Date post: | 24-Jan-2016 |
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Administración del tiempo
12. Administración del tiempo. 2
Necesidad de administrar el tiempo.Problemas y CausasOrganización¿Como conservar el equilibrio y
control?
12. Administración del tiempo. 3
Problemas y Causas
CoyunturaActitudesCausas del “stress”Algunas Soluciones.
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Coyuntura
Entorno tecnológicoCambios frecuentes ...necesidad de tiempo para responder
Economía mundialMenos barreras downsizing
» recortes de personal
EmpleoLogrado por habilidad... TécnicaMantenido por habilidad Organizativa
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Habilidades Organizativas:
Capacidades Comunicación
• Oral• escrita
Trabajo en equipo Control eficaz del
tiempo
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Actitudes
Pasiva: ir a remolque de los acontecimientos “stress”, no tengo
tiempo.
Activa: influir sobre el propio destino:Eficacia.Tengo tiempo.
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Síntomas del “stress”
Fase inicial nerviosismo, crisis de humor, inseguridad/
desconfianza dificultad incremental /
fatiga mental,
neuralgias, insomnio.
Fase aguda Hipersensibilidad, ansiedad, desjerarquización de
valores/ “Pasar” Depresión/Infarto/
Úlceras... Apatía, sensación de fracaso, quejas constantes
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Causas del “stress”, principales “quita tiempos”
Objetivos inalcanzables tratar de hacer
demasiado, perfeccionismo,..
Falta de planeación y organización personal
Falta de delegación eficaz
Tensiones del propio trabajo Descontrol de
interrupciones, Reuniones excesivas o
ineficaces comunicación defectuosa
(incapacidad de decir “NO”)
Exceso vida sedentaria.
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Algunas Soluciones.
VacacionesDeporteCambiar de actividadVerlo con perspectiva: DistanciarseNo dejarse llevar por sentimientos
negativosAdministración del tiempo
• Planificación y Organización personal.• Control de las interrupciones
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Organización
a) La lista de cosas que hacer (El inventario)
b) La matriz de prioridades.c) Identificar las horas más y menos
eficaces.d) La realidad del tiempo controlable.e) Usar un plan para organizarse.f) Vivir con el plan diario
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a) La lista de cosas que hacer ()El inventario.Origen de muchas urgencias de la
lista...Criterios de importancia.
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a) La lista de cosas que hacer: inventario de tareas.
Descripción Prioridad Tiempo
I mportante Urgente Estimado
Resolver la inundaciónde la oficina
SÍ SÍ Hacer Ya
Plan estratégiconuevos productos
SÍ NO Programar
... NO SÍ Delegar/ Org.
... NO NO No pasa nada
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a) Lista de cosas que hacer: Origen de muchas urgencias de la lista... 1. Tareas que encarga
el jefe. Ej.: Asigna 5 proyectos
y pide el 6º• Solución: Preguntar
2. Tareas impuestas por el sistema. Ej.: Llamadas de
clientes con quejas, ...• Solución: Reservar
tiempo, Organizar (núm. Errores)
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a) La lista de cosas ha hacer: Origen de muchas urgencias de la lista...3. Acciones derivadas de subordinados
Bola de nieve o bloqueo.• Solución: Comunicación
El rebote del problema• Solución:
– ¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué recomienda? Y ¿Por qué? ¡Hagalo!
– ¡Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado» Salvo falta de cualificación
4. Metas y actividades impuestas por uno mismo: 1h/día
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a) Lista de cosas que hacer: Criterios de importancia.
1) Principio de Paretoley 80:20
“lo más es menos y lo menos es más” La mayoría de las actividades son
simples y unas pocas:• Causan la mayoría de resultados• Son importantes
El 20% de asuntos nos dan el 80% del valor
El 20% de agencias venden el 80% del producto
El 20% de los clientes generan el 80% de quejas
2) Actividades que Añaden Valor En una fabrica:
Proceso Transporte Stock Esperas Inspección
Tare
as
Res
ulta
dos
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b) La matriz de prioridades.
Hacer “Ya” Planear a medio plazo Interrupciones: controlarlas Trivial: socializar
Tener la matriz a mano y actualizarla de vez en cuando.
Es clave haber acabado el día habiendo hecho .
No planear más de 6 actividades/día, lo normal 3, pero 1
Importancia
Mucha Poca
Urg
en
cia
Poca
M
uch
a
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c) Identificar las horas más(E) y menos
eficaces(D).E: Período del día que uno rinde más.
Para lo difícil, complejo / importanteD: Período del día que uno rinde menos
Leer periódico,abrir correoTelefonear InterrupcionesEntrevistas.
6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4
100%
-50%
+50%
PR
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HORA
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o 19
92
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d) La realidad del tiempo controlable.
Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días Permite identificar las interrupciones y tomar medidas. 5 preguntas clave:
• ¿Qué estoy haciendo,• ... que en realidad no es necesario hacer?• … que pudiera encargar a otras personas?• … que pudiera hacerse con más eficiencia?• … que hace perder el tiempo a otros?• ¿Qué hice en mis mejores horas?
Buscar la eficiencia: eliminar… y añadir propio/impte
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e) Usar un plan para organizarse.1) Preparar la lista de cosas que hacer.2) Delegue lo que corresponda.3) Considere sus horas E y D.4) considere su tiempo controlable.5) Elabore un plan diario.
• Según las prioridades y • consolidar tiempo en fracciones suficientemente
grandes.
6) Señalar las actividades terminadas7) Reprogramar las actividades no terminadas
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f) Vivir con el plan diario
“Ponerlo en práctica”Revisar la matriz de vez en
cuando.Programar pocas cosas extra (3)
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¿Como conservar el equilibrio y control?Equilibrio en la vidaControl de interrupcionesDelegarReuniones eficaces
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Equilibrio en la vida
1º) Identificar los aspectos importantes de la vida¿a qué dedico el tiempo?¿a qué debería dedicar el tiempo?
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Como mantener el equilibrio de su vida Social. Salud. Profesional. Educativa. Familiar. Espiritual. Personal. Económica. De diversión.
Cómo es
Cómo quiero que sea
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Equilibrio en la vida ...
2º) Efectuar cambios para mantener el equilibrio.
3º) Fijar metas para equilibrar el pastelProcedimiento para fijar objetivos
1. ¿Qué...? Declaración objetivos (especif.)2. ¿Por qué...? Razones (motivación)3. ¿Cuándo...? Fecha inicio/fin (tiempo)4. ¿Cómo...? Acciones requeridas/Camino
4º) Conecte las metas con el plan diario.
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Control de interrupciones
1º) Planificar el espacio de trabajoMesas en oficina: diagonalReloj pared: espaldaMobiliario: mínimo.
2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás se enteren cuando está ocupado.El 70% de las personas acatan las
señales.
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Control de interrupciones
3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las prioridades máximas.Pedir a alguien que atienda las
interrupciones (la hora 0)
4º) AnticiparseEn el café de la mañanavisitar, llamar….
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Control de interrupciones
5º) Comunicar con eficaciaPreguntar: ¿Por qué es tan importante?Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo,
¿qué puedes hacer por mi? Saber “decir NO”: ahora no puedo, pero…
(ofrecer alternativas)Saber terminar una conversación
– Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie, extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer
– si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie