos de Administración, Presupuesto y
Departamento Tributario. Guarda relación con el proyecto de investigación con
relación a la modificación que se debe plantear en el manual de normas y
procedimiento existente ya que adolece de ciertos procedimientos que se destacan en
las Normas Generales de Control Interno.
Trujillo, M. (2011), en su trabajo titulado “Programa general de Auditoría
Interna para la empresa Paris Cars, C.A., ubicada en Valencia Estado
Carabobo” presentado en la Universidad José Antonio Páez para obtener el título de
Contador Público, propone el diseño de un programa de auditoría interna bajo los
lineamientos metodológicos de un proyecto factible de tipo descriptivo guardando
relación con la presente investigación las técnicas de recolección utilizadas y las
revisiones documentales relacionadas con programas de auditoría.
Gómez A. y Velásquez R. (2009), realizaron una investigación titulada
“Diseño de Procedimientos de Control Interno Administrativo en el Área de
23
Caja y Bancos de la Empresa MGM de Venezuela, C.A”, Presentada en la
Universidad de Carabobo, Campus Bárbula para obtener el título de Contador
Público. Posee relación con la investigación debido que es de carácter descriptivo y
diseño tipo documental. Donde se propone para la solución el diseño de
procedimientos de control interno mediante un flujograma que ayuda a los
interesados los procedimientos de control, tomas de decisiones y posibles escenarios
en operaciones delimitadas.
El trabajo de investigación de Araujo (2007), titulado “El Modelo COSO
como Metodología de Evaluación del Control Interno de las Auditorias de
Gestión” presentado en la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado Convenio
UCLA – LUZ, para obtener el título de Contador Público, guarda relación con la
presente investigación toda vez que establece el Modelo COSO como herramienta
principal de evaluación que permita solidificar aspectos significativos de auditoría
interna. La investigación es de carácter descriptivo y diseño tipo documental.
Por su parte, Maldonado, I. (2007), realizó una investigación cuyo título
"Propuesta de un sistema contable para mejorar las funciones de auditoría y
permita el mejoramiento de contabilidad de la Cooperativa Transporte Santa
Ines RL.", presentado en la Universidad de Carabobo, Campus Bárbula, para obtener
el título de Contador Público. Esta propuesta se realizó bajo la modalidad
investigación de campo tipo descriptiva y utilizó la técnica de recolección de datos, la
observación directa, referencias bibliográficas y documental con el propósito de
obtener la información y analizarla para tomar las decisiones correspondientes.
Concluyó que no existen medidas de control ni supervisión de las funciones y
recomendó segregar adecuadamente las funciones para que la información
suministrada sea íntegra, confiable y contribuya a la toma de decisiones; además de
crear y planificar mecanismos de control que logren evaluar continuamente el sistema
para hacer las correcciones necesarias a tiempo garantizando así el éxito de la
organización.
24
2.2. Bases Teóricas
2.2.1 Plan de Acción
Según López (2008), “Los planes de acción son documentos debidamente
estructurados que forman parte de planeamiento estratégico de la empresa, ya que por
medio de ellos, es que se buscan “materializar” los objetivos estratégicos previamente
establecidos, dotándose de un elemento cuantitativo y verificable a lo largo del
proyecto” (p. 43).
El plan de acción compromete el trabajo de una gran parte del personal de la
institución, estableciendo plazos y responsables y un sistema de seguimiento y
monitoreo de todas las acciones diseñadas.
En general, los planes se estructuran principalmente mediante proyectos de
inversión, sin embargo, en plan debe contener también, el desarrollo de las tareas
especificas.
La formulación de un plan de acción que priorice las iniciativas más
relevantes para cumplir con los objetivos y métodos de gestión requiere estructurar
adecuadamente su financiamiento y enlace con el presupuesto institucional.
Dichos planes colocan en un espacio definido de tiempo y responsabilidad las
tareas específicas para contribuir a alcanzar objetivos superiores.
Todos los planes de acción presentan su estructura de modo personalizado
para cada proyecto, es decir, dependiente de los objetivos y recursos, cada
administrador presenta su plan de acción adecuado a sus necesidades y metas.
No obstante, podemos definir un esquema que puede servir de guía en líneas
generales para elaborar un plan de acción efectivo:
25
Presentación ejecutiva del plan, definición de objetivos del plan, definición de
líneas principales de acción, establecimiento de dependencias jerárquicas y
responsabilidades generales, responsabilidades y apoyos, supervisión, decisiones
estratégicas, divulgación, actualizaciones.
Dentro de las recomendaciones se proponen más específicamente las áreas,
campos o temáticas principales del plan, es decir, cual o que campo (s) se verán
influenciados en la ejecución.
Se recomienda que el plan de acción contemple en líneas muy específicas las
cuales son dependencias o niveles jerárquicos involucrados.
Se recomienda que el cronograma debe ser tan detallado como sea posible; y
presentarse en forma ordenada en atención al método deductivo de asimilación de
información y aprendizaje.
Las decisiones deberán tomarse oportunamente, pero no significa que deberán
tomar las decisiones sin ninguna protección que respalde a quienes se involucren en
las decisiones.
El plan deberá establecer las instancias de divulgación o bien las estrategias
para dar a conocer el plan a todos los involucrados.
También deberá establecer las formas en que las actualizaciones se realizan
productos de adecuaciones de cualquier tipo.
Se recomienda definir quienes serán los responsables de la ejecución de las
actividades propuesta.
La formulación de los planes de acción se realiza mediante proyectos de
inversión. Un plan de acción es prioridad para las iniciativas más relevantes a fin de
cumplir con las metas de gestión requeridas y así estructurar adecuadamente su
financiamiento y el enlace con el presupuesto.
26
Esta teoría se consolida como la base principal del estudio, por cuanto
establece la dirección que tomará la investigación en función a la propuesta, la
planeación como punto de partida se vincula significativamente con toda la estructura
de la entidad, guardando singular importancia el aspecto financiero. El proceso para
el desarrollo del plan de acción se aplica en cualquier organización que requiera las
transformaciones requeridas para el logro de los objetivos, la redirección del diseño
presentado bajo un plan de acción es el método que se busca alcanzar los mismos;
sin importar su actividades económica. El presente estudio está dirigido hacia la
estructura universitaria, utilizando la misma dinámica del plan de acción.
2.2.2. Aplicación de �ormas de Control interno según Informe COSO.
Según Lam (2002), “El Instituto de Auditores Internos de España- Coopers &
Lybrand (1998), constituye un motivo de gran satisfacción presentar la traducción de
la versión en inglés del INFORME COSO sobre Control Interno, publicación editada
en los Estados Unidos en 1992 tras un largo período de discusión de más de cinco
años y realizada por un grupo de trabajo denominado Commité of Sponsoring
Organizations of the Treadway Comisión (COSO) y cuyos participantes fueron la
American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), American Accounting
Association (AAA), The Institute of Internal Auditors (IIA), Institue of Management
Accountants (IMA) y el Financial Executives Institute (FAI); además de un selecto
grupo de asesores de las entidades más importantes de Estados Unidos” (p. 12).
De acuerdo con el COSO, hace tiempo que los altos ejecutivos buscan la
manera de controlar mejor las empresas que dirigen. Los controles internos se
implantan con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación respecto a
los objetivos de rentabilidad establecidos por la empresa y de limitar las sorpresas.
Dichos controles permiten a la dirección hacer frente a la rápida evaluación del
27
entorno económico y competitivo, así como a las exigencias y prioridades cambiantes
de los clientes y adaptar su estructura para asegurar el crecimiento futuro.
Los controles internos fomentan la eficiencia, eficacia y economía, reducen el
riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los
estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes.
Debido a que los controles internos son útiles para la consecución de muchos
objetivos importantes, cada vez es mayor la exigencia de disponer de mejores
sistemas de control interno y de informes sobre los mismos. El control interno es
considerado cada vez más como una solución a numerosos problemas potenciales.
De acuerdo con el Informe COSO, el control interno, se define como un
proceso efectuado por el Directorio, la gerencia y el resto del personal de una entidad,
diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a
la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: i) Eficiencia, eficacia
y economía de las operaciones; ii) Fiabilidad de la información financiera; y, iii)
cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.
En la Universidad de Carabobo se propone la actualización de sistemas
integrales de medición, seguimiento y documentación de los resultados de
operaciones, lo cual redunda con la aplicación de Informe de Control Interno COSO;
como herramienta significativa que activa los mecanismos que regulan las diversas
actividades de la entidad en consonancia con las normativas internas y las leyes
vigentes inherentes a las mismas.
El control interno COSO puede considerar eficaz en cada una de las tres
categorías, respectivamente, si el directorio y la gerencia tienen la seguridad
razonable de que: i) Disponen de información adecuada sobre hasta qué punto se
están logrando los objetivos operacionales de la entidad; ii) Se preparan de forma
fiable los estados financieros públicos; y, se cumplen las leyes y normas aplicables.
28
Si bien el control interno es un proceso, su eficacia es el estado o la situación
del proceso en un momento dado. El control interno consta de cinco componentes
relacionados entre sí: I) Entorno de control; II) Evaluación de los riesgos; III)
Actividades de control; IV) Información y comunicación; y, V) Supervisión.
Para mejorar los procesos administrativos a través de la técnica que se
propone sobre control interno es necesario el desarrollo de los puntos precedentes los
cuales contribuirán al incremento sobre la eficiencia que se propone en la
investigación. COSO innovando aplicaciones modernas, constituye una herramienta
importante ya que fomentan la eficiencia, eficacia y procesos financieros, factores
que son fundamentales para llevar a cabo el presente plan de acción. Aplicando esta
teoría a la realidad encontrada en la Dirección de Gestión Administrativa de la
Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas en la Universidad de Carabobo se logrará
minimizar las deficiencias descritas en los puntos de auditoría; situación que ocupa el
presente trabajo de investigación.
2.2.3. Operaciones Financieras
Mcgraw-hill (1981), “Las operaciones financieras representan el intercambio
de capitales sobre la base de alguna ley financiera acordada entre las partes de forma
que el valor de lo entregado y lo recibido sea equivalente según esa ley financiera”
(p. 33).
