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1
AUDITORÍA OPERATIVA DE RECURSOS HUMANOS
presentado por el
Instituto de Auditores Internos de ArgentinaBuenos Aires – Argentina
Junio 2005
presentado por el
Instituto de Auditores Internos de ArgentinaBuenos Aires – Argentina
Junio 2005
2
Instituto de AuditoresInternos de Argentina
Facilitador
Licenciado Daniel Codner
3©© Derechos reservados por el instructor . Seminario preparado para el Instituto de Auditores Internos de Argentina – Buenos Aries - Argentina
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Aclaración:
©© Todos los derechos reservados. No está permitida la Todos los derechos reservados. No está permitida la reproducción parcial o total del material de este curso, ni su reproducción parcial o total del material de este curso, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares de los derechos. Si bien este y por escrito de los titulares de los derechos. Si bien este seminario ha sido concebido para difusión y promoción en el seminario ha sido concebido para difusión y promoción en el ámbito de la profesión a nivel mundial, previamente deberá ámbito de la profesión a nivel mundial, previamente deberá solicitarse una autorización por escrito y mediar la debida solicitarse una autorización por escrito y mediar la debida aprobación para su uso.aprobación para su uso.
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Afiliado a
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA
ADEMAS DE LA ADECUACION DE LOS SUPUESTOS, OBJETIVOS, PRESUPUESTOS Y POLITICAS DADAS POR LA ALTA DIRECCION PROPONGO QUE SE VERIFIQUE LA EFICIENCIA DEL HACER, PARA LO QUE NO SE DEBE PERDER DE VISTA LO SIGUIENTE
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OBSTACULOS PARA LA OBTENCIÖN DE CALIDAD
EL NO SABER
1. Capacitacion
2. Objetivos
3. Comunicacion
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NO DIRIGIR BIEN
1. Participacion
2. Delegacion
3. Autocontrol
4. Confianza
5. Responsabiidad
6. cooperacion
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NO QUERER HACER BIEN LAS COSAS
1. Motivacion
2. Liderazgo
3. Sinergia
4. Clima laboral/organizacional
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CHCH
ProcesosInternos
ProcesosProcesosInternosInternos
+Calidad
++CalidadCalidad
ClientesClientesClientes+
Satisfacción++
SatisfacciónSatisfacción
MEJORES VENTAS
MEJORES MEJORES VENTASVENTAS
RESULTADOSFINANCIEROSRESULTADOSRESULTADOSFINANCIEROSFINANCIEROS
Inventariode RH
InventarioInventariode RHde RH
Evaluaciónde Clima
EvaluaciónEvaluaciónde Climade Clima
Descripciónde Puestos
DescripciónDescripciónde Puestosde Puestos
EncuestaSalarial
EncuestaEncuestaSalarialSalarial
EvaluaciónDesempeñoEvaluaciónEvaluaciónDesempeñoDesempeño
DiseñoDiseño
PerfilPerfil
ResponRespon--sabsab..
AlcanceAlcance
ConocConoc..
ExperienExperien--ciacia
SatisfacciónSatisfacción
MotivaciónMotivación
AlineaciónAlineación
CompromisoCompromiso
Equidad Equidad internainterna
CompetitiviCompetitivi--dad externadad externa
RetenciónRetención
CostoCosto
Competencias Competencias poseidasposeidas
Competencias requeridasCompetencias requeridas
PotencialPotencial
DesarrolloDesarrollo
EdadEdad
AntigüedadAntigüedad
PosiciónPosición
DistribuciónDistribución
EstudiosEstudios
ExperienciaExperiencia
GESTION DEL CAPITAL HUMANOGESTION DEL CAPITAL HUMANO
ProductividadProductividad
Mejora Mejora contínuacontínua
Producción J ITProducción J IT
CostosCostos
Trabajo en equipoTrabajo en equipo
Calidad atenciónCalidad atención
Calidad servicioCalidad servicio
Plazo entregaPlazo entrega
GarantíasGarantías
Servicio post ventaServicio post venta
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EVITABLES (se eliminan mediante medidas adecuadas)
INEVITABLES
RESIDUALES (fallo humano) ..........................
