Date post: | 14-Dec-2014 |
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ARCHIVO Y CLASIFICACION DE DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA
INDICEEL ARCHIVO DE LA EMPRESA
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
SISTEMAS DE ORDENACION Y CLASIFICACION DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
OBJETIVOS
Distinguir las funciones básicas de los sistemas operativos en la gestión de archivos y carpetas
Identificar los diferentes sistemas convencionales de archivo, ordenación y clasificación
Describir las distintas técnicas de codificación en la organización de documentos
El archivo de la empresa
Las empresas publicas o privadas al realizar transacciones originan registros en forma de facturas, pedidos y solicitudes diversas.
Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, pueden ser localizados fácil y pronto
El archivo de la empresa
•El archivo en la empresa es un instrumento importante, en él se recopila en forma organizada los registros.
•ARCHIVAR, es la actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos
El archivo de la empresa
Debido a la diversidad de los organismos de los cuales dependen los archivos privados, estos pueden clasificarse en: SocialesGremialesDeportivosPolíticosEclesiásticos
NotarialesEducacionalesParticularesEtc.
El archivo de la empresa
Descripción:
El término archivo se usa para designar a un conjunto ordenado de documentos
También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades
El archivo de la empresa
Descripción:
El archivo es una palabra polisémica que se refiere a:
El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades
El archivo de la empresa
Descripción:
El archivo es una palabra polisémica que se refiere a:
El lugar donde se custodia dicho fondo
La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo
El archivo de la empresa
Descripción:
La Archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos
El archivo de la empresa
Finalidad:
Las funciones de los archivos son:
Recoger documentos
Conservar documentos
Servir documentos
El archivo de la empresa
Tareas que exigen las funciones de registro:
Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa durante este periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de la oficina y para la toma de decisiones
Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por las oficinas
El archivo de la empresa
Tareas que exigen las funciones de registro:
Aplicar los principios y técnicas modernas de valoración para, transcurrido el tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados de manera indefinida, y destruir el resto
Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus diferentes etapas, según los principios archivísticos
El archivo de la empresa
Tareas que exigen las funciones de registro:
Describir la documentación para facilitar el acceso a la información mediante los diferentes instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías
Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garanticen su conservación integra en el tiempo
El archivo de la empresa
Tareas que exigen las funciones de registro:
Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento de servicio.
El archivo de la empresa
La finalidad y las tareas están destinadas al servicio de:
La Administración o persona generadora del archivo, con objeto de proporcionarle cuantos documentos y datos sean necesarios para mayor rapidez y eficacia de su gestión
El archivo de la empresa
La finalidad y las tareas están destinadas al servicio de:
Los ciudadanos para ofrecerles las informaciones que solicitan relativas a ellos mismos u otras
La investigación y la difusión cultural
El archivo de la empresa
Importancia del archivo para la empresa:
A medida que las empresas crecen, también aumenta la cantidad de documentos que se reciben y emiten.
Este crecimiento es tan significativo que no se pude ignorar la importancia de conservar papeles que le permitan desenvolverse en forma mas dinámica, útil y eficaz.
El archivo de la empresa
Importancia del archivo para la empresa:
Se dice que las comunicaciones escritas son el combustible que alimenta los negocios.
La mayoría de los empleados utiliza a diario la documentación archivada, al constituir un auxiliar fundamental para sus labores, ya que proporciona referencias precisas sobre, hechos, proyectos, fechas, etc.
El archivo de la empresa
Importancia del archivo para la empresa:
Es importante para las actividades de los empleados que puedan ser encontrados o localizados con facilidad y que vuelvan al mismo lugar para realizar nuevas consultas
El archivo de la empresa
TIPOS DE ARCHIVOS1.- Según la categoría jurídica del producto de la documentación:
- Según se trate de entidades públicas o privadasoArchivos PúblicosoArchivos Privados
En el plano archivístico radica en el diferente tratamiento que adquiere la tercera función de los archivos: EL SERVICIO
El archivo de la empresa
TIPOS DE ARCHIVOS2. Según las funciones desarrolladas por las entidades público o privadas que generan los fondos archivísticos.
