1.1. Analiza los métodos de operación de un área de la
organización de acuerdo al manual de organización y las
características del sistema administrativo.
El enfoque de Sistemas en Administración.
El enfoque de sistemas revolucionó los enfoques
administrativos existentes. Concibe a las empresas como
sistemas sociales inmersos en sistemas que se
interrelacionan y afectan mutuamente
Los orígenes de este enfoque se
remonta a las concepciones
aristotélicas de "causa y efecto", y
que todo entero forma parte de otro
mayor. La teoría moderna de
sistemas se desarrolló por los aportes
de Ludwing Von Bertalanffy, quién
indicó que no existe elemento físico o
químico independiente; todos los
elementos están integrados en
unidades relativamenteinterdependientes.
Fue en 1954 cuando Kenneth Boulding escribió un
artículo titulado "La teoría general de sistemas y
la estructura científica". Este artículo es
considerado de gran relevancia porque revolucionó
el pensamiento científico y administrativo.
Las organizaciones son instrumentos fundamentales para la existencia del
hombre y desde hace mucho tiempo se han dado numerosas definiciones,
tales como:
Es una coordinación racional de actividades de un grupo de personas con el
propósito de alcanzar un objetivo (Lucas, 1976)
Es una combinación de medios humanos y materiales disponibles, en función
de la consecución de un fin, según un esquema preciso de dependencias e
interrelaciones entre los distintos elementos que la constituyen” (Zerelli, 1976)
Russell Ackoff, pionero en la teoría de los sistemas, describe
un sistema como: “un todo que no puede subdividirse sin
perder sus características esenciales, y por lo tanto debe
estudiarse como un todo. Ahora, en vez de explicar un todo en
función de sus partes, las partes empezaron a ser explicadas
en función del todo”.
El sistema administrativo esta relacionado básicamente con la toma de
decisiones para planear, organizar, dirigir y controlar el esfuerzo del personal en
una organización.
La necesidad de aplicar la teoría de sistemas al campo organizacional, se debe
fundamentalmente a ciertos aspectos, que ya se han anotado como: el
crecimiento vertiginoso de las empresas, el grado de complejidad de las
operaciones, los cambios rápidos del medio y el grado de riesgo en la toma de
decisiones.
A continuación detallamos algunas definiciones Samuel Certo la define
“Aquel que esta formado por diversas partes, que funcionan sobre una base
de independencia para alcanzar un propósito “
F. E kart lo define así:” Es el medio para unir los subsistemas de metas y
valores técnicos y psicosocial y estructural de las organizaciones.”
Irene Place anota “Sistemas administrativo es un ensamble de partes unidas
por inferencia y que se lleva a cabo por las empresas para lograr así los
objetivos de la misma”
Extrayendo las ideas comunes de todas las definiciones se puede
esquematizar lo que se comprende como sistema administrativo.
DEFINICIÓN DE LOS ELEMENTOS
DE LOS SISTEMAS EN LA EMPRESA
Insumo(s) o influjos: abastecen al sistema de lo necesario para que cumpla su
misión; por ejemplo, capital, personal, materia prima.
Proceso(s): es la transformación de los insumes, de acuerdo con ciertos métodos
propios, con sistemas que son subsistemas; ejemplo: producción, ventas, finanzas
y contabilidad; etcétera.
Producto(s): es el resultado del proceso y, a su vez, es un insumo de otros
sistemas (empresas, clientes, etcétera).
Retroalimentación(es):
Retro: proviene del latín y significa hacia atrás, atrás.
Administrativamente, retroalimentación —o retroinformación— significa recibir la
evaluación o aceptación de los productos o servicios por el medio ambiente para
corregir procesos; en la práctica, es el análisis de los resultados en relación con la
aceptación del usuario, cliente o consumidor respecto de lo que produce la
empresa.
Se utilizan varias retroalimentaciones, como auditorías externas, encuestas,
análisis de quejas, etcétera.