FIABILIDAD
FORMAL
Riesgos
Totales
No se presentan
Sí se presentan 25%
75%
10%
90%
PERDIDAS
REALES
Pérdidas Económicas
Números de casos
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Los errores que generan productos o servicios de mala calidad son errores humanos discriminables en tres categorías:
Errores Técnicos:
... en el planeamiento del proyecto
... en la fabricación de los materiales
Durante la ejecución ...
... en el uso
... en el mantenimiento
Errores de Gestión:
... en la definición de responsabilidades.
... en la información
... en las comunicaciones.
... en la contratación.
Errores Personales:
... por falta de información.
... por falta de motivación.
... por negligencia.
... por exceso de confianza intencionales
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EMPLEADOS / OBREROS
RECUROS HUMANOS
CAPITAL HUMANO
CAPITAL INTELECTUAL
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Afiliado a
Estas potenciales insatisfacciones son conocidas como factores de higiene o factores de mantenimiento en el trabajo, porque su presencia es necesaria para un razonable nivel de satisfacción en los empleados, esto es, para ser mantenidos.
Su ausencia causa malestar, pero su aumento continuo, no necesariamente provoca un incremento en la motivación.
Hay 8 factores de mantenimiento:
1. Políticas de la compañía y administración.
2. Supervisión técnica.
3. Relaciones interpersonales con los subordinados.
4. Salarios.
5. Seguridad.
6. Vida personal.
7. Condiciones de trabajo.
8. Estatus
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Otro grupo de condiciones de trabajo opera primariamente para construir fuertes motivaciones y alta satisfacción en el trabajo. Su ausencia sin embargo, raramente promueve insatisfacciones o desagrados, estas condiciones son conocidas como factores motivacionales, motivadores o satisfactores.
Los estudios de Herzberg revelaron seis factores motivacionales:
1. Logro.
2. Reconocimiento.
3. Progreso o Avance.
4. El trabajo en sí mismo.
5. Posibilidad de crecimiento.
6. Responsabilidad.
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EL PARADIGMA SISTEMA
SISTEMA ORGANIZACIÓN
INTERACCIÓN
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ORDEN DESORDEN
INTERACCIÓN ORGANIZACIÓN
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ALGUNAS DEFINICIONES SISTEMICAS
Sistema es el conjunto de partes que interactuan de manera tal que todas influyen sobre las otras y en cuya interaccion adquieren sentido en el cual el todo será más que la suma de las partes.
Subsistema es una unidad de interaccion identificable con identidad propia dentro de un sistema
Estructura es la parte invariante de un sistema Organizacion es la manera en que estan
distribuidas las partes de un sistema y que determina las interacciones
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ORDEN:
ESTABILIDAD
CONSTANCIA
REGULARIDAD
REPETICIÓN
ESTRUCTURA
ORDEN: ESTRUCTURA QUE ORGANIZA
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DEFINICIONES DE ORGANIZACION EN GENERAL
ES UN CONJUNTO DE RELACIONES Y REGULACIONES INTERNAS QUE
PRESERVAN LA AUTONOMIA DEL SISTEMA Y ASEGURAN SU
CONTINUIDAD
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UNA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PUEDE SER DIVIDIDA EN 3 DOMINIOS
1. DE LAS RELACIONES ENTRE LOS PARTICIPANTES
2. PROPOSITOS
3. CAPACIDADES EXISTENTES
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CADA UNO DE LOS DOMINIOS DEFINIDOS A SU VEZ TIENE
1. UNA LOGICA
2. UN LENGUAJE
3. MODO TECNOLOGICO
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ORGANIZACIÓN ES:
ESFUERZO COORDINADO
OBJETIVOS COMUNES
DIVISIÓN DEL TRABAJO
JERARQUÍAS O AUTORIDAD FUNCIÓN INTEGRADORA
Definimos Organización como: la coordinación planificada de las actividades de un grupo para procurarse el logro de objetivos explícitos y comunes por medio de la división del trabajo y funciones a través de una jerarquía de autoridad y responsabilidad
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Afiliado a
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Afiliado a
Sistema 1. Sistema autoritario y fuerte. Consiste en un ambiente de desconfianza hacia los subordinados, en el que hay poca comunicación y se hace énfasis en recompensas o castigos ocasionales. Las decisiones están centralizadas en la cúpula de la organización.
Sistema 2. Sistema autoritario benévolo. Consiste en un clima de confianza condescendiente (típica del amo hacia el esclavo) en el que hay poca comunicación, castigos potenciales, poca interacción humana y algunas decisiones está centralizadas, y se basan en prescripciones y rutinas.
Sistema 3. Sistema participativo consultivo. Consiste en un ambiente en el que hay más confianza, aunque todavía no es total. Existen algunas recompensas, hay interacción humana moderada, pequeña vinculación individual y una apertura relativa de directrices, y permite que se tomen ciertas decisiones en la base de la organización.
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Afiliado a
ESTRUCTURA
ESTRATEGIA
CUADROS
JERÁRQUICOS
OBJETIVOS
SISTEMAS
ESTILO DE CONDUCCIÓN
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Afiliado a
ESTRUCTURA
VALORES
COMPARTIDOS
SISTEMAS
ESTILO
PERSONAL
HABILIDADES
ESTRATEGIA
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Afiliado a
ATRIBUTOS DE LAS MEJORES EMPRESAS
1. PREDISPOSICIÓN PARA LA ACCIÓN
2. ACERCAMIENTO AL CLIENTE
3. AUTONOMÍA Y ESPÍRITU EMPRESARIAL
4. PRODUCTIVIDAD POR EL PERSONAL
5. MOVILIZACIÓN ALREDEDOR DE UN VALOR CLAVE
6. ZAPATERO A TUS ZAPATOS
7. ESTRUCTURA SIMPLE Y POCO PERSONAL
8. FLEXIBILIDAD Y RIGOR SIMULTÁNEOS
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Afiliado a
Eficiencia: utilizar recursos como se hace.
Eficacia: alcanzar resultados y objetivos, para que se hace y que se persigue, que se logra.
Estrategia: arte de dirigir.
Táctica: como se distribuye para obtener un fin.
OBJETIVOS
ESTRATEGIAS
POLÍTICAS
REGLAS Y PROCEDIMIENTOS
ACCIÓN
RESULTADOS
EFICIENCIA EFICACIA
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Afiliado aSelf-Concept
Trait
Motive
Skill
Knowledge
Hidden
Visible
The ice Model Skill
Self - Concept
Trait
Motive
Attitudes,
Values
Knowledge
Surface: Most easy develop
Core Personality:
Most difficult to develop
MODELO DE SPENCER & SPENCER
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Afiliado a
RECLUTAMIENTO
SELECCIÓN
INTEGRACIÓN
INVESTIGACIÓN DE MERCADO DE
RECURSOS HUMANOS
ALIMENTACIÓN
DE
RECURSOS HUMANOS
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Afiliado a
ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE
CARGOS
PLANEACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
PLAN DE CARRERAS
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
APLICACIÓN
DE
RECURSOS HUMANOS
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Afiliado a
PLAN DE BENEFICIOS SOCIALES
HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL
TRABAJO
RELACIONES LABORALES
ADMINISTRACIÓN DE SALARIOS
MANTENIMIENTO
DE
RECURSOS HUMANOS
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Afiliado a
CAPACITACIÓN
DESARROLLO
DE
RECURSOS HUMANOS
DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
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Afiliado a
BASE DE DATOS
SISTEMA DE INFORMACIÓN
AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS
CONTROL
DE
RECURSOS HUMANOS
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Afiliado a
ES EL EXAMEN DE LA GESTION DE LOS RRHH CON EL PROPOSITO DE EVALUAR LA EFICIENCIA Y EFICACIA DE LA UTILIZACION Y APLICACIÓN DE LOS RECURSOS, EN FUNCION DE LAS METAS FIJADAS, POR LAS DEFINICIONES DE LA ALTA DIRECCION, TANTO EN LOS RESULTADOS ECONOMICOS, COMO EN LOS SOCIALES, CUIDADO DE LAS CORE COMPETENCES DEFINIDAS Y APLICACION DE TODOS LOS RECURSOS EN FUNCION DE LA MISION Y DE LA VISION DE LA EMPRESAVamos a seguir a Chiavenato (ver bibliografia) en cuanto a los items a ser tomados en cuentaHaremos enfasis en los puntos que nos parecen fundamentales para poder entenderComo funciona el Area y para comprender que en esta esta el Alma de laorganizacion,.
