XVII Curso Internacional de Crédito Educativo“Cálculo y Evaluación de Costos en Programas de Crédito Educativo”

El Papel del Presupuesto para

la Planeación y el Control

Regla Brito de Vargas

Cancún, México 4-8 de Octubre 2004

Presupuesto

● Plan Integrado y Coordinado

● Expresado en Términos Financieros

● Relaciona Operaciones y Recursos que forman parte de un Período determinado.

● Tiene el fin de lograr los objetivos fijados en la planeación estratégica.

Presupuesto

PRESUPUESTO

Operaciones Recursos

Planeación Estratégica

Términos Financieros

Período Período

Período Período

Objetivos Planeados

Principales Características y Elementos del Presupuesto

Plan

Lo que se trata de realizar.

Integrado:

Toma encuenta TODAS las áreas y actividades de la institución.

Coordinado:

Preparado conjuntamente y en armonía para varios de los departamentos.

Expresado en Términos Financieros:

Debe ser representado en la unidad monetaria.

Operaciones:

Determina Ingresos y Gastos detalladamente.

Recursos:

Se debe planear todo lo que será necesario para realizar los planes de operación.

Principales Características y Elementos del Presupuesto

Evolución del Presupuesto

Planeación

Plan Estratégico

Retroalimentación

Objetivos de largo plazo

Objetivos de corto plazo

Presupuestos

Operaciones:

Recuperaciones y Colocaciones

Control

Comparar los resultados

reales con los resultados planeados

Consideraciones Importantes

Los Presupuestos:

• Obligan a la Administración a planear para el futuro.

• Permiten que se tomen mejores decisiones.

• Establecen normas que pueden controlar el uso de los recursos de una entidad y motivar al personal.

• Sirven para comunicar los planes de la organización a cada empleado y coordinar sus esfuerzos.

Tipos de Presupuestos

El presupuesto maestro es un plan financiero extenso constituido por varios presupuestos departamentales y de actividades, ambos individuales.

Presupuesto

Maestro

Presupuesto de Operación

Presupuesto Financiero

Tipos de Presupuestos (Continuación)

• Los presupuestos de operación:

Relaciona las actividades que generan ingresos, los gastos que se producirán y su resultado final. Esta información debe de elaborarse en la forma mas detallada posible.

• Los presupuestos financieros:

Tienen que ver con las entradas y salidas de efectivo y con la posición financiera la cual incluye un presupuesto de efectivo y un presupuesto de adiciones de activos.

Relación de PresupuestosRecuperación de

Cartera & Préstamos

Presupuesto, colocación de cartera de prestamos

Presupuesto de ingresos x cartera

Presupuesto de ingresos x adm.

fondo de terceros

Costos financieros

Costos de reserves de carteras

Estado de resultados presupuestados

Presupuesto deefectivo

Balance presupuestado

Estado de flujos de efectivo presupuestados

Presupuesto de capital

Proyección de largo plazo

Presupuesto de gastos de personal

Presupuesto de desarrollo y capacitación

Presupuesto de gastos administrativos

Presupuesto de Tecnología &

Desarrollo

Informes Periódicos de Desempeño

Control Tiene el propósito fundamental de asegurar el cumplimiento de los objetivos, las metas y las normas de la institución.

El control tiene muchas facetas: Observación directa La expresión verbal Las políticas Los procedimientos Los informes de los resultados reales y los informes de

desempeño.

La Planificación y Control integral de Utilidades centra su atención en:

Los Informes de Desempeño y en su Evaluaciónpara determinar las causas tanto de los desempeños altamente satisfactorios como de los desempeños mediocres.

Informes Periódicos de Desempeño

Características de un Informe de Desempeño del Presupuesto

1. El desempeño se clasifica por las responsabilidades que se asignan.

– El informe debe ser exactamente de conformidad con la estructura organizacional.

– Debe formularse un informe de acuerdo con la autoridad y responsabilidades asignadas.

4. Se designan los conceptos que son controlables y los que no lo son. Estos dos grupos deben precisarse con claridad para que la medición sea clara y justa.

1. Se formulan informes oportunos.

– Para que el control sea eficaz, los informes de desempeño deben emitirse sobre una base mensual, semanal o, en algunos casos, diariamente.

– Debe ocurrir inmediatamente después de la identificación de las causas del problema.

– Para que sean útiles y efectivos, deben presentarse unos cuantos días después al fin del periodo .

– Cuanto más tiempo se aplace la acción de control, mayor será el efecto financiero desfavorable que se produzca.

Características de un Informe de Desempeño del Presupuesto

2. Se compara los resultados reales con los resultados planificados, mostrando la diferencia entre los mismos.

– Los informes de desempeño deben también llamar la atención hacia las posibles causas de las variaciones.

