EJEMPLO DE CONTROL INTERNO EN LA BOTICA CARMEN Nuestro ejemplo es realizado en la Botica Carmen, se observó deficiencia en la atención al cliente así mismo no existe un control de stock, no cuenta con un sistema informático que controle el producto disponible, tampoco encontramos un control interno; y no hay seguridad al momento de guardar el dinero. En la Botica Carmen aplicamos diferentes métodos e instrumentos como la guía de entrevista, cuestionarios, observación; con el fin de obtener información precisa. Como resultados se obtuvo un análisis de la situación actual de los procesos de ventas y el control interno en ellos, llegando a encontrar un mal funcionamiento el área de ventas y atención al cliente. Aplicando el control interno en la botica Carmen nos
Transcript
EJEMPLO DE CONTROL INTERNO EN LA BOTICA CARMEN
Nuestro ejemplo es realizado en la Botica Carmen, se observó deficiencia en la atención al cliente así mismo no existe un control de stock, no cuenta con un sistema informático que controle el producto disponible, tampoco encontramos un control interno; y no hay seguridad al momento de guardar el dinero.
En la Botica Carmen aplicamos diferentes métodos e instrumentos como la guía de entrevista, cuestionarios, observación; con el fin de obtener información precisa.
Como resultados se obtuvo un análisis de la situación actual de los procesos de ventas y el control interno en ellos, llegando a encontrar un mal funcionamiento el área de ventas y atención al cliente.
Aplicando el control interno en la botica Carmen nos conllevará a que los procesos de ventas sean más eficientes y óptimos.
I. INTRODUCCION
1.1 Formulación del Problema 1.1.1. Realidad Problemática:
EJEMPLO DE CONTROL INTERNO EN LA BOTICA CARMEN
Nos enfocamos en la investigación a realizar en la Botica Carmen, ubicada en la ciudad de Bagua Grande Av. Chachapoyas n°2241, dedicada a la venta de productos farmacéuticos y de tocador.
La empresa cuenta con 6 trabajadores distribuidos en diferentes áreas: Gerencia General, Ventas, Caja, Administración, Almacén y Compras.
En el área de ventas logramos observar un mal manejo de las funciones del personal lo cual no cuentan con un control adecuado en ventas, también no están funcionando correctamente los controles internos, así mismo observamos que las ventas lo registran manualmente en un cuaderno; además existe un bajo nivel de ventas, déficit en los ingresos, y no hay un buen control en el stock.
1.1.2. Enunciado del Problema.
¿De qué manera el Diseño de un Sistema de Control Interno permitirá la optimización del proceso de ventas en la Botica Carmen en el periodo 2015?
EJEMPLO DE CONTROL INTERNO EN LA BOTICA CARMEN
1.1.3 Hipótesis
El Diseño de un Sistema de Control Interno permitirá optimizar significativamente el proceso de ventas en la Botica Carmen en el periodo 2015. 1.1.4 Objetivos
- Objetivo General. -Objetivos Específicos.
II. MATERIAL Y PROCEDIMIENTOS
EJEMPLO DE CONTROL INTERNO EN LA BOTICA CARMEN
2.1.1. Población. 2.1.2. Marco de Muestreo 2.1.3. Muestra. 2.1.4.Procesamiento y análisis de datos
En el proceso se ha utilizado el método descriptivo – analítico .
Las técnicas que se utilizó para la investigación en el proceso de datos fueron:
-La guía de entrevista-Encuestas a las diferentes áreas-El cuestionario orientado al área de ventas-la técnica de guía de observación
EJEMPLO DE CONTROL INTERNO EN LA BOTICA CARMEN
III.PRESENTACION Y DISCUSION DE RESULTADOS
3.1 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS:
3.1.1 Entrevista al administrador de la empresa
¿La empresa tiene establecida su misión y visión? ¿Los trabajadores conocen la misión y visión de la empresa? ¿Cuenta con un organigrama? ¿La empresa posee un Manual de Organización y Funciones? ¿Conoce algún manual de procedimientos y políticas? ¿Cuáles son las políticas de ventas que se aplica en la botica? ¿Cuáles son las estrategias de ventas? ¿Cuál es el proceso de ventas que se aplica en la botica? ¿Existe un plan de capacitación al personal? ¿Usted está abierto al dialogo con todos sus colaboradores?