DEFINICION DE AUDITORIA OPERATIVA DE RECURSOS HUMANOS
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Afiliado a
ITEMS A SER TOMADOS EN CUENTA
Analisis y descripcion de cargos
1. Especificaciones de los cargos
2. Cuestionarios de personal y tablas de requisitos
3. Costos del analisis de cargos
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RECLUTAMIENTO1. Aplicacion de los cuestionarios de
solicitud de empleos y check lists2. Numeros de candidatos por fuentes3. Anuncios4. Otros5. Costo de reclutamiento por fuente o
medios
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Afiliado a
SELECCION Y COLOCACION
1. BASES PARA LA SELECCION (requisitos)
2. Registro de seguimiento y desarrollo
3. Legajos personales
4. Costos de entrevistas y seguimiento
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Afiliado a
ENTRENAMIENTO
1. Numero de empleados entrenados por clases de entrenamiento
2. Grados y resultados del entrenamiento
3. Costo por capacitacion
4. Costo por empleado
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Afiliado a
PLANES DE PROMOCIONES
1. Por Area
2. Por nivel
3. Costos de evaluaciones
4. Premios y estimulos
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Afiliado a
CLIMA LABORAL
1. Actos disciplinarios y medidas aplicadas
2. Incidentes y conflictos
3. Accidentologia
4. Nivel de estres
5. Indicadores de salud
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SALUD Y SEGURIDAD1. Numero de visitas medicas2. Enfermedades por tipo3. Dias perdidos por enfermedad4. Registros de accidentes por frecuencia,
tipo, sector etc (ver más adelante)5. Planes de contigencia6. Planes de prevensión7. Examen medico obligatorio de ley y ART
(ver mas adelante)
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CONTROL DE PERSONAL
1. Registro de empleados
2. Ecuaciones cantidad/dias/horas
3. Rotacion del personal
4. Planes de promocion
5. Adecuacion a normas legales y sindicales
6. Deteccion de disfunciones
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ADMINISTRACION DE SALARIOS
1. Datos de los pagos efectuados
2. Composicion de los mismos
3. Verificacion con organigrama
4. Equilibrio y criterios de equidad
5. Aportes, contribuciones y demas temas de la seguridad social
6. Verificacion de tiempos y formas
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RELACIONES SINDICALES
1. Listado de sindicalizados
2. Convenios colectivos vigentes
3. Situaciones especiales
4. Asesoramiento juridico
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ORGANIGRAMA
EL ORGANIGRAMA ES LA REPRESENTACION GRAFICA
SIMPLIFICADA DE LA ESTRUCTURA FORMAL DE HA ADOPTADO UNA
ORGANIZACION
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HAY DIFERENTES FORMA DE MOSTRAR EL ORGANIGRAMA
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LO QUE PERMITE DETECTAREL ORGANIGRAMA
FALLAS DE CONTROL INTERNO (Falta de controles cruzados o de incompatibilidades que hacen a la seguridad)
DEPARTAMENTALIZACION INADECUADA que es cuando a un cargo se asignan funciones o incompatibles o forzadas
FALTA DE UNIDAD DE MANDO O CRITERIOS DE CADENAS DE DELEGACIONES Y RESPONSABILIDADES
SUPERPOSICION DE FUNCIONES RELACIONES DE DEPENDENCIA CONFUSAS FALTA DE DISCRIMINACION EN LOS NIVELES CONFUSION SOBRE TIPO DE AUTORIDAD (PUEDE SER
LINEAL, ASESORA, FUNCIONAL) INDEFINICIONES ESTRUCTURALES INADECUACION EN LA ASIGNACION DE NIVELES Y
SALARIOS
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ANALISIS DE CARGO
Su descripcion por medio de planillas deberia incluir por lo menos: Nombre del cargo, ubicacion dentro del organigrama
