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PROCEDIMIENTO DE
CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
Versión: 4 Contrato 553 de 2008 Página 1 de 12
Confidencial
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL / Procedimiento de Correspondencia y Archivo
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIÓN SNR
Versión 004
INSTRUCTIVO DEL PROCESO MISIONAL
Versión: 4 Contrato 553 de 2008 Página 2 de 12
Confidencial
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL / Procedimiento de Correspondencia y Archivo
CONTROL DE VERSIONES
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN AUTOR
03 de julio de 2009 1 Creación. Grupo Base IRIS
DOCUMENTAL ASD
VERSIÓN SNR.
16 de julio de 2009 2 Adecuación de Formato,
Depuración de Contenido y Ajustes
de Ordenación.
Grupo Base IRIS
DOCUMENTAL ASD
VERSIÓN SNR.
21 de Julio de 2009 3 Modificación completa al
Instructivo de Preparación y
Alistamiento
Grupo Base IRIS
DOCUMENTAL ASD
VERSIÓN SNR.
23 de julio de 2009 Revisión Control de Calidad Departamento de Control
de Calidad grupo
empresarial ASD
27 de julio de 2009 4 Inclusión de Aporte de Control de
Calidad
Grupo Base IRIS
DOCUMENTAL ASD
VERSIÓN SNR.
INSTRUCTIVO DEL PROCESO MISIONAL
Versión: 4 Contrato 553 de 2008 Página 3 de 12
Confidencial
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL / Procedimiento de Correspondencia y Archivo
CONTENIDO
1. PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO EN EL SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL ....................................................................................................................... 4
1.1. OBJETIVO: .................................................................................................................... 4
1.2. ALCANCE ...................................................................................................................... 4
2. PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONCENCIA ......................................................................... 5
2.1. PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA ................................................. 5
2.2. PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA ENVIADA ................................................. 7
2.3. PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA INTERNA .................................................. 9
2.4. PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO ................................................................................. 10
3. REFERENCIAS ....................................................................................................................... 12
4. REGISTROS ........................................................................................................................... 12
5. GLOSARIO ............................................................................................................................ 12
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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL / Procedimiento de Correspondencia y Archivo
1. PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO EN EL SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIÓN SNR.
1.1. OBJETIVO:
Establecer a nivel Institucional la interacción y uso adecuado del Sistema de Gestión
Documental IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIÓN SNR, para ejecutar el proceso de
correspondencia acorde a las actividades propias de los funcionarios y contratistas
de las Oficinas de Registro e Instrumentos Públicos.
1.2. ALCANCE
Aplica a todos las comunicaciones oficiales que se reciben, distribuyen, tramitan,
producen y consultan, inicia con la recepción de la correspondencia que llega por
los diferentes medios (Courier, personal y fax) y termina con la imagen disponible
en el sistema de archivo para consulta por parte de los funcionarios y contratistas
de la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO y de las OFICINAS DE
REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS (ORIP)
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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL / Procedimiento de Correspondencia y Archivo
2. PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONCENCIA
2.1. PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
ITEM RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
1
Radicador
Se ingresa a IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR con perfil de Radicador
Instrucción de inicio a sesión de IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR.
2
Radicador
Verifica que los documentos estén dirigidos a la
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
N/A
3
Radicador
Recepciona la correspondencia que llega por
diferentes medios tales como: personal, fax,
Courier, correo electrónico.
N/A
4
Radicador
Radica la correspondencia recepcionada
ingresando los datos, tales como: código,
referencia, envío, asunto, de, para, folios, vía,
prioridad, tipo y estado, los cuales son
obligatorios y si en algún caso el documento no
cuenta con esa información, por ejemplo
referencia se llena con un carácter.
Instructivo de radicación en IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR
5
Radicador
Se imprime rótulo con el número de radicado
asignado por IRIS y se adhiere al documento
que corresponde para el usuario y de archivo.
Se imprime original y una copia. (Promedio estándar).
Instructivo de radicación en IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR.
6
Preparador
Los documentos radicados son trasladados al
puesto de preparación.
N/A
7
Preparador
Se preparan los documentos para pasar al
proceso de escaneo.