Así como los organismos o entidades de los que dependen , podemos esbozar la siguiente clasificación.
El archivo de la empresa
TIPOS DE ARCHIVOSEn los archivos públicos hay que diferencias:
Estatales (dependientes de la Admón Central)
Autonómicos (de las CCAA)
Locales (Admón.. Local, Ayuntamiento y Diputaciones)
Judiciales (Admón. de Justicia)
Militares (Admón. Militar)
El archivo de la empresa
TIPOS DE ARCHIVOSEn los archivos privados se puden mencionar:
Archivos Personales (generados por una persona particular)
Archivos Nobiliarios (procedentes de una casa señorial)
Eclesiásticos (Instituciones de la Iglesia)
De empresas o cias mercantiles, etc.
El archivo de la empresa
TIPOS DE ARCHIVOSA su vez cada una de estas clases agrupa otra serie de archivos bajo su misma denominación.
Dentro de los archivos del estado están los de los Ministerios, los de las Cortes, Audiencias Territoriales, Delegaciones de Hacienda
O también otros estrictamente históricos: Simancas, Indias
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TIPOS DE ARCHIVOSLos eclesiásticos a su vez se diferencian:
Los catedralicios
Diocesanos
Parroquiales
Monacales
Etc.
El archivo de la empresa
TIPOS DE ARCHIVOS
3.- Si consideramos el valor predominante de la documentación custodiada y la finalidad de la misma, estaremos ante:
Archivos administrativos
Archivos históricos
El archivo de la empresa
TIPOS DE ARCHIVOS
En los primeros predomina el valor primario y un uso de gestión o administrativo
Entre los segundos prevalece el valor secundario de los documentos para un uso cultural o de investigación.
El archivo de la empresa
TIPOS DE ARCHIVOS
En muchos casos , en instituciones de gran tradición histórica, como pueden ser los Ayuntamientos sus archivos pueden contener simultáneamente los dos tipos.
El archivo de la empresa
TIPOS DE ARCHIVOSEn muchos casos , en instituciones de gran tradición histórica, como pueden ser los Ayuntamientos sus archivos pueden contener simultáneamente los dos tipos.
El archivo de la empresa
TIPOS DE ARCHIVOS4.- Según la edad de los documentos conservados, se pueden diferenciar los archivos de gestión, intermedios e históricos
5.- Atendiendo el ámbito territorial sobre el que tiene jurisdicción el organismo productor de la documentación, se pude considerar la existencia de : archivos locales, provinciales, regionales y generales
El archivo de la empresa
TIPOS DE ARCHIVOS6.- Considerando la clase de documentos:
Archivos textualesAudiovisualesCartográficosInformáticos
El archivo de la empresa
TIPOS DE ARCHIVOS7.- Si por el contrario el elemento característico es a materia especifica de un conjunto de documentos, estamos hablando de los archivos temáticos, cuya naturaleza artificiosa, mas propia de las colecciones, no responde estrictamente al concepto de archivo
El archivo de la empresa
TIPOS DE ARCHIVOS8.- Según la posibilidad o no de recibir transferencias documentales, en función de la permanencia o extinción del organismo o entidad productora, puede hablarse de archivos abiertos o cerrados
Equipos y materiales para el archivo
Un sistema de archivo está formado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la información que se necesite
El archivo de la empresa
Equipos y materiales para el archivo
Carpetas:
Se trata de cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás.
En la pestaña se escribe el rótulo , que indica el contenido de la carpeta.
Empleadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma o institución o referidas a un mismo asunto
El archivo de la empresa
Equipos y materiales para el archivo
Carpetas:
Por lo general se utilizan dos tipos:
Individuales
Misceláneas
Se decide el tipo a usar, en función del volumen de correspondencia que se recibe, que puede ser de 6 a 12 meses
El archivo de la empresa
Equipos y materiales para el archivo
Carpetas individuales
Se asignan a corresponsales activos o personas con las que se mantiene comunicación constante y se hace necesario referirse frecuentemente.