(nivel,supervision,subordinacion y contactos colaterales) Contenido, esto es tareas o atribuciones y su periodicidad Responsabilidades y relaciones con cliente interno y externo Requisitos intelectuales (instruccion, experiencia, iniciativa etc) Requisitos fisicos (contextura corporal, concentracion etc) Contexto donde se desarrolla
ESTO ES: QUIEN, QUE, DONDE, CUANDO, POR QUE Y COMO
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METODOS DE TRABAJO
SON 3 ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA LA GENERACION DE EXCELENTES CONDICIONES LABORALES
1. FISIOLOGIA DEL TRABAJO
2. ERGONOMIA
3. METODOS
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UTILIZACION DE DIAGRAMAS
SU UTILIZACION DEPENDE DE LA ACTIVIDAD Y EL FOCO SE PONE EN FUNCION DE:
1. Proceso de produccion
2. Proceso de servicios
3. Centrados en criterios de atencion al cliente interno/externo
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QUE OBSERVAR EN LOS ESTUDIOS REALIZADOS
Que se hace, debe hacerse o no En donde, tiene que ser alli o puede
hacerse en otro lugar Cuando se hace Como se hace Estudios de tiempo
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SEGURIDAD DE LAS PERSONAS
LA SEGURIDAD DE LAS PERSONAS INCLUYE LA PREVENCION Y LA PROTECCION.
ESTO REQUIERE NORMAS DE SEGURIDAD, SEÑALIZACION E INSTRUCCION
EQUIPAMIENTO Y UNIFORMES ADECUADOS
ES FUNDAMENTAL CONTAR CON PLANES DE EVACUACION
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Bibliografía
Administración de Recursos Humanos - Idalberto Chiavenato - Mc Graw Hill 1994 Competence at Work - Lyle M. Spencer, Jr., Signe M. Spencer - Wiley 1993 El Capital Intelectual (el principio activo de las empresas del tercer milenio) - Annie Brooking - Paidós 1999 En Busca de la Excelencia - Thomas J. Peters y Robert H.Waterman, Jr. - Atlantida 1982 Formación de Formadores - Michael Birkenbihl - Paraninfo 2000 Gerenciamiento de las Fuerzas de Ventas (formación, dirección y administración) - Carlos Facci - Ugerman 2002 Gestión del Talento - Pilar Jericó - Prentice Hall 2001 Identidad de la Organizaciones - Jorge Etkin y Leonardo Schvarstein - Paidós 1992 La Esencia de la Comunicación - Ron Ludlow y Fergus Panton - Prentice Hall 1997 Las Empresas como Sistemas Culturales (ritos y rituales de la vida organizacional) - Terrence E. Deal y Allan A. Kennedy -
Sudamericana 1985 Los Organigramas - Raul H. Saroka - Carlos A. Ferrari Etchetto - Macchi - 1971 Manual de Autoevaluación de la Fundación Ducker - Peter F. Drucker - Granica 1999 Personas, Desempeño y Pago (compensación dinámica para el nuevo entorno de negocios) - Thomas Flannery, David Hofrichter,
Paul Platten - Paidós 1997 Planificación Estratégica de los RRHH (del marketing interno a la planificación) - Francisco Javier Barranco - Pirámide 1993
Psicología de la Organización - Edgar H. Schein - Prentice Hall 1982 Recursos Humanos (como pueden los RRHH cobrar valor y producir resultados) - Dave Ulrich - Granica 1997 Tratado de Auditoría Tomo I - Enrique Fowler Newton - Contabilidad Moderna 1980 Tratado de Auditoría Tomo II - Enrique Fowler NewtonContabilidad Moderna 1980 Tratado de Psicología del Trabajo Volumen I (La actividad laboral en su contexto) - José María Peiró y Fernando Prieto - SÍntesis
S.A. 1996 Tratado de Psicología del Trabajo Volumen II (Aspectos psicosociales del trabajo) - José María Peiró y Fernando Prieto - SÍntesis
S.A. 1996
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Para mayor información:
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