Dentro de los elementos que se enuncian sobre las operaciones financieras
podemos identificar los siguientes elementos:
1. Un momento 0: que represente el punto de referencia inicial. En otras
palabras, es la fecha en la que las cantidades de dinero se deciden colocar en
algunas actividades.
29
2. Momentos 1, 2, 3,…etc.: que representen otros puntos de referencia que son
establecidos como vencimientos de algunas actividades, en las cuales el
capital final es representado por billetes, y es mayor que el inicial desde existe
un lucro.
3. Un periodo: que represente el tiempo comprendido entre los momentos
iníciales y los momentos finales. Este tiempo puede estar expresado en días,
semanas, meses o años, y normalmente se designa simbólicamente con la letra
n o t.
De lo antes indicado, se presentan situaciones que conducen a la aparición de
operaciones financieras, básicamente, hay dos tipos de situaciones básicas a saber:
1. Las operaciones de inversión por las cuales se invierte dinero y se espera
alguna rentabilidad.
2. Las operaciones de financiación por las cuales se espera generar fondos
(dinero) para llevarlos a cabo algún negocio.
Las operaciones financieras están presentes en todo momento en las unidades
generadoras de ingresos en la Universidad de Carabobo, por cuanto que se evidencian
hechos económicos o intercambio de capitales, entradas y salidas pecuniarias,
ingresos y egresos en función a las necesidades y requerimientos de la Facultad de
Postgrado de la Universidad de Carabobo para el cumplimiento de sus metas y
objetivos.
El momento 0 de la Unidad Generadora de Ingresos se activa al inicio de
actividades académicas, que usualmente es a partir del siete (7) de Enero de cada año.
El momento 1 se genera para la presentación del primer informe, donde se deben
revelar información financiera de las operaciones ejecutadas durante el primer
trimestre del ejercicio fiscal en curso. El Momento 2, hace referencia al segundo
30
trimestre. El Momento 3, lo constituye el informe trimestral de tercer período.
Mientras el Momento 4, se representa el compendio financiero del último trimestre
del año. Mientras que el período n o t de la Unidad Generadora de Ingresos está
constituidas por las evaluaciones de auditoría interna que ejecuta la Dirección de
Contraloría Interna.
En tal sentido, para el presenta plan de acción es importante establecer las
bases teóricas a fin de argumentar los elementos de sus preceptos dentro del trabajo
de investigación.
2.3. Definición de Términos Básicos
Auditoría Interna: La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de
aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de
una Organización. Ayuda a una Organización a cumplir sus objetivos, aportando un
enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos
de gestión de riesgos, control y gobierno.
Control Interno: Un proceso efectuado por la dirección y el resto del personal de
una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable
en cuanto a la consecución de objetivos.
Eficacia: Capacidad de alcanzar las metas y/o resultados propuestos.
Eficiencia: Capacidad de producir el máximo de resultado con el mínimo de
recursos, energía y tiempo.
Procedimiento: Es la aplicación secuenciada de tareas con sus respetivas relaciones
y que es especifica en su ejecución (estática) el cual debe contar con un nivel de
detalle que permita analizar sus posibles mejoras.
31
Proceso: Conjunto de actividades que interactúan y se relacionan a través de
recursos, transformando entradas en salidas generando un resultado (producto) que
satisface una o varias necesidades.
Recurso: Factor o insumo importado por el proceso que hace posible su ejecución.
Tarea: Es una actividad definida, que es cumplida por individuos. Las tareas son
acciones específicas que contribuyen al cumplimiento de la misión de los
requerimientos. Una tarea debe ser específica, decisiva y responder al QUE, como
acción adicionadora de valor al producto que recibe como input y entrega como
ouput.
32
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
Todo trabajo de investigación debe partir de criterios, datos e ideas apoyados
por algún tipo de estudios previos, en tal sentido, el propósito de estudio para el plan
de acción se fundamenta como ciencia aplicada, tomando en consideración los
diferentes elementos que buscan la solución a un problema actual de la Universidad
de Carabobo y basados en el marco teórico que según Chávez (2010) manifiesta que
“el propósito de estudio de ciencia aplicada es aquella cuyo fin principal comprende
resolver un problema en un periodo corto de tiempo” (p.42).
La metodología del proyecto, de acuerdo a Ramírez (2008) “incluye el tipo o
tipos de investigación, las técnicas y procedimientos que serán utilizados para llevar a
cabo la indagación” (p.26). Es el cómo se realizará el estudio para responder al
problema planteado, por lo tanto el objetivo de este capítulo consiste en explicar los
aspectos metodológicos empleados para la consecución de los objetivos planteados en
la investigación, por lo tanto; se trazará cuál es el diseño y tipo de la investigación.
Así mismo, se indicará la metodología necesaria para desarrollar cada una de las fases
metodológicas del estudio.
3.1. Tipo y diseño de Investigación
Sabino (2008) explica que “Su objeto es proporcionar un modelo de
verificación que permita contrastar hechos con teorías, y su forma es la de una
estrategia o plan general que determina las operaciones necesarias para
hacerlo.”(p.24) En este sentido, la metodología a aplicar requiere de un diseño
33
sistemático que permita establecer el patrón correspondiente a la Unidad Generadora
de Ingresos (UGI) de Postgrado de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas en la
Universidad de Carabobo, de manera que se establezca como marco de acción para
los funcionarios responsables del área, dilucidando a su vez los límites y
vinculaciones entre los mismos.
El diseño de la investigación también está basado en investigación de campo,
documental; que ayudarán a consolidar la información conjuntamente con la
investigación descriptiva bajo la modalidad de proyecto factible. Se considera de
campo en virtud a que la información obtenida fue producto de la captación de datos
sobre la realidad de los hechos y en el lugar donde éstos se encuentra, es decir; en la
Dirección de Gestión Administrativa de la Unidad Generadora de Ingresos de
Postgrado de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas en la Universidad de
Carabobo.
Tamayo (2007), “se entiende por investigación de campo el análisis
sistemático de problemas basándose en métodos que permite recoger datos en forma
directa de la realidad donde se presentan, con la intención de revelarlos, explicar sus
causas y efectos, entender su naturaleza y factores contribuyente, o predecir su
ocurrencia.”(p.32)
Maldonado (2007) expresa que “el proyecto factible es una investigación
elaboración y desarrollo de un modelo operativo viable para solucionar problemas,
requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos.”(p.27).
3.2. Fases de la Investigación
Es importante resaltar que para la elaboración de la presente investigación se
tomarán en cuenta a tres (03) fases metodológicas, las cuales se desarrollan a
continuación:
34
3.2.1 Fase I. Diagnostico de la situación actual de las operaciones
financieras de la Unidad Generadora de Ingresos (UGI) de Post Grado de la
Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas en la Universidad de Carabobo.
Para desarrollar esta fase de la investigación es necesaria la determinación de
la población y muestra al cual se dirigirá el estudio.
Según Chourio (2010) “la población está constituida por un conjunto de
elementos o datos que se presentan con características comunes, o muy
parecidas.”(p.48). Por otra parte, Hernández y Batista (2010) definen población
como “el conjunto de elementos que se desean investigar, comprendido dentro de este
grupo, sujetos, hechos y objetos que comparten características interesantes para el
propósito que planifica el estudio, comunes entre sí; no obstante, que se puedan medir
y observar”.(p.39).
Tomando en consideración que el plan de acción está dirigido a mejorar la
eficiencia de operaciones financieras e informar oportunamente los hechos
económicos ejecutados, indudablemente que las unidades significativas sobre
conclusiones veraces del problema, lo representan todos los integrantes de la
Dirección de Gestión Administrativa de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas
en la Universidad de Carabobo, por cuanto que esta sección es la encargada de
ejecutar todos los procedimientos de carácter financieros y administrativos que
requiere la Dirección de Postgrado para el buen desempeño de sus funciones.
Por otra parte, de acuerdo a Rosemberg (2008) la muestra es “el conjunto
reducido de observaciones o sujetos escogidos de una población mayor en la base a
una característica dada”(p.51). Para este plan de acción, el número de población es
reducido por lo que se tomará como muestra el total de universo a fin de garantizar
que los resultados concluyentes sean realmente veraces y confiables; en tal sentido la
muestra se distribuye de la siguiente manera:
35
Cuadro �o. 1
Distribución de la Población y Muestra
CARGOS U�IDADES
Director de Gestión Administrativa 01
Director de Postgrado 01
Asistente de Postgrado 01
Asistentes Administrativos 03
Comprador 01
Contabilista 01
Secretaria 01
Oficinista 01
TOTAL 10
Fuente: Dpto. Servicios Generales FCJyP Universidad de Carabobo, 06/07/2012
El tipo de muestreo que se utiliza en el proyecto es no probabilístico
intencional, para Morao (2012) “el muestreo no probabilístico intencional es aquél
para el que no puede calcularse la probabilidad de extracción de una determinada
muestra. Se busca seleccionar a individuos que se juzga de antemano tienen un
conocimiento profundo del tema bajo estudio, por lo tanto, se considera que la
información aportada por esas personas es vital para la toma de decisiones.”(p.53).
El muestreo que se utilizará para este plan de acción, tomando en consideración que
la muestra será el total de población amparados bajo selección del investigador y no
en función al azar, en virtud a que al tamaño que reviste a la población. En otro caso
la investigación puede perder la cualidad de veraz, si no se adopta la población en
36
general; debido a que el número de participantes que están inmersos en la
investigación es muy reducido y no contempla otro tipo de muestro que delimite el
tamaño de la muestra y los elementos de ésta.
De igual manera, para recabar la información, es necesario seleccionar a las
técnicas e instrumentos de recolección de datos, según Tamayo (2007) “la técnica se
puede definir como un conjunto de procedimientos utilizados para un propósito
definido. La técnica de recolección de datos no es más que los instrumentos a utilizar
para la obtención de información acerca del tema en estudio, por lo tanto viene a ser
como enlace entre el investigador y la información necesaria para describir, evaluar y
establecer posibles mejores y soluciones”(p.53).
Como puede observarse, la técnica será un factor determinante para establecer
el grado de aplicabilidad del plan de acción que se presenta, en virtud a que establece
los instrumentos que fundamentan y avalan los procedimientos a seguir, en función al
nivel de conocimiento y a la modalidad del proyecto factible.