Se ordena alfabéticamente detrás de cada guía primaria.
El archivo de la empresa
Equipos y materiales para el archivo
Carpetas individuales
Dentro de los papeles se ordenan cronológicamente hacia arriba, por orden de fecha, la más reciente al frente.
Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos
El archivo de la empresa
Equipos y materiales para el archivo
Carpetas misceláneas
Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicación.
Contiene papeles de varios corresponsales puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta individual.
Es el hogar “temporal” de toda correspondencia.
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Equipos y materiales para el archivo
Guías:
Tarjetas indicadoras hechas de cartón fuerte y resistente, provistas de una pestaña en la parte superior donde aparece el titulo, nombre o asunto.
Se usan para dividir las gavetas en secciones e indicar donde deben archivarse o localizarse los documentos
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Equipos y materiales para el archivo
Rótulo:
Titulo que aparece impreso en la pestaña superior de la guía.
Identifica cada guía, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrás de ella.
El archivo de la empresa
Funcionamiento del archivo
Al organizar las diferentes fases de un archivo, se clasifica, se ordena, se describe y se instala, de esta manera queda identificado, señalado y reconocido en su totalidad y en todas sus partes
En el tratamiento de un archivo, entre la primera fase y la ultima fase aparece, su valoración desde el punto de vista legal, jurídico o informativo, tanto para su conservación como para su eliminación, tanto para su reserva como para su accesibilidad.
Funcionamiento del archivo
Las diferentes fases de que se compone el tratamiento de un archivo documental son los siguientes:
- Identificación: - Valoración- Descripción- Difusión
Funcionamiento del archivo
-Identificación:
Esta fase tiene por objeto la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
Con material recogido en esta fase se elaboran los cuadros de clasificación, instrumento de consulta que refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura en el archivo de gestión.
Funcionamiento del archivo
-Valoración:
Consiste en determinar y analizar los valores primarios y secundarios de los documentos, estableciendo plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación.
Funcionamiento del archivo
-Descripción:
La misión de esta fase es la elaboración de instrumentos de información, con objeto de facilitar el conocimiento y consulta de los fondos
Funcionamiento del archivo
-Difusión:
Su objetivo principal consiste en promover y generalizar la utilización de fondos documentales.
Así, le corresponde, mediante diferentes actividades, hacer participe a la compañía de la importancia que tienen los archivos, tanto como fuente de información como de testimonio de nuestra historia
Mantenimiento del archivo
Ten presentes una serie de elementos para mantener en optimas condiciones el archivo:
El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo
Hay documentación que solo usaremos nosotros, pero la mayor parte de la documentación debe tener un control cuando un grupo de personas (autorizadas) tienen acceso a ella, estableciendo un protocolo de acceso.
El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo
Lo ideal es disponer de una ficha de solicitud de la documentación, de esa forma, tendremos controlado que se extrae, quien lo extrae, cuando lo extrae y cuando lo deberá reponer.
El archivo de la empresa
FICHA DE SOLICITUD DE DOCUMENTACION
NUMERO DE REGISTRO:…………………………………………………….
Nombre:………………………………………………………………….………..
Apellidos:……………………………………………………………….…………
Departamento:………………………………………………………….…………
SOLICITA EL DOCUMENTO:…………………………………………..…….
………………………………………………………….………….REF:………...
Fecha de Préstamo:………………………..
Fecha de Devolución………………………
FIRMA DEL INTERESADO
El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo
2. Toda la documentación deberá estar guardada correctamente, evitando aquellos elementos que puedan deteriorarla tales como la luz, el polvo, la humedad, etc.