Resultado Obtenido
EJEMPLO DE CONTROL INTERNO EN LA BOTICA CARMEN
1. ¿El control interno en las ventas es manual?
2. ¿Existe control interno de los productos despachados y la salida de almacén?
3. ¿Existe un listado de precios de venta?
4. ¿Cuenta con un flujograma de ventas?
5. ¿Se compara con facturas emitidas?
6. ¿La botica cuenta con una cuenta corriente? 7. ¿El actual proceso de ventas es adecuado?
8. ¿Se supervisa que la información de inventarios sea correcta?
3.1.2 Cuestionario de control interno aplicado al personal de la Botica Carmen
EJEMPLO DE CONTROL INTERNO EN LA BOTICA CARMEN
9. ¿Existe un control entre el pedido del cliente y el stock?
10. ¿La persona que cobra la venta a la vez entrega el producto?
11. ¿Al término del día existe un análisis de venta?
12. ¿Existe una persona responsable exclusivamente en las ventas?
13. ¿Estaría Ud. de acuerdo con la implementación de un M.O.F y nuevo sistema de control interno en el área de ventas para el mejoramiento de lo económico y financiero de la empresa?
3.1.2 Cuestionario de control interno aplicado al personal de la Botica Carmen
EJEMPLO DE CONTROL INTERNO EN LA BOTICA CARMEN
14. ¿Existe una persona encargada del área de compras?
15. ¿Las compras que excedan al monto establecido son aprobados por la gerencia?
16. ¿Existe un inventario de los productos que se almacenan?
17. ¿Cuentan con medidas de
Contingencias en caso de un desastre o una emergencia? 18. ¿Existen reglamentos para el ingreso y salida del personal hacia al almacén?
19. ¿Cuenta con medidas preventivas en caso de accidente?
20. ¿Existe un sistema contable en la Botica?
21. ¿Se realiza arqueos de caja diario?
3.1.2 Cuestionario de control interno aplicado al personal de la Botica Carmen
Visión
Una empresa líder, avanzado en la innovación de productos y servicios con un recurso altamente calificado, motivado y comprometido con las exigencias de nuevos mercados, convencidos de que nuestra labor vela por el bienestar de otros.
Misión Dedicarnos al fortalecimiento y crecimiento de nuestro negocio, identificando nuevas oportunidades para brindar productos y servicios más allá de las exigencias del cliente, promoviendo el bienestar de nuestro equipo de trabajo, contribuyendo con la salud de la comunidad.
3.1.3 SOLUCION AL PROBLEMA
IMPLANTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA BOTICA CARMEN
IMPLANTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA BOTICA CARMEN
ORGANIGRAMA
GERENCIA GENERAL (1)
ORGANOS DE ASESORIA
AREA DE CONTABILIDAD
AREA DE VENTAS
AUXILIAR (1)
AREA DE ALMACEN
CAJA AREA DE COMPRAS
ORGANOS DE DIRECCION
JEFE DE VENTAS (1)CAJERA (1)
ENCARGADO (1)
ENCARGADO (1)
3.1.3 SOLUCION AL PROBLEMA
CONTADOR (1)
INICIO
GERENCIA GENERAL:
Funciones: • El Gerente General, es el responsable directo de
la buena marcha de la empresa
• El Gerente General, trabajara en coordinación con las distintas áreas de la empresa siendo la relación más directa con el Jefe de Ventas.
• • El Gerente General en coordinación con el área
de Ventas, tendrá a su cargo la contratación del personal eventual o permanente.