Características de un Informe de Desempeño del Presupuesto

Programado (1)

Ejecutado (2)

Absoluta(2-1)

Porcentual(2/1)

Programado(3)

Ingresos Operacionales 9,642,580 8,545,787 (1,096,794) 88.6% 9,642,580 Donaciones - - - 0.0% - Financieros 1,124,901 1,257,657 132,756 111.8% 1,124,901 Extraordinarios 40,500 - (40,500) 0.0% 40,500 Otros 1,544,802 1,354,675 (190,127) 87.7% 1,544,802 Total (1) 12,352,783 11,158,118 (1,194,665) 90.3% 12,352,783

Gastos Generales y Administrativos: Servicios Personales 2,830,036 2,370,505 (459,530) 83.8% 2,830,036 Servicios no personales 949,611 843,660 (105,951) 88.8% 949,611 Materiales y Suministros 81,250 96,858 15,608 119.2% 81,250 Provisiones 513,207 515,163 1,956 100.4% 513,207 Aportes 207,000 207,000 - 100.0% 207,000 Otros 1,749,470 1,629,623 (119,847) 93.1% 1,749,470 Subtotal (2) 6,330,574 5,662,809 (667,764) 89.5% 6,330,574 Imprevistos 290,868 - (290,868) 0.0% 290,868 Resultados (1-2) 6,022,210 5,495,309 (526,901) 91.3% 6,022,210

Financieros 2,029,626 376,031 (1,653,595) 18.5% 2,029,626 Total (3) 8,651,068 6,038,840 (2,612,228) 69.8% 8,651,068

Resultados (1-3) 3,701,715 5,119,278 1,417,563 138.3% 3,701,715

DetalleMES VARIACION ACUMULADO AL

FUNDACION PARA LA ENSEÑANZA, INC. (FUDES)

Programados del mes y acumulados al 31 de Julio 2002Valores $

Implantación de Seguimiento

• El seguimiento es parte importante del control eficaz.

– Los informes de desempeño se basan en las responsabilidades asignadas, que constituyen el soporte de la actividad de seguimiento.

• Las variaciones en desempeño del presupuesto son efectos (los resultados).

Hay que dar prioridad al análisis para determinar las causas que determinaron las variaciones en el desempeño tanto favorables como desfavorables.

Implantación de Seguimiento

• En el caso de que las variaciones en el desempeño sean desfavorables:

– Una vez identificadas las causas básicas (y no los resultados) debe escogerse una alternativa para la acción correctiva, implementándose de inmediato.

• Si se trata de variaciones favorables:

– Deben identificarse también las causas subyacentes.

– Este caso rara vez requiere de la acciones correctivas

Implantación de Seguimiento (Continuación)

Las causas fundamentales de las variaciones a menudo aportan información valiosa para manejar la eficiencia y para desarrollar reforzamiento positivos en las operaciones.

A esto se le denomina “transferencia del éxito”.Debe haber particular atención a las acciones pasadas de seguimiento para:

3) Determinar la efectividad de las anteriores acciones correctivas y,4) Proporcionar una base para mejorar los futuros procedimientos de planificación y control.

Tiempos del Proceso de Planificación

• El presupuesto maestro se prepara para período de un año dividido en presupuestos trimestrales y mensuales.

– El uso de periodos más cortos permite que se comparen los datos reales con los datos presupuestados conforme pasa el año, para poder hacer correcciones en forma oportuna.

– De esta forma es menos probable que los problemas se vuelvan demasiado graves.

Tiempos del Proceso de Planificación (Continuación)

Sucesos imprevistos

• Algunas organizaciones experimentan condiciones que hacen que les resulte inconveniente planificar adentrándose demasiado lejos en el futuro y es por eso que pueden recurrir a la Planificación Continua de Utilidades.

Ventajas de los Presupuestos

• Presiona para que la alta gerencia defina adecuadamente los objetivos básicos.

• Propicia que se defina una estructura organizacional adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada una de las partes que integran la organización.

• Incrementa la participación de los diferentes niveles de la organización.

• Facilita la utilización óptima de los diferentes insumos.

Ventajas de los Presupuestos (Continuación)

• Obliga a hacer un auto-análisis periódico.

• Facilita el control administrativo.

• Es un reto para ejercitar la creatividad y criterio profesional, a fin de mejorar la organización.

• Ayuda a lograr mejor eficiencia en las operaciones.

Limitaciones

Están basados en estimaciones.

Su ejecución no es automática, se necesita que el elemento humano comprenda su importancia.

Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administración. Es una herramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido, y no para entrar en competencia con ella.

Advertencia

STOP STOP