KPIS: MUCHO MÁS QUE MÉTRICAS DE SU NEGOCIO
Carla Demarchi, Bernardina Molinolo
Historia
• Productiva• Eficiente• Jerárquica
• Optimización procesos
• Información estratégica analizada “post mortem”
• Ejecución estrategia por algunos usuarios
Historia técnica
• Operacional: WorkFlow, Business Process Management
• Estratégico: DW, OLAP, Query, BI
La situación actual
• Operacional:• Genera Valor Agregado a los procesos
• Continúan con la mejora continua• Acercar actores externos a la Performance
empresa: Proveedores, Clientes
RRHHAdministra
ción Talento
Administración
Organizacional
Administración
Tiempo
Finanzas
Plan Cuentas
CierrePeriodo
Ventas Administración Stock
Cuentas Cobrar
Administración
Fondos
Administración
Fondos
Compras
Requisiciones
Adquisiciones
Administración Stock
Cuentas Pagar
Administración Fondos
TI Mantenimiento
Administración
Nuevos Proyectos
Administración
Tiempo
Atención
Cliente
Satisfacción Cliente
Eficiencia Servicio
Administración
Contactos
Resolución
Reclamos
Marketing
Efectividad
Campañas
Nuevos Lanzamie
ntos
Administración
Eventos
La situación actual
• Demográficos• Comportamiento de Compra de Clientes
Tendencias de Mercado
• Market Share• Competencia de Precios
Competencias en Mercado
• Marco Regulatorio• Marco Impositivo
Regulaciones
• Mercado Laboral• Tasas de Interés
Tendencias Macro Económicas
Mapa estratégico
1
Mapa estratégico
2
Mapa estratégico
4
Mapa estratégico
5
Mapa estratégico
3
Mapa estratégico
6
• La estrategia: crear valor
• Existe una brecha: la diferencia entre la aspiración y la realidad
• Cómo cerrar la brecha de valor es la esencia de nuestra estrategia
Mapa estratégico
1
Mapa estratégico
2
Mapa estratégico
4
Mapa estratégico
5
Mapa estratégico
3
Mapa estratégico
6
RRHHAdministració
n Talento
Administració
n Organizacional
Administració
n Tiempo
Finanzas
Plan Cuenta
s
CierrePeriod
o
Ventas
Administración Stock
Cuentas
Cobrar
Administració
n Fondos
Administració
n Fondos
Compras
Requisiciones
Adquisiciones
Administració
n Stock
Cuentas
Pagar
Administració
n Fondo
s
TI Mantenimiento
Administració
n Nuevos Proyect
os
Administració
n TiempoAtenci
ón Client
e
Satisfacción
Cliente
Eficiencia
Servicio
Administració
n Contact
os
Resolución
Reclamos
Marketing
Efectividad
Campañas
Nuevos
Lanzamient
os
Administraci
ón Evento
s
Brecha de valor
Proceso Estratég
ico
Proceso Gerencial
Proceso Operativo
TRADUCCIÓN DE LA ESTRATÉGIA
LIDERAZGO EJECUTIVO
TAREA DE TODOS
ALINEAMIENTO DE LA EMPRESA
PROCESO CONTINUO
Achicar la brecha
Achicar la brecha
• Visibilidad de qué factores operativos provocan el rendimiento
• Responsabilidad para la toma de decisiones
• Coordinación multifunctional
• Identificar que algo hay que cambiar
• Ejecutar los cambios en el momento justo
Empresas Era 1 Empresas Era2
• Flexible• Innovadora• Colaborativa• Eficaz
• Productiva• Eficiente• Jerárquica
¿Qué necesitamos para evolucionar?