• Toma decisiones y las dirige con el fin de lograr los objetivos y cumplir las metas trazadas.
• Es el encargado de la responsabilidad global de la empresa.
INICIO
ÁREA DE CONTABILIDAD:
Funciones: • Es el responsable de tener al día la contabilidad de la
empresa.
• Es el responsable de los activos fijos así como de los pagos de los impuestos y leyes sociales de acuerdo a Ley.
• Es el responsable de la elaboración y presentación de los balances mensuales y anuales ante la SUNAT.
• Es el responsable de todas las demás funciones propias de su labor, reportara al administrador general de su labor.
• Elaborar los estados financieros y económicos.
• Lleva a cabo las operaciones contables de la empresa en un orden lógico de acuerdo al ciclo contable
INICIO
ÁREA DE VENTAS:
Funciones:
Dirigido por el jefe de ventas
Encargado de la atención directa con los clientes.
Practica las políticas de precios que son establecidos por el jefe de ventas teniendo la autorización de gerencia general.
El área de ventas tiene relación directa con el área de almacén con el fin de contar con suficiente inventario para cubrir la demanda.
Practica las políticas de precios que son establecidos por el jefe de ventas teniendo la autorización de gerencia general.
INICIO
Funciones: La cajera es la encargada de elaborar LA NOTA
DE VENTA en original y copia.
Es la responsable de controlar el efectivo de caja.
Diariamente debe conciliar caja y enviar los documentos a contabilidad, junto con el resumen de caja diario.
ÁREA DE CAJA:
INICIO
ÁREA DE ALMACÉN:
Funciones:
DOCUMENTOS PROPUESTOS
BOTICA CARMEN BOTICA CARMEN BOTICA CARMEN
BOTICA CARMEN
INICIO
ÁREA DE COMPRAS:
• Encargado de realizar las órdenes de compra, previa recepción de las solicitudes de productos médicos por parte del encargado de almacén.
• Se encarga de transferir el listado con los requerimientos al Gerente para que evalué y autorice la orden de compra
• El encargado debe poseer un listado con todos los proveedores con que la empresa guarda relación
• El encargado tendrá la responsabilidad de archivar las copias de las órdenes de compra
INICIO
AREA DE VENTAS
JEFE DE VENTAS (1)
AUXILIAR (1)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE VENTAS
IMPLANTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA BOTICA CARMEN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE VENTAS
• El área de gerencia es el único encargado de autorizar las
ventas y descuentos que puede otorgar al cliente
• El jefe de ventas es el encargado de guiar y supervisar al auxiliar de ventas
• Encargado de verificar las ventas realizadas al final del día
Auxiliar De VentasJefe De Ventas
• Es encargado de atender y ofrecer a los clientes información sobre los productos
• Responder a las consultas que se recibe del cliente
• Deberá tener actualizada la lista de precios en su archivo
IMPLANTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA BOTICA CARMEN
Flujograma del área de ventas
IMPLANTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA BOTICA CARMEN
Flujograma del área de almacén
IMPLANTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA BOTICA CARMEN
Flujograma del área de compras
IMPLANTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA BOTICA CARMEN
IMPLANTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA BOTICA CARMEN
Flujograma del área de contabilidad
IMPLANTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA BOTICA CARMEN
Flujograma del área de caja
IMPLANTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA BOTICA CARMEN
CONCLUSION DE LOS RESULTADOS
El control interno actúa en todas las áreas y en todos los niveles de la entidad. Prácticamente todas las actividades están bajo alguna forma de control o monitoreo, de tal manera que se ha convertido en el objetivo fundamental, así mismo el control interno consiste en programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento cumpliendo así con todas las necesidades de la organización.
El sistema de control interno en la Botica Carmen le permitirá guiar y controlar sus operaciones y procesos, donde los beneficiados serán la misma empresa, sus clientes y sus colaboradores, al reducir tiempo de espera a los clientes, costos y por ende haciéndola más rentable en este periodo 2015.