Con el fin de obtener información y aspectos relevantes de la organización el
plan de acción contempla la utilización de la técnica de la observación ya que permite
la obtención de datos significativos que serán la piedra angular para la consecución de
instrumentos adicionales, En este caso se adoptará la observación participante.
Chourio (2010) expone que “también se puede considerar a la observación
como la investigación que permite recoger datos mediante su propia observación.
Dentro de la observación directa se encuentra la observación participante natural, ya
que el observador pertenece al grupo de trabajo investigado” (p. 47)
De acuerdo a Morao (2012) “la observación participante es una técnica de
observación utilizada en donde el investigador comparte con los investigados su
contexto, experiencia y vida cotidiana, para conocer directamente toda la información
que poseen los sujetos de estudio sobre su propia realidad, o sea, conocer la vida
37
cotidiana de un grupo desde el interior del mismo.”(p.54). Para obtener información
veraz, precisa y fundamental para desarrollar el plan de acción, el investigador
dispone del tiempo suficiente para incorporarse a la población y muestra estudiada
durante el período del estudio.
Según Tamayo (2007) “la observación directa se puede considerar como la
técnica de mayor importancia, por cuanto es la que conecta al investigador con la
realidad, es decir, al sujeto con el objeto o problema para obtener información
independiente del deseo de proporcionarlas, y la capacidad de veracidad de las
personas que integran al grupo a estudiar”.(p.54)
Los resultados obtenidos de la observación son descritos en una hoja de
registro, donde se establecen puntos significativos que serán verificados ante la
utilización de otro instrumento, a fin de constatar que los elementos expuestos en la
observación realmente se adaptan con la realidad de la entidad, en este sentido, se
utilizarán el cuestionario, el cual representa el instrumento para demarcar la estrategia
de la entrevista.
La entrevista ayudará a reforzar y descartar aquellos elementos que tienden a
ser parte del proceso y por su naturaleza pudieran influir o no, en el problema, es
decir al efectuar la observación es probable encontrar algunos aspectos imbuidos no
influyentes como elemento fundamental, por eso, esta estrategia busca depurar y
descartar aquellos elementos no influyentes para el plan de estudio y que por su
naturaleza la observación pudiera considerarlos como parte del problema. En tal
sentido y para consolidar la técnica en la presente investigación se utilizará la
entrevista formal como recurso técnico.
Según Sierra (2007) “la entrevista formal es aquella que para su aplicación
existe un formato de preguntas al que se tiene que ajustar estrictamente el participante
entrevistado, por lo tanto su aplicación consistirá en indicar a los entrevistados
además del objeto y fin de la investigación, los diversos puntos sobre lo que interesa
38
obtener información, los cuales serán planteados por parte de la investigación de la
manera más adecuada al nivel de comprensión de estos sujetos de la población, para
garantizar tanto su entrenamiento como la validez de sus respuestas.”(p.41).
Ahora bien, para desarrollar estas técnicas se requieren de instrumentos de
medición, en este sentido, Tamayo (2007) “instrumento es aquel que deberá ser
estructurado de acuerdo al tipo de investigación adoptada y cumplir los requisitos
fundamentales de validez y confiabilidad, por lo que se puede decir que es el
instrumento más utilizado.”(p.55)
Para Morao (2012) “el cuestionario es un instrumento, herramienta o medio
que recoge información directa por el encuestador, el cuestionario es el instrumento
que más contiene los detalles del problema que se investiga, sub-variables,
dimensiones, indicadores; es el medio que le brinda la oportunidad al investigador de
conocer lo que piensa y dice del objeto de estudio, permitiendo determinar, con los
datos recogidos, la futura verificación de las hipótesis que se han conseguido.”(p.57)
El cuestionario que se utilizará para la entidad de estudio, parte de las
consideraciones emanadas de la hoja de registro y que son apreciaciones indicadas
por el observador, en tal sentido y a fin de confirmar dicha técnica, se cree pertinente
la aplicación del cuestionario, el cual esté estructurado primeramente con un
instructivo para el participante, donde se indica el motivo por el cual se utiliza dicho
instrumento; seguidamente se encontraran un grupo de preguntas de manera formal,
de las cuales tres son cerradas y dos son abierta.
39
3.2.2 Fase II. Determinación de los elementos que involucren a las
normas de control interno y las bases legales en la plataforma integral de la
Unidad Generadora de Ingresos (UGI) Post Grado de la Facultad de Ciencias
Jurídicas y Políticas en la Universidad de Carabobo.
En esta fase se analizarán los factores tanto externos como internos que
afectan la eficiencia de las operaciones financieras de la Unidad Generadora de
Ingresos (UGI) Post Grado de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas en la
Universidad de Carabobo, para ello se desarrollará hoja de registro, donde se
describirán las normas jurídicas, principios de contabilidad y normas internacionales
de contabilidad que afectan a las inconsistencias expuestas en los puntos de auditorías
presentados en el Informe de auditoría 2011, así como también las variables y
factores determinantes de la observación.
Los resultados que se determinen en los procesos descritos en el párrafo
anterior facilitarán datos importantes para las conclusiones pertinentes a las
inconsistencias encontradas en campo y que serán corregidas en la implementación de
la fase III
3.2.3 Fase III. Diseño de un plan de acción para incrementar la eficiencia
de las operaciones financieras de la Unidad Generadora de Ingresos (UGI) Post
Grado de la Facultad de Ciencia Jurídicas y Políticas en la Universidad de
Carabobo, con base a los puntos de auditoría 2011 .
Una vez revelada las inconsistencias descritas en Fase I y II, se elaborará
herramienta en base a Informe COSO para subsanar las deficiencias descritas, así
como también las modificaciones en un Manual de Normas y Procedimientos para
posteriormente establecer un sistema de información que busque difundir el plan de
acción como ejecución del Proyecto de Investigación.
40
CAPÍTULO IV
RESULTADOS
4.1. Presentación de los Resultados
Esta etapa representa la constitución efectiva del proyecto de investigación
que refleja información contundente del tema investigado y pone en relieve los
elementos determinantes que direccionan el norte a seguir sobre el proyecto. Su
relevancia técnica permite establecer síntesis objetiva de la realidad, conocer las
variables reales que intervienen en el estudio y consolidan las actividades relativas a
la solución definitiva de las inconsistencias, tomando en consideración los
conocimientos adquiridos para evaluación, sistematización y solución del problema.
El campo de acción de la investigación se conoce mediante la observación
directa por lo que es necesario la utilización de recursos técnicos importantes que
recopilen datos significativos que contribuyan a la alimentación de las variables, en
este sentido se elaboró una hoja de registro para estampar lo encontrado durante el
periodo de observación.
El observador fue delimitando cada variable de acuerdo a la revisión y
observación presentada en campo describiendo sus apreciaciones en hojas de trabajo
las cuales se sintetizaron en instrumento específico descartando aquellos puntos no
concluyentes y corroborando las variables importantes para el tema estudiado.
A continuación se presentan los resultados obtenidos del método de
observación directa contemplando las diversas variables encontradas en campo,
simplificadas en once (11) puntos de importancia, a saber:
41
ITEM OBSERVACIO�ES SI �O
1
La Unidad Generadora de Ingreso cuenta con el personal adecuado para recopilar la información de las transacciones ejecutadas por la entidad, a fin de examinar los soportes y veracidad de la información.
2
Se verifican que los procedimientos de control interno para cada comprobante de pago están completos, a fin de entregar cabalmente el cheque del compromiso de pago.
3
Existe Manual de Normas y Procedimientos de las Unidades Generadoras de Ingresos debidamente aprobado por la máxima autoridad (Decano)
4
Existe Manual de Normas y Procedimientos de la Unidades Generadoras de Ingresos en proceso de aprobación de las autoridades de la Facultad.
5
Los comprobantes de ingresos y egresos están debidamente soportados de acuerdo a las Normas de Control Interno General.
6Las áreas de Caja y Almacén carecen de información histórica en sus archivos
7
En las relaciones de ingresos mensuales se relacionan cheques no cobrados de meses anteriores que altera la naturaleza de su informaciòn
8
Existen pagos adicionales al personal que no están debidamente validados por la sección correspondiente a fin de establecer las limitaciones de responsabilidades contractuales.
9
Existen comprobantes de egresos que no cumplen con lo establecido en el sistema de compras que establecen las Normas de Control Interno General.
10Las conciliaciones bancarias poseen auxiliares de banco con deficiencia en la información
11Se confirmó en campo lo establecido en los puntos de auditoría que sirve de base a la investigación
FUENTE: J.Hernandez 2012
HOJA DE REGISTROUnidades Generadoras de Ingresos Facultad Cs. Jurídicas y Políticas
Cuadro �o. 2
42
Para que los datos recolectados enlacen su significado con la investigación, es
indispensable la asignación de recursos técnicos objetivos que busquen evidenciar los
hallazgos encontrados basados en la aplicación de instrumentos medibles sin
presunción subjetiva del investigador, de manera que permita conocer la realidad de
problema bajo elementos contundentes que ofrezca al estudio carácter objetivo, veraz,
medible y confiable, a fin de asignar la cualidad de proyecto factible. Por tales
circunstancias y basados en lo establecido dentro de las fases de investigación se
elaboró un cuestionario que se ofrece a la población y muestra de esta investigación,
conformado por catorce (14) preguntas dicotómicas cuyos resultados fueron
tabulados y graficados por porcentajes para finalmente establecer los análisis de cada
ítem en particular.
Para la representación de cada pregunta o ítem se utilizó los diagramas
circulares para dar a conocer los resultados de cada una de las respuestas de los
encuestados. Partiendo para la elaboración de las mismas, por el enunciado de cada
una de las preguntas formuladas en el instrumento; haciendo énfasis de los resultados
obtenidos por cada ítem, de forma que se pueda apreciar los datos en forma integral
por cada formulación.
Las preguntas diseñadas en el cuestionario están dirigidas a conocer la
realidad de los acontecimientos precitados, haciendo singular referencia a los datos
recopilados en la hoja de trabajo, basado en el diagnostico situacional de la Facultad
de Ciencias Jurídicas y Políticas de la Universidad de Carabobo.