EPM es el puenteentre la estrategia y la acción
Empresas Era 1 Empresas Era2
Minimizando
la Brecha de Valor
EPM
EPM: Funcionalidades
• KPIs: Visibilidad de qué factores operativos provocan el rendimiento
KPIs: Funcionalidades
• Definición flexible
Definición flexible
GestiónResultados
GestiónIngresos
GestiónGastos
Valor Oportunidad de Mercado
Captaciónde Clientes
Retenciónde Clientes
Gestión GastosCadena Suministros
Gestión GastosOperativos
Gestión GastosGenerales
• Ventas Netas ($)• Ventas Cantidad
• Resultado Operativo ($)• Margen Operativo (%)
• Total Gastos ($)
• Gastos Cadena Suministros ($)• Índice Gastos Cadena Sum. (%)
KPIs: Funcionalidades
• Definición flexible
• Dependencias
Dependencias
GestiónResultados
GestiónIngresos
GestiónGastos
Valor Oportunidad de Mercado
Captaciónde Clientes
Retenciónde Clientes
Gestión GastosCadena Suministros
Gestión GastosOperativos
Gestión GastosGenerales
• Ventas Netas ($)• Ventas Cantidad
• Total Gastos ($)
Marketing
Marketing Ventas
Atención
ClienteVentas
Compras Ventas
Atención
Cliente
Compras Ventas TI
Compras Ventas RRHH
Dependencias
GestiónResultados
GestiónIngresos
GestiónGastos
Gestión GastosCadena Suministros
• Ventas Netas ($)• Ventas Cantidad
• Total Gastos ($)
• Gastos Cadena Suministros ($)• Índice Gastos Cadena Sum. (%)
• Pedidos de Ventas ($)• Plan de Ventas ($/%)
• Pedidos de Ventas ($)• Plan de Ventas ($/%)
• Precio Compra / Unidad ($)• Índice de Rechazo (%)• Puntualidad Proveedor (%)• Inventario ($)• Días Inventario • Rotación Inventario (%)
KPIs: Funcionalidades
• Definición flexible
• Dependencias
• Composición
Composición
Margen Operativo (%) = (Ventas – Gastos ) / Ventas
Total de Gastos ($) = Gastos Cadena Suministros + Gastos Operativos + Gastos
Generales
KPIs: Funcionalidades
• Definición flexible
• Dependencias
• Composición
• Escenarios
• Valores de referencia
Valores de Referencia
GestiónGastos
GastosEjecutados
GastosPlanificados
• Gastos Ejecutados ($)
• Gastos Planificados ($)
• Gastos Ejecutados ($)• Gastos Planificados ($)• Desvío Gastos Plan ($/%)
• Ejecutado >= Planificado * 0,8 ROJO• Ejecutado >= Planificado * 0,9 AMARILLO
EPM: Funcionalidades
• KPIs: Visibilidad de qué factores operativos provocan el rendimiento
• Roles: Responsabilidad para la toma de decisiones
Sist. Estratégico
s
Sist. Gerenciales
Sist. Operacionales
Analizan para ejecutar (contribuyen,
colaboran)
Analizan para informar,
tendencias
Analizan para
ejecutar cambios
Roles de decisión
DirectivosGerentesOperativos
Roles
Directivos
Gerentes
Operativos
Roles
Roles deCompras
Directivos
Gerentes
Operativos
Analizan para
Ejecutar
Analizan para
Informar
Analizan para
Ajustar
Roles de Ventas
Directivos
Gerentes
Operativos
Analizan para
Ejecutar
Analizan para
Informar
Analizan para
Ajustar
KPI
Precio PromedioCompra
Roles
EPM: Funcionalidades
• KPIs: Visibilidad de qué factores operativos provocan el rendimiento
• Roles: Responsabilidad para la toma de decisiones
• Proceso:
• Coordinación multifuncional
• Identificar que algo hay que cambiar
• Ejecutar los cambios en el momento justo
Proceso
PLANIFICAR PARA EVALUAR
EVALUAR PARA EJECUTAR
ANALIZAR PARA AJUSTAR
DEFINIR LA ESTRATEGIA PARA
PLANIFICAR
AJUSTAR
Definir la estrategia para planificar
Resultados del Negocio
Conductores del Negocio
Inversores Valor Inversores, Capitalización
Composición Capital
Clientes Satisfacción Cliente Market Share
Empleados Satisfacción y Retención Asistencia a Cursos
Proveedores Excelencia Performance Entregas a Tiempo
Estado Buenos Resultados Auditoría
Índice de Completitud
Planificar para evaluar
• Planificación Top-Down
• Planificación Bottom-Up
• Planificación de asignaciones: Proyectos
Evaluar para ejecutar• Conocimiento en la aplicación: Rol, Contexto,
KPI, Acción
VentasAtención Cliente
Marketing
TI ComprasFinancier
oRecursos Humanos
KPI
ACCION ACCIONACCION ACCION
• ROL=Proveedor
Compras Sus Atrasos en Entregas
Sus Adjudicaciones sobre el total de pedidos
Su Evolución de precios por
producto
KPIs proveedor
Mejor performance
para ser adjudicado
Acciónproveedor
Evaluar para ejecutar
• ROL = Comprador
Evaluar para ejecutar
Compras Atrasos en Entregas por
Proveedor
Adjudicaciones sobre el total de
pedidos por proveedor
Evolución de precios por producto, Proveedor
KPIsproveedores
Mejor Proveedor para ser
adjudicado
Accióncomprador
Evaluar para ejecutar• ROL=Comprador
• Control del valor referencia KPI
ComprasFinancier
o
Gastos Ejecutados >= Gastos Planificados *0.9 ROJO Gastos Ejecutados >= Gastos Planificados *0.8 AMARILLO
SuperaPlanificación,
EventoRECHAZADO
Evaluar para ejecutar• ROL= Gerente de Compras
VentasAtención Cliente
Marketing
TI ComprasFinancier
oRecursos Humanos
Aumento en
costos compra
Aumento en la
cantidad planificad
a
Inventario Bajo
Insatisfacción Cliente
Margen Ganancia
Cashflow
Atrasos de
Entregas
Analizar para ajustar
VentasAtención Cliente
Marketing
TI ComprasFinancier
oRecursos Humanos
Aumento en
costos compra
Inventario Bajo
Aumento de precio Cliente = Sucursal
Norte
Ajustar• Definir nuevos KPIs• Definir nuevos valores de referencia
para un KPI• Definir cambios en los escenarios
• Nuevos importes escenario de planificación
(Forecast)
• Analizar la planificación por otros valores
de dimensiones (Acceso a un nuevo
mercado)
• Analizar la planificación por otra dimensión
¿Cómo implementamos sistemas que permitan a las empresas
alcanzar estas características?