Instructivo de preparación y
alistamiento de documentos
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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL / Procedimiento de Correspondencia y Archivo
8
Preparador
Los documentos preparados pasan al puesto de
escaneo.
N/A
9
Digitalizador
Los documentos son escaneados y pasan al
proceso de indexación
Instructivo de Digitalización IRIS
DOCUMENTAL ASD VERSION SNR
10
Indexador
Se procede a indexar los campos necesarios
para asociar la imagen y crear el expediente.
Instructivo de Tipificación e
Indexación IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR
11
Funcionario
Crea el expediente y se llena los siguientes
campos: unidad administrativa, dependencia,
nombre, fecha de apertura, tabla de retención,
estado y estado documental.
Instructivo de creación de
expediente IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR
12
Preparador
Los documentos ya digitalizados se entregan
para que sean armados.
N/A
13
Preparador
Armado de documentos
Instructivo de preparación y
alistamiento de documentos
14
Preparador
Digitalizados y armados los documentos, se
distribuyen electrónicamente y el físico va al
Archivo.
N/A
14.1
Preparador
Documento Físico: Se trasladan los documentos
radicados y digitalizados al archivo de gestión
centralizado, para ser integrados a su
expediente, o a la creación del mismo.
Instructivo de preparación y
alistamiento de documentos
14.2
Radicador
Documento Electrónico: El documento se
distribuye automáticamente cuando se culmina
la digitalización y la indexación correspondiente.
N/A
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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL / Procedimiento de Correspondencia y Archivo
2.2. PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA ENVIADA
ITEM RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
1
Funcionario SNR
Selecciona el preformato que aplique para
generar el documento que necesite para
enviar, producido el documento se imprime
para firma.
Generación de Respuesta por
Buzón y Generación de Respuesta
por Enviada
2
Funcionario SNR
y Funcionario
Correspondencia
Enviada
Se ingresa los datos envío, folios, vía,
prioridad, tipo y estado.
Generación de Respuesta por
Buzón y Generación de Respuesta
por Enviada
3
Funcionario SNR
Se entrega el documento a central de envíos.
N/A
4
Funcionario
Correspondencia
Enviada
Central de Envíos recibe los documentos y
revisa que los datos coincidan con el
documento físico.
Instructivo de Radicación de Salida
5
Funcionario
Correspondencia
Enviada
Se indexa el número de guía con el cual va a
salir el documento y el peso aproximado del
sobre o paquete.
Instructivo de Radicación de Salida
6
Funcionario
Correspondencia
Enviada
Se imprime el rotulo con el número de
radicado de salida asignado por IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR y se adhiere
al documento que corresponde. Se imprime
original y una copia (promedio estándar).
Instructivo de Radicación de Salida
7
Funcionario
Correspondencia
Enviada
Se escanea el documento en la misma ventana
donde se encuentran los datos
correspondientes
Instructivo de Radicación de Salida
8
Funcionario
Correspondencia
Enviada
Se imprime planilla para la imposición de
envíos con los datos de los documentos para
enviar.
N/A
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9
Funcionario
Correspondencia
Enviada
El documento original se entrega al Courier
asignado para su respectivo envío
N/A
10
Empresa de
Correspondencia
La empresa de correspondencia verifica los
datos del sobre con la planilla para la
imposición de envíos.
N/A
10.1
Funcionario SNR
Preparador
Documento Físico: Se trasladan los
documentos con radicado de salida y
digitalizados al archivo de gestión centralizado,
para ser integrados a su expediente, o a la
creación del mismo.
Instructivo de Archivo “Creación de Expediente”
10.2
Funcionario
Correspondencia
Enviada
Documento Electrónico: El documento se
almacena automáticamente cuando se
culmina el escaneo y la indexación
correspondiente.
N/A
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2.3. PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA INTERNA
ITEM RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
1
Funcionario SNR
Selecciona el preformato que aplique para
generar el documento que necesite para
enviar, producido el documento se imprime
para firma.
Generación de respuesta por
buzón
2
Funcionario SNR
Se ingresa los datos envío, de, para, folios, vía,
prioridad, tipo y estado.