Dicho instrumento se aplicó con el fin de establecer un análisis verdadero de
las inquietudes y realidades que presenta la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas
de la Universidad de Carabobo con relación a la Unidad Generadora de Ingresos,
seguidamente se presentan los resultados
Ítem 1. ¿Conoce usted cuáles son los objetivos
de Postgrado de la Facultad de Carabobo?
Cuadro �º 3
ALTER�ATIVA
SI
NO
TOTALES
Gráfico �º 1
Fuente: Hernández, J (2012)
Análisis: Tal como se evidencia en la representación gráfica
encuestados del instrumento aplicado, respondieron afirmativamente el conocer los
objetivos de la Unidad Generadora de Ingresos (U.G.I.) de Postgrado de la Facultad
de Ciencias Jurídicas y Políticas la Universidad de Carabobo.
43
¿Conoce usted cuáles son los objetivos de la Unidad Generadora d
de Postgrado de la Facultad de Carabobo?
ALTER�ATIVA �º DE RESPUESTAS PORCE�TAJE %
10
0
10
Hernández, J (2012)
: Tal como se evidencia en la representación gráfica el 100 por ciento de los
encuestados del instrumento aplicado, respondieron afirmativamente el conocer los
objetivos de la Unidad Generadora de Ingresos (U.G.I.) de Postgrado de la Facultad
de Ciencias Jurídicas y Políticas la Universidad de Carabobo.
100%
0%
la Unidad Generadora de Ingresos
PORCE�TAJE %
100 %
0%
100%
el 100 por ciento de los
encuestados del instrumento aplicado, respondieron afirmativamente el conocer los
objetivos de la Unidad Generadora de Ingresos (U.G.I.) de Postgrado de la Facultad
SI
NO
Ítem 2. ¿Conoce usted cuáles son todas las funciones que su cargo debe cumplir
dentro de la Unidad Generadora de Ingresos de Postgrado?
Cuadro �o 4
ALTER�ATIVAS
SI
NO
TOTALES
Gráfico �º 2
Fuente: Hernández, J. (2012)
Análisis: El presente gráfico induce que el 40% de los encuestados desconocen las
funciones que debe cumplir el cargo que ocupan ante la Unidad Generadora de
Ingresos de Postgrado de la Facultad, mientras que el 60% de los con
claro las funciones que deben realizar ante dicha unidad.
44
¿Conoce usted cuáles son todas las funciones que su cargo debe cumplir
dentro de la Unidad Generadora de Ingresos de Postgrado?
ALTER�ATIVAS �º DE RESPUESTAS PORCE�TAJE %
6
4
10
Hernández, J. (2012)
Análisis: El presente gráfico induce que el 40% de los encuestados desconocen las
funciones que debe cumplir el cargo que ocupan ante la Unidad Generadora de
Ingresos de Postgrado de la Facultad, mientras que el 60% de los con
claro las funciones que deben realizar ante dicha unidad.
60%
40%
¿Conoce usted cuáles son todas las funciones que su cargo debe cumplir
PORCE�TAJE %
60%
40%
100%
Análisis: El presente gráfico induce que el 40% de los encuestados desconocen las
funciones que debe cumplir el cargo que ocupan ante la Unidad Generadora de
Ingresos de Postgrado de la Facultad, mientras que el 60% de los consultados tienen
SI
NO
Ítem 3. ¿Considera que el sistema de control
Ingresos de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas presenta fallas?
Cuadro �º 5
ALTER�ATIVAS
SI
�O
TOTALES
Gráfico �º 3
Fuente: Hernández, J.
Análisis: De acuerdo a los resultados de la representación el 100% de los consultados
están de acuerdo que el actual sistema de control
Ingresos (U.G.I.) presenta fallas que requieren aplicar correctivos significativos,
evidenciado ineficiencia de las operaciones y revelación de éstas.
45
¿Considera que el sistema de control interno de la Unidad Generadora de
Ingresos de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas presenta fallas?
ALTER�ATIVAS �º DE RESPUESTAS PORCE�TAJE %
10
0
10
Hernández, J. (2012)
Análisis: De acuerdo a los resultados de la representación el 100% de los consultados
están de acuerdo que el actual sistema de control interno de la Unidad Generadora de
Ingresos (U.G.I.) presenta fallas que requieren aplicar correctivos significativos,
evidenciado ineficiencia de las operaciones y revelación de éstas.
100%
0%
de la Unidad Generadora de
Ingresos de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas presenta fallas?
PORCE�TAJE %
100%
0%
100%
Análisis: De acuerdo a los resultados de la representación el 100% de los consultados
interno de la Unidad Generadora de
Ingresos (U.G.I.) presenta fallas que requieren aplicar correctivos significativos,
SI
NO
Ítem 4. ¿Considera que está claramente definida la línea de acción, p
de inscripción académicos
Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas?
Cuadro �º 6
ALTER�ATIVA
SI
NO
TOTALES
Gráfico �º 4
Fuente: Hernández, J (2012)
Análisis: De acuerdo con los datos estadísticos evidenciados en el presente cuadro se
revela que el 100% de la muestra sujeta a estudio concluyen que las líneas de acción
y los procedimientos actuales que se realizan para la in
lo que infiere deficiencia del sistema establecido.
46
¿Considera que está claramente definida la línea de acción, p
de inscripción académicos-administrativos de la Unidad Generadora de Ingresos de la
Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas?
ALTER�ATIVA �o. DE RESPUESTAS PORCE�TAJE %
0
10
10
: Hernández, J (2012)
: De acuerdo con los datos estadísticos evidenciados en el presente cuadro se
revela que el 100% de la muestra sujeta a estudio concluyen que las líneas de acción
y los procedimientos actuales que se realizan para la inscripción no son transparentes,
lo que infiere deficiencia del sistema establecido.
0%
100%
¿Considera que está claramente definida la línea de acción, procedimientos
administrativos de la Unidad Generadora de Ingresos de la
PORCE�TAJE %
0%
100%
100%
: De acuerdo con los datos estadísticos evidenciados en el presente cuadro se
revela que el 100% de la muestra sujeta a estudio concluyen que las líneas de acción
scripción no son transparentes,
SI
NO
Ítem 5. ¿Cree usted que mediante la implantación de un plan de acción para
incrementar la eficiencia de las operaciones de la Unidad Generadora de Ingresos de
Postgrado mejorará el sistema de control interno de la Facultad?
Cuadro �º 7
ALTER�ATIVAS
SI
NO
TOTALES
Gráfico �º 5
Fuente: Hernández, J.
Análisis: El 100% de los encuestados consideran que implantar un plan de acción
para incrementar la eficiencia
Ingresos de Postgrado
control interno que posee la Facultad, aunado a que la información generada por la
misma será de mayor confiabilidad para los usuarios de ésta.
47
. ¿Cree usted que mediante la implantación de un plan de acción para
incrementar la eficiencia de las operaciones de la Unidad Generadora de Ingresos de
ejorará el sistema de control interno de la Facultad?
ALTER�ATIVAS �º DE RESPUESTAS PORCE�TAJE %
10
0
10
Hernández, J. (2012)
Análisis: El 100% de los encuestados consideran que implantar un plan de acción
para incrementar la eficiencia de las operaciones de la Unidad Generadora de
Ingresos de Postgrado será fundamental para mejorar sustancialmente el sistema de
ue posee la Facultad, aunado a que la información generada por la
misma será de mayor confiabilidad para los usuarios de ésta.
100%
0%
. ¿Cree usted que mediante la implantación de un plan de acción para
incrementar la eficiencia de las operaciones de la Unidad Generadora de Ingresos de
PORCE�TAJE %
100%
0%
100%
Análisis: El 100% de los encuestados consideran que implantar un plan de acción
de las operaciones de la Unidad Generadora de
será fundamental para mejorar sustancialmente el sistema de
ue posee la Facultad, aunado a que la información generada por la
SI
NO
Ítem 6. ¿Considera usted que el personal que labora con la Unidad Generadora de
Ingresos está debidamente capacitada para llevar
por el sistema de control interno de la Universidad de Carabobo?
Cuadro �º 8
ALTER�ATIVAS
SI
NO
TOTALES
Gráfico �º 6
Fuente: Hernández, J. (2012)
Análisis: El 70% de los consultados afirman que el personal que labora con la Unidad
Generadora de Ingresos de Facultad posee la capacitación técnica necesaria para
llevar a cabo las actividades inherentes a la misma. Sin embargo, la presencia de un
30% de los involucrados considera que el personal no está debidamente capacitado
para realizar las actividades establecidas por el sistema de control interno.
48
¿Considera usted que el personal que labora con la Unidad Generadora de
Ingresos está debidamente capacitada para llevar a cabo las actividades establecidas
por el sistema de control interno de la Universidad de Carabobo?
ALTER�ATIVAS �º DE RESPUESTAS PORCE�TAJE %
7
3
10
Hernández, J. (2012)
70% de los consultados afirman que el personal que labora con la Unidad
Generadora de Ingresos de Facultad posee la capacitación técnica necesaria para
llevar a cabo las actividades inherentes a la misma. Sin embargo, la presencia de un
rados considera que el personal no está debidamente capacitado
para realizar las actividades establecidas por el sistema de control interno.
70%
30%
¿Considera usted que el personal que labora con la Unidad Generadora de
a cabo las actividades establecidas
PORCE�TAJE %
70 %
30 %
100%
70% de los consultados afirman que el personal que labora con la Unidad
Generadora de Ingresos de Facultad posee la capacitación técnica necesaria para
llevar a cabo las actividades inherentes a la misma. Sin embargo, la presencia de un
rados considera que el personal no está debidamente capacitado
para realizar las actividades establecidas por el sistema de control interno.
SI
NO
Ítem 7. ¿A su criterio, la información diseñada para la publicación de las ofertas
académicas posee elementos de
proceso de inscripción, ratificación y asistencia?
Cuadro �º 9
ALTER�ATIVAS
SI
NO
TOTALES
Gráfico �º 7
Fuente: Hernández, J (2012)
Análisis: La información académica que se difunde a los participantes actuales y
futuros de los diferentes programas de Postgrado de la Facultad, no contiene datos del
proceso administrativo que deben realizar para concretar su inscripción efectiva, lo
cual debilita la estructura de control interno establecido. Así lo demuestran los
resultados obtenidos en la representación gráfica correspondiente al Ítem Nº 7.