Si la documentación está guardada en dispositivos digitales se deberán tener siempre copias de seguridad (backup) para paliar posibles perdidas
El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo
3. La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) nos ofrece la normativa en materia de protección de datos que debe reunir documentación que maneja la empresa, por ello, habrá que establecer las medidas de seguridad necesaria para preservar la misma, tanto del deterioro que pueda producirse como de que pueda caer en manos ajenas
El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo
Hoy en día existen empresas que ofrecen servicios de gestión documental y almacenaje por este motivo, muchas empresas encargan este tipo de servicios a otras, ahorrando espacio y recursos técnicos y humanos en el mantenimiento de archivo
El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
Cuando una oficina recibe o crea un documento se deben seguir los siguientes pasos:
1.- Identificar a qué clase de documento pertenece.
Puede ser que el documento ya exista o que no sea necesario crearlo
El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
2.- Identificar a que serie documental pertenece el documento.
Esta operación va a facilitar la clasificación
El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
3.- Buscar la clase, subclase y división del cuadro de clasificación a la que pertenece el documento
Se debe proceder desde los niveles mas generales a los mas concretos del cuadro de clasificación.
El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
Siempre que el volumen de documentación no sea muy grande, es aconsejable clasificar la documentación bajo conceptos mas generales y no abrir nuevos niveles de clasificación si los que hay son suficientes.
El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
4.- Aplicación subdivisiones si fuera necesario definir mas el contenido
5.- Anotar la clasificación (a lápiz) en el ángulo superior derecho del documento.
El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
La notación se forma por el código y el titulo.
Estos elementos permiten situar el documento en el nivel concreto del cuadro de clasificación que le corresponde y permite archivarlos y recuperarlos ordenadamente
El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
6. Clasificar el documento aplicándole el código y el titulo de clasificación.
Estos se anotan en la carpeta del documento, junto con otros que sirven para describir el expediente.
El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
En general, coincide con el de los documentos que contiene, si bien, algunas veces, para facilitar la agrupación de documentos dentro de un expediente, los documentos pueden clasificarse con subdivisiones o títulos de clasificación de niveles mas bajos que los del expediente del que forman parte.
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de documentos
Un archivo para una empresa es imprescindible por dos razones:
- Por imperativo legal: Art. 30 Código de Comercio obliga a conservar durante seis años libros y documentación que generen derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de documentos
- Por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos.
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de documentos
Las funciones de archivo son:
Guardar, conservar y custodiar la información
Facilitar rápida y cómodamente la documentación
Constituir un centro activo de información
Cumplir con las disposiciones legales
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de documentos
Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales
- Libros obligatorios:
Reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividad empresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y libro de actas
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de documentos
Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales
- Libros auxiliares:
El archivo de la empresa
Facilitan el almacenamiento de la información: libro de clientes, libro de caja, libro Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas por los códigos de las cuentas correspondientes).
No son obligatorios, pero al ser auxiliares suelen guardarse juntos durante el mismo tiempo
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de documentos
Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales
- Libros registro:
Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos.
El archivo de la empresa
Se pueden llevar tantos como se deseen; obligatoriamente se dispondrán de: el libro de facturas emitidas, el de facturas recibidas, el de bienes de inversión
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de documentos
Documentación Mercantil:
- Conservarse durante seis años: las facturas: debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las recibidas el documento original.
- Se incluye la documentación relacionada con los impuestos de cada actividad empresarial
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de documentos
Documentación Mercantil:
- Documentación de carácter interno: No afectos por la obligatoriedad, se conservan el tiempo que considere oportuno y después destruye.
- Documentos especiales: Escrituras propiedad, estatutos fundacionales, certificados de inscripciones oficiales, Se conservan de manera indefinida
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de documentos
Documentación Socio-Laboral
- Se conservan durante seis años: libros de registro relacionados con los trabajadores como el libro de Visitas
- Se conservan durante cinco años: Contratos de trabajo, justificantes de pago de salarios y liquidación de seguros sociales
El archivo de la empresa
Destrucción de los documentos
Dado el elevado numero de documentos que se generan en una empresa, será necesario destruir todos aquellos documentos que no aportan valor, ya que almacenamiento implicaría un coste adicional.