DW: Arquitectura
ERP
OLAP Reportes
Base de DatosOperacional
DW
ETL
Base de Datos
DW
DW: Diseño
ERP
OLAP Reportes
Base de DatosOperacional
DW
ETL
Base de Datos
DW
DW: Diseño
* Tiempo
* Empresa
* Región
* Centro Beneficio
* Producto
Compras Importe
Compras Cantidad
Ventas Importe
Ventas Cantidad
Centro Beneficio
Producto
Tiempo
Empresa
Región
DW: Fuente de Datos
Compras
ERP
OLAP Reportes
Stock ….Base de DatosOperacionalContabilidad
Presupuesto
DW
ETL
Base de Datos
DW
Base de DatosOperacional
EPM: Arquitectura
ERP
Stock ….
Base de Datos
EPM
Contabilidad
Presupuesto
Compras
EPM: Diseño
Base de Datos Contabilid
adPresupues
toCompr
as
EPM
Stock ….
KPIs
ERP
EPM: Diseño
* Tiempo
* Empresa
* Dimens. Dinámicas
* KPI
* Escenario
* Magnitud
ValorDimensionesDinámicas
Tiempo
Empresa KPI
Definición de KPIs
• KPIs básicos y compuestos
• Dimensiones de análisis
• Escenarios
• Condiciones
• Acciones
• Valores de referencia
• Roles y funciones
EPM: Diseño
* Tiempo
* Empresa
* Dimens. Dinámicas
* KPI
* Escenario
* Magnitud
ValorDimensionesDinámicas
Tiempo
Empresa KPI
EPM: DiseñoEjemplo
• KPI: Gastos Operativos
• Dimensiones: Mes, Empresa, Centro Costos
• Escenarios: Planificado, Ejecutado
• Condiciones: Ejecutado <= Planificado
• Valores de Referencia:
• Ejecutado >= Planificado * 0,8 Amarillo
• Ejecutado >= Planificado * 0,9 Rojo
EPM: DiseñoEjemplo
* Tiempo Setiembre/2009 Setiembre/2009
* Empresa Encuentro S.A. Encuentro S.A.
* Dimens. Dinámicas
CC Administración CC Administración
* KPI Gastos Operativos Gastos Operativos
* Escenario Planificado Ejecutado
* Magnitud $ $
Valor 100.000 84.200
EPM: Diseño
* Tiempo
* Empresa
* Dimens. Dinámicas
* KPI
* Escenario
* Magnitud
ValorDimensionesDinámicas
Tiempo
Empresa KPI
ActualizaciónPlanificación
Contabilidad
Presupuesto
Compras
EPM
Stock ….
KPIs
ERP
ActualizaciónEjecución
Contabilidad
Presupuesto
Compras
EPM
ERP
Stock ….
KPIs
Acciones
Contabilidad
Presupuesto
Compras
EPM
KPIs
Stock ….
Acciones
Alertas
ERP
Evaluación
Contabilidad
Presupuesto
Compras
EPM
KPIs
Stock ….
Acciones
OLAP Reportes
Dashboard
ERP
Alertas
EPM: Arquitectura
Contabilidad
Presupuesto
Compras
EPM
KPIs
Stock ….
Acciones
Alertas
OLAP Reportes
Dashboard
ERP
EPM en acción…
Innovación
Liderazgo
Colaboración
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