49
¿A su criterio, la información diseñada para la publicación de las ofertas
académicas posee elementos de control interno que faciliten a los participantes el
proceso de inscripción, ratificación y asistencia?
ALTER�ATIVAS �º DE RESPUESTAS PORCE�TAJE %
0
10
10
: Hernández, J (2012)
información académica que se difunde a los participantes actuales y
futuros de los diferentes programas de Postgrado de la Facultad, no contiene datos del
proceso administrativo que deben realizar para concretar su inscripción efectiva, lo
a estructura de control interno establecido. Así lo demuestran los
resultados obtenidos en la representación gráfica correspondiente al Ítem Nº 7.
0%
100%
¿A su criterio, la información diseñada para la publicación de las ofertas
control interno que faciliten a los participantes el
PORCE�TAJE %
0%
100%
100%
información académica que se difunde a los participantes actuales y
futuros de los diferentes programas de Postgrado de la Facultad, no contiene datos del
proceso administrativo que deben realizar para concretar su inscripción efectiva, lo
a estructura de control interno establecido. Así lo demuestran los
resultados obtenidos en la representación gráfica correspondiente al Ítem Nº 7.
SI
NO
50
Análisis
De los resultados obtenidos a través de la aplicación del instrumento, se puede
evidenciar el deficiente manejo del control interno en la Unidad Generadora de
Ingresos de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas de la Universidad de
Carabobo, observándose, que existen opiniones compartidas en cuanto al manejo de
la información ya que, no existe un control definido de las operaciones; a pesar que
los usuarios y usuarias del sistema actual conocen los objetivos que persigue la
unidad.
Del mismo modo se pudo apreciar, que la desconexión entre el ámbito
académico y el aspecto financiero es evidente y se debe tomar en consideración
inducciones para afianzar conocimientos que ayudaran a disminuir el porcentaje del
personal con deficiencias de su papel dentro de la precitada facultad.
Cabe señalar que los resultados reflejaron un alto nivel de aceptación por el
personal, demostrando gran aceptación por la propuesta planteada por la
investigadora la cual se detalla de manera clara y precisa en el siguiente capítulo.
51
CAPITULO V
LA PROPUESTA
5.1 Descripción de la Propuesta
El sistema de Control Interno constituye un conjunto de actividades
administrativas que sintetizan el manejo adecuado de los bienes, funciones e
información de una empresa determinada, con el fin de generar una indicación
confiable de su situación y sus operaciones en el mercado, es por ello que se deben
diseñar procesos que proporcionen un grado de seguridad razonable sobre la
información de la entidad.
Si bien el control interno es un proceso, su eficacia es el estado o la situación
del proceso en un momento determinado. En este sentido es posible que las
organizaciones cuenten con suficientes mecanismos de control para el logro de sus
objetivos operacionales, pero que luego de evaluar su situación se presenten
inconsistencias importantes. Tal es el caso de la Universidad de Carabobo, cuya
estructura permite la evaluación constante de las diferentes actividades financieras
que realizan las facultades, dependencias y oficinas que la constituyen. Sin embargo,
luego de evaluar un período n o t en la Unidad Generadora de Ingresos de Postgrado
de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas sobre los momentos 1, 2 3 y 4 del
ejercicio fiscal 2011, se han encontrado debilidades sobre la eficiencia de las
operaciones.
De allí que, el plan de acción que busque incrementar la eficiencia de las
actividades e información financiera, presentado a continuación sirve de herramienta
estratégica para la aplicación de los controles internos existentes.
52
5.2 Fundamentación de la Propuesta
El plan de acción será confeccionado bajo los requerimientos de la entidad en
estudio, mediante documentos especialmente estructurados bajo los criterios que
tienen diversos autores que plantean sus enfoques con respecto a los componentes del
sistema de control interno COSO, a el fin de manejar adecuadamente las actividades
financieras de la Unidad Generadora de Ingresos de la Facultad de Ciencias Jurídicas
y Políticas, de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados,
la Ley Orgánica de Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal, así como también el Manual de Normas de Control Interno sobre un
Modelo Genérico de la Administración Central y Descentralizada Funcionalmente.
5.3 Justificación de la Propuesta
La propuesta planteada en la presente investigación se justifica debido a que
las características de la organización objeto de estudio, necesita medios de
optimización y manejo de sus actividades en la Unidad Generadora de Ingresos,
donde se establezcan elementos inherentes al fortalecimiento de la eficiencia de sus
operaciones y mejor eficacia en la información de la situación de la Facultad de
Ciencias Jurídicas y Políticas.
Cabe destacar, que el compendio de documentos de la propuesta que
conforman el plan de acción son criterios desarrollados como guía para otras personas
que deseen mejorar el proceso de los sistemas de control interno para fortalecer la
eficiencia de sus respectivas organizaciones.
53
5.4 Objetivo de la Propuesta
Proponer un plan de acción que incremente la eficiencia de las actividades e
información financiera en la Unidad Generadora de Ingresos de Postgrado de la
Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas de la Universidad de Carabobo.
5.5 Estructura de la Propuesta
El plan de acción está constituido por CINCO documentos que sintetizan las
actividades propuestas para mejorar sustancialmente la eficiencia de la situación
financiera y operativa de la Unidad Generadora de Ingresos, en cualquier período o
momento determinado. Su diseño se basa en los criterios teóricos que fundamentas
los estudios relacionados al sistema de control interno COSO, cuyo concepto describe
cinco componentes relacionados entre sí: 1) Entorno de control; 2) Evaluación de los
riesgos; 3) Actividades de control; 4) Información y comunicación; y, 5) Supervisión.
1.- Entorno de Control
Según el Informe COSO, el entorno de control marca las pautas de
comportamiento en una entidad, y tiene una influencia directa en el nivel de
concienciación del personal respecto al control. Constituye la base de todos los
demás elementos del control interno, aportando disciplina y estructura.
En este sentido, establecen políticas y procedimientos adecuados, a menudo
con un código de conducta escrito, haciendo hincapié en los valores compartidos y el
trabajo en equipo para conseguir los objetivos de la entidad.
54
Para la Universidad de Carabobo el entorno de control se manifiesta en todas
las Facultades y Dependencias que hacen vida dentro de la Alma Máter, por lo cual la
Dirección de Post Grado de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas también la
abraza este entorno que predomina en el recurso humano de la misma, donde se
respetan las líneas de mando y se cumplen con las actividades inherentes a las
funciones descritas en el perfil de cada cargo, impregnando sentido de pertenencia,
sinergia laboral y capacidad de integración en el desempeño de actividades.
La delimitación de funciones debe ser un aspecto importante de estudio para
establecer medidas de control en las actividades que se llevan a cabo, a objeto de
conocer las delimitaciones sobre cada ente ocupacional, a fin de evaluar resultado y
canalizar responsabilidades.
La Universidad de Carabobo dispone de las actualizaciones curriculares de
alto contenido, donde se pone en relieve la innovación y desarrollo desde la Dirección
Central de Recursos Humanos hasta las Oficinas Sectoriales de dicha dependencia, en
consonancia a la investidura académica de prestancia y punta de lanza en
actualización y desarrollo curricular.
Las descripciones de cargos y delimitación de funciones están diseñadas de
acuerdo a las especificaciones técnicas de la Oficina Sectorial de Planificación para el
Sector Universitario (OPSU) y de la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), es
decir que existen los instrumentos de descripción de cargos y manuales operativos.
No obstante, lo pertinente de dichos instrumentos de asignarle aplicabilidad sobre el
sistema propuesto, a fin de simplificar esfuerzos, evitar el re-trabajo, mejorar la
funcionalidad y capacidad de respuesta.
Para tal efecto, se integran a la propuesta el recurso humano como bastión de
marcha operativa indispensable para activar el plan de acción, es por ello que se debe
contar con herramientas académicas sustanciales para el logro del sistema.
55
En este sentido la presente investigación está orientada a crear un vínculo de
acción entre los componentes del sistema COSO, por lo tanto se establecen medidas
que busquen afianzar el ambiente de control mediante tres aspectos fundamentales
del recurso humano: sentido de pertenencia, conciencia laboral y trabajo en equipo.
Cuya atención se ha diseñado en base al ciclo de inducción que consiste en elaborar
un conjunto de programas de contenido laboral que oriente, fortalezca y mejores los
aspectos mencionados; para tal efecto el Ciclo de Inducción del Sistema COSO, a
continuación se presenta el instrumento:
56
57
2.- Evaluación de Riesgos
El establecimiento de objetivos es una condición previa a la evaluación de los
riesgos. La Dirección de Gestión Administrativa debe fijar primero los objetivos
antes de identificar los riesgos que pueden tener un impacto sobre su consecución y
tomar las medidas oportunas. Por tanto, el establecimiento de unos objetivos es una
fase clave de los procesos de gestión. Si bien no constituye un componente del
control interno, es un requisito previo que permite garantizar el funcionamiento del
mismo.
Objetivos de la Unidad Generadora de Ingresos de la Facultad de
Ciencias Jurídicas y Políticas de la Universidad de Carabobo.
Objetivo General
Generar y Administrar recursos materiales y financieros para desarrollar
actividades de extensión, investigación, fomento y servicios académicos.
Objetivo Específicos
Vincular las actividades de investigación de la Faculta de Ciencias Jurídicas y
Políticas con la comunidad de acuerdo a los nuevos lineamientos que plantea la
Constitución, la Ley de Universidades y el Reglamento de Servicio Comunitario.
Generar conocimientos científicos, de desarrollo y capacitación de los
miembros de la Universidad y la comunidad en general.
Proporcionar las herramientas (proyectos, planificación estratégica y aspectos
legales), necesarias que aporten soluciones a los distintos problemas y/o situaciones
de su localidad.
58
Contribuir a la inserción del estudiante de la Facultad de Ciencias Jurídicas y
Políticas, en su entorno social, con el fin de incentivar la participación del estudiante
y de la población en general en la solución de algunos problemas que se presenta en
la comunidad, con esto enmarcado dentro de la nueva visión del país.