El archivo de la empresa
Destrucción de los documentos
La destrucción de documentos se realizará mediante máquinas especiales, de esta forma, garantizaremos que aquellos documentos que contienen información confidencial no puedan caer en manos ajenas, además, así se respeta la Ley Orgánica Protección de Datos
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
Desde tiempo inmemorable el hombre ha resguardado y protegido con celo sus conocimientos debido a la ventaja y poder que este le producía sobre otros hombre o sociedades.
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
En la antigüedad surgen las bibliotecas, lugares donde se podía resguardar la información para transmitirla y para evitar que otros la obtuvieran, dando así algunas de las primeras muestras de protección de la información
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
Durante la segunda guerra mundial se crean la mayoría de los servicios de inteligencia del mundo con el fin de obtener información valiosa e influyente, creándose grandes redes de espionaje.
Como forma de protección surge el contraespionaje.
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
Con el incremento del alcance de la tecnología, el cuidado de la información se ha vuelto crucial para los hombres, las organizaciones y las sociedades.
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
La seguridad de la información es toda medida preventiva y reactiva del hombre, de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permitan resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
El concepto de seguridad de la información no debe ser confundido con el de seguridad informática, ya que este ultimo solo se encarga de la seguridad en el medio informático, pudiendo encontrar información en diferentes medios o formas
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
Con el incremento del alcance de la tecnología, el cuidado de la información se ha vuelto crucial para los hombres, las organizaciones y las sociedades.
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
La seguridad de la información es toda medida preventiva y reactiva del hombre, de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permitan resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
En la seguridad de la información es importante señalar que su manejo está basado en la tecnología y debemos de saber que puede ser confidencial: la información está centralizada y puede tener un alto valor.
Puede ser divulgada, mal utilizada, ser borrada, saboteada.
Esto afecta su disponibilidad y la pone en riesgo.
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
La seguridad de la información es toda medida preventiva y reactiva del hombre, de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permitan resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
La información es poder, y según las posibilidades estratégicas que ofrece tener acceso a cierta información, esta se clasifica como:
- Critica: indispensable para la operación de la empresa
- Valiosa: Es un activo de la empresa y muy valioso
- Sensible: Debe de ser conocida por las personas autorizadas
El archivo de la empresa
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
- Riesgo: Es todo tipo de vulnerabilidades, amenazas que pueden ocurrir sin previo aviso y producir numerosas pérdidas para las empresas. Los riesgos mas perjudiciales son a las tecnologías de información y comunicaciones.
- Seguridad: Es una forma de protección contra los riesgos
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
La seguridad de la información comprende diversos aspectos entre ellos la disponibilidad, comunicación, identificación de problemas, análisis de riesgos, la integridad, confidencialidad, recuperación de los riesgos.
Normas que regulan la conservación de documentos
Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales
- Libros registro:
Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos.
Se pueden llevar tantos como se deseen; obligatoriamente se dispondrán de: el libro de facturas emitidas, el de facturas recibidas, el de bienes de inversión
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
- Integridad: Es la propiedad que busca mantener los datos libres de modificaciones no autorizadas. A groso modo, es el mantener con exactitud la información tal como fue generada, sin ser manipulada o alterada por personas o procesos no autorizados.
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
- Disponibilidad: Es la característica, cualidad o condición de la información de encontrarse a disposición de quienes deben acceder a ella, ya sean personas, procesos o aplicaciones.
- A groso modo, es el acceso a la información y a los sistemas por personas autorizadas en el momento que lo requieran
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
- Autenticación o autentificación: Es la propiedad que permite identificar el generador de la información.
Por ejemplo al recibir un mensaje de alguien, estar seguro que es de ese alguien el que lo ha enviado, y no una tercera persona haciéndose pasar por la otra.