Todo sistema forma parte de otro mayor llamado macrosistema, suprasistema o
ecosistema, el cual es un subsistema de un suprasistema. Por ejemplo, una
planta es un sistema que forma parte del ecosistema vegetal, y éste, a su vez,
forma parte de la ecología del planeta, y así sucesivamente.
En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:
•Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria,
objetos y cosas reales. El hardware.
•Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e
ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es
el software.
En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o
abiertos:
•Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el
medio ambiente que los rodea, son herméticos a
cualquier influencia ambiental. No reciben ningún
recursos externo y nada producen que sea enviado
hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se
da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas
cuyo comportamiento es determinístico y programado
y que opera con muy pequeño intercambio de energía
y materia con el ambiente. Se aplica el término a los
sistemas completamente estructurados, donde los
elementos y relaciones se combinan de una manera
peculiar y rígida produciendo una salida invariable,
como las máquinas.
•Sistemas abiertos: presentan
intercambio con el ambiente, a
través de entradas y salidas.
Intercambian energía y materia con
el ambiente. Son adaptativos para
sobrevivir. Su estructura es óptima
cuando el conjunto de elementos
del sistema se organiza,
aproximándose a una operación
adaptativa. La adaptabilidad es un
continuo proceso de aprendizaje y
de auto-organización.
Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones
primarias, estrechamente relacionadas entre sí:
•Ingestión: las empresas hacen o compras materiales para ser procesados.
Adquieren dinero, máquinas y personas del ambiente para asistir otras
funciones, tal como los organismos vivos ingieren alimentos, agua y aire para
suplir sus necesidades.
•Procesamiento: los animales ingieren y procesan alimentos para ser
transformados en energía y en células orgánicas. En la empresa, la producción
es equivalente a este ciclo. Se procesan materiales y se desecha lo que no
sirve, habiendo una relación entre las entradas y salidas.
•Reacción al ambiente: el animal reacciona a su entorno, adaptándose para
sobrevivir, debe huir o si no atacar. La empresa reacciona también, cambiando
sus materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Se puede
alterar el producto, el proceso o la estructura.
•Provisión de las partes: partes de un organismo vivo pueden ser suplidas con
materiales, como la sangre abastece al cuerpo. Los participantes de la empresa
pueden ser reemplazados, no son de sus funciones sino también por datos de
compras, producción, ventas o contabilidad y se les recompensa bajo la forma
de salarios y beneficios. El dinero es muchas veces considerado la sangre de
la empresa.
•Regeneración de partes: las partes de un organismo pierden eficiencia, se
enferman o mueren y deben ser regeneradas o relocalizadas para sobrevivir en
el conjunto. Miembros de una empresa envejecen, se jubilan, se enferman, se
desligan o mueren. Las máquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como
máquinas deben ser mantenidos o relocalizados, de ahí la función de personal
y de mantenimiento.
•Organización: de las funciones, es la requiere un sistema de comunicaciones
para el control y toma de decisiones. En el caso de los animales, que exigen
cuidados en la adaptación. En la empresa, se necesita un sistema nervioso
central, donde las funciones de producción, compras, comercialización,
recompensas y mantenimiento deben ser coordinadas. En un ambiente de
constante cambio, la previsión, el planeamiento, la investigación y el
desarrollo son aspectos necesarios para que la administración pueda hacer
ajustes.
Los sistemas administrativos son considerados las herramientas básicas de
cualquier organización. Cuando son bien concebidos, gracias a ellos, las
actividades administrativas pueden fluir normalmente.
La utilización de los sistemas administrativos parece ser la metodología
más adecuada para el logro de los objetivos centrales de cualquier
organización.
Henry Fayol fue quien determinó que: “nadie es tan eficiente que puede
hacerlo todo, hacerlo bien, sin cansarse y por siempre". De allí que nace la
necesidad de dividir las tareas en tareas menores y secuenciales (Principio
de la división del trabajo), y la necesidad de asignar a personas diferentes
para que realicen dichas tareas (Principio de la Delegación de
responsabilidades).