La planificación y presupuesto son componentes importantes que van de la
mano con los objetivos que se plantea una Entidad, y en tal sentido establecen el
marco de acción referencial que minimiza eventos no planificados, improvisaciones y
riesgos. No obstante y tomando en consideración la realidad de las actividades, es
necesario en el marco de ejecución; evaluar las posibles inconsistencias encontradas a
objeto de corregirlas, de manera que sean previstas y atacadas en su oportunidad para
futuros eventos de planificación, presupuesto y control.
Distribución de Recursos Físicos de la Dirección de Postgrado de la
Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas.
Estructura Organizacional PR.3 Dirección de Postgrado
PR3.1.1 Gestión y Coordinación del Postgrado.
Meta: Administrar Recursos Humanos. Cantidad Funcionarios anual: 10
Meta: Planificar la asistencia a eventos institucionales (Consejos
Universitarios, Consejos de Facultad, Consejos Directivos, Reuniones de Directores,
Núcleos, Congresos, etcétera); cantidad de planes anuales: 21
Meta: organizar y Apoyar la realización de Eventos (Cursos, Talleres,
Seminarios, Jornadas, Etcétera); cantidad de planes anuales a desarrollar: 207
PR3.6.1 Formación en Estudios No Conducentes a Grado Académico
Meta: Atender a la Población Estudiantil; matricula anual: 518
59
Distribución por grupo de partidas presupuestarias estimada para la
Unidad Generadora de Ingresos de Postgrado de la Facultad de Ciencias
Jurídicas y Políticas
La planificación anual estimada de la Dirección de Postgrado se determina en
Bolívares y se distribuye de la siguiente manera: Al Grupo 402 (materiales y
suministro); Grupo 403 (servicios y mantenimiento); Grupo 404 (Bienes Activos)
De acuerdo al planteamiento del componente de evaluación de riesgo entre los
objetivos establecidos de la Unidad Generadora de Ingresos de la Facultad y la
planificación físicas de las metas y la estimación presupuestaria no contempla el
gasto del Grupo Presupuestario 401 (Gastos de Personal) para el pago de Servicio
Especial Docente, cuya desestimación se considera como eventos no planificados lo
cual puede incrementar el riesgo, de acuerdo al análisis de los componentes expuestos
para la Facultad. Es este sentido se fundamentan la utilización de recursos internos
para solicitar la autorización de modificación de partidas presupuestarias a fin de
disminuir partidas presupuestarias del Grupo 403 al Grupo 401 sin desvirtuar la
asignación presupuestaria total establecida.
Haciendo la comparación entre la distribución de recursos físicos, distribución
de partidas presupuestarias y los objetivos trazados por la Unidad Generadora de
Ingresos es indispensable mantener la armonía operativa que vislumbren los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptadas en Venezuela, Ley Orgánica de
la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, Ley
Orgánica de Administración Financiera para el Sector Público, el Manual de Normas
de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la Administración Central y
Descentralizada Funcionalmente, así como también las Normas Internacionales de
Contabilidad; se pudo comprobar que el estudio de riesgos debe enfatizarse el marco
integral de acción del control interno de la institución.
60
Es por ello que la Dirección General de Contraloría Interna de la Universidad
de Carabobo realiza auditorías de control interno, a fin de establecer aquellos
correctivos necesarios para la consecución de las normativas precitadas. Procurando
levantar los puntos neurálgicos de acción para encaminar por buena pro, el deber ser
institucional; corrigiendo las inconsistencias y levantando procedimientos de rigor.
El diseño de la propuesta contempla dentro de su marco de acción el estudio
técnicos de las variables inconsistentes en los puntos de auditorías de la Unidad
Generadora de Ingresos de Postgrado de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas
de la Universidad de Carabobo, para conocer su imputación sobre el riesgo que éstas
imprimen al sistema de control interno y el ámbito contable. A continuación se
describen dichas variables comparándolas con los datos de la Hoja de Registro:
61
62
3.- Actividades de Control
Las actividades de control están sustentadas en las políticas y los
procedimientos las cuales son desarrolladas con la finalidad que se cumplan las
normas establecidas por la dirección. Así como también tienden a asegurar que se
tomen las medidas necesarias para afrontar los riesgos que ponen en peligro la
consecución de los objetivos de las empresas públicas.
Es por ello que las actividades de control se llevan a cabo en cualquier parte
de las empresas, en todos sus niveles y en todas sus funciones y comprenden una
serie de actividades tan diferentes como pueden ser aprobaciones y autorizaciones,
verificaciones, conciliaciones, el análisis de los resultados de las operaciones, la
salvaguarda de activos y la segregación de funciones.
Las actividades de control son normas y procedimientos (que constituyen las
acciones necesarias para implementar las políticas) que pretenden asegurar que se
cumplan las directrices que la dirección ha establecido con el fin de controlar los
riesgos.
Su aplicación depende del modelo estructural de una entidad, la cual puede ser
estrictamente homogénea en su constitución donde las actividades de control serán
funcionalmente directas, o en caso contrario; es decir, una estructura amplia,
ramificadas en circuitos o dependencias que requieren de unidades de control más
dinámicas que cubran el marco de acción el conjunto, por lo cual será menester
ampliar las mencionadas actividades en acciones estratégicas que evalúen
sistemáticamente las operaciones de la entidad. Tal es el caso de las auditorías
internas que buscan atender a las expectativas de control.
Como se quiere que los mecanismos de control se desarrolla en cualquier
etapa del proceso, mediante la presente investigación se propone que la Facultad de
Ciencias Jurídicas y Políticas establezca una Guía del Instructivo Contable para las
63
Unidades Generadoras de Ingresos que se adapte a la estructura organizacional de la
Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas de la Universidad de Carabobo. Dicho
instrumento establecerá base jurídica y procedimientos contables requeridos para el
real, fiel, cabal, exacto, fiable, verificable resultado de operaciones bajo eficiencia
comprobada y eficacia efectiva.
Cabe destacar que la Universidad de Carabobo presenta los diseños
curriculares exigidos por la Contraloría General de la República Bolivariana de
Venezuela, por la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público y el
Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la
Administración Central y Descentralizada Funcionalmente. Instrumentos activos y
vinculantes para todas las Facultades que hacen vida en dicha casa de estudios.
No obstante y para ofrecer una herramienta dinámica que abrace todas las
normativas vigentes y de acción coercitiva, que formula criterios financieros y
determina responsabilidades, se diseña un arma financiera de singular aplicación por
su cualidad jurídico-contable que enviste el sistema de control interno, a saber:
U�IDADES GE�ERADORAS DE I�GRESOS (U.G.I.)
I�STRUCTIVO CO�TABLE
GUIA ADAPTADA A LA FACULTAD DE CIE�CIAS JURIDICAS Y
POLITICAS DE LA U�IVERSIDAD DE CARABOBO
CO�TROL DE I�GRESOS:
1.- La cuenta a nombre de las UGI será manejada con firmas mancomunadas
del cuentadante y custodio, la cual será utilizada para depositar los ingresos y
64
cancelar las erogaciones autorizadas a la UGI. En la Facultad de Ciencias Jurídicas y
Políticas los responsables serán el Decano o Decana y los Directores o las Directoras
de Escuela y Gestión Administrativa
2.- Las UGI deberán realizar y analizar las conciliaciones bancarias de la
cuenta corriente, que maneja. Estableciendo segregación de funciones sobres los
libros auxiliares de bancos, conciliaciones, anexos de relación de depósitos y
cheques en tránsito, así como también en la elaboración de los comprobantes de
egreso.
3.- Las UGI deberán llevar, de ser el caso, Inventarios Teóricos (Kardex) de
materiales de oficina y productos de limpieza, con el fin de poder realizar Inventarios
Físicos periódicos.
4.- La UGI deberá depositar íntegramente en un período no mayor de 3 días
hábiles, el producto de su actividad en la cuenta corriente asignada. La sección de
caja vigilará por el cumplimiento de este paso, y solicitará a mensajería externa la
colaboración respectiva para concretar los depósitos bancarios.
5.- A la planilla de depósito debidamente troquelada por el Banco, deberá
anexarse los duplicados de las comprobantes de ingresos y/o facturas que originaron
el depósito.
6.- El responsable de la UGI (Decano o Decana) designará entre el personal
que labora en la Unidad un Funcionario receptor de ingresos que cumplirá con las
funciones de cajero.
7.- Siempre y cuando el volumen de operaciones o la cantidad de personas
existentes permitan la reasignación o delimitación de funciones se deberá:
Separar en diferentes funcionarios la prestación del servicio de la recepción
de ingresos.
65
Separar la recepción de ingresos del custodio del Fondo de Funcionamiento.
8.- La UGI mantendrá lista de precios para la prestación del servicio, cuyos
aranceles serán estudiados de acuerdo a la naturaleza del ingreso y el
comportamientos inflacionario que exista en el país, en cuyo caso serán las
autoridades en Consejo de Facultad quienes determinen las actualizaciones
respectivas.
9.- El comprobante de ingresos deberá ser elaborado por triplicado con
numeración correlativa y contener los datos establecidos por El Servicio Nacional
Integrado de Administración Aduanera y Tributaria y las Providencias
administrativas establecidas para la emisión de facturas fiscales.
10.- El empleado de la Facultad procederá a la prestación del servicio aludido
en la Factura cuando el usuario le muestre su original.
11.- En caso de deterioro o errores en facturación, el funcionario receptor
deberá anular la misma y archivar original y copias al correlativo de factura que
custodia de acuerdo a las normativas dictadas por El Servicio Nacional Integrado de
Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT)
12.- El funcionario receptor de ingresos no podrá:
Aceptar cheques
Devolver el dinero por cualquier concepto
Modificar los precios de venta
13.- Los servicios serán estrictamente de contado, salvo contrataciones
especiales debidamente garantizadas.
14.- La UGI podrá proponer las modificaciones en el precio de los servicios
que considere necesarias y convenientes.
66
CO�TROL DE EGRESOS:
1.- Los egresos deberán corresponderse a las actividades propias de la UGI y
los proyectos que los causen y estar debidamente autorizados por el responsable de
la UCPIP respectiva.