En un sistema informático se suele conseguir este factor con el uso de cuentas de usuario y contraseñas de acceso
El archivo de la empresa
Los archivos de oficina o de gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por la oficina en el desarrollo de las funciones y actividades que tenga encomendadas, y conservadas como instrumento para la toma de decisiones, tramitación de asuntos y defensa de derechos.
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Centralizado: Clases de archivos:
Archivo localizado en un solo departamento.
Beneficios:
Economía de espacio, equipamiento y personal.
Información accesible a todo el personal.
Responsabilidad: definida y localizada, permitiendo en su utilización
La centralización se puede realizar solo a documentos definidos
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Clases de archivos:
Descentralizado o departamental
Cada departamento tiene su propio archivo
Permite mantener la confidencialidad de los documentos (no permitiendo el acceso a otros departamentos) así como acceso rápido a los documentos de uso inmediato
Todo el personal del departamento tiene acceso al archivo, aunque debe existir una persona con responsabilidad directa sobre el archivo
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Clases de archivos:
Mixto
Es una mezcla entre:- Descentralizados los archivos activos y semi-activos
- Centralizados los archivos inactivos y/o históricos
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Clases de archivos:
Activo
Es el archivo que contiene toda la documentación actual que se usa de manera frecuente, que debe ser accesible a la persona y, situada en proximidad al puerto de trabajo, en una área delimitada por la ley de economía de los movimientos
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Clases de archivos:
Semiactivo
Contiene la documentación no activa utilizada de manera ocasional, accesible y cerca del archivo activo
La documentación archivada contiene acciones y estudios terminados, pero todavía en uso para la consulta y puede ser considerada como rutinaria (está en espera de ser pasada al archivo cronológico o técnico que necesita estar disponible en el mínimo tiempo) o de referencia que debe quedar un cierto tiempo en el archivo inactivo debido al interés que representa para el trabajo cotidiano
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Clases de archivos:
Inactivo o pasivo
Contiene la documentación referida a acciones pasadas, apenas utilizada y que no ofrece a la empresa sino un interés jurídico o histórico
Esta documentación está guardada en locales/departamentos alejados del puesto de trabajo, especialmente adaptados para este fin.
La documentación, en espera de su destrucción, se conserva, por una parte, de acuerdo con los textos legales en vigor y, por otra, según las leyes interiores de la empresa para aquellos documentos que escapan al control del Estado.
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Una vez elaborado el cuadro de clasificación con sus series o tipos documentales, se debe definir el sistema de ordenación mas adecuado para cada serie, a partir de las características que la definen.
La ordenación va a indicar que lugar exacto ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a la que pertenece
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los expedientes o documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha, el nombre, el código, la división territorial o geográfica o temática
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Concepto de ordenación y clasificación
El hecho de clasificar y organizar los documentos surge por la necesidad de localizar los documentos que en ella existen.
En el mundo empresarial el tratamiento de la información es fundamental
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Concepto de ordenación y clasificación
Todos tenemos claro que en la empresa existe un continuo ir y venir de documentación, es tarea del empresario, o en su caso la persona en que delegue, tener toda la documentación localizada
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Diferencias entre clasificación y ordenación
- Clasificación:
Técnica para identificar y la reagrupación sistemática de los datos y de las informaciones similares, según características comunes que pueden ser después diferenciadas.
Diferencias entre clasificación y ordenación
- Ordenación o codificación:
Consiste en asignar números, letras u otros símbolos de sus atributos. La palabra clave se llama ORDENATRIZ
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación alfabética
Los documentos son organizados siguiendo el orden alfabético de alguno de sus atributos. La palabra clave se llama “ordenatriz”
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Ventajas Desventajas Usos
- Sencillo de usar
- Permite ampliación; puede incluir nuevos expedientes sin necesidad de mover el resto
- Hay que determinar la palabra ordenatriz
- Si se extrae un expediente del archivo, debe dejarse una señal para que se sepa que falta
- Expedientes de: clientes, proveedores, empleados, etc.