La empresa en su organización esta integrada por los subsistemas
administrativos, estos pueden referirse a las funciones del proceso
administrativo como sistemas de planeación, sistemas de organización,
sistemas de dirección, y sistemas de control, pero también dentro de la
empresa pueden mencionarse como subsistemas las divisiones que
permiten administrarla como seria sistemas de finanzas, sistemas de
producción y sistemas de ventas, etc.
Los sistemas administrativos son considerados las herramientas básicas de
cualquier organización. Cuando son bien concebidos, gracias a ellos, las
actividades administrativas pueden fluir normalmente.
Los sistemas administrativos son un conjunto de elementos (recursos
humanos: puestos, personas, recursos materiales, equipo, maquinaria, etc.;
recursos técnicos: métodos procedimientos, actividades) que se
interrelacionan entre si con un orden sinérgico de manera que se lleven a
cabo actividades del proceso administrativo aplicado a las aéreas
funcionales de la empresa como producción, finanzas, mercadotecnia, etc.
para que de manera integral la empresa sobreviva, evolucione y se
desarrolle.
IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
La aplicación de los sistemas administrativos tiene una función sinérgica la
cual consiste en favorecer la acción simultánea de las partes separadas
produciéndose un efecto total mayor que el de los efectos considerados
independientes.
Los procedimientos, buscan evitar el caos y la
incongruencia propia de la actividad fortuita o
improvisada, el control y la coordinación de las
actividades de una institución. Ayudan a dirigir y a
imponer en un nivel de consistencia todas las
actividades. Los procedimientos a través del tiempo,
buscan la economía, permitiendo evitar gastos en
estudios periódicos y delegar autoridad a los
subordinados.
Los sistemas y procedimientos deben ser diseñados para
asegurar que la información pertinente fluya a las
personas que necesitan esos datos y que cada uno de
los involucrados en el proceso entienda qué es lo que va
a hacer con ellos.
La transferencia y manejo de la información escrita
puede coordinarse y simplificarse por medio del uso de
formas, políticas y procedimientos estandarizados. Las
formas, a su vez, conducen a la estandarización de los
medios de almacenamiento o archivo de la información.
Los procedimientos permiten establecer la
secuencia para efectuar las actividades
rutinarias y específicas; se establecen de
acuerdo con la situación de cada
institución, de su estructura organizacional,
clase del producto (bien o servicio) turno
de trabajo, disponibilidad del equipo y
material, incentivos y otros factores.
El procedimiento determina el orden en
que debe realizarse un conjunto de
actividades, pero no indica la manera en
que deben realizarse los métodos, mismos
que van implícitos en el procedimiento.
Tanto los métodos como los
procedimientos están íntimamente
relacionados, ya que los procedimientos
determinan la secuencia lógica que debe
seguir una serie de actividades, y los
métodos indican cómo realizar dichas
actividades, por lo tanto, los métodos son
parte de los procedimientos.
Dadas las características de los
procedimientos, en lo que se refiere a que
son muy específicos y detallados, su
establecimiento básicamente debe
iniciarse en el nivel operativo de las
organizaciones. Cada unidad orgánica de
las que conforman la unidad de trabajo,
tendrán diversos procedimientos
específicos.
Los procedimientos correctamente
diseñados e implantados generan diversos
provechos. En todo tipo de organizaciones
(públicas o privadas), por medio del
establecimiento de sistemas y
procedimientos administrativos, se logran
ciertas ventajas, como son las siguientes:
Conservar el esfuerzo administrativo.
Ayudar a imponer un nivel de consistencia en toda la organización.
Facilitar la delegación de autoridad y la fijación de responsabilidad.
Conducir al desarrollo de métodos más eficientes de operación.
Permitir importantes economías de personal.
Facilitar la acción de controlar.
Ayudar a lograr la coordinación de actividades.