2.- Con los ingresos generados por las UGI se podrán hacer las erogaciones
necesarias para su funcionamiento, el de la Facultad o Dependencia a la cual está
adscrita, tales como: mantenimiento y reparaciones de equipos, alquileres, servicios
básicos, insumos específicos y gastos generales, así como también adquisición de
mobiliario y equipo, y el pago de honorarios profesionales y/o servicios especiales
que estén referidos al personal directamente relacionado con el proyecto generador
del ingreso.
3.- La UGI podrá tener un Fondo Fijo de Caja Chica, de acuerdo a sus
necesidades, que se regirá por la normativa que rige a estos fondos en la Universidad
de Carabobo.
4.- Todos los egresos excepto aquellos realizados por caja chica deberán ser
realizados mediante cheques, previa emisión de una orden de pago, la cual debe ser
elaborada por el monto que resulte una vez efectuada la retención del Impuesto Sobre
La Renta (I.S.L.R.) y el Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.) que corresponda, según
la normativa vigente.
5.- Las compras de las UGI para adquisición de mobiliario o equipos tendrá
que hacerse de acuerdo a la Ley de Licitaciones vigente, al momento de realizar la
operación.
6.- Las UGI no podrán:
Suscribir contratos que impliquen compromisos financieros hasta tanto éstos
se aprueben por el Rector o Rectora de la Universidad de Carabobo.
67
Cancelar sueldos y salarios.
Dar préstamos personales.
Aceptar vales personales.
Cambiar cheques a terceras personas.
Comprar artículos suntuarios o superfluos.
Efectuar pagos por relaciones sociales (ver normas de austeridad).
Cancelar servicios de telefonía celular que excedan los límites establecidos de
acuerdo a las Normas de Austeridad para las Universidades Nacionales.
7.- Los gastos deben cancelarse con cargo a los recursos generados en el
ejercicio fiscal en que se causen y no deben diferirse, salvo en casos de
comprometidos
8.- Una vez originado el egreso, el responsable de la UGI como custodio
deberá elaborar un comprobante de Egreso (original y 2 copias) anexándole la factura
o recibo respectivo.
9.- Los comprobantes de egresos deberán contener la siguiente información:
Numeración Correlativa
Facultad
Dependencia
Fecha de elaboración del comprobante
Proveedor o beneficiario
68
Código
Partida específica
Cantidad
Costo
Concepto
Monto bolívares
Total bolívares
Identificación de la unidad
Firma del custodio y sello de la Unidad
10.- Toda emisión de cheque debe estar debidamente soportado por el
comprobante de egreso y por la factura o recibo que cumpla con las disposiciones del
SENIAT, en original debidamente cancelado, así como los comprobantes de
retenciones correspondientes.
11.- Todos los activos fijos comprados o asignados a la UGI deben reportarse
de inmediato a la Dirección o Coordinación Administrativa para el trámite de
inventario como bienes de la Universidad de Carabobo.
12.- El Cuentadante y el Custodio serán los responsables de que lo comprado
con los recursos disponibles de la UGI sea utilizado en el destino para el cual fue
adquirido.
69
RENDICIÓN DE CUENTAS:
1.- Cada UGI preparará por triplicado una relación de ingresos y egresos, la
cual mensualmente enviará (original y duplicado) a la UCPIP correspondiente,
conjuntamente con los comprobantes que soportan las operaciones.
Por otro lado presentará a la UCPIP un informe trimestral, el cual se realizará
en formato único, previamente establecido por la Universidad para tal efecto, que
incluya: actividades realizadas, resumen de ingresos y egresos por actividades y
planes para el próximo mes. Esta información será enviada aun cuando no hayan
desarrollado actividad alguna durante el trimestre.
2.- La Autoridad Universitaria o el Decano respectivo, a través de la UCPIP,
presentará al Vicerrectorado Administrativo informes semestrales sobre el
funcionamiento de las UGI, que les están adscritas, los cuales contendrán información
consolidada por la UCPIP.
El Vicerrectorado Administrativo tomará como criterio relevante para su
evaluación las actividades cumplidas de acuerdo con los planes establecidos, la
capacidad de recuperación de costos y de generación de ingresos.
3.- La Autoridad Universitaria o el Decano respectivo informará
semestralmente sobre los ingresos y egresos consolidados de las UGI a la Dirección
de Planificación y Programación Presupuestaria, a los fines de la correspondiente
afectación presupuestaria, así como la adecuada formulación y ejecución de los
ingresos generados.
4.- La relación de ingresos y egresos presentado por cada UGI deberá
contener la siguiente información:
Mes al que corresponde la rendición de cuenta
Fecha de elaboración
70
Número de Páginas
Unidad generadora
Despacho de la Autoridad Universitaria, Facultad o Dirección
Número del comprobante de ingresos con que se inició y finalizó el mes
Número de los depósitos, fechas y montos
Total ingresos
Egresos: Costos y otras erogaciones.
Monto Neto (Diferencia entre ingresos y egresos)
Observaciones
Nombre, firma y sello del custodio
5.- La UCPIP enviará al Departamento de Contabilidad de la Dirección de
Administración de la Universidad, el original de la relación de ingresos y egresos
conjuntamente con los comprobantes que soportan la información y archivará el
duplicado. El departamento de Contabilidad revisará la referida relación con sus
respectivos soportes y procederá al registro de las operaciones y al archivo de la
documentación.
6.- Las UCPIP deberán realizar las previsiones necesarias a objeto de
mantener en existencia los formularios requeridos para el funcionamiento de las UGI.
Fuente: Hernández, J. (2012)
71
4.- Información y Comunicación
En los trabajos de investigaciones (Hernández 2004; Vallejos 2004) son
congruentes con el Informe COSO; al respecto se menciona que es necesario revelar,
recopilar y comunicar la información relevante de un modo y en un plazo tal que
permitan a cada uno de los entes laborales asumir sus responsabilidades. Los
sistemas de información generan informes, que recogen información operacional,
financiera y la correspondiente al cumplimiento, que posibilitan la dirección y el
control de la empresa.
Dichos informes contemplan, no sólo, los datos generados internamente, sino
también información sobre incidencias, actividades y condiciones externas, necesaria
para la toma de decisiones y para formular informes financieros.
Por otra parte, se debe establecer una comunicación eficaz en el sentido más
amplio, lo cual implica una circulación multidireccional de la información, es decir
ascendente, descendente y transversal. La dirección debe transmitir un mensaje claro
a todo el personal sobre la importancia de las responsabilidades de cada uno en
materia de control. Los empleados deben comprender el papel a desempeñar dentro
del sistema de control interno, así como la relación existente entre las actividades
propias y las de los demás empleados.
Según Morao (2002), toda persona que conforme una organización deberá
disponer de mecanismos de comunicación y difusión de información que permita
intercambio oportuno, veraz y suficientemente transparente a objeto de ser
conocido, analizado y practicado por todos los entes que componen su estructura, de
manera que puedan ofrecer respuestas oportunas a los clientes internos y externos en
tiempo oportuno. La revelación suficiente de información que ayude a minimizar
dificultades de control interno, mejorarán sustancialmente las inconsistencias
producto de la misma.
72
Este componente es el bastión de mayor importancia para el éxito deseado,
por cuanto que su eficiente aplicación contribuirá satisfactoriamente a la difusión de
información veraz, en tal sentido y para complementar el Sistema de Control Interno
aunado al Ciclo de Inducción, se establece el Círculo del Sistema de Control Interno
COSO que consiste en la activación de MESA DE TRABAJO para consolidar
información académica financiera de manera de cubrir todos los elementos
pecuniarios y curriculares de la Unidades Generadoras de Ingresos de Postgrado de la
Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas de la Universidad de Carabobo.
En dicha herramienta se consolidan las operaciones principales del sistema
tratando el circuito como un principio de unidad que permita promover las
actuaciones establecidas en los manuales de procedimientos existentes con la
dinámica de acción sostenida que propone el Sistema de Control Interno COSO:
73
PLAN DE ACCIÓN PARA INCREMENTAR EFICIENCIAS DE LAS
OPERACIONES Y REVELACIÓN SUFICIENTE DE LAS UNIDADES
GENERADORAS DE INGRESOS DE LA FACULTAD DE CIENCIAS
JURÍDICAS Y POLÍTICAS DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO
Cuadro �º 12
Fuente: Hernández, J. (2012)
Programas y Proyectos
Académicos
Procedimientos
Administrativos de
Inscripción
Programas de
Solicitud,
Materiales y
Servicios
Contrataciones Docentes
y Logísticas Sistema de Nacional de
Compras
Aprobación Materias,
Publicación de Notas y
Aranceles
Supervisión y
Control del
proceso, Corrección
de Fallas
Puntos de Auditoria
Superados
Efectividad, Eficiencia y
Productividad
Punto de Reinicio Especificaciones del
Diseño
CÍRCULO DEL
SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
COSO
74
4. Supervisión
Según Cossio et al (2004) establecen que el Informe COSO, cuando indican
que resulta necesario realizar una supervisión de los sistemas de control interno,
evaluando la calidad de su rendimiento. Dicho seguimiento tomará la forma de
actividades de supervisión continuada, de evaluaciones periódicas o una combinación
de los dos anteriores. La supervisión continuada se inscribe en el marco de las
actividades corrientes y comprende unos controles regulares efectuados por la
dirección, así como determinadas tareas que realiza el personal en el cumplimiento de
sus funciones.
Según Morao (2002) concluye que los sistemas de control interno requieren
de evaluación supervisora que sea sustantivo para los mecanismos de control en
función a los aspectos financieros de la organización inherentes a auditorías y gestión,
de tal manera que la supervisión sea el ámbito primario de revisión como fuente
controladora de procesos. Sin menoscabo de los puntos neurálgicos del negocio.
La Facultad de la Universidad de Carabobo posee formatos establecidos para
validar la revelación suficiente de información bajo diversos formatos pre-
establecidos donde se detalla el personal que elaboró la información, quien lo revisa y
el supervisor que aprueba y/o asiente que la información es confiable y fidedigna.
No obstante, para evitar que la información oficial presente inconsistencias
que puedan vulnerar la veracidad de la misma, como consecuencias de errores de
forma, perniciosos para la eficiencia y eficacia de las operaciones que realiza la
Unidad Generadora de ingresos y considerados en los puntos de auditoría, se
utilizarán las técnicas que se establecen en el Ciclo de Inducción cuyo contenido
ofrecen mecanismos para detección de errores y técnicas de corrección de fallas, las
cuales también se refuerzan en las mesa de trabajo constituida el Circulo del Sistema
de Control Interno Coso.