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Normas de clasificación alfabetica
Nombres de personas Nombre de empresas
- Personas individuales: La palabra ordenatriz es el primer apellido. Si es igual se ordena por el segundo.
- Apellidos compuestos: Se consideran como unidos
- Las partículas de, el, la y en apellidos no se tienen en cuenta para la ordenación
- Se considera palabra ordenatriz el primer sustantivo con significado distintivo.
- No se tienen en cuenta palabras genéricas como Sociedad, Compañía, Bar, Cafetería, etc.
- Los organismos oficiales se clasifican por su denominación genérica
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVAClasificación numérica
Se asignan números consecutivos a los documentos o expedientes que van a archivarse.
Estos números pueden asignarse según su orden de emisión o su orden de llegada o envío.
El sistema requiere la utilización de índices o fichas auxiliares que relaciones números con expedientes a ordenar
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación numérica
Ventajas Desventajas Usos
- Facilidad para encontrar
- Permite la ampliación con nuevo números
- Si falta un doc, se detecta al ser correlativos
- Si se desconoce el numero no podrá encontrarse.
- Al ser números correlativos, no pueden intercalarse nuevos docs ente los existentes
- Clasificación de: pedidos, albaranes, facturas, cheques, correspondencia con clientes…
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Sistema mixto
Combina las clasificaciones alfabética y numérica , asignando números y letras a cada elemento de la ordenación.
El sistema de ordenación dependerá de la composición del código; si van en primer lugar los números y luego las letras, alfabéticamente y luego numéricamente
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Sistema mixtoVentajas Desventajas Usos
- Los documentos se localizan rápidamente
- Pueden articularse nuevos asuntos
- Es difícil clasificar un documento cuando se refiere a varios asuntos
- Es complicado tratar con un código de letras y números
- Matriculas de vehículos
- Matriculas de alumnos
- Partes de trabajo
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación cronológica
Se basa en un elemento presente en cualquier documento su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día.
Comenzando por el año mas remoto, los documentos se suceden hasta la fecha mas reciente, dentro de cada año por meses y dentro de estos por días.
Los libros de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por periodos anuales
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Criterio geográfico
Los documentos se clasifican atendiendo a una zona geográfica relacionada con los mismos.
El orden geográfico puede ser por países , comunidades autónomas, provincias o municipios y, dentro de estos, por temas o nombres, utilizando otra clasificación
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Criterio geográfico
Ventajas Desventajas Usos
- Fácil utilización
- Se pueden introducir subdivisiones
- Se combina de manera sencilla con otras clasificaciones
- Requiere un conocimiento de los pueblos, ciudades, provincias, CCAA, países
- Si se extrae un expediente del archivo, debe dejarse una señal para que se sepa que falta
- Bancos en sus diferentes sucursales
- Empresas con sucursales en diferentes provincias
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación por materias
En este tipo de clasificación, los documentos se agrupan basándose en unos determinados asuntos que los caracterizan y son comunes a un grupo de ellos.
Estas características se pueden ordenar siguiendo dos criterios:
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación por materias
-Orden alfabético general de materias: Agrupando las materias según las categorías lógicas, en las que una materia engloba a la inmediata inferior y a su vez esta queda englobada en otra superior; es decir, se forman clases y subclases.
Esta agrupación se lleva a cabo siguiendo los criterios numérico y alfanumérico
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación por materias
-Orden numérico:
Permite clasificar documentos asignando a estos un numero correlativo de “n” cifras, para ello, cada documento deberá llevar una ficha informativa donde se refleje el contenido del expediente.
Podrán utilizarse colores, índices auxiliares u otros elementos que faciliten la clasificación
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación por materias
-Orden numérico:Ventajas Desventajas
- Permite archivar de forma ilimitada, al disponer de infinitos números
- Sencillez de manejo- Permite introducir
nuevos asuntos
- La elección correcta de las materias que van a definir los documentos. Se requiere disponer y consultar de un índice auxiliar que nos informe lo que corresponde a cada numero