Generación de respuesta por
enviada
3
Funcionario
Se entrega el documento a central de envíos.
N/A
4
Funcionario
Correspondencia
Enviada
Central de Envíos recibe los documentos y
revisa que los datos coincidan con el
documento físico
Instructivo de Radicación de Salida
5
Funcionario
Correspondencia
Enviada
Se imprime el rotulo con el número de
radicado de interno asignado por IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR y se adhiere
al documento que corresponde. Se imprime
original y una copia (promedio estándar).
Instructivo de Radicación de Salida
6
Funcionario
Correspondencia
Enviada
Se digitaliza el documento en la misma
ventana donde se encuentran los datos
correspondientes
Instructivo de Radicación de Salida
7
Preparador
Documento Físico: Se trasladan los
documentos con radicado de interno y
digitalizados al archivo de gestión centralizado,
para ser integrados a su expediente, o a la
creación del mismo.
Instructivo de Preparación y
Alistamiento
8
Funcionario
Correspondencia
Enviada
Documento Electrónico: El documento se
distribuye automáticamente cuando se
culmina el escaneo y la indexación
correspondiente.
Instructivo de Radicación de Salida
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Versión: 4 Contrato 553 de 2008 Página 10 de 12
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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL / Procedimiento de Correspondencia y Archivo
2.4. PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
ITEM RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
1
Funcionario SNR
Archivo
Identificar la documentación de Gestión,
recibido de correspondencia.
Verifica según planillas y acepta o
rechaza el ingreso de los
documentos.
2
Funcionario SNR
Archivo
Identifica acorde al sistema a que Serie,
Subseríes y expediente corresponde
Instructivo de Archivo “Creación de Expediente” IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR
3
Funcionario SNR
Archivo
Clasifica los documentos previamente
identificados y los Ordena.
Agrupa los documentos
clasificados.
4
Funcionario SNR
Archivo
Abre una unidad nueva de almacenamiento
física o busca la unidad de almacenamiento
correspondiente y la actualiza
Registra la nueva unidad e ingresa
los documentos o Intercala los
documentos entrantes
5
Funcionario SNR
Archivo
Describe los documentos
Actualiza los inventarios
6
Funcionario SNR
Archivo
Ubica en su lugar la unidad de
almacenamiento física creada o actualizada
Asigna /reasigna ubicación
topográfica física y la registra en la
Instructivo de Archivo “Préstamo” IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIÓN SNR.
7
Funcionario SNR
Archivo
Verificar autorización de consulta, genera el
permiso temporal de acceso, al expediente
electrónico solicitado.
Registra la consulta, Ingresa
permiso temporal,
8
Funcionario SNR
Archivo
Verifica autorización de la solicitud de
consulta, ubica el expediente, y el afuera,
entrega el expediente físico solicitado.
Instructivo de Archivo “Préstamo”
IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIÓN SNR y un afuera en el expediente
físico.
INSTRUCTIVO DEL PROCESO MISIONAL
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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL / Procedimiento de Correspondencia y Archivo
9
Funcionario SNR
Archivo
Efectúa control de prestamos
Consulta registros.
10
Funcionario SNR
Archivo
Recibe y descarga los prestamos
Instructivo de Archivo “Préstamo”
IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIÓN SNR y un retira el afuera en el
expediente físico
11
Funcionario SNR
Archivo
Ubica en su lugar la unidad de
almacenamiento física devuelta.
12
Coordinador del
Grupo de
Archivo y
Correspondencia
Efectúa Transferencia primaria acorde a la TRD
al Archivo Central
Selección, inventario y FUID
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Confidencial
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL / Procedimiento de Correspondencia y Archivo
3. REFERENCIAS
• Modelo de Programa de Gestión Documental
• Normatividad vigente.
• Resoluciones y Circulares Internas vigentes.
• Tablas de Retención Documental de la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y
REGISTRO.
4. REGISTROS
• Instructivo de radicación
• Instructivo de generación de respuesta por buzón
• Instructivo de generación de respuesta por enviada
• Instructivo de radicación de salida
• Instructivo de archivo “Creación de Expediente”
5. GLOSARIO
Ver glosario del Manual de Procedimientos.