75
De tal manera que se corrijan los puntos de auditoría de forma permanente,
mientras que al mismo tiempo se establecen circuitos dinámicos de autoevaluación
sostenida que permita la consignación de data veraz, clara, real, consistente y
comprobable; la cual redundará en mayor eficiencia y eficacia de operaciones y
excelente presentación de la información presentada.
76
CAPITULO VI
CO�CLUSIO�ES Y RECOME�DACIO�ES
Conclusiones
El Sistema de Control Interno Coso, se concibe como una herramienta
operativa de carácter integral que en su contexto no busca sustituir los
procedimientos normativos establecidos dentro de la Facultad de Ciencias Jurídicas y
Políticas para atender las actividades financieras de la Unidad Generadora de Ingresos
de Postgrado de la Universidad de Carabobo; sino contribuir sustancialmente a
mejorar eficazmente las actividades que se realizan, mediante la aplicación los
componentes significativos que posee el sistema de control interno planteado.
La dinámica que el sistema permite que se puedan corregir fallas de control
interno general dilucidadas en el Informe de Auditoría Interna aplicadas a la Unidad
Generadora de Ingresos de Postgrado concerniente a los movimientos ejecutados
durante el ejercicio fiscal 2011.
Implantar el sistema COSO redundará en mejorar la eficiencia de las
operaciones inherentes a dicha unidad, la eficacia se mantendrá durante el desarrollo
sostenido del sistema, cuyos efectos contribuirán a determinar las mejoras evidentes
sobre los puntos de auditoría levantados.
Para finalizar el control interno, de acuerdo con el Informe COSO, puede
ayudar a que una entidad consiga sus objetivos de rentabilidad y rendimiento y a
prevenir la pérdida de recursos. Puede ayudar a la obtención de información
financiera fiable.
77
También puede reforzar la confianza en que la empresa cumple con las leyes y
normas aplicables, evitando efectos perjudiciales para su reputación y otras
consecuencias. Puede ayudar a que una entidad llegue adonde quiere ir y evite
peligros y sorpresas en el camino.
Recomendaciones
Como recomendación prominente es de vital importancia para la consecución
del proyecto el sentido de pertenencia de las autoridades de la Facultad, tomando en
consideración que su participación activa contribuirá positivamente al estudio y
asignara un valor agregado adicional de fuerza primaria, toda vez que la línea de
mando de la cúspide influencia directamente a los participantes del proyecto.
No puede faltar para garantizar el éxito de la propuesta es que la información
de la expuesta en el plan de acción debe ser difundido para todo el personal de la
Facultad, estén involucrados o no, con la Unidad Generadora de Ingreso.
La real correspondencia efectiva de comunicación veraz entre las
dependencias y autoridades que intervienen en el desarrollo, mantenimiento y acción
de la Unidad Generadora de Ingresos de Postgrado.
Es imperativo tener muy en cuenta que el sistema sin la capacitación del
personal activo de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas de la Universidad de
Carabobo que intervienen en la Unidad Generadora de Ingresos es inoperante, por lo
cual no tendrá efecto alguno.
Debe existir comunicación constante entre el ámbito académico y el
financiero, ya que las deficiencias se presentan cuando se realizan actividades
divorciadas.
78
REFERE�CIAS
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81
A�EXOS
REPÚBLICA BOLIVARIA�A DE VE�EZUELA
El presente instrumento se realiza con el fin de establecer un análisis
verdadero de las inquietudes y realidades que presenta l
Jurídicas y Políticas de la Universidad de Carabobo con relación a la Unidad
Generadora de Ingresos, en tal sentido se diseña este cuestionario el cual es de
aplicación individual y anónima; a fin de respetar la opinión del participa
conservando la seguridad que su respuesta no influye bajo ningún caso sobre su
situación en la Institución.
A continuación encontrará una serie
de los casos, solo requieren de respuestas simples (Sí, No), y otras donde se necesita
de su apreciación (no es complicado) con una respuesta directa, por tal motivo se
agradece su valiosa colaboración para cont
posible.
Lea cuidadosamente las preguntas que encontrará a continuación y conteste
una solo respuesta para cada una.
si requiere de alguna consulta diríjase a la fa
favor conteste todas las preguntas formuladas.
1. ¿Conoce usted cuáles son los objetivos que persigue la Unidad Generadora de
Ingresos de Postgrado de la Facultad de Carabobo?
82
REPÚBLICA BOLIVARIA�A DE VE�EZUELA MI�ISTERIO DE EDUCACIÓ� SUPERIOR
U�IVERSIDAD JOSÉ A�TO�IO PÁEZ FACULTAD DE CIE�CIAS SOCIALES
ESCUELA DE CO�TADURÍA PÚBLICA
A�EXO “A”
Cuestionario
El presente instrumento se realiza con el fin de establecer un análisis
verdadero de las inquietudes y realidades que presenta la Facultad de Ciencias
Jurídicas y Políticas de la Universidad de Carabobo con relación a la Unidad
Generadora de Ingresos, en tal sentido se diseña este cuestionario el cual es de
aplicación individual y anónima; a fin de respetar la opinión del participa
conservando la seguridad que su respuesta no influye bajo ningún caso sobre su
situación en la Institución.
ontinuación encontrará una serie de preguntas sencillas que, en la mayorías
de los casos, solo requieren de respuestas simples (Sí, No), y otras donde se necesita
de su apreciación (no es complicado) con una respuesta directa, por tal motivo se
agradece su valiosa colaboración para contestar con la mayor honestidad y verdad
Lea cuidadosamente las preguntas que encontrará a continuación y conteste
una solo respuesta para cada una. Recuerde que el cuestionario es individual, así que
si requiere de alguna consulta diríjase a la facilitadora del material entregado. Por
favor conteste todas las preguntas formuladas.
1. ¿Conoce usted cuáles son los objetivos que persigue la Unidad Generadora de
Ingresos de Postgrado de la Facultad de Carabobo?
REPÚBLICA BOLIVARIA�A DE VE�EZUELA MI�ISTERIO DE EDUCACIÓ� SUPERIOR
ESCUELA DE CO�TADURÍA PÚBLICA
El presente instrumento se realiza con el fin de establecer un análisis
a Facultad de Ciencias
Jurídicas y Políticas de la Universidad de Carabobo con relación a la Unidad
Generadora de Ingresos, en tal sentido se diseña este cuestionario el cual es de
aplicación individual y anónima; a fin de respetar la opinión del participante
conservando la seguridad que su respuesta no influye bajo ningún caso sobre su
de preguntas sencillas que, en la mayorías
de los casos, solo requieren de respuestas simples (Sí, No), y otras donde se necesita
de su apreciación (no es complicado) con una respuesta directa, por tal motivo se
estar con la mayor honestidad y verdad
Lea cuidadosamente las preguntas que encontrará a continuación y conteste
que el cuestionario es individual, así que
cilitadora del material entregado. Por
1. ¿Conoce usted cuáles son los objetivos que persigue la Unidad Generadora de
83
SI ______ NO ________
2. ¿Conoce usted cuáles son todas las funciones que su cargo debe cumplir dentro de
la Unidad Generadora de Ingresos de Postgrado?
SI _______ NO ________
3. ¿Considera que el sistema de control interno de la Unidad Generadora de Ingresos
de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas presenta fallas?
SI _______ NO ________
4. ¿Considera que está claramente definida la línea de acción, procedimientos de
inscripción académicos-administrativos de la Unidad Generadora de Ingresos de la
Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas?
SI _______ NO ________
5. ¿Cree usted que mediante la implantación de un plan de acción para incrementar la
eficiencia de las operaciones de la Unidad Generadora de Ingresos de Postgrado
mejorará el sistema de control interno de la Facultad?
SI ________ NO ________
6. ¿Considera usted que el personal que labora con la Unidad Generadora de Ingresos
está debidamente capacitada para llevar a cabo las actividades establecidas por el
sistema de control interno de la Universidad de Carabobo?
SI _________ NO ________
7. ¿A su criterio, la información diseñada para la publicación de las ofertas
académicas posee elementos de control interno que faciliten a los participantes el
proceso de inscripción, ratificación y asistencia?
SI _________ NO ________
84
A�EXO “B”
CO�STA�CIA DE VALIDACIÓ�
Quien suscribe __________________________________, Cédula de
Identidad V- _________________. Especialista en ____________________ y
Licenciado (a) en ___________________________, hace constar lo siguiente:
Como facilitador he revisado el instrumento de recolección de datos de la
investigación titulada: PLA� DE ACCIÓ� PARA I�CREME�TAR LA
EFICIE�CIA Y REVELACIÓ� DE OPERACIO�ES FI�A�CIERAS E� LA
U�IDAD GE�ERADORA DE I�GRESOS E� LA FACULTAD DE CIE�CIAS
JURÍDICAS Y POLÍTICAS DE LA U�IVERSIDAD DE CARABOBO, CO�
BASE A LOS PU�TOS DE AUDITORÍA I�TER�A 2011.
Este instrumento fue comparado con los objetivos presentados por la
investigadora, una vez revisado se considera VÁLIDO, según los resultados que se
adjuntan a continuación.
En San Diego, a los 07 del mes de Enero del año 2013.
_______________________
Anexo Prueba de Validez del Instrumento Objetivos de la Investigación
85
PRUEBA DE LA VALIDEZ DEL I�STRUME�TO
Facilitador: _____________________________________
Participante: Jarleinis Hernández
Título del Trabajo de Investigación: Plan de acción para incrementar la eficiencia y
revelación de operaciones financieras en la unidad generadora de ingresos de la
facultad de Ciencias Jurídicas y políticas de la Universidad de Carabobo, con base a
los puntos de auditoria Interna 2011.
I�STRUME�TO DE VALIDACIÓ� DE CO�TE�IDO
ÍTEMS Redacción Pertenencia Correspondencia Observaciones
Adecuado Inadecuado Adecuado Inadecuado Adecuado Inadecuado
1
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